PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO GDFT09
FORMATO RÓTULO MARCACIÓN CAJAS VERSIÓN 5
Aprobado: 02/03/2018
UNIDAD ADMINISTRATIVA
UNIDAD PRODUCTORA
NOMBRE SERIE Y / O
SUBSERIE
CÓDIGO SERIE Y / O
SUBSERIE
CARPETAS DE: A AÑO TRANSFERENCIA:
ESPACIO DE USO EXCLUSIVO PARA EL GRUPO ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
CÓDIGO DE BARRAS CAJA SIGNATURA TOPOGRÁFICA
DEPÓSITO MÓDULO CARA ESTANTE BANDEJA POSICIÓN
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO GDFT09
FORMATO RÓTULO MARCACIÓN CAJAS VERSIÓN 5
Aprobado: 02/03/2018
UNIDAD ADMINISTRATIVA
UNIDAD PRODUCTORA
NOMBRE SERIE Y / O
SUBSERIE
CÓDIGO SERIE Y / O
SUBSERIE
CARPETAS DE: A AÑO TRANSFERENCIA:
ESPACIO DE USO EXCLUSIVO PARA EL GRUPO ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
CÓDIGO DE BARRAS CAJA SIGNATURA TOPOGRÁFICA
DEPÓSITO MÓDULO CARA ESTANTE BANDEJA POSICIÓN
INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE RÓTULO CAJA PARA REGISTRO CIVIL Y ANTECEDENTES
No altere el tamaño de los formatos y las fuentes de escritura.
El formato de este rótulo es media carta, si se imprimen dos (2) rótulos en la misma hoja (2 formatos media carta), recorte el formato por la
línea puntada y péguelo en la tapa frontal de la caja centrado a 6 cm de la parte superior sin tapar la pestaña de abertura de la caja.
UNIDAD ADMINISTRATIVA Nombre de la unidad de la cual depende la UNIDAD PRODUCTORA.
UNIDAD PRODUCTORA Nombre de la unidad productora de documentos.
Nombre asignado a cada serie y/o subserie documental registrada en la Tabla de Retención documental y en el
NOMBRE SERIE O SUBSERIE
Inventario Único Documental FUID.
Código asignado a cada serie y/o subserie documental regisrada la Tabla de Retención Documental y en el Inventario
CÓDIGO SERIE O SUBSERIE
Único Documental FUID.
SIGNATURA TOPOGRÁFICA Espacio reservado para el área de Archivo y Correspondencia (a excepción del espacio para CAJA).
Registre el número de la Caja correspondiente de acuerdo al Inventario Único Documental Consecutivo por
CÓDIGO DE BARRAS CAJA
Dependencia y Correlativo por Serie documental de acuerdo a la vigencia de la cual se realiza la transferencia.
Número del depósito donde se almacenarán las cajas (diligenciamiento grupo Archivo y Correspondencia una vez se
DEPÓSITO
realice la transferencia).
Número del estante donde se almacenarán las cajas (diligenciamiento grupo Archivo y Correspondencia una vez se
ESTANTE
realice la transferencia).
Letra a la que corresponde el lado donde se ubica el ESTANTE (CARA A o CARA B) (diligenciamiento grupo Archivo y
CARA
Correspondencia una vez se realice la transferencia).
Número de la bandeja donde se almacenarán las cajas (diligenciamiento grupo Archivo y Correspondencia una vez se
BANDEJA
realice la transferencia).
Número de la posición dentro de la caja (diligenciamiento grupo Archivo y Correspondencia una vez se realice la
POSICIÓN
transferencia).
El formato de rótulo de CAJAS en Archivo Central no lleva fechas extremas, porque éstas pueden contener carpetas o unidades de
conservación de más de una serie documental, las fechas extremas se encuentran en el rótulo de las carpetas y el acceso para consulta se
UBICACIÓN ROTULO
UB
