La sesión

Mg. José Bruno Cépeda Ruiz

 Se denomina "Sesión" a la reunión formal de un grupo de personas, que se
convoca o cita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes, estatus o
normas establecidas en cada entidad sea pública o privada.
 Redacción del acta de sesión ordinaria
 Se conoce con el nombre de sesión ordinaria a aquella que se realiza, en forma obligatoria, en cada
fecha o periodo fijado en las normas internas de cada institución, pudiendo ser cada semana, cada
15 días, cada mes, o cada 6 meses. La sesión ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o
momentos de la sesión que se ha redactado.
 Redacción del acta de sesión extraordinaria
 Se denomina sesión extraordinaria a aquella que se lleva a cabo en cualquier fecha del año, a
iniciativa del que dirige el órgano deliberante o a pedido escrito de un numero determinado de sus
miembros (lo que es fijado por las normas internas), cuando consideran que es necesario o urgente
para la marcha normal o los intereses de la institución o del órgano respectivo. Se convoca con la
anticipación que señala la norma y con la especificación de la agenda a ser tratada.
 El desarrollo de la sesión extraordinaria toma en cuenta solo cuatro estaciones o momentos de la
sesión que son: control de asistencia lectura de la agenda, orden del día y aprobación del acta.
 Los órganos deliberantes facultados por la ley para celebrar sesiones, en primer
lugar, los órganos de gobierno de las instituciones como la Asamblea Universitaria,
el Consejo Universitario y los consejos de facultad en las universidades; la Junta
General de Accionistas y el Directorio en las empresas de sociedad anónima; la
junta General de Socios en las empresas de sociedad comercial o industrial de
responsabilidad limitada; la Asamblea General y el Consejo Directivo, en el caso de
asociaciones; el Concejo Municipal en las municipalidades distritales y provinciales;
la Asamblea General y la junta Directiva en el caso de los sindicatos, etc.
 En segundo lugar, pueden reunirse en sesión los órganos consultivos y de apoyo u
otros legalmente autorizados por las normas internas de las entidades, como los
departamentos académicos en las universidades y las comisiones de trabajo que se
constituyen, con carácter permanente o eventual, para tratar asuntos de interés
institucional.
 Las sesiones de los órganos de gobierno deben constar en
libros de actas legalizados conforme a ley. En las
instituciones públicas, sus libros de actas son legalizados
por el notario público o el juez, según corresponda. Las
hojas de los libros de actas que se deterioran o malogran
no se arrancan ni destruyen, solamente se anulan. Las
actas de las sesiones de las comisiones de trabajo y de
órganos efímeros se llevan en hojas A4 o en formularios
especiales.
 El libro de actas permanece en poder del secretario, bajo
su entera responsabilidad, y las actas que se llevan en
hojas sueltas o formularios se mantienen en poder del
presidente de la comisión u órganos efímeros respectivos
hasta que sean incluidas en los informes que se remitirán a
las instancias correspondientes.
 Es un documento en el que consta el testimonio de los
hechos más importantes que han sucedido en la sesión de
un órgano deliberante.
 El acta de sesión es un documento básico como registro
especial de los acontecimientos de una sesión.
 Recordemos que el acta está regido por las leyes nacionales
e internacionales; por tanto, tienen responsabilidad jurídica
legal. De su mala utilización pueden derivar sanciones
penales.
 Sus partes son:
 Titulo
 Introducción
 Texto
 Cierre del Acta
 Firmas de los que la aprueban el acta
 Estaciones o
Momentos de la sesión
 Llegada la hora para la cual ha sido convocada o
citada la sesión, quien ejerce la presidencia ordena
al secretario a pasar lista para determinar si se
cuenta o no con el quórum necesario para dar
inicio a la sesión.
 Con la asistencia de miembros que representen el
quórum de ley, el presidente declara instalada
formalmente la sesión, de lo que el secretario deja
constancia en el acta. Incluso, si es necesario hace
mención al número de miembros que conforman
legalmente el órgano que se ha reunido, para
deducir con la facilidad que los que están
asistiendo representan realmente el quórum
requerido para la sesión.
 El presidente ordena al secretario leer – o lee el
mismo - la correspondencia recibida y enviada en el
periodo comprendido entre la última sesión y aquella
que se está realizando.
 La correspondencia que se da lectura es previamente
seleccionada, clasificada y ordenada. No es necesario
leer toda la comunicación recepcionada y remitida;
basta leer los documentos principales.
 Cuando hay necesidad, el presidente – u otro
miembro – aclara o comenta la comunicación que la
requiera. Los documentos que necesitan ser
debatidos pasan a "orden del día".
 Los miembros informan sobre las acciones de
trascendencia – o que según ellos, son importantes –
que han ejecutado en el ejercicio de sus funciones en el
lapso transcurrido desde la última sesión hasta la fecha,
o sobre los encargos o tareas que les fueron
encomendadas en la sesión anterior.
 Los informes se proporcionan en el siguiente orden:
primero informa el que dirige la sesión; luego, los
miembros con cargo directivo, posteriormente, los
presidentes o responsables de comisiones; y, por último,
los demás miembros.
 Los informes se dan por propia iniciativa o a pedido de
los miembros. El informe que se proporciona puede ser
ampliado por otros. El informe que requiere debate pasa
a "orden del día".
 El presidente lee la agenda de la sesión, la misma que se
hizo conocer por medio de la convocatoria o citación
correspondiente. También hace referencia a los
documentos e informes que pasaron a "orden del día",
ya como parte de la agenda.
 La agenda que se ha leído no se somete a discusión ni
aprobación de los asistentes, se lee únicamente con el
propósito de dar una idea general de los asuntos que
serán tratados en la sesión. Sin embargo, por acuerdo de
los presentes, podrá alterarse el orden del tratamiento
de los asuntos considerados, su redacción o extensión.
Cualquier pedido de tratamiento de nuevos temas, se
podrá solicitar en la estación siguiente.
 En esta etapa, los miembros que deseen que
en la sesión se traten así mismo otros temas
no considerados en la agenda, tienen la
oportunidad de proponerlos. Estas
propuestas reciben el nombre de "pedidos".
 Los pedidos se formulan en términos
generales y el presidente los recepciona sin
objeción alguna. Posteriormente, cuando se
ha agotado el tratamiento de los puntos de
la agenda, serán fundamentados y, por
acuerdo de los asistentes, serán admitidos a
debate o rechazados.
 Es la estación más importante. Aquí se debaten
todos los temas de la agenda y los documentos e
informes que pasaron de las estaciones "despacho"
e "informes".
 El orden que se toma en cuenta en el debate de
cada punto de la agenda es el siguiente:
 a) Presentación o exposición del tema, asunto o problema
por el presidente y/o por cualquier otro miembro.
 b) Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y
planteamiento de posibles soluciones o acuerdos; y
 Adopción de acuerdo o desacuerdos por la votación.
 Terminado el debate sobre el tema, el presidente
somete a votación las propuestas de posibles
soluciones o acuerdos formulados durante el
debate.
 Concluida la votación, el presidente declara
ganadora a la propuesta que ha recibido mayor
número de votos, pero siempre y cuando este
número sea igual o superior a la mitad más uno de
los votos de los presentes. La propuesta ganadora se
convierte automáticamente en uno de los acuerdos
de la sesión.
 Lo que acabamos de ver, es camino que se sigue en
el tratamiento de cada punto de la agenda;
exposición, debate y acuerdo. Así, en cada caso.
 Mientras no se ha tomado acuerdo sobre el tema en
debate, no se puede empezar a debatir otro. Tiene
que concluir primero con acuerdo. De lo contrario,
se genera desorden y caos en la sesión.
 Agotado el tratamiento de todos los puntos de la
agenda y de los documentos e informes que lo
hubieren querido, el presidente invita a los
autores de los "pedidos" a fundamentarlos.
 Escuchada la fundamentación de un pedido, lo
somete a consideración de los asistentes para que
lo admitan a debate o lo rechacen. La admisión a
debate de un pedido o rechazo se efectúa por
votación. El pedido admitido a debate recibe el
mismo tratamiento que cualquier punto de la
agenda y los acuerdos a los que se llegan son
igualmente válidos.
 En cuanto se ha agotado el tratamiento de todos los
puntos de la agenda; o en su defecto, luego se debe
someter a consideración de los presentes a la
aprobación del acta que se ha ido redactando en el
transcurso de la sesión.
 En las actuales circunstancias, esta aprobación del
acta es un requisito imprescindible para que adquiera
fuerza legal. Y es una formalidad que solo requiere
que el acta sea leída en voz alta y que se vote su
aprobación. Aprobada el acta, se da por levantada la
sesión.
 No todas las estaciones o momentos que acabamos
de estudiar se cumplen en una sesión. La estación
que no se cumple sencillamente no se considera.