Talle #3
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1) proceso
organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los
siguientes puntos:
a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la
asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a
auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de
apertura y cierre de la auditoría.
REUNION DE APERTURA
EMPRESA: EL EDEN S.A.S
Representante: FLORENTINO GANDARA CHAVEZ
Dirección: Manzana 18 Lote 18 Barrio República de Chile
Tel: (095) 55555-55
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxx@[Link]
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
Correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxx@[Link]
Memorando reunión de apertura
Para: “responsable de proceso” / Copia “Alta Gerencia”
De: “Responsable de Ejecutar la auditoria”
Fecha: “del memorando”
Objetivo: Verificar mediante auditoría interna de la compañía el estado actual y la eficacia del
Sistema de Gestión de Calidad en el proceso de “Gestión Humana y establecer las mejoras a las
que haya lugar en la empresa EL EDEN.
Alcance: Verificar si las actividades actuales en el proceso de “Gestión Humana” concuerdan con
las normas y los procedimientos establecidos junto con los formatos empleados y políticas de la
empresa mediante instructivos de acuerdo a la norma SGC
Criterios de Auditoria
•Sistema Gestión de Calidad (SGC) de Medical Research Council (MRC)
•Política de Cliente
•Manual de Procedimientos
•Norma ISO 9001:2015
•Política Anticorrupción de la empresa
•Política de contratación de la empresa
•Procedimiento “Gestión Humana”
•Manual de funciones
•Manual de procedimientos
Oficialización de la Auditoria
Reunión de Apertura:
1 de julio de 2020, Hora 8:00 am
Reunión de Cierre:
1 de agosto de 2020, Hora 3:30 pm
De manera respetuosa nos permitimos dirigirnos a usted responsable del proceso de “Gestión
Humana” con el fin de informarle que de acuerdo con el cronograma de auditoria establecida por
el Área de Control Interno y aprobado por la alta gerencia de la empresa, se debe llevar a cabo la
auditoria de su dependencia en el presente mes, con el fin de verificar los objetivos planteado
en el presente memorando, la visita será precedida por el área de Auditoria, se requiere de su
disposición y de su equipo de trabajo de acuerdo el tiempo y solicitudes realizadas, es necesario
que para le reunión de apertura cuente con su personal a cargo.
En la reunión se presentará el plan de auditoria a ejecutar junto con la
documentación y visita inicialmente requeridas; pueden seguir el criterio del equipo de trabajo
auditor, se puede solicitar información adicional.
Cordialmente,
Control Interno de la empresa
Indicadores
•Indicadores de Rotación Personal
•Indicadores de Gestión
Procedimiento a Auditar
•Contratación de funcionarios
•Bienestar y salud ocupacional
•Formación del personal
•Liquidación y finalización de costo
•Afiliación del personal
Responsable Área:
“Nombre de los funcionarios designados por el área de Control Interno para realizar la Auditoria”
ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Nombre Cargo Firma
FRANCISCO ESTEBA ROSALES Experto Técnico SGC
NUBIA ARANGO FLORES Ingeniero de Procesos
EDUARDO TORRES Ingeniero de Procesos
AUDITADOS
Coordinador de la entrega de materiales parala construcción
Nombre Cargo Firma
RAMON ELÍAS ESCALANTE SAMPER Coordinador de
proceso
ANDERSON BELLOS JULIO Receptores materiales
MOISÉS ABREUS CARDALES Entrega de materiales
PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR
FECHA: 1 DE JUNIO 2020
PROCESOS Y/O ACTIVIDAD AUDITOR CARGO
HORA
Reunión de apertura Francisco Rosales Representant 7:45 a. m.
e Experto
técnico
Dirección de sistema. 4,1 5,1 Sixta Mercado Secretaria 8:00 a. m.
5,2 5,3 5,4 5,5 General
Tramites: 7,1 7,5 8,2 8,2,4 8,3 Marcos Rubiano Coordinador 10:00 a. m.
8,5 de plantas
ALMUERZO [Link] m.
Medición y análisis de mejora Nubia Arango Ingeniero de 3:00 p. m.
proceso
Reunión de cierre Francisco Rosales Representante 4:30 p. m.
Experto
técnico
OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma español.
b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.
No. Documento revisado Observaciones del documento
1 Política de Contratación Revisión estándares ISO, Actualización y
posibles oportunidades de mejora.
2 Evaluación conocimientos política Comprensión y conocimiento de la
de calidad y objetivos. política de calidad y objetivos.
3 Procedimiento de contratación Revisión de hojas de vida al azar y su
(evidencia, hoja de vida de debida estandarización de calidad.
funcionario)
c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que
usará durante la auditoría.
➢ La escucha activa
d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y
verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).
➢Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas
y escritas.
e. Generación de hallazgos de auditor
Fecha: 1 julio de 2020 Auditor (es): Grupo auditor
Proceso Auditado: Auditado (s):
“Gestión Humana”
“Dueño del proceso”
No. Evidencias de Criterios de Hallazgos de Auditoría C NC NCm
Auditoría Auditoría M
1 Proceso de Política de Se evidencia que la X
contratación. contratación de los
contratación
funcionarios se esta haciendo
acorde a las normas
establecidas
2 Evaluación, Conocimiento y Se evidencia que un 40% de X
conocimiento, comparaciones los
política de de la política y
funcionarios que
Calidad y objetivos de
objetivos calidad interactúan en el
proceso no cuentan con el
conocimiento
requerido.
Fecha: 1 julio Auditor (es): Grupo auditor
de 2020
Proceso Auditado (s): “Dueño del proceso”
Auditado:
“Gestión
Humana”
3 Procedimiento de Estandarización Se evidencia la X
bienestar y salud de implementación que no
ocupacional se encuentran
los
estandarizados y adicional
documentos y
no son referenciados en
referencia en
el procedimiento matriz.
los
procedimientos
4 Procedimiento Estandarización El procedimiento se ajusta X
formación de de los de acuerdo con los
personal. documentos y documentados y sus
referencia en documentos se encuentran
los debidamente
procedimientos. estandarizados.
5 Liquidación y Revisión de Se evidencia que no existe X
financiación de formatos de formatos ni entrevistas de
contratos. retiros y hojas retiros de funcionarios
de vida al azar de acuerdo con los
y su debida procedimientos.
estandarización
de calidad.
6 Proceso de Revisión de La afiliación de los X
afiliación de plantillas de funcionarios se hace a
personas afiliación de tiempo y en los términos
los últimos tres requeridos
meses.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
• Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de actualizarlos cuando
se requiera en busca de mejoras optimización del mismo.
• Implementar las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin de subsanar las no
conformidades resultado de auditoria.
• Se requiere que el personal a cargo conozca y comprenda la Política de Calidad y los
objetivo.
• Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de acuerdo con la No
Conformidad Mayor (NCM) hallada.
g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución
real de la auditoria.
h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de
esta actividad.
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y
documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función
las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento
de los indicadores establecidos dentro de una organización. Se debe estar atento a todos
los posibles hallazgos que se puedan evidenciar, se
debe buscar que el dueño del proceso se encuentre lo más disponible posible para entregar toda
la información , para que la auditoria pueda ser concluyente por parte del auditor
