Desarrollo de la auditoría
EVIDENCIA: AA3-EV2
TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA
Reunión de apertura: Memorando reunión de apertura auditoria
Empresa: CUÍDATE IPS
Nit: 920.070.527-2
Para: Jorge Mario Ríos Mejía
Teléfono: 3106446153
Cargo: Gerente de Zona Caribe – Oficina Santa Marta
Email: [Link].@[Link]
De: Jorge Mario Ríos Mejía
Fecha: 22 de Marzo de 2021
Objetivo: Establecer mediante la auditoria interna de la empresa el estado actual y la
eficacia del sistema de gestión de calidad en el proceso de “Administración De
Recursos Humanos”, y establecer las mejoras a las que haya lugar.
Alcance: Se revisarán si las actividades ejercidas en el proceso de “Administración De
Recursos Humanos” van acordes con la norma y los procedimientos actualmente
establecidos y documentados junto con los formatos empleados y políticas de la
compañía que apliquen.
Criterios de auditoria:
Sistema de Gestión de Calidad
Política de calidad
Norma ISO 9001 de 2008
Política anticorrupción de la empresa
Política de contratación de la empresa
Manual de calidad
Manual de procedimientos
Manual de funciones
Procedimientos de “Administración De Recursos Humanos”
Formatos e instructivos de Administración De Recursos Humanos
Desarrollo de la auditoría
Oficialización de la Auditoria:
Reunión de apertura:
Fecha: 20 de marzo de 2020
Hora: 8:15 a.m.
De manera muy respetuosa, nos dirigimos a usted como responsable del proceso de
Administración de Recursos Humanos a fin de informarle que de acuerdo con el
cronograma de auditorías establecido por el área de Control Interno y aprobado por la
Alta Gerencia de la empresa se debe llevar a cabo la auditoria a dicho proceso en el
siguiente mes a trascurrir, con el fin de verificar el objetivo planteado en el presente
memorando, las visitas serán ejecutadas por los miembros del área de Auditoria, así
mismo y por tal motivo requerimos de su disposición y de la de su equipo de trabajo en
cuanto a tiempo y solicitudes realizadas, por tal motivo es necesario que para la reunión
de apertura se cuente con la asistencia del personal a cargo.
En dicha reunión se presentará el plan de auditoria a ejecutar junto con la
documentación y visitas inicialmente requeridas; sin embargo, puede que según el
criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o se solicite información
adicional.
Es de señalar que la información de la Auditoria y sus resultados serán manejados bajo
los estándares de confidencialidad requeridos, por esto se requiere compromiso de
todos los funcionarios que intervienen en el proceso.
Para finalizar, le queremos recordar que la finalidad de la Auditoria no es otra diferente
a buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de la compañía de la cual
todos hacemos parte.
Cordialmente,
María José Popayán
Control Interno de la Compañía.
Desarrollo de la auditoría
Indicadores:
Indicador de rotación Personal
Indicadores de gestión
Procedimientos a auditar:
Contratación de funcionarios
Bienestar y salud ocupacional
Formación de personal
Liquidación y finalización de contratos
Afiliación de personal
Responsables de auditar:
Andrea Juliana Iriarte Rosa
Jesús Alberto Ortiz Ozuna
Wilmer Rafael Peralta Vega
N Nombres y Apellidos Car Ár Fir
o go ea ma
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Desarrollo de la auditoría
Asistencia:
Revisión documental durante la realización de la auditoria:
N Documento Revisado Observaciones del Documento
o.
1. Política de contratación Revisión de estándares ISO, Actualización y
posibles
oportunidades de mejora
2. Evaluación, Conocimientos, Políticas de Seguridad y Comprensión y conocimiento de la política de
Objetivos calidad y
objetivos
3. Procedimiento de contratación (evidencia: hojas de Revisión de las hojas de vida al azar y su debida
vida estandarización de calidad
de funcionarios)
4. Procedimiento de Bienestar y Salud Ocupacional Estandarización de los documentos y
(Evidencias: plan de bienestar, soportes de reuniones referenciados en los
brigadistas) procedimientos
5. Procedimiento formación del personal Estandarización de los documentos y
(evidencias: formato de asistencia de referenciados en los
capacitaciones, plan de procedimientos
formación)
6. Liquidación y finalización de contratos Revisión de formatos de retiro y hojas de vida al
azar y
su debida estandarización de calidad
7. Procedimiento de afiliación de personal (soportes: Revisión de planillas de afiliación de los últimos
afiliaciones y planillas de afiliación) tres
meses
Comunicación durante la auditoria: Es primordial la presencia del equipo auditor,
debe ser de manera amena, que no se vea como un ente que viene a juzgar, que se
venda la idea al proceso auditado que es un área que busca establecer mejoras y
optimizar el proceso a partir de los hallazgos evidenciados.
Recolección y verificación de información: Se debe establecer un formato a manera
de lista de verificación (check list) en el que se tengan en cuenta los puntos de la norma
a revisar (si aplica al proceso) en el que se define si se cumple a cabalidad y la
respectiva observación de lo evidenciado en la visita de auditoria.
Las técnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista una verificación
ocular, verbal, documentaría, física y escrita.
Desarrollo de la auditoría
Auditor(Es): Andrea Juliana Iriarte
Rosa
Fecha: 1 De Junio 2021 Jesús Alberto Ortiz
Ozuna Wilmer Rafael
Peralta Vega
Proceso Auditado: ADN. De Recursos Auditado(S): Antonio Carlos Santos Guzmán
Humanos
N Evidencias de Criterios de Hallazgos de la auditoria C NC NC
o. Auditoria Auditoria M m
1. Procedimiento Política de Se evidencia que la contratación de los
contratación Funcionarios se está realizando
De acorde. X
Contratación
2. Evaluación, Conocimientoy Se evidencia que un 58% de los
Conocimientos, Política comprensión de la funcionarios que interactúan en el
De Calidad Y Objetivos política y objetivos proceso no cuentan con el
de conocimiento requerido. X
calidad
3. Procedimiento De Bienestar Estandarización de Se evidencia la implementación de
Y Salud Ocupacional los documentosy formatos que no se encuentran
referenciados en estandarizados y adicional no son
los referenciados en el X
procedimientos Procesamiento matriz.
4. Procedimiento De Estandarización de El procedimiento se ejecuta de acuerdo
Formación Personal los documentos con lo impuesto y sus documentos se
referenciados en encuentran debidamente
los estandarizados. X
procedimientos
5. Liquidación Y Finalización Revisión de formatos Se evidencia que no existen formatos
De Contratos de retiro e hijas de ni entrevistas de retiro de funcionarios
vida al azar y su de acuerdo con lo establecido en el
debida procedimiento
estandarización de
X
calidad
6. Procesamiento De Revisión de planillas La afiliación de los funcionarios se
Desarrollo de la auditoría
Afiliación De Personal de afiliación de los hace a tiempo y en los términos
últimos requeridos.
X
tres meses
Generación de hallazgos de la auditoria:
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
Conclusiones de la Auditoria:
Se debe realizar constantemente los procesos auditados a fin de actualizarlos
cuando se requiera y en busca de moras y optimización del mismo.
Se requiere que el personal a cargo conozca y comprenda las políticas de
calidad y los objetivos.
Se requiere actualizar el proceso de bienestar y salud ocupacional de acuerdo a
la No Conformidad Mayor hallada.
Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la compañía,
los formatos e instructivos empleados en el procedimiento de bienestar y salud
ocupacional.
Se requiere que el personal que el personal conozca el procedimiento de
liquidación y finalización de contratos, así mismo que las actividades se ejecuten
de acuerdo con lo documentado.
Implementar las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar con el fin
de subsanar las No Conformidades resultadas de la auditoria.
Realización de la reunión de cierre: Memorando reunión de cierre auditoria
Empresa: CUÍDATE IPS
Nit: 920.070.527-2
Para: Jorge Mario Ríos Mejía
Teléfono: 3106446153
Cargo: Gerente de Zona Caribe – Oficina Santa Marta
Email: [Link].@[Link]
De: Jorge Mario Ríos Mejía
Fecha: 22 de Junio de 2021
Desarrollo de la auditoría
Objetivo: Se estableció mediante la auditoria interna de la empresa el estado
actual y la eficacia del sistema de gestión de calidad en el proceso de
“Administración De Recursos Humanos”, y las mejoras a las que haya lugar.
Alcance: Se revisaron las actividades ejercidas en el proceso de “Administración
De Recursos Humanos” para determinar si van acordes con la norma y los
procedimientos actualmente establecidos y documentados junto con los formatos
empleados y políticas de la compañía que apliquen.
APRENDIZAJE OBTENIDO:
Con esta activad, aprendí que, al ejecutar una auditoria interna, todo debe ir
debidamente diligenciado y apoyado en actas o memorandos donde consté las
actividades que se realizó, para posteriormente realiza run análisis del resultado
de la actividad (auditoria).
Me pareció que es un mucho más fácil que la actividad anterior, pues se basa en
una lista de chequeo que se realiza de acuerdo a la actividad laboral de cada
empresa y de revisar si cumple son esos requerimientos mínimos, de no ser así,
se hace la anotación y se refleja como una NO CONFORMIDAD y se empieza a
trabajar con un plan de mejora continua para resolver los inconvenientes que se
vengan presentando y ser más eficientes.
Jorge Mario Ríos Mejía
Aprendiz
