PLAN INTEGRAL DE ARCHIVO
PARA EL BATALLÓN DE
INFANTERÍA MECANIZADO NO. 5
CÓRDOBA
Tabla de contenido
Introducción
La organización de los archivos debe ser el punto de partida para lograr la
eficiencia y modernización administrativa, ya que los documentos producidos por
las entidades en desarrollo de sus actividades, no son solamente el testimonio de
su existencia, sino el referente para la toma de decisiones.
El archivo no es simplemente un montón de papeles acumulados
indiscriminadamente, si se tiene en cuenta que la finalidad de los archivos es
controlar la documentación y dar la información a los usuarios tanto internos como
externos en forma adecuada y oportuna, para lo cual se hace necesario organizar
los documentos atendiendo a la normatividad archivística establecida por el
Archivo General de la Nación.
Los documentos son el instrumento natural para conducir y coordinar las
actividades cotidianas de las organizaciones, al aumentar la producción de
documentos, los volúmenes se van haciendo inmanejables y la toma de
decisiones se hace más difícil, debido a la imposibilidad de tener la información en
el lugar y en el momento oportuno.
A lo largo del presente Plan Integral de Archivos se describen las actividades a
desarrollar para la mejora del Archivo Central del BATALLÓN DE INFANTERÍA
MECANIZADO NO. 5 CÓRDOBA
Objetivo General
Organizar y recuperar el patrimonio documental de la institución
Objetivos Específicos
Levantar los inventarios con la documentación organizada
Elaborar la historia institucional del Batallón de Infantería Mecanizado no. 5
córdoba
Elaborar los instrumentos archivísticos que se necesiten, además actualizar
los que se tengan y no sé apliquen.
Adecuar los depósitos donde se encuentra la documentación.
Organizar toda la documentación para acceder a ella de manera rápida.
Capacitar en temas de archivo a todo el personal.
Justificación
El archivo central del BATALLÓN DE INFANTERÍA MECANIZADO NO. 5
CÓRDOBA no cumple a cabalidad con lo establecido por el Acuerdo No 008 del
31 de octubre de 2014, por el cual se establecen las especificaciones técnicas y
los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo
de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594
de 2000.
Por tal razón, se hace urgente iniciar adecuación del archivo central, proceso de
intervención y organización. A través del tiempo han intentado realizarle mejora al
archivo, pero aún persiste en mal estado.
De acuerdo a lo anterior nace la necesidad de conservar de manera adecuada la
documentación que se tiene bajo custodia del BATALLÓN DE INFANTERÍA
MECANIZADO NO. 5 CÓRDOBA; esto con el fin de que la institución se ajuste
dentro de los parámetros que dictan la Ley 594 de 2000 y el Reglamento General
de Archivos, en las cuales se establece la responsabilidad de la Administración
Pública en la conservación de los documentos en soporte papel. Además,
preservar la información y documentación es vital para el adecuado
funcionamiento de la entidad y preservar la cultura de las futuras generaciones.
MATRIZ DOFA
DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS
No se cuenta con Normatividad expedida por Puede existir pérdi
Inventarios el Archivo General de la documentación, te
Documentales en el Nación, que ayuda a en cuenta la falta d
Archivo Central. orientar y aplicar los dichos instrumento
lineamientos necesarios necesarios para la
para la elaboración de organización y ubic
dichos instrumentos. de expedientes.
No hay suficientes Se cuenta con un apoyo No existen criterios
funcionarios (Andrea Anaya) a la principios archivíst
capacitados producción documental y que rijan los proce
archivísticamente para manejo de procedimientos al i
el adecuado manejo y correspondencia, el cual de la entidad.
organización constituye un punto de
documental. partida para la
implementación de un
adecuado manejo de la
documentación.
Mobiliario insuficiente y Se cuenta con la Deterioro de la
en mal estado de disponibilidad por parte de documentación de
conservación que no la entidad para adquirir la falta de estanter
cumple con las mobiliario adecuado. su adecuado
especificaciones almacenamiento.
técnicas establecidas en
el Acuerdo No 049 de
2000.
Las instalaciones no Perdida de informa
cumplen con los acumulación de
requerimientos básicos documentos y suci
para la conservación deterioro de los so
documental (no fueron documentales.
diseñados para tal fin,
su capacidad de
distribución y
almacenamiento no es
adecuada).
MODELO DE UN PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO INTEGRAL
1) Objetivo
Organizar y recuperar del patrimonio documental institucional aplicando los
criterios y normatividad en materia archivística para contar con información útil,
veraz, oportuna.
2) Talento Humano y Recursos
Con el fin de alcanzar el objetivo (en el paso anterior), se diseñó para el siguiente
Plan de Trabajo Archivístico:
Recurso humano con Analista documental (1)
formación: Tecnólogo en Gestión Documental (1)
Auxiliarles de archivo (2)
Ingeniaron Químico Ambiental (1)
Arquitecto (1)
Ingeniero Electrónico (1)
Actualmente contamos con 32 m2 en los
depósitos y se necesita una ampliación de 96
m2
Espacio físico
computadores, escáneres, fotocopiadoras
Recurso tecnológico
estantería metálica fija de 5 bandejas por dos
Mobiliario caras,
Lápices, hojas, cinta mágica, resmas,
pegamento, cajas X300, carpetas, borradores,
Insumos lapiceros, reglas, tijeras, brochas, bayetillas,
baldes, escoba, trapero, tapas legajadoras
Cofias, guantes de látex, alcohol de 70 grados,
Dotación personal batas, gafas de protección, gel antibácterial,
tapabocas, brochas, solución salina,
hipoclorito.
3) Cronograma de Actividades
Desde el inicio del Proyecto, se estableció un Cronograma de Actividades que se ajustará a las necesidades de la entidad
Batallón de Infantería Mecanizado No 5 Cordova, al recurso humano, físico disponible, al presupuesto y a las condiciones
medio ambientales.
PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO INTREGRAL PARA EL BATALLÓN DE INFANTERÍA MECANIZADO NO. 5 CÓRDOBA
Objetivo Nro Objetivo Duración Mes Recurso
Seguimiento Metas
General . Específico 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Humano
1 Levantar los Entrega de
inventarios con informe
la semanal
Analista
documentación
documental
organizada Tecnólogo en
Organizar y Gestión Inventariar los 32 m2 en
recuperar el Documental documentos que se tienen
patrimonio 2 Crear Tecnólogo en Seguimiento Garantizar la seguridad y
documental condiciones Gestión semanal de la prevención de desastres en el
de la Documental actividad Archivo Central
óptimas de
institución Analista
seguridad que
Documental
garantice la
integridad de los
documentos
PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO INTREGRAL PARA EL BATALLÓN DE INFANTERÍA MECANIZADO NO. 5 CÓRDOBA
Objetivo Nro Objetivo Duración Mes Recurso
Seguimiento Metas
General . Específico 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Humano
3 Elaborar los Tecnólogo en Una reunión
instrumentos Gestión semanal de
archivísticos Documental seguimiento.
Analista Informe de
que se
Documental actividades
necesiten,
además
actualizar los Identificar y reconstruir la
que se tengan y evolución administrativa y
no sé apliquen. organizacional de la entidad
desde la fecha de fundación
hasta el año 2020
4 Adecuar los Ingeniaron Reuniones
depósitos donde Químico semanales de Obtener un espacio limpio y
se encuentra la Ambiental seguimiento. adecuado que esté en
Arquitecto condiciones óptimas para que
documentación.
Ingeniero la documentación se encuentre
Electrónico en perfecto estado para su
preservación
PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO INTREGRAL PARA EL BATALLÓN DE INFANTERÍA MECANIZADO NO. 5 CÓRDOBA
Objetivo Nro Objetivo Duración Mes Recurso
Seguimiento Metas
General . Específico 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Humano
5 Organizar toda Tecnólogo en Reuniones
la Gestión semanales de
documentación Documental seguimiento.
Analista Informe de
Documental actividades Cumplir con la normatividad
Auxiliar de vigente establecida por el AGN
Archivo para facilitar el manejo de la
documentación para acceder a
ella de manera rápida y eficaz
6 Capacitar en Tecnólogo en Seis
temas de Gestión reuniones al
Gestión Documental mes
Analista
Documental a
Documental
todo el personal Tener al personal capacitado e
idóneo para el manejo de la
documentación a su disposición
Conclusión
Recomendaciones
Se debe establecer un programa de medición y control de condiciones
atmosféricas y ambientales de archivo, que incluya la adquisición de lo los
equipos necesarios para tal fin.
Continuar el proceso que se viene trabajando en el departamento de Gestión
Documental.
Anexos
