INICIACIÓN; PREPARACIÓN INICIAL
En esta el consultor comienza a trabajar con un cliente. Esta fase incluye sus
primeros contactos, las conversaciones acerca de lo que el cliente desearía
modificar en su organización y de qué manera el consultor podría prestarle ayuda,
la aclaración de sus papeles respectivos, la preparación de un plan de tareas
basado en un análisis preliminar del problema y la negociación y concertación de
un contrato de consultoría. Se trata de una fase preparatoria y de planificación. No
obstante, a menudo se insiste en que esta fase establece los cimientos para todo
lo que seguirá, dado que las fases siguientes estarán fuertemente influidas por la
calidad del trabajo conceptual realizado y por el tipo de relaciones que el consultor
establezca con su cliente desde el comienzo.
En esta fase inicial puede asimismo suceder que una propuesta de cometido no se
prepare a satisfacción del cliente, o que se pida a varios consultores que presenten
propuestas, entre las que se elegirá una para realizar la tarea.
La etapa de preparación inicial, iniciación o entrada debe permitir al cliente y los
consultantes un aprendizaje mutuo, es una fase de adaptación, pero en ella también
se inicia la exploración de la organización cliente y se formulará el plan a seguir en
la intervención.
El éxito del proceso de consultoría depende es buena medida de la confianza mutua
existente y la integración del equipo de consultores internos y externos por lo cual
esto es trascendental para ambas partes y el consultar debe tener habilidades para
facilitarlo.
Es recomendable iniciar el trabajo de Información/Formación por contactos iniciales
con el máximo líder de la organización y colaboradores cercanos donde se
formalicen cuestiones de amplio interés para el trabajo, se investiguen las
expectativas y se aclaren los roles cuidando que en todo momento quede claro que
la labor de los consultores es de Asesoría, capacitación y ayuda transferencia de
tecnología ... etc. y nunca tendrá autoridad para tomar decisiones del que hacer y
otras son responsabilidad de los directivos.
Pudieran argumentarse varias razones para esto en primer lugar que el consultor,
no tiene autoridad real en la organización cliente, pero a nuestro juicio lo esencial
radicará en demostrar al cliente que ellos pueden y tienen que tomar decisiones,
que son capaces de hacerlo y que ello mejorará el resultado de La organización, su
principal tarea es formarlos, ayudarlos para que lo hagan mejor y adquieran
capacidad propia de cambio, demostrarle que aplicando sistemáticamente técnicas
y procedimientos pueden hacer mejor su trabajo.
En estos intercambios que pueden ser talles de sensibilización se aclararan
Significado de conceptos, filosofías actuales de trabajo, enfoques metodológicos,,
etc.
El intercambio con los consejos de dirección o juntas directivas posibilitara ambas
tareas y permitirá ir realizando un diagnóstico inicial que después el equipo
complementará.
Es importante en este inicio preparar a los trabajadores y directivas en la solución
de problemas e ir introduciéndolos en el uso de técnicas que serán de utilidad en
todo el trabajo, especial dedicación debe hacérsele a la preparación de los
consultores internos que serán la semilla de la mejora continua y los lideres de ella
en la organización.
Estos talles de Involucramiento/ sensibilización/formación no acabaran nunca; no
profundizaremos ahora en técnicas específicas que serán tratadas en el capítulo de
solución de problemas.
En resumen lo que se debe lograr esta etapa:
1. Intercambio de expectativas de metas, roles y responsabilidades.
2. Acuerdo sobre términos, métodos y técnicas a utilizar.
3. Preparación inicial de todos los implicados y en especial los equipos de
consultores internos.
4. Acciones de arriba – abajo empezando por la alta dirección (talleres, sesiones
de trabajo..)
5. Realización de un diagnóstico preliminar en conjunto por los consultores internos
y externos.
6. Elaboración de una planificación de la tarea de realizare y discutir y aprobar la
propuesta.
Concertar la contratación formal y asegurar que el contrato psicológico avanza. La
experiencia nos da algunas ideas de cómo hacer el trabajo después de las
reuniones iniciales con el Gerente, director (máxima dirección), esto puede variar
según el caso pero de inicio Ud pueden hacer una sesión introductoria con el
consejo directivo donde:
1. Aclare y actualice acerca de términos y tendencias actuales.
2. Exponga y discuta algunos conceptos, métodos y técnicas.
3. Realice un taller de identificación de problemas usando algunas técnicas
(tormenta de ideas, escrituras de ideas, mapa de colores).
Ejemplo: Revisar misión, visión, estado actual y restricciones para avanzar.
Esto debe irse reiterando a otros niveles y permitirá enriquecer el diagnóstico
inicial y seguir comprometiendo y formando al personal de la organización.
Especial significado lo tiene en esta etapa la formación, integración en equipo y
hacer el diagnóstico preliminar que permitirá planear el trabajo y concertar el
contrato.
Hay algunas cosas que el consultor debe tener muy presente.
1. Todo lo que haga en formación e integración de equipo (que puede parecer
pérdida de tiempo) consolidara y acelerará el avance futuro.
2. No siempre el cliente tiene una claridad en lo que desea:
Ante la pregunta ¿Qué ustedes desean?
Mejorar los resultados puede ser una respuesta reiterativa; pero que significa
esto; en este caso se recomienda escribir el estado deseado, así se esclarece
la situación y se aprende a hacerlo de manera sistemática.
Ejemplo: Incrementar en el 10% las utilidades...
Incrementar 20 % las ventas... (Puede haber condicionantes
que sería bueno incluir).
Recuerde que usted no se comprometerá con el éxito en sí, sino con incrementar la
probabilidad de éxito. El éxito en si defenderá de las competencias y el compromiso
que seamos capaces de ayudar a desarrollar, la participación de los trabajadores
y Directivos de la organización en ello dirá la última palabra. El gran final de la vida
no es el conocimiento, la formación y la adquisición de competencias, sino los
resultados de los cambios cuantitativos y cualitativos que estas provoquen.
3. Los mayores frenos en la actualidad son ideológicos, cambiar ideas es la tarea
más difícil a la que se enfrentará cualquier consultor o directivo.
4. La resistencia al cambio siempre aparecen y no se trata de vencer, sino de
convencer, solo la convicción nos llevara a avanzar en la dirección y magnitud
deseada.
5. Por regla general todo el que recurre a consultores está en una situación donde
las necesidades superar a las posibilidades actuales.
6. Siempre habrá una forma mejor de hacer las cosas y obtener mejores
resultados.
Finalmente usted seguro habrá comprendido la importancia de esta fase que
aunque en un proceso de consultoría termina formalmente, en un proceso de mejora
continua no termina nunca, siempre hay algo que hacer en formación, información
e Involucramiento si los clientes comprenden esto, han avanzado un buen trecho en
el camino del éxito.
