Planeación y Control de Presupuestos
SESIÓN 12
Sesión No. 12
Nombre: Integración del control de presupuestos. Parte III.
Objetivo de la sesión:
El alumno comprenderá la importancia de la evaluación del presupuesto con
respecto al logro de sus objetivos y el desarrolla del manual de control
presupuestal.
Contextualización
En la sesión anterior se vio el tema del control administrativo y las correcciones
operativas, así como las herramientas utilizadas por las empresas para la
prevención de desviaciones en los presupuestos. En esta sesión se abordará la
evaluación del presupuesto con respecto al logro de sus objetivos, así como la
importancia de utilizar un manual de control presupuestal.
El evaluar constantemente el presupuesto realizado ayuda a las empresas a
acercarse más al cumplimiento de los objetivos propuestos. Es por ello que
desarrollan un manual de control para definir como debe llevarse a cabo dicho
presupuesto sin salirse de las reglas y normas previstas, y no perder las líneas
de acción que se deben seguir para cumplir lo programado.
Al final de la sesión comprenderás porqué es importante la evaluación para el
logro de los objetivos propuestos, apoyándose en un manual que indica cómo se
deben realizar las actividades y podrás contestar la siguiente pregunta:
¿Por qué las empresas evalúan constantemente sus presupuestos y como
logran llevar a cabo dicho control?
Introducción al Tema
Las empresas trabajan en función de objetivos (resultados) claros y precisos, los
cuales son desarrollados para cumplir las metas a las que se desea llegar. Estos
objetivos son fundamentales para organizar las actividades a realizar en la
empresa, ayudan además a medir y evaluar los resultados que se obtienen.
El evaluar los presupuestos constantemente ayuda a acercarse y cumplir con
esos objetivos propuestos, es por eso que esta fase es importante para
identificar si se está trabajando correctamente o no. Como apoyo para el perfecto
funcionamiento y aplicación de los presupuestos se diseñan manuales de control
que ayudan a delimitar claramente las funciones a desarrollar y obtener
resultados que podrán utilizarse para diagnosticar y evaluar el funcionamiento del
presupuesto programado.
Explicación
4.5 Evaluación de presupuestos con respecto al logro de objetivos
Los objetivos que se proponen las empresas se definen normalmente con base a
necesidades que deben ser cumplidas en tiempos determinados. Para
comprobar que se está en lo correcto es necesario evaluar la ejecución de forma
constante de los presupuestos para retroalimentar y analizar todas aquellas
variaciones que se detecten mediante el control y poder determinar sus causas.
Según Muñiz (2009), esta fase se apoya en la ejecución presupuestaria para
verificar los resultados que se obtienen en cada periodo programado y busca
determinar el comportamiento de cada uno de los elementos del presupuesto que
puedan presentar algún tipo de desviación en la ejecución y aplicar medidas
oportunas de corrección.
Para tal efecto se lleva a cabo un análisis de medición de resultados tanto físicos
como financieros obtenidos, así como sus efectos y son presentados en
indicadores de medición en función de los objetivos propuestos.
Es importante recordar que cuando se desarrollan los presupuestos es
indispensable evaluarlos para tener un análisis de los resultados que arroja
nuestro pronóstico, se deben medir los impactos que genera y la trascendencia
que tendrá, para compararlo con los objetivos previstos por la empresa. En pocas
palabras es calificar en el corto plazo si el plan presupuestal fue el adecuado y
cubre el cumplimiento de los objetivos propuestos. En caso de existir errores o
identificar una planeación inadecuada al cumplimiento de los objetivos, se
pueden redefinir los lineamientos y acciones para amoldarlo a sus necesidades.
4.6 Manual de control presupuestal
Se puede considerar como la ruta o los pasos que se deben seguir para el
cumplimiento de las etapas de presupuestación. En este instructivo se presentan
operaciones, políticas, normas, tiempos, responsabilidades, personal involucrado,
etcétera, de forma escrita. La importancia de contar con un manual es para que
todos los involucrados en el proceso se enteren de los propósitos y resultados
que se deben obtener, así como también definir quienes son las autoridades
involucradas y sus funciones, delimitando de esta forma las responsabilidades de
quienes formulan y ejecutan los presupuestos. En general se busca una mayor
uniformidad en las funciones de cada quien y esto facilita la supervisión y control
de los presupuestos (Muñiz, 2009).
El contenido del manual debe contener detalladamente lo siguiente y se adecua
según las necesidades de cada empresa:
Propósitos.
Funcionamientos del sistema y responsables.
Periodos que abarca.
Organización para ser administrada.
Procedimientos específicos y generales.
Instructivos de manejo y control de informes.
Graficas de elaboración.
Obligaciones del grupo (directores, ejecutivos, etcétera).
Procedimientos para elaboración y revisión de estimados.
Obligaciones generales de cada participante.
Etcétera.
Es importante recordar que estos manuales deben de ser hechos de forma clara
y precisa para su correcta ejecución y manejo, para evitar en lo posible errores
en el proceso de ejecución de los presupuestos.
Conclusiones
El llevar una evaluación del presupuesto y la utilización de manuales, son
herramientas indispensables utilizadas por la empresa para lograr los objetivos
propuestos y detectar cualquier anomalía que afecte el cumplimiento de los
mismos para poder tomar decisiones para su corrección.
Para aprender más
Manual de control presupuestal
Universidad de los Andes (2008). Manual de normas, procesos y
procedimientos de la unidad de control presupuestario de la universidad
de los andes. Documento disponible en:
http://www2.ula.ve/dsiaportal/dmdocuments/MNPP-Dir-PROGRAM-
PTO%20UCP-MERIDA%2012-2007.pdf
Evaluación de presupuestos con respecto al logro de objetivos
url.edu.gt. (s/f). Integración del control presupuestal. Documento
disponible en:
http://biblio3.url.edu.gt/Libros/tec_pre/6.pdf
Bibliografía
Muñiz G. L. (2009). Control presupuestario: Planificación, elaboración y
seguimiento del presupuesto. Editorial PROFIT. España.
Cibergrafía
Universidad de los Andes (2008). Manual de normas, procesos y procedimientos
de la unidad de control presupuestario de la universidad de los andes.
Documento disponible en:
http://www2.ula.ve/dsiaportal/dmdocuments/MNPP-Dir-PROGRAM-
PTO%20UCP-MERIDA%2012-2007.pdf
url.edu.gt. (s/f). Integración del control presupuestal. Documento disponible en:
http://biblio3.url.edu.gt/Libros/tec_pre/6.pdf
