SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Versión:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL 01
Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación Complementaria
Código:
Virtual
GFPI-G-001
Fecha de
vigencia: 2013-
10-09
GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 2
1. INTRODUCCIÓN
Dentro del programa de formación “Administración Documental en el Entorno Laboral”, durante el desarrollo de la
guía de aprendizaje 2 se abordan temas que contribuyen en el fortalecimiento de conocimientos en temas
relacionados con los documentos, tipos, características, clasificación e importancia. Se podría afirmar que en el mundo
empresarial en la mayoría de actividades normalmente se genera un documento como evidencia de lo realizado, es
por esto que la administración documental regula la función archivística en las empresas.
A continuación, se describe cada una de las actividades que conforman la guía de aprendizaje 2 teniendo en cuenta el
Resultado de Aprendizaje 2 “Identificar las clases y las características de los documentos, teniendo en cuenta las fases
del archivo”, mediante el cual el aprendiz podrá reconocer e identificar las clases, tipos, soportes, elementos,
características de los documentos teniendo en cuenta la valoración para determinar la disposición final.
Lo anterior se abordará mediante la actividad de aprendizaje AA2. Clasificar los documentos según las fases por las
que atraviesa en su ciclo vital.
¡Bienvenido!
2. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE
Programa de Formación: Código: 51130033
Administración Documental en el Entorno Laboral. Versión: 1
Resultados de Aprendizaje: Competencia:
25060102902. Identificar las clases y las 250601029. Organizar archivos de gestión, de acuerdo con
características de los documentos, teniendo en normatividad vigente y políticas institucionales.
cuenta las fases del archivo.
Duración de la guía: 10 Horas
3. ESTRUCTURACIÓN DIDÁCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 Actividades de Reflexión inicial.
Teniendo en cuenta que la organización de los documentos en una empresa influyen según su administración en la
toma de decisiones, y a sabiendas que es necesario para el manejo y control de la gestión documental contar con
personal cualificado y con ciertas características, es importante para poder administrar de forma adecuada los
documentos en una organización, conocer los tipos de documentos que se utilizan en las operaciones diarias, su
características, funcionalidad y conservación según la tipología documental.
Por lo anterior, se hace necesario reflexionar sobre las implicaciones que conlleva la administración documental,
para ello es importante desde los saberes previos sobre la temática, intentar dar respuesta a las siguientes
preguntas:
∙ ¿Qué importancia revisten los documentos en las organizaciones?
∙ ¿Qué clases documentos conoce y qué procesos para su administración conoce?
∙ ¿Qué entiende por tipología documental?
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∙ ¿Por qué considera importante la administración documental en las empresas, tanto públicas como
privadas? Nota: esta actividad tiene como finalidad encaminarlo en el desarrollo de los temas de esta guía de
aprendizaje.
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.
Como se pudo observar en el desarrollo de las actividades de reflexión inicial, se identificó en torno al concepto de
documento, su importancia, las clases de documento sus diferentes características, el uso dado dentro de las
actividades y aspectos que determinan la Administración Documental, además de su importancia para el buen
funcionamiento de las empresas, lo cual promueve el crecimiento institucional.
Por lo anterior, el aprendiz en formación fundamentará sus saberes previos, complementando conocimientos
mediante la consulta de textos y referencias bibliográficas sobre el tema especificado en relación al documento, sus
características, clasificación y su importancia para la administración documental, igualmente podrá apoyarse en
conocimientos y vivencias propias de su labor y con los que resulte posible cambiar ideas con todo esto y con los
lineamientos que se presentan y describen en esta guía al desarrollar la actividad de aprendizaje: AA2. Clasificar los
documentos según las fases por las que atraviesa en su ciclo vital.
Encuentro Sincrónico: Se hace necesaria la participación en los encuentros sincrónicos citados por el instructor,
principalmente en el encuentro del inicio del programa donde se explicará el objetivo del programa, los resultados y
actividades de aprendizaje, las evidencias a desarrollar y sus criterios de evaluación, duración, cronograma de
actividades, entre otros aspectos, como por ejemplo resolver dudas e inquietudes, explicar temas técnicos
específicos, orientar en la búsqueda de información y orientar la forma de entregar evidencias.
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
Es realmente significativo tener ahora claro que los conocimientos adquiridos en la presente guía, son de gran
utilidad para el buen funcionamiento de las empresas, debido a que son los documentos la fuente o prueba material
que hace constar un hecho, es por ello que resulta clave apropiar los conceptos de documento, clases, características
e importancia, dado a que la administración de los documentos está basada en el buen uso y manejo de la
información plasmada en los mismos los cuales dan testimonio de los acontecimientos evidenciados.
Es importante avanzar en el proceso, teniendo en cuenta los requerimientos para el alcance de las competencias que
propone el programa de formación mediante la presente actividad de apropiación del conocimiento. El desarrollo del
resultado de aprendizaje “Identificar las clases y las características de los documentos, teniendo en cuenta las fases
del archivo”, hace necesario que el aprendiz en formación apropie los conocimientos basados en los siguientes
temas:
∙ Definición de documentos
∙ Clases de documentos
∙ Características de los documentos
∙ Importancia de los documentos
∙ Clasificación de los documentos
∙ Tipología documental
La actividad de aprendizaje AA2 “Clasificar los documentos según las fases por las que atraviesa en su ciclo vital”,
permite evidenciar el saber adquirido, garantizando el logro de competencias requeridas mediante la apropiación de
conocimientos necesarios para un buen desempeño en su campo laboral específico, con el fin de conocer el concepto
de documento, clases, características y su importancia, es necesario realizar lo siguiente:
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∙ Fortalecer conocimientos a través de la consulta del Objeto de Aprendizaje (OA) y recursos que se proporcionan
en el ambiente virtual.
∙ Construir y entregar todas las evidencias requeridas para la valoración del instructor.
En la plataforma LMS, se encuentra el Objeto de Aprendizaje (OA) para su lectura, comprensión y asimilación; toda
vez, que en él encuentra la información para analizar la conceptualización técnica del presente tema de estudio.
∙ Objeto de Aprendizaje: CLASES Y CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS
Orientación del Instructor
Para el desarrollo de esta actividad de aprendizaje y sus correspondientes evidencias, el instructor orientará la
revisión y posterior profundización en los contenidos y recursos didácticos (objetos de aprendizaje, videos, enlaces
externos, bibliografía, otros), dispuestos en el ambiente virtual. Igualmente, brindará realimentación oportuna sobre
los resultados de aprendizaje esperados y competencias a alcanzar en el desarrollo del tema. Así mismo, el instructor
es el encargado de orientar el proceso formativo mediante explicaciones especificas aclaración de inquietudes,
direccionamiento de actividades, recomendaciones para el aprendizaje y el desarrollo de evidencias; fomentando en
el aprendiz una cultura de investigación, el respeto a los derechos de autor, y la calidad como un valor agregado en
las labores que se encomienden permitiendo que los documentos sean fuente oportuna de información.
Para el logro del resultado de aprendizaje, el aprendiz realizará las siguientes evidencias:
EVIDENCIA DE CONOCIMIENTO
∙ EVIDENCIA 1. Prueba de Conocimiento AA2. El aprendiz deberá responder un cuestionario de preguntas sobre
características de los documentos, clases de documentos, importancia, clasificación de los documentos y
tipologías documentales. Se ingresa al cuestionario, se lee cuidadosamente cada pregunta y para dar
respuesta según criterio seleccionando la respuesta correcta. Para un mejor desempeño en la prueba se
recomienda antes de su presentación haber realizado la lectura al material enviado.
EVIDENCIA DE DESEMPEÑO
∙ EVIDENCIA 2 Foro "Programa de Gestión Documental", el aprendiz debe dar respuesta a los siguientes
cuestionamientos.
● ¿Qué es un PDG?
● ¿Cuáles son los ocho pasos de un PGD?
● Resume cada uno de los pasos que componen el PGD.
3.4 Actividades de transferencia de conocimiento
En este momento, se ha logrado reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos más representativos que
permiten reconocer y asimilar el concepto de documento, sus características, las clases de documentos y su
importancia de uso en la empresa teniendo en cuenta la valoración que cada documento amerita a fin de determinar
su disposición final acorde con su ciclo vital y las fases del archivo.
Para cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado, leído y comprendido el material de estudio
presentado en esta guía. De acuerdo con las indicaciones del instructor se entregará en la plataforma LMS la
actividad (evidencia) desarrollada.
EVIDENCIA DE PRODUCTO
∙ EVIDENCIA 3. Documento “Mapa conceptual Clases de Documentos”. Entregar un mapa conceptual,
describiendo las clases de documentos, las similitudes y diferencias entre ellas y explicar el uso de cada
documento. Es fundamental ejemplificar con diferentes tipos de documentos en la descripción de cada
clase de documento.
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3.5 Actividades de evaluación.
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de Evaluación
EVIDENCIA DE CONOCIMIENTO
Enlace en LMS: Prueba de conocimiento.
EVIDENCIA 1. Prueba de Conocimiento AA2.
EVIDENCIA DE DESEMPEÑO
Analiza e identifica las clases, tipos, soportes, elementos, características de los
documentos teniendo en cuenta la valoración para determinar la disposición
Enlace en LMS: Foro
EVIDENCIA 2. Foro "Programa de Gestión Documental"
EVIDENCIA DE PRODUCTO
Enlace en LMS: Evidencia 3
EVIDENCIA 3.
Documento “Mapa Conceptual Clases de Documentos”.
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Documento: información registrada o contenida en cualquier forma o medio utilizado.
Documento electrónico: es toda información generada enviada, recibida o almacenada en algún medio
electrónico. Documento público: documento producido o recibido por entidades oficiales o del estado.
Eliminación documental: procedimiento que resulta de la disposición final señalada en la tabla de retención
documental.
Conservación total: es la disposición final que se le da al documento cuando este tiene valor permanente, según lo
señalado en la Tabla de Retención Documental.
Tabla de Retención documental: listado de series documentales con sus correspondientes tipos en donde se les
establece el tiempo de permanencia en cada una de las fases del ciclo vital del documento.
5. BIBLIOGRAFÍA
García, J. C. (6 de Marzo de 2009). Archivo y Clases de Documentos. Recuperado el 28 de Septiembre de 2016, de:
[Link]
Gómez, D. (24 de octubre de 2010). ¿Qué es un Documento de Archivo? Recuperado el 29 de Septiembre de 2016, de
[Link]: [Link]
Monsalve, Y. (25 de Enero de 2011). Organización de Documentos. Recuperado el 28 de Septiembre de 2016, de:
[Link]
6. CONTROL DEL DOCUMENTO
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Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación Complementaria
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Fecha de
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Nombre Cargo Dependencia Fecha
Carmen Milena Ferreira Experta Temática Centro de Comercio y Octubre de 2016
Ardila Servicios.
Regional Tolima
Rosa Elvia Quintero Guasca Asesor Pedagógico Centro Industrial de
Mantenimiento
Integral- CIMI.
Regional Santander
Luis Orlando Beltrán Vargas Asesor Pedagógico Centro Industrial de
Mantenimiento
Integral- CIMI.
Regional Santander
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