¿Cree usted que una vez detectadas las necesidades de capacitación
en los funcionarios, se deba preparar un programa de capacitación?
¿Por qué?
Si debido a que el área de recursos humanos hace necesario que las
organizaciones establezcan políticas de capacitación permanentes en cabeza
de la dirección la empresa ya que esta área es quien debe motivar a los
colaboradores para que se preparen a enfrentar los nuevos cambios que trae el
entorno y la globalización como factor de integración comercial,
independientemente del tamaño de la organización, así en materia de
capacitación se deberá tener en cuenta:
¿Cómo llevar a cabo la ejecución del programa de Capacitación y
procesar la información correspondiente a la misma?
Que es capacitación
La capacitación es un conjunto de actividades didácticas que están orientadas
a cubrir las necesidades de una organización y están orientadas a la expansión
de conocimientos, habilidades y aptitudes de los trabajadores para que sean
capaces de llevar a cabo sus actividades laborales de manera eficiente.
La importancia que ha ganado la capacitación es clave para la supervivencia y
desarrollo de las empresas, porque cada vez más se requiere de personal que
conozca “lo último” en los aspectos relacionados con sus actividades
diarias. En pocas palabras, capacitar implica proporcionarle al trabajador las
habilidades y conocimientos que lo hagan más apto y diestro en la ejecución de
su propio trabajo.
OBJETIVOS DE LA CAPACITACION
El objetivo básico de la capacitación es capacitar a los empleados para
alcanzar los objetivos estratégicos del negocio de una organización.
A partir de este objetivo básico se desprenden otros objetivos fundamentales
de la capacitación en las organizaciones.
1. Incrementar el conocimiento de los trabajadores para realizar trabajos
específicos.
2. . Impartir sistemáticamente nuevas habilidades a los recursos
humanos y que las puedan adquirir rápidamente.
3. Provocar el cambio en las actitudes de los trabajadores hacia otros
trabajadores, supervisores y hacia la organización.
4. Mejorar el desempeño general de la organización.
5. . Que los trabajadores puedan manipular materiales, máquinas y
equipamiento en forma eficiente.
6. Reducir el número de accidentes proveyendo entrenamiento seguro
7. Preparar a la gente para empleos más demandantes o más complejos
desarrollando habilidades avanzadas en ellos.
TIPOS DE CAPACITACIÓN
Dentro de los tipos de capacitación tenemos:
La capacitación para el trabajo
Es la que se le provee a cualquier persona, para que esta realice una labor
determinada en cualquier rama industrial, esto le va a permitir crecer no tan
solo académicamente sino también personalmente, alcanzando los objetivos
propuestos en su plan de vida.
Capacitación promocional
Esta capacitación se le brinda a empleado con la finalidad de que este tenga la
oportunidad de ascender a un rango mayor dentro de la compañía, de esta
forma el empleado va a adquirir los conocimientos necesarios para realizar
totalmente sus nuevas labores y desarrollara las habilidades necesarias dentro
de su nuevo puesto laboral.
Capacitación laboral dentro de la empresa
Es cuando se desarrollan actividades para lograr una mejoría en las aptitudes
de los empleados, esta capacitación busca el crecimiento integral de cada
persona teniendo en cuenta sus aptitudes y habilidades. Las empresas
modernas, buscan integrar el aspecto familiar dentro del entorno laboral de los
trabajadores.
Capacitación vivencial
Este tipo de capacitación permite a los colaboradores sentir, ver, comprender y
aprender de una forma no tradicional, ya que va más allá de lo racional o de lo
instituido académicamente.
A través de la experiencia o la vivencia de los conceptos, es posible que los
equipos de trabajo sepan a profundidad qué significa el verdadero trabajo en
equipo y fortalezcan valores como el liderazgo, el compromiso, el respeto, la
empatía, entre muchos otros.
Capacitación formal
Este tipo de capacitación tiene una duración que varía, puede ser de horas o,
incluso, de meses. Puede ser impartida por medio de cursos, seminarios,
talleres, clínicas, entre otras formas.
Se programa de acuerdo con las necesidades de los grupos de trabajo para
que adquieran las habilidades y el conocimiento que requieran aplicar en su
beneficio y el de la compañía
Capacitación pre ingreso
La capacitación de pre ingreso es impartida por el departamento de recursos
humanos y consiste en someter a las personas a una simulación de las labores
que tendrían que llevar a cabo en caso de ingresar a la compañía.
El objetivo es saber cómo respondería ante las diversas actividades, tareas o
situaciones que pudieran presentarse durante la jornada laboral en caso de que
se integrara a los equipos de trabajo.
Este tipo de capacitación es bastante usual durante los procesos de selección,
pues ayuda a quienes la aplican a elegir a aquellas personas que están mejor
preparadas y que pueden resultar más eficientes para la organización.
Capacitación conductual
Este tipo de capacitación va dirigida a las personas de más altos cargos, como
gerentes o supervisores, con la finalidad de que puedan desarrollar los valores
y las herramientas necesarias para dirigir los equipos y la conducta de los
mismos.
Aquí se brinda formación en valores corporativos, capacidad para comunicar,
inteligencia emocional, pensamiento estratégico, manejo de herramientas y
gestión de conocimiento, mismos que son efectivos para desempeñar de mejor
manera las diferentes funciones
ETAPAS DE LA CAPACITACIÓN
El proceso de capacitación consta de las siguientes etapas: detectar las
necesidades de capacitación y cuáles son las brechas que deseamos cerrar,
identificar los recursos, ejecución del programa de capacitación y, por último, la
evaluación, control y seguimiento.
Para llevar a cabo el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, partimos
del perfil del puesto del personal a capacitar, es decir, análisis organizacional.
Se debe hacer un análisis de las habilidades de la persona y de sus tareas.
Este paso es crítico, ya que una correcta identificación de las necesidades de
capacitación ayuda a evitar gastos innecesarios..
La identificación de los recursos financieros (asignación de presupuesto),
humanos (personas involucradas), institucionales (organismos externos,
públicos o privados) y, por último, recursos materiales que utilizaremos en la
capacitación o entrenamiento.
Con respecto al plan de capacitación debemos pensar y reconocer futuros
requerimientos. Se realiza la matriz de capacitación para efecto de llevar un
control de tiempos y movimientos, en el cual se incluye quién va a
impartir la Capacitación, si será interna o externa y manejar el
presupuesto, entre otros aspectos.
La ejecución del programa de capacitación consta de su implementación. Es
importante dar a conocer el objetivo, contenido, metodología, duración,
participantes, lugar, horario, instructor, bibliografía, recursos y evaluación, todo
lo que debe incluir un curso bien planificado.
Por último, se encuentra la evaluación, control y seguimiento. Esta es la clave
para mejorar el proceso de capacitación, ya que finalizada normalmente se
lleva a cabo una evaluación, que podría ser exitosa pero no quiere decir que se
haya logrado el o los objetivos propuestos. El éxito se mide cuando las
competencias del trabajador mejoren, cuando se cometan menos actos
inseguros, cuando los métodos o la forma de trabajo sean más seguro. Por
tanto, la retroalimentación debe hacerse en todo el proceso, desde el inicio,
durante y al finalizar el programa de capacitación. Este paso debe ser
sistemático porque abarca todo el proceso, midiendo su efectividad o eficiencia.
Que es desarrollo de personal
es toda actividad realizada en una organización, respondiendo a sus
necesidades, que busca mejorar la actitud, conocimiento, habilidades o
conductas de su personal.
El desarrollo personal incluye actividades que mejoran la conciencia y la
identidad, impulsan el desarrollo de las habilidades personales y de los propios
potenciales, contribuyen a construir capital humano y facilitan la empleabilidad,
mejoran la calidad de vida, y contribuyen a la realización de sueños y
aspiraciones. El concepto no se limita a la autoayuda, sino que también incluye
actividades formales e informales para el desarrollo de otros en papeles tales
como maestro, guía, administrador, orientador vocacional o mentor. Cuando el
desarrollo personal se lleva a cabo en el contexto de instituciones, se refiere a
los métodos, programas, herramientas, técnicas y sistemas de evaluación, que
apoyan el desarrollo humano a nivel individual, tanto en las organizaciones
como en actividades planificadas por sí mismo.
QUE ES ADISTRAMIENTO
El adiestramiento de personal es un proceso por medio del cual los individuos
aprenden las habilidades, conocimientos, actitudes y conductas necesarias
para cumplir con las responsabilidades de trabajo que se les asigna.
Esta definición implica que el adiestramiento es las organizaciones consiste en
programas de aprendizaje formal diseñados y realizados para servir a las
necesidades y objetivos particulares de una organización.
El adiestramiento esta entrelazado intrincadamente con la selección de
personal, resulta ineficiente tratar de emplear en una organización personas
que ya posean todos los conocimientos, habilidades y actitudes requeridas por
los puesto de una empresa.
QUE ES ENTRENAMIENTO Y DESARROLLO DE PERSONAL
Es un proceso estructurado y organizado por medio del cual se suministra
información y se proporcionan habilidades a una persona para que desempeñe
a satisfacción un trabajo determinado. ... Provoca un incremento de la
productividad y calidad de trabajo.
Capacitación de personal Entrenamiento y desarrollo de
personal
CHIAVENATO. Un programa de Es un proceso orientado a conocer
capacitación es un proceso a corto las áreas en cuanto a
plazo, aplicado de manera sistemática conocimientos, habilidades y
y organizada, mediante el cual las actitudes que el trabajador requiere
personas obtiene conocimiento, mejorar para desempeñarse
aptitudes y habilidades, en función de efectivamente en su puesto de
objetivos definidos. trabajo.
Provoca un incremento de la Utilizan técnicas para la detección
productividad y calidad de de necesidad de capacitación, tales
trabajo como:
Desarrolla una alta moral en los Entrevistas.
empleados. Cuestionarios.
Ayuda a solucionar problemas. Observación.
Reduce la necesidad de Encuestas.
supervisión. Pruebas de desempeño.
Reuniones de grupo entre
otras.
Aumenta la rentabilidad de la Usan métodos como:
organización. Análisis organizacional
Ayuda a prevenir accidentes de Análisis de los recursos
trabajo. humanos.
Facilita que el personal se Análisis de las operaciones y
identifique con la empresa. tareas
Mejora la estabilidad de la Métodos audiovisuales.
organización y su flexibilidad.
Lograr que se perfeccionen los Tipos de entrenamiento.
ejecutivos y empleados en el Inducción: Es la orientación
desempeño de sus puestos general, que se le da al
tanto actuales como futuros. empleado para adecuarlo al
puesto,
Adiestramiento A Través De
La Experiencia: Consiste en
reunir un grupo de personas
en base a tareas o áreas
similares para intercambiar
experiencias, métodos,
recursos y otros.
Lograr cambios en el Adiestramiento “En” Y “Para”
comportamiento del empleado La Organización: Consiste en
con el propósito de mejorar las desarrollar al máximo el
relaciones interpersonales potencial humano de la
entre todos los miembros de la institución por vía de la
empresa, logrando condiciones implementación de un
de trabajo más satisfactorias. sistema de educación
permanente.
QUE ES DNC
DNC (Diagnóstico de Necesidades de Capacitación) proporciona información
esencial para planear, elaborar y aplicar con éxito los programas de
capacitación y permite a las organizaciones canalizar recursos hacia las áreas
que contribuirán más al desarrollo de los colaboradores, mejorando el
desempeño organizacional.
La Determinación de Necesidades de Capacitación (DNC) es la parte medular
del proceso de capacitación laboral. Nos permite conocer las necesidades
existentes en un empresa, a fin de establecer los objetivos y acciones en el
plan de capacitación.
Toda necesidad implica la carencia de un satisfactor. Cuando se mencionan las
necesidades de capacitación, se refiere específicamente a la ausencia o
deficiencia en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes que una persona
debe adquirir, reafirmar y actualizar para desempeñar satisfactoriamente las
tareas o funciones propias de su puesto.
Cuando se analizan las necesidades de capacitación se detectan las
desviaciones o discrepancias entre «el deber ser» o situación esperada y «el
ser» o situación real. Ello nos permite conocer a qué personas se debe
capacitar y en qué aspectos específicos, estableciendo también la profundidad
y las prioridades.
Al elaborar la DNC, es muy importante tener presente que la capacitación es la
solución a los problemas de una empresa cuando sus causas se relacionan
con deficiencias en conocimientos, habilidades y actitudes por parte de los
trabajadores; pero cuando los problemas sean de tipo administrativo o
económico, es indudable que las solucionen impliquen cambios en la
organización de la empresa.
Entre los beneficios que proporciona un buen estudio de DNC, se encuentran:
Conocer qué trabajadores requieren de capacitación y en qué
aspectos.
Identificar las características de esa personas.
Conocer los contenidos en que se necesite capacitar.
Establecer las directrices de los planes y programas.
Determinar con mayor precisión los objetivos de los cursos.
Identificar instructores potenciales.
Optimizar los recursos técnicos, materiales y financieros.
Contribuir al logro de los objetivos de la organización.
Etapa 1 Determinación de la situación ideal
En cualquier empresa, trabajo o actividad se tienen indicadores para lograr las
metas ya sean de calidad o de cantidad.
En esta etapa se establece lo que debe ser, se identificar la situación ideal que
debiera existir en cada área de trabajo, se propone realizar las siguientes
actividades:
Determinar el cliente externo o interno
Determinar los requerimientos del cliente, lo que debe cubrir nuestro producto o
servicio
Identificar los conocimientos, habilidades y actitudes
Elaborar los perfiles de puesto
Etapa 2 Determinación de la situación real
Al obtener la información de la situación ideal de la organización, es momento
de revisar lo que realmente sucede y establecer si lo que deber ser concuerda
con lo que es.
Para lograr se deben implementar algunos instrumentos a fin de evaluar si los
objetivos han sido o no alcanzados, determinar los planes y proyectos a futuro,
identificar problemas, y si las actividades tienen el resultado esperado.
Lista de control (Check List): Listado con diferentes características que nos dice
si se presentan o no las conductas, actividades, funciones y condiciones
ideales o esperadas.
Encuesta: Conjunto de preguntas dirigidas a una población en específico.
Entrevista: Serie de preguntas ordenadas para profundizar en algún tema en
particular.
Prueba de desempeño laboral: Indagación de los conocimientos, habilidades y
actitudes que tiene el trabajador con respecto a lo que debe tener y con base
en indicadores de desempeño establecidos.
Etapa 3 Comparación entre ambas situaciones
El objetivo de esta etapa es confrontar las dos situaciones para identificar los
conocimientos, habilidades y actitudes de las que el personal carece y que
deberá tener para realizar adecuadamente sus funciones.
Etapa 4 Determinación de necesidades de capacitación y toma de decisiones
Esta última etapa implica la realización de una investigación que tendrá como
resultado las carencias de la empresa, indicando cuáles y como se resolverán.
Es fundamental tomar decisiones apegadas a la realidad para fortalecer las
necesidades y orientarlas a un mejor producto o servicio. Para determinar estas
actividades se propone lo siguiente:
Identificar las necesidades de capacitación por empleado.
Si se cuenta con un catálogo de cursos, identificar cuáles de estos puede
ayudar a cada empleado a trabajar las necesidades que le fueron detectadas
Si no se cuenta con este, contratar a una empresa especializada en
capacitación para desarrollar los programas necesarios o bien, diseñar los
cursos de manera interna.
Técnicas e instrumentos para detectar las necesidades de capacitación
La detección de los requerimientos de capacitación es el elemento más
importante en la elaboración de un programa de capacitación. Hacer un buen
diagnóstico evita "capacitar por capacitar". Entre las técnicas más usuales para
detectar las necesidades de capacitación están las siguientes:
Encuesta, que consiste en recoger la información aplicando un
cuestionario previamente diseñado en el que las respuestas se dan por
escrito.
Entrevista, que consiste en recabar la información a través de un
diálogo entre el entrevistador y el empleado. Es común entrevistar
también al jefe directo del empleado para preguntarle en qué considera
que deben capacitarse sus subordinados.
Observación, que consiste en observar la conducta en el trabajo para
compararla con el patrón esperado y de esta manera, detectar las
deficiencias que te indican la necesidad de capacitar
Los instrumentos más usuales son:
Cuestionario, que es una forma impresa que contiene una lista de
preguntas específicas dirigidas a reunir información sobre
conocimientos, habilidades, opiniones acerca de aspectos del trabajo
que desempeña la persona, o la empresa
Descripción y perfil del puesto, que consiste en analizar la descripción
y perfil de puesto para conocer las funciones y los requisitos que debe
satisfacer la persona que lo desempeña. De esta forma, se compara lo
que requiere el puesto con lo que la persona hace.
Evaluación de desempeño, que consiste en comparar el desempeño
de una persona con los estándares establecidos para ese puesto. Esto
permite conocer las áreas en las que se debe capacitar para incrementar
el nivel de desempeño del empleado.
