INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
29 de Diciembre
Fecha Informe: Fecha auditoria: 15 y 16 de Diciembre 2016 Auditoria: Interna
de 2016
Auditado CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR CHOCO
Auditores Leidy Lorena Cuesta
Auditor Asignado: LUZ DALYS PÉREZ
acompañantes Carlos Ramírez
Alcance: Procesos a auditar: Criterio
Aplica para todo el Revisión Técnico mecánica de emisiones Todos los documentos
sistema de gestión de contaminantes para vehículos livianos, correspondientes al sistema de
calidad bajo los pesados. (Públicos y particulares), Gestión de Calidad de CDA
requisitos de la norma motocicletas 2t y 4t y motocarros. CHOCO SAS: Procedimientos,
NTC ISO IEC Instructivos, Procedimientos y
17020:2012 y el CEA Manuales y del área operativa
4.1-01 versión 3.
Objetivo Efectuar la Auditoria Interna al Sistema de Gestión CDA CHOCÓ SAS. Determinar la
conformidad con los requisitos de la norma ISO-IEC 17020:2012 y CEA 4.1-01 Versión 3,
mediante la recolección de evidencia objetiva, identificando y registrando las instancias
que requieren mejoramiento o acciones correctivas y/o preventivas.
Observaciones Preliminares: Según el instructivo de Auditorías internas del CDA Chocó, las No
conformidades menores serán descritas y tratadas como oportunidades de mejora por tanto en los siguientes
hallazgos solo se relacionan los que generan una no conformidad.
HALLAZGOS/NO CONFORMIDADES
Nº Proceso Núm. ISO DESCRIPCIÓN BREVE
El OEC no asegura documentar adecuadamente las
Hecho:
actividades para las cuales es competente.
En el manual de calidad MQ-01 versión 6 de 2012-11-28,
en su numeral 5.1.3, solo describe lo siguiente:
inspección y/o revisión técnico mecánica y análisis de
gases para vehículos (servicio particular y público),
livianos (Diesel y Gasolina), motocicletas y motocarros.
Por lo tanto no especifica con suficiente claridad los
REQUISITOS siguientes elementos: los reglamentos y normas
1 ADMINISTRATIVOS 5.1.3 Evidencia:
aplicables, las categorías o sub categorías del servicio,
clase del CDA; A, B, C o D (de conformidad con la
clasificación establecida en la Resolución No. 3768 del
2013), el número de líneas instaladas y tipo de líneas, la
capacidad instalada de revisión y la capacidad efectiva
de revisión por línea (numeral 5.1.3 del documento CEA
4.1-01 versión 03).
Criterio: NTC ISO 17020:2012 / CEA 4.1-01 Versión 3
2 Hecho: El OEC no asegura contar con un programa de
calibración adecuado.
6.2.6
En el instructivo de control metrológico de inspección IO-
INSTALACIONES IO-04 versión 4 de 2015-01-16, ni en ningún otro
Y EQUIPOS documento, el OEC ha establecido un programa
documentado de calibraciones y comprobaciones
(verificaciones intermedias), con base en criterios
Evidencia: técnicos que incluyan por lo menos: el análisis de los
resultados de los errores de las calibraciones y sus
incertidumbres asociadas, verificaciones previas, la
deriva del instrumento y las especificaciones de exactitud
entre otros. (Numeral 6.2.6 del documento CEA 4.1-01
versión 03).
Criterio: ISO IEC 17020_2012/CEA 4.1-01 Versión 3.
El OEC no asegura estimar el número de
comprobaciones (verificaciones intermedias) entre
Hecho:
calibraciones de acuerdo a un análisis metrológico
adecuado.
INSTALACIONE El OEC no tiene establecido estimar el número de
3 S Y EQUIPOS 6.2.9 comprobaciones (verificaciones intermedias) entre
calibraciones de acuerdo a un análisis metrológico, ni
Evidencia:
tampoco ha definido la naturaleza de los controles, la
frecuencia y los respectivos criterios de aceptación.
(numeral 6.2.9 del documento CEA 4.1-01 versión 03)
Criterio: ISO IEC 17020_2012 CEA 4.1-01 versión 3
El OEC no asegura tener y utilizar métodos de
Hecho: inspección adecuados y documentados para el
desarrollo total de sus actividades de inspección.
1. El Manual de operación equipos de línea de
inspección MO-01 versión 13 de 2015-10-30, no
establece instrucciones adecuadas para el desarrollo
Núm. 7.1.1 y de las actividades de inspección sensorial de
7.1.2 NTC vehículos livianos, pesados, motocicletas y
17020:2012
motocarros.
2. El OEC no ha establecido metodología alguna para
Num.4.1.3.1 la verificación de humo en la prueba de análisis de
0 NTC gases de vehículos livianos en condición de ralentí,
MÉTODOS Y
4983:2012 ni tampoco el control del tiempo mayor a 10 seg,
4 PROCEDIMIENTOS
Evidencia:
DE INSPECCIÓN necesarios para la determinación de rechazo tanto
en crucero como en ralentí (numeral 4.1.3.10 de la
norma NTC 4983:2012).
Núm. 9.9 3. El Manual de operación equipos de línea de
NTC inspección MO-01 versión 13 de 2015-10-30, no
5375:2012 establece instrucciones adecuadas para el desarrollo
de las actividades de medición de luces en vehículos,
que posean unidades independientes ni luces
simultáneas, para luces bajas y altas (numeral 6.4.2
de la norma NTC 5375:2012)
Criterio: ISO IEC 17020_2012 NTC 5375:2012 NTC 4983:2012
El OEC no realiza revisiones por la dirección de acuerdo
a la normatividad vigente
Hecho: El OEC cuenta con un procedimiento de revisión por la
dirección que no contempla todas las entradas definidas
en la normatividad vigente
REVISIÓN POR LA El OEC presento el procedimiento de revisión por la
5 DIRECCIÓN
8.5.2 dirección IG-04 V4 del 2013-05-21 y al verificar las
entradas definidas en este, no se tuvieron en cuenta los
Evidencia:
temas relacionados en el numeral 8.5.1 del documento
CEA-4.1-01 V3 de ONAC.
Criterio: ISO IEC 17020_2012
El OEC no garantiza de forma adecuada que capacidad
Hecho:
tiene para realizar sus actividades de inspección
ORGANIZACIÓN
6 5.2.2 No se evidenció informe y registros de medición de la
Y GESTIÓN Evidencia: capacidad efectiva, de acuerdo a lo establecido en el
CEA 4.1-01-Versión 3. Anexo A.
Criterio ISO IEC 17020_2012 CEA 4.1-01 Versión 3.
El OEC no dispone de un procedimiento documentado
Hecho:
para autorizar formalmente a sus inspectores.
En las hojas de vida de los inspectores aparece
6.1.5 y documento de autorización formal, sin embargo en este
7 PERSONAL no se evidencia la base sobre la cual se otorgó dicha
6.1.10 Evidencia:
autorización, y establece vencimiento con finalización del
contrato, lo cual no está alineado con lo establecido en el
Núm. 6.1.5 y 6.1.10 CEA 4.1-01 Versión 3.
Criterio: ISO IEC 17020_2012
VEHÍCULOS TESTIFICADOS: PLACAS: 993AAL, OMJ61, XNZ52C, UQU334, EKP272
OPORTUNIDADES DE MEJORA
# Descripción
1 Revisar las comprobaciones de restauración de la base de datos.
2 Fortalecer la competencia del Director Técnico en temas relacionados con metrología para facilitar
Vocabulario, la lectura de los certificados de calibración y la comprobación metrológica.
3 Fortalecer la matriz de riesgos de independencia, imparcialidad e integridad con respecto a la
cuantificación de los riesgos.
CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA
Al realizar esta auditoría interna al CDA Chocó, donde se revisaron los procesos de la Revisión
Técnico Mecánica de Emisiones Contaminantes para vehículos livianos, pesados. (Públicos y
particulares), motocicletas 2t y 4t y motocarros y todos los documentos correspondientes al
sistema de Gestión de Calidad de CDA CHOCO SAS puedo concluir que pese a que se
detectaron 10 hallazgos, 7 de ellos definidos como NC y 3 como Oportunidad de Mejora, se
percibe que el sistema de gestión de calidad en el CDA Chocó, es eficiente, adecuado y
conveniente y que requiere para su mejoramiento que se sigan optimizando los procesos, lo cual
permitirá lograr la satisfacción de nuestros clientes y el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Como fortalezas del sistema se encuentran las siguientes:
FORTALEZAS
# Descripción
Se observa gran atención a las mejoras y recomendaciones mencionadas en auditorias anteriores, tanto
1 externas como internas.
Alto compromiso de la gerencia por el permanente cumplimiento de las normatividad aplicable, esto ya que
2 el CDA está actualmente en proceso de implementación del decreto xxxxx.
La competencia y experticia demostrada por los inspectores en la realización de las actividades de
3 inspección de los vehículos.
4 El empoderamiento que se observa por parte de la gerencia del CDA, de todo lo relacionado con el
servicio, garantizan el cumplimiento de las políticas de imparcialidad, independencia y confidencialidad.
5 Excelentes instalaciones, que permiten brindar comodidad a los clientes para la espera de la prestación del
servicio, y entrega del resultado. Adicional, presentan espacios sanos para los funcionarios del CDA
6 La infraestructura tanto humana como técnica, adecuadamente ordenada, limpia, señalizada y en
condiciones de prestar el servicio digno para los solicitantes.
7 La responsabilidad demostrada por la gerencia del OEC, en no ahorrar esfuerzos en el cumplimiento de la
legislación y la reglamentación.
DECLARACIÓN SOBRE EL GRADO EN EL CUAL SE HAN CUMPLIDO LOS CRITERIOS DE
LA AUDITORÍA
La Auditoría se realizó en el tiempo establecido, dentro de los parámetros contemplados, hubo
compromiso por parte del personal auditado, Se revisó toda la documentación del sistema, y se
evidenció la capacidad del personal operativo y se desarrolló en su totalidad el plan elaborado.
Elaboró: _________________________ Revisó: ______________________________
Luz Dalys Pérez Torrente Rosa Elena Hernández
2. Diseñe el procedimiento mandatorio de auditoría interna de calidad, teniendo en cuenta que
este debe dar cumplimiento al siguiente requisito dispuesto en el numeral 9.2 Auditoría interna de
la Norma ISO 9001:2015.
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS
Código: PQ-03
1. OBJETIVOS
Establecer los lineamientos y procedimientos para realizar el proceso de selección, entrenamiento,
evaluación de auditores internos, planeación, preparación y ejecución de auditorías en la Empresa CDA
CHOCÓ S.A.S. y determinar la conformidad o no de los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad
con los requisitos especificados.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica al control de todo el Sistema de Gestión de CDA CHOCÓ S.A.S.
3. RESPONSABLE: Es responsable de la correcta aplicación de este documento el Coordinador de
calidad
RESPONSABILIDADES
Responsable de Proceso: Brindar las garantías suficientes para que se puedan desarrollar las auditorías
Internas.
Auditor Principal: Responsables de la ejecución y seguimiento a las auditorías Internas. Presentación de
la programación de la auditoria, presentación del Informe de auditorías, brindar soporte al Grupo y ejecutar
el desarrollo de las auditorías internas de calidad, siendo este el contacto con el coordinador de calidad o la
Gerencia. Puede ser empleado formado dentro de la empresa o subcontratado externamente.
Coordinador de Calidad: Programar las auditorías, revisar los informes y ser el canal de comunicación
con la Gerencia General al respecto de la Auditorías. Gestionar los recursos y actividades a que haya lugar
para el cierre de las No Conformidades encontradas.
5. DESARROLLO
Para los procesos de auditorías de calidad se tienen en cuenta las etapas de selección, entrenamiento,
evaluación, planeación, preparación y ejecución de auditorías, los cuales se describen a continuación:
5.1. SELECCIÓN DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD
La selección de auditores internos es realizada por la Gerencia. Para seleccionar Auditores Internos de
Calidad se debe tener en cuenta los siguientes parámetros:
Auditor (Seleccionado por la empresa)
Tener Formación Certificada en auditorias bajo la Norma ISO/IEC 17020:2012.
Presentar certificados de experiencia de al menos dos años en la implementación y auditoria de
ISO/IEC 17020:1998.
Haber realizado estudios profesionales completos o más.
La selección de los auditores internos debe quedar registrada en el formato FG-02 ACTA DE
REUNIONES.
A continuación se indican las responsabilidades del auditor
Cumplir los requisitos aplicables de la auditoría.
Comunicar y aclarar los requisitos de la auditoría.
Presentar el plan de la auditoria y llevar a cabo las responsabilidades asignadas en forma eficaz y
eficiente.
Documentar las observaciones.
Informar los resultados de la auditoría.
Verificar la eficacia de las acciones correctivas tomadas como resultado de la auditoría
Conservar y salvaguardar los documentos relativos a la auditoría.
- Presentar tales documentos cuando se requiera.
- Garantizar que tales documentos se conserven en forma confidencial.
- Tratar la información privilegiada con discreción.
- Actuar en forma ética en todo momento.
- Cooperar y apoyar al auditor líder cuando éste exista.
- Actuar en forma objetiva.
Importante: Las Auditorías internas serán subcontratadas hasta que el personal de la compañía que hace
parte del grupo auditor Interno reciba la formación suficiente para desarrollar la actividad.
5.2. PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS
La programación de las auditorías internas se realiza teniendo en cuenta las áreas críticas y de acuerdo a
los resultados obtenidos en auditorías anteriores y el análisis realizado mediante la aplicación del FG-08
DIAGNÓSTICO DE ESTADO DE ÁREAS PARA PROGRAMACIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS; debe
contemplar lo siguiente:
El Representante de la Gerencia conjuntamente con la Gerencia, determina los objetivos y el alcance
de la auditoría.
El Representante de la Gerencia conjuntamente con el coordinador de Calidad, realiza la identificación
de las áreas y del personal responsable o encargado de la actividad a auditar.
El Auditor Principal, si fuere el caso designa a los Auditores a ejecutar la auditoría independiente al área
donde se realice la misma, los cuales serán avalados por el representante de la Dirección.
Ninguno de los responsables de un área, debe participar como auditor interno en su área. Debe ser
personal independiente a la misma.
Se debe realizar mínimo anualmente una auditoría al ciclo total del Sistema de Gestión de
implementado en la Empresa.
La Gerencia, en los casos que aplique determinará que el servicio de auditorias se contrate con un ente
externo reconocido y competente para el desarrollo de la actividad.
Las auditorias y Revisiones por la Dirección se contemplan en el formato FQ-09 PROGRAMACIÓN DE
AUDITORÍAS. La frecuencia de las auditorías Internas lo establece la Gerencia de acuerdo con el FG-08
DIAGNÓSTICO DE ESTADO DE ÁREAS PARA PROGRAMACIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS y se
muestran en el mismo formato. La periodicidad se puede modificar de acuerdo al estado, al desarrollo y
funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, lo cual se verifica con el FG-08 DIAGNÓSTICO DE
ESTADO DE ÁREAS PARA PROGRAMACIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS.
El auditado y auditor deben enterarse de la auditoría en lo posible con una semana de anterioridad, a
través del FQ-16 PLAN DE AUDITORÍA INTERNA, donde se indica fecha, hora y alcance de la auditoría a
realizar.
5.3. AUDITORIAS EXTRAORDINARIAS POR CAMBIOS EN EL ALCANCE DEL SGC
En los Casos que el CDA, realice algún cambio en el Sistema de gestión de la Calidad, como puede ser
ampliación del alcance o cuando se identifique la necesidad mediante la aplicación del FG-08
DIAGNÓSTICO DE ESTADO DE ÁREAS PARA PROGRAMACIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS, se
debe hacer una Auditoría Interna Extraordinaria, donde se incluya la verificación del cumplimiento de los
requisitos de los procedimientos y actividades nuevas o críticas, sin ser necesario que se auditen toras las
áreas, sólo las áreas que lo requieran.
5.4. PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS
Esta actividad es desempeñada por el coordinador de calidad, soportado por el Auditor Principal. Y se
realiza de la siguiente forma:
Identificar los documentos de referencia para la realización de la auditoría como son el Manual de la
Calidad, procedimientos documentados, instructivos, caracterización de procesos, formatos, La Norma
NTC ISO IEC 17020:2012, etc.
Determinar la fecha, el lugar y la hora en la cual se va a realizar la auditoría, FQ-09 PROGRAMACIÓN
DE AUDITORÍAS.
Establecer las preguntas “guías” para presentar en la auditoría a través del Formato FQ-10 LISTA DE
VERIFICACIÒN DE AUDITORIA. Las auditorias deberán ser realizadas con listas de verificación
basadas en todas las normas aplicables al CDA (NTC 5385, NTC 5365, NTC 5375, NTC 4983, NTC
4231, Res 5111 de 2011), cuidando que se utilicen las versiones vigentes de las mismas para lo cual se
utiliza el formato FQ-14 LISTA DE VERIFICACION DE NORMAS.
5.5. EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS
Reunión de Apertura.
Actividad en la que se presentan los auditores internos. Se informa sobre el alcance de la auditoría y el
tiempo de duración de la misma. Se establece la programación de la reunión de cierre. Se establecen los
criterios de Clasificación de los hallazgos. Las actividades anteriores se registran en el Formato FQ-12
INFORME DE AUDITORIAS A LA GERENCIA.
Actividad en campo.
Aplicar las preguntas consignadas en el Formato FQ-10 LISTA DE VERIFICACIÒN DE AUDITORIA, las
cuales solo son realizadas por cada auditor como marco de referencia, y en ningún caso una camisa de
fuerza en la auditoría. Esto quiere decir, que se pueden hacer preguntas adicionales, con la condición de
dejar el registro respectivo. Buscar las evidencias de conformidad, a través de la recolección de registros,
la observación y las entrevistas. Todo hallazgo dentro de la auditoría debe ser comentado con el auditado
en el momento de evidenciarlo.
Clasificación de Hallazgos.
Diligenciar lo correspondiente al FQ-07 SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA, para
ser presentado ante el responsable de área. En caso de presentar dificultad la clasificación del Hallazgo, se
apoya en el Auditor Principal. Las observaciones encontradas durante la auditoría se deben registrar en el
mismo documento.
Reunión de Cierre.
El auditor presenta al responsable de área los resultados de la auditoría, recordando el alcance de la
misma. El responsable de Área procede a generar los compromisos respectivos (tiempo – acción) para
levantar las No Conformidades reportadas, diligenciando el formato FQ-07 SOLICITUD DE ACCION
CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA, y en los casos que sea necesario se anexa el Plan de Acción ampliado.
Como evidencia de esta reunión se diligencia el FQ-12 INFORME DE AUDITORIAS A LA GERENCIA.
Informe y seguimiento.
El auditor Interno es el responsable de entregar a la gerencia el FQ-12 INFORME DE AUDITORIAS A LA
GERENCIA, del cual se debe verificar:
En el alcance se incluyan todos los procesos auditados.
Se incluyan en el informe las descripciones de los aspectos positivos y los aspectos a mejorar.
Descripción clara de las No conformidades levantadas, las evidencias que soportan las no
conformidades y el requisito que se incumple.
Debe aclararse la norma o las normas bajo las cuales fue verificado el cumplimiento del Organismo.
Nombre del auditor o auditores que realizan la verificación.
Nombres de los registros revisados para evidenciar el cumplimiento, códigos, versiones y fechas de
aprobación, en los casos que aplique.
Copia o descripción adjunta de cada uno de los soportes o registros que evidencian conformidad o
no conformidad.
En todos los casos se debe verificar que el FQ-12 INFORME DE AUDITORIAS A LA GERENCIA,
cumpla con el presente procedimiento.
En lo posible, cada Auditor debe hacer seguimiento a las acciones correctivas en las fechas establecidas
de los hallazgos encontrados, consignando las conclusiones del ejercicio en el Formato FQ-07 SOLICITUD
DE ACCION CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA. Debe además asegurar que se tomen sin demora las
acciones que permitan eliminar las causas de las Observaciones y No Conformidades detectadas a lo largo
de la auditoría y los términos establecido en la reunión de cierre.
En el caso de no ser cumplidos los compromisos se genera una primera fecha de seguimiento que se
relaciona en el mismo formato, siendo la segunda fecha de seguimiento en lo posible la fecha de cierre de
las no conformidades que hayan aplicado. En caso de implicar alta incidencia en la calidad del producto,
proceso o del Sistema se informa a la Gerencia para que se establezcan las medidas que sean del caso.
El plazo para el cierre de las no conformidades es en lo posible de 30 días, y de acuerdo a la evolución en
cuanto a su seguimiento y cierre periódico, el Auditor Principal soportara al representante de la Gerencia,
quienes generan informes aproximadamente cada 15 días a la Gerencia, aplicando el formato FQ-07
SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA para su revisión y análisis.
5.6 CIERRE DE LA AUDITORIA
La auditoría interna de calidad se considera cerrada sólo cuando se han implementado las acciones
correctivas propuestas.
3. CONCLUSIONES DE APRENDIZAJE
1. Al mejorar la calidad, reduce los costos, mejora la productividad, reduce los precios, aumenta la
participación de mercado, asegura supervivencia de la empresa, provee nuevos puestos de trabajo,
aumenta la rentabilidad de la empresa.
2. Planear es establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los
requisitos del cliente y las políticas de la organización.
3. Al tener el personal capacitado y comprometido será más fácil asegurar la calidad en todos los
procesos para la satisfacción del cliente.
4.Es importante de tener un sistema de gestión de calidad bien controlado con sus procesos y la
documentación trazable ,actualizado y en la dinámica de la mejora continua.
5. La Auditoría Interna es la herramienta con la cual se mide el grado de compromiso de la empresa con su
SGC; permite a las organizaciones mejorar sus funciones en forma continua.
