Sesión 6
La valoración
documental
MAG. MBA RICARDO CRISTIAN IZQUIERDO VIVAS
Introducción
El incremento exponencial de las actividades
humanas, la proliferación de las organizaciones
públicas y privadas que producen información y
documentos de manera imparable, como
resultado de crecientes y más sofisticadas
atribuciones, impulsadas de forma determinante
por las tecnologías, han derivado en la
hiperinflación de información y documentos,
también conocida como sobrecarga de
información (information overload)…
Imposible de conservar en su totalidad.
(Cruz Mundet)
https://www.cristianmonroy.com/2018/03/la-infoxicacion-como-barrera-de-la-comunicacion.html
1 La infoxicación
afecta la actividad
archivística
tradicional, es
decir en soporte
papel.
Ahora bien, el meollo del asunto no es
que exista demasiada información, 2 Antes, nos
sino que una gran parte de esa enfrentábamos a la
información resulta irrelevante, está incertidumbre por
escaza información,
incompleta o presenta errores. hoy nos enfrentamos
a un exceso de
Incluso, disponer de demasiada información que nos
causa incertidumbre
información útil representa un
problema.
Clasificarla y filtrarla es lo que conlleva
realmente un arduo trabajo.
htpts://alacaja.com/content-curation-infoxicacion
Curación de
contenidos
Un término poco conocido, pero que
existe desde hace mucho tiempo.
La curación de contenido es el
proceso de buscar, organizar, filtrar
y agregar valor a la información para
posteriormente compartirlo con la
audiencia.
Esta es una herramienta esencial
para garantizar el éxito de cualquier
estrategia de marketing de
contenidos de tu marca.
Retomando el tema de nuestros
archivos…
A mediados de
los cincuenta, Valor primario
◦ El que tiene para la Administración de origen.
Schellenberg Valor secundario
estableció su ◦ El que posee para la investigación.
◦ Es d dos tipos:
teoría de los dos ◦ Testimonial: documentos con información sobre la historia, la
organización y las funciones de la administración de origen.
valores del
◦ Informativo: documentos importantes para la investigación en general.
documento:
Empecemos
hablando de los
principios que
rigen el expurgo…
1. Organicidad de los
documentos
Está indisolublemente unido a los conceptos
de ciclo de vida del documento y de fases del
archivo.
El ciclo de vida del documento, como
sabemos, abarca desde su creación en el
curso de una tramitación administrativa, hasta
el momento en el que se decide su
eliminación o conservación definitiva.
2. Proceso anticipado
Es un proceso reactivo porque trata de reaccionar
ante una situación dada;
Sin embargo es un proceso que se debe afrontar
en el momento del diseño y de la puesta en
marcha del sistema.
Por ello, es preferible situarlo en el punto cero del
ciclo de vida de los documentos.
3. Inalienabilidad de los
documentos públicos
En cuanto integrantes del patrimonio de las naciones, está
sujeta a determinados requisitos legales orientados a
garantizar la conservación de los documentos constitutivos
del patrimonio histórico…
…y la inalienabilidad de los derechos colectivos e
individuales contenidos en ellos (recordemos la relación
jurídica de la legislación archivística).
Sin embargo, recordemos que no todo documentos público
tiene porqué engrosar el patrimonio si con le paso del tiempo
no ofrece un valor consistente
4. El documento no es un fin en sí mismo
Se crea con una finalidad primera de carácter
administrativo-legal al servicio de la gestión que,
pasado el tiempo, puede llegar a transmutarse en
utilidad histórico-cultural.
Todo documento, desde el punto de vista en que
ha perdido el primer valor y el segundo no es
consistente como para justificar los costes y
problemas que su conservación implicaría, es
considerado subproducto administrativo y, en
consecuencia, eliminado.
5. Conservar para informar
Dicha función no consiste en acumular todos los
productos administrativos de cualquier modo y en
cualquier condición, sino de modo y manera que los
documentos estén organizados y en servicio, sean
comunicables y ofrezcan interés.
3 Se puede afirmar
que la gestión
documental y
archivística son una
industria
6. La sustitución no es la solución
Sea cual sea la tecnología aplicada (analógica o
digital) los costes por minimizar el problema de
volumen no se justifican para conservar
documentos irrelevantes.
En definitiva se conserva para informar y en este
punto se trata de evaluar la cantidad y la calidad
informativa de los documentos, para decidir uno u
otro destino. 4. La digitalización de
por sí siempre es una
solución efectiva y
económica.
La
valoración
Es la fase del Debe hacerse sobre la base de un conocimiento profundo de
la organización, de lo que hace y cómo lo hace.
proceso de Consiste en el estudio de las series documentales una por
expurgo una:
• Su origen funcional
destinada a • La naturaleza de los actos que recogen
• La tipología documental
descubrir, a • El valor que han tenido o…
• …puedan conservar en adelante para la entidad que las ha creado…
apreciar, los • …el que pueda ofrecer para su propia historia…
• …para la investigación en general y para la difusión cultural…
valores • Es decir, su valor administrativo, legal e histórico
• De información y de investigación…
inherentes a los • Presente y futuro
documentos y En definitiva, se trata de apreciar el valor de los documentos
de cara a establecer los criterios que rijan su destino.
su gradación. 5 El expurgo y
la protección
de datos tiene
una relación
significativame
nte directa.
La determinación del
valor de los
documentos…
Es una operación de juicio y, por tanto, es
necesariamente más o menos subjetiva.
Pero esta subjetividad puede reducirse al
mínimo siempre que se definan los
objetivos y criterios de evaluación…
…es decir, si se establecen previamente
unos patrones o normas de valoración en
función de las cuales el evaluador formule
sus juicios.
Requisitos legales
1. Legislación general: por un lado la archivística.
2. Carácter patrimonial: que declara la naturaleza y composición del
patrimonio histórico de la nación y regula las obligaciones y su
protección.
3. Leyes sectoriales: de carácter transversal que Afectan a todas las
organizaciones en determinadas cuestiones (por ejemplo: la
normatividad contable).
4. Normatividad específica: que afecta a sectores de actividades
determinados y resulta muy precisa en cuanto a la valoración, plazos de
utilidad y conservación (por ejemplo, exámenes médicos ocupacionales).
5. Normatividad organizativa: la regulación de la propia organización.
Criterios
1. La jerarquía administrativa y
funcional: Gestión y dirección.
2. Los valores primarios:
administrativo, legal, fiscal,
científico y tecnológico.
3. Los valores secundarios:
testimoniales e informativos.
La selección
Es la tarea por la cual se determina el destino
de los documentos a partir de su valor, es
decir, los plazos de tiempo límites para su
conservación o destrucción y la modalidad
empleada para el efecto.
◦ Entre los documentos que van a ser conservados
indefinidamente y en su totalidad y…
◦ …los documentos desprovistos de interés y
destinados a la destrucción…
◦ …existe una amplia zona de conservación
parcial, es decir, a seleccionar.
La selección documental es un
proceso archivístico que
consiste en:
◦ Identificar
◦ Analizar y
◦ Evaluar
Todas las serie documentales de cada entidad
para determinar sus períodos de retención…
…sobre la base de los cuales se formulará el
Programa de Control de Documentos.
La selección se
produce en dos
etapas sucesivas…
1. En la primera, partiendo de los
valores identificados, se deciden
y establecen los plazos y
modalidades de selección para
cada serie documental.
2. En la segunda, se actúa
directamente sobre las series
aplicando el método de selección
apropiado a cada caso.
Existen documentos de valor
imperecedero que serán conservados
siempre.
Premisas para Hay documentos cuyo valor es
consistente, pero que caduca en
la selección: diferentes plazos de tiempo.
Existen series documentales que
conviene conservar en su totalidad,
pero, en otros casos, basta con guardar
fragmentos de testimonio.
Los métodos empelados para la retención de los documentos
Métodos de seleccionados varían en función de:
➢ la dimensión del sistema,
selección ➢ del fondo documental,
➢ la etapa del ciclo de vida en la que se realice
➢ Las características de cada serie documental
Selección pieza por pieza
• Realizado en la administración de origen, de acuerdo
a criterios establecidos, antes de remitir los
documentos al archivo.
• Denominado expurgo primario.
• Con el fin de eliminar borradores, duplicados, copias
de referencia u otrs innecesarios.
Selección cualitativa
• Intrínseca: basada en la determinación a priori.
• Por ejemplo: en la sección de personal, la serie
referida a personalidades, premios institucionales.
• Extrínseca: según sea el criterio elegido.
• Por ejemplo: nombre, la fecha o la localización
geográfica.
Selección por muestreo.
La eliminación
Es el procedimiento por el cual los documentos determinados son destruidos…
…y cuya responsabilidad puede estar en las unidades productoras, cuando se produzca en
el período de permanencia en ella….
O en la fase intermedias, es decir, el archivo central.
Como principio:
Hay que asegurar ciertos
niveles mínimos de eliminación
que impidan la reconstrucción
de los documentos…
…de acuerdo con su grado de
confidencialidad.
1. Desarrolle el control de sesión N° 6.
2. Desarrolle un cuadro sinóptico
conteniendo las principales directivas
o normas legales que rigen para la
organización documental en el Perú.
◦ Cruz, J. (2012). Archivística. Gestión de documentos y
administración de archivos. Madrid.
Bibliografía: ◦ Heredia, A. (1991). Archivística general. Teoría y práctica. Sevilla.
◦ Lodolini, E. (1993). Archivística. Principios y problemas. Madrid.
◦ Vera, M. (2016). Guía operativa del Sistema Nacional de Archivos.
Lima.
https://www.cristianmonroy.com/2018/03/la-infoxicacion-como-barrera-de-la-
Webgrafía:
comunicacion.html
htpts://alacaja.com/content-curation-infoxicacion
https://www.cristianmonroy.com/2018/03/la-infoxicacion-como-barrera-de-la-comunicacion.html
Gracias por su gentil atención
