Universidad de Carabobo

Facultad de Ciencias de la Salud

Procesamiento y Análisis de Información

Escuela de Medicina

Microsoft Office Excel

David Burgos

Valencia, Carabobo

Octubre de 2020
 Concepto de Excel

Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata

de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus
funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de
cálculo.

En el año 1982, Microsoft incursionó en el ámbito de las hojas de cálculo electrónicas

con el lanzamiento de su producto Multiplan. En ese tiempo ya existían dos
competidores que estaban fuertemente posicionados en el mercado: SuperCalc de la
empresa Sorcim y VisiCalc de la empresa VisiCorp, así que no era una tarea sencilla
para Microsoft ganar un poco de mercado.

Por si fuera poco, en el año 1983, fue lanzada la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 que tomó
a todos por sorpresa y se posicionó rápidamente como la hoja de cálculo más utilizada.
Microsoft solamente observó cómo la hoja de cálculo de Lotus se posicionaba en el
primer lugar, así que hizo a un lado su producto Multiplan y comenzó a trabajar en la
primera versión de Excel la cual fue lanzada en el año 1985.

Entre su oferta de capacidades está la gestión de tablas, formatos y fórmulas

matemáticas, así como funciones pre programadas, y su correspondiente conversión a
gráficos de diversa naturaleza.

Su nombre fue sujeto a controversia cuando otra empresa, que ya poseía un software
llamado Excel, ganó una demanda contra Microsoft obligándolos a usar su nombre
como parte del de la aplicación, naciendo así MS Excel, a menudo nombrado mediante
el uso de las letras XL, por su sonido en inglés. Con el tiempo, no obstante, Microsoft
compraría la marca a su empresa rival y conquistaría todas las formas de nombre del
producto.

Esa primera versión de Excel fue hecha exclusivamente para la plataforma Macintosh,
pero dos años después, en 1987, Microsoft lanzó Excel 2.0 que ya consideraba una
versión para la plataforma Windows. A partir de ese momento, la hoja de cálculo de
Microsoft comenzó su crecimiento hasta convertirse en la hoja de cálculo más utilizada
de todos los tiempos.

En la actualidad, uno de los puntos fuertes de Excel es que da a sus usuarios la

posibilidad de personalizar sus hojas de cálculo mediante la programación de funciones
propias, que realicen tareas específicas, ajustadas a las necesidades de cada uno, y
que no hayan sido incluidas en el paquete original. A grandes rasgos, las opciones son
dos: crear fórmulas en las mismas celda de la planilla en cuestión, o bien utilizar el
módulo de desarrollo en Visual Basic.
 Características de Excel

Celdas: Es una matriz bidimensional de columnas y filas entrecruzadas que forma la

famosa y conocida cuadrícula de la presentación de Excel.

La información se introduce en las celdas, que es el pequeño rectángulo donde cada

fila y columna se encuentran.

Las columnas, están dispuestas de manera vertical e identificadas por letras—de

izquierda a derecha—en la fila guía ubicada en el tope.

Las filas están presentadas horizontalmente y se numeran cardinalmente—de arriba

hacia abajo—en la columna guía a la izquierda. De esta manera, cada celda es
fácilmente identificable con la letra y el número de la columna y fila que le corresponda.

Hoja de trabajo: Es el nombre que se le da a la sábana completa de cuadrículas donde

están todas las celdas. Las últimas versiones del programa manejan 1.048.576 filas y
16.348 columnas, desde la ‘A’ hasta la última identificada con las letras ‘XFD’.

Las hojas de trabajo están identificadas en la parte inferior izquierda con unas etiquetas
que pueden renombrarse a la necesidad del usuario.

Libros de trabajo: Es el nombre común de los archivos de Excel los cuales pueden
contener varias hojas de trabajo. Para cambiar entre hojas de trabajo basta con
seleccionar las etiquetas ubicadas abajo y a la izquierda de la pantalla del programa.

Tradicionalmente los libros de trabajo eran guardados en archivos con la extensión

‘.XLS’, pero desde la versión del 2007 la extensión cambió a ‘.XLSX’. Las nuevas
versiones aún pueden abrir los archivos con extensión vieja, pero en caso contrario es
necesario la instalación de un paquete de compatibilidad.

Cintas de opciones: Desde la versión 2007, los programas del paquete de Microsoft
Office reemplazaron el menú tradicional por cintas con las opciones dispuestas en
iconos. Son una especie de menú visual donde las opciones se mantienen abiertas.

Fórmulas: Además de números y texto, las celdas pueden contener fórmulas y esta es
la peculiaridad que hace de Excel una hoja de cálculo por excelencia.

Con las formulas, Excel presenta el resultado de una operación matemática en la celda
seleccionada.

Ejemplo: al escribir “=3+5” en una celda, el programa mostrará el número “8”.

Esta función es principalmente usada para realizar cálculos con los datos numéricos
insertados en las celdas.
Al ingresar dentro de la formula la identificación de las celdas involucradas, el programa
realiza la operación, y también mantiene los resultados actualizados en caso de que las
cifras en las celdas involucradas cambien.

Ejemplo: al escribir en la celda C3 la fórmula “=A3+B3”, Excel sumará los valores que
haya en las celdas A3 y B3 y mostrará el resultado en C3.

Si los valores fueras 3 y 5 respectivamente, el resultado sería 8. Si se cambiase 5 por 9

en la celda B3, el resultado en C3 se actualizaría a 12.

Todas las operaciones de aritmética básica pueden calcularse con fórmulas de Excel
en sus hojas de trabajo.

Funciones: Excel ofrece una serie de funciones predeterminadas más complejas y

especializadas que pudieran agregarse a las formulas, como por ejemplo operaciones
matemáticas y trigonométricas como la resta, seno y coseno; financieras como
descuentos y tasas; y otras funciones estadísticas, referenciales y lógicas.

Gráficas: Excel permite presentar visualmente los datos de una hoja de trabajo con
diferentes tipos de gráficas.

Dependiendo del propósito, el programa ofrece gráficas de barra, circulares o tortas,

gráficas de línea, de área y de dispersión XY.

Tablas de Excel: Es una herramienta de almacenamiento estructural de datos tabulares

en una selección de columnas y filas que el programa mantiene independiente de la
hoja de trabajo, para el posterior manejo por parte del usuario

Tablas dinámicas: También llamadas tablas pivote, permite el análisis de grandes

cantidades de datos dentro de las hojas de trabajo para luego presentarlos en reportes
complejos o tablas sin necesidad de escribir formulas.

Macros: Son pequeños programas que se escriben en lenguaje de programación de

Visual Basic o “VBA” (Visual Basic for Applications) que ayudan a la automatización de
procesos y operaciones en las hojas de trabajo.

Es una característica para usuarios avanzados que permite programar conectividades

en las bases de datos, hacer analíticos, formularios, algoritmos, filtros, búsquedas web,
entre otros.

Requerimientos básicos de Hardware y Software para instalar Excel

Procesador: Microsoft Excel requiere de un procesador o CPU, con la velocidad de al

menos 500 megahercios (MHz) o más rápido.
Memoria y disco duro: Microsoft Excel requiere por lo menos de 256 megabytes (MB)
de memoria de acceso aleatorio (corresponde a las siglas en inglés RAM) o más.
Microsoft Excel también requiere al menos de 1,5 gigabytes (GB) de espacio libre en el
disco duro.

Sistema operativo: Microsoft Excel requiere de Microsoft Windows XP con Service Pack
2, Windows Server 2003 con Service Pack 1 o sistemas operativos posteriores para
ejecutarlo correctamente.

Dispositivos periféricos: Microsoft Excel requiere de una resolución de pantalla de

1024x768 o superior y una unidad de CD-ROM o DVD (para la instalación desde un
CD).

Funcionalidad de Excel

Formato condicional: Podrás aplicar diferentes formatos a las celdas dependiendo de

los valores que contengan.

De esta manera puedes formatear con un fondo verde aquellos clientes que te hayan
comprado más productos. Gracias a ese formato podrás visualizar de manera rápida
tus mejores clientes.

Acceso: Inicio>Estilos>Formato condicional.

Inmovilizar filas y columnas: Con la opción de inmovilizar filas y columnas podrás dejar
una fila o columna fija y de esta manera poderte mover pon el resto de información, sin
perder de vista a que cliente pertenecen los datos.

Acceso: Vista>Inmovilizar>Inmovilizar paneles.

Tablas dinámicas: Con las tablas dinámicas podrás crear tablas de manera automática
permitiéndote poder elegir que campos quieres que aparezcan en las filas, columnas y
datos centrales de dicha tabla.

Su funcionamiento es muy fácil y simplemente arrastrando campos creamos tablas

complejas muy rápidamente.

Acceso: Insertar>Tablas dinámicas.

Funciones: Excel dispone de muchas funciones que te harán el trabajo mucho más
fácil. Están clasificadas por categorías. Así tenemos funciones de texto, de fechas, de
búsquedas o incluso para hacer búsquedas de base de datos

Ejemplo: EXTRAE (“Excel 2013”;1;5)à Extrae del texto “Excel 2013” cinco caracteres
empezando por el primer carácter. Esta función devuelve “Excel”.
Acceso: Formulas>Insertar función.

Validación de datos: Gracias a esta funcionalidad podemos restringir la información

introducida en una determinada celda a los valores que nos interesen. Puedes ser
valores fijos o valores que se tengan que elegir de una lista que definamos en nuestra
hoja de cálculo.

De esta manera evitamos que se produzcan errores a la hora de introducir los datos,
pues limitamos los valores que se pueden escribir. Si intentamos meter un valor no
válido saltaría un aviso.

Acceso: Datos>Validación de datos.

Tipos de Datos usados en Excel

Excel permite ingresar tres tipos de datos: texto, valores numéricos y fórmulas. Un dato
en Excel corresponde a la información que se almacena en las celdas de la hoja de
cálculo, cada celda tiene un solo tipo de dato.

Texto: Contiene cadenas de caracteres alfanuméricos conocidos también como

etiquetas, pueden contener letras (A – Z), caracteres especiales y números siempre
que no se vaya a realizar ningún tipo de cálculo. Este tipo de datos se utiliza para
ingresar por ejemplo nombres, direcciones, meses, etc. Por defecto, Excel alinea el
texto al lado izquierdo de la celda. Si el contenido es demasiado grande y no cabe,
Excel extiende los datos más allá del ancho de la celda, siempre que la celda adjunta
este en blanco, si no está en blanco, Excel muestra sólo el texto suficiente para
ajustarse al ancho de celda. Para introducir un valor numérico o una fórmula como una
etiqueta, debes insertar un apóstrofe (‘) al inicio, por ejemplo ‘123.

Valores numéricos: Es un tipo de dato que representa cantidades numéricas, es decir

números (0 – 9) con signo positivo o negativo y pueden contener punto decimal. Las
fechas también se consideran valores numéricos. En general Excel alinea los valores
enteros hacia el lado derecho de la celda. Excel alinea los datos numéricos hacia la
derecha de la celda.

Fórmulas: Las fórmulas es un tipo de dato que contiene instrucciones que Excel utiliza
para realizar cálculos. Se consideran como fórmulas aquellos valores utilizados para
realizar algún tipo de cálculo. Todas las formulas deben comenzar con el signo igual (=)
En general, las formulas utilizan los siguientes operadores aritméticos:

 ( ) paréntesis
 ** exponentes
 multiplicación
 / división
  + suma
 – resta

¿Qué es una función en Excel?

Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando valores
específicos en un orden particular. Una de las principales ventajas es que ahorran
tiempo porque ya no es necesario que las escribas tú mismo.

Funciones de Excel matemáticas:

 SUMA: suma de varios elementos.

 [Link]: suma de varios elementos con una condición.
 [Link]: suma de varios elementos con varias condiciones.
 MMULT: multiplicar dos matrices. De tipo matricial.
 CONTAR: contar los elementos que hay en un rango.
 [Link]: contar los elementos de una lista dependiendo de
varias condiciones.
 ENTERO: extraer el número entero de un valor.
 PROMEDIO: calcula la media aritmética de un rango de celdas.
 [Link]: contar valores de un rango que cumplen con
ciertas características.

Funciones de Excel lógicas: Este grupo de funciones de Excel nos permite utilizar la
lógica en nuestras fórmulas de Excel.

 SI: nos permite evaluar una condición y devolver un resultado si se cumple y otro
sino se cumple
 Y: anidar dos o más condiciones de manera excluyente.
 O: anidar dos o más condiciones de manera no excluyente.

Funciones de Excel de texto:

 DERECHA: devuelve un número de caracteres dado empezando por la derecha.

 IZQUIERDA: devuelve un número de caracteres dado empezando por la
izquierda.
 CONCATENAR: une varias celdas o cadenas de texto.
 ESPACIOS: quita los espacios iniciales o finales de una cadena de texto.
 LARGO: devuelve la longitud de una cadena de texto.

Funciones de búsqueda y referencia:

  INDICE: Esta función devuelve un valor de una celda dada su posición en un
rango.
 BUSCARV: Esta función devuelve un valor asociado al valor buscado.
 DESREF: Esta función devuelve el valor de una celda dada un punto inicial, una
fila y una columna.
 COINCIDIR: esta función nos permite hallar una coincidencia en un rango y
obtener su posición.
 ELEGIR: esta función devuelve el valor de un argumento dado un número de
entrada.
 DIRECCIÓN: esta función devuelve la referencia a una celda
 INDIRECTO: esta función devuelve el valor de una celda dada

Funciones de fecha:

 HOY: esta función nos devuelve la fecha del día.

 AHORA: esta función nos devuelve la fecha del día y la hora.
 SIFECHA: esta función permite hacer un condicional con una fecha.
 [Link]: devuelve el número de días laborables entre dos fechas.
 AÑO: obtener el año de una fecha.

Análisis de la importancia de Excel

Excel es la hoja de cálculo más utilizada alrededor del mundo, miles de compañías sin
importar su sector económico o tamaño utilizan este software, debido a su flexibilidad y
funcionalidad para el análisis de datos, por esa razón, en la mayoría de procesos se
encuentra involucrada esta herramienta, por ello, tener un conocimiento avanzado
sobre este software sugiere una ventaja competitiva sobre otras personas.

En el mundo, miles de millones de dólares se mueven gracias a este programa. Miles

de decisiones se toman apoyadas en él. Millones de empresas de todo el mundo
simplemente no podrían operar si no tuvieran Excel en sus equipos de cómputo. Gran
parte de los programas a la medida o "independientes" que existen, en realidad utilizan
a Excel como motor de cálculo.

Permite analizar, administrar y compartir información de más formas que nunca, lo que
le ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Las nuevas herramientas de
análisis y visualización le ayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes
tendencias de datos.

De la gran variedad de nuevos programas utilizados para el análisis de información

Microsoft Excel sigue siendo el más potente y tiene una ventaja significativa sobre los
demás si mencionamos que es un programa diseñado para manejar todo el ciclo de
vida de los datos, para resumir un poco, podemos generar conocimiento para la toma
de decisiones en nuestra compañía con solo analizar una base de datos a través de
una de sus funcionalidades “ Las Tablas Dinámicas” integrando la información y
preparándola para posteriormente cargarla y hacer el respectivo análisis sin importar
que la fuente se encuentre en diferentes programas o tipos de archivos.

Lo mencionado anteriormente es solo una pequeña parte de lo que se puede llegar a

lograr con Microsoft Excel, debido a esto, es fundamental para cualquier estudiante,
trabajador o emprendedor sin importar su profesión, rango o nivel socioeconómico
manejar esta herramienta a la perfección.

Análisis sobre el uso de Excel en la Medicina

Al ser una herramienta eficiente en el cálculo y almacenamiento de datos puede facilitar

el control administrativo dentro de los hospitales como por ejemplo la lista de los
trabajadores, el dinero que entra y sale, inventario de insumos, entre otros.

Con esta herramienta y sus diferentes aplicaciones se pueden elaborar las fichas
médicas que se usan diariamente para poder anotar datos importantes de cada
paciente y a su vez brindar un informa exacto de cosas precisas que un médico debería
saber. Esta herramienta también puede ser usada para realizar análisis estadísticos a
menor o gran escala sobre los problemas de salud dentro del hospital, una región, o un
país entero.

En nutrición es necesario el cálculo de varios datos y también el uso de un registro

exacto para dar una guía a los pacientes. Con Excel podemos llevar el control y registro
de las comidas diarias durante un periodo de 7 días.

Excel permite ingresar la historia clínica de un paciente y también observarla. Es una

herramienta útil tanto para médicos como para enfermeros ya que así pueden tener la
información del paciente y su historial.

Podemos concluir que el uso de la herramienta Excel puede facilitar en muchas ramas
de la medicina el trabajo para administrar, diagnosticar, y registrar datos importantes y
así prestar un mejor servicio como especialistas en salud. Conocer de estas
aplicaciones es de vital importancia para ser más eficientes a la hora de realizar
nuestro trabajo.