PLAN DE COMITÉ DE ARCHIVO
ÁREA O PROCESO RESPONSABLE DEL COMITÉ DE ARCHIVO:
Gerente General
COMITÉ DE ARCHIVO NÚMERO:
01
1. PROPÓSITO:
El propósito de la creación del Comité Interno de Archivo es Establecer las directrices
necesarios para el funcionamiento del mismo, el cual sirve para asesorar a la alta dirección
de la entidad en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los
programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional.
Mediante esta reunión se pretende lograr que todos los convocados aquí presentes tengan
muy claro que el Comité Interno de archivos es de suma importancia en el marco de las
decisiones que se relacionan con los procesos administrativos y operativos de los
documentos que recibe y genera la empresa.
Si no se logra hacer el Comité de Archivo no tendríamos una buena organización, manejo y
control de los documentos de la entidad.
2. PRODUCTO:
Se espera que con la creación del Comité Interno de archivos, cada uno de los miembros
que lo conformarán estén debidamente informados que el objetivo fundamental del Comité
debe ser la unificación de criterios y la normalización de procedimientos que abarquen la
producción de documentos, formatos y papelería a utilizar en cada trámite, manejo de
correspondencia externa e interna, lugar y tiempo e conservación de archivos, etc., es decir,
de todo el proceso documental.
3. PERSONAS
Es necesario que en el Comité de Archivo estén las personas que cuenten con el
conocimiento del proceso en el área donde se realice y se define la planeación, evaluación
y seguimiento al desarrollo de la gestión de la información archivística que se maneja en la
empresa, donde sus decisiones impactan en el desarrollo administrativo. Su participación
será de vital importancia ya que con el conocimiento de cada uno se puede lograr el
propósito esperado. Estas personas son: Vanessa Narváez Pérez – Secretaria General
Marlon Jadet Jiménez – Gestor Documental Juthleydys Torres Pérez – Jefe de la oficina
asesora jurídica María López Hernández – Jefe de Planeación y Diseño Estratégico Luis
Castro Martínez – Líder de la oficina de tecnologías de la información y la comunicación
Andrés Pérez Castro - El Coordinador del Área de Calidad David Gómez Muñoz – Asesor
de la oficina de control interno.
Durante la reunión podrán surgir las siguientes preguntas las cuales tendrán sus respectivas
respuestas por el personal capacitado en el área
○ 1. ¿Cómo se deben diligenciar los formatos? El Gestor Documental es la
persona capacitada para resolver esta pregunta.
○ 2. Que se debe hacer con los documentos o materiales documentales que
han estado expuestos a superficies de fácil permanencia para el virus. Esta
pregunta la podrá responder la secretaria general o el gestor documental.
○ 3. Cuáles son los riesgos que conlleva no hacer un buen diligenciamiento
del FUID – Gestor Documental.
4. PROCESO:
El comité interno de archivo es responsable de liderar de controlar y de hacer seguimiento
especial, para la consolidación de las buenas prácticas en la ejecución eficiente de los
procesos en cuanto a la producción, administración y control documental y de los registros
de la entidad. El comité interno de archivo convocará a dicha instancia especial cuando lo
crea conveniente teniendo en cuenta la temática relacionada con el desarrollo de los
procesos, control y seguimiento.
1. La Secretaria General dará sus palabras de bienvenida y de agradecimiento a los
integrantes del comité por su compromiso y responsabilidad ante cada uno de los
encuentros y los aportes que cada uno le brinda a la entidad.
2. Se presentará la propuesta para la creación y actualización de 11 formatos de
control los cuales son necesarios e importantes en la entidad para llevar el control de
los documentos recibidos y producidos por la entidad.
3. Se llevará a cabo exposición de todas las medidas recomendadas para la
manipulación de los documentos en tiempos de covid con el fin de disminuir los
riesgos que implica no tener una adecuada manipulación de los mismos.
4. Se realizará indicación del proceso de organización y diligenciamiento del FUID
el cual es de vital importancia para futuras consultas para ello se entregó un
instructivo de para su correcto diligenciamiento.
¿Cuál será la agenda de la reunión?
1. Palabras de bienvenida y agradecimiento por asistencia por parte de la
secretaria general – Vanessa Pérez Narváez.
2. Propuesta de formato para el control de los documentos producidos y recibidos de la
empresa Ecopetrol.
3. Manipulación de los documentos en tiempos de covid dentro de las instalaciones de
Ecopetrol.
Proceso de organización y (FUID) Formato Único de Inventario Documental.
○ PROBLEMAS:
Esta reunión implica que algunos miembros quizá no estén de acuerdo con las pautas que
se vayan a tomar referente a sus dependencias, sin embargo se pueden enfrentar de la
mejor forma. El Gestor Documental será la persona encargada de solventar estos
problemas, dar una solución a cada punto que tenga algún miembro del comité. También
puede haber riesgos que no haya una buena asesoría por parte del Gestor Documental o
que las diferencias de opiniones en el comité, haga que haya un desequilibrio en la toma de
decisiones.
○ ¿Qué problemas o dificultades se podrían presentar durante la reunión que
entorpezca el logro del propósito?
Que algún miembro del comité no esté de acuerdo con las pautas y
recomendación que se vayan a tomar,
Que no se establezca unos lineamientos dados por el Gestor Documental y
para que todos los integrantes puedan aceptar.
Que las funciones de cada miembro no sean cumplidas por estos.
Que tanto el Gestor Documental como los integrantes, asistan a la reunión
sin aportar nada, sin compartir información importante que sirva para mejorar
los procesos que tengan que ver con la documentación en la entidad.
Tener una buena comunicación entre todos los miembros del comité interno
de archivo para que haya más posibilidades de mejorar en cada punto.
Que se sigan los mismos lineamientos y se pueda seguir trabajando sin
hacer modificaciones aun así ya se haya pactado una nueva forma de trabajo
en cada uno de los procesos referentes a la documentación.
Prevenir a cada integrante del comité, que su participación es muy
importante para la empresa y para la gestión de la documentación, ya que
cada dependencia cumple una función respecto a la documentación que se
ha producido y se está produciendo constante, y por eso es importante
aportar buenas ideas y realizar buenos procesos durante la gestión.
Es muy importante que tanto la persona que lidera como los que asisten al
comité, no asistan sólo para escuchar, sino para aportar ideas, aclarar puntos
en específico que sean necesarios, despejar las dudas que se tengan sobre
como controlar los documentos desde que se producen hasta su disposición
final. Referente al Gestor Documental, esta persona es la que tiene que estar
más preparada, ya que como asesor debe mostrar los factores reales de
cómo está la documentación y que se espera de este comité para la mejora
de una buena gestión documental en la empresa, por eso es importante
prepararse muy bien antes de la reunión con todos los integrantes.
5. PREPARACIÓN:
El Gerente General será la persona que en base a su experiencia, dará la
mejor opción después de escuchar al Gestor Documental y todo su aporte de
los integrantes, este tomará la mejor decisión para su equipo y que estas
decisiones tengan un impacto en la Gestión Documental.
Gestor Documental debe preparar toda la información pertenecientes a la
Gestión Documental, como TRD, TVD, FLUID, ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERENCIAS, ETC.
El Jefe de Jurídica debe estar preparado para construir acorde a las leyes,
las normas que avalan los buenos procesos y siempre y cuando se pueda
actuar en cualquier tema, asesorando de estas leyes para evitar problemas
legales.
Ingeniero de sistemas debe preparar como pueden funcionar los documentos
físicos a electrónicos para tener una mejor capacidad y prolongar la vida de
los documentos dentro de la entidad.
El Jefe de planeación debe actualizar los manuales de procesos y
procedimientos estos con el fin de actualizar ciertos instructivos como los
Formatos Únicos de Inventario Documental entre otros.
Es primordial que antes de asistir a la reunión del comité de archivo, vayan
preparados con toda la información posible acorde a sus funciones dentro del
comité, esto con el fin que cada punto referente a un tema en específico,
pueda servir como pieza clave para solventar lo llevado al comité, finalmente
estos aportes y evidencias entregadas en el comité, tengan un resultado
positivo y que puedan salir todos beneficiados al llevar información
importante que sirva de ayuda para los diferentes procesos.
6. PREOCUPACIONES PRÁCTICAS:
El comité de archivo de la Empresa Ecopetrol se reunirá ordinariamente el primer
viernes de cada mes y extraordinariamente cuando se presenten circunstancias que
ameriten su convocatoria que se llevará a cabo en las instalaciones de la empresa
Ecopetrol.
Para la reunión se necesita llevar material de apoyo para las exposiciones de
cada uno de los temas a tratar, ya sea gráficos, diapositivas etc.
Formatos de control de unidades de correspondencia
Formato de (FUID) Formato Único de Inventario Documental
Video beam para proyectar los temas de exposición
○ El Gestor Documental es el principal en llevar elementos para su
presentación que sean visuales y fáciles de entender teniendo en cuenta que
tiene que manejar un vocabulario al que los integrantes puedan saber a qué
se está refiriendo. También es necesario instructivos si va a tomar como
referencia, temas como instrumentos archivísticos.
○ Ingeniero de sistemas: prepara prueba piloto de cómo se vería un documento
electrónico y ver en persona que tal puede funcionar esta idea como
digitalización.
○ Abogado: preparar normas y leyes que puedan corroborar cuando se vaya a
realizar alguna modificación en algún instrumento, tener claro que no se
puede hacer algo sin que la ley o la norma lo diga.
○ El Jefe de planeación debe evaluar buenos planes acordé a las estrategias
para que se cumpla una buena gestión en los procesos.
○ El Jefe de Gestión de Calidad debe Establecer y mantener controles y
procedimientos de documentación. También monitorear el desempeño
mediante la recopilación de datos relevantes y la producción de informes
estadísticos.
