MODULOS
SIADOC® está compuesto por diferentes módulos que permiten
la ejecución de los procesos documentales y la administración
de la información de una manera organizada y efectiva teniendo
en cuenta todo el ciclo de vida de los documentos en una
organización.
MODULO DE RADICACION-
TRAMITES Y PROCESOS DOCUMENTALES
En estos módulo se lleva a cabo todo el proceso de radicación de
documentos, emails, facturas y correspondencia general que llega a la
Empresa o Entidad, las salidas de respuestas enviadas mediante oficios,
emails u otro y todas aquellas comunicaciones internas (emails,
circulares, directivas, etc.) se radican y gestionan allí.
Una vez los documentos se registran y digitalizan en el sistema, se
dispara el flujo de trabajo previamente parametrizado para la gestión
del tramite.
Más Funcionalidades Tramites
y Procesos Documentales
EMAILS
Integración con las herramientas de
SEGURIDAD correo electrónico de su Empresa para
radicar y recibir emails de avisos,
Exhaustiva control de seguridad procesos asignados y alarmas.
de acceso a la información.
Con SIADOC® se realizará un
proceso sistemático de control ROBUSTA
de las modificaciones y
seguimiento de los - Plataforma ágil que permite
documentos, con el fin de el acceso de múltiples
determinar las diferentes usuarios.
actualizaciones que han sufrido
en el proceso de trámite. - Tiene una alta capacidad de
crecimiento en gestión de la
información.
SEGUIMIENTO CONSULTAS
-Control y asignación de tareas. Por múltiples formas:
- Auditoría de avances. Tipos de Documentos: Entradas,
- Enrutamiento de documentos. Respuestas/Salida o Internos.
- Seguimiento por áreas o de Por fechas, Por Origen, etc.
forma individual. Búsquedas en contenido.
WORK-FLOW FACTURAS
- Flujos de trabajo personalizables. - Radicación de Facturas Electrónicas.
- Tableros con semáforos de control. - Generación de Planillas de Entrega.
Radicación Distribuida en varias sedes. - Controles de Entrega con guías.
- Facilidad de acceso desde Tablet, - Gestión de la mensajería.
Iphone, Móvil o desde cualquier lugar.
Facturación Electrónica
SIADOC controla la gestión de las Facturas Electrónicas que la compañía
Recibe, a través de un proceso eficaz y práctico en donde incorpora el
Archivo PDF+XML a la herramienta y posteriormente enviando el radicado
al respectivo flujo de trabajo.
Integrado con el Servidor
de Correo electrónico
Hala el PDF + XML y los
ingesta junto con todos
sus metadatos
Tramite y Gestión de
factura
La automatización de estos procesos, permiten controlar y mejorar los
procesos de la compañía, aumentando los indicadores de eficacia y
eficiencia de la compañía
MÓDULO DE
VENTANILLA WEB Y PQR
Este módulo de SIADOC® que puede ser integrado en la página web de la
Empresa, le permitirá a tus clientes, proveedores y aliados, consultar y registrar
en línea, peticiones, solicitudes, reclamos y comunicaciones, así como
consultar el estado y las respuestas de los documentos.
Desde un navegador web en cualquier lugar, un teléfono móvil o Tablet, los
clientes, proveedores y aliados pueden registrar una petición o radicación a la
Compañía y además verificar el estado de seguimiento de estas.
MÓDULO DE EXPEDIENTES
FISICOS Y ELECTRÓNICOS
ADMINISTRACIÓN DE CONTROL DE
EXPEDIENTES VERSIONES
Administra todo lo relacionado con el Con SIADOC® se realiza un
inventario físico documental y proceso sistemático para las
expedientes electrónicos activos de la modificaciones en los
Empresa. Es decir aquellos expedientes, generándose
expedientes que se encuentran en además un histórico de los
gestión según la operación. cambios realizados.
CONTROL DE GENERACIÓN DE
DISTRIBUCIÓN Y REPORTES
PRÉSTAMOS Genera los reportes
necesarios para
SIADOC® permite llevar determinar el volumen de
un completo control de información almacenada
los prestamos sobre los por cada área, y para
expedientes y copias que generar informes de
se quieran gestión y FUID.
UBICACIÓN
TABLAS DE
TOPOGRAFICA
RETENCION
DOCUMENTAL Permite una fácil identificación
de los contenidos de cada
Soporte para la carpeta o expediente
generación de TRD, documental que se tenga en
CCD, niveles de los archivos de gestión físico
seguridad,
clasificación
documental, permiso
de accesos,
usuarios / grupos
MÓDULO DE EXPEDIENTES
FISICOS Y ELECTRÓNICOS
Este módulo contiene toda la información de los archivos inactivos o que
reposan en el archivo físico documental/electrónico Central. En este módulo se
mantienen como repositorio de consulta y para la respectiva administración de
los documentos de la Organización según la retención documental.
Algunas características con las que se cuenta son:
Transferencias primarias de archivo.
Control de tablas de retención documental.
Control de acceso y seguridad de la información.
Alarmas de Transferencias.
Reportes y búsquedas en los repositorios.
Gestión de metadatos e índices de acceso.
Interfaces con los scanner para fácil digitalización.
Parametrización de la ubicación del archivo físico/electrónico.
