SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN
INDUSTRIAL
PRÁCTICA 1 - FUNCIÓN DE
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
INTEGRANTES:
ROMINA ACHIRCANA YAÑEZ
CRISTHIAN DEL CARPIO BELLIDO GUILLÉN
KATIUSKA MAMANI CORNEJO
MARIA TERESA PACHECO BENAVENTE
ANA PAULA ROSAS CALDERON
DARIELA SIERRA VALDIVIA
28-08-2016
AQP-PERÚ
SISTEMAS DE ORGANICACIÓN INDUSTRIAL
FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS
En toda organizació n, existen situaciones generadas por el desarrollo de las
operaciones diarias, que conducen a pensar que existen anomalías o simplemente que
“no está n marchando bien las cosas”. Cuan se está en presencia de dichas situaciones,
se habla de inoperancia y a simple vista pueden apreciarse:
Excesiva tramitació n de documentos
Roles no definidos o desconocidos
Insuficiente delegació n de funciones
Deficiencia estructural
Carga desigualmente distribuida
Muchas unidades o personas realizando actividades similares, etc.
Es indispensable diagnosticar permanentemente su funcionamiento integral mediante
el conjunto de técnicas administrativas denominadas "ORGANIZACIÓ N Y
MÉ TODOS" las cuales permiten proponer estructuras empresariales y procedimientos
administrativos ideales que deben aplicarse para lograr mayor eficiencia, rentabilidad,
innovació n y adaptabilidad para esa organizació n en su entorno.
La Organizació n y Métodos es una funció n eminentemente asesora. Sus actividades se
concretan en el estudio de las organizaciones y los métodos vigentes en la
organizació n, esto con la finalidad de introducir mejoras en ellos, y en el proponer
estructuras organizativas y sistemas de trabajo, donde no existan.
Su á rea de trabajo comprende el estudio y mejoramiento de los sistemas, la
organizació n y los procedimientos de las entidades donde realiza el trabajo, con el
propó sito de hacerlos má s rá pidos y econó micos, o sea, má s eficientes.
Se debe en esta funció n administrativa interactuar y relacionarse frecuentemente con
personas de distinto nivel, de diferentes capacidades intelectuales, de las má s variadas
extracciones sociales y de las má s diversas actitudes mentales.
Objetivos:
1. Detectar las causas que producen conflictos llamada espina de pescado o
causa y efecto.
2. Eliminar el trabajo innecesario en base a un diseñ o.
3. Eliminar la duplicidad mediante la burocracia irreal por lo real.
4. Incrementar la productividad mediante la optimizació n de los recursos.
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5. Mejorar la calidad de los servicios.
6. Mejorar la estructura y funciones.
7. Garantizar que una organizació n sea eficiente y eficaz reduciendo tiempo y
mejorando el uso de sus recursos.
IMPORTANCIA
La organizació n y métodos, a través dela aplicació n de diferentes técnicas, permite
simplificar los procedimientos en los sistemas administrativos, procurando ahorrar en
tiempo, energía, materiales y movimientos, logrando, por lo tanto, mayor eficiencia en
la operació n del sistema (algunos autores dicen que son técnicas de simplificació n del
trabajo).
Un buen servicio del departamento de Organizació n y Métodos se caracteriza por:
Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna
presió n.
Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para
hacer apreciaciones objetivas.
Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas con la
experiencia de sus funcionarios.
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PARTE TEÓRICA
1. DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN Y METODOS
El funcionamiento de las organizaciones supone la ejecució n de sus procesos y
actividades de una manera sistemá tica, es decir, siguiendo ciertos patrones que
conlleven al logro de sus objetivos. No obstante, la preocupació n de los directivos
normalmente se orienta al cumplimiento de metas de producció n y ventas que
garantice la rentabilidad y estabilidad de la empresa o dirigir sus esfuerzos a la
obtenció n de resultados tangibles.
2. DESCRIPCIÓN DEL CASO
GRAFICOLOR S.A es una empresa que fue creciendo en forma importante, pero su
crecimiento comercial no fue acompañ ado de la adaptació n administrativa
necesaria, por lo que presento los siguientes problemas:
Problemas de organizació n y administració n.
Las unidades organizativas existentes en la empresa no tienen claramente
determinadas sus actividades.
Continuo retraso que se produce en la ejecució n de las tareas
administrativas, dichos retrasos radicaban en la superposició n o
duplicació n de actividades en algunas unidades organizativas y en la falta
de claridad en las relaciones entre las mismas.
Gonzalo Pereira entendió conveniente desarrollar dos acciones simultá neas: En
primer lugar crear una unidad interna de Organizació n y Métodos y en segundo
lugar listar las principales actividades que se cumplen actualmente má s las que
debería cumplir, a su criterio, la unidad de Organizació n y Métodos. Aunque se le
generaron dudas, ya que al contratar un inexperto analista, tendría que rechazar
el informe.
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PARTE PRÁCTICA
1. IDENTIFICAR, en la lista de actividades, las correspondientes a la función
de Organización y Métodos:
Diseñ ar la estructura organizativa de la empresa.
Analizar y diseñ ar los procedimientos administrativos de la empresa.
Determinar la dotació n del personal necesario para las distintas
unidades, integrantes de la estructura organizativa de la empresa.
Redactar un proyecto de reglamento interno de personal.
2. IDENTIFICAR, a qué otros órganos de la empresa asignaría las actividades
que no corresponden a la función de Organización y Métodos.
Asesorar técnicamente en la compra de nuevos computadores para la
administració n…………………………………………. (SISTEMAS).
Registrar la asistencia del personal.….……………..……. (RRHH).
Planificar las ventas………………………...………………. (VENTAS).
Supervisar las tareas diarias realizadas por los
vendedores........................................................................ (VENTAS).
Presupuestar los trabajos grá ficos encomendados por los
clientes………………………………………………………… (VENTAS).
Facturar los trabajos realizados…….......................(CONTABILIDAD)
Cobrar las facturas y pagar a los proveedores…..(CONTABILIDAD)
Confeccionar un presupuesto financiero semestral……...(FINANZAS)
Coordinar las actividades entre las á reas de producció n ventas y
finanzas……………………………………………………....(GERENCIA)
Analizar sugerir cambios en la disposició n física
actual………………………………………………………... (GERENCIA)
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3. EXPRESAR, qué información buscaría obtener para arribar a un correcto
diagnóstico de la situación planteada en el punto 3 del caso de estudio y
DETERMINAR qué método de relevamiento utilizaría para obtener esa
información
La solució n que nosotros propondríamos sería pedir a cada uno de los
trabajadores que hagan una lista de todas las funciones que ellos realizan.
Luego pasaríamos a analizar sus respectivas funciones y decidiríamos si son
relevantes o irrelevantes.
Finalmente reubicaríamos a los trabajadores siguiendo los manuales de
funciones.
4. IDENTIFICAR que etapa o etapas de la metodología del mejoramiento
administrativo no ha cumplido correctamente el analista de organización
y métodos, de acuerdo a lo planteado en el punto 4 del caso de estudio, y
EXPLICAR los posibles motivos del incorrecto incumplimiento:
ETAPA 1: PLANIFICACIÓ N DEL ESTUDIO
No hubo una adecuada planificació n de trabajo, por eso el informe fue
entregado 90 días después de lo planeado.
ETAPA 3: ANÁ LISIS DE LA INFORMACIÓ N
No se identificó la elaboració n de facturas como un proceso crítico para
la empresa.
ETAPA 4: ELABORACIÓ N Y PRESENTACIÓ N DEL INFORME FINAL
La nueva estructura orgá nica es una modificació n propia del analista
porque no define la distribució n del trabajo dentro de cada unidad. Al
hacer grupos con una persona de cada á rea, las modificaciones saldrá n
de ellos mismos y esta es la mejor manera de garantizar que las
acciones sí se ejecuten y por lo tanto el mejoramiento se logre.
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CONCLUSIONES
Los servicios de O. y M. corresponden a una modernizació n Administrativa de
la empresa, buscan en primer lugar ORGANIZAR o poner en orden, mediante la
planificació n del proceso administrativo, distribuyendo convenientemente los
medios materiales y personales con los que se cuenta en la
organizació n, asigná ndoles funciones determinadas.
Aspirar alcanzar esa ORGANIZACIÓ N mediante un MÉ TODO o modo
estructurado u ordenado de actuar, de obrar o proceder, mediante un
compendio de reglas y ejercicios prá cticos, para obtener un resultado y
sistematizar los conocimientos adquiridos, con el propó sito específico de
mejorar el proceso administrativo al cual se aplica.
El analista de O. y M. debe de obtener la informació n mediante encuestas y
manuales.
Si el analista de O. y M. hace grupos con una persona de cada á rea, las
modificaciones saldrá n de ellos mismos y esta es la mejor manera de garantizar
que las acciones sí se ejecuten y por lo tanto el mejoramiento se logre.
El analista de O. y M. tiene proponer una organizació n de acuerdo a las
necesidades de la empresa.
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BIBLIOGRAFÍA
Aguirre De Mena, J.; Rodríguez Ferná ndez, M.M.; Tous Zamora, D.:
“Organizació n y Métodos de Trabajo”. Pirá mide, 2002.
Litterer, Aná lisis de las organizaciones, Editorial Limusa, México.
Salazar Larraín Luís, Organizació n y Métodos, quinta edició n, Perú .
Ferná ndez Guerrero, R. et al. (1998): "Organizació n y métodos de trabajo.
Direcció n de la producció n y recursos humanos”. Cívitas. Madrid.
Martín Ló pez, M. et al. (2002): “Métodos de trabajo. Casos prá cticos”. Pirá mide.
Madrid.
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