Auditoría Financiera 1
Semana 06: Control interno del ciclo de ventas
Logro de la sesión de clase
Al finalizar la sesión el alumno evalúa el control interno del
ciclo de ventas, cuentas x cobrar y cobranzas
Importancia
Validar las afirmaciones contenidas en el ciclo de ventas
Importancia relativa de las partidas que integran el
componente
• Las ventas representan el final del proceso del negocio y son una partida
significativa del estado de resultados
• Las cuentas x cobrar del negocio al ser cobradas proveen de efectivo al
negocio para sus operaciones
• Las cuentas x cobrar son un activo importante en los entes
• En el componente se encuentran 2 tipos de partidas:
• Las que muestran una situación en un momento dado: Cuentas x cobrar por ventas
• Las que representan transacciones ocurridas durante un período: ingresos por ventas y
cobranzas a clientes
Datos/Observaciones
Actividades incluidas en el componente
• Órdenes de pedido
• Despacho de bienes o prestación de servicios
• Facturación
• Cobranzas
Datos/Observaciones
Órdenes de pedido
• Se someten a diversas autorizaciones por:
• Límite de crédito asignado al cliente, si la venta es a crédito
• Disponibilidad del bien a vender
• Los pedidos pueden ser aprobados en forma manual o a través de un sistema
informático
• Existen diversas informes para controlar los pedidos:
• Clientes inexistentes
• Clientes con exceso en el límite de crédito
• Falta de artículos en stock
• Pedidos procesados
• Pedidos aceptados
• Pedidos rechazados
• Pedidos rechazados en una primera etapa y luego aprobados por un nivel superior
Datos/Observaciones
Órdenes de pedido (cont…)
• Una vez aprobado el pedido se genera la orden para su despacho,
producción o prestación del servicio
• Los controles sobre precios de bienes y servicios deben ser mayores en
industrias donde existen muchos productos a vender y muchas
condiciones de venta.
• Para asegurarse que se han atendido todos los pedidos, es común que
se concilien los totales de pedidos aceptados con las órdenes de
despacho o producción emitidas
Datos/Observaciones
Despacho de bienes o prestación de servicios
• Las órdenes de despacho se usan para seleccionar los bienes a
despachar y retirar los bienes del almacén
• Una vez preparada la entrega, se emite la guía de remisión
• Un punto de control interno es que una copia de la guía de remisión sea
firmada por el cliente o el transportista
• Es conveniente las guías de remisión se numeren en forma correlativa
para facilitar los controles relacionados con la integridad del
procesamiento de los despachos
Datos/Observaciones
Facturación
• Para verificar la integridad del proceso de información se pueden emitir
los siguientes informes:
• Despachos no facturados
• Detalle diario de facturas de ventas
• Valida información contable del registro de ventas.
• Brinda datos para los registros de cuentas x cobrar- auxiliar de clientes
• A veces se emiten notas de débito o crédito para modificar la información
de las facturas. Los sistemas de control deben asegurar su adecuado
proceso
Datos/Observaciones
Cobranzas
• Las cobranzas se detallan en informes diarios que se controlan y concilian con los fondos y
valores ingresados
• Para fortalecer los controles se recomienda depositar en forma íntegra e inmediata las cobranzas
en las cuentas corrientes bancarias
• Se emiten informes de las cuentas corrientes para facilitar las operaciones de venta, cobranzas y
saldos de las cuentas x cobrar:
• Antigüedad de cuentas x cobrar
• Saldo de cuentas x cobrar
• Transacciones de ventas o cobros no identificados
• Detalle de notas de débito y notas de crédito
• Modificación de información de clientes (dirección, condiciones de venta, etc)
Datos/Observaciones
Pautas para comprender el negocio
• Hay que evaluar el medio en que opera la organización
• Líneas de productos, métodos de comercialización y políticas de
distribución:
• Tipos de productos vendidos y montos
• Margen de productos vendidos
• Cambio en la mezcla de productos
• Relación de nuevos productos
• Descuentos y bonificaciones otorgados en la venta de nuevos productos
• Uso de leasing o ventas en consignación
Datos/Observaciones
Pautas para comprender el negocio (cont…=
• Garantías otorgadas
• Tipos de canales de distribución: mayoristas, minoristas,
distribución
• Uso de trueque o intercambios
• Naturaleza estacional del negocio
• Volumen de transacciones cercanas al cierre
Datos/Observaciones
Pautas para comprender el negocio (cont…)
• Características de los deudores
• Grado de dependencia hacia uno o un número limitado de
clientes
• Concentración de deudores en un mercado en particular
• Solidez financiera de deudores significativos
• Volumen de operaciones recurrentes
• Monto de ventas a empresas vinculadas
• Acuerdos contractuales a largo plazo
Datos/Observaciones
Pautas para comprender el negocio (cont…)
• Condiciones y tendencias económicas del mercado:
• Cambio en la participación o magnitud del mercado
• Condiciones económicas adversas en la industria de los deudores
• Cambios significativos en:
• Precios
• Términos de financiamiento
• Garantías
• Calidad del producto
• Política de devoluciones
• Controles de precios del mercado
• Otros controles gubernamentales
Datos/Observaciones
Aspectos de medición y exposición contable
Criterio de realización
• Para la venta de servicios, el hecho sustancial es la prestación de servicios
• Para la transferencia de bienes inmuebles, se perfecciona con el contrato de
venta
• Excepciones:
• Bienes sin esfuerzo significativo de ventas: metales preciosos (antes del traslado de bienes)
• Ventas a largo plazo- se difiere su reconocimiento hasta que los riesgos de transacción hayan sido
reducidos a niveles razonables
• La realización de la venta permite realizar un adecuado corte a las
transacciones
Datos/Observaciones
Cuentas x cobrar por ventas
• Para su medición contable hay que analizar su valor probable de
realización: reconocer descuentos por volumen o bonificaciones,
devoluciones y estimaciones de no recupero o incobrabilidad
• Si se tiene el interés de negociar las cuentas x cobrar en forma
anticipada, se medirán las cuentas x cobrar a su valor neto de realización
• En ambientes inflacionarios, las cuentas x cobrar tienen un cargo x
inflación
• Su monto es la diferencia entre el monto a plazo y al contado
Datos/Observaciones
Ventas
Consideraciones de auditoría sobre cuestiones contables significativas
• Se debe analizar:
• Base de selección para el reconocimiento contable de los ingresos, incluyendo métodos en
industrias especializadas
• Reconocimiento de ingresos cuando existe derecho de devolución
• Reconocimiento de leasing como ingresos
• Eliminar cuentas x cobrar entre vinculadas
• Bases para reconocer y registrar reconocimientos financieros implícitos en cuentas x cobrar
y ventas
• Base de corte del ingresos al cierre del período contable
Datos/Observaciones
Ventas (cont…)
Consideraciones de auditoría sobre cuestiones contables significativas
• Se debe analizar:
• Exposición de ventas a empresas vinculadas
• Método de reconocer ingresos con sus costos y gastos relacionados
• Método de estimar devoluciones, descuentos y bonificaciones con los ingresos
• Métodos de estimar comisiones de ventas, regalías y garantías con los ingresos
• Métodos de estimación de deudas incobrables
Datos/Observaciones
Afirmaciones
Ingresos por Ventas
Veracidad
• Los ingresos provienen de la venta de bienes y prestación de servicios: están
reducidos por devoluciones y bonificaciones reales; las notas de crédito por
devoluciones y bonificaciones son reales
Integridad
• Todas las ventas están adecuada e íntegramente contabilizadas en los registros
(incluyendo transacciones entre vinculadas) y adecuadamente acumuladas en
los registros
• Las ventas están registradas en el período adecuado
• El corte de operaciones es correcto
Datos/Observaciones
Afirmaciones
Ingresos por ventas
Medición y exposición contable
• Las ventas, descuentos, devoluciones y bonificaciones están
correctamente calculadas y medidas a su monto apropiado (incluyendo
traducción en moneda extranjera), según naturaleza y términos de la
transacción y normas contables aplicables
Datos/Observaciones
Afirmaciones
Cobranzas a deudores
Veracidad
• Efectivo u otra forma de pago ha sido recibida del deudor
Integridad
• Todas las cobranzas de deudores están adecuada e íntegramente
contabilizadas en los registros (incluidas transacciones con empresas
vinculadas) y adecuadamente acumuladas en los registros
Medición y exposición contable
• Los recibos, descuentos y conversión de cobranzas en moneda
extranjera están correctamente calculados
Datos/Observaciones
Afirmaciones
Cuentas x cobrar x ventas
Veracidad
• Las cuentas x cobrar representan derechos exigibles por venta de bienes o prestación de
servicios
Integridad
• Todos los saldos de las cuentas x cobrar están adecuada e íntegramente contabilizados en
los registros (incluyendo transacciones con vinculadas) y adecuadamente acumuladas en
los registros
Medición y exposición contable
• Los saldos de las cuentas x cobrar reflejan todos los hechos que afectan su medición
contable (incluyendo variación en el tipo de cambio), según normas contables.
• Se han reflejado ajustes para las cuentas que probablemente no se cobren en su totalidad.
• La previsión del incobrable no es excesiva y está correctamente calculada
Datos/Observaciones
Ambiente de Control
Controles directos y generales
Ambiente de Control
• Las empresas que venden en grandes volúmenes que concentran sus
controles en los planes de venta, pueden tener un débil ambiente de
control
• Pueden evidenciar errores por un débil ambiente de control:
• Alteración de informes de ventas, cuentas x cobrar y cobranzas incluidas en los registros
• Registro de ventas sin respaldo
• Aplicación indebida de normas contables
• Omisión de información significativa sobre ventas , cuentas x cobrar y cobranzas a deudores
en los registros contables
Datos/Observaciones
Controles gerenciales e independientes
• Para corroborar integridad y veracidad de ventas y gastos relacionados:
uso de planes anuales de venta y presupuestos de publicidad y
promoción; seguimiento y comparación de resultados reales con los
presupuestados
• Procedimientos para comprobar veracidad de ingresos por ventas:
Control de márgenes de ganancia por línea de producto
• Procedimientos para comprobar la medición contable de cuentas x
cobrar: revisión de cuentas morosas incluyendo causas como reclamos
por deficiencia en productos o problemas de liquidez en ciertas industrias
• Procedimientos para verificar integridad de cuentas por cobrar:
conciliación de listado de cuentas x cobrar con el mayor general
Datos/Observaciones
Factores de riesgo
• Riesgo inherente
• Factor: existe una cantidad significativa de nuevos deudores Implicancias para auditoría:
aplicación de procedimientos para asignar límites de crédito y seguimiento de contratos
• Factor: la introducción de nuevos productos por la competencia ha modificado la
participación de mercado y los márgenes de utilidad Implicancias para la auditoría:
desarrollo de nuevos productos para mantener el margen de utilidad
• Factor: las ventas son registradas aún cuando existe el derecho de devolución
Implicancias para la auditoría: detallado análisis de hechos posteriores al cierre del
período para asegurar la integridad y medición contable de las partidas
• Factor: La actividad está sujeta a control gubernamental de precios, o los márgenes del
producto están establecidos por organismos de control Implicancias para la
auditoría: Esfuerzos para vender más cantidad cuando los márgenes no son significativos
Datos/Observaciones
Factores de riesgo
• Riesgo de control
• Factor: existe un aumento significativo en la cantidad y monto de las notas de crédito y
ajustes Implicancias para auditoría: mayores pruebas sobre recuperabilidad de cuentas x
cobrar
• Factor: límites de crédito informales y no sujetos a autorización Implicancias para la
auditoría: mayores esfuerzos para comprobar veracidad de cuentas x cobrar y su
recuperabilidad
• Factor: las cantidades despachadas normalmente difieren de las cantidades pedidas o no se
comparan las cantidades despachadas y las facturadas Implicancias para la
auditoría: mayores pruebas de la integridad de las cuentas x cobrar
• Factor: acumulación de actividades no procesadas o numerosas partidas pendientes en
conciliación de registros auxiliares y el mayor Implicancias para la auditoría:
problemas potenciales en integridad de ingresos por ventas y cuentas x cobrar
Datos/Observaciones
Enfoque de auditoría
• Si no existiesen estos controles:
• Control presupuestario de ventas
• Cada mes un empleado ajeno al área de facturación y despacho realiza una conciliación de
los despachos del mes y lo facturado en el mismo período e investiga las diferencias
• Al fin de mes, un empleado investiga órdenes de venta pendientes de cumplimiento y
evalúa las causas para asegurarse que no existen problemas de corte en los despachos
• Se deberá usar mayor cantidad de recursos para obtener evidencia
sustantiva que aquella necesaria para comprobar el cumplimiento de un
control
Datos/Observaciones
Enfoque de auditoría
• Si no existiesen el control para respaldar esta afirmación:
• Los saldos de las cuentas x cobrar reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su
medición contable, se han hecho las previsiones para las cuentas que probablemente no
sean cobradas en su totalidad
• El enfoque sería sustantivo y el auditor debería aplicar estas pruebas.
• Circularizar a un alto número de clientes
• Analizar cobranzas posteriores al cierre
• Examinar cartas de abogados por litigios con clientes
• Analizar antigüedad de saldos individuales de clientes
• Evaluar la suficiencia de la previsión para deudas incobrables
Datos/Observaciones
Procedimientos de auditoría
Ingresos por ventas
Procedimientos analíticos
• Realizar un análisis comparativo entre el período actual, anterior y el
presupuesto de:
• Ventas por producto y línea
• Márgenes brutos por producto y línea
• Ventas del mes anterior y posterior al cierre
• Devoluciones y descuentos
Datos/Observaciones
Procedimientos de auditoría
Ingresos por ventas
Procedimientos analíticos
• Algunos entes colocan sus productos por órdenes de compra abiertas
• Comparar las ventas máximas posibles con las contabilizadas y con las
compras de insumos o con estadísticas de producción
• En muchas empresas la producción se mantiene estable en el tiempo y
se relaciona directamente con la capacidad de planta instalada
Datos/Observaciones
Procedimientos de auditoría
Ingresos por ventas
Pruebas de cumplimiento de controles
• Si una empresa posee un gran volumen de transacciones, los planes de
auditoría incluyen la confianza en los controles como fuente de
satisfacción de auditoría
• Revisión gerencial de los estados financieros y comparación con montos
presupuestados para verificar razonabilidad de:
• Ventas
• Márgenes brutos
• Devoluciones, descuentos o bonificaciones
• Gastos relacionados con las ventas
Datos/Observaciones
Procedimientos de auditoría
Ingresos por ventas
Pruebas de cumplimiento de controles (cont…)
• Revisión de reportes computarizados:
• Informe de transacciones significativas
• Informes sobre precios o documentos inusuales
• Notas de crédito significativas
• Las listas de precios y sus cambios son aprobados por funcionarios de nivel apropiado:
funcionarios del área comercial
• Se incorporan a archivo computadorizado y se comprueba el ingreso adecuado a dicho
archivo
• Para comprobar este control el auditor puede seleccionar una muestra de
modificaciones en la lista de precios, verificar las autorizaciones, la razonabilidad del
cambio y su incorporación al archivo de precios
Datos/Observaciones
Procedimientos de auditoría
Ingresos por ventas
Pruebas de cumplimiento de controles (cont…)
• El auditor debe evaluar los controles necesarios para asegurar la correcta
facturación de las ventas:
• Documentos de despacho, que identifican al deudor, cantidades, los detalles de los
productos sean preparados en forma completa y precisa, sobre la base de pedidos
aprobados
Datos/Observaciones
Procedimientos de auditoría
Ingresos por ventas
Pruebas detalladas de transacciones y saldos
• Incluyen la selección de una muestra de documentos sobre los cuales se
realizarán ciertas comprobaciones
• Para los notas de crédito seleccionadas:
• Comparar con el listado de notas de crédito
• Comparar con documentos de respaldo (incluyendo recepción de bienes devueltos)
• Verificar exactitud matemática
• Rastrear en la cuenta de cada deudor
Datos/Observaciones
Procedimientos de auditoría
Ingresos por ventas
Pruebas detalladas de transacciones y saldos (cont..)
• Si el ente realiza procedimientos de corte efectivos en períodos
intermedios y al cierre del período, se reduce el riesgo de errores no
intencionales
• El alcance de las revisiones posteriores debe hacerse hasta la fecha de
finalización del trabajo
• A veces una entidad imputa las ventas con la facturación y no la entrega
de bienes. Se probará el corte con las facturas y se evaluará la integridad
del registro de todas las transacciones
Datos/Observaciones
Procedimientos de auditoría
Cobranza de deudores
Procedimientos analíticos
• Realizar un análisis comparativo del período actual, anteriores y
presupuesto; explicar movimientos e investigar relaciones inesperadas o
inusuales sobre:
• Cobranza de deudores
• Cobranza de deudores en relación al nivel y tendencia de ventas
• Los análisis comparativos deben hacerse con un adecuado nivel de
detalle para detectar situaciones inusuales
Datos/Observaciones
Procedimientos de auditoría
Cobranza de deudores
Pruebas de cumplimiento y de controles
• En ciertos negocios, es usual que el deudor realice el pago antes de
recibir el bien
• Revisión y seguimiento gerencial de informes relativos a:
• Cobranzas de deudores previos al despacho de bienes o prestación de servicios
• Cobranzas individualmente significativas
• Partidas inusuales en las conciliaciones bancarias
• A veces el ente tiene cobradores que visitan a los clientes para cobrarles
Datos/Observaciones
Procedimientos de auditoría
Cobranza de deudores
Pruebas de cumplimiento y de controles
• Otros controles:
• Las cobranzas son adecuadamente identificadas e incluidas en un listado al ser recibidas e
inmediatamente depositadas intactas
• Todos los datos de las cobranzas son ingresados para su procesamiento en forma completa y
precisa y sólo una vez utilizando controles de validación
Datos/Observaciones
Procedimientos de auditoría
Cobranza de deudores
Pruebas detalladas de transacciones y saldos
• Una vez seleccionada la muestra:
• Comparar con listado de cobranzas
• Comparar con boleta de depósito y estado de cuenta bancario
• Comparar con la cuenta individual de cada deudor
Datos/Observaciones
Procedimientos de auditoría
Cuentas x cobrar x ventas
Procedimientos analíticos
• Si un gran porcentaje de las ventas y cuentas x cobrar corresponde a un número
pequeño de deudores o hay un número reducido de operaciones; más importante que
los controles son las pruebas globales y procedimientos analíticos para obtener
satisfacción de auditoría
• Revisar las conciliaciones de los listados de las cuentas x cobrar con el mayor general.
Las reconciliaciones las pueden hacer funcionarios de la entidad o el auditor
• Comparar las cobranzas posteriores al cierre con las cuentas x cobrar a dicha fecha
• La revisión de cobros posteriores a la fecha de cierre, constituyen una prueba de
auditoría que brinda evidencia efectiva y eficiente sobre la veracidad, medición contable
e integridad de las cuentas x cobrar
Datos/Observaciones
Procedimientos de auditoría
Cuentas x cobrar x ventas
Pruebas de cumplimiento de controles
• Revisión y seguimiento de la gerencia de informes de:
• Ventas individuales significativas
• Notas de Crédito significativas
• Saldos acreedores de cuentas x cobrar
• Cuentas dudosas, cuentas en litigio y reclamos de deudores
• Análisis de antigüedad de cuentas x cobrar
• Saldos vencidos significativos
• Cobros de cuentas dadas de baja con anterioridad
• Cambios en límite de crédito de deudores
• Cuentas dadas de baja x incobrabilidad
• Saldos deudores que exceden límites de crédito aprobados
Datos/Observaciones
Procedimientos de auditoría
Cuentas x cobrar x ventas
Pruebas detalladas de transacciones y saldos
• La circularización de cuentas a cobrar, facturas pendientes, clientes específicos;
es un procedimiento típico en la auditoría
• Los factores a considerar para pedir circularizaciones externas dependen de:
• Afirmaciones a ser evaluadas
• Riesgos de distorsiones significativas específicamente identificados, incluyendo riesgos de fraude
• Experiencia previa en auditoría
• Autorización de la gerencia de la entidad y el pedido a los clientes para que contesten los pedidos
de confirmación
• Habilidad o capacidad del tercero para que responda el pedido
Datos/Observaciones
Circularización de cuentas x cobrar
• Puede proporcionar una confirmación independiente de los saldos y
transacciones individuales; y evidencia de la efectividad de sistemas y
controles
• La selección inicial de cuentas normalmente debe incluir algunas con saldos
acreedores y saldo 0, y hacerse a través de un método al azar o sistemático, utilizando
estratificación cuando sea posible
Datos/Observaciones
Circularización de cuentas x cobrar (cont..)
• Existen ciertas técnicas para aumentar el porcentaje de respuestas de las
confirmaciones:
• Acompañar un resumen detallado que incluya las transacciones pendientes a la fecha de confirmación
• Dirigir el pedido de confirmación a una persona específica
• Cuando los controles son confiables, escoger una fecha de confirmación adecuada (menor actividad del deudor)
• Enviar segundos pedidos por medio de entregas directas, fax, medios electrónicos o envíos postales certificados o
expresos
Datos/Observaciones
Circularización de cuentas x cobrar
• Bases de selección:
• Cuentas con saldos superiores a cierta cantidad (100%)
• Cuentas con saldos acreedores o irregulares (100%)
• Otras cuentas con saldos deudores, acreedores o sin saldos
• El auditor también puede realizar la selección en función a criterios personales por el
conocimiento de las cuentas y de la empresa o inconsistencias en los nombres o saldos
que observe
Datos/Observaciones
Circularización de cuentas x cobrar
• Programa de trabajo
• Incluir en el pedido de confirmación una copia del resumen mensual con detalle de transacciones o una lista de
facturas pendientes
• Realizar un seguimiento de cualquier otro tipo de información incluida en las respuestas
• Los pagos de los deudores se deben comparar con el libro caja, depósitos bancarios y aviso de remesa del deudor
Datos/Observaciones
Conclusiones
47
Muchas Gracias
