REQUISITOS Y FORMALIDADES
Como ya vimos, estas las encontramos en el artículo 29 del Código de Notariado. El artículo 1 del
mismo cuerpo legal estipula cuáles de las formalidades son esenciales y dan origen a demandar la
nulidad.
En los artículos 42 y 44 aparecen las formalidades especiales para testamentos y donaciones por causa
de muerte, estas son especiales a cumplirse además de las generales.
En los artículos 46, 47 y 48 del mismo código, encontramos los requisitos para las escrituras de sociedad; el
49 los requisitos para la escritura en que se constituye hipoteca de cédulas y el 50 para las escrituras en
donde se constituya prenda agraria, ganadera o industrial
FORMAS DE REPRODUCIR LA ESCRITURA MATRIZ
TESTIMONIOS, COPIAS O TRASLADOS
Son los diferentes nombres que recibe en la doctrina, la copia fiel de la escritura matriz que expide un
Notario. Autores como Salas, expresan la importancia de los testimonios que expiden los notarios y hace
la comparación con el sistema Sajón por los documentos únicos así: "En el sistema notarial anglosajón, el
notario entrega a las partes interesadas los originales del instrumento ante él otorgado. No es así en
el sistema latino, donde el notario conserva el original del instrumento y expide a los interesados
traslados del mismo que sirven para probar su contenido y para ejercitar los derechos adquiridos en el
acto o contrato o derivados del hecho que autentica.
Testimonio notarial es el traslado en que un escribano reproduce otro instrumento, asegurando bajo
su fe la existencia y tenor literal de él, aunque sin habilitarlo formalmente para que subrogue en todos
sus efectos al origina l.
Copia es: "La reproducción literal de un instrumento público protocolado, autorizado por Notario
competente con las formalidades de derecho.
Cabanellas, define al testimonio notarial así: "Instrumento legalizado en el cual un notario da fe, de que se
copia total o parcialmente un documento o se resume por la vía de relación
TESTIMONIO ESPECIAL
Es la copia fiel de la escritura matriz, acta de protocolización y razón de legalización, que expide el Notario
para el Archivo General de Protocolos, en el cual se cubre el impuesto del timbre notarial, conforme el
acto o contrato que contiene.
COPIA SIMPLE LEGALIZADA
Conocida también como copia legalizada, es la copia fiel de la escritura matriz, acta de protocolización y
razón de legalización, que expide el notario para cualquier interesado, sin cubrir más impuestos, que los
timbres fiscales de cincuenta centavos que adhiere, uno por cada hoja de papel empleado al expedirlo.
EXPEDICIÓN DEL TESTIMONIO
Está facultado para expedir el testimonio, el Notario que lo autorizó, y sólo en casos excepcionales, puede
autorizarlo otro; el código regula que los testimonios serán compulsados por el notario autorizante; por e l
funcionario que tenga el protocolo en su poder, si está legalmente autorizado para ejercer funciones
notariales, o por el cartulario expresamente encargado por el notario autorizante que esté temporalmente
impedido para hacerlo. (Arto. 67).
En que casos se entiende está facultado:
Cuando el protocolo le ha quedado en depósito a otro Notario, por estar el titular fuera del país por un tiempo
menor de un año. (Arto. 27 del Códiigo de Notariado).
En los casos que el Notario que autorizó la escritura tenga un impedimento de tipo material o fisico, como la
doctrina le denomina por ausencia del lugar (no necesariamente fuera del país), que se encuentre enfermo, o
la falta material de tiempo, etc., estos casos aunque en nuestra legislacion,no se encuentran regulados
expresamente, puedan darse en la práctica, por lo que es reco mendable, que la autorización conste por
escrito, y as( el otro Notario pueda actuar con toda confianza y expedir los testimonios que fueran necesarios.. En
este caso debe cumplirse con lo estipulado en el artículo 72, de indicar la circunstancia por la cual está expidiendo
el testimonio y tener a la vista la escri tura matriz.
OREDEN DE LOS TESTIMONIOS
El Código de Notariado, no regula un orden para testimonios, solo regula la expedición de los mismos, sin
embargo se utiliza la expresión PRIMER TESTIMONIO para el primero que se extiende, SEGUNDO TESTIMONIO,
para el segundo, etc. Aunque legalmente en la actualidad podemos expedirlos como TESTIMONIO, sin mencionar
un orden de expedición.
Usualmente se expide solo el primero, salvo que el interesado tenga interés en otro, o lo haya extraviado,
recurre al Notario para que se lo expida.
En el caso de los TESTIMONIOS ESPECIALES, éste solamente se entrega uno por cada escritura autorizada, al
Archivo General de Protocolos, para efectos de archivo, por seguridad jurídica y por si alguna vez fuere necesario
reponer originales.
FORMA DE EXTENDERLOS
Nuestra legislación regula que los testimonios podrán extenderse:
Mediante copias impresas en papel que podrán completarse con escritura a máquina o manuscrita;.
Por transcripción; y
Por medio de copias: fotocopias, fotostáticas o fotográficas de los instrumentos, casos en los cuales los
testimonios se completarán con una hoja de papel bond, en la que se asentará la razón final.
En la práctica se utilizan el sistema de transcripción en papel bond y el sistema de fotocopias.
El notario está obligado a expedir testimonio o copla simple legalizada a los otorgantes, sus herederos o
cesionarios, o a cualquier persona que lo solicite, salvo casos de excepción. (Arto. 73 del mismo código).
VALOR PROBATORIO
"Doctrinariamente se ha dicho refiriéndose al valor jurídico de las cop isa o testimonios, que es una
representación auténtica de la matriz y que por ello no necesitan ningún reconocimiento para que hagan fe.
Por su parte el autor Carlos Emérito González, afirma: "si la copia es un documento expedido por un
escribano público en ejercicio de sus funciones, debe tener el mismo valor y electo que la escritura matriz
TESTIMONIOS PARCIALES
Actualmente no se encuentra regulada la expedición de testimonios parciales, aunque algunos notarios
utilizan la hijuela, cuando autorizan particiones. En doctrina si se habla frecuentemente de testimonios o
copias parciales y totales.
La utilidad de un testimonio parcial, sería para los casos de escrituras muy extensas, utilizando el sistema de
transcripción, omitiendo en estos casos algunos datos que no afecten la esencia de la transcripción,
colocando en su lugar puntos suspensivos.
Desde luego esto es innecesario si se utiliza el sistema de fotocopias, en la que no requiere mayor
esfuerzo expedir un testimonio completo de una escritura por extensa que sea, o bien la utilización de un
procesador de textos de una computadora u ordenador personal.
ACTA DE PROTOCOLIZACION
Siempre hemos sabido, al menos en Guatemala, que las actas se redactan fuera del protocolo y las escrituras
en el protocolo. Ahora nos encontramos con un acta que se redacta dentro del protocolo: el acta de
protocolización
Esa es la diferencia entre un acta notarial y un acta de protocolización, que ésta última se redacta en el
protocolo y la otra no, por lo tanto no es acta notarial.
DEFINICIÓN
Son aquellas "en las que el Notario da fe de la entrega de un documento y de su incorporación al
protocolo".
"Las actas de protocolización, dice González Palomino, documentan una declaración del Notario respecto a
una actividad «activa» suya: el recibo del documento y una incorporación al protocolo"
Es la incorporación material y jurídica que hace un Notario en el protocolo a su cargo de un documento
público o privado, por mandato legal, a solicitud de parte interesada o por orden de un tribunal competente.
La incorporación es material, debido a que el documento pasa materialmente a formar parte en uno o
más folios del protocolo; y jurídica, debido a que esa incorporación se hace a través de la redacción de
un acta en el protocolo. Si únicamente se hiciera en forma material, habría una explicación del porqué se
interrumpió la numeración fiscal del papel sellado de protocolo y parecería o sería un atestado, que según la
ley guatemalteca, debe ir al final y no entre los instrumentos
PROTOCOLACIÓN Y PROTOCOLIZACIÓN
Ambos términos se utilizan como sinónimos, incluso por la ley guatemalteca.
El autor Argentino Neri, expresa con respecto dela palabra protocolización: "deriva del verbo protocolizar, y
éste a su vez, del sustantivo protocolo, y como vocablo según la acepción académica equivale a la acción y
efecto de protocolizar, lo cual significa, estrictamente, operar en el protocolo y para el protocolo. Empero, es
forzoso decirlo, "protocolización" es un signo gramatical cuya idea, al menos en el mundo del derecho notarial,
todavía no ha podido ser concretada debido a la dualidad de concepto que le viene siendo atribuida
DOCUMENTOS QUE PUEDEN PROTOCOLIZARSE
Según el articulo 63 del Código de Notariado: "Podrán protocolarse:
Los documentos o diligencias cuya protocolación esté ordenada por la ley o por tribunal competente.
Los documentos privados cuyas firmas hubieren sido previamente legalizadas.
Los documentos privados sin reconocimiento o legalización de firmas.
REQUISITOS
Al redactar el acta de protocolización en el papel de protocolo, es recomendable hacerlo en el folio
que precede a aquel en que va a quedar intercalado el documento. Los requisitos los señala el artículo
64 del Código de Notariado.
El número de orden del instrumento.
El lugar y la fecha.
Los nombres de los solicitantes, o transcripción en su caso, del mandato judicial.
Mención del documento o diligencia, indicando el número de hojas que
Contiene y el lugar que ocupa en el protocolo, según la foliación, y los números que correspondan a la
primera y última hojas.
s. La firma de los solicitantes, en su caso, y la del Notario. (Arto. 64 Código
de Notariado.
Recuérdese que cuando el mismo Notario es el otorgante, su firma debe ir precedida de las palabras POR MI Y
ANTE MI: y si firmare el o los solicitantes únicamente de las palabras ANTE MI:, según lo establece el artículo 29
del Código de Notariado.
CASO ESPECIAL
También está regulado en el artículo 65 del mismo código, que cuando en una escritura pública se
convenga la protocolización de documentos o diligencias relacionadas con ella, se protocolicen en una
cláusula de la escritura, la cual debe contener los requisitos mencionados en el artículo 64 del código, y
esta cláusula hará las veces de acta.
Esto es muy usual y de beneficio, en los casos de contratos en los cuales las partes desean que
algún documento sea parte del contrato , por ejemplo un plano, para ello se redacta una cláusula de
protocolización dentro de la escritura principal, aportando los datos sobre foliación y otros requisitos
legales y los incorpora. Algunos Notarios acostumbran a colocar el documento entre los atestados
diciendo que forma parte de la escritura, lo cual es antitécnico, si se desea que sea parte del contrato y de la
escritura, debe protocolizarse.
EFECTOS
Aquí es preciso deslindar que tipo de documento es el que se está protocolizando, ya que si se
trata de un acta notarial de matrimonio, autorizada por el mismo Notario, no dudaremos de su
contenido y sus efectos son plenos. Igualmente si estamos protocolizando un documento público
emanado de un tribunal.
Sin embargo, si se trata de un documento privado, con o sin firmas legalizadas, el único efecto
jurídico que produce es la fecha de cuando fue protocolizado, además de garantizar su perdurabilidad y
reproducción
Enrique Giménez-Arnau afirma que en el acta de protocolización no existe ratificación de un acto
previamente conferido en forma privada; por ello citando a Rafael Nuñez Lagos, explica que hay que
derivar una consecuencia primordial, reconocida por la jurisprudencia: "el documento privado
protocolizado continúa teniendo naturaleza de forma privada, de lo que resulta:
Que si la ley impone como forma de ser, el estar redactado en papel de protocolo el hecho de protocolizar un
documento privado, no le cambia su naturaleza.
Que si la forma pública se exige para valer, tal documento carece de la efectividad que aquélla
presupone.
Que, en todo caso, tampoco pueden reconocérsele aquellos efectos que el legislador, como medida
general atribuye al documento público. Así no tendrá efectos ejecutivos perse como a la escritura se
conceden, por
la tan repetida razón de que no adquiere ese carácter
