SESIÓN NRO.
07: FORMATO CONDICIONAL
SESIÓN Nro. 07: FORMATO CONDICIONAL
OBJETIVOS:
• Aprender el formato condicional para mostrar datos que ayuden a una mejor interpretación de la
información.
I. DEFINICIÓN
En cualquier momento podemos aplicar manualmente un formato a cualquier grupo de celdas que cumplan
una serie de criterios, pero esta forma de actuar es costosa, repetitiva y poco productiva, sobre todo si los
valores cambian continuamente. Por estos motivos el formato condicional nos puede ayudar a aplicar estos
formatos automáticamente sin tener que preocuparnos del cambio de los contenidos de las celdas.
El formato condicional en Excel nos permite aplicar de manera selectiva un formato a las celdas de acuerdo
a su contenido. Este formato se aplicará de manera automática sobre la celda después de evaluar el
cumplimiento de la regla de formato condicional.
II. USO DEL FORMATO CONDICIONAL
Es muy común entre los usuarios de Excel querer cambiar la apariencia de una celda en base a su valor o al
resultado de otra fórmula. Sin embargo, no existe una función de Excel que nos permita cambiar el color de
fondo de una celda o el color de la fuente y por esa razón se creó el formato condicional en Excel que nos
permite evaluar el valor de una celda para decidir si se aplicará o no el formato definido.
Es así como el formato condicional nos sirve para detectar de una manera visual a aquellas celdas que
cumplen con una condición establecida. Cada vez que cambiemos el valor de una celda, Excel volverá a
hacer la evaluación de la regla para saber si debe seguir aplicando el formato.
III. REGLAS DE FORMATO CONDICIONAL
Podemos definir una regla de formato condicional como la condición que debe cumplirse para que Excel
aplique el formato a una celda, si la regla no se cumple entonces no se hará ningún cambio a la apariencia
de la celda. Una regla de formato condicional nos ayuda a especificar dos cosas:
• El criterio de decisión para saber si se debe aplicar el formato a una celda.
• El formato que se debe aplicar en caso de que se cumpla la regla.
Cada regla de formato condicional se puede aplicar a una sola celda o a un rango de celdas y una misma
celda puede tener varias reglas de formato condicional aplicadas sobre ella, pero será visible aquella regla
que tenga la mayor prioridad. Dicha prioridad se define dentro del Administrador de reglas de formato
condicionales.
1
SESIÓN NRO. 07: FORMATO CONDICIONAL
IV. FORMATO DE CELDAS
Al crear una regla de formato condicional podremos indicar el detalle del formato de la celda que será
aplicado cuando se cumpla la condición establecida. Para la mayoría de las reglas tendremos la posibilidad
de ingresar al cuadro de diálogo Formato de celdas para especificar todo el detalle del formato.
• Formato: En la sección Formato podemos establecer el formato para los números.
• Fuente: Nos permite elegir la fuente a utilizar, así como su tamaño y estilo.
• Borde: Podemos especificar el estilo y color de los bordes de la celda.
• Relleno: Elegimos el color de fondo de la celda o una trama.
Todas estas características integran el formato de la celda que será aplicado cuando se cumpla la regla de
formato condicional.
V. TIPOS DE FORMATOS
Podemos hacer varias clasificaciones de formatos condicionales en Excel:
SEGÚN REGLAS
• Reglas basadas en valores de celda. Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda (Mayor que,
Menor que, Igual a, Entre, etc.).
• Reglas basadas en fórmulas. Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque podemos aplicar un
formato especial utilizando una fórmula donde podremos aplicar una lógica más compleja. Por lo
mismo es un poco más complicado de aprender.
2
SESIÓN NRO. 07: FORMATO CONDICIONAL
SEGÚN COMO SE APLICAN LAS REGLAS
• Aplicables en función de criterios del usuario. Serían aquellos en los que nosotros decidimos las
condiciones que se tienen que cumplir para aplicar el formato: valores superiores, inferiores,
comprendidos entre, distintos a, basados en fórmulas, etc.
• Aplicables de forma automática. Serían aquellos en los que nosotros no establecemos la condición y
es Excel el que elige un criterio preestablecido: suelen ser por escalas de valores en función del
contenido de las celdas que tenemos seleccionadas.
SEGÚN FORMATOS
• Formatos de celda estándar. Son los típicos formatos de relleno, color de texto, fuente y bordes
combinándolos como mejor nos parezca para conseguir un efecto visual.
• Formatos gráficos. Son más vistosos que los anteriores y están formados por elementos gráficos
(direccionales, formas, indicadores y de valoración) y por rellenos degradados de colores. Estos
formatos los aplica Excel de forma automática según escalas de valores.
VI. APLICAR FORMATOS CONDICIONALES
Vamos a colocar algunos datos, que nos ayudarán a hacer algunos ejemplos. Supongamos que tenemos la
siguiente información.
Recurso 7.1
Queremos resaltar los valores que sean mayores a 60, para ello, seleccionamos la primera columna, vamos
a la pestaña Inicio y luego a la opción de Formato Condicional.
3
SESIÓN NRO. 07: FORMATO CONDICIONAL
De entre las opciones que tenemos elegimos la opción que dice Resaltar reglas de celdas / Es mayor que…
Excel me propone ya un formato, aunque podía cambiarlo, e incluso hacer un formato personalizado.
Cambiamos el valor inicial por 60 y a la derecha elegimos que formato vamos a aplicar.
Aceptamos y veremos que efectivamente se ha aplicado a la selección deseada.
Las celdas mayores a 69 han quedado resaltadas, pero esto es dinámico, si cambiamos algún valor un dato
mayor a 60 este también se resaltará. Lo mismo pasaría si cambiamos un valor por un dato menor a 60,
entonces este valor cambiará de resaltado a no resaltado.
4
SESIÓN NRO. 07: FORMATO CONDICIONAL
Vamos a hacer algo más, seleccionamos los valores de la columna 2.
Vamos a resaltar los tres valores mayores, nos vamos para esto a la pestaña Inicio / Formato Condicional /
Reglas superiores e inferiores / 10 superiores.
Para resaltar los 10 primeros, pero sólo queremos los 3 primeros, entonces cambiamos 10 por 3.
Lo resaltamos con otro formato y Aceptamos.
Si cambiamos los valores e ingresamos por ejemplo 100 tomará este último y volverá a seleccionar los 3
primeros de manera dinámica.
5
SESIÓN NRO. 07: FORMATO CONDICIONAL
Otro ejemplo que podemos hacer es resaltar los números más grandes, pero con una barra proporcional al
valor del número, y las barras más pequeñas serían para los números más pequeños. Esto lo podemos
conseguir con la opción de barra de datos.
Seleccionamos los datos de la columna 3. Luego de esto vamos a la pestaña Inicio / Formato condicional /
Barras de datos y elegimos la siguiente opción.
Si se dan cuenta el número 97 es el mayor y la barra también lo es, los números más pequeños quedan con
una barra más pequeña, de esta forma a simple vista puedo saber los valores mayores. Esto se usa mucho
para llamar la atención, para que las personas puedan ver rápidamente la información sin mayor análisis.
Ahora seleccionamos la información de la siguiente columna. En esta ocasión escogeremos escala de color.
6
SESIÓN NRO. 07: FORMATO CONDICIONAL
Lo que pasa es que aquellos números más grandes estarán de color Verde y los más pequeños irán
cambiando a rojo.
Seleccionamos los datos de la columna 5 y le aplicamos Barra de datos.
Ahora vamos a crea una variante para la barra de datos, Si nos fijamos las barras van de izquierda a derecha,
pero podemos hacer que se desplacen de derecha a izquierda, para ellos marcamos el rango que hemos
utilizado, nos vamos a Formato condicional y nos dirigimos a Administrar Reglas.
7
SESIÓN NRO. 07: FORMATO CONDICIONAL
Administrar reglas: Crea, edita, elimina y muestra las reglas de formato condicional del libro usando el
Administrador de reglas de formato condicional.
Ahora nos iremos a la opción que dice Editar regla…
Dentro de la ventana que nos aparece, iremos a dirección de la barra.
8
SESIÓN NRO. 07: FORMATO CONDICIONAL
Y entre sus opciones elegiremos “De derecha a izquierda”
Luego de esto aceptamos y Aplicamos.
Como vemos ahora las barras se ven de derecha a izquierda.
Seleccionamos los datos de la columna 6, luego a la pestaña Inicio / Barra de datos / Relleno sólido y
elegimos la Primera opción.
9
SESIÓN NRO. 07: FORMATO CONDICIONAL
Si nos fijamos en este ejemplo la barra sólida está sobrepasando el número, lo que vamos a cambiar es que
esta barra sólida no llegue a alcanzar el número y termine antes del mismo.
Ahora si observamos el número mayor es 82, por lo tanto, el ancho de la columna debería ser de 82,
entonces vamos a seleccionar los datos y luego a Formato condicional / Administrar reglas / Editar reglas.
Ahora en el apartado que dice Tipo elegiremos en ambas opciones “Número”
Y en valor ponemos 0 y 250, esto indica el tamaño mínimo y máximo de la barra.
10
SESIÓN NRO. 07: FORMATO CONDICIONAL
Aceptamos y aplicamos.
Ahora las barras sin más pequeñas, por lo tanto, puedo ver el número completo.
Antes de poder continuar, crearemos una columna 8 donde agregaremos algunos números que estén en la
columna 7, como el siguiente ejemplo:
Ahora queremos saber los números que se repiten en la columna 8 y que están en la columna 7, para esto
seleccionamos los datos de la columna 7.
Vamos a usar el concepto de la fórmula [Link]. Con los datos de la columna 7 seleccionados nos
dirigimos a Formato Condicional / Resaltar reglas de celdas / Más reglas.
11
SESIÓN NRO. 07: FORMATO CONDICIONAL
En la ventana que nos aparece elegimos “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar
formato”.
Ahora vamos a colocar una función de tal manera que, si esta se cumple, entonces va a resaltar las celdas
que cumplan en la columna 7.
Con esta fórmula, le estamos diciendo que en la columna H, busque el valor G2, si lo encuentra le cambia
el color, después vuelve a mirar en la columna H, busca si se repite el valor de G3, y así sucesivamente hasta
el final del rango.
Cuando ponemos G2, pero no hemos seleccionado el rango, la fórmula se copia hasta el final del rango,
ahora nos vamos al botón inferior que dice Formato y le agregamos los formatos deseados:
Ahora le damos en Aceptar.
12
SESIÓN NRO. 07: FORMATO CONDICIONAL
Si nos fijamos, los números que aparecen con el formato seleccionado, son todos aquellos que se repiten
en la columna H.
Otra opción que pasaría si quiero ver la cantidad de valores que se repiten es poner un semáforo, para esto
seleccionamos los datos de la columna 8.
Ahora nos vamos a Formato condicional / Conjunto de íconos y colocamos un semáforo.
Ya lo tenemos.
Los números más grandes son de color verde, los más pequeños rojos, y los que están al medio amarillo.
13
SESIÓN NRO. 07: FORMATO CONDICIONAL
Lo primero que haremos es copiar los datos de la columna 8 a una nueva columna.
Ahora le quitamos el formato condicional a la columna 8, para hacer esto seleccionamos los datos y luego
vamos a Formato condicional y le damos en Borrar reglas / Borrar regla de las celdas seleccionadas.
Ahora le aplicamos el semáforo a los valores de celdas que se han copiado.
14
SESIÓN NRO. 07: FORMATO CONDICIONAL
Seleccionamos los valores que acabamos de copiar y vamos a Administrar reglas y luego a Editar Regla.
Dentro de la ventana que aparece vamos a marcar la opción que dice “Mostrar ícono únicamente”.
Ahora le damos en Aceptar y aplicamos.
Ahora le quitamos las líneas de cuadrícula para que se vea mejor, para eso vamos a la pestaña Vista y luego
desmarcamos “Líneas de cuadrícula”.
15
SESIÓN NRO. 07: FORMATO CONDICIONAL
Y ya tenemos un resultado más llamativo.
16
SESIÓN NRO. 07: FORMATO CONDICIONAL
EJERCICIOS PROPUESTOS
EJERCICIO 01
En este ejercicio deberá de realizar lo siguiente:
• Marcar con relleno azul todos los de sexo MASCULINO y de rosado los de sexo
FEMENINO.
• Mostrar edades entre 12 y 19 años, emplear cualquier formato de su preferencia.
• SORTEO: Solo se irán de viaje los que vivan en CUSCO, resaltar en negrita.
• Resaltar las celdas que tengan los 2 bonos más altos y los 2 bonos más bajos, emplear Recurso 7.2
cualquier formato de su preferencia.
• Resaltar celdas de quienes se inscribieron en el mes de FEBRERO.
EJERCICIO 02
En este ejercicio deberá de realizar lo siguiente:
• Utilizar barra de datos para comparar el pronóstico de lluvias para el año 2022.
• Utilizar conjunto de iconos para comprar el pronóstico de accidentes para el año 2022.
17
SESIÓN NRO. 07: FORMATO CONDICIONAL
EJERCICIO 03
Para poder identificar fácilmente aquellas facturas que están próximas a vencer se han decidido implementar el
siguiente formato condicional:
• Las facturas que tengan 14 o menos días para su vencimiento serán marcadas en color amarillo.
• Las facturas que tengan menos de 7 días para su vencimiento serán marcadas en color rojo.
EJERCICIO 04
Utiliza el formato condicional para buscar dentro de una hoja de Excel y resaltar las celdas coincidentes.
18
