MANUAL EXCEL
Concepto
Es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de cálculo. En Excel, un libro
es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener
varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo.
Hoja de Cálculo: Es el archivo que se trabaja y en el se almacenan datos. Como cada libro puede
contener muchas hojas, puede organizar diversos tipos de información relacionados como un solo
archivo. También permite efectuar cálculos sencillos y complejos con rapidez, modelando o
simulando situaciones, pudiendo analizarlas gráficamente. Ejemplo: Nómina de sueldos del
personal, datos de ventas anuales, etc.
Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal. Del 1 al 65,536 Filas. Offce
2007 = 1,048,576 Filas.
Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. De la A hasta la IV.
Luego de la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y
así sucesivamente. Office 2007 = A hasta XFD con un total de 16,384 Columnas.
Celda: Es la intersección de una fila y una columna y en ella se introducen los gráficos, ya se trate
de texto, números, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna,
seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la intersección de la fila 29 con la
columna F, se denomina F29.
Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de cálculos. Se
definen mediante letras y números. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango
(generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo:
Al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo
denomina C4:E7.
Hacer Correcciones: Puede sobre escribir datos en cualquier celda de la hoja de cálculo, también
puede suprimir datos rápidamente tanto en una celda como de un grupo de ellas.
Hacer Cambios al Formato: Excel le permitirá fácilmente alinear los datos en las celdas, centrar
los encabezados en las columnas, ajustar el tamaño de las columnas y filas, desplegar números
con signos, puntos decimales y comas.
Graficar Datos Numéricos: Puede llevar control de las tendencias de ventas de varios productos
con un gráfico insertado.
Ordenar Datos: Puede organizar los datos de la hoja de cálculo en forma alfabética y numérica,
en orden ascendente y descendente.
¿Cómo ingresar a Excel2003?
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• Microsoft Office
• Microsoft Office Excel 2003
Otro método de Acceso a Excel
Hacer doble clic en el icono de Acceso directo de Microsoft Excel.
= Excel
Modo de Salir de Excel
Método 1
Alt + F4
Método 2
1. Desplegar Menú Archivo
2. Seleccionar Salir
Método 3
Dar clic en el botón cerrar
Nos mostrará la siguiente pantalla con sus diferentes opciones:
Conociendo Excel
Excel es el más popular de los programas que manejan libros y hojas de calculo, se estima que
esta presente en casi todas las PC del mundo. Por ello la compañía que lo desarrolla (Microsoft)
ha venido mejorando las características y el desempeño de este conocido programa. Pero veamos
como es la pantalla inicial de Excel.
3. Barra de Menú
En esta barra se encuentran los comandos disponibles para las diferentes tareas que podemos
llevar a cabo:
Menú Archivo: En este menú encontramos comandos que nos van permitir la manipulación de los
archivos que vamos a utilizar. El comando Nuevo permite la creación de un nuevo documento y
podemos seleccionar de una serie de plantillas o documentos existentes para su creación. Cuando
se quiere recuperar un documento que ha sido guardado con anterioridad, debemos utilizar el
comando Abrir, allí de despliega un cuadro de dialogo, en el cual debemos seleccionar el archivo
que se desea abrir. El comando Guardar, permite grabar los cambios a los documentos que
estamos modificando. Configurar Página, sirve para especificar las características de las Páginas
del documento (tamaño, orientación, etc.). Vista Preliminar le da al usuario una visualización previa
de cómo el documento va a 8salir impreso. Imprimir envía el documento a la impresora,
dependiendo de la manera que se defina en ese cuadro de dialogo.
Menú Edición: Funciones de manipulación directa de los
elementos integrantes del documento, son las encontraremos en
este menú. Los dos primeros comandos al comienzo de este menú
permiten deshacer o rehacer acciones que se han realizado al
texto. Los comandos Cortar, Copiar, y Pegar tienen un carácter de
utilidad bastante notable, ya que permiten con suma facilidad el
traslado de elementos de una región del documento a otra. Borrar
como podrá suponerse elimina el texto que se ha escrito
previamente. Seleccionar todo, realiza una selección de todo el
documento de principio a fin, esto puede ahorrar tiempo en el caso
de que se desee aplicar un formato o cambiar el tipo de letra a todo
el documento. Los comandos Buscar y Reemplazar permiten la
localización de una cadena de texto especifica y si se desea
ubicarla para reemplazar por alguna otra. Ir a le indica a Excel que
debe desplazarse de acuerdo al criterio del elemento que hemos
escogido para que realice el desplazamiento.
Menú Ver: Aquí definimos el aspecto de Excel, para el área de
trabajo y las Barras de Herramientas. En este menú existen las
opciones de vista, las cuales permiten definir como se ve el
documento en el área de trabajo de Excel. Adicionalmente
podemos definir cuales Barras de Herramientas, queremos
utilizar en Excel. En la opción Barra de Herramientas existe un
submenú, en el cual aparecen las Barras de Herramientas
activas, las cuales aparecen con una marca de verificación. En
caso de querer activar alguna otra, solo es necesario hacer clic
y activar la marca de verificación. Podemos, además, visualizar
los encabezados o pies de paginas previamente definidos.
También existe un comando de pantalla completa, el cual
permite ver el documento sin Barras de Herramientas, sin
reglas ni cualquier otro elemento adicional al cuerpo del texto.
Finalmente podemos ajustar el Zoom o acercamiento del
documento, de acuerdo a porcentajes de acercamiento o de
acuerdo a las Páginas que se desee mostrar.
Menú Insertar: El menú insertar permite la inserción en el documento, de múltiples y variados
elementos como: Celdas, Filas, Columnas, Hojas de Cálculo, Gráficos, Imágenes, etc. A través de
este menú también podemos, definir comentarios, hipervínculos, etc.
Menú Formato: Mediante este menú tenemos acceso a los comandos que nos van a permitir
afinar el formato de los elementos componentes del documento, como son: las Celdas, Filas,
Columnas, Hojas, etc. Podemos, además, dejar que Excel le proporcione un formato automático al
documento o escoger entre un estilo entre una galería de estilos de documentos.
Menú Herramientas: Aquí encontraremos herramientas adicionales de Ortografía y Gramática,
Corrección Automática, Compartición de Libros, etc. Puede encontrar también herramientas de
protección de documentos, Generadores de Macros, Personalización del Entorno y Asistentes para
Búsquedas y otras actividades Además de las opciones de configuración y de personalización del
Excel,
Menú Datos: Permite la manipulación de los datos ingresados a la hoja de calculo. Organiza la
información de las filas o listas seleccionadas por orden alfabético, numérico o por fechas. Permite
Filtrar o seleccionar sólo los elementos que desea mostrar de una lista. Puede también mostrar un
formulario de datos en un cuadro de diálogo. Puede utilizarlo para ver, cambiar, agregar, eliminar y
buscar los registros de una lista o una base de datos. Además, permite validar, es decir, define qué
datos son válidos para celdas individuales o rangos de celdas; restringe la entrada de datos a un
tipo particular como números enteros, números decimales o texto y establece límites para las
entradas válidas.
Conceptos Básico de la Hoja de Cálculo
Un libro de trabajo es el archivo que se trabaja y en el se almacena datos. Como cada libro puede
contener muchas hojas, podrá organizar diversos tipos de información relacionados como un solo
archivo por ejemplo: Puede tener una nómina de sueldos del personal, datos de ventas anuales,
etc.
