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Lista General

La lista de chequeo para la gestión documental consiste en una serie de preguntas que deben ser respondidas con una X en las opciones de 'Sí', 'No' o 'N/A', y permite registrar observaciones. Las preguntas abordan aspectos como el manejo de archivos, conocimiento de normativas, organización y técnicas de archivo, así como la capacitación del personal y el uso de tecnologías. El objetivo es evaluar la efectividad y cumplimiento de las prácticas de gestión documental en una institución.

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La lista de chequeo para la gestión documental consiste en una serie de preguntas que deben ser respondidas con una X en las opciones de 'Sí', 'No' o 'N/A', y permite registrar observaciones. Las preguntas abordan aspectos como el manejo de archivos, conocimiento de normativas, organización y técnicas de archivo, así como la capacitación del personal y el uso de tecnologías. El objetivo es evaluar la efectividad y cumplimiento de las prácticas de gestión documental en una institución.

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LISTA DE CHEQUEO GESTION DOCUMENTAL

Para el correcto diligenciamiento de la lista de chequeo se debe unicamente responder una de las dos opciones con una X y en la opcion de observaciones se escribe
la informacion a aclarar de la pregunta.

N DESCRIPCION SI NO N/A OBSERVACIONES

1 ¿Manejan archivo?

2 ¿Conoce la ley de Archivo?

¿Los archivos institucionales estan técnicamente organizados y


3 dotados, de forma que se facilite el cumplimiento de la
normatividad asociada a la materia?

4 ¿Conoce qué tipo de archivo manejan?

5 ¿Manejan alguna técnica de archivo?

6 ¿Aplican las tablas de retención?

7 ¿Aplican las tablas de valoración documental?

8 ¿Aplican cuadros de clasificación documental ?

9 ¿Manejan soporte documental?

10 ¿Todo documento que llega a la empresa es radicado?

¿Los documentos se ordenan en carpetas?

11 ¿Dejan evidencia de los documentos enviados?

12 ¿Han recibido capacitaciones sobre archivo?

13 ¿Todo el personal está autorizado a manipular el archivo?

¿Cuenta con las instalaciones adecuadas para el correcto


14
funcionamiento del archivo?

15 ¿Catalogan con frecuencia el archivo?

16 ¿El archivo muerto es digitalizado?

17 ¿Realizan foliación a los documentos?

18 ¿Cuentan con un reglamento interno de archivo?

19 ¿Tiene en cuenta el número de documentos por carpeta?

20 ¿Utilizan la técnica de archivo en cajas?

21 ¿Manejan historias laborales?

¿Esta establecido el procedimiento para realizar transferencias


22
documentales?
23 ¿Realizan frecuentemente transferencias documentales?

¿Utiliza los elementos de protección adecuados para manipular


24
archivos?

25 ¿Manejan dotación para desarrollar labores de archivo?

26 ¿Tiene sistema de ordenacion el archivo?

¿El personal que trabaja en el área de archivo tiene preparación


27
previa en gestión documental?

¿Siguen la normatividad y lineamientos establecidos, para


28
desarrollar los procesos archivísticos?

29 ¿Cuentan con un programa de gestión documental?

¿Tienen establecido un plan de emergencias, teniendo en cuenta el


30
debido tratamiento para los documentos de archivo?

¿Hay personal encargo de las brigadas de la verificación del estado


31
de los documentos?

¿Se realizan jornadas de limpieza minuciosa de los documentos


32
archivados?

¿Cuentan con plan de control y fumigación de plagas y agentes


33
biológicos?

34 ¿Digitalizan los documentos que se encuentran muy deteriorados?

¿Cuentan con un comité interno de archivo o una instancia


35 equivalente, en la cual se adopten las decisiones relativas a la
gestión documental de la respectiva empresa o institución?
¿Tienen establecidos plazos y politicas de conservación de los
36
documentos de archivo?

Tecnologias aplicadas a la organziacion de archivos

Disquete

Disco Zip

Disco Duro

CD Rom

37 DVD

Digitalización

Microfilmación

Correo Electronico

Intranet

Internet
Unidades de conservación del archivo

Carpetas

Legajos

AZ
38
Folder

Libros o Tomos

Paquetes

Cajas

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