Cuaderno

Desarrollo e
implementación de un
sistema integral de
documentos electrónicos
CUADERNO

Desarrollo e implementación de
un sistema integral de documentos
electrónicos

Nelson Javier Pulido Daza & Johann Enrique Pirela Morillo

Directorio
Instituto Nacional de Universidad de La Salle
Transparencia, Acceso a la
Información y Protección de
Datos Personales (INAI)

Francisco Javier Acuña Llamas Hno. Alberto Prada San Miguel

Comisionado Presidente Rector

Oscar Mauricio Guerra Ford Adriana Patricia López

Comisionado Decana
Facultad de Ciencias Económicas y
Blanca Lilia Ibarra Cadena Sociales
Comisionada
Nelson Javier Pulido Daza
María Patricia Kurczyn Villalobos Director
Comisionada Programa de Sistemas de
Información, Bibliotecología y
Rosendoevgueni Monterrey Chepov Archivística
Comisionado

Josefina Román Vergara

Comisionada

Joel Salas Suárez

Comisionado

Edición a cargo de la Dirección General de @ Instituto Nacional de Transparencia,

Gestión de la Información y Estudios del Acceso a la Información y Protección de
INAI Datos Personales (INAI)
Insurgentes Sur No. 3211, Col. Insurgentes
1ª Edición, diciembre 2019 Cuicuilco, Alcaldía Coyoacán, C.P. 04530
Ciudad de México
Impreso en México
@ Universidad de La Salle.
Ejemplar de distribución gratuita Nelson Javier Pulido Daza
Carrera 5 No. 59 A 44
C.P. 110231
Bogotá D.C., Colombia
 CUADERNO
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
7

Desarrollo e implementación de
un sistema integral de documentos
electrónicos

Nelson Javier Pulido Daza y

Johann Enrique Pirela Morillo
Contenido

Introducción 11

Capítulo 1. Fundamentos conceptuales y normativos de la

gestión documental electrónica 17

1.1. Conceptos introductorios de la gestión documental

electrónica 21

1.2. Estándares internacionales sobre gestión

documental electrónica 30

1.3. Componentes de un Sistema de Gestión

Documental Electrónica 33

1.4. Requerimientos técnicos y tecnológicos para los

SGDE 37

Capítulo 2. Factores habilitadores e inhibidores para

la implementación de un Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos para los SGDE 39

2.1. Políticas públicas 42

2.2. Políticas institucionales 44

2.3. Cultura organizacional 47

2.4. Tecnología 48

2.5. Normas y procedimientos 51

7
 2.6. Modelo para el diseño de sistemas de gestión
documental electrónica 61

Capítulo 3. Buenas prácticas para la implementación de un

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos 73

3.1. Contexto latinoamericano 75

3.2. Contexto europeo 75

Glosario de términos 89

Bibliografía 91

8
Presentación

La conservación de los documentos que generan las dependencias y

en general cualquier sujeto obligado es un factor vital para la rendición
de cuentas y la transparencia; circunstancia que se reglamentó con
la entrada en vigor de la Ley General de Archivos (LGA), misma que
cuenta con un respaldo constitucional expreso, la cual, entre otras
bondades, contempla a los archivos históricos como fuentes de
acceso público, lo que evitará que se clasifique como reservada o
confidencial; la misma suerte tendrán aquellos archivos que tengan
relación con violaciones graves a derechos humanos o delitos de
lesa humanidad, por lo que la aplicación de la nueva norma tutelará
también por la memoria histórica y la no repetición.

La norma reglamentaria cuenta con la integración de órganos

colegiados para la debida tutela de la gestión documental (Sistema
Nacional de Archivos), en la que formarán parte no solo el órgano
garante nacional (INAI) y el Archivo General de la Nación, sino también
la representación de cada instituto de transparencia local, para la toma
de decisiones en materia archivística.

Cabe destacar la inclusión de archivos digitales en la LGA, con lo que

se avanza hacia políticas más sustentables que ocuparán menores
espacios físicos en cada sujeto obligado y de un gobierno sin papel
(gobierno digital), aunado al hecho de la obligación del inicio de
operaciones del Registro Nacional de Archivos, lo que permitirá un
mejor manejo del caudal documental.

En este contexto el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso

a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), presenta
los tomos 6 al 10 de la colección de cuadernos de la serie Gestión
de Documentos y Administración de Archivos, los cuales abordarán
temas preponderantes como los sistemas de gestión documental y
administración de archivos; la gestión documental electrónica y su
tratamiento; la Protección de datos personales y acceso a la información
desde los archivos; la conservación documental y preservación digital;
y los archivos y la planeación estratégica aplicada.

9
 Los cuadernos de la serie Gestión de Documentos y Administración
de Archivos constituyen una serie de guías técnicas metodológicas
que orientan al conocimiento básico de los principales procesos
documentales. Con ellos se ofrece un panorama general que no
pretende agotar la muy diversa y compleja fenomenología de la
actividad archivística, sino que busca poner en perspectiva los
sistemas y métodos esenciales de la gestión de documentos y la
administración de archivos.

La emisión de los cuadernos tiene además propósitos pedagógicos,

ya que, por un lado, pueden constituirse como una herramienta auxiliar
para apoyar las acciones de capacitación archivística que emprendan
las instituciones gubernamentales, y por otro, buscan propiciar entre
los no especialistas el reconocimiento de los sistemas, métodos
e instrumentos de uso cotidiano en los archivos, cuya generación
reclama con frecuencia la participación multidisciplinaria de otros
profesionales en el seno de las instituciones gubernamentales.

10
Introducción

El presente documento es una guía para el diseño e implementación

de un Sistema Integral de Documentos Electrónicos, articulado
con los elementos y principios no solo archivísticos, sino legales,
normativos y tecnológicos para asegurar una adecuada gestión de la
información documental, mediada por tecnologías de la información y
la comunicación.

En todo tipo de organizaciones, pero con mayor énfasis en las

entidades públicas, se requiere de la implementación de sistemas de
gestión de documentos electrónicos para responder a los preceptos
que se plantean desde la Ley General de Archivos, en vista de que
estas instituciones y sus servidores públicos son sujetos obligados,
que tienen el compromiso de garantizar el control de los registros
documentales electrónicos como base de la toma de decisiones
estratégicas, de la transparencia en la administración pública, mediante
la producción y recepción de documentos electrónicos, a los cuales se
requiere aplicar también los procesos de organización, administración,
conservación y preservación.

Para lograr el éxito tanto en el diseño como en la implementación de

los sistemas de gestión de documentos electrónicos se debe asumir
una visión integral de los procesos relacionados con la producción
documental, su organización, clasificación, descripción y disposición
final, con lo cual no solo serán importantes los conocimientos y las
prácticas archivísticas, sino también los componentes tecnológicos y
legales sobre los cuales se apoyan las funciones de Estado garante del
acceso a la información disponibles en los archivos. El objetivo número
cuatro de la Ley General de Archivos señala la necesaria promoción
del uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y la
comunicación.

El libro está estructurado a partir de tres capítulos y un apéndice

que muestra un inventario de términos útiles para el diseño y
la implementación de los sistemas de gestión de documentos
electrónicos.

11
Objetivos del cuaderno

a Analizar los fundamentos conceptuales y normativos de

la gestión documental electrónica para su aplicación en
el contexto mexicano.

a Caracterizar los factores que podrían actuar como

habilitadores e inhibidores para la implementación de
los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos
(SGDE).

a Exponer de forma integrada los elementos esenciales

para la implementación de los Sistemas de Gestión de
Documentos Electrónicos, considerando el contexto
latinoamericano y el europeo.

13
CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Capítulo 1
Fundamentos
conceptuales y
normativos de la gestión
documental electrónica

Sumario:

1.1. Conceptos introductorios de la gestión documental

electrónica

1.2. Estándares internacionales sobre gestión documental

electrónica

1.3. Componentes de un Sistema de Gestión Documental

Electrónica

1.4. Requerimientos técnicos y tecnológicos para los SGDE

15
CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Capítulo 1: Fundamentos
conceptuales y normativos de la
gestión documental electrónica

La gestión documental electrónica en las entidades públicas

mexicanas es un reto que tiene sus encuadres en las
tendencias sobre producción, almacenamiento, ordenación
y preservación de todo tipo de documentos generados por
diversas organizaciones, como resultado de sus procesos
de gestión. Tales procesos deben trascender la visión
instrumental de considerarlos como trámites de archivos
y custodia de documentos, de modo que se relacionen
directamente con las estrategias organizacionales, dentro
de las cuales tener información organizada, disponible y
accesible constituye una capa fundamental para transitar
hacia procesos más integrales vinculados directamente con
la gestión del conocimiento como proceso que empodera a
las personas, el negocio y las tecnologías de la información y
la comunicación (TIC), en la tarea de aprovechar las ventajas
competitivas y comparativas de las entidades para generar
valor y rentabilidad.

Organismos internacionales como el Consejo Internacional

de Archivos, por sus siglas en inglés ICA (2012), considera
la necesidad básica que tienen los archivos de apoyar
la eficiencia administrativa, la responsabilidad y la
transparencia, para proteger los derechos de los ciudadanos,
para establecer la memoria individual y colectiva, para
comprender el pasado y para documentar el presente a
fin de encaminar futuras acciones e identificar una de las
funciones básicas de los profesionales que gestionan los

17
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

archivos, en términos de facilitar que los documentos estén

disponibles para su uso, idea que a su vez los compromete
para que juntos trabajen en pro de que los archivos sean
accesibles a todos, a la vez que sean respetadas las leyes
correspondientes y los derechos de los individuos, de los
productores, de los propietarios y de los usuarios.

Ya desde 2005, este mismo organismo internacional que

lidera la acción consensuada tanto de los profesionales de
la Archivística como de los archivos en todo el mundo, había
señalado algunos criterios fundamentales que debían tenerse
en cuenta no solo en temas de acceso a la información
disponible en archivos de las diferentes entidades, públicas
y privadas. Algunos de esos criterios debían partir de la
creación de entornos cliente-servidor, independiente en una
organización, en el cual se pueden compartir aplicaciones y
servicios mediante estaciones de trabajo descentralizadas;
seguir con la integración de esta red en un entorno de intranet
en la que puedan participar varias organizaciones (por
ejemplo, varios departamentos gubernamentales), y terminar
con una red de información basada en internet. En lugar de
constituir diferentes etapas, los tres niveles de sistemas de
red, descentralizados e independientes, pueden existir de
manera simultánea y gestionar información con diferentes
grados de confidencialidad y seguridad en entornos de red
diferentes.

Estas pautas, a su vez, deben mostrarse en perfecta

armonía con los propósitos de la provisión de servicios de
información, dirigidos a ciudadanos y ciudadanas para que
estos logren cumplir sus objetivos en aras de contribuir con
la transparencia en la gestión pública, mediante el acceso a
la información, organizada y disponible desde los archivos.

18
CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Con el fin de seguir esta idea de encuadre en algunas
tendencias en materia archivística en el mundo y con el
ánimo de contextualizar el tema de la gestión documental
electrónica, algunos autores latinoamericanos, como
Requejo (2012), señalan que dentro de las últimas tendencias
archivísticas en el contexto de un gobierno electrónico,
como uno de los indicadores de las configuraciones de
sociedades de la información y del conocimiento, tienen que
ver con el empoderamiento de los ciudadanos y ciudadanas,
en razón de garantizarles mayores y mejores posibilidades
para mejorar el proceso de toma de decisiones mediante
la provisión de información y contenidos, vía sistemas de
gestión electrónica de documentos. Otras de las tendencias
tienen que ver con:

1. La necesidad de implementar y desarrollar estrategias

de administración electrónica que permitan el acceso
transparente a los contenidos presentes en los
documentos.
2. La urgente adaptación del modelo tradicional de gestión
documental.
3. La articulación de la gestión documental con la estrategia
organizacional, lo cual también implica el análisis de
las competencias de los líderes, el aprovechamiento
eficaz de los recursos y el cumplimiento de los objetivos
previstos, asumiendo también la tecnología en su
carácter de componente habilitador y medular.
4. Instalación de nuevas culturas organizativas centradas
en formas diferentes de gestión organizacional pública,
dentro de las cuales figuran las iniciativas de gobiernos
abiertos, la filosofía del buen gobierno y el acceso a
información pública sensible para la toma de decisiones
estratégicas, asociadas además con la participación
ciudadana y la construcción del tejido social.

19
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

5. La imperiosa necesidad de generar también sistemas de

gestión documental electrónica en los que se consideren
estándares y dispositivos de seguridad, que tomen en
cuenta la información que podría poner en riesgo la
defensa y la seguridad nacional o que afecten la intimidad
de las personas y organizaciones.
6. La configuración de nuevos modelos de gestión
documental que integren elementos de administración
electrónica y transparente, lo cual a su vez requiere de
nuevas y robustas infraestructuras tecnológicas, nuevas
herramientas técnicas y operativas, pero sobre todo
conceptuales, a partir de las cuales se articulen nuevas
racionalidades sobre la naturaleza y alcance de los
archivos en las entidades. (Ver Figura 1. Síntesis de las
tendencias que enmarcan la gestión documental).

Figura 1. Síntesis de las tendencias en las cuales

se ubican los sistemas de gestión de documentos
electrónicos de archivo

Fuente: Elaboración propia.

En el marco de estos argumentos, en este documento se

presentan algunos elementos básicos que permitirán orientar
el proceso de implementación de sistemas de gestión
de documentos electrónicos para apoyar la eficiencia y
efectividad de las instituciones públicas.

20
CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

1.1. Conceptos introductorios
de la gestión documental
electrónica

Desde la perspectiva de la Archivística, que nació en el siglo

XIX, no todos los documentos son considerados como tal.
Por este motivo, no son de archivo. El término documento ha
sido abordado desde diferentes áreas de conocimiento y se
le da diversos usos. Para la doctrina jurídica “el documento,
en sentido etimológico, es una cosa que docet, esto es, que
lleva en sí la virtud de hacer conocer; esta virtud se debe a su
contenido representativo; por eso, documento es un elemento
que sirve para representar otros elementos, procesos o
situaciones que se generan de actos administrativos o
jurídicos. Por otra parte, siendo la representación siempre
obra del hombre, el documento, más que una cosa, es un
opus (resultado de un trabajo)” (García, 2007).

Mientras que para la Archivística en calidad de disciplina,

define al documento como: cualquier objeto material que sea
resultado del lenguaje oral o escrito, que dé testimonio de una
época, una cultura o un acontecimiento, independientemente
del soporte en que se encuentre. Y el documento archivístico
debe entenderse como todo testimonio material, gráfico,
escrito, audiovisual que contiene información legible por
medio de una máquina, el cual fue producido o recibido en
función de las necesidades o actividades de una organización
o persona.

21
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

En el caso de las normas internacionales como la ISO 15489-

1: 2006, se aclara más este y otros conceptos. El documento
es la “información u objeto registrado que puede ser tratado
como una unidad”. Y en el caso del concepto documento
archivístico es “la información creada o recibida, conservada
como información y prueba, por una organización o un
individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de
sus obligaciones legales”.

Para el análisis del documento archivístico, por su naturaleza

se debe recurrir a dos ciencias. La primera es la Archivística,
que lo estudia como parte de agregaciones documentales,
y segunda es la Diplomática, que lo examina desde sus
características externas e internas para poder determinar su
autenticidad.

El documento, dentro de las organizaciones, cumple al

menos seis funciones:

1. Registra la memoria institucional;

2. Documenta los hechos y acciones importantes para la
entidad;
3. Ayuda a la formulación, planificación, ejecución y
seguimiento de las políticas;
4. Permite la toma de decisiones para la empresa o al grupo
que presta un servicio o bien;
5. Facilita el acatamiento del marco legal y el plan de
negocio de la entidad, y
6. Favorece el cumplimiento de metas de eficiencia y
calidad.

Para poder realizar una organización de los documentos nace

la gestión documental, que ha llevado a expertos europeos
y norteamericanos a dedicar muchos años de investigación
para plantear diferentes perspectivas.

22
CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

En la Norma Española 15489-1: 2006 se indica que “es el
área de gestión responsable de un control eficaz y sistémico
de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y
la disposición de documentos, incluidos los procesos
para incorporar y mantener en forma de documentos, la
información y prueba de las actividades y operaciones
de la organización”. De manera que al estudiar la gestión
documental permite conocer la dinámica de las instituciones
desde su marco normativo, programas, decisiones, casos de
éxito y sus deficiencias.

Otros de los beneficios generales de una adecuada gestión

documental independientemente del perfil de la organización
son: fiscalizar los volúmenes y calidad de los documentos
producidos por sus usuarios. Al mismo tiempo, permite
determinar nuevos procedimientos e implementar sistemas
para la creación de los documentos en orden para prevenir
creaciones innecesarias. Llevar un control del documento
desde su creación hasta su disposición final. Y por último,
conservar la información según las normas de la entidad y de
las instituciones encargadas en materia archivística.

Sobre la base de los principios señalados, es posible

definir la gestión de documentos electrónicos mediante el
reconocimiento del impacto de la tecnología en el desarrollo
de las actividades de la administración pública. Estos
sistemas también se articulan con las políticas de cero
papel y de gobierno en línea, para apoyar los ecosistemas
de rendición de cuentas y de transparencia en la gestión
pública. De modo pues que une los sistemas de gestión de
documentos electrónicos de archivos Electronic Records
Management System (ERMS) por su denominación en
inglés, que es básicamente una aplicación para la gestión de
documentos electrónicos, aunque también se puede utilizar
para la gestión de documentos físicos.

23
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

En cuanto a la referencia a los requisitos funcionales, se debe

tener en cuenta los sistemas de gestión de documentos
electrónicos de archivo con base en MoReq2 (Modelo de
requisitos para la gestión de documentos electrónicos) y la
norma ISO 14721, en relación con la preservación a largo
plazo.

Cuadro 1. Visión resumida de los conceptos de

documentos y documentos electrónicos

Perspectiva /
Descripción
Autor
Etimología Datos fidedignos para probar algo /
manifestación del pensamiento o de la
voluntad.

Filosofía El hombre como ser humano profundo.

RAE (2014) Escrito que ilustra acerca de algún hecho.

(Histórico) Escrito en que constan datos

fidedignos o susceptibles de ser empleados
como tales para probar algo.
Documento
Derecho Declaración de la voluntad / constatación de
actos jurídicos.

Legal Todo objeto mueble que tenga carácter

representativo o declarativo.

Historia Constituye un medio que transmite los

testimonios de la humanidad.

Colombia - Información registrada cualquiera sea su

Reglamento forma o medio utilizado (Acuerdo 07 de 1994).
General de
Archivos

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CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Union Fuente de información registrada,
Française materialmente susceptible de ser utilizada
d’Organismes para consulta, estudio o prueba.
de
Documentation

Galende Díaz Como testimonio histórico data del siglo XIX.

(2003)

UNE-ISO Información creada o recibida, conservada

15489-1:2006 como información y prueba, por una
organización o un individuo en el desarrollo
de sus actividades, o en virtud de sus
obligaciones legales.

UNE-ISO Información u objeto registrado que puede ser

30300:2011 tratado como una unidad.

UNE-ISO Información creada, recibida y conservada

15489-1:2016 como evidencia (3 .10) y como activo por
una organización o individuo, en el desarrollo
de sus actividades o en virtud de sus
obligaciones legales.

Guide for Información registrada que incluye contenido,

Managing contexto y estructura suficientes para servir
Electronic como testimonio de esa actividad.
Records from
an Archival
Perspective
(1997)

Documento ISO 15489- El término documento o documento de

electrónico 1:2001 archivo debe considerarse, en cualquier
caso, en su sentido más amplio en el
que se incluyen todo tipo de información
registrada en cualquier clase de soporte,
forma o formato, incluidos los documentos
electrónicos y los ficheros o registros
informáticos (por ejemplo, bases de datos
textuales, bases de datos de imágenes, logos
de correo electrónico, ficheros mp3… (p.1).

25
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Vásquez Información registrada, es decir, datos o

(2006) información fijada o inherente a algún tipo de
soporte.

Salcedo Exteriorización de un pensamiento que luego

(2007) perdura sensiblemente, sobre todo tangible,
visible o audible.

En futura reforma del Código de

Enjuiciamiento Criminal tendrán que
aceptarse una serie de documentos que aún
sin ser escritura puedan ser aceptados como
prueba documental.

Peñaranda Debe ser lo suficientemente amplio como

(2008) para dar cabida a cualquier objeto que
contenga una información representativa de
un hecho, cualquiera que sea su naturaleza.

Serra (2008) El conjunto de información binaria que reside

en un determinado soporte.

AS 4390-1 El documento o documento de archivo debe

(1996) considerarse, como todo tipo de información
registrada en cualquier clase de soporte,
forma o formato, incluidos los documentos
electrónicos y los ficheros o registros
informáticos, por ejemplo, bases de datos
textuales, bases de datos de imágenes, logos
de correo electrónico, ficheros mp3.

Heredia “documento de archivo producido

Herrera, A electrónicamente” (…) documento
nacido digital como uno reproducido
electrónicamente de un documento papel
(2011, 94).

Glosario Electronic Record - Un registro que requiere el

ARMA uso de un ordenador para crearlo, accederlo,
trabajar con él, eliminarlo o transferirlo a
otro medio, invisible e indiscernible para un
usuario hasta que el sistema produzca una
imagen o sonido. [Link]

26
CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

INTERPARES InterPARES 1 definió el término “registro
electrónico” como un registro que
fue utilizado en formato electrónico,
independientemente de la forma original
en que se haya hecho o recibido. Por
ejemplo, una exploración de un registro
originalmente en forma de papel se considera
un registro. Los investigadores de InterPARES
1 querían incluir los registros digitales
desde la presunción de la diplomática que,
independientemente de las diferencias de
naturaleza, procedencia o fecha, todos los
registros son lo suficientemente similares para
que sea posible concebir un documento que
contenga todos los elementos posibles de un
registro. Por extensión de este principio, Los
investigadores de InterPARES 1 postularon
que los mismos elementos formales
encontrados en los registros tradicionales
podrían encontrarse en los registros
digitales y que todos los registros digitales
comparten los mismos elementos formales.
Los investigadores crearon así una plantilla
de los cuatro elementos de un registro
electrónico: documental, forma, anotaciones,
contexto y medio. El último elemento, medio,
no debe ser considerado una de las partes
constitutivas necesarias del expediente, sino
más bien del contexto. (p. 11).

Archivos Electronic document: Información registrada

Nacionales de de manera que requiera un ordenador u
Australia otro dispositivo electrónico para mostrarlo,
interpretarlo y procesarlo. Los documentos
electrónicos pueden incluir texto, gráficos
u hojas de cálculo, correo electrónico
y documentos transmitidos mediante
intercambio electrónico de datos (EDI). (p. 34).

27
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Archivos Electronic Records/ e-Records - Registros

Nacionales de almacenados en un formulario que solo una
USA-NARA computadora puede procesar. Los registros
pueden ser información numérica, gráfica
y de texto; Los medios de información
pueden incluir, pero no se limitan a, medios
magnéticos, tales como cintas y discos y
discos ópticos. NARA Records Management
Key Terms and Acronyms (p.5).

Archivos Electronic Record - Un registro digital

Nacionales de que puede ser almacenado o transmitido
UK- Records mediante una computadora. IRMT TERM
Office Glossary of Terms (p. 34).

Unión Recomendación del Consejo de la Unión

Europea-2005 Europea del 14 de noviembre de 2005, en el
que solicitan se apoyen medidas prioritarias
para aumentar la cooperación en el ámbito de
los archivos en Europa
(2005/835/ce).
Información creada o recibida, conservada
como información y prueba, por una
organización o un individuo en el desarrollo
de sus actividades, o en virtud de sus
obligaciones legales.

UNE-ISO Documento almacenado en medio

16175-1:2010, electrónico, producido, transmitido,
p. 18 gestionado y/o accesible a través de equipos
informáticos.

Normativa “Información de cualquier naturaleza en forma

técnica de electrónica según un formato determinado
interoperabilidad y susceptible de identificación y tratamiento
diferenciado” (España, 2016, 436).

28
CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Guía de El anexo de la Ley 11/2007, de 22 de junio,
aplicación define el documento electrónico como:
de la norma “información de cualquier naturaleza
técnica de en forma electrónica, archivada en un
interoperabilidad soporte electrónico según un formato
(España – 2011) determinado, y susceptible de identificación
y tratamiento diferenciado”. http://
[Link]/ (p. 13).

Colombia – Art. 5. Documento electrónico de archivo. Los

Acuerdo 003 documentos electrónicos serán de archivo
del 17 de cuando por su valor administrativo, fiscal,
febrero de legal, científico, histórico, técnico o cultural,
2015 – AGN adquieran esa naturaleza.

Fuente: Elaboración propia.

29
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

1.2. Estándares internacionales

sobre gestión documental
electrónica

La gestión de documentos es un tema que ha sido analizado

a escala mundial, y por eso la ISO (International Organization
for Standardization) ha elaborado disposiciones relacionadas
con la gestión documental. Las normas que otorgan el marco
para la gestión electrónica de documentos son las ISO
15489-1 e ISO 15489-2.

Los estándares mencionados parten de los principios de

la gestión de documentos para establecer los requisitos
básicos, dentro de un marco de buenas prácticas, que se
precisan para desarrollar un plan de gestión documental.
La primera parte de la norma ISO 15489-1 establece la
definición de record (documento de archivo) y propone
una metodología específica para diseñar e implementar
sistemas de gestión documental, así como para definir
procesos técnicos. Igualmente, determina las actividades
de evaluación, medición y control que conducen a procesos
de mejora continua. Lo más relevante de esta norma, es la
importancia que da a la definición de los metadatos para
la gestión de documentos electrónicos y los requisitos que
estos deben cumplir. La segunda parte de la norma ISO
15489-2 define las directrices para la elaboración de los
principales instrumentos para la gestión de documentos.
Cabe anotar que en el año 2016 la ISO anuló la norma
15489-2, y ha unificado en la norma ISO 15489-1 un marco
que incluye políticas, objetivos y directrices para la creación
y administración de documentos electrónicos.

30
CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

También es preciso mencionar la norma ISO 23081-1:2006
que fue preparada por el Comité́ Técnico ISO/TC 46
(Información y Documentación) y por el Subcomité́ SC11
(Archives/Records Management). Esta norma, de buenas
prácticas, es clave para todos los procesos documentales
porque es una guía para entender, implementar y utilizar
metadatos en el marco de la ISO 15489. En ella se establecen
los diferentes tipos de metadatos y resalta su importancia en
los procesos de negocio. Se entiende por metadatos “datos
que describen el contexto, contenido y estructura de los
documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo” (ISO
15489-1, 2001; pág. 91).

Cuadro 2. Características de los documentos

electrónicos según los estándares

ISO 15489

Demostración que el documento es lo que afirma ser,

que ha sido creado o enviado por la persona que afirma
Autenticidad haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o enviado
en el momento en el que se afirma, para ello se deben
implementar y documentar políticas y procedimientos
que sigan su desarrollo desde la creación, recepción,
transmisión, mantenimiento y disposición de los
documentos, de manera que se asegure que los creadores
de los mismos estén autorizados.

Referencia el carácter completo e inalterado del

Integridad documento electrónico. Se encarga de la protección
contra las modificaciones no autorizadas. En dado caso de
haberlas, se debe dejar constancia con el objeto de hacer
su debido seguimiento.

31
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Su contenido representa exactamente lo que se quiso

Fiabilidad decir en él. Representa completa y precisamente el
testimonio y se puede recurrir a él para demostrarlo.

Puede ser localizado, recuperado, presentado,

Disponibilidad interpretado y leído. Debe presentar en sí mismo
la actividad que lo produjo. Su contexto debe ser
suficientemente claro y contener la información necesaria
para la comprensión de las operaciones, estableciendo su
origen y uso, en dado caso debe mantener los vínculos
existentes entre los documentos y la secuencia de
actividades originarias. (MinTIC, 2012, pág. 7).

Fuente: Elaboración propia basada en los estándares.

De este modo, la norma ISO 15489-1:2016 instaura las

buenas prácticas en el manejo de los documentos; teniendo
en cuenta el ciclo vital del documento y contemplando los
enfoques; administrativo, legal, fiscal e informativo-histórico.

32
CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

1.3. Componentes de un Sistema
de Gestión Documental
Electrónica

Unido a lo anterior, los hallazgos encontrados en esta

investigación establecen los mecanismos que identifican
las características de la diplomática en el documento
electrónico, que difieren de las hasta ahora realizadas en el
documento físico. De esta manera, el documento de archivo
electrónico debe contar con lo siguiente:

● Contenido estable y de forma fija.

● Contextos administrativos y documentales identificables
por medio de vínculos explícitos con otros documentos
dentro o fuera del sistema digital. Por ejemplo: el
contexto documental, que se refiere a los fondos a los
que pertenece el documento de archivo y su estructura
interna. En el caso del contexto tecnológico explica la
plataforma tecnológica empleada para la elaboración del
documento.
● El documento de archivo digital puede tener al menos
cinco personas involucradas, específicamente son: el
autor, el escritor, el originador, el destinatario y el creador.
● Debe sustentar una acción ya sea procedimental o como
parte de la toma de decisiones.
● Presentar elementos formales, y componentes digitales
para conferirle apariencia.

33
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Cabe señalar, que los atributos son los metadatos que

constituyen un elemento significativo diferenciador del
documento electrónico frente al físico. Estos se utilizan desde
diferentes dimensiones como la descripción de los objetos
que representan los escritos físicos en el mundo electrónico
y desde la autenticidad del documento electrónico nativo. Su
utilidad se expone en la norma UNE-ISO 23081-1:2008 (p.
6), donde se destaca, entre otras, el apoyo que proporcionan
a los procesos de trabajo y, en lo referente a la gestión de
documentos, a todos sus procesos, facilitando su comprensión,
protegiendo al documento como prueba, garantizando el valor
probatorio, su accesibilidad y disponibilidad en el tiempo, su
autenticidad, integridad y fiabilidad, etc. En perspectiva, los
atributos no son novedosos, han venido siendo utilizados
para el documento convencional, si bien, en menor medida
y únicamente, desde un enfoque localizador y descriptivo
del recurso y de la información. Para el entorno digital, se
incrementa el número de ellos hasta donde sea necesario,
así como sus categorías, tanto para aspectos tecnológicos,
de gestión del ciclo de vida, como para la conservación del
documento mismo y para su administración.

Los metadatos son datos que describen el contenido, el

formato, los atributos de un registro de datos, de un recurso
de información. Estos pueden ayudar en la descripción
de los recursos electrónicos, de la información digital
(incluso de imágenes digitales), en igual medida ayudan
en la documentación impresa tales como libros, diarios e
informes, esbozando su trazabilidad funcional y con ello su
preservación y conservación de ser necesaria.

Por lo anteriormente expuesto, se podría definir el documento

electrónico como el documento generado, gestionado,
conservado y transmitido por medios electrónicos,
informáticos o telemáticos, siempre y cuando incorporen
datos firmados por medio electrónico y se configure en torno

34
CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

a él una metanarrativa con metadatos diversos que detallan
estructura, contenido, contexto, prospectiva de gestión
durante su ciclo de vida y proyectiva de su conservación.

Cruz Mundet (2011, pág. 35) reseña las siguientes diferencias

con respecto al tradicional:

● Registro y uso de símbolos: El contenido de un

documento tradicional se encuentra en un medio y a
través de símbolos que lo hacen directamente accesible;
por otro lado, el documento electrónico posee su
contenido en un medio y a través de símbolos que deben
ser decodificados para hacerlo accesible al ser humano.
De allí el medio (hardware) y los símbolos (software) son
condiciones necesarias para el documento electrónico.
● Conexión entre contenido y medio: El contenido de un
documento tradicional es inseparable del medio, mientras
que en el documento electrónico puede ser separado del
medio original y transferido a otro u otros soportes acordes
a la necesidad, sin embargo, esta misma característica lo
expone.
● Características de la estructura física y lógica: La
estructura es una parte integral del documento tradicional,
es uno de los principales criterios para valorar su
autenticidad; mientras que para el documento electrónico
no es tan aparente, depende del hardware y del software,
hasta el punto de cambiar cuando se pasa de un medio
a otro.
● Metadatos: Son datos sobre los datos y hacen que
el documento pueda ser comprendido y utilizado. El
documento electrónico carece de elementos que en uno
tradicional permiten establecer su contexto funcional y
administrativo, esta función la cumplen los metadatos los
cuales describen cómo se ha registrado la información,
cuándo y por quién, con lo cual instauran su estructura.

35
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

● Identificación: Son indispensables los metadatos.

● Conservación: Dependen de las condiciones de
almacenamiento y de la rápida obsolescencia que
presentan los sistemas.

Figura 2. Componentes del documento electrónico

Principios

Programas Políticas

Marco
Normativo Gestión de Formatos
documento
Estándares

Soporte
Papel Contexto

Representación

Documento
electrónico Metadatos Contenido
Digitalización

Conservación
Estructura Contenedor

Seguridad Expediente
electrónico Firma
Digital
Copia de
inversión

Documento
Administrativo
Electrónico

Fuente: Elaboración propia.

36
CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

1.4 Requerimientos técnicos y
tecnológicos para los SGDE

El componente tecnológico contempla los elementos del

hardware y el software. Una investigación realizada por
Pulido Daza, Cortés & Tibaduisa (2015) arrojó las siguientes
connotaciones con respecto al tema:

Si bien estos cada día se están transformando y

modernizando y su costo se incrementa, es imprescindible
su adopción, ya que este componente se convierte en un
aspecto estratégico dentro de la organización para alcanzar
los objetivos atinentes a la gestión documental. De igual
forma, debe planificarse su adquisición, dado que puede
salirse del alcance de la organización, o bien, se compra
hardware y software que no cumplen con los requerimientos
de la entidad y de sus procesos.

La dirección y, en especial, las áreas de tecnologías de

información de la organización están obligadas a adquirir la
tecnología en hardware necesaria que garantice crear una red
local de computadoras y enlazar, en lo posible, a las redes de
organizaciones gubernamentales o que tengan inferencia con
su razón de ser. Las redes y estaciones de trabajo internas no
necesariamente deben tener la tecnología de punta; pueden
adaptarse los dispositivos con que cuenta la entidad. A su
vez, las estaciones de trabajo pueden ser computadoras con
una capacidad mínima, pero que permitan implantar en ellas
las aplicaciones de gestión documental.

Respecto al software, las entidades están en la obligación

de adquirir o desarrollar programas informáticos para la

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CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES Y NORMATIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

gestión de documentos que estén orientados a organizar,

recuperar y gestionar de manera eficiente la información, los
expedientes o los volúmenes creados electrónicamente sin
una estructura común. De igual forma, debe asegurarse que
estos programas puedan integrarse con los demás sistemas
de la organización, como intranet y extranet, bases de datos y
sistemas o programas de trabajo en grupo o de colaboración
(Pulido Daza, Cortés, & Tibaduisa, 2015, pág. 26).

En este sentido, los modelos estructurados para los

documentos electrónicos se sustentan desde los sistemas
informáticos, los cuales están definidos como un conjunto
de medios de captación, tratamiento y transmisión de la
información que se emplean para una aplicación determinada,
su principal característica consiste en que se interesa en la
circulación de la información sin hacer tanto énfasis en el
documento ni en su valor legal, básicamente difunde la que
sustenta separado del documento (Jordán, 2003, pág. 144).
El sistema informático se enfoca en la integración automática
contemplando tanto el software como el hardware. La norma
ISO 27001soporta los siguientes principios a tener en cuenta:

● Principio de confidencialidad: determina que la

información no esté disponible ni sea revelada a
individuos, entidades o procesos no autorizados.
● Principio de disponibilidad: que la información sea
accesible y utilizable por solicitud de una entidad
autorizada.
● Principio de integridad: salvaguarda la exactitud y
estado completo de los elementos que interactúan con la
información almacenada en el sistema.

38
CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Capítulo 2
Factores habilitadores
e inhibidores para la
implementación de
un Sistema de Gestión
de Documentos
Electrónicos

Sumario:

2.1. Políticas públicas

2.2. Políticas institucionales

2.3. Cultura organizacional

2.4. Tecnología

2.5. Normas y procedimientos

2.6. Modelo para el diseño de Sistemas de Gestión

Documental Electrónica

39
CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

2. Factores habilitadores
e inhibidores para la
implementación de un
Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos

En este capítulo se presentan los factores habilitadores

e inhibidores que afectan positiva o negativamente la
implementación de un Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos. Por factores habilitadores, se entienden
los procesos, componentes o estrategias que facilitan la
implementación de los sistemas. Por los inhibidores se
definen los que actúan como frenadores u obstáculos que
podrían afectar la implementación de los sistemas.

41
 CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

2.1. Políticas públicas

Las políticas públicas constituyen uno de los factores

habilitadores o inhibidores, puesto que si no existen no
se contaría con un marco político y conceptual en torno
al cual estructurar las acciones y decisiones relacionadas
con la gestión de documentos electrónicos. En el contexto
mexicano, existen algunas políticas para articular la
implementación de los sistemas que tengan como propósito
el control y la sistematización de los flujos documentales,
apoyados en tecnologías de la información y la comunicación.

Una de las políticas en México, en la que se pueden enmarcar

los procesos de diseño e implementación de sistemas de
gestión de documentos electrónicos es el Programa Nacional
de Transparencia y Acceso a la Información (PROTAI) 2017-
2021. Del PROTAI es importante considerar los ejes temáticos
y transversales de: Derecho de Acceso a la Información;
Tecnologías de Información y Plataforma Nacional de
Transparencia; Gobierno Abierto y Transparencia Proactiva;
Archivo y Gestión Documental, y Rendición de Cuentas.

En cuanto al eje temático sobre acceso a la información,

se busca desde el PROTAI contar con una plataforma
administrativa para garantizar y dar cumplimiento de las
obligaciones de la transparencia. En relación con el eje
transversal relacionado con Tecnologías de Información y
Plataforma Nacional de Transparencia, se identifican las
TIC como área de mejora para potenciar el funcionamiento
y uso de la Plataforma Nacional de Transparencia (PNT).
En el eje temático sobre Gobierno Abierto y Transparencia
Proactiva, se asumen como áreas de mejora las innovaciones
gubernamentales y las políticas de participación ciudadana.

42
CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

En cuanto al eje temático Archivo y Gestión Documental,
se evidencian dos elementos centrales: en primer lugar,
el fortalecimiento y la creación de planes estratégicos de
gestión documental para garantizar su cumplimiento y, en
segundo lugar, la transición del archivo físico al tratamiento
de documentos electrónicos no se ha realizado. Finalmente,
respecto al eje temático Rendición de Cuentas, se requiere
encaminar acciones para continuar con la formulación de
políticas que orienten la rendición de cuentas, las cuales
además se deben mostrar articuladas con la lucha contra
la corrupción. La Figura 3 sintetiza los elementos de política
expresados en el PROTAI, los cuales sirven de marco
al diseño e implementación de sistemas de gestión de
documentos electrónicos.

Figura 3. Ejes temáticos y transversales del PROTAI

2017-2021 que sirven de marco a la implementación de
Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos

Fuente: Elaboración propia.

43
 CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

2.2. Políticas institucionales

La implementación de los sistemas de gestión de documentos

electrónicos, por parte de sujetos obligados como las
entidades públicas, debe regirse por políticas que orienten y
organicen el proceso al interior de las instituciones. En relación
con la política de gestión documental que apoyará al sistema,
debe ser un producto reflexivo y no se debe tomar a la ligera.
Esta debe ser diseñada por un grupo interdisciplinario de los
directores de administración, recursos humanos, calidad,
operaciones, planificación, informática, auditoría y archivo.

Dicho grupo debe realizar un diagnóstico de los procesos para

conocer cuál es la realidad documental; para poder definir el
marco de acción y las limitaciones en el diseño. Este debe ser
un informe actualizado y con datos reales. No se recomienda el
uso de reportes desactualizados y que no se incluyan todos los
procesos y actores tanto internos como externos. Es necesario
invertir presupuesto, tiempo y recursos humanos en un buen
estudio. Toda la información deberá ser procesada con objetividad
pese a que indique serias deficiencias. Luego, sus acciones y
recomendaciones contarán con el aval del comité directivo.

Justamente, la norma ISO 16175-1:2012 recomienda la revisión

del marco normativo hasta las políticas de seguridad, el análisis
de los procesos de la organización, las gestiones de proyectos,
riesgo de cambio, calidad corporativa junto con sostenibilidad,
cultura organizacional y el desarrollo de las habilidades de
los colaboradores. Estos serán algunos de los insumos para
diseñar y mantener una adecuada política documental.

44
CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

El análisis de los procesos permitirá decidir cuáles serán
eliminados, simplificados o fortalecidos. Además, si es necesario
contar con personal capacitado en nuevas áreas. La norma
mencionada anteriormente explica que el estudio de estos “es
una práctica preferente que el análisis de procesos sea previo a
cualquier desarrollo de las TI. Esto incluye identificar, articular y
reasignar potencialmente los roles y responsabilidades”.

Según la norma ISO 26122: 2008 sobre los procesos, la mayoría

de los trabajos que se llevan a cabo en las organizaciones
se hacen a partir de procesos interdependientes, es decir,
o bien requieren aportaciones (inputs) desde un proceso y
generan resultados (output) para otro, o deberían finalizarse
antes de empezar el proceso siguiente, o extraen datos,
autorizaciones, o materiales de fuentes preexistentes.

Un SGDEA debe apoyarse en asignación de roles y

responsabilidades. Ello permite que una persona sea la
responsable de garantizar que los documentos mantengan
su valor como evidencia. Asimismo, poder hacerle frente
a una gestión de riesgo, de cambio y mejoramiento de los
parámetros de calidad.

Dichos nombramientos tienen que estar indicados en

un manual que especifique claramente cuáles son sus
responsabilidades, tareas diarias, a quién debe rendir cuentas,
a qué departamentos debe dar apoyo, por citar solo algunos.

Se hace énfasis en el personal debidamente capacitado.

Y dejar de usar funcionarios de otras áreas que no reúnen
ni el conocimiento ni las destrezas. No hay que olvidar que
los documentos contienen información que puede llegar a
representar el activo más importante de la entidad.

En este punto, es transcendental que se requiera la guía

no solo del personal de recursos humanos sino también de

45
 CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

archivística e informática. La norma ISO 15489-1:2006 detalla

en el apartado 6.3 qué trabajo y aspectos deben considerarse.
Se deberían definir y asignar las responsabilidades y las
competencias vinculadas con la gestión de documentos
e informar de ello a toda la organización de modo que, en
cada caso se identifique una necesidad concreta de crear e
incorporar documentos, que no quede duda de quién es el
responsable de tomar las medidas oportunas.

La persona responsable del diseño e implementación el

SGDEA debe ser el líder del proyecto del equipo, contar con
las habilidades y destrezas en la materia para poder hacerle
frente a cada una de las situaciones que se presenten fuera
del plan de trabajo y a la vez tener autoridad dentro de la
organización según el marco normativo institucional y la
misma política de gestión documental.

La gestión de cambio al igual que de recursos humanos estará

en manos de este responsable. No contar con estas dos
herramientas podría generar riesgos dentro de la organización.

Las principales autoridades de la entidad junto con los

responsables de la gestión documental deben tener claro
que el marco normativo y las políticas no son suficientes para
cumplir con los objetivos. Los procesos deben basarse en
principios archivísticos. Por esto, la ISO 15489 hace énfasis en
que la información debe ser accesible pero auténtica, íntegra
y fiable para que pueda servir de evidencia de las distintas
actividades, pero también de las decisiones que se toman. Ello,
apoyará a que la transferencia de los documentos sea íntegra,
conforme, exhaustiva y sistémica. Al ser información dentro
de un sistema debe vigilarse que los metadatos permitan no
solo la recuperación, sino que sirvan de apoyo a las tareas
de conservación. Además, recomienda realizar auditorías que
permitan conocer los procesos, el acceso a la información
bajo qué condiciones, como su custodia y preservación.

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CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

2.3. Cultura organizacional

Un factor de suma importancia para la implementación de

sistemas de gestión de documentos electrónicos lo constituye
la cultura organizacional y como proceso articulador de esta,
se tiene la gestión del cambio. La gestión del cambio tiene
por objeto contribuir con la institución para convertirla en una
organización exitosa. Se entiende por una organización con
este carácter aquella que tiene capacidad para adaptarse a
los cambios capitalizando el aprendizaje obtenido durante
el proceso de transición a mediano o largo plazo. Algunos
expertos definen la administración del cambio como una
disciplina que permite la transición de las personas, grupos
y organizaciones partiendo de su estado actual hacia una
fase ideal que incluye a organizaciones o patrones de
administración del cambio individual que permiten atender
las necesidades humanas en esta etapa.

Los sistemas electrónicos de gestión documental han

contribuido a la habilidad de las organizaciones para
automatizar porciones de las tareas y en algunos casos todos
los aspectos de un proceso de trabajo. Estas tecnologías son
exitosas cuando las organizaciones reconocen que se darán
grandes cambios en los usuarios finales, las tecnologías
de información, la administración, la gestión documental y
el archivo. Desde esta perspectiva, tiene una mayor validez
si se construye en los funcionarios la importancia de la
información de la organización y de la necesidad de gestionar
con estándares que ayudan a controlar la fuga y la pérdida
de los datos.

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 CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

2.4. Tecnología

Si bien los anteriores factores son importantes, este, referido

a la tecnología de apoyo que se requiere para implementar
los sistemas de gestión de documentos electrónicos, es de
suma importancia, debido a que seleccionar e implementar
un SGDE no es un proyecto solo para el grupo de tecnologías
de información. Implica el grupo de gestión documental,
organización y métodos, tecnología y que los usuarios finales
se involucren temprano en la toma de decisiones.

Esto significa que además del personal de tecnologías

de información, las demás áreas de la entidad también
deben participar en la selección tecnológica, así como los
responsables de los procesos misionales, operativos y de
apoyo y otros usuarios finales, con el fin de entender los
conceptos de identidad, el proceso de correspondencia y
administración documental, contenido y reutilización. Se
trata de comunicar de manera eficaz a los diferentes usuarios
(funcionarios, entidades, ciudadanos).

Los usuarios finales para la selección de herramientas de

software pueden ayudar a los tomadores de decisiones a
medir qué tan difícil es aprender a usar una herramienta,
porque si los usuarios no quieren recurrir a esta, va a fracasar
la implementación. El éxito final, como cualquier proyecto de
software, es la apropiación del uso por parte del usuario final.
Casi todos los SGDE van a ofrecer su propio conjunto de
utilidades, funcionalidades y aplicaciones que se deben
considerar en la implementación como parte de la solución,
porque parecen como respuestas rápidas a problemas
comunes, y se alinean con los patrones de diseño tradicionales

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CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

para sistemas transaccionales en aras de la flexibilidad a
largo plazo del SGDE. En su lugar, se recomienda seguir los
estándares basados en enfoques.

Es importante que la herramienta por seleccionar cuente

con las características técnicas de mantenibilidad,
sostenibilidad, escalabilidad en tiempo, con el fin de que sea
fácilmente actualizable tanto con los estándares web como
con los cambios tecnológicos y de versiones, ya sea una
herramienta open source o comercial. Las herramientas que
integran la evaluación que se presenta a continuación han
sido seleccionadas mediante la evaluación de un conjunto
de criterios, algunos de los más representativos son:

Requisitos del sistema: Son los componentes y procesos

necesarios para que el SGDE funcione correctamente,
además de sus características como SGDE, por ejemplo,
información sobre el sistema operativo, servidor web, base
de datos, licencia, lenguaje de programación, instalación vía
shell, etc.

Seguridad: Características que posee el DMS para

protegerse, como por ejemplo aprobación del contenido,
verificación de email, granularidad de privilegios,
autentificación, LDAP, historial de login, registro de auditoría,
compatibilidad ssl, versionado, etc.

Soporte: Son los servicios de los que dispone para ayudar

a los usuarios a resolver sus dudas y problemas, mediante
programas de certificación, formación comercial, soporte
comercial, comunidad de desarrollo, ayuda online, API para
desarrollar extensiones, foros públicos, listas de correos,
servicios profesionales, etc.

Facilidad de uso: Son las funcionalidades que facilitan

realizar ciertas tareas, como redimensionar imágenes,

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 CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

subida masiva de archivos, URL amigables, editor wysiwyg,

lenguaje de plantillas, lenguaje para macros, contenido drag-
n-drop, prototipado, asistente de configuración, corrector
ortográfico.

Rendimiento: Son las características relacionadas con el

rendimiento del DMS, es decir, es la capacidad de la realización
de las tareas con respecto a los medios disponibles, algunas
de estas características son, el balanceo de carga, cacheo
de páginas, replicación de base de datos, exportación de
contenido estático, etc.

Administración: Son las funcionalidades que facilitan

la administración del sitio, como por ejemplo, la gestión
de registros, portapapeles, programación de contenido,
edición de contenido en línea, gestión de temas, papelera
de reciclaje, estadísticas web, administración de plantillas,
workflow, etc.

Interoperabilidad: Son las características de sistemas/

componentes o información, con las que el DMS es capaz de
intercambiar información, como RSS, soporte FTP, XHTML,
ICAL, Soporte WebDAV, etc.

Flexibilidad: Son las características que facilitan y hacen

flexible la realización y configuración de ciertas tareas, por
ejemplo, reutilización de contenidos, traducción del interfaz,
contenido multilenguaje, reescritura de URL, despliegue
multisite, etc.

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CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

2.5. Normas y procedimientos

El proceso de gestión documental electrónica es importante

para las organizaciones pues facilita el cumplimiento de las
normas y ayuda a darle seguimiento a las actividades para
la optimización de los procesos y la toma de decisiones.
Uno de los retos encontrados en las organizaciones se ve
en el uso de las tecnologías, en la creación de documentos
electrónicos y a la hora de aplicar las técnicas archivísticas
clasificadas y enunciadas en el marco normativo.

Cuando se toman las directrices de la norma ISO 15489-1 y

2 para el desarrollo de un programa de gestión documental
integral en una organización, lo primero que encontramos
en el proceso son aspectos culturales, el confort de hacer
lo mismo todo el tiempo y el tener que reaprender nuevos
modelos.

Los siguientes son los apartados analizados en la categoría

de la dimensión organizacional:

Evidencia: este concepto consiste en identificar los

documentos de la organización que implican una acción,
una responsabilidad o que proporcionan una prueba de
las decisiones tomadas y las actividades realizadas. La
identificación adecuada de la documentación deberá
proporcionar un carácter de evidencia.

Integridad: consiste en una serie de normas y reglamentos

compuestos que regulan, desde el entorno, la creación de los
documentos archivísticos en las organizaciones, con el propósito
expreso de “atraparlos” dentro de un conjunto de reglas que
garanticen la veracidad de la información en ellos contenida.

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 CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Responsabilidad: teniendo como base las necesidades

de la organización se analizan y redactan las políticas que
definen los perfiles y obligaciones de los funcionarios frente
al tema de gestión documental electrónica. Según la ISO
15489 se indica:

a) “Los profesionales de la gestión de documentos, que

asumen la responsabilidad principal de definir, hacer
el seguimiento y mejorar los procesos junto con los
procedimientos de gestión de documentos, al tiempo
que son los encargados de diseñar, implementar y
mantener el sistema de gestión de documentos”.

b) “Los diferentes componentes de la estructura

organizativa, que han de desplegar la política o llevar a
cabo actividades y operaciones en las cuales se hace
uso de los documentos”.

Equivalencia Funcional: se relaciona con la función que dos

documentos cumplen en una organización.

Disposición: es el tiempo de conservación establecido para

un documento determinado, se aplica la disposición prevista
en el calendario de conservación, por ejemplo tablas de
eliminación, conservación permanente, transferencia a otro
sistema archivístico, etc..

La norma entiende el proceso de gestión documental como

un proceso compartido y extensible a toda la organización,
y no duda en integrar la gestión de los documentos en los
sistemas y procesos de trabajo de la organización, sirviendo
de soporte a las actividades y decisiones y asignando
responsabilidad a cuantos participan en ella.

Dicha conceptualización de las actividades encadenadas

permite visualizar la forma de realizar una tarea o un

52
CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

producto. Se debe planificar el manejo documental y realizar
su implementación para establecer procesos de mejora,
que permitan el seguimiento de las actividades tomando
mediciones de aprendizaje.

La definición de los procesos armonizados con el tratamiento

de gestión documental estableciendo las reglas aplicables a
la creación, la incorporación de documentos y los metadatos
de los documentos electrónicos relativos a los mismos
deberían incluirse en los procedimientos que rigen todos los
procesos de negocio en los que se requiere una evidencia
de la actividad.

Valoración: son evaluaciones que dan lugar a la toma

de decisiones sobre la incorporación y la conservación
de documentos. Esto permite que una serie de normas
y reglamentos orienten la creación de los documentos
archivísticos en las organizaciones. La finalidad es que
estos queden dentro del conjunto de normas que puedan
garantizar la información que contienen.

Preservación: son una serie de procesos necesarios para

garantizar el contenido y la técnica de los documentos
auténticos.

El autor del documento determina el tiempo necesario para

retener los documentos que estarán a disposición de los
usuarios y qué tipo de mantenimiento se les proporcionará
para garantizar su autenticidad e integridad a lo largo del
ciclo de vida y que pueden ser transferidos al encargado de
su conservación con la autenticidad intacta.

Disposición final: consiste en una serie de procesos

asociados con la aplicación de decisiones de transferencia,
destrucción o conservación de documentos basados en
calendarios de conservación u otros instrumentos empleados

53
 CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

por la organización. La descripción archivística juega un

papel importante para la disposición final y que los usuarios
tengan acceso a la información.

Custodia: el programa de conservación digital debe

establecer y almacenar la esencia de los documentos
digitales bajo custodia de los Archivos Nacionales para
recrear su funcionamiento original a lo largo del tiempo.

La norma ISO 15489 fue emitida en mayo de 2006 y está dividida

en dos secciones bajo el título Información y Documentación.
Gestión de Documento. Generalidades y Directrices. Su fin es
garantizar que una entidad pueda crear o elaborar, divulgar,
gestionar y dar tratamiento a todo tipo de documento que
necesite para sus actividades. Por ello, está dirigida a los
directivos de organizaciones, expertos en información, gestión
de documentos y tecnologías. Y finalmente, los funcionarios
o usuarios relacionados con la gestión documental. La norma
15489 tiene varios campos de acción:

1. Se aplica a la gestión de documentos, en todos los

formatos o soportes, creados o recibidos por cualquier
organización pública o privada en el ejercicio de sus
actividades o cualquier individuo responsable de crear y
mantener documentos.

2. Facilita la asignación de las responsabilidades de las

entidades para las políticas, normas, procedimientos,
procesos y sistemas orientados a los documentos.

3. Proporciona la gestión de documentos como apoyo de

un sistema de calidad que cumpla con la norma ISO
14001.

4. Sus principios permiten regular el diseño e implementación

de un sistema de gestión de documentos, pero con

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CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

excepción que no aborda la gestión de los documentos
históricos en el seno de las organizaciones archivísticas.

Para poder implementar estos conceptos y procedimientos,

la norma 15489 brinda una metodología. Sin embargo, hace
la observación de que es necesario revisar las normas, leyes,
reglamentos, decretos nacionales que puedan exigir otros
requisitos para la adecuada gestión de los documentos.

La norma 15801 publicada en 2008 se refiere a la imagen

electrónica, información almacenada electrónicamente, y da
recomendaciones sobre la veracidad y fiabilidad. De manera
puntual, brinda los procedimientos para poder demostrar que
una copia electrónica es una copia fiel del original, y si ese
original era un fichero electrónico de datos o un documento
físico. Hay límites en los alcances de esta norma, no cubre
los procesos utilizados para analizar la autenticidad de la
información antes de que sea almacenada o se determine
que debe ser importada al sistema.

Para el análisis de los procesos de trabajo para la gestión

de documentos la ISO 26122 es un informe que brinda
orientaciones sobre el análisis de los procesos de trabajo
desde el punto de vista de la creación, incorporación y
control de documentos.

Para lograrlos distingue dos tipos de análisis denominados:

a) Análisis funcional (la descomposición de funciones en

procesos) y
b) Análisis secuencial (el estudio del flujo de operaciones)

Cabe señalar que esta ISO da más recomendaciones para la

aplicación de los contenidos de la norma 15489 mencionada
anteriormente.

55
 CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Dentro de la gestión de los documentos electrónicos, los

metadatos juegan un papel importante. Para ello se debe
consultar la ISO 23081, la cual es una metodología “para
entender, implantar y utilizar metadatos en el marco de la
norma ISO 15489”. Trata de la importancia de los metadatos
propios de la gestión de documentos en los procesos de
negocio de los diferentes tipos de metadatos y del papel que
desempeñan tanto para los procesos de trabajo como para
los procesos de gestión de documentos.

En el tema de la conservación está la ISO 18492, con el titular

“Conservación a largo plazo de la información basada en
documentos”. Sus creadores buscan proporcionar una guía
práctica metodológica para la conservación y recuperación
a largo plazo de la información electrónicamente autenticada
basada en documentos, cuando el período de conservación
excede la expectativa de vida de la tecnología (hardware y
software) utilizada para crear y mantener la información.

A diferencia de otras normas se hace la recomendación

de involucrar desde archiveros, gestores de documentos
y especialistas en tecnología de la información y la
comunicación. Otro aporte importante se encuentra en la
normativa ISO 19005-1, “Gestión de documentos. Formato
de fichero de documento electrónico para la conservación a
largo plazo”. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).

Su objetivo es “definir un formato de archivo basado en el

PDF, conocido como PDF/A, que proporciona un mecanismo
para la representación de documentos electrónicos que
conserva su apariencia visual a pesar del paso del tiempo,
independientemente de las herramientas y sistemas usados
para crear, almacenar o representar los archivos”. Aunque es
una herramienta para la conservación de los documentos,

56
CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

sus creadores hacen la observación que la norma no
puede garantizar la nitidez o la calidad visual del contenido
empleado para crear el archivo.

En el año 2010, se publica la ISO MoReq (Modular de

Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de
archivo). Su aporte es proporcionar una serie de requisitos
para un sistema de registro de documentos, pero evitando la
implementación de una metodología “única” para la gestión
de documentos.

Hace referencia a una serie de procesos básicos, pero

importantes, como la exportación y eliminación, la estructura
de los datos, el concepto y uso de los metadatos, entre otros.
Sus creadores señalan que al cumplir las recomendaciones
proporciona confiabilidad y soporte a la interoperabilidad
del sistema de documentos, incluyendo la transferencia y la
migración exitosa de los archivos.

La ISO 15836 emitida en junio del 2011 tiene como titular

“Información y documentación. Conjunto de elementos
de metadatos Dublin Core”. Estos últimos, constituyen
un vocabulario técnico “de quince propiedades para su
utilización en la descripción de recursos”. Dicha descripción
es importante para poder brindar el conjunto de elementos
para las funciones de los metadatos. Por ejemplo: se usa la
palabra suject para el tema del contenido del recurso.

Para la aplicación de un sistema para la gestión de documentos

es necesario consultar las ISO 30300 y 30301. La primera
contiene toda la terminología para toda la serie de normas,
objetivos y beneficios de un sistema de gestión documental
(SGD) y la segunda da los requisitos para implementar un
SGD en una organización cuyas autoridades y usuarios son
conscientes de sus ventajas para la creación y uso de los

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 CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

documentos. Esta norma junto con la ISO 15489 brinda los

conceptos y herramientas para diseñar, implementar y vigilar
los procesos de la gestión documental.

La ISO 14105 divulgada en 2011 está dedicada a la Gestión

Documental-Gestión del cambio para la implementación
exitosa de un sistema electrónico de gestión documental
(SGDE).

En su introducción se insiste en la importancia de los

sistemas electrónicos de gestión documental, los cuales
han contribuido a la habilidad de las organizaciones para
automatizar porciones y en algunos casos todos los aspectos
de un proceso de trabajo. Esas tecnologías son exitosas
cuando las organizaciones reconocen grandes cambios
por suceder y que los usuarios finales, las tecnologías de
información, la administración, la gestión documental y el
archivo no se verán afectados.

La planificación del cambio da como resultado que las

autoridades y funcionarios que integran una organización
entiendan que es necesario cambiar, por qué y cuáles serán
los resultados a corto, mediano y largo plazo.

La norma 16175, divulgada en septiembre de 2012, se refiere

a los principios y requisitos funcionales para documentos en
entornos de oficina electrónica. Generalidades y declaración
de principios. Directrices y requisitos funcionales para
sistemas que gestionan documentos electrónicos. Toda la
información está dividida en dos sesiones.

La ISO en mención tiene como idea condensar las demandas

de las autoridades de entidades o archivos internacionales
para poder elaborar requisitos funcionales y principios
globalmente armonizados para el software utilizado en la

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CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

producción y gestión de los documentos electrónicos en
entornos administrativos. Un punto importante en esta ISO
es la intención de proporcionar un apoyo a las actividades
de auditoría, por medio de un despliegue más amplio de
funcionalidades automatizadas de gestión de documentos.
Mejorar las capacidades para cumplir los mandatos
legales especificados en distintas leyes relacionadas con la
información. En síntesis, es un apoyo para la rendición de
cuentas y conservar la memoria institucional.

La segunda parte hace mención de la importancia de la

gestión del documento electrónico como ayudar “al buen
funcionamiento de una organización ya que da soporte
a la actividad de negocio y proporciona una base para
la prestación eficiente de servicios”. Se puntualizan los
siguientes beneficios:

1. Eficiencia, posibilitando que la información esté

fácilmente disponible cuando sea necesario para la toma
de decisiones y para actividades operativas;
2. Uso racional de los recursos financieros, permitiendo la
disposición oportuna de documentos inactivos;
3. Favorece la rendición de cuentas con la creación de un
registro de actividades según las normas, y
4. Reduce los niveles de riesgo que puedan presentarse
con el acceso de funcionarios no autorizados o pérdida
de información por destrucción.

A este marco legal, se une la norma ISO 14721 conocida

como OAIS, creada por Consultative Committee for Space
Data Systems (CCSDS), cuyas directrices pueden ser
empleadas para la preservación a largo plazo de cualquier
tipo de objeto, no exclusivamente de objetos digitales. En el
modelo OAIS es importante la creación de una terminología
común para definir los procesos, los métodos y los objetos.

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 CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Por último, se menciona la ISO 27000 que pertenece a la

serie que proporciona a los interesados un marco de gestión
de la seguridad de la información que puede ser empleado
por cualquier organización. Se debe entender como Sistema
de Gestión de la Seguridad de la Información como crear,
implementar, operar, supervisar, revisar, mantener el Sistema
de Gestión de Seguridad de la Información, requisitos de
la documentación y el control de la misma. Asimismo, se
hace mención de la aplicación de auditorías internas para el
control y el cumplimiento de las normas de la organización.

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CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

2.6. Modelo para el diseño
de Sistemas de Gestión
Documental Electrónica

La ISO 16175 da otros beneficios importantes en el diseño e

implementación de SGDEA, estos son:

1. Asegurar una buena gobernanza (por ejemplo, la

rendición de cuentas, la transparencia y la prestación de
servicios mejorada) a través de una buena gestión de
documentos;
2. Mejorar las capacidades para cumplir los mandatos
legales, especificados en distintas leyes relacionadas
con la información.

El diseño del SGDEA no es una responsabilidad exclusiva

del líder del proyecto o del srchivo. Aquí intervienen los
miembros del equipo de proyecto integrado por: archivistas,
administradores, abogados, informáticos, historiadores,
ingenieros industriales y comunicador social.

Precisamente, el diagnóstico será el insumo para definir las

tareas del SGDEA. También, se empleará el marco normativo,
la política documental y los principios archivísticos. Un
error frecuente es que el flujo documental es únicamente
establecido por un informático que desconoce cómo funciona
la entidad y sus procesos. De manera que la herramienta
genera una serie de problemas para su implementación
hasta llegar al fracaso. Por ello, se insiste que cada SGDEA
es único para el perfil de cada institución que tiene procesos
y necesidades propias. Adoptar o copiar un modelo sin hacer
ajustes se convierte en una camisa de fuerza.

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 CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

La norma ISO 15489-1:2006 da una serie observaciones

vitales para su funcionamiento:

1. Documentación de las operaciones relacionadas

con los documentos: los procesos destinados a
los diferentes tipos de documentos tienen que ser
documentados. Esto es una buena práctica porque
permite ser material de consulta en caso de mejoras o
capacitación. También, permite resolver problemas si se
da un adecuado registro o descripción de los metadatos.
2. Soporte físico de almacenamiento y protección: “la
necesidad de contar con soportes de almacenamiento,
elementos para la protección física, procedimientos
de manipulación y sistemas de almacenamientos
propios”. La política de conservación de los documentos
podrá ayudar a las necesidades de almacenamiento.
Paralelamente, la gestión de riesgo debe contemplar
acciones de mitigación de hechos o causas que vulneren
el estado de los documentos.
3. Gestión distribuida: la política documental junto con la
distribución de roles y responsabilidades ayudará a que
la gestión sea distribuida. Entonces, las funciones no se
concentrarán en una o varias personas.
4. Conversión y migración: los sistemas de gestión
de documentos deberían diseñarse de manera que
se garantice la autenticidad, la fiabilidad y el uso de
los documentos, aunque se produzcan cambios en
el sistema, incluyendo la conversión del formato, la
migración entre el hardware y sistemas operativos o
aplicaciones específicas de software durante todo el
período de conversación.

La Figura 4 presenta las fases, procesos y acciones que

se deben tener en cuenta para el diseño de un Sistema de
Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE), las cuales
incluyen desde la caracterización de las entidades u

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CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

organizaciones, la determinación de los requerimientos, fase
que debe incluir la precisión de componentes funcionales,
estratégicos, normativos y legales, articulados en torno a
una metodología, centrada en la revisión de normatividad y
estándares y en buenas prácticas para incorporar estrategias
que favorezcan una implementación efectiva de estos
sistemas.

En el diseño, la identificación de requisitos es fundamental

gracias a la información preliminar. De esta forma, se
podrá cumplir con la accesibilidad de los documentos al
determinar cuál es la estructura que mejor se adapte a cada
fondo documental. En el momento de la implementación
del SGDEA, dichos requisitos deben ser valorados para
conocer si cumplen los objetivos del diseño y de la política
documental. Y además, incluir nuevas necesidades de los
interesados. Por este motivo, dentro de la documentación
se debe incluir la estrategia para cumplir con los requisitos.

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 CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Figura 4. Fases y acciones para el diseño de sistemas de

gestión documental electrónica (SDGE)

Fuente: Elaboración propia.

El PMI sugiere el uso de una matriz de requisitos que permitirá

poder darle seguimiento e identificar al involucrado que pide
que se cumpla con dicha necesidad.

Como parte del estudio de los requisitos la norma 15489

sugiere evaluación de los sistemas existentes. Analizar los
sistemas de gestión de documentos y cualquier otro sistema
de información ya existente para valorar en qué medida
dichos sistemas incorporan y mantienen documentos

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CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

procedentes de las actividades de la organización. La
evaluación ayuda a revelar cualquier dificultad existente
entre los requisitos acordados por la organización en materia
de documentos y el rendimiento y las funcionalidades de los
sistemas existentes.

La implementación del SGDEA sugiere que, en la planificación

del proyecto, que en este caso requiere de más trabajo y
recursos en la implementación, una estructura de desglose
de trabajo (EDT) que constituye una excelente guía, es la
columna vertebral del proyecto.

Antes y durante la implementación del sistema será clave la

gestión del recurso humano y la comunicación. Precisamente,
esta última es fundamental desde el inicio hasta el cierre
del proyecto. Para el desarrollo de la gestión de recursos
humanos, se recomienda tomar en cuenta la metodología
del PMI que parte de la base de considerar la cultura
organizacional junto con el marco normativo para definir los
roles y responsabilidades que le serán comunicados a todos
los miembros de la organización.

Paralelamente, se tiene que incluir un plan de dirección

de personal que permita definir los requisitos que deben
cumplir los miembros del equipo, cómo será su cronograma
de trabajo, cuándo serán liberados, es decir, culminan
ciertas tareas para desarrollar otras. De qué forma serán las
reuniones y la metodología para que sean efectivas.

Otro apoyo es la norma ISO 14105 que da lineamientos para

que esta metodología de trabajo incluya desde aspectos
laborales como sociales. Por ejemplo: qué hacer en caso de
muerte o traslado de personal no programado. También, si
es necesaria una adecuada capacitación para el desarrollo
de las habilidades y destrezas.

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 CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Los conflictos se pueden presentar en el proyecto SGDEA,

por lo que debe existir una serie de directrices denominada
gestión de conflicto, que especifica cómo se atenderá
la situación y quiénes serán los responsables de aplicar
sanciones. Aunque en estos casos siempre se insta al diálogo
con los protagonistas respetando el debido proceso. El
reconocimiento junto con las recompensas ayuda a mejorar
el ambiente laboral. Las evaluaciones del desempeño del
personal deben realizarse más si se contempla laborar con
equipos virtuales.

Paralelamente a la gestión de recursos humanos debe

desarrollarse la gestión de comunicaciones cuyo objetivo
es crear, divulgar, recopilar, almacenar, recuperar y poner a
disposición de los miembros del proyecto, los funcionarios
de la entidad y otros interesados información del proyecto
de SGDEA.

Una vez que se realizó la identificación de los interesados

será contundente desarrollar un plan de comunicaciones que
permita guiar a las autoridades junto con el líder del proyecto
qué información comunicar y en qué momento. Para ello, es
necesario la creación de una matriz de comunicaciones, en
la cual se especifique qué comunicar, cómo comunicar, en
qué momento, a quién comunicar y cuáles podrían ser las
repercusiones. Es importante, elaborar dicha matriz teniendo
presente la información aportada por los interesados en el
diagnóstico sobre la forma en qué prefieren ser informados.

Si es necesaria la designación de un vocero, este debe tener las

habilidades para comunicar y poder hacerle frente al manejo
de crisis si algunos de los grupos apoyan negativamente el
proyecto. Al igual que la gestión de recursos, la comunicación
debe ser evaluada por el encargado para medir su alcance y
hacer las correcciones necesarias.

66
CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Las gestiones de recursos humanos junto con comunicaciones
vienen a apoyar la estrategia de cambio organizacional que
se da desde el inicio del proyecto. En la norma ISO 14105,
sus creadores explican que las estrategias de cambio,
trabajo y tecnología conforman un “triángulo estratégico”
que contribuye a que ese cambio organizacional sea exitoso.

Con respecto al cambio organizacional, el diagnóstico

realizado para iniciar el proyecto del SGDEA servirá para
saber qué factores están afectando positiva o negativamente
a los usuarios del nuevo modelo de gestión documental.
La gestión de la comunicación jugará un papel clave junto
con la formación. Dicha formación debe ser realizada bajo
estándares de calidad como la ISO 10015 conocida como
Administración de la Calidad. Directrices para la Capacitación,
que señala qué instrucción debe cumplir requisitos como
diseño de un plan de ejecución; su ejecución por un grupo de
expertos, uso de adecuadas herramientas y para culminar,
realizar una evaluación de los alcances logrados en cada uno
de los asistentes.

Otro elemento que aborda la ISO 14105 es la conversión de

los archivos históricos. Para ello, explica que existen tres
enfoques:

a) No digitalizar nada; los archivos en papel se mantienen

en papel, solo los documentos nuevos son digitalizados;
también conocida como la conversión “de hoy en
adelante”.
b) Digitalizar todo; todos los archivos son convertidos a
formato digital; también conocida como conversión
“histórica completa”.
c) Mezcla de los dos enfoques (digitalizar el documento
si es necesario); también conocida como conversión
“según sea necesario”.

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 CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Gestión de riesgo y mitigación

En la implementación del SGDEA pueden presentarse

una serie de riesgos. Por ello, la gestión de riesgos debe
ser un componente de la política documental. Según el
PMI, es necesario desarrollar un análisis FODA (fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas) junto con un registro de
riesgos, el cual consiste en un análisis cualitativo y cuantitativo
para definir la probabilidad e impacto de dichos riesgos. Este
estudio debe ser actualizado cada cierto tiempo, ya que hay
riesgos nuevos que aparecen por razones desconocidas.

Dichos datos se verán reflejados en una matriz, donde

el criterio del experto como del archivista o el informático
permitirá diseñar y ejecutar un plan de respuesta con
acciones como: mitigar, evitar, transferir, explorar, compartir,
mejorar y aceptar. Cada una de ellas, bien especificada con
causas o disparadores de riesgo. Estos datos deben ser
actualizados y contar con un presupuesto que se conoce
como análisis de reserva. Los riesgos no se atienden cuando
surgen sino se previenen; es necesario monitorearlos las 24
horas, los siete de la semana y los 365 días del año.

La ejecución de las acciones será realizada por un

responsable. Es vital asignar a un miembro del equipo o al
mismo líder del proyecto para que atienda su desarrollo. Así
se evitarán confusiones y pérdida de tiempo o de recursos.
También, se debe evaluar cómo se desarrolla esta gestión, si
cumple o no los estándares de calidad.

La gestión documental no está exenta de sufrir riesgos. La

norma ISO 16175 hace mención a riesgos de tipo de formación,
documentación, falta de motivación del personal, reducción de
la productividad, cambio organizativo y escalabilidad. También
de selección, desarrollo y compatibilidad del software.

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CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

En este último punto, la norma señala que en el piloto del
software pueden presentarse inconvenientes cuyo impacto
es posible aminorar con algunas acciones como:

a) Establecer objetivos de rendimiento y criterios de

evaluación claros.
b) Involucrar y animar continuamente a los participantes
del proyecto piloto en el uso del sistema.
c) Realizar sesiones de trabajo de prueba con el software
antes de su adaptación.
d) Finalizar el diseño del sistema.
e) Desarrollar una metodología aceptada de calidad.

Otras acciones son desarrollar el piloto en forma gradual

en el número de procesamiento de documentos y personas
involucradas de los distintos departamentos. Lo anterior
permitirá una versión más robusta que pueda ayudar a
reducir los riesgos y en el peor de los escenarios, el fracaso.

Al ser una aplicación que responde a las necesidades de un

primer escenario, se debe contemplar que nuevas acciones
dentro de la entidad demandarán una serie de ajustes que
requerirán de tiempo, personal, capacitación y recursos.
Ningún SGDEA es una solución estática y tiene una vida útil
estimada. La obsolescencia tecnológica es una amenaza
constante.

Metadatos y migración

Dentro del esquema de funciones del SGDEA es importante

que la información electrónica sea elegible. Por ello, la
política de conservación debe ser resultado de un trabajo
exhaustivo porque requiere de una investigación constante
que permita que la información esté disponible para la toma
de decisiones a futuro.

69
 CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

La propia tecnología y su obsolescencia obligan a considerar

tener una gestión adecuada de migración, los documentos
en soportes de almacenamiento digital robustos para superar
situaciones hostiles por factores externos como cambios
ambientales.

Los metadatos son determinantes, pero desde el registro

de los documentos para poder lograr una adecuada
indización y trazabilidad que incluso facilite la accesibilidad
como la interoperabilidad. Para alcanzar este objetivo,
la norma ISO 16175 junto con la 19005 hace una serie de
recomendaciones que son válidas de considerar como la
definición de un administrador de metadatos, quien debe
cumplir la política sobre su tratamiento. Por ejemplo: “crear,
definir y borrar elementos de los metadatos, incluyendo
campos a medida”. Cada una de las actividades debe ser
debidamente documentada.

Seguimiento y control

En esta etapa del proyecto SGDEA es necesario que el

equipo del proyecto revise si se cumple el alcance, es decir,
los objetivos del sistema y la política de gestión. Supervisar
que no hay inconvenientes con el cronograma de trabajo,
que las tareas se realizan de acuerdo con lo planeado en
la estructura y diccionario de la estructura de desglose del
trabajo (EDT).

Los costos del proyecto junto con las adquisiciones y los

controles de calidad deben ser revisados como parte de la
política de eficiencia, poder medir el desempeño y controlar
los riesgos. Se insiste que la gestión de calidad en este punto
tiene una gran relevancia pues permite tener una radiografía
del cumplimiento de los objetivos.

70
CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

La norma ISO 15489:2 aborda el tema desde la perspectiva
de supervisión y auditoría.

La supervisión contribuye a dotar al sistema de gestión

de documentos de valor jurídico y legal. Los procesos de
supervisión se documentan para testimonio del cumplimiento
de las políticas, procedimientos y normas que la organización
ha adoptado.

Las auditorías son un excelente instrumento si se aplican

para mejorar los estándares de calidad y revisar toda la
estructura organizacional para la rendición de cuentas
sobre la política documental. Por ejemplo: valorar que los
departamentos cumplen con sus funciones. La norma en
mención indica entre otras ventajas “que la misma entidad
comprende la naturaleza de sus documentos, controla y
toma medidas de seguridad sobre los mismos y utiliza e
implementa adecuadamente los procesos de trabajo y las
tecnologías”.

La norma ISO 30301 considera que las auditorías deben

de tener una adecuada planificación. Primeramente, definir
los objetivos que manejarán los auditores seleccionados
para cumplir la tarea con objetividad. Cada uno de los
resultados debe documentar y elevar el informe a estudio
de las autoridades para que tomen las medidas necesarias.
Por ejemplo: hacer correcciones en materia de medidas de
seguridad que se mencionan en la ISO 2700 y que se hace la
recomendación de revisar.

Cierre del proyecto

En esta etapa es necesario que el líder del proyecto con todo

su equipo analice si el alcance, el tiempo, la calidad y el costo
se cumplieron, es decir, un SGDEA acorde a las necesidades

71
 CAPÍTULO 2. FACTORES HABILITADORES E INHIBIDORES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PARA LOS SGDE
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

de la entidad. Para ello, es necesario evaluar el cronograma,

revisar si cada una de las etapas fue completada junto con
los informes finales para conocer los pormenores.

Luego, se hace entrega de toda la documentación de cada

una de las gestiones como recursos humanos, comunicación,
riesgos, costos, tiempo, adquisiciones, interesados, calidad
e integración. Dichos informes deben tener un acta de cierre
del proyecto aprobada por las autoridades de la entidad.
Todas las lecciones aprendidas deberán ser archivadas
por la oficina de proyectos o de planificación, para que en
un futuro sean consultadas como guía sobre proyectos o
para conocer cómo se resolvió un problema que permitió
considerar que el alcance se cumplió, y que el proyecto fue
exitoso para la institución.

72
CAPÍTULO 3. BUENAS PRÁCTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA
DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Capítulo 3
Buenas prácticas para
la implementación
de un Sistema de
Gestión de Documentos
Electrónicos

Sumario:

3.1. Contexto latinoamericano

3.2. Contexto europeo

73
CAPÍTULO 3. BUENAS PRÁCTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA
DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

3. Buenas prácticas para la
implementación de un
Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos

En este capítulo se presentan buenas prácticas provenientes

de los contextos latinoamericano y europeo, desde donde
se ha identificado el desarrollo de las siguientes fases en la
implementación de los sistemas de gestión de documentos
electrónicos. Tales etapas son: identificación, inicio y de
planeación, como fase preparatoria a la implementación.

1. Etapa de identificación

Contexto de la organización:

En esta etapa la entidad debería identificar cómo contribuye

la gestión documental electrónica con los aspectos claves
especificados:

 En el plan estratégico de la entidad.

 Misión y visión.
 Analizar con los políticos, económicos, sociales,
tecnológicos, ambientales, culturales, financieros y la
competencia.
 Comprensión del contexto administrativo, legal,
organizacional, empresarial.
 Identificar el propósito de la gestión documental
electrónica (problemas, necesidades, oportunidades,
exigencias normativas y de otra índole).

75
 CAPÍTULO 3. BUENAS PRÁCTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

 Justificar el desarrollo de los programas de gestión

documental electrónica.
 Identificar los requisitos de la gestión documental
electrónica y los recursos para desarrollar el proyecto
(humano, tecnológico, financiero).
 Diseñar un perfil del proyecto con sus objetivos, resultados
esperados, tiempo y costos esperados.

2. Etapa de inicio

Constitución del proyecto

 Compromiso de la alta dirección: La alta dirección debería

establecer e implementar la política para la gestión de
documentos electrónicos en la entidad, teniendo en
cuenta aspectos económicos y organizativos, con unas
metas específicas que deben alcanzarse. De igual forma
adquirir el compromiso en la asignación de respaldo de los
ámbitos directivo, financiero y operativo para satisfacer
los requisitos aplicables y definir si adopta supervisión y
auditoría global o parcial.
 Política / Normativa de GDE: La política de gestión
documental electrónica debería ir enfocada a convertirse
en una guía de acción para toda la organización, ser capaz
de generar que todos los recursos se encaminen a crear
acciones que den ventajas competitivas y valor agregado
a toda la organización. La definición de esta política
debería contemplar las necesidades de la organización
y la normatividad archivística nacional, usuarios y
proveedores. Su estructura debería componerse de un
marco conceptual y estándares que integren la gestión
de información física y electrónica en cualquier formato,
un programa de gestión de documentos y articulación
de las dependencias de archivo, tecnología y gestión
organizacional e incluir normatividad relacionada con
componentes tecnológicos y uso de nuevas tecnologías
de información, seguridad electrónica, firma digital,
protección de datos.

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CAPÍTULO 3. BUENAS PRÁCTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA
DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

 Asignación de responsabilidades: Se deberían asignar
responsabilidades y establecer medios específicos
para las áreas de tecnologías de información dado que
tendrán que asumir papeles relativos a la administración
documental electrónica para alcanzar los objetivos
propuestos, asignar responsabilidades tanto en el plano
gerencial como en el operativo y establecer un plan de
capacitación que asegure contar con personal calificado
y con formación específica en archivística. Se debería
definir y asignar los roles del administrador del sistema,
los cuales incluyan el soporte durante la configuración
del sistema y también brinden soporte a la gestión de
los documentos facilitando mecanismos de clasificación
y gestión de los documentos en el sistema de la
organización a los usuarios e interesados.
 Requisitos organizacionales: Analizar sistemáticamente
las necesidades de la organización, legales, fiscales,
reglamentarias y demás responsabilidades inherentes a su
razón de ser, describiendo y documentando los procesos
y actividades de la organización, documentar y graficar
los flujos de información y todas las relaciones existentes
entre procesos. Enmarcar dentro de la estrategia
organizacional los programas y políticas referentes a la
gestión documental electrónica. Conocer cuáles son los
sistemas de información y de gestión de documentos que
existen en la organización, realizar un inventario de los
sistemas existentes en la organización y un informe final
en el cual se indique los sistemas existentes.

3. Etapa de planificación

Planificar el alcance

 En el ámbito organizacional / administrativo

● Metodología de implementación: Análisis de las

actividades de la organización, identificar los

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 CAPÍTULO 3. BUENAS PRÁCTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

requisitos del producto, evaluar los sistemas

existentes, determinar estrategias para cumplir
requisitos como incorporar normas, establecer
políticas o la implementación de nuevos sistemas
para cumplir los requisitos, diseñar el sistema de
gestión de documentos, documentar las operaciones
relacionadas con los documentos, ejecutar el proyecto
de implementación, hacer un control y seguimiento,
evaluación posterior incluyendo la gestión de riesgos
y finalmente una mejora continua.

● Usuarios e interesados: Los encargados de implementar

la gestión documental electrónica en una entidad
deberían identificar con antelación a las personas
que pueden tener influencia positiva o negativa en el
desarrollo e implementación del programa de gestión
documental. Identificar usuarios, clientes y proveedores
y el personal que desarrollará e implementará el
programa de gestión documental a fin de conocer de
antemano cuáles son sus motivaciones, expectativas,
competencias, conocimiento y experiencia.

 En el ámbito tecnológico

● Hardware: Se debería adquirir la tecnología necesaria

para crear una red local y enlazarla en lo posible
a las redes de organizaciones gubernamentales o
que tengan inferencia con su razón de ser. Tener un
adecuado sitio físico para ubicar las instalaciones de
los servidores y equipos de cómputo, y determinar las
medidas de seguridad para una mayor protección de la
información. De igual forma controlar los proveedores
de servicios y de Cloud Computing, controlar el total
de la infraestructura a fin de garantizar la seguridad de
los componentes físicos.

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CAPÍTULO 3. BUENAS PRÁCTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA
DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

● Software: La organización debería adquirir o
desarrollar programas informáticos o software para
la gestión de documentos que estén orientados a
organizar, recuperar y gestionar de manera eficiente
la información, expedientes o volúmenes creados
electrónicamente sin una estructura común, y que de
igual forma se puedan integrar con los demás sistemas
de la organización. Este desarrollo o adquisición del
sistema de información debería integrar la totalidad
de la gestión documental electrónica de la entidad
basándose en los procesos administrativos y debería
ser sistemático, escalable, sostenible, garantizar la
autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad,
interpretación y almacenamiento de los documentos,
soportar y ser compatible con el cuadro de clasificación
documental, creación automática de metadatos,
garantizar la conservación de los documentos a largo
plazo, tener la capacidad de eliminar automáticamente
documentos, permitir la conservación, eliminación o
transferencia de expedientes mixtos.

 En el ámbito técnico / documental

● Planeación y producción: La organización debería en

primer lugar planificar la producción de documentos
a fin de evitar la producción de documentos que no
agreguen valor a la organización; realizar un análisis
funcional, legal y archivístico de los valores primarios y
secundarios de los mismos; tener en cuenta el proceso
del cual se deriva este documento y qué características
debe tener; que el contenido sea fidedigno; velar por
que los documentos sean inmunes a cualquier tipo
de alteración o manipulación en todo su ciclo de
vida y a largo plazo; tener en cuenta los atributos de
autenticidad, integridad y fiabilidad; que el contenido
del documento electrónico no cambie en el tiempo;

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 CAPÍTULO 3. BUENAS PRÁCTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

vincular los documentos ya sea por el proceso del

cual se desprenden, la procedencia, trámite o función;
establecer los metadatos de contenido, contexto
y estructura tanto de la unidad documental como
de todos los documentos con los cuales se vincula
o agrupa de acuerdo a sus necesidades; hacer una
descripción; definir y elaborar los instrumentos con los
cuales hará control a la gestión documental; planificar
y diseñar los mecanismos de captura que aseguren
que los documentos capturados son los apropiados
y que están completos de acuerdo a los metadatos,
fiabilidad e integridad de los mismos a mediano y
largo plazo.

● Valoración: La organización debería determinar un

proceso íntegro de valoración documental que no solo
esté encaminada a conservar documentos de tipo
histórico o misionales de la entidad o a decidir qué
se conserva o qué se puede eliminar, sino también
esté encaminada a la proliferación y producción
masiva de documentos electrónicos, teniendo en
cuenta los valores primarios y secundarios, tiempo de
permanecía en las diferentes etapas del archivo y su
disposición final, factores organizacionales, realizar
macro y microvaloración, realizarse en un contexto
interdisciplinario; se deben también analizar los
sistemas de información, tener en cuenta la información
que se publica en las páginas web y enfocarse a definir
las condiciones de conservación y los soportes en los
cuales se preservarán los documentos.

● Gestión y trámite: La organización debería normalizar

las acciones necesarias para un idóneo registro,
vinculación de los documentos electrónicos a un
trámite o un conjunto documental, velar por la correcta
ejecución de los procesos de recepción o distribución

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CAPÍTULO 3. BUENAS PRÁCTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA
DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

de documentos incluyendo el correo electrónico y las
telecomunicaciones de la organización como páginas
web, redes sociales, las comunicaciones en intranets y
extranets, garantizar la incorporación de metadatos, la
disponibilidad de los documentos para recuperarlos,
acceder o consultarlos en cualquier momento,
controlar que se mantengan íntegros, auténticos,
fiables y accesibles conservando las características
con las cuales se produjeron, controlar el acceso de
acuerdo a los perfiles jerarquizados, verificar que la
trazabilidad de los documentos quede registrada en
el sistema, que todos los documentos que integren
un expediente electrónico reflejen la secuencia o
trazabilidad de actividades y cambios realizados
dentro del mismo trámite.

● Organización: La entidad debería planificar planes,

acciones y operaciones necesarias para clasificar y
ordenar los documentos electrónicos, desarrollando
instrumentos en donde se plasme la forma como
se debe organizar la información, uno de estos es
el cuadro de clasificación el cual permitirá ubicar
los documentos de acuerdo a su procedencia y
describirlos adecuadamente, identificar las funciones
o actividades de las cuales se produjo el documento,
la organización documental puede ser funcional,
orgánica o por materias dependiendo de la razón de
ser de la entidad, de igual forma la ordenación de
los documentos debe respetar el principio de orden
original y se pueden utilizar sistemas de ordenación
numérico, alfabético, cronológico o mixto, estos
procesos deben estar debidamente documentados
de tal forma que los usuarios conozcan y ejecuten los
procedimientos y acciones establecidas previamente.

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 CAPÍTULO 3. BUENAS PRÁCTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

● Transferencia: La entidad debería planificar y adoptar

las acciones mínimas para realizar la transferencia de
documentos en las diferentes fases de los archivos,
se debería tener en cuenta las características de
los sistemas de información que por cuestiones de
obsolescencia tecnológica no garanticen la integridad,
autenticidad y fiabilidad de la información. Se debería
planificar de acuerdo a lo dispuesto en las tablas
de retención y valoración documental, el calendario
de conservación, técnicas de transferencia de
documentos, validar la integridad de los metadatos
y los formatos, contemplar diferentes técnicas para
transferir documentos electrónicos como emulación,
reescritura, migración, etc.

● Disposición final: La entidad debería realizar un

proceso previo de valoración en cada una de las fases
de los archivos físicos o electrónicos para determinar
la disposición final de los documentos, en este deben
participar las diferentes disciplinas y dependencias
que producen documentos en la entidad, como
resultado se obtendrá la eliminación o preservación
de los documentos a largo plazo. La eliminación se
debe disponer en el caso que los documentos pierden
los valores primarios y secundarios y no es necesario
conservarlos con fines probatorios, culturales o de
investigación; en este sentido, se debería reglamentar
las responsabilidades de eliminación, el debido
registro mediante un acta y definir medios y técnicas
de eliminación para cada soporte documental. Por
otra parte, respecto a la preservación a largo plazo
se debería planificar la conservación total de los
documentos electrónicos independientemente de su
medio y forma de registro o almacenamiento, definir
un conjunto de principios, políticas, planes, programas
y medidas de carácter organizacional en los ámbitos

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CAPÍTULO 3. BUENAS PRÁCTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA
DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

administrativo y operativo, establecer técnicas de
preservación documental, definir en lo posible un solo
formato documental y metadatos de descripción para
recuperar posteriormente los documentos.

 Planificar el costo

¾ Recursos Humanos: La entidad debería identificar y

documentar los roles, responsabilidades, habilidades
requeridas para cada uno de los integrantes que
intervienen en el desarrollo, implementación y
mantenimiento de los programas de gestión de
documentos electrónicos. Planificar y confirmar la
disponibilidad de los recursos humanos si se utiliza
personal interno de la entidad o se requiere contratar
personal externo con habilidades, destrezas y
conocimiento específico. De igual forma, diseñar las
actividades y estimar los recursos económicos para la
capacitación del personal que esté orientada a mejorar
las competencias del equipo, esta capacitación puede
ser formal o informal, establecer mecanismos de
reconocimiento y recompensa, de evaluación personal
y del equipo.

¾ Insumos y materiales: La organización debería realizar

un plan de compras y adquisiciones de bienes y
servicios, en los ámbitos tecnológico, técnico y
recursos humanos, a fin de efectuar a tiempo los
contratos y tener establecidas plenamente las
fechas de las convocatorias para la selección de
posibles proveedores. De igual forma, controlar
las adquisiciones y monitorear la adjudicación y
ejecución de los contratos; por último, debería finalizar
formalmente la totalidad de las adquisiciones de
insumos y materiales.

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 CAPÍTULO 3. BUENAS PRÁCTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

● Planear las comunicaciones

La entidad debería planificar las comunicaciones
con cada uno de los usuarios o interesados, para
asegurar la recopilación, creación, distribución,
almacenamiento, recuperación, gestión, control,
monitoreo y disposición de la información para cada
uno de los niveles jerárquicos tanto del proyecto como
de la organización. De igual forma integrar los activos
de información de la entidad. Dependiendo lo que
se quiera comunicar y en qué nivel, la organización
debería establecer procesos para la recepción y
divulgación de información de forma interna a los
usuarios y de forma externa a clientes, entidades
gubernamentales, proveedores y público en general,
normalizando cuándo se utilizará información formal o
informal, oficial y no oficial, escrita u oral.

● Planear supervisión y auditoría

° Supervisión, medición, análisis, evaluación y auditoría

interna: La entidad debería planificar la supervisión,
medición, evaluación y auditoría durante y posterior
a la implementación del programa de gestión
documental electrónica con el ánimo de verificar
si efectivamente los procesos, políticas y mejores
prácticas documentales son implementadas y se
desarrollan como se tenían presupuestadas, son
eficientes y efectivas. El programa de supervisión y
auditoría sistemática debería implicar los flujos y uso
de información al interior de la entidad, identificar y
mapear los recursos de información de la entidad,
identificar cuál es la información esencial, quién la
produce, por qué y para qué, cómo la van a utilizar y
distribuir, sus costos y los valores de los documentos
y la información.
° La supervisión y auditoría al rendimiento del
sistema de gestión documental requiere establecer
indicadores, acordados, previstos o exigidos, de

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CAPÍTULO 3. BUENAS PRÁCTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA
DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

igual forma debe evaluar la eficiencia y eficacia
del sistema, las necesidades actuales y uso de la
información. Periódicamente se deben ajustar los
parámetros de supervisión y medición a los cambios
estratégicos, legales y judiciales, identificar los vacíos,
defectos y problemas tanto los del sistema como los
organizacionales para realizar acciones correctivas o
preventivas.

● Planear tiempo para la implementación del proyecto:

La organización debería establecer los procedimientos
para desarrollar, gestionar, ejecutar las actividades
planificadas en el tiempo estipulado a fin de controlar
el cronograma aprobado. Garantizar que las entregas
previstas de los paquetes de trabajo se realicen en
las fechas establecidas y con la calidad esperada,
garantizando de esta forma el normal desarrollo del
proyecto de implementación del programa de gestión
documental electrónica y de igual forma poder realizar
y gestionar los cambios con una holgura de tiempo
mínima antes que se desvíe y retrase la ejecución y
mantenimiento del programa de gestión documental
electrónica.

● Planear los riesgos: La entidad debería definir los

procesos de planificación para la gestión de los riesgos,
de tal forma que se identifiquen con sus características,
analicen y planifiquen las acciones necesarias para
dar una adecuada respuesta o controlar los riesgos
durante la implementación y mantenimiento de
los programas de gestión documental electrónica.
Este plan debería estar orientado en aumentar la
probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y
disminuir la materialización de los riesgos negativos.
Se debería incluir detalladamente:

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 CAPÍTULO 3. BUENAS PRÁCTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

° Análisis cuantitativo de riesgos: Realizar un

proceso de análisis numérico a los riesgos
identificados previamente respecto a los objetivos
de la implementación de los proyectos de gestión
documental electrónica como de la política que
la rige, a fin de tener información lo más exacto
posible que apoye la toma de decisiones y reduzca
la incertidumbre del proyecto y mantenimiento
idóneo del programa de gestión documental.

° Análisis cualitativo de riesgos: Realizar un proceso de

priorizar la mayor cantidad de riesgos que serán objeto
de análisis y evaluación a fin de identificar la probabilidad
de ocurrencia y el futuro impacto que pueda ocasionar si
se llegan a materializar, con este análisis la organización y
la alta dirección pueden reducir el nivel de incertidumbre
y controlar más detalladamente los riesgos que ameriten
mayor atención por su prioridad.

° Respuesta a riesgos identificados: Una vez

identificados los riesgos la entidad debería planificar
las acciones necesarias que den respuesta a los
riesgos de mayor atención, por un lado acciones
para mejorar las oportunidades y por el otro para
reducir la amenaza de materialización de alguno
que afecte uno o varios objetivos organizacionales
referentes a la gestión documental electrónica, para
tal fin se debería incluir recurso y actividades en el
presupuesto y el cronograma de implementación
del programa y su mantenimiento.

4. Etapa de operación

En esta etapa la organización y los responsables de

implementar y administrar los programas de gestión de
documentos electrónicos deberían ejecutar lo planificado
con antelación con el fin de cumplir con los objetivos del
producto. En este sentido deberían:

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CAPÍTULO 3. BUENAS PRÁCTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA
DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

 Aplicar y solicitar cambios en el proyecto a fin de
realizar acciones preventivas, correctivas y de mejora.
 Dirigir y gestionar la calidad de lo planificado en
el alcance respecto a lo tecnológico, requisitos
organizacionales y técnicos documentales.
 Contratar y formar al personal, realizar seguimiento al
desempeño de las personas que integran el equipo de
trabajo y a los usuarios del sistema proporcionándoles
retroalimentación y resolviéndoles inconvenientes.
 Capacitar concientizar a los usuarios internos.
 Distribuir y recibir información desde y hacia los
usuarios internos y externos.
 Gestionar las expectativas que pueden tener los
usuarios internos, externos e interesados.
 Asegurar la calidad del proyecto, mediante la ejecución
de los procesos y procedimientos planificados.

5. Etapa de seguimiento y control

En esta etapa la organización debería implementar

procesos para identificar, rastrear, analizar y dirigir
el progreso de la implementación y gestión de los
documentos electrónicos, dentro de estos encontramos:

 Identificar y controlar los cambios a fin de proponer

acciones correctivas o preventivas para evitar futuros
problemas.
 Revisar y comparar periódicamente los avances
respecto a lo planeado con el fin de evaluar el
desempeño del proyecto.
 Gestionar los cambios de manera formal, de tal
manera que no se implementen o realicen cambios a
lo planificado sin ser autorizados.

6. Etapa de mejora continua

La entidad debería planificar las actividades necesarias

para garantizar la correcta implementación del programa

87
 CAPÍTULO 3. BUENAS PRÁCTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

de gestión documental y garantizar en el tiempo la

calidad del mismo, identificando las no conformidades,
actualizando y monitoreando periódicamente los planes
de riesgos. Este plan de calidad y mejora continua
debe contemplar el uso de la política y los objetivos
de la gestión documental, revisión de los resultados
de la auditoría para garantizar la ejecución de acciones
correctivas y preventivas. De igual forma, se debería
planificar la continuidad del negocio basándose en la
disponibilidad de la información futura en el ámbito interno
para los usuarios y en el ámbito externo para clientes y
proveedores, acciones para recuperarse de un evento de
desastre, prevenir los cambios que se puedan presentar
con la gestión tecnológica y copias de seguridad de
información, cambios del centro de atención al usuario,
fuga de información o eventual renuncia del personal
que posee el conocimiento. Lo anteriormente expuesto
debería estar consagrado en un plan específico de mejora
continua.

88
GLOSARIO

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Glosario

1. Documento Electrónico: Documento cuyo soporte

material es algún tipo de dispositivo electrónico en el que
el contenido está codificado digitalmente y que puede
ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores
de magnetización. (AGN, 2014; p. 50.)

2. Documento Electrónico de Archivo: Registro

de información generada, producida o recibida o
comunicada por medios electrónicos, que permanece
almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de
vida, producida por una persona o entidad en razón a sus
actividades o funciones, que tiene valor administrativo,
fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural, y que
debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos.

3. Gestión Documental: Es el conjunto de actividades

administrativas y técnicas tendentes a la planificación,
procesamiento, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por los sujetos obligados, desde su
origen, hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.

4. Record: Un fragmento específico de información

registrada que se ha generado, recopilado o recibido en
la iniciación, conducción o compleción de una actividad
y que aglutina suficiente contenido, contexto y estructura
como para probar o evidenciar dicha actividad. (Definición
tomada del Consejo Internacional de Archivos.)

89
CUADERNOS DE LA SERIE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS GLOSARIO

5. Gestión Documental Electrónica: Se refiere a la gestión

documental a través del uso o aprovechamiento de las
tecnologías de la información y las comunicaciones
particularmente los grandes desarrollos en internet, que
permiten mejorar el funcionamiento de la administración
pública y privada de información documental, iniciando
en tecnología para automatizar procesos de negocios,
gestionar, preservar y compartir información de forma
segura, facilitando la trasparencia en las actuaciones
de los ciudadanos, el Estado y por supuesto la empresa
privada.

6. Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos:

Un sistema de gestión de documentos electrónicos
de archivo (Electronic Records Management System o
ERMS, por sus siglas) es básicamente una aplicación
para la gestión de documentos electrónicos, aunque
también se puede utilizar para la gestión de documentos
físicos.

90
BIBLIOGRAFÍA

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Bibliografía

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documentos. Parte 1: Conceptos y principios; Madrid.
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y requisitos funcionales para los documentos en
entornos de oficina electrónica. Parte 1. Principios.
Madrid. 2012.
AENOR-Asociación Española de Normalización: UNE-ISO
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de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos
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electrónicos. Madrid. 2012.
AENOR-Asociación Española de Normalización: UNE-ISO
16175-3 Información y Documentación. Principios y
requisitos funcionales para documentos en entornos
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