DOCUMENTOS

CONTABLES
FICHA: 2259666
IVAN SANTIAGO CASTRO MORA
JUAN ESTEBAN PIAMBA RAMIREZ
KAREN TATIANA MARTINEZ SOTO
DAVID SANTIAGO TRIANA
 INTRODUCCIÓN

En el contenido de esta capacitación, se tiene como propósito fundamental

mostrar y evidenciar los conocimientos adquiridos tales como; la apropiación
en la elaboración de los documentos contables los cuales son importantes
para el fortalecimiento de la entidad patrocinadora, de igual manera se dará
a conocer el concepto de cada documento.

Por lo tanto, se mostraran diferentes conceptos que hacen referencia a

contabilizar operaciones de acuerdo con las normas vigentes. Los cuales son
relacionado con los documentos contables estos son fundamentales para su
proceso de implementación en el puesto de trabajo, con el fin que sea
entendible el contenido de esta cartilla.
 OBJETIVO GENERAL

Implementar el conocimiento adquirido, mediante el método teórico

práctico, evidenciando el fortalecimiento frente a los temas relacionados
con la contabilidad en cuanto a los documentos contables.
 DOCUMENTOS CONTABLES

Los documentos contables son los archivos que sirven para registrar todas las actividades
comerciales a las que se dedica una empresa. Por ende, funcionan como prueba de todos los
movimientos financieros que tiene la organización durante un determinado lapso de tiempo. Estos
deben ser auditados por distintos organismos gubernamentales; como el DIAN que es la entidad
dedicada al control fiscal. Es por eso que el adecuado manejo de los archivos contables forma parte
de una gestión documental eficiente.
 DOCUMENTO EQUIVALENTE

Es aquel documento que da soporte y remplaza a la factura en

operaciones económicas por las personas que no están obligadas a
facturar.
 es el documento elaborado por quien no está obligado a expedir factura, o
que estándolo se le permite generar un documento equivalente en los casos
expresamente señalados por la ley.
 También se conoce como documento equivalente, al elaborado por el
contribuyente que adquiere productos o servicios a personas que no están
obligas a expedir factura.
 COMPROBANTE DE EGRESO
Los comprobantes de egreso son documentos que respaldan salidas de dinero
de tu empresa. Cada vez que registres un gasto asociado a categorías o
facturas de compra automáticamente quedará registrado un comprobante de
egreso para dicho pago y tiene una serie de requisitos.
 Logo o logotipo de la empresa.
 Razón Social de la empresa.
 NIT-RUT.
 Número consecutivo preimpreso.
 Fecha de elaboración.
 Nombre de la contraparte.
 Detalle de costo unitario y costo total.
 IVA.
 RECIBO DE CAJA

Los recibos de caja son los documentos que respaldan entradas de dinero
a tu empresa. Cada vez que registres un ingreso, ya sea como pago de
una factura de venta o por otros ingresos asociados a cuentas contables,
automáticamente quedará registrado un recibo de caja para dicho dinero
recibido.
se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago recibido.
 NOTA CREDITO COMERCIAL

Es un documento que se emite por modificaciones de las condiciones originales pactadas

en una venta anterior.
La nota de crédito permite a las empresas, de una manera sencilla, corregir errores en
sus facturas emitidas, otorgando un saldo a favor de sus clientes. Ese saldo podrá ser empleado en
el futuro para futuras compras, con lo que el vendedor se asegura esa entrada de dinero para la
empresa.
 Algunos de los ejemplos más usuales en los que se suele emplear la emisión de este documentos
son:
 Proporcionar algún descuento al cliente, el cual no se especificó en la primera factura.
 Corregir errores de la factura original, como por ejemplo diferencias en precios entre importe
cobrado y facturado.
 Devoluciones del cliente por mercancía dañada.
 Anulaciones o bonificaciones.
 NOTA DÉBITO COMERCIAL

El comerciante le notifica al cliente, haber cargado o debitado en su

cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma
indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la
factura, intereses por pago fuera de término, etc.
 NOTA DÉBITO BANCARIA

La nota del debito bancaria es la operación que el banco hace en la

cuenta del cliente esto es una disminución de su saldo, general es por
pago de cheque, comisiones, iva, impuestos al débito y el impuesto al
crédito, retenciones de ingresos brutos, pago de la tarjeta, débito por
transferencia bancaria.
 NOTA CREDITO BANCARIA

La nota crédito bancario (o boleta de depósito) es un documento que

extiende el banco como constancia de haber recibido una cantidad
determinada de valores en calidad de depósitos, para ser sumada a la
cuenta titular.
El procedimiento de la nota de crédito no implica únicamente su elaboración,
puesto que no es un movimiento unilateral de la empresa vendedora. Este
implica, además, la notificación al cliente de un crédito o deducción a su favor.
De manera que la nota de crédito, previa notificación al cliente, faculta a la
empresa para realizar una deducción al valor facturado o acordado.
 RECIBO DE CAJA MENOR

Es una cantidad pequeña de fondos en dinero en efectivo que se usa para

gastos en aquellas situaciones en los desembolsos por cheque son
inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en
efectivo.
Es un soporte que debe diligenciar el funcionario que solicita la compra o
servicio para justificar el gasto, con la firma del respectivo proveedor en caso
de que no expida factura.
 CONSIGNACIÓN

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus

clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el
banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina
registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
 CHEQUERA

Una chequera es un talonario que expide el banco al beneficiario de la

cuenta corriente. Los cheques poseen una numeración personalizada, la
cual permite identificar el número de cuenta en el que se debe cargar la
cantidad a pagar u el registro del número del cheque al que pertenece la
operación.
 TARJETA KARDEX

En las tarjetas kardex de inventario se ingresan datos generales sobre

dichos bienes con el objetivo de llevar el control de sus movimientos al
rastrear las entradas y salidas de estos artículos para, a su vez, elaborar
reportes.
es un registro estructurado de la existencia de mercancías en un almacén o
empresa. Este documento es de tipo administrativo y se crea a partir de la
evaluación del inventario registrando la cantidad de bienes, el valor de medida y
el precio por unidad, para posteriormente clasificar los productos de acuerdo con
las similitudes de sus propiedades.
 REEMBOLSO DE CAJA MENOR

El reembolso de caja menor es la acción que permite reponer

o reembolsar el dinero que se ha gastado del fondo de caja menor, para
que este vuelva a tener los fondos disponibles asignados por la
administración de la empresa.
Cada empresa define el procedimiento que se ha de seguir para solicitar el
reembolso y los formatos a utilizar, pero básicamente consiste en allegar una
relación de los pagos realizados con los fondos de la caja menor y los respectivos
soportes, en los que se incluye fecha, concepto, identificación del beneficiario
del pago, e incluso las cuentas utilizadas en la contabilización.
 FACTURA DE VENTA

Una factura de venta es un documento revelador, que hace constar la adquisición

y entrega de un bien o servicio, por medio del cual se específica la fecha de la
operación, el nombre de la partes de la operación de consumo, la descripción del
producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago,
además es un documento que respalda las actividades comerciales, puede
ser venta de productos o servicios y la expide un vendedor a su cliente.
 COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

El comprobante de contabilidad es un documento comercial. Las

empresas lo utilizan para registrar todas las transacciones que realizan y
respaldar estas en su libro de contabilidad. Dicho respaldo también
puede realizarse con soportes como recibos de caja y facturas.
Cuando usted presta un servicio y le pagan por él, la empresa que lo contrató
puede solicitarle documentos que sirvan para registrar y probar dicha
transacción. En el caso de las personas que no están obligadas a facturar, el
comprobante de contabilidad puede servir como documento equivalente.
GRACIAS POR SU
ATENCIÓN