RECEPCIÓN, MANEJO, ALMACENAMIENTO
PRESERVACIÓN, EMBALAJE Y ENTREGA DE MATERIALES
PRO-CP-4 – Versión: 1 – Fecha: 23/11/2015
1. OBJETIVO
Describir los pasos para la recepción, el manejo, almacenamiento, preservación
embalaje y entrega de los productos o materiales, ya sean suministrados por los
clientes, por C.D.I. S.A. y/o por los Proveedores.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los proyectos a desarrollar dentro de los procesos
de control y ejecución de proyectos.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
N.A.
4. GESTIÓN DE SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE
Los factores de riesgo contemplados en el desarrollo de las actividades de este
procedimiento son: físico, mecánico, eléctrico, tránsito, fisicoquímico, biológico,
psicosocial.
Los aspectos ambientales contemplados en el desarrollo de las actividades de este
procedimiento son: generación de residuos sólidos, consumo de papel, ahorro de
recursos naturales, generación de residuos especiales y de posconsumo, consumo
de recursos no renovables, emisión de gases, consumo de combustible y lubricantes,
generación de residuos peligrosos (posconsumo).
La explicación detallada de los criterios de Seguridad, Salud y Ambiente mencionados
anteriormente, está contemplada en la Matriz de Peligros y Riesgos y Matriz de
Aspectos e Impactos Ambientales.
5. RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE FUNCIONES
Planifica y solicita la compra de los
materiales, equipos, herramientas y
Ingeniero Residente
servicios de acuerdo a la necesidad
del proyecto
Recibe e inspecciona materiales,
equipos y herramientas solicitados.
Almacenista
Almacenar y preservar el material.
Recibe facturas, remisiones y orden
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RESPONSABLE FUNCIONES
de compra del proveedor
Ingresa remisiones de material al
software
Elabora las órdenes de compra y se
asegura de que el proveedor envíe
Coordinador de Compras
los soportes correspondientes a cada
una.
6. DEFINICIONES
Colada: alfanuméricos asignado por el fabricante del material en el momento de su
elaboración metalúrgica que sirve para hacer la trazabilidad del producto final, esta
puede estar pintada (esténcil) o en bajo relieve.
Estampe: Alfanuméricos asignados por el fabricante del material en el momento de
su elaboración metalúrgica que sirve para hacer la trazabilidad del producto final, esta
aparece en bajo relieve.
RFSF: Cara resaltada acabado fino.
TAG: Descripción de las características del elemento en consideración.
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
7.1 Recepción de materiales e inspección y recibo de materiales
El almacenista es responsable de recibir el material enviado por Compras y/o por el
proveedor y verificar que estos cumplan con los requisitos de la ingeniería y las
especificaciones aplicables, así se debe registrar en el registro “Inspección de Materiales”
Todo material que llegue debe venir acompañado de:
Orden de compra, Remisión y Factura
Los certificados de calidad de los materiales
Otros documentos que sean solicitados al proveedor.
La tubería, accesorios, tornillería, empaques, bridas, Tees, aceros estructurales, cemento,
pinturas, soldadura, materiales eléctricos, instrumentación, equipos y válvulas deben traer
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los certificados de calidad (MTR), y el almacenista debe informar al departamento de
compras cuando estos documentos no llegan con los materiales; es responsabilidad del
Analista de Compras el control de estos documentos.
Una vez llega el material se procede a inspeccionar visualmente cada pieza o
aleatoriamente dependiendo de la cantidad y/o empaque.
Además de la inspección visual para verificar el estado de las piezas, se deben revisar las
marcas así:
Cuando un material incumple con los requerimiento específicos y/o presenta defectos de
fabricación o daños físicos ocasionados durante el trasporte, se debe emitir una nota de
no conformidad cuyas copias serán entregadas al coordinador y/o analista de compras.
7.2 Almacenamiento Y Conservación
Este numeral indica las medidas que deben ser tomadas para un almacenamiento
apropiado de los materiales para su protección durante dicho proceso.
A continuación, se indican las principales pautas que deben seguirse para la aplicación de
este documento.
Las medidas de protección especificadas por el vendedor de los equipos deben
ser cuidadosamente seguidas.
Los periodos de almacenamiento esperados, son variables y dependen de las
condiciones locales y de los productos de protección disponible.
A continuación se establecen las medidas de almacenamiento de algunos materiales:
7.2.1 Materiales de tubería
Bridas
Las bridas deben ser almacenadas dentro del contenedor en estantes o sobre madera y
no directamente en el piso.
Accesorios
Los siguientes accesorios, deben ser almacenados dentro del contenedor en estantes o
sobre madera y no directamente sobre el piso:
Accesorios de aceros especialmente de cualquier diámetro.
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Accesorios de acero al carbono de diámetros hasta 8”
Accesorios ubicados en las áreas exteriores al contenedor
No deben almacenarse directamente sobre el piso sobre estibas o maderas.
Válvulas
Las válvulas hasta 3”, deben ser almacenadas dentro del contenedor sobre
madera y no sobre el piso.
Válvula almacenada en los patios exteriores del contenedor
No almacenar en contacto con el piso sino sobre madera.
Tuercas y Tornillos
Todas las tuercas y tornillos, deben ser almacenadas dentro del contenedor.
Empaquetaduras
La empaquetadura debe ser almacenada dentro de la bodega.
Los empaques planos deben ser colocados sobre superficies planas para evitar
deformaciones y deben ser protegidos contra el daño mecánico.
Tubería
Toda la tubería debe ser almacenada en las áreas exteriores del contenedor, en es
espacio delimitado y asignado para ello, se recomienda que de acuerdo a la tubería, se
almacene este sobre estibas o madera, Nunca debe ser almacenada en los techos de los
contenedores.
Accesorios
Dependiendo de las dimensiones externas y el diámetro, cuando sea posible, estos
materiales deben ser almacenados dentro del contenedor.
7.2.2 Válvulas, bombas y cajas de engranajes
Las medidas generales para conservar la maquinaria, son las siguientes:
Al momento de la llegada del equipo, todos los elementos de protección temporal
colocados previamente por el fabricante sobre las bridas y otros orificios que comuniquen
con el interior, deben ser cuidadosamente revisados.
Se debe verificar que el agua o algún material extraño no haya penetrado dentro del
equipo, si es necesario el interior de la máquina debe ser limpiado.
Todas las superficies externas que sean maquinadas y que por razones del
almacenamiento queden expuestas al ambiente externo, deben ser limpiadas con
solventes si es necesario cubiertas con productos protectores y que no queden en
contacto directo con el piso, preferiblemente sobre maderas o estibas.
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7.2.3 Unidades del paquete
Las unidades paquete deben ser conservadas en sus partes individuales en general debe
cuidarse el estado de conservación de la pintura de las unidades que llegaron ya
pintadas.
7.2.4 Material Eléctrico
Motores eléctricos
Estos deben ser almacenados, dentro del contenedor o bajo techo o protegerlos con
plásticos. Se debe revisar la protección anticorrosivo en sus extremos.
Paneles Eléctricos
Interruptores, centro de control de motores, paneles de control, etc.; deben ser
almacenados dentro del contenedor o directamente en la subestación eléctrica,
dependiendo del grado de protección.
Cables
Deben ser almacenados en las áreas exteriores del contenedor de forma que las dos
tapas queden en contacto con el piso y no en forma horizontal.
Baterías
Todas las baterías deben ser almacenadas dentro, en un sitio seco.
Aquellas que vienen secas y selladas, deben ser inspeccionadas a la llegada para
verificar el estado de los sellos.
Las baterías de ácido que llegaron llenas manejarse como se indica:
No almacenar directamente sobre el piso.
7.2.5 Instrumentos
Válvulas de seguridad y control
El equipo debe permanecer en su envoltura original, dentro del contenedor o bajo techo.
Equipos electrónicos (DCS, Microprocesadores, Computadores PLC. Etc.).
Para largos periodos de almacenamiento, el equipo debe permanecer en su envoltura
original, en particular los módulos electrónicos deben conservarse en sus bolsas
antiestáticas, bajo techo.
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Instrumentación electrónica (transmisores, controladores, etc.)
Almacenar dentro del contenedor en bolsas con un agente antihumectante.
Analizadores
El almacenista debe solicitar a compras las especificaciones de almacenamiento
sugeridas por el fabricante para este tipo de equipos. Se debe almacenar bajo techo.
7.2.6 Tableros de control
Almacenar dentro de la bodega hasta que esté listo el cuarto de control si tiene
instrumentación montada, deberá cubrirse con un plástico.
7.2.7 Instrumentos Varios
Almacenar dentro de la bodega en las cajas originales suministradas por el
fabricante, propiamente reempacados después de los chequeos de recepción.
Asegurarse que contengan suficiente agente antihumectante dentro de la caja.
En general, ningún elemento electrónico colocado en contenedores debe
almacenarse al rayo directo del sol.
7.2.8 Pinturas
Deben ser almacenadas bajo cubiertas y con buena ventilación. Donde no es posible
almacenar bajo cubiertas, de todas maneras deben ser colocados en áreas no expuestas
a la luz solar directa a ninguna hora del día.
Las instrucciones particulares enviadas por el fabricante con cada producto, deben ser
seguidas minuciosamente debido al hecho de tratarse de materiales altamente
inflamables o tóxicos, en la mayoría de los casos.
Particular atención debe darse al tiempo de vida generalmente indicada en la
documentación técnica suministrada, la manera de identificar los elementos que requieran
condiciones especiales de almacenamiento.
7.3 Entrega de Dotación
Como medida de alistamiento para la entrega de dotación por vencimiento, el almacenista
revisa previo al inicio del mes la cantidad de dotación a entregar, con el fin de asegurarse
de la disponibilidad de la dotación necesaria y en otros casos identificar oportunamente
necesidades de compra.
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Con el fin de atender oportunamente una necesidad de dotación se mantendrá un stock
mínimo de 200 unidades de jean y camisas, y 100 botas de seguridad, de acuerdo a la
política de stock de máximos y mínimos de inventario.
Como evidencia que la dotación es entregada completa el almacenista debe diligenciar en
el formato “Entrega de Dotación y Elementos de Protección Personal”, todos los campos
incluso el campo de jean/pantalones, y asegurarse que el colaborador firme el recibido.
Para la entrega del dinero correspondiente a los jean para damas, el almacenista una vez
recibe los registros de “Autorización de entrega de dotación”, identifica el número de
mujeres y notifica mediante correo electrónico a la Gerente Administrativa y recepcionista
quienes dispondrán del dinero y el recibo de caja para la entrega. La recepcionista debe
entregar al almacenista los recibos de cada colaborador, para que sea enviado junto con
la dotación al líder/supervisor HSE.
Para la firma de recibido de la dotación por parte de cada colaborador el líder/supervisor
HSE es el responsable de la recolección de las firmas y el envío de los registros, más
tardar el día siguiente (Recibo de caja y Entrega de Dotación y Elementos de Protección
Personal).
7.4 Retiros de productos o materiales de los almacenes
Este proceso de retiro de materiales se puede realizar de las siguientes formas:
Puede suceder que el cliente dentro de la obra cuente con bodega o almacén, por lo tanto
la Organización, retira los productos o materiales con remisiones o formatos del cliente.
Cuando C.D.I S.A., tiene a su disposición en el almacén todos los materiales o productos
suministrados por el cliente, los trabajadores retiran los materiales y el almacenista
registra en su inventario la cantidad y tipo de material entregado.
En la ejecución del procedimiento existirán casos de manipulación de carga pesada, para
lo cual se deberá realizar la actividad de izaje de cargas; se contemplan para ello una
serie de riesgos que son definidos y detallados en la Matriz de Peligros y Riesgos de CDI
S.A., para su respectivo control.
7.5 Devolución de los materiales sobrantes
Cuando se requiera hacer devolución de los productos o materiales sobrantes al cliente al
finalizar una obra, se le reintegran con actas de entrega, formatos del almacén o
documentos del cliente con sus respectivas firmas del caso.
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8. CONTROLES SGI
El presente procedimiento es controlado por el Coordinador de Compras, a través del
listado maestro de documentos generado desde la plataforma tecnológica de CDI S.A.
El control de cambios del documento se puede revisar en la plataforma KAWAK en la
opción revisión por documento.
9. REGISTROS
Inspección de material.
10. ANEXOS
N.A
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