ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION EN
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Introducción
1. Alcance
2. Referencias informativas
3. Definiciones
4. Elementos del sistema de Gestión de Control y Seguridad
4.0 Introducción
4.01 Generalidades
4.02 Revisión inicial del estado de la organización
4.1 Política de Control y seguridad
4.2 Planeación
4.2.1 Generalidades
4.2.2 Evaluación de riesgos
4.2.3 Requisitos legales y de otra índole
4.2.4 Previsiones
4.3 Implementación y operación
4.3.1 Estructura y responsabilidad
4.3.2 Entrenamiento y sensibilización
4.3.3 Comunicaciones
4.3.4 Documentación del sistema
4.3.5 Control de los documentos
4.3.6 Control operacional
4.3.7 Preparación y respuesta a eventos críticos
4.4 Verificación y acción correctiva
4.4.1 Monitoreo y medición
4.4.2 Acción correctiva
4.4.3 Registros
4.4.4 Auditoria
4.5 Revisión por parte de la gerencia
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Introducción
Las organizaciones no operan en vacío; varias partes pueden tener un interés
legitimo en la propuesta de las organizaciones para el control y seguridad.
Estas son, entre otras: empleados, clientes / proveedores, comunidad,
accionistas, contratistas, así como entidades oficiales.
Estos intereses deben ser reconocidos. La importancia de la gestión en
control y seguridad ha sido destacada en informes oficiales recientes y
cantidad de legislación sobre el tema.
La seguridad no depende del azar. Las organizaciones deben dar la misma
importancia al logro de estándares altos de gestión en control y seguridad,
que dan a otros aspectos de sus actividades empresariales. Esto exige
adoptar una propuesta estructurada para la identificación de los peligros y la
evaluación y control de los riesgos relacionados con el trabajo.
Esta norma esta destinada a ayudar a las organizaciones en el desarrollo de
una propuesta de gestión en control y seguridad, que proteja a los
empleados y otras personas cuya seguridad puedan verse afectadas por sus
actividades. Muchas de las características de una administración efectiva no
se pueden distinguir de las practicas propuestas de administración de calidad
y excelencia empresarial.
Estas directrices se basan en los principios generales de buena administración
y están diseñadas para favorecer la integración de la gestión en control y
seguridad al sistema general de administración.
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PARA USAR ESTA NORMA
Los elementos que cubre esta norma son todos esenciales para un sistema
eficaz de gestión de control y seguridad. Los factores humanos, incluyendo la
cultura, políticas, etc., dentro de las organizaciones, pueden crear o destruir
la eficacia de cualquier sistema de administración y se deben considerar
cuidadosamente al implementar esta norma.
Siguiendo las etapas, las organizaciones podrán establecer procedimientos
para determinar la política y objetivos de seguridad, al igual que
procedimientos para su implementación y demostrar sus logros según
criterios definidos.
Las organizaciones pequeñas deben darse cuenta de que, aunque los
principios generales que se discuten se aplican a todas las organizaciones,
deben ser selectivos en relación con los aspectos aplicables inmediatamente a
ellas. Las organizaciones pequeñas deben garantizar que cumplen los
requisitos legales, antes de buscar el mejoramiento continuo.
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1. Alcance
Esta norma establece requisitos y da información sobre:
a) El desarrollo de sistemas de gestión en control y seguridad;
b) Los lazos con otras normas sobre sistemas de administración.
La norma esta diseñada para ser utilizada por organizaciones de todos
los tamaños, independientemente de la naturaleza de sus actividades.
Esta previsto que su aplicación sea proporcional a las circunstancias y
necesidades de cada organización particular.
2. Referencias informativas
En esta norma se hace referencia a otras publicaciones que dan información
u orientación, tales como:
• Estándar for cargo Security . - Department of the Treasury
• Air Cargo Security . - USCS
• Sea Cargo Security - USCS
• British Standards Institution. (BS 8800)
• ISO 9001/94, 9000/00
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3. Definiciones
Para los propósitos de esta norma, aplican:
3.1 RIESGO
La palabra riesgo se deriva del antiguo risicare el cual significa osar,
atreverse, retar, desafiar, cada DIA miles de circunstancias retan o
desafían la capacidad de supervivencia, desarrollo y crecimiento de las
empresas.
3.2 AUDITORIA DEL SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD
Examen sistemático e independiente, para determinar si las
actividades y resultados relacionados con la gestión en control y
seguridad, cumplen las disposiciones preestablecidas y si estas se
aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos.
3.3 COMPETENCIA
Idoneidad para conocer o solucionar un asunto derivado de la
formación, entrenamiento y experiencia de cada individuo.
3.4 DISPOSICION
Precepto legal o reglamentario, orden o mandato.
3.5 EFECTIVIDAD
Capacidad de lograr las metas y objetivos con optimización de los
recursos.
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3.6 EFICACIA
Es la medida del cumplimiento de las metas y objetivos planeados.
3.7 EFICIENCIA
Es la medida de la utilización de los recursos para cumplir las metas y
los objetivos planeados.
3.8 EVALUACION DE RIESGOS
Procedimiento mediante el cual se obtiene la información necesaria
para identificación, estimación (probabilidad y severidad), decisión de
tolerancia y establecimiento de planes de acción para el control de
riesgos.
3.9 FACTORES EXTERNOS
Son las fuerzas que se generan fuera de la organización, que inciden
en los asuntos de control y seguridad y que deben tenerse en cuenta
de manera apropiada; incluye aspectos tales como: legislación,
innovaciones tecnológicas y normatividades sectoriales.
3.10 FACTORES INTERNOS
Son los aspectos de la organización que inciden en su capacidad para
cumplir con la gestión de control y seguridad; incluye aspectos tales
como: reorganización interna, cambio en la tecnología, cultura en
materia de prevención de riesgos y modificaciones a procesos.
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3.11 META
Un requisito detallado de desempeño, que surge de los objetivos de
control y seguridad, cuantificado siempre que sea posible, pertinente
para la organización o parte de ella y que necesita que sea establecida
y cumplida con el fin de lograr dichos objetivos.
3.12 NO CONFORMIDAD
El no cumplimiento de un requisito especificado.
3.13 OBJETIVOS DE CONTROL Y SEGURIDAD
Conjunto de resultados que la organización se propone alcanzar en
cuanto a su actuación en materia de control y seguridad, programados
cronológicamente y cuantificados en la medida de lo posible.
3.14 ORGANIZACIÓN
Compañía, firma, empresa, institución o asociación, o parte o
combinación de ellas, ya sea incorporada o no, publica o privada, que
tiene sus propias funciones y administración.
3.15 PELIGRO
Es una fuente o situación con potencial de perdidas en términos de
lesiones, daño a la propiedad y/o procesos, al ambiente o una
combinación de estos.
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3.16 PREVISION
Acción de disponer lo conveniente para atender. Es una fuente o
situación con potencial de perdidas en términos de lesiones, danos a la
propiedad y/o procesos, al ambiente o una combinación de estos.
3.17 REVISION DE ESTADO
Evaluación formal, por parte de la dirección, del estado y de la
adecuación del sistema de gestión en control y seguridad, en relación
con la política.
3.18 SEGURIDAD
Es una actividad encaminada a conseguir la protección de personas,
bienes e información, ante cualquier amenaza. Para conseguir esta
protección es preciso contar con medios humanos y materiales; de
cuyo funcionamiento, organización y despliegue dependerá en mayor o
menor grado la consecución del fin perseguido.
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4.0 Introducción
4.0.1 Generalidades
Todos los elementos de este sistema deben ser incorporados a los
procesos operativos de la Organización, pero la forma y el alcance de
su aplicación dependen de la naturaleza de las actividades del negocio
como el tamaño de la Organización, los factores de riesgo y las
condiciones del entorno en el cual opera.
4.0.2 Revisión inicial del estado de la organización
Las organizaciones deben considerar la posibilidad de realizar una
revisión inicial de su situación actual, para manejar la gestión en
control y Seguridad. El propósito de esta revisión es dar información
que influya en las decisiones sobre el alcance, idoneidad e
implementación del sistema actual, así como proporcionar una base a
partir de la cual se pueda medir su progreso. Las revisiones iniciales
de estado deben responder a la pregunta: ¿Dónde estamos ahora?
4.1 Política de Control y seguridad
La alta Gerencia de la Organización debe definir, documentar y
respaldar su política de Seguridad. Esta política es la manifestación de
la Organización en contra de una posible utilización por organizaciones
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ilícitas. Esta es de carácter general y sirve como base para que cada
área de la compañía determine su propia política.
4.2 Planeación
4.2.1 Generalidades
El éxito o fracaso de un sistema depende de una adecuada
planificación. Esto implica la identificación de los requisitos en materia
de control y seguridad en sus operaciones de comercio internacional,
estableciendo criterios de desempeño, definiendo lo que se debe
hacer, quien es el responsable, cuando se debe hacer y el resultado
esperado.
4.2.2 Evaluación de riesgos
La Organización debe establecer y mantener un procedimiento
documentado para realizar la evaluación de los riesgos.
4.2.3 Requisitos legales y de otra índole
La Organización debe establecer y mantener un procedimiento
documentado para identificar y tener acceso a los requisitos legales
aplicables a ella y también a cualquier otro requisito al cual este
sometido y que sea aplicable a la gestión en control y seguridad.
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4.2.4 Previsiones
La Organización debe hacer previsiones para cubrir las siguientes área
claves:
a) Planes y objetivos generales, incluyendo personal y recursos
para que la organización desarrolle su política.
b) Tener el suficiente conocimiento, habilidades y experiencia en
control y seguridad o el acceso a ellos con el fin de administrar
sus habilidades de manera segura y confiable, de acuerdo a los
requisitos legales.
c) Los planes operacionales para implementar las medidas de
control de los riesgos identificados en el numeral 4.2.2 y cumplir
los requisitos identificados en el numeral 4.2.3
d) Planeación para el control operacional de las actividades
cubiertas en el numeral 4.3.6.
4.3 Implementación y operación
4.3.1 Estructura y responsabilidad
La responsabilidad final por el control y seguridad en el comercio
Internacional recae en él mas alto nivel de la gerencia. La mejor
practica consiste en asignar a una persona del grupo directivo, con la
responsabilidad especifica de asegurar que el sistema de gestión en
Control y Seguridad ha sido implementado adecuadamente y cumple
los requisitos en todos los sitios y esferas de operación dentro de la
organización.
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En todos los niveles de la organización, el personal debe:
a) Ser responsable del Control y Seguridad que tiene a su cargo,
de las del mismo y de aquellos otros con los que trabaja.
b) Ser consciente de su responsabilidad por el control y Seguridad
que deben observar las personas que realizan actividades bajo
su control, por ejemplo, los contratistas y él publico en general.
c) Ser consientes de la influencia que su acción o inacción pueda
tener sobre la efectividad del sistema de Gestión en control y
Seguridad.
La alta Gerencia debe demostrar con su ejemplo, su compromiso,
involucrándose activamente en el mejoramiento continuo del desempeño en
control y seguridad.
4.3.2 Entrenamiento y sensibilización
La Organización debe identificar las competencias del personal
requeridas en todos los niveles de la misma y proporcionar el
entrenamiento necesario.
4.3.3 Comunicaciones
La Organización debe establecer y mantener procedimientos y
condiciones, cuando sea apropiado, para:
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a) La comunicación abierta y efectiva de información sobre Control
y Seguridad en el comercio Internacional.
b) El suministro de asesoría y de servicios de especialistas.
c) La participación y el compromiso de los empleados.
4.3.4 Documentación del sistema
La documentación es un elemento clave para permitir a una
Organización implementar un sistema exitoso de gestión en Control y
Seguridad. Es útil para consolidar y conservar los conocimientos sobre
el tema, pero es indispensable mantenerla reducida al mínimo
requerido para que sea efectiva y eficiente.
La Organización debe asegurarse de que la documentación se
encuentre disponible de acuerdo a sus necesidades, de manera tal que
permita la implementación de los planes de Control y Seguridad.
4.3.5 Control de los documentos
La Organización debe establecer y mantener procedimientos que le
permitan controlar todos los documentos exigidos para la
implementación de este sistema, para garantizar que:
a) Puedan ser localizados
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b) Se actualicen periódicamente, se revisen cuando sea necesario y
se apruebe por el personal autorizado;
c) Las versiones vigentes de los documentos pertinentes estén
disponibles en todos los sitios en que se realicen operaciones
esenciales para el funcionamiento eficaz del sistema;
d) Los documentos obsoletos sean retirados con prontitud, de
todos los sitios de archivo y de uso, o que se evite darles un uso
no previsto;
e) Cualquier documento obsoleto que sea retenido con propósitos
de preservación legal o de conocimiento, sea adecuadamente
identificado.
4.3.6 Control operacional
Es importante que el Control y Seguridad, en su sentido más amplio,
se encuentre totalmente integrado en todo el ámbito de la
organización y dentro de todas sus actividades, cualquiera que sea su
tamaño o la naturaleza de su labor. Al organizar la implementación de
la política y la gestión efectiva del control y la seguridad, la
organización debe hacer lo necesario para garantizar que las
actividades se realicen de manera segura y de acuerdo con las
disposiciones definidas en el numeral 4.2.4 y adicionalmente debe:
a) Definir la asignación de responsabilidades y recursos financieros
en la estructura gerencia;
b) Asegurar que las personas tengan la autoridad necesaria para
cumplir sus responsabilidades;
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c) Asignar los recursos adecuados de acuerdo con su tamaño y
naturaleza.
4.3.7 Preparación y respuesta a eventos críticos
La Organización debe establecer y mantener procedimientos para
identificar y responder ante situaciones criticas, al igual que para
prevenir el impacto y efecto que estos eventos o situaciones puedan
generar sobre las operaciones o la imagen de la Organización.
4.4 Verificación y acción correctiva
4.4.1 Monitoreo y medición
La medición y el desempeño es una forma fundamental de dar
información sobre la efectividad del sistema de gestión en control y
seguridad. Se deben establecer, mantener, cuando sea apropiado,
procedimientos documentados para monitorear y medir cualitativa y
cuantitativamente, con regularidad, aquellas características clave que
puedan tener impacto significativo en el control y seguridad y se deben
ajustar a las necesidades de la organización.
La medición del desempeño permite monitorear hasta que punto se
está cumpliendo la política y los objetivos, e incluye:
a) Mediciones proactivas del desempeño, que por ejemplo,
mediante inspecciones y seguimiento, monitorear la
conformidad con las disposiciones sobre control y seguridad,
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tales como sistema de seguridad física y controles de acceso,
selección de personal, control de documentos y de la
información, manejo de sellos y precintos de seguridad y otros.
b) Mediciones reactivas del desempeño que monitorean incidentes
o situaciones criticas y otras evidencias históricas de desempeño
deficiente en el control y seguridad en el comercio internacional.
4.4.2 Acción correctiva
Cuando se encuentran no conformidades, se deben identificar las
causas básicas y emprender la acción correctiva.
4.4.3 Registros
La organización debe llevar los registros necesarios para demostrar
conformidad con los requisitos tanto legales como de otra índole. Debe
establecer y mantener procedimientos para la identificación,
mantenimiento y disposición de los registros de control y seguridad.
Estos documentos deben incluir registros de entrenamiento, los
resultados de las auditorias y revisiones.
Los registros en control y seguridad deben ser legibles como
identificables y rastreables de acuerdo con la actividad, producto o
servicio involucrado. Los registros se deben almacenar y mantener de
forma que se puedan recuperar fácilmente y proteger contra daños,
deterioro o pérdida. Sus tiempos de conservación también se deben
establecer y registrar.
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Los registros se deben mantener según sea apropiado para el sistema
y la organización, para demostrar conformidad con los requisitos de
este sistema.
4.4.4 Auditoria
Además del monitoreo de rutina en control y seguridad, es necesario
programar y realizar auditorias periódicas que permitan evaluar todos
los elementos del sistema, de una manera mas critica y profunda.
Las auditorias deben ser realizadas por personas competentes y, en lo
posible, independientes de la actividad auditada, aunque pueden ser
partes de la organización. Se debe establecer un procedimiento
documentado para su realización.
Si bien es necesario que las auditorias sean exhaustivas, su enfoque se
debe ajustar al tamaño de la organización y a la naturaleza de los
peligros.
En diferentes momentos y por diferentes razones, las auditorias deben
cubrir las siguientes preguntas:
a) ¿ El sistema de gestión en control y seguridad de la
organización tiene la capacidad para alcanzar los estándares de
desempeño requeridos?
b) ¿ La organización está cumpliendo sus obligaciones en relación
con el control y la seguridad en el comercio internacional?
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c) ¿ Cuales son las fortalezas y debilidades del sistema de gestión
en control y seguridad?
d) ¿ La organización ( o parte de ella) realmente está haciendo y
logrando lo que dice hacer y lograr?
Las auditorias pueden ser generales o centrarse en tópicos
seleccionados de acuerdo con las circunstancias. Los resultados de las
auditorias deben ser comunicados a todo el personal que se requiere
informar y se debe emprender la acción correctiva requerida.
4.5 Revisión por parte de la gerencia
La alta gerencia de la organización debe, a intervalos que ella misma
determine revisar el sistema de gestión en control y seguridad para
garantizar su continua aptitud, adecuación y eficiencia. El proceso de
revisión debe garantizar que se recoja la información necesaria para
permitir que la gerencia realice está evaluación. La revisión debe estar
documentada.
Esta revisión debe considerar:
a) El desempeño global del sistema;
b) El desempeño de los elementos individuales del sistema;
c) Los resultados de las auditorias;
d) Factores internos y externos como cambios en la estructura
organizacional, legislación pendiente, introducción de nueva
tecnología, etc.;
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e) Identificar la acción necesaria para remediar cualquier
deficiencia.
El sistema de gestión en control y seguridad debe estar diseñado para
adaptarse a factores tanto internos como externos. La revisión por
parte de la gerencia también brinda una oportunidad de tener una
visión para el futuro.
La información que se presenta en los literales a) a d) anteriores, se
puede utilizar para mejorar el enfoque proactivo de la organización,
con el fin de minimizar los riesgos y mejorar el desempeño del negocio
especialmente en las áreas relacionadas con el comercio internacional.
