ADMINISTRACION DOCUMENTAL

TALLER DE ENTRENAMIENTO 1 UNIDAD III

NICOLE ANYELI ALVARADO MEDINA

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REMINGTON

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN

TECNICO PROFESIONAL SECRETARIADO EJECUTIVO 3

2021
 TALLER DE ENTRENAMIENTO 1 UNIDAD III

Nombre del taller: Modalidad de trabajo: Individual

Taller de entrenamiento global

Actividad previa:

Haber realizado todas las actividades, lecturas y previas planteadas en el módulo.

Describa la actividad:

Responda al siguiente cuestionario, en algunos casos solo una opción es la que concuerda, lea bien y tache la
que considere. En otros hay que realizar la actividad planteada en el tiempo asignado, para poder seguir a la
otra pregunta.

1) Es el concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

a) Archivo de gestión

b) Archivo total
c) Documento activo
d) Legajo

2) Procedimiento fotográfico para la reproducción de documentos escritos, impresos o dibujados.

a) Reprografía

b) Infografía

c) Xerografía

d) Fotografía

3) Cualquier unidad física de material de archivos tal como un volumen y legajo, un expediente, etc.,
disponible en las salas de estudio, es la Unidad:

a) Administrativa

b) De análisis
c) De almacenamiento

d) De conservación
4) Es el soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de una
entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades.

a) Marbete

b) Dato

c) Documento de archivo

d) Ordenación documental

5) Son un conjunto y serie de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados

a) Soporte documental

b) Valor administrativo

c) Bases de datos

d) Catálogos

6) Es una herramienta informática que nos permite acceder a toda la información contenida en

Internet.

a) Google drive

b) Navegador

c) Internet gratuito

d) Correo electrónico

7) Es un servicio en el cual los datos de un sistema de cómputo se almacenan, se administran, y se

a) Google drive

b) Empresa informática

c) Almacenamiento en la nube
 d) Infografía
8) Posición que tiene el texto con respecto a un eje imaginario, y existen cuatro posibilidades

a) Márgenes

b) Sangrías

c) Alineación

d) Columna

9) Se utilizan para desplazarse por el documento sobre el que estamos trabajando.

a) Barra de desplazamiento

b) Flecha horizontal
c) Tabulador

d) Editar documentos

10) Aparecen las opciones del menú principal, que dan acceso a todas las funciones del programa.

a) Funciones

b) Controles de pantalla

c)botones de comando

d)barra de menus

11) A continuación, siga las siguientes instrucciones, consulte una noticia sobre la elección de “Donald
Trump”, como presidente de los Estados Unidos de algún diario de Colombia. Luego llévela a Word,
respete la fuente, y los demás datos que complementan la información de la noticia-fecha, autor,
etc.-, añada el link de consulta, luego llévela al formato pdf, y por último suba ambas noticias en un
comprimido WinAr o WinZip.

12) Realice las siguientes operaciones matemáticas en una Hoja de Excel. Luego realice la sumatoria de
los resultados parciales de las multiplicaciones. Y a ese último resultado divídalo por 15. Realice las
operaciones en una tabla, titule y subtitule los datos parciales y totales.
Una vez finalice, marque el archivo así. Calculos_Apellido paterno e inicial del o los nombres. Ejemplo:

Calculos_Perez A.

15 x 68
20 x 87
34 x 99
21 x 123
98 x 345
47 x 567
39 x 343
7 x 10
13) Lea el siguiente extracto, realice un mapa conceptual en cualquier sistema o programa-ya se han
recomendado varios-, y súbalo a plataforma así: Mapa_Apellido paterno e inicial del o los nombre,
ejemplo:
Mapa_Londoño G

Tomado del libro de José Ramón Cruz Mundet, llamado “Archivística: gestión de documentos y

administración de archivos”, de la página 230, publicado en el año 2014.

La codificación.

El cuadro de clasificación se complementa con la codificación, esto es, la asignación de letras, números

o una combinación de ambos a los distintos niveles de clasificación, precediendo a la denominación

de la serie. Su estructura puede ser jerárquica o secuencial, de modo que los componentes del

código reproduzcan, según la posición que ocupan, una escala jerárquica, la estructura del cuadro

de clasificación, o sean solamente secuenciales.

componentes del código reproduzcan, según la posición que ocupan, una escala jerárquica, la

estructura del cuadro de clasificación, o sean solamente secuenciales.

diferenciación y evidenciar la jerarquía, además de que, cuando se aplique el cuadro, los códigos

sustituyan a la denominación del nivel de clasificación. “Los códigos nos deben proporcionar por sí solos

información sobre los documentos y su posición jerárquica en la estructura del cuadro” (Herrero; Díaz,

2011, 157). En este sentido podemos reconocer los siguientes tipos de codificación:

• Alfabética: usa las letras del abecedario en su secuencia natural para definir los distintos niveles de
clasificación.
• Numérica: se sirve de los números naturales en su secuencia natural, agrupados de algún modo
significativo o agrupado por bloques. Según el criterio empleado, distinguimos: códigos numéricos
consecutivos y códigos numéricos significativos, que son los más utilizados porque reproducen la
estructura jerárquica del cuadro de clasificación
• Alfanumérica: constituye una combinación de las dos anteriores, siendo el código alfanumérico
significativo el más utilizado, porque adjudica una letra a los niveles más altos de clasificación y la
combina en adelante con los números.

14) Es el lugar en donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos. La finalidad básica es el
control de todos los documentos que entran y/o salgan en los diferentes órganos de la entidad.

a) Registro

b) Auditoria
c) Biblioteca

d) Recepción

15) Un conjunto de series ordenadas de todas las materias o asuntos que maneja un archivo.
Documento secundario que registra y escribe los documentos reunidos de manera temporal o
permanente.

a) Archivo histórico

b) Catalogo

c) Centro de documentación

d) Archivo
16) Servicio que permite el intercambio de mensajes a través de sistemas de comunicación electrónicos.

a) Intercom

b) Avantel

c) Correo electrónico

d) Telefonía celular