Asignatura Datos del alumno Fecha
Dirección y Gestión Apellidos:
de Proyectos de 22/02/2021
Software Nombre:
Actividades
Caso grupal: Búsqueda y análisis de un caso de dirección de
proyectos
Objetivos de la actividad.
En esta actividad los alumnos van a trabajar de forma colaborativa para que, cómo
futuros líderes, directores o gerentes de proyectos de software, aporten los
conocimientos y competencias que, a partir de una base u oportunidad de ser originales
en el desarrollo y/o aplicación de ideas en un contexto de investigación, encuentren la
resolución de problemas asociados a la ejecución de proyectos, a través de técnicas
tradicionales y ágiles, en entornos nuevos o poco conocidos dentro de contextos más
amplios (o multidisciplinares) relacionados con su área de estudio en función de las
características particulares de cada empresa.
Introducción a los procesos de gestión y dirección de proyectos
tradicionales y ágiles.
Actualmente la gestión y dirección de proyectos es una actividad que exige organizar,
planear, dirigir y controlar cada una de sus etapas, esto con el objetivo de minimizar
posibles riesgos que puedan darse en el desarrollo e implementación de los mismos.
Como futuros líderes, directores o gerentes es nuestra responsabilidad, desarrollar
proyectos que sean flexibles al cambio, que respondan a las necesidades de los clientes,
seguro y que sean de forma respuesta rápida a los posibles problemas que se puedan
presentar y que van desde cambios en las especificaciones, falta de seguridad, ó falta de
comunicación con los diferentes actores del sistema; con el continuo cambiar de los
tiempos, han surgido nuevas estrategias en el desarrollo de proyectos que permiten
garantizar la implementación de nuevas técnicas, ajustándose a las expectativas del
cliente, con productos de calidad; Podemos encontrar técnicas tradicionales y ágiles.
Con la incorporación de las técnicas ágiles en las fases del ciclo de vida del desarrollo de
un proyecto, se ha logrado incorporar grupos de trabajo multidisciplinares, autónomos,
con flexibilidad para realizar cambios dentro del proyecto e incorporación del cliente en
forma activa y como actor principal para acortar el tiempo de entrega del proyecto, por
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su parte las técnicas tradicionales plantean todo el proyecto desde el comienzo por
etapas o ciclos de vida, son predictivas, trabajan de forma secuencial, cuentan con
costos fijos, se centran en controlar cada proceso, definiendo los roles del equipo y las
etapas de inicio, planificación, ejecución y control de calidad.
Diferencias en la ejecución de proyectos tradicionales y ágiles.
Ejecución de proyectos tradicionales Ejecución de proyectos ágiles
Objetivos claramente definidos. Se establecen prioridades flexibles.
Procesos controlables. Se empieza a entregar antes.
Documentación clara. Costes y plazos conocidos.
Mayor responsabilidad. Mejora la calidad final.
Mayor transparencia.
Ejecución de proyectos tradicionales
La empresa tradicional equivale a una organización jerárquica, estructurada, estática
que reacciona de forma lenta o moderada ante los cambios.
● Están organizados por áreas y grupos de trabajo.
● Sus líderes ejercen funciones de mando apoyados en un sistema de
comunicación que suele ser vertical y para conseguir sus objetivos suelen organizarse
por grupos de trabajo regulados por normas y procedimientos burocráticos.
● No se da prioridad a las personas.
● El cliente delega.
● La comunicación no es clave basada en informaciones con flujos verticales.
Las empresas tradicionales utilizan una metodología para ejecutar los proyectos a
través de un ciclo secuencial. Siguiendo la siguiente secuencia fija:
● Iniciación.
● Planificación.
● Ejecución.
● Medición.
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El enfoque de la gestión de proyectos tradicional pone especial énfasis en los procesos
lineales, la documentación, la planificación por adelantado y la priorización. Con el
método tradicional, el tiempo y el presupuesto son variables y los requerimientos
generalmente son fijos, debido a esto a menudo existen problemas de presupuesto y
plazos.
En resumen este tipo de empresas usan una metodología que planea todo el proyecto
desde el comienzo, donde cada miembro del equipo tiene definido un rol, se define
etapas desde el comienzo en forma secuencial, sus costos son fijos y solo se estima un
porcentaje para posibles riesgos que se presente, es predictiva, trabaja se centran en
controlar cada proceso, posee control de calidad y documentación la entrega del total
de las etapas se realiza cuando esté finalizado el proyecto, no es susceptible a posibles
cambios durante las etapas.
Ejecución de proyectos ágiles
Una empresa ágil es una organización plana, inteligente, que comparte conocimiento,
aprende y es diligente en sus procesos; sus decisiones están orientadas a la
comunicación ágil y directa.
● Está organizada por equipos de trabajo multidisciplinares, con un promedio de
6 personas.
● Los líderes son facilitadores y se apoyan en las nuevas tecnologías y en marcos
de trabajo ágiles para adaptarse con rapidez a los cambios.
● La tecnología importa pero se da prioridad a las personas.
● El cliente participa y se involucra en los proyectos.
Su sistema de comunicación es de 360º, horizontal y diagonal; es clave para el
conocimiento compartido, está conformada por varios canales y se da especial valor a la
comunicación interna ágil que es directa y cercana.
Estas empresas utilizan una metodología basada en gran medida en el trabajo en
equipo, la colaboración, las tareas y la flexibilidad para responder al cambio lo más
rápido posible, basándose en los cuatro valores del manifiesto ágil:
1. Mayor enfoque en individuos e interacciones que procesos y herramientas
2. El software que funciona es más importante que una documentación extensa.
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3. La colaboración con el cliente es más importante que la negociación contractual.
4. Responder al cambio en lugar de seguir ciegamente un plan.
La gestión ágil de proyectos se diseñó para responder a cambios y producir y entregar el
trabajo en 'sprints' (entregas cortas). Un equipo ágil puede administrar un proyecto
dividiéndolo en varias etapas y entregando una parte utilizable del proyecto en cada
etapa. La gestión ágil de proyectos requiere una constante colaboración y comunicación
entre los miembros del equipo para responder a las demandas producidas por el
cambio.
En la gestión de proyectos ágiles a diferencia del enfoque tradicional, se gasta menos
tiempo en la planificación y la priorización por adelantado, ya que el enfoque ágil es
más flexible en cuanto a cambios respecto a los requerimientos iniciales.
En resumen las empresas que usan este tipo de metodologías se caracterizan por
priorizar a las personas, son adaptativas y flexibles al cambio, el cliente es considerado
de gran importancia ya que de él depende la continuidad del proyecto, el desarrollo de
los proyectos son de corta duración y al contrario de en las empresas tradicionales, las
etapas o ciclos de vida se entregan una vez se terminen, fomentan el trabajo en equipo
y la cercanía con el cliente.
Ventajas e inconvenientes de la ejecución de proyectos exitosos.
La mayoría de los proyectos cuya ejecución ha resultado exitosa comparten una serie de
ventajas comunes como mostramos a continuación.
● Aumento de la innovación.
● Cada miembro del equipo tiene mayor interacción con los procesos y
herramientas.
● Prioriza al cliente, y afianza su confianza en el desarrollo el producto.
● Fomenta la colaboración, responsabilidad y autonomía de cada equipo de
trabajo.
● Facilita los cambios, la empresa obtiene la habilidad de responder ante los
posibles cambios, esto refuerza la competitividad y su posicionamiento en el mercado.
● Da una rápida respuesta a los cambios en sus productos o servicios.
● Permite mejorar los proyectos y minimizar los riesgos en la adaptación al
cambio.
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● Permite adaptarse con rapidez a los cambios.
● Los líderes son facilitadores y se apoyan en las nuevas tecnologías y en marcos
de trabajos ágiles para adaptarse con rapidez a los cambios.
Además, en la ejecución de proyectos exitosos también podemos encontrar una serie de
inconvenientes, a continuación listamos algunos de ellos.
● El desconocimiento del proceso podría generar inconsistencia e incluso hacer
que algunos miembros pierdan el interés.
● La falta de comunicación entre colaboradores podría afectar su rendimiento en
la ejecución del proyecto, crear confusión y conflicto con las partes interesadas , el
gerente del proyecto e incluso con los clientes.
● Puede existir rechazo al cambio, desconsiderando el cambio organizacional
puede generar inconformidad de los stakeholders o interesados.
● La falta de monitoreo y control en la ejecución del proyecto podría traer consigo
el aumento de los riesgos.
● Puede existir mayor carga de trabajo asignada a los colaboradores, lo que podría
generar estrés laboral.
Explicación de criterios mínimos cumplidos en proyectos exitosos.
● Dirección comprometida, la dirección debe asumir los retos a los nuevos
cambios, debe tomar decisiones en los obstáculos y proveer los recursos, para el
desarrollo del proyecto.
● Compromiso y responsabilidad por los colaboradores del equipo de trabajo,
adaptándose a nuevos cambios en la realización del proyecto.
● Los colaboradores del proyecto deben tener habilidades y ser ágiles para
resolver los inconvenientes que se presentan durante la ejecución del proyecto.
● Cada etapa del proyecto debe ser validada y revisada por los miembros del
equipo, directores y clientes.
● Debe existir una relación entre el cliente y el edipo del proyecto, donde el cliente
participe activamente dentro del proyecto verificando la ejecución del mismo.
● Cultura de flexibilidad al cambio, durante el desarrollo del proyecto, se tiene el
hábito de revisar con el cliente cada etapa y ser flexibles en cambios que solicite, estos
cambio se pueden realizar cuando su afectación no implica cambio total de la misma.
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● Asumir riesgos, el cambio y adaptaciones del proyecto, pueden generar riesgos
para lo cual la empresa debe estar preparada.
Ejemplos de empresas con ejecución de proyectos exitosos.
Lego
Fuente: (Lego, s.f.)
Empresa Lego, esta empresa dedicada a la realización del productos físicos como
digitales, introdujo una técnica ágil, se reunió un grupo de colaboradores y los gerentes
de cada proyecto y a cada uno de ellos se les entregó una copia del libro de Sprint, y un
programa diario el cual debían iniciar el dia lunes, realizando paso a paso y preparando
para el siguiente día y así sucesivamente, la responsabilidad asumida por este equipo,
hizo que produjera resultados inmediatos, a corto tiempo, cada prototipo se convirtió
en productos y prácticas reales, el desarrollo de Sprint no requiere de una preparación
excesiva pero requiere de una planificación, la utilización de la técnica un y fomenta la
participación activa y proactiva de sus integrantes, una vez se mostraron los resultados
se implementó la técnica en toda la empresa, pasando a tener proyectos con realización
inmediata, convirtiendo a esta empresa en líder y está a la vanguardia.
Spotify
Fuente: (Spotify, s.f.)
Una empresa que ha sabido adaptarse perfectamente a las metodologías ágiles es
Spotify, haciendo especial hincapié en la figura del Scrum Master. Muchas veces
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contratan un Agile Coach externo con una gran experiencia en el campo para liderar los
proyectos. Vemos aquí la importancia de contar con roles especializados que conozcan
las metodologías ágiles para llevar un proyecto de este tipo al éxito. Ya no solo el Scrum
Master, sino también otros roles como el Product Owner, responsable de entender al
cliente y al usuario para saber trasladar en tiempo y forma la información adecuada al
equipo de desarrollo.
Spotify es consciente de la metodología de trabajo de su competencia (Google o Apple
por ejemplo), por lo que decidieron acercarse al Scrum de forma muy sistemática.
Compitiendo contra semejantes corporaciones, sabían que en cualquier momento
podrían ser derrotados a menos que fuesen más rápidos, más baratos y mejores.
Por ejemplo iTunes Radio, ofrece exactamente lo mismo que Spotify. Es por eso que
han tenido que mejorar sus equipos de trabajo para asegurarse que van más rápido. En
Spotify los equipos se organizan por escuadrones, pequeños equipos de Scrum con la
habilidad de implementar el software desarrollado al final de cada sprint, sin romper
ningún otro equipo. Una característica curiosa del funcionamiento de Spotify es que
cada uno de estos pequeños grupos tiene una parte del producto que es totalmente
suyo. Después crean tribus agregando distintos escuadrones.
Aun así, Spotify necesita implementar, cambiar y actualizar su código constantemente
sin romper nada más. Para ello es necesaria una buena coordinación central de la
compañía.
Si quieres ser rápido también es necesario deshacerse de todas aquellas partes del
proceso que entorpezcan el avance. En Spotify, por ejemplo, contaban con un equipo de
operaciones que se encargada de las implementaciones, pero el funcionamiento era
demasiado lento. Por eso decidieron eliminar esta fase y hacer que los propios
desarrolladores implementasen sus trabajos.
Jaguar
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Fuente (JLR Corporate website)
Otro ejemplo representativo de empresas que aplicaron metodologías ágiles en la
ejecución de sus procesos es el caso exitoso de Jaguar, quien utilizó la metodología
Kanban para gestionar el trabajo relacionado con el retraso de los productos y defectos
de calidad. Kanban, como sistema “pull”, cambia los procesos de manufactura de
grandes lotes y exige pronósticos para reponer ítems a medida que son consumidos,
asegurándose de que se repongan “justo a tiempo”.
Hamish McMinn, director de proyecto de Jaguar indicó que gracias a Kanban y la
implementación de lotes pequeños, pudo reducir significativamente el tiempo
requerido para llevar al mercado nuevos diseños de productos, esta idea fue probada en
las fábricas de Jaguar Land Rover Automotive.
Antes del 2014, Jaguar solía tardar al menos 12 semanas para recibir retroalimentación
sobre diseños y conceptos. Este trabajo de conocimiento era costoso, agregando 12
semanas de espera para todas y cada una de las actualizaciones.
Decidieron reducir el tamaño de los lotes enviados para retroalimentación. Usando el
concepto de la cantidad mínima de productos viables, solo enviaban la información que
los accionistas necesitaban para decidir. Esto redujo los ciclos de retroalimentación de
12 semanas a solo unos días. El proyecto piloto fue tan exitoso, que para finales de 2016
Jaguar tenía 10 programas operando con Kanban. Estos cambios no solo llevaron a
tiempos de entrega más cortos, sino que también trajeron mejoras a la calidad, debido a
que se contaba con equipos de diseño 30% más pequeños. Durante las sesiones diarias
de stand-up, los equipos de diseño se enfocaban en sus tableros Kanban para dirigir el
flujo de trabajo cada mañana.
Jaguar no se conformó con el desarrollo de productos, sino que también revisó todo su
flujo de valor. El fabricante alcanzó tanto éxito, que comenzó a ofrecer días de
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experiencia . Actualmente llevan a personalidades del mundo de los negocios a su
planta de Halewood para mostrarles cómo pueden beneficiarse de la implementación.
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Software Nombre:
Miembros del equipo.
-
.
A
Sí No
veces
Todos los miembros se han integrado al trabajo del grupo X
Todos los miembros participan activamente X
Todos los miembros respetan otras ideas aportadas X
Todos los miembros participan en la elaboración del
X
informe
Me he preocupado por realizar un trabajo cooperativo con
X
mis compañeros
Señala si consideras que algún aspecto del trabajo en
X
grupo no ha sido adecuado
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