Universidad Galileo Galilei
Técnico en Supervisión Eléctrica
Docente: Sandra Patricia
Catedra: Planeación para el seguimiento de
proyectos I
proceso de planificación de proyectos y análisis estratégico de los proyectos
Franklin Eliseo Benjamín Cuyún Morataya
No. De Carnet: 21001357
Martes, 17 de agosto del 2021
INTRODUCCION:
En este trabajo se pretende mostrar de una forma detallada acerca de lo que es una
planeación de un proyecto como también análisis estratégico de proyectos, el proceso
que conlleva un plan estratégico plantea formulación de las estrategias a partir de la
identificación de debilidades y fortalezas internas de una organización, así como sus
oportunidades y amenazas externas.
¿QUÉ ES LA PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO?
La planificación del proyecto es la ordenación sistemática de las tareas para lograr un
objetivo, donde se expone lo que se necesita hacer y cómo debe llevarse a cabo. En este
artículo podrás conocer todos los pasos para ejecutarla de manera eficaz.
Todos aquellos que ejercen la profesión como directores de Proyectos, en alguna ocasión
habrían querido rebobinar y empezar el proyecto de nuevo. ¿Cuáles habrían sido,
entonces, los resultados con una planificación del proyecto previa encima de la mesa?
Seguro que bastante mejores.
La razón del fracaso de los proyectos, muchas veces, es simple: la improvisación.
Comenzamos el proyecto presionado por la urgencia, sin la suficiente reflexión previa, en
base a suposiciones y a una cierta soberbia basada en que nuestra “experiencia” nos
dará la fuerza y la capacidad necesaria para irnos enfrentando a los problemas según
vayan ocurriendo. ¡Qué equivocados!
Planificación previa
Los modelos de calidad ya nos advertían que no es posible una acción correcta si no
existe una planificación previa. El Project Management Institute (PMI) adoptó el modelo
de calidad PDCA en la forma de los grupos de proceso de inicio, planificación, ejecución,
monitorización y control, y cierre.
Básicamente, la planificación del proyecto es la ordenación sistemática de las tareas para
lograr un objetivo, donde se expone lo que se necesita hacer y cómo debe llevarse a
cabo. “La planificación está compuesta por aquellos procesos que establecen el alcance
total del esfuerzo, definen y refinan los objetivos y desarrollan la línea de acción requerida
para alcanzar dichos objetivos”, en palabras del PMI.
Proceso para planificar un proyecto
Pasos en la planificación:
1-Análisis de viabilidad y definición de los objetivos
Comenzamos por analizar el proyecto, entendiendo cuál es su razón de ser,
qué necesidades de negocio tiene que cubrir, cuál es su vinculación con la estrategia de
la empresa y cuál es su grado de viabilidad. Para ello, se necesita hacer una planificación
de alto nivel a través de una estimación de los recursos necesarios en orden de magnitud
y su disponibilidad. También, de los coses involucrados, la capacidad operativa y
tecnológica, los riesgos críticos y la implicación de las partes clave interesadas. Todo con
la finalidad de determinar si el producto del proyecto puede ser entregado para la fecha
de finalización y dentro del presupuesto que la organización estableció en su momento.
2-Definición del alcance
En esta etapa se definirán cada una de las tareas y actividades en que se divide el
proyecto (WBS o EDT) y las prioridades para su realización, así como la distribución de
responsabilidades entre todos los participantes (matriz de responsabilidad, RAM).
También es importante fijar los vínculos de interdependencia entre esas tareas o
actividades para asegurar que el flujo de trabajo garantiza los productos y servicios
comprometidos por el proyecto.
3-Identificación de los costes y recursos
Incluye los financieros, humanos, materiales y tecnológicos, necesarios para realizar las
actividades y tareas definidas. Se detallarán, además, los riesgos que podrían afectar al
proyecto y cómo se gestionarían.
4-Elaboración del plan de trabajo integral
Debe detallar cómo se ejecutará, controlará y cerrará el proyecto. Para ello, se elaborarán
el presupuesto, el cronograma, el plan de gestión de riesgos, el procedimiento de gestión
de cambios, las métricas y controles, el plan de comunicación, el plan de gestión de los
recursos humanos, el plan de gestión de riesgos y el plan de involucramiento de las partes
interesadas.
5-Revisión del plan en marcha
Durante la ejecución del proyecto, es más que previsible que a la luz de los cambios y
situaciones que se vayan dando, o a la mejora de la información disponible, sea necesario
replanificar algunos de los elementos del plan de trabajo integral del proyecto.
6-Evaluación
Fuera de la propia planificación, pero con el interés de mejorar la planificación de los
proyectos venideros, será necesario valorar el grado de consecución de los objetivos
iniciales y, mediante un ejercicio de lecciones aprendidas, convertir la experiencia en un
activo de la organización que nos permita enfrentarnos con más éxito a futuros retos.
A la hora de planificar un proyecto, el director y su equipo realizan un análisis detallado
para saber si es viable lograr los objetivos marcados
Resumiendo, a la hora de planificar un proyecto, el director del mismo y su equipo realizan
un análisis detallado para saber si es viable lograr los objetivos marcados y los beneficios
previstos para el negocio. Solo después, se decide cómo se lograrán los objetivos,
abordando todos los procesos apropiados de la dirección de proyectos y las áreas de
conocimiento. Esto implica determinar cuáles son los procesos adecuados para las
necesidades del proyecto y ajustarlos a dichas necesidades.
¿QUÉ ES EL ANÁLISIS ESTRATÉGICO DEL PROYECTO?
El análisis estratégico es el proceso que se lleva a cabo para investigar sobre el entorno
de negocios dentro del cual opera una organización y el estudio de la propia organización,
con el fin de formular una estrategia para la toma de decisiones y el cumplimiento de los
objetivos.
Para mejorar, las empresas deben de realizar periódicamente un análisis estratégico el
cual servirá para determinar las cosas que se deben mejorar y aquellas que marchan de
maravilla. Siempre pensando en incrementar la eficiencia de la organización y eficacia
mediante el aumento de la capacidad de la organización para implementar y volver a
implementar sus recursos de forma inteligente.
Las preguntas principales que una empresa debe plantearse al realizar un análisis
estratégico son:
• ¿Cómo está constituido el mercado?
• ¿Cómo son los clientes activos en el sector?
Al hacer un análisis estratégico la empresa debe identificar el mercado sobre el que desea
competir y así podrá definir sin problema una estrategia que la mantendrá presente en el
rubro en el que participa. Quizá te interese conocer también qué es la planificación
estratégica y cómo te ayuda a cumplir las metas de tu organización.
Tipos de análisis estratégicos
Una de las principales funciones de este análisis es dar lugar a los elementos claves
acerca de acontecimientos futuros, es decir, predecir lo que podrá o no suceder, así como
la consideración de escenarios alternativos, o diversas condiciones favorables o
desfavorables relacionados con los productos o servicios de la empresa.
Para lograrlo, las empresas recurren a diferentes tipos de análisis estratégicos:
Análisis estratégico interno: Mediante este análisis las empresas determinan lo que
pueden hacer, por lo que tiene que ver hacia adentro e identificar los puntos positivos y
negativos, y establecer el conjunto de recursos que pueden utilizarse para mejorar la
imagen de la empresa dentro del mercado.
Análisis estratégico externo: Una vez realizado el análisis interno, la empresa necesita
saber más sobre su mercado e identificar lo que podrían hacer mejor, para ello se
necesita conocer a las personas que utilizan el producto o servicio.
Medir la satisfacción del cliente es el análisis externo más común que existe, gracias a
este análisis una empresa u organización puede lograr cambios positivos considerables.
Pasos para realizar un análisis estratégico
El análisis estratégico combina el enfoque analítico con el enfoque estratégico. Se trata
de realizar análisis para identificar diferentes escenarios que puedan guiar la estrategia.
Estos son los pasos que debes seguir:
1. Recopila datos específicos
2. Analiza y evalúa tus procesos
3. Desarrolla una serie de recomendaciones y presenta un plan de correcciones
4. Monitorea los cambios y haz los ajustes
5. Relaciónate con los involucrados para darle continuidad a las mejoras.
Fortalezas y debilidades del análisis estratégico
Existen diversas ventajas al hacer un análisis estratégico, la principal utilidad es
comprender el entorno de la empresa para identificar los orígenes de una evolución, las
oportunidades de desarrollo y así tomar las decisiones correctas.
Estas son algunas otras fortalezas y debilidades que debes de considerar:
Fortalezas del análisis estratégico
• Te permite tener claridad de los atributos positivos internos de la organización y
que están bajo control.
• Conocer las fortalezas de los recursos con los que cuentan, las ventajas
competitivas de tu organización y fuerza de trabajo.
• Te ofrece los componentes internos que añaden valor u ofrecen una ventaja
competitiva a tu negocio.
Debilidades del análisis estratégico
• Se basa en los puntos que están bajo el control de la empresa, limitándose sólo al
grado de su propia experiencia, que en ocasiones es limitada.
• Al centrarse en los aspectos negativos internos, muchas veces no se toma en
cuenta cómo repercute en los servicios o productos que proporciona la empresa.
Hay que trabajar todo en conjunto.
Consejos para realizar un análisis estratégico
Realizar un análisis estratégico no es una tarea sencilla debido a diversos factores, sin
embargo, hemos compilado una serie de consejos que te pueden ayudar a garantizar un
resultado acertado con menor esfuerzo.
• Sé sincero al señalar todas las fortalezas y debilidades de tu empresa.
• Ten en una visión clara del momento en el que pasa tu compañía, no dónde
quieres tú que esté. Por ello es importante realizar evaluaciones o auditorías
regularmente, por ejemplo, de los procesos que lleves a cabo.
• Ten claro tus objetivos, misión y visión. Define tus prioridades.
• Una vez que tengas identificados los problemas que aquejan a tu empresa, puedes
realizar un análisis FODA o DAFO. Esta es una buena herramienta para enumerar
los factores que debes de tomar en cuenta para elaborar un plan efectivo de lo que
vas a hacer.
Análisis FODA o DAFO
No hay mejor manera de beneficiarse de un análisis realizado estratégicamente que
utilizarlo para detectar las fortalezas, oportunidades, debilidades y las amenazas que
puede sufrir tu proyecto. Sin duda realizar un análisis DAFO o análisis FODA te ayuda a
tener una visión completamente diferente y realizar una estrategia.
Conoce también qué es un análisis de brechas y cómo llevarlo a cabo. Una excelente
opción para realizar este tipo de análisis es involucrar a diversas áreas de la empresa, a
fin de tener una mayor retroalimentación ¡Todos tienen mucho que aportar!
El propósito es generar el mayor número de ideas sobre cada una de las
áreas: fortalezas, oportunidades, debilidades y las amenazas a fin de darle prioridad a
las que más se destaquen o se necesiten resolver a la brevedad.
Análisis estratégico de las fortalezas de una empresa. Existen diversos atributos dentro
de la empresa que son positivos, que puedes controlar a fin de obtener mejores
resultados, son tus fortalezas, lo que te hace destacar de los demás.
¿Qué haces bien? Seguramente cuentas con ciertos recursos o habilidades que te han
llevado a un crecimiento constante o a mantenerse en el lugar en el que estás. Conocer
este tipo de información es muy importante pues en pocas palabras, son elementos que
te dan ventaja sobre tu competencia.
Debilidades del negocio. Existen ciertas características que necesitamos mejorar si
queremos ganar el mercado. Todo aquello que le resta valor a la compañía debe ser
objeto de un análisis minucioso para poder competir.
Muchos de estos factores son previsibles, o están en nuestras manos corregirlos. Hay
que detectar las áreas de mejora para poder crecer.
Amenazas de una empresa. Sin duda hay factores negativos que pueden afectar a una
compañía. Por eso debemos tener una planeación sobre lo que debemos hacer cuando
estos factores externos se presenten. Son desafíos que hay que enfrentar, pero lo mejor
es adelantarnos a este hecho.
¿Cómo hacerlo? detectado todos los factores que pueden llegar a ocasionar un riesgo.
Sabiendo cómo controlarnos, evitaremos muchos problemas.
Oportunidades de crecimiento para tu empresa: Detecta las oportunidades que tienes
para crecer. Conocer el camino que debes seguir es un gran paso hacia el éxito.
Aprovecha todos esos factores externos que son positivos para tu empresa. Existen
diversas razones que puedes tomar en cuenta para tu beneficio, sólo hay que
identificarlos y aprovechar el momento.
Hacer un análisis estratégico de cada uno de estos puntos será el mejor ejercicio que
puedes llevar a cabo. Esta información te dará las bases para poder realizar una
planeación más certera y tomar mejores decisiones.
Es importante que le des seguimiento al plan que lleves a cabo, con el fin de evaluar los
resultados obtenidos y ver si el rumbo que estás tomando es el correcto, o si tienes que
realizar algún cambio.
Cómo convertir un análisis estratégico en un plan estratégico
Toda empresa debe de estar organizada a fin de establecer prioridades y saber qué
puntos debe de atacar, y qué recursos fortalecer.
A través de una planificación estratégica lo puede lograr. Para poder llevar esto a cabo
se requiere también que todos los empleados estén trabajando por una meta común. De
ahí la importancia de que conozcan los objetivos de la organización.
Si ya tienes, por ejemplo, los resultados de una investigación, ya puedes tomar las
decisiones que te ayudarán a ajustar el rumbo de la compañía centrándose en el futuro.
Una buena planificación estratégica no sólo te marca la dirección a seguir y los pasos
que debes dar, si no te ayuda a saber si tendrás el éxito esperado.
Desarrolla un plan estratégico basado en la información que hayas obtenido en tu
análisis. Por ejemplo, una vez que haya identificado sus fortalezas inherentes, persigue
las oportunidades que mejor se adapten a tu organización.
De la misma manera, mediante la identificación de los puntos débiles de tu organización
con respecto a las amenazas externas, puedes adelantarte a los problemas e idear un
plan que te permita eliminar o minimizar riesgos.
CONCLUSION:
Dentro de las etapas de un proyecto la planeación o programación representan la línea
base viable para medir el desempeño una vez puesto en marcha, con esto la planeación
se convierte en un punto de referencia en caso de ser necesario de realizar una acción
correctiva.
Otra ventaja que tiene es que, ya establecidas las actividades, también se establece un
compromiso ante la responsabilidad de que el proyecto se cumpla satisfactoriamente.
Aunque realmente se reconoce la planeación de los proyectos, como función básica del
proyecto, planear y preparar un plan de trabajo para la ejecución del proyecto de cualquier
naturaleza ayuda a la culminación de ese objetivo más rápidamente y eficazmente. La
planeación del proyecto no se trata de en repartir los trabajos entre personas y confiar en
el resultado en cada una de ellas. Sino que consiste en el enfoque de trabajar en un
ambiente en el cual se sienta cómodo para que de esta manera se logren las metas más
rápidamente. Establecer anticipadamente lo que se ha de hacerse y como; implica
también la selección de objetivos y desarrollo de procedimientos, acciones, programas,
y presupuestos para lograrlos.
RECOMENDACIONES:
Procura establecer objetivos específicos
Es muy común que todavía haya emprendedores sin objetivos específicos, y esto es un
error. Por ejemplo, la empresa tiene como plan expandir su red de clientes para fin de
año.
Intente encontrar un objetivo determinado para esto; por ejemplo, aumentar sus
inversiones de adquisición de clientes en un determinado período. Esto ayudará a definir
las tareas a realizar y el costo, factores que serán fundamentales para el control de
resultados.
Planificación del alcance antes de la actividad
El alcance es la definición de los objetivos del proyecto, los resultados esperados y el
trabajo a realizar. Dejarlos a un lado es como empacar sin saber el destino del viaje, ¡la
probabilidad de que todo salga mal es muy alta!
La definición del alcance ayuda a evitar que los equipos del proyecto pierdan tiempo y
recursos al resolver problemas que quedan fuera de su competencia, garantizando la
seguridad del equipo, el progreso constante y el éxito del proyecto.
Comprenda el propósito de su proyecto
La capacidad de comprender por qué su proyecto es importante para la organización y
cómo se ajusta a la planificación estratégica general de la empresa, es un componente
esencial de su éxito.
Hacer un cronograma del proyecto
No hay forma de planificar un proyecto sin un cronograma establecido. Determinará la
fecha límite para la ejecución del proyecto y para cada actividad a realizar. La intención
del cronograma es segmentar el proyecto en pasos y determinar el tiempo aproximado
para completar cada uno de estos pasos.
No descuides el presupuesto
Debes determinar el valor que deberá asignarse a cada etapa del proyecto. Intenta
controlar todos los egresos para evitar gastos innecesarios.
Siempre ten en cuenta cuánto, cuándo y cómo se gasta el dinero. Y recuerda: no gastes
más de lo que tienes. ¡El presupuesto es una pieza clave!
Celebra reuniones periódicas con tu equipo.
Un consejo muy importante sobre cómo planificar un proyecto tiene que ver con la
transparencia, uno de los factores esenciales para la conducción eficiente del trabajo.
Conoce las fortalezas y debilidades de tu equipo
El éxito de un proyecto depende en gran medida de las habilidades de los miembros del
equipo. Un líder efectivo debe conocer las fortalezas y debilidades inherentes a cada uno
de los miembros de su equipo para poder asignar tareas de manera más asertiva,
teniendo esto en consideración.
GLOSARIO:
Administración Estratégica: Proceso de planificación, organización y control del trabajo
de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la empresa para
alcanzar las metas establecidas
Planificación Estratégica: permite la toma de decisiones a largo plazo. Tienen como
propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos generales de la empresa. Es
muy útil para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a
seguir en el futuro.
Organización: Es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los
recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan
alcanzar las metas de la organización.
Dirección: Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva
de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de
decisiones. Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto y
planeado.
Decisión: Una decisión es el producto final del proceso mental-cognitivo específico de
un individuo o un grupo de personas u organizaciones, el cual se denomina toma de
decisiones, por lo tanto, es un concepto subjetivo.
Comunicación: La comunicación es el proceso mediante el cual se puede transmitir
información de una entidad a otra. Los procesos de comunicación son interacciones
mediadas por signos entre al menos dos agentes que comparten un mismo repertorio de
signos y tienen unas reglas semióticas comunes.
Misión: Se define la razón de ser de la empresa, condiciona sus actividades presentes y
futuras, proporciona unidad, sentido de dirección y guía en la toma de decisiones
estratégicas". Además, según el mencionado autor, la misión proporciona una visión clara
a la hora de definir en qué mercado está la empresa, quiénes son sus clientes y con quién
está compitiendo; por tanto y a su criterio, "sin una misión clara es imposible practicar la
dirección estratégica.
Visión: Se define y describe la situación futura que desea tener la empresa, el propósito
de la visión es guiar, controlar y alentar a la organización en su conjunto para alcanzar el
estado deseable de la organización. La visión de la empresa es la respuesta a la
pregunta, ¿Qué queremos que sea la organización en los próximos años?
Objetivos: Son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los
esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser 29
aumentar las ventas del año 2009 con respecto a las del 2010. Los objetivos se pueden
ser de corto plazo (hasta un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3
años).
Metas: Son fines más específicos que integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo,
para la empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una meta podría
incrementar las ventas en el 2010 en un 15% con relación al 2009.
EGRAFIA:
https://www.questionpro.com/es/analisis-estrategico.html
https://www.unir.net/empresa/revista/planificacion-proyecto/
https://www.obsbusiness.school/blog/5-pasos-clave-en-la-etapa-de-planificacion
