Microsoft Office Access 2007

Microsoft Office Access 2007 es una aplicación que

incorpora diversas herramientas útiles para el diseño y
creación de bases de datos.

Una base de datos es un conjunto de información relativa a

un mismo contexto, asunto o propósito determinado. Los
datos pueden ser añadidos, modificados y eliminados a
través de un sistema de gestión de bases de datos como
Access, que incluye para su elaboración componentes como
tablas, formularios, informes, macros y módulos.

Este tutorial de Access 2007 pretende familiarizar al

usuario con las bases de datos y su creación y
modificación.

1. Iniciación.

Al abrir la aplicación Access 2007, aparece una pantalla de

introducción como la de la imagen:

En el lateral izquierdo se muestran las categorías de las

plantillas:
En el centro de la pantalla se muestran las plantillas
accesibles conectando al servicio de Microsoft Office
Online a través de Internet. Las plantillas incluídas en el
producto se pueden ver pulsando en Plantillas locales:

Se puede crear una nueva base de datos a través del icono

Base de datos en blanco:
o también con la combinación de teclas Ctrl + u, o desde el
botón de Office situado en la parte superior izquierda de
la ventana, en la opción Nuevo. Al hacer esto, en la parte
derecha de la ventana aparece un cuadro en el que se debe
introducir el nombre de la nueva base de datos:

De este modo se abre una base de datos en blanco:

Es posible crear una base de datos desde las plantillas
prediseñadas que Access incluye en Plantillas locales:

En este caso se ha seleccionado la plantilla Alumnos y,

tras ser introducido un nombre, la base de datos se crea a
partir de esta plantilla:
El sistema suele informar de la posibilidad de que ficheros
de este tipo incluyan contenido maligno, y puede
deshabilitarlo. Esta medida de seguridad no es necesaria
para las bases de datos creadas por el propio usuario, así
que se pulsa en el botón Opciones del mensaje de seguridad

y se habilita el contenido para la base de datos:

En el caso de abrir un fichero de Access vacío, la ventana
del programa que se abre muestra el siguiente aspecto:

Al igual que las otras aplicaciones de Office 2007, las

herramientas y funciones se presentan en fichas con sus
correspondientes cuadros y botones.

En el lado izquierdo se dispone de un panel de exploración,

que muestra los objetos (tablas, formularios, informes,
consultas, macros...), y permite acceder a estos. También
se pueden crear grupos personalizados de objetos
pertenecientes a una base de datos. El panel de exploración
sustituye a la Ventana base de datos presente en anteriores
versiones de Access.

Las bases de datos sirven para recopilar y gestionar la

información relativa a un determinado tema o propósito, y
para administrar los datos Access emplea diversos objetos:

• Tablas. Los datos se organizan en registros y campos.

Para añadir una tabla, se accede a la ficha Crear,
donde se encuentra el cuadro Tablas.
• Consultas. Se emplean para la búsqueda de datos en las
tablas. Se accede al asistente para consultas a través
de la ficha Crear, en el cuadro Otros.

• Formularios. Estos objetos simplifican acciones como

la introducción, actualización o visualización de los
datos de las tablas. Se accede a ellos desde la ficha
Crear, en el cuadro Formularios.
• Informes. Permiten visualizar de forma rápida y
sencilla información sobre los datos con la
posibilidad de imprimir el resultado. Mediante un
informe es posible también realizar cálculos de
totales o subtotales. Para obtener un informe
automáticamente, hay que seleccionar la opción
Informe, ubicada en el cuadro Informes, en la ficha
Crear. Access ofrece también un Asistente para
informes que, mediante una serie de preguntas genera
un informe tomando como base las respuestas
proporcionadas por el usuario.
 • Macros. Una macro permite automatizar acciones que se
suelen realizar repetidas veces, para así mejorar la
funcionalidad del programa y simplificar tareas. Los
pasos a efectuar se reemplazan de este modo por una
combinación de claves o nombres.

• Módulos. Son objetos que realizan un almacenamiento

del código escrito en lenguaje de programación Visual
Basic. Para trabajar con módulos es preciso tener
conocimientos básicos de programación en ese lenguaje.

2. Tablas.

Access 2007 organiza la información de las bases de datos

en tablas. Una base de datos puede contener una sola tabla
o varias, dependiendo de las características. En las tablas
la información se distribuye de forma similar a una hoja de
Excel, con filas que contienen información llamadas
registros y columnas (denominadas campos), que son
utilizadas para introducir datos sobre el elemento
registrado en cada fila.

2.1. Crear una tabla desde la opción diseño.

Para crear una tabla con la posibilidad de configuración de

los campos hay que seleccionar la ficha Crear y pulsar el
botón Diseño de tabla, en el cuadro Tablas:
De este modo aparece en pantalla una ventana dividida en
dos secciones, la parte superior, con la tabla a configurar
y la parte inferior, con las propiedades de los campos.

La tabla presenta tres columnas para la introducción de

datos:

• Nombre del campo: en esta columna se introduce el

nombre que identifica los datos que contendrá la
tabla.
 • Tipo de datos: mediante un desplegable que incorpora
esta columna en su título se puede elegir la categoría
adecuada para el tipo de información que se vaya a
guardar.

• Descripción: en esta columna se puede añadir cualquier

comentario u observación que sirva de aclaración
respecto a los datos registrados. Es una opción que no
interviene en el contenido de la base de datos, su
función es informativa.

La ventana Propiedades del campo sirve para especificar

ciertos parámetros, como el tamaño del campo o
características de los valores, entre otros.

Según los datos intoducidos, los parámetros presentan

cambios. Por ejemplo, las propiedades de datos
representados en forma de texto no son iguales a las de los
datos numéricos.
2.2. Importar tablas desde Excel.

En el caso de que los datos que se vayan a introducir en

una base de datos figuren en una hoja de cálculo de Excel
previamente elaborado, se pueden incorporar a Access 2007
fácilmente.

Mediante la ficha Datos externos, seleccionando la opción

Excel en el cuadro Importar, se accede a una ventana de
importación para la obtención del archivo que se quiera
incluir:

Pulsando el botón Examinar se abre el explorador de Windows

para obtener el archivo desde su ubicación.
Al seleccionar el archivo que se pretenda importar, Access
abre una ventana denominada Asistente para importación de
hojas de cálculo, en la que muestra una previsualización
del contenido del archivo y las hojas que están incluídas
en el libro de Excel que forma ese archivo. Se selecciona
la hoja de cálculo que se quiera importar y se pulsa
Siguiente.

A continuación, el asistente requiere información referente

a la primera fila, preguntando si los datos que esta
incluye serán tomados como nombres para los campos. De ser
así y marcar esa opción, se muestra el contenido de la
primera fila como título o nombre de campo:
La siguiente opción permite especificar los campos que van
a ser importados. Al seleccionarlos, se pueden modificar
ciertos parámetros en el cuadro Opciones de campo:

A continuación el asistente solicitará al usuario que

defina un campo como clave principal para la identificación
única de cada registro de la tabla y acelerar el proceso de
acceso a los datos. Si se opta por dejar a Access definir
esta clave, aplicará un campo para ese fin:

Si al contrario se quiere definir un campo específico como

clave principal, se puede escoger desde la lista
desplegable que ofrece esta opción:
El último paso es añadir un nombre para la tabla.

Cuando la importación se ha realizado, aparece una ventana

informativa que permite guardar los pasos realizados en el
proceso para realizar las futuras importaciones con más
rapidez.
De este modo se incorpora la hoja de cálculo a Access
formando una tabla nueva:

3. Importación y exportación de información.

3.1. Importar información desde otra base de datos.

Para realizar esta acción se debe acceder a la ficha Datos

externos,
y ahí seleccionar el botón Más, dentro del cuadro Importar,

de esta forma se abre un menú desplegable, donde hay que

pulsar en la opción Archivo de dBASE:

A continuación se selecciona el tipo de archivo de base de

datos que se quiera importar, Access abrirá un asistente
para la obtención de datos externos, en el cual se
selecciona el archivo a importar.
3.2. Exportar información de una base de datos.

Mediante la exportación de bases de datos, Access permite

el traspaso de información a otras bases de datos o
aplicaciones.

Para realizar la exportación hay que ir a la ficha Datos

externos, y seleccionar una opción en el cuadro Exportar: