La carta: contenido, estructura y diferenciación en la finalidad y usos

Una carta es un medio de comunicación escrita por un emisor (remitente) y enviado a un

receptor (destinatario). la comunicación escrita es un medio muy importante para hacerse
destacar en el mundo laboral, ya que es la forma de intercambiarnos información

ZONAS
Zona 1
Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en
caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT). Se recomienda usar las
siguientes medidas: 14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y
4 cm verticales desde el borde superior.
Zona 2
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax,
teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1,5 cm y 2 cm
desde el borde inferior de la hoja y centrado.
Zona 3
Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es complementaria
de la zona

MÁRGENES
Se recomiendan los siguientes márgenes.
 Superior entre 3 cm y 4 cm
 Inferior entre 2 cm y 3 cm
 Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
 Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
 Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los
márgenes laterales sean simétricos a 3 cm.

ESTILOS
 ESTILO BLOQUE EXTREMO:
Todas las líneas parten del margen izquierdo.
 CARTA EN BLOQUE
Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo
del centro del escrito hacia el margen derecho.
 ESTILO EN SEMIBLOQUE
Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una
sangría de 5 espacios a 10 espacios.

FUENTE
Se recomienda que toda comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a la vista del
lector. La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su
lectura, impresión, digitalización y microfilmación.
Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 y 12, utilizados en los procesadores de
 texto. Se sugiere no utilizar negrilla.

CARTAS
La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados
mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Véase Acuerdo 060 del
AGN, de octubre de 2001.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo,
membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las
hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que sólo la primera hoja vaya con el
logo, membrete y pie de página, las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del AGN, de
octubre de 2001.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario,
para ello se recomienda tener en cuenta:
- tratar un solo tema por comunicación;
- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
- usar tratamiento respetuoso y cortés;
- redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o
plural;
- emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
- utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y
- distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

UTILIZACIÓN DE LA CARTA
De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos:
- informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes;
- regular o aclarar una situación;
- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
- dar respuesta a una comunicación recibida;
- reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;
- solicitar detalles sobre un asunto determinado;
- impugnar o corregir una situación;
- confirmar eventos ocurridos o pendientes;
- solicitar o remitir información, documentos u objetos;
- ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias;
- felicitar, invitar o convocar, y
- hacer llamados de atención, entre otros.

CLASES DE CARTAS U OFICIOS

Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se
destacan:
- organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización;
- oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado, y
- personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un
lenguaje informal.

PARTES DE LA CARTA
 Código
Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlinea libre
cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo
 Lugar de origen y fecha de elaboración
Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlineas libres del código y en forma completa en
orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto),
según el estilo.
 Destinatario
A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres
interlineas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias
líneas, de acuerdo con el tipo de documento Es importante que los datos del destinatario se
dirijan en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si no es posible obtener el
nombre, se envía a la dependencia u oficina responsable. Está conformado por los siguientes
componentes:
 Denominación o título Código académico
Se escribe en la primera interlinea libre.
 Nombre del destinarlo
Se ubica en la segunda interlinea libre.
 Cargo
Se ubica en la tercera interlinea libre. Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres
de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los
otros datos.
 Organización
Se escribe en la interlinea libre siguiente al cargo, con la denominación más amplia mente
conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. En caso de nombre completo, la escritura se
efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad
competente y respetando las denominaciones Ltda. S.A. y otras que pueda contener la razón
social. Las siglas y acrónimo se escriben en mayúscula sostenida, a menos que la organización lo
haya registrado de manera diferente.
 Dirección
De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, en este espacio
se escribe la dirección de nomenclatura el apartado, y fax o el correo electrónico. No se utilizan
abreviaturas. Para designar el número en la dirección se recomienda dejar tres espacios entre la
designación principal y la nomenclatura. Cuando la dirección contiene información
complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se
recomienda escribir la palabra completa.
 Nombre del lugar de origen
 Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el
departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la
misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los términos La ciudad
o Presente.
 País
Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlinea libre del
lugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlinea libre siguiente, dependiendo de la
extensión de los datos. Sólo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar
de origen como el nombre del país se escriben en mayúscula sostenida.
EJEMPLO
Señor
ANDRÉS URRESTA RÚA
Director Administrativo
La Nacional de Seguros
Casilla 1289
Quito, Ecuador

 Asunto
Se recomienda escribirlo de dos a tres interlineas libres de los datos del destinatario. Para efectos
de esta sección, se recomienda tener en cuenta los lineamientos del numeral.
 Saludo
Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlineas libres después del asunto.
 Texto
Comienza a una o dos interlineas libres del asunto o del saludo independiente, cuando lo hay. Se
escribe a interlineado sencillo; a una interlinea libre entre párrafos
 Despedida
Se escribe a una o dos interlineas libres del texto
 Remitente y firmas responsables
Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de
cuatro a cinco interlineas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en
la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. La firma debe ubicarse en la parte superior
del nombre del remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido.
 Líneas especiales
Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de los
datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.
El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque
correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una interlínea libre del anterior y también
alineado.
 Paginas subsiguientes
Se recomienda utilizar el encabezado como los que se presentan en el ejemplo.
1. De clic en la pestaña Insertar
2. De clic en la opción Número de página
3. En la ventana que se abre ubique el puntero en la opción Final de página
 4. De clic en la opción Número sin formato 2
El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el
documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior
izquierda, a cero o una interlínea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar
con el texto se dejan una o dos interlíneas libres.

TIPOS DE CARTAS:
1. Cartas de agradecimiento. Se trata de aquellos tipos de cartas en las que se expresa un
sentimiento de gratitud a causa de un favor realizado, o por una ayuda u hospitalidad, buen trato
etc.
2. Cartas de despido: Es siempre un mal trago despedir a una persona mirándole a la cara. Una
carta de despido hace la tarea más fácil
3. Cartas de solicitud. Cuando un cliente necesita conocer determinadas informaciones o datos
sobre productos, empleos, etc. Siempre debe destacar como objetivo principal la información
que se solicita.
4. Cartas de felicitación. Aptas para mejorar las relaciones sociales entre personas, y para quedar
bien con los clientes, directivos, etc.
5. Cartas de recomendación: Para apoyar la candidatura a un puesto de trabajo por parte de las
personas más cercanas, ya sean compañeros de trabajo o la persona contratante del anterior
empleo. Siempre son útiles porque expresan los detalles que el nuevo contratador no se atreve a
preguntar o necesita de semanas de experiencia para constatarlos.
6. Cartas de presentación. Al igual que la carta anterior, aquí las recomendaciones las damos
nosotros en referencia a nosotros mismos, se trata de vendernos y vendernos bien. Hoy en día
este tipo de cartas están perdiendo cada vez más valor, y en pocas ocasiones se solicitan.
7. Cartas de invitación. Dejando de lado el tedioso sistema de llamar por teléfono a una larga
lista de invitados, se usa de forma muy habitual la redacción de un modelo de carta adaptada a
un grupo de personas.