SISTEMA SISEP
SISTEMA DE REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN
DOCENTE ADMINISTRATIVO
MANUAL DE USO
echa: 10/01/2018
F
V ersión: 1 .0
Ministerio de Educación - UGPSEP
Estado plurinacional de Bolivia
TABLA DE CONTENIDOS
PROPÓSITO 2
ALCANCE 2
DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2
DEFINICIONES IMPORTANTES 2
CONCEPTOS GENERALES 2
REQUERIMIENTOS PARA EL USO DEL SISTEMA 3
INGRESO AL SISTEMA 3
OBTENCIÓN DE USUARIO Y CONTRASEÑA 6
DESCRIPCIÓN DE LA INTERFAZ PRINCIPAL 6
DESCRIPCIÓN DE INTERFACES DE SECCIONES 8
SUGERENCIAS DE CORRECTO MANEJO DEL SISTEMA 18
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1. PROPÓSITO
El presente manual técnico tiene como finalidad describir los procedimientos
para el correcto uso del sistema SISEP.
2. ALCANCE
Este documento va dirigido hacia usuarios técnicos de RDA en el Ministerio de
Educación, con conocimientos en administración de ….
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
A continuación se detallan los documentos relacionados con la solución del
sistema:
● Manual técnico Sistema SIRDA
● Manual RDA RM 149/2017
● Certificación RDA
4. DEFINICIONES IMPORTANTES
4.1. CONCEPTOS GENERALES
A continuación se detalla la terminología necesaria para comprender el contexto
explicado en el presente documento:
● Navegador: programa para recorrer la World Wide Web. Algunos de los
más conocidos son Mozilla FireFox, Chrome y Opera.
● Autenticación, autentificación: Proceso de confirmar la identidad de una
entidad de sistema (un usuario, un proceso, etc.).
● Software: Conjunto de programas y rutinas que permiten a la computadora
realizar determinadas tareas.
● Hardware: Conjunto de elementos físicos o materiales que constituyen una
computadora o un sistema informático.
● Verificación contra bots: Prueba para distinguir entre ordenadores y humanos,
como medida de seguridad, con pruebas de desafío simple.
● Sesión: Duración de una conexión a un determinado sistema
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5. REQUERIMIENTOS PARA EL USO DEL SISTEMA
Para el correcto uso y funcionamiento del sistema se requiere las siguientes
especificaciones de software y hardware.
a) Requerimientos de hardware:
○ Dispositivo con soporte de navegadores web modernos: computadoras,
portátiles, tablets, smartphones, smartTV, etc.
○ Conexión a internet
b) Requerimientos de software:
○ Navegador web actualizado: Chrome, Firefox, Safari, Opera, Microsoft
EDGE, UCBrowser, etc.
6. INGRESO AL SISTEMA
Desde su navegador de preferencia, ingrese a la siguiente dirección web:
[Link]
También puede ingresar desde la portal web de la dirección UGPSEP :
[Link] dentro podrá encontrar el enlace que lo redirigirá hacia
el formulario de autenticación del sistema.
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Gráfico 1: pantalla de ingreso al sistema
Acciones en esta sección:
Pasos para ingreso al sistema:
1. Rellene el usuario y contraseña en los campos de entrada
2. Presione el botón ingresar.
3. Posiblemente aparezcan cuadros de verificación contra bots, siga las
instrucciones para su verificación.
Pasos para reseteo de contraseña:
1. Presiones el botón “Olvidó su contraseña ?”.
2. Ingrese su correo electrónico asociado a su cuenta.
3. Seleccione la casilla “No soy un robot”.
4. Posiblemente aparezcan cuadros de verificación contra bots, siga las
instrucciones.
5. Presione el botón de enviar.
6. Se le enviará un correo electrónico con un enlace el cual deberá presionar,
Se le redirigirá hacia la sección de cambio de contraseña.
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7. Dentro de la sección de cambio de contraseña deberá insertar los nuevos
registros para su contraseña.
8. Presione el botón de enviar, se le mostrará un mensaje de confirmación,
luego de ello podrá ingresar a su cuenta con su nueva contraseña.
Pasos para creación de una cuenta (Solo docentes):
1. Presione el botón “Crear cuenta”.
2. Llene el formulario con sus datos personales y datos de usuario
requeridos.
3. Seleccione la casilla “No soy un robot”.
4. Presione el botón “crear cuenta”, le mostrará un mensaje de
confirmación.
5. Revise su buzón de correo, le llegará un enlace el cual deberá presionar
para confirmar su registro, esta acción lo redirigirá hacia la página del
sistema mostrando una notificación de
6. Dentro de la pantalla de notificación presione “Ingresar al sistema”,
rellene los cambios correo y contraseña para ingresar normalmente al
sistema.
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7. OBTENCIÓN DE USUARIO Y CONTRASEÑA
A continuación se lista los tipos de usuario su método de obtención de usuario.
Docente: Usuario proporcionado por administrador
del sistema ó desde el formulario de
creación de cuenta en el sistema.
● Técnico Escuela Superior de Usuario otorgado por administrador del
Formación de Maestros. sistema
● Administrativo.
● Administrador de sistemas.
● Técnico Dirección
Departamental.
● Técnico Ministerio de
Educación.
● Técnico de archivo.
8. DESCRIPCIÓN DE LA INTERFAZ PRINCIPAL
Gráfico 2: interfaz principal
La interfaz está dividida en 3 partes:
1. Barra de acciones: Donde se encuentran botones principales navegables
desde cualquier sección cargada en el sistema.
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2. Panel de menús: Lista de enlaces para navegación dentro del sistema.
3. Contenedor principal: Espacio donde se cargan las secciones del sistema.
Acciones en esta sección:
Visualizar la guía de uso: Presionando el botón “Guía de uso”.
Visualizar medios de soporte: P
resionando el botón “Soporte Técnico”.
Gráfico 3: B
arra de acciones
● El primer botón iconizado con tres barras horizontales, acciona la contracción
del menú para que el espacio del contenedor se expanda.
● El logo que cumple la función de botón, acciona el redireccionamiento hacia la
pantalla principal del sistema.
● El botón derecho de la barra de acciones despliega una lista de opciones de
usuario.
Gráfico 4: Panel de menús
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● El área de acciones cumple la función de botón que al ser accionado mostrará
una lista opciones de usuario
● El grupo de menús es un accionador que despliega una lista de submenús.
● La lista de menús son botones para navegación dentro de las secciones del
sistema.
9. DESCRIPCIÓN DE INTERFACES DE SECCIONES
Gráfico 5: Plataforma de Flujo de seguimiento de trámites
Pantalla desplegada al seleccionar “Seguimiento de trámite” dentro de la lista de
menús, el cual despliega la interfaz del flujo de seguimiento de trámites con una sub
lista de acciones para recepcionar, derivar, revisar, despachar, devolver, lista de
devueltos, lista de devueltos recepcionados.
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Gráfico 6: S
ub-sección (Recepcionados) de seguimiento de trámites.
Acciones en esta sección:
Pasos para recepción de grupo de trámites:
1. Presione el botón “Recepcionar Grupo de Trámites”
2. Seleccione Dirección Distrital/Departamental/ESFM de donde desea
obtener el grupo de trámites.
3. Ingrese el número de proceso.
4. Presione el botón recepcionar.
5. Se actualizará la lista de trámites recepcionados, o puede presionar el
botón actualizar, para llevar a cabo este efecto.
Pasos para recepción de trámite individual:
1. Presione el botón “Recepcionar Trámite”.
2. Ingrese el número del formulario a recepcionar y el número de cédula de
identidad.
3. Presione el botón recepcionar, lo cual actualizará la lista de trámites con
el nuevo trámite, o puede presionar el botón actualizar, para llevar a cabo
este efecto.
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Buscar un trámite en la lista:
Ingrese el número de trámite o el número de formulario y presione la tecla
ENTER
Visualizar un proceso:
Seleccione el botón “Ver proceso” el cual desplegará los movimientos
realizados con el trámite.
Visualizar el Formulario:
Seleccione el botón “Formulario” el cual desplegará el formulario principal del
trámite.
Revisar un trámite:
1. Seleccione el botón “Revisar” Desplegará los detalles del trámite para su
revisión.
2. Rellene el formulario si existen observaciones.
3. Presione el botón “Confirmar Revisión”.
Confirmar revisión directa:
Seleccione el botón “Revisado” el cual cambiará el estado de un trámite y lo
pasará a la lista de Revisados.
Derivar un trámite a otro usuario:
1. Presione el botón “Derivar”, el cual desplegará una lista de nombres de
personas.
2. Seleccione el usuario al cual se le derivará el trámite.
3. Presione el botón derivar.
Navegación entre listas de trámites:
Para navegar entre listas, seleccione el paginador de resultados.
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Gráfico 7: S
ub-sección (Derivados) de seguimiento de trámites.
Acciones en esta sección:
Buscar un trámite en la lista:
Ingrese el número de trámite o el número de formulario y presione la tecla
ENTER
Visualizar un proceso:
Seleccione el botón “Ver proceso” el cual desplegará los movimientos
realizados con el trámite.
Visualizar el Formulario:
Seleccione el botón “Formulario” el cual desplegará el formulario principal del
trámite.
Revisar un trámite:
1. Seleccione el botón “Revisar” desplegará los detalles del trámite para su
revisión.
2. Rellene el formulario si existen observaciones.
3. Presione el botón “Confirmar Revisión”.
Derivar un trámite a otro usuario:
1. Presione el botón “Derivar”, el cual desplegará una lista de nombres de
personas.
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4. Seleccione el usuario al cual se le derivará el trámite.
5. Presione el botón derivar.
Navegación entre listas de trámites:
Para navegar entre listas, seleccione el paginador de resultados.
Gráfico 8: Sub-sección (Revisados) de seguimiento de trámites.
Acciones en esta sección:
Buscar un trámite en la lista:
Ingrese el número de trámite o el número de formulario y presione la tecla
ENTER
Visualizar un proceso:
Seleccione el botón “Visualizar” el cual desplegará los movimientos realizados
con el trámite.
Visualizar el Formulario:
Seleccione el botón “Formulario” el cual desplegará el formulario principal del
trámite.
Volver a revisar un trámite:
4. Seleccione el botón “Volver a Revisar” Desplegará los detalles del trámite
para su revisión.
5. Rellene el formulario si existen observaciones.
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6. Presione el botón “Confirmar Revisión”.
Marcar trámite para despachar:
Seleccione el botón “Listo para despachar” el cual cambiará el estado de un
trámite y lo pasará a la lista de trámites para despachar.
Marcar trámite para devolver:
Seleccione el botón “Listo para devolver” el cual cambiará el estado de un
trámite y lo pasará a la lista de trámites para devolver.
Concluir un trámite:
Seleccione el botón “Concluir” el cual cambiará el estado de un trámite y lo
pasará a la lista de Revisados.
Navegación entre listas de trámites:
Para navegar entre listas, seleccione el paginador de resultados.
Gráfico 8: Sub-sección (Para Despachar) de seguimiento de trámites.
Acciones en esta sección:
Buscar un trámite en la lista:
Ingrese el número de trámite o el número de formulario y presione la tecla
ENTER
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Despachar todos los trámites:
Seleccione el botón “Despachar todos” el cual cambiará el estado de la lista de
trámites para ser despachado.
Visualizar un proceso:
Seleccione el botón “Visualizar” el cual desplegará los movimientos realizados
con el trámite.
Visualizar el Formulario:
Seleccione el botón “Formulario” el cual desplegará el formulario principal del
trámite.
Navegación entre listas de trámites:
Para navegar entre listas, seleccione el paginador de resultados.
Gráfico 9: Sub-sección (Para Devolver) de seguimiento de trámites.
Acciones en esta sección:
Pasos para devolver grupo de trámites:
1. Presione el botón “Devolver grupo de trámites”, el cual desplegará un
diálogo para seleccionar el destino.
2. Dentro del diálogo Devolver trámites, seleccione la entidad de destino del
grupo de los trámites pudiendo esta ser una Dirección Distrital, una
Dirección Departamental o Escuela de Formación de Maestros.
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3. Ingrese el número de proceso para devolver y presione el botón devolver.
Buscar un trámite en la lista:
Ingrese el número de trámite o el número de formulario y presione la tecla
ENTER
Visualizar un proceso:
Seleccione el botón “Ver proceso” el cual desplegará los movimientos
realizados con el trámite.
Visualizar el Formulario:
Seleccione el botón “Formulario” el cual desplegará el formulario principal del
trámite.
Devolver trámite:
Seleccione el botón “Devolver” el cual cambiará el estado de un trámite y lo
pasará a la lista de devueltos del usuario que derivó el documento.
Navegación entre listas de trámites:
Para navegar entre listas, seleccione el paginador de resultados.
Gráfico 10: Sub-sección (Devueltos) de seguimiento de trámites.
Acciones en esta sección:
Buscar un trámite en la lista:
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Ingrese el número de trámite o el número de formulario y presione la tecla
ENTER
Visualizar un proceso:
Seleccione el botón “Ver proceso” el cual desplegará los movimientos
realizados con el trámite.
Visualizar el Formulario:
Seleccione el botón “Formulario” el cual desplegará el formulario principal del
trámite.
Devolver un trámite:
Seleccione el botón “Devolver” para traspasar el trámite al usuario de la entidad
de previa derivación.
Navegación entre listas de trámites:
Para navegar entre listas, seleccione el paginador de resultados.
Gráfico 11: S
ub-sección (Devueltos Recepcionados) de seguimiento de trámites.
Acciones en esta sección:
Buscar un trámite en la lista:
Ingrese el número de trámite o el número de formulario y presione la tecla
ENTER
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Recepcionar trámites devueltos:
1. Seleccione el botón “Seleccionar trámites devueltos” el cual desplegará
un diálogo para ingresar los datos para recepción.
2. Dentro del diálogo ingrese el Número de proceso y presione el botón
Recepcionar.
3. Se actualizará la lista de trámites, caso contrario presione el botón
Actualizar
Visualizar un proceso:
Seleccione el botón “Ver proceso” el cual desplegará los movimientos
realizados con el trámite.
Visualizar el Formulario:
Seleccione el botón “Formulario” el cual desplegará el formulario principal del
trámite.
Navegación entre listas de trámites:
Para navegar entre listas, seleccione el paginador de resultados.
Gráfico 12: I nterfaz de sección de reportes de transcripciones.
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Acciones en esta sección:
Generar reporte según número de proceso:
1. Seleccione la opción “Por número de proceso”.
2. Escriba el número de proceso y presione el botón Generar reporte.
Generar reporte según rango de fechas:
1. Seleccione la opción “Por rango de fechas”.
2. Describa el rango de fecha en los campos Desde Hasta.
3. Presione la tecla Generar reporte.
Gráfico 12: R
eportes de transcripciones.
10. SUGERENCIAS DE CORRECTO MANEJO DEL SISTEMA
Las acciones realizadas durante la sesión en el sistema son responsabilidad del usuario
que lo opera y estas son registradas para monitoreo de operaciones, por seguridad se le
recomienda cerrar su sesión si no va a usar el sistema en periodos largos de tiempo,
como medida de seguridad el sistema se bloqueará automáticamente si no presenta
gestos de acciones en el sistema.
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