El software para presupuestar
en el Siglo XXI
ING ELMER ROMAN DIAZ RUIZ
PRESUPUESTO CONTROL Y PROGRAMACION DE OBRA
Construplan
Desde 1988 CONSTRUPLAN es el software para
presupuestos de construcción más usado en
Colombia, no sólo por empresas constructoras de
todo tipo sino por entidades gubernamentales y
comerciales,
CONSTRUPLAN es el corazón del sistema de
software y las bases de datos CONSTRUDATA .
La pantalla principal
Creación de presupuestos y licitaciones.
Manipulación de precios. Asignación de AIU.
Manejo de Bases de Datos. Creación de insumos y
APU. Creación de clasificadores auxiliares.
Creación de Bases de Datos y de usuarios.
Reportes.
Base de Datos
Esta opción del menú se utiliza para:
Administrar la Base de Datos en sí
misma: crearla, copiarla, duplicarla, etc.
Crear las tablas auxiliares de
ordenamiento y clasificación, tales como
Capítulos, Proveedores, Grupos y otras
menores.
Crear los componentes principales de la
Base de Datos de costos de
construcción, o sea los Insumos y los
APU -Análisis de Precios Unitarios –.
Base de Datos Administración
Actividades administrativas: crear, abrir, cerrar,
borrar, duplicar, asignar título, copias de
seguridad.
Actividades de reparación: reparar y compactar.
Actividades de importación: importar Excel,
importar Camacol, importar tablas.
Base de Datos Tablas auxiliares
En las tablas de insumos se requiere información
para poderlos clasificar (Grupos), para saber
quién suministró su precio (Proveedores), en que
ciudad están y cómo se miden, y para ello el
usuario puede crear tablas adicionales con esos
datos.
Base de datos Capitulaciones
Una de las principales Tablas Auxiliares del programa es la
CAPITULACIÓN PRINCIPAL, un listado que describe
grandes segmentos de la obra (muros, estructuras,
instalación eléctrica, etc.) de los cuales dependerán todas
las actividades que posean un Análisis de Precios
Unitarios.
Además de la Capitulación Principal, el usuario puede
crear Capitulaciones Auxiliares para organizar su
presupuesto de una manera personalizada.
Componentes esenciales
de la Base de Datos
Insumos
Análisis
Insumos
Son insumos los elementos que se instalan en la obra o se
alquilan para ayudar en las operaciones de construcción.
En este ejemplo aparecen las pantallas individuales donde
se manejan insumos de tipo Material, Mano de Obra y
Transportes.
Insumos Especiales
Los insumos especiales se usan para agregar a
los APU un valor arbitrario calculado como un
porcentaje de todos o alguno de sus
componentes.
Los insumos especiales pueden crearse para
totalizar todos los insumos o solamente los de un
determinado tipo (materiales, mano de obra,
equipos, etc.)
Insumos Equipo
CONSTRUPLAN tiene una herramienta para
calcular los costos de capital del equipo pesado y
asignarle un valor de alquiler a cada hora de
trabajo.
La metodología se basa en las recomendaciones
de ACIC (hoy CCI) y se fundamenta en los valores
de compra, la vida útil y la depreciación en línea
recta
Insumos Manejo masivo
El usuario puede manejar masivamente los
insumos de su base de datos con el objeto
de Copiar, Duplicar, Borrar o Modificar
precios a un conjunto de insumos
caracterizado por su grupo, su proveedor o
su código.
En la misma forma puede cambiar un
insumo por otro en un conjunto de APU.
Análisis de precios unitarios
Para crear un APU se abre la pantalla
correspondiente y se digita su nombre, unidad de
medida y capítulo del cual depende. Luego se
oprime el botón Insertar Comp. y se abre la
segunda pantalla para buscar en ella los
componentes que se deseen (materiales, mano de
obra, equipos, otros APU o insumos especiales)
Análisis de precios unitarios
A un APU se le puede asociar un archivo con
especificaciones gráficas o de texto oprimiendo el
ícono en la parte inferior de la pantalla, o se
pueden digitar directamente en el campo
Especificación en la parte superior.
Análisis especiales
En CONSTRUPLAN se pueden crear Análisis
Especiales que no están compuestos por insumos
sino que se calculan en función de algún total del
presupuesto, creando para ello la fórmula de
cálculo correspondiente.
Manejo masivo de Análisis
El usuario puede manejar masivamente los
análisis de su base de datos con el objeto de
Copiar, Borrar o Localizar cualquiera de ellos, así
como también para Reemplazar un análisis por
otro o para asignar nuevas características a un
conjunto de análisis.
Creación y manejo de
presupuestos
Con capitulaciones
Con licitaciones
Modalidades de presupuestos
Una vez los Insumos y los APU de
la Base de Datos estén a
satisfacción del usuario, éste puede
crear presupuestos en varias
modalidades:
Importando cantidades de obra
desde Construcad
Digitando directamente las
cantidades en su propia
capitulación
Importando o digitando una
licitación organizada
aleatoriamente
Insertando Análisis Especiales en
su propia capitulación
Creando actividades todo costo,
sin APU.
Administrador de Obras
Las obras se crean con el ADMINISTRADOR DE
OBRAS, una herramienta múltiple que permite
archivar obras anteriores, activarlas, duplicarlas y
consolidar varias entre sí.
Crear una Obra
Desde el ADMINISTRADOR DE OBRAS se abre una
pantalla múltiple para identificar la obra, el
constructor, la ciudad, el área construida y la categoría
de planos para poder calcular honorarios.
En esta pantalla se determina también si la obra se
hará mediante capitulación o como una licitación y,
además, existe la posibilidad de manipular los precios
y de crear los porcentajes de Administración,
Imprevistos y Utilidad, como se verá más adelante
Obras por capitulación
Las cantidades de obra I
En las tres pestañas de esta pantalla
se capturan cantidades de obra
directamente en los Análisis
Unitarios, se insertan Análisis
Especiales y se crean Actividades
Todo Costo.
En la pestaña – VALORIZADOS-
aparecen todos los APU para que el
usuario digite al frente de los que
requiera las cantidades de obra.
Obras por capitulación
Las cantidades de obra II
En la pestaña ESPECIALES se escogen los
Análisis Especiales que requiera el
presupuesto, en tanto que en la pestaña
TODO COSTO se crean todas las actividades
que no tengan un APU en la base de datos.
Reporte de presupuesto
Desde la pantalla CANTIDADES se puede ordenar
en cualquier momento un reporte por pantalla para
ver cómo está evolucionando el presupuesto.
La organización y presentación corresponden
totalmente con las de la Base de Datos.
Obras por licitación
Cuando la organización del presupuesto deba ser diferente de la que tiene la
Base de Datos, al crear la obra se escoge la opción LICITACIÓN y se
introducen las cantidades de obra con la opción PRESUPUESTOS-GUIA DE
LICITACIONES.
En estos presupuestos el nombre y organización de los capítulos y las
actividades es determinado por el usuario, que además puede asociar
cualquiera de sus análisis unitarios con una descripción establecida por la
entidad licitadora.
Con esta opción es posible recibir una licitación como la que aparece abajo
a ala izquierda y calcularla con la base de datos que aparece a la derecha.
101 ACTIVIDADES INICIALES 1 PRELIMINARES
101.1 Oficina y almacén 1.1 Campamento de 36 m2
105.3 Cerramiento 1.2 Cerca en ladrillo
108.3 Servicio sanitario 1.3 Letrina
402 MUROS Y ACCESORIOS 2 MAMPOSTERIA
402.1 Muros de primer piso 2.1 Muros de 0.15 m en bloque No. 5
402.7 Muros de fachada 2.2 Fachadas ladrillo prensado 0.12
402.9 Dinteles 2.3 Dinteles en concreto 25x25
Obras por licitación
Guía de licitación
En esta columna se digita el nombre
de la actividad exigido por la licitación,
y en esta otra se asocia el APU con el
cual debe calcularse.
Ajustes a los presupuestos
Multiplicadores
En la pantalla DEFINICIONES –
MULTIPLICADORES es posible
modificar masivamente los precios de
los insumos pertenecientes a uno o
varios proveedores o grupos del
presupuesto.
Esta modificación es local y no afecta
la Base de Datos principal.
Ajustes a los presupuestos
A.I.U.
El usuario también puede asignar un
AIU simple al presupuesto (lo afecta
en todos sus capítulos) o múltiple, con
porcentajes diferenciales para cada
capítulo.
El AIU, además, puede aparecer al final
del presupuesto o dentro de cada
análisis.
Reportes de presupuestos
CONSTRUPLAN tiene una enorme variedad de reportes para darle al usuario
la mayor cantidad de elementos de análisis que le permitan tomar las
decisiones que sean del caso en lo que a fijación de costos se refiere.
Los reportes se producen a nivel de la Base de Datos o de los Presupuestos
de Obra, pueden exportarse a los formatos más populares de archivo y
pueden enviarse directamente desde el programa vía Correo Electrónico a
cualquier dirección.
El administrador de reportes
En la pantalla REPORTES existe una
variedad muy grande de posibilidades para
visualizar la información del presupuesto y
para formatearla bajo diferentes criterios
Presupuesto por Capítulos
Información resumida de tipo gerencial
Presupuesto general
Todos los valores unitarios se descomponen
en Materiales, Equipo, Mano de Obra,
Transporte y otros
Presupuesto detallado
Cada actividad incluye no sólo la cantidad y
el valor total sino un detalle de su APU.
Reporte de Compras
Todos los APU se descomponen y el
programa calcula la lista de compras y su
incidencia en el valor total del presupuesto
APU en formato Invías
El programa incluye los formatos exigidos
por las principales entidades licitadoras del
país.
Exportación de reportes
Todos los reportes pueden exportarse a los
formatos más populares (Excel, Word,
Acrobat, HTML, etc.) y enviarse directamente
por correo electrónico.
