Relaciones entre Tablas en una Base de Datos Access
Un buen criterio de diseño en lo que respecta a las tablas y sus relaciones es determinante en el
proceso de creación de una Base de Datos, por eso debes entender claramente el concepto de
relación entre tablas para evitar errores que te pueden hacer perder mucho tiempo
posteriormente cuando vayas a crear otros objetos en la Base de Datos que dependen de estas
relaciones, tal es el caso de las consultas, formularios e informes.
Existen tres tipos de relaciones en una Base de Datos
1. Relaciones uno a uno
2. Relaciones uno a muchos
3. Relaciones muchos a muchos
1. Las relaciones uno a uno son muy poco frecuentes, por ejemplo, puede ser que queramos
dividir en dos tablas la información de una tabla que contenga una gran cantidad de campos, por
motivos de rendimiento para la ejecución de ciertas consultas, entonces lo que hacemos es que
distribuimos los campos a crear en dos tablas, pero con un campo irrepetible en común que puede
ser por ejemplo la cédula en el caso de una tabla de clientes. Para muchos esto no tendrá sentido
pero el Access lo permite para aquellos pocos que lo necesiten.
2. Las relaciones uno a muchos son las más frecuentes y un ejemplo de este tipo de relación lo
podemos apreciar en un sistema de facturación en donde un cliente puede tener varias órdenes
de compra, y cada una de esas órdenes de compra pertenece única y exclusivamente a ese
cliente.
3. Las relaciones muchos a muchos también se pueden dar pero hay que convertirlas en 2 o más
relaciones uno a muchos. Tal es el caso del ejemplo del sistema de facturación, donde una orden
puede tener varios productos, pero también cada producto puede aparecer en varias órdenes.
Cómo resolvemos esta situación?. Lo que hacemos es crear una tabla de ítems entre estas dos
tablas, generándose dos relaciones uno a muchos de la siguiente manera:
Productos (uno) ítems (muchos)
Órdenes (uno) ítems (muchos)
Ahora la llave primaria de la tabla producto que sería el campo num_producto y la llave primaria
de la tabla órdenes que sería num_orden las adicionamos a la tabla ítems para formar una clave
primaria compuesta por num_orden+num_producto.
Mirémoslo gráficamente:
Ahora, como llegamos hasta este punto.
Primero debemos entender los conceptos de llave primaria y llave foránea.
Una llave primaria es el identificador único de una tabla, en otras palabras es un número o
conjunto de caracteres que no debe repetirse. En el caso de la tabla productos sería
num_producto y en el caso de la tabla ordenes sería num_orden. La función principal de una llave
primaria es permitir relacionar las tablas, algo que es crucial en un entorno de Bases de Datos
Relacionales como el que nos ofrece Microsoft Access.
Es recomendable utilizar el tipo de datos autonumérico cuando la llave primaria es de tipo
numérica para que cada vez que creemos un registro nuevo, el Access nos vaya generando un
número incremental o consecutivo.
Una llave foránea representa el lado muchos en la relación uno a muchos de que hablamos
anteriormente, lo que significa que esta llave ha migrado o viene de una llave primaria de la tabla
que representa el lado uno de la relación uno a muchos. En el ejemplo anterior el campo
num_orden de la tabla ítems es una llave foránea que viene de el campo num_orden que es la
llave primaria de la tabla ordenes. Igualmente el campo _num_producto es una llave foránea que
viene de la llave primaria num_producto que viene de la tabla productos.
Para especificar que un campo es la llave primaria de una tabla lo único que hay que hacer es
pulsar el botón derecho del mouse sobre el campo en la vista diseño de la tabla y seleccionar en el
menú emergente “Clave Principal”.
Inmediatamente aparece una imagen de una llave que nos indica que ese campo de ahora en
adelante es la llave primaria de esa tabla.
Hagamos entonces este mismo ejercicio para las otras dos tablas. Solo que en la tabla ítems
seleccionamos los campos num_orden y num_producto a la vez para tener una llave principal
compuesta por estos dos campos y luego si presionamos el botón derecho del mouse y
seleccionamos la opción “Clave principal” de la siguiente manera:
Para crear las relaciones uno a muchos entre estas tablas hacemos lo siguiente:
Seleccionamos la opción relaciones de la pestaña Herramientas de Base de Datos. Y presionamos
el botón derecho en el área gris que vemos en el siguiente gráfico y seleccionamos la opción
“Mostrar tabla”.
Luego seleccionamos las tablas una por una y vamos presionamos el botón agregar hasta que nos
aparezcan las tres tablas gráficamente en pantalla de la siguiente manera:
Ahora desde la tabla ordenes presionamos el botón izquierdo en el campo num_orden y lo
dejamos presionado trasladándolo hasta el campo num_orden de la tabla ítems apareciéndonos la
siguiente pantalla:
Seleccionamos entonces la opción “exigir integridad referencial” y presionamos el botón crear. Lo
mismo hacemos con el campo num_producto de la tabla producto, presionamos el botón
izquierdo del mouse sobre dicho campo, y sin soltar el mouse lo trasladamos al campo
num_producto de la tabla ítems.
y obtenemos lo siguiente:
Como puedes ver hemos creado las siguientes relaciones uno a muchos:
Productos (uno) ítems (muchos)
Órdenes (uno) ítems (muchos)
Resolviendo de esta manera la relación muchos a muchos inicialmente planteada.
