Definición de Proyecto.

Es la integración de una serie de

procedimientos y actividades haciendo uso de
una metodología definida que permita lograr
los objetivos y metas de la manera más
eficiente y efectiva.
Motivos de un Proyecto.
Dentro de los motivos que generan el inicio de
un proceso para el desarrollo de proyectos se
encuentran principalmente elementos y
factores que pueden ser externos e internos.
Algunos de estos factores son los que se
mencionan a continuación:
• Cambios Demográficos.- Se refiere a cambios en la distribución de grupos
humanos dentro de una entidad.

• Micro mercados.- Se refiere a la necesidad de atender a segmentos de

usuarios muy específicos y donde se requieren de productos y servicios
adecuados.

• Volatilidad Corporativa.- Es la necesidad de llegar a acuerdos, uniones,

alianzas o adquisiciones que modifican el estado de una empresa.

• Control de Costos.- Se refiere a la presión por contener y reducir gastos.

• Consumismo.- es la necesidad de reaccionar a la demanda y seleccionar a

sus consumidores.
• Crisis Educativas.- Es la necesidad de trabajar con empleados
quienes cuentan con un desintegrado sistema educacional.

• Ambientalismo.- Es la necesidad para reaccionar a los cambios del

medio, así como el crecimiento que este genera.

• Calidad.- Se refiere al mejoramiento del producto final y a la

gestión de calidad.

• Globalización.- Se refiere a la necesidad de tener mayor cobertura.

• Regularizaciones.- Se refiere a cambios dentro del ambiente

provocados por acciones gubernamentales. Por Ej. Las leyes y los
impuestos.
 Elementos para identificar posibles Proyectos

• Problemas con algún elemento actual.- Errores, ineficiencias, retardos, deseos de

algún incremento, reducción de gastos, etc.

• Deseos de explotar nuevas necesidades.- Nuevos mercados, nueva producción,

mas formas de obtener venta competitiva, uso de sistemas de información.

• Incremento de la competencia.- Nuevas características en los competidores,

mejorar un servicio o un producto.

• Hacer mas efectivo el uso de la información.- Nueva información, mejor

aprovechamiento, rapidez, mejores decisiones.

• Crecimiento organizacional.- Crecimiento en las empresas, mas necesidades.

• Cambios en el ambiente o en el mercado.- Clientes, proveedores, leyes y

regulaciones, clima.
MÉTODOS PARA ANALIZAR NECESIDADES.
• Análisis Creativo.
• Involucra la investigación de nuevas alternativas para solucionar
los problemas actuales. Se identifican métodos innovativos( nuevos
o anteriores ) para resolverlo.

• Análisis Crítico.
• Significa tener una actitud escéptica y dudosa, requiere
cuestionamientos para establecer cuando los elementos deben
significar mas eficiencia y efectividad. Se consideran 2 pasos :

• 1.- Ir mas allá de la automatización de sistemas.

• 2.- Cuestionar establecimientos y sumisiones.
 ETAPAS DEL DESARROLLO DE PROYECTOS.

• Detección de Necesidades.
Consiste en determinar que algún elemento ( procesos, equipos,
personas, etc. ) no cumplen ya con los objetivos o metas, o bien, se
requiere de uno no existente de acuerdo al nivel de importancia que
manifieste la necesidad.
• Definición del Problema.
Consiste en delimitar las fronteras y el alcance de las necesidades que se
desean atender y sobre la cuales existen posibilidades de definir un
proyecto.

• Definición de Factibilidad.
Consiste en definir el nivel de factibilidad ( posibilidades de éxito ) para
conseguir la solución de las necesidades. Se manejaran 4 niveles de
factibilidad que servirán para determinar si un proyecto puede ser exitoso
o no, estos niveles son:
 Operacional.
 Técnico.
 Económico.
 Calendarización.
• Planeación del Proyecto.
Consiste en explicar como será la delimitación del
problema, justificando el planteamiento de los
objetivos desarrollados inicialmente.
En esta etapa se definen los niveles o etapas del
desarrollo del proyecto, además de las técnicas y el
control que se llevará a cabo.

• Documentación.
Consiste en explicar como están compuestos los
manuales técnicos y de usuario del proyecto.
• Los 7 pasos que permitirán definir adecuadamente los alcances y fronteras de un
proyecto, en estos pasos se permite establecer una guía de operación en el
desarrollo del proyecto.

Los pasos son los siguientes:

1.- Determinar el alcance y los objetivos.

2.- Crear una visión.

3.- Adoptar una metodología en la planeación.

4.- Organizar y definir los recursos necesarios.

5.- Definir el equipo de trabajo.

6.- Preparar un plan de trabajo.

7.- Obtener o confirmar los requerimientos de acuerdo al plan desarrollado.

 El desarrollo de proyectos no solo implica la solución de problemas,
sino también consiste en definir la mejor solución posible.
Se considera importante la aplicación de la creatividad e innovación
en la solución de los problemas.

• Innovación
Es una herramienta que permite aprovechar los cambios como una
oportunidad para generar soluciones no existentes.
• Creatividad
Es el proceso de definir y elaborar aspectos nuevos tomando como
herramienta la innovación. Con la creatividad provocamos
elementos nuevos cuyas características no son conocidas.
Técnica de reto de ideas
Una técnica creada con la finalidad de ayudar a definir
alternativas de solución para algunos problemas.
Explorar el problema.
Situación, idea o concepto y analizar sus características.
• ¿Elaborar preguntas como:
• ¿Que objetivos cumple?
• ¿Que factores intervienen en su funcionamiento?
• ¿Como opera?
• ¿Es Útil?
• ¿Es Funcional?
• ¿Y Como debería de ser?
• Contestar las preguntas :
• ¿ Porque es así?
• ¿ Puede ser de otra manera?
• ¿ Que opciones se tienen para generar
una manera diferente de ver el asunto?
Sugerir alternativas de solución
• Técnicas de análisis de errores

Es otro tipo de procedimientos que ayudan a detectar deficiencias

en una idea, situación o concepto. La manera de utilizar esa técnica
es siguiendo los pasos que se mencionan a continuación:

• a) Definir el problema, idea, situación o concepto.

• b) Identificar posibles errores.

• c) Pensar la manera de corregirlos.

• d) Analizar las alternativas de corrección y sugerir las que sean

factibles.
• Estrategias para el desarrollo de Inventivas
El uso de una estrategia que nos permita obtener la mejor
solución posible implica aplicar conceptos novedosos y únicos
en la solución de nuestro problema.

La técnica mas utilizada dentro del desarrollo de proyectos es

la estrategia de inventiva.

Corresponde a seleccionar todas la ideas del proceso de

análisis, evaluarlos y seleccionar las mejores que cumplan con
el enfoque con el cual queremos solucionar el problema.
Definición del Problema
1.- Determinar metas y Objetivos.
ð Definir el alcance del problema.
ð Evaluar características favorables y desfavorables.
ð Entender las metas y objetivos de la empresa con
respecto a los requerimientos y expectativas de
crecimiento.
ð Lista y definición de los objetivos y metas que se
buscan.
ð Revisar posibles factores de éxito o fracaso.
ð Planear un calendario inicial.
Crear una Visión Inicial.
• Revisar, recopilar, leer todas las fuentes de información de
la empresa.

• Determinar la influencia de los objetivos.

• Visita a otras empresas.

• Formular una visión que muestre el objetivo (Datos /

Sistema), y el ambiente con las oportunidades y objetivos
previos.

• Hacer promesas razones para generar entusiasmo y

soporte.
Adoptar una Metodología.
 Formular y estar de acuerdo con los principios esenciales y
los requerimientos de una metodología.

 Evaluar los métodos de planeación actuales y los

estándares de la organización.

 Aprender y familiarizarse con los tipos de metodología.

 Seleccionar una metodología y tener referencias de ella.

 Implantar la metodología en el proyecto.

 Generar una tabla preliminar de contenido.

Disponer de los Recursos Suficientes.
ð Experiencia.

ð Material físico.

ð Material tangible (conocimientos, ideas, etc.).

ð Documentación (bibliografía, material disponible).

ð Recursos humanos.

ð Recursos financieros.
Crear un Equipo de Trabajo.
Es uno de los pasos mas importantes del proceso de
planeación. Debe existir acuerdo en la selección de las
herramientas y metodología para evitar ineficiencias que
impidan al equipo de trabajo progresar y concebir el
objetivo deseado.

Existen 4 puntos importantes:

1.- Debe de haber un líder.
2.- Los miembros del equipo deben de ser creíbles y
acreditados.
3.- Los miembros del equipo deben entender y estar de
acuerdo con las metas.
4.- Debe existir múltiple cooperación y compañerismo.
Preparar un Plan de Trabajo.
El plan de trabajo se refiere a la calendarización y planeación de todas la
actividades que deben de realizar los miembros del equipo para llevar a
cabo el proyecto.
Es importante que cada actividad sea referenciada para ser terminada en
el tiempo señalado.
Un buen plan de trabajo debe de ser realizado por el líder ( generalmente
) y analizado o completado por los miembros del equipo.

Un plan de trabajo generalmente contiene los siguientes aspectos:

• Introducción.
• Descripción de tareas.
• Duración esperada, esfuerzos estimados.
• Carta Gantt y resumen del calendario.
• Responsabilidades diarias / semanales.
• Status de proyectos.
Pasos a seguir:
1.- Tener completos los pasos iniciales.

2.- Considerar la subdivisión en subproyectos.

3.- Listar todas la fases y pasos de metodología con su asignación a los miembros del
equipo.

4.- Estimar duración de cada paso y determinar el inicio de cada actividad

considerando los recursos asignados.

5.- Establecer un control para el Status del proyecto.

6.- Construir situaciones de contingencia ( Que pasa si ).

7.- Estimar el impacto de costos y presupuestos.

8.- Distribuir el plan a cada miembro.

Obtener / Confirmar las Obligaciones o Responsabilidades
El proyecto diseñado es una idea tangible que resulta en un plan,
sin embargo, es necesario que las actividades que compongan a ese
plan tengan la aprobación de los niveles superiores.

Los objetivos que se buscan en esta etapa se mencionan a

continuación:
• Presentar el material desarrollado.
• Realizar juntas y presentaciones con los administradores.
• Presentar hoja de actividades que confirmen el entendimiento de
los objetivos y metas iniciales además del resultado final.
• Confirmación por escrito del inicio o continuidad de la empresa.
• Proporcionar un proyecto que fortalezca a la empresa.
Planeación y Control de Procesos

Implica que cada una de las tareas o actividades que componen un

proyecto deben estar muy bien definidas con el fin de identificar y
conocer todos los aspectos y elementos importantes, y a su vez
poder aplicar buenos métodos de control que permitan llevar a
cabo el proyecto de la mejor manera. Los pasos que contempla esta
etapa son:

• Desglosar actividades generales.

• Analizar y profundizar cada actividad en sub-actividades ( mas
importantes ).
• Conocer el detalle de cada sub-actividad.
• Aplicar elementos de control para cada actividad y sub-actividad.
• Identificar formas de evaluarlas.
• Consolidar y fortalecer cada actividad ( justificar ).
 Los documentos que componen una
adecuada documentación de un proyecto
deben ser los siguientes:
• Carpeta general o profesional.
• Carpeta gerencial o resumen ejecutivo.
• Carpeta técnica.
• Plan económico ( factibilidad ).
 Los aspectos principales que debe de contemplar la carpeta
profesional son:

• Definición del problema a resolver ( delimitar ).

• Definición clara de objetivo y metas.
• Áreas que involucra.
• Conocimiento de la organización.
• Planteamiento claro ( pasos ).
• Propuestas claras.
• Plan de trabajo.
• Recursos.
• Calendarización.
Carpeta Gerencial o Resumen Ejecutivo.

• Generalmente se utiliza un lenguaje claro sin tecnicismo, en términos ejecutivos.

Su extensión no debe ser mucha, y debe de recalcar los aspectos mas importantes
del proyecto.
• Generalmente debe contener elementos gráficos y resúmenes que ayuden a
identificar mas fácilmente las ideas propuestas.

Carpeta Técnica.

• Este documento contiene toda la información sobre los recursos utilizados por el
proyecto,.
• Llevan una descripción muy bien detallada sobre las características físicas y
técnicas de cada elemento. Por ejemplo: características de procesadores,
velocidad, dimensiones del equipo, garantías, soporte, proveedores y equipo
adicional.
Carpeta Económica.

Este documento contiene información relacionada con el

aspecto económico y de factibilidad del proyecto.

Su objetivo principal es describir todos aquellos costos

relacionados con el desarrollo e implantación del proyecto.

Ayuda a la empresa a establecer marcos de referencia y

evaluar mas fácilmente los alcances y disponibilidad para
llevar a cabo el proyecto.