UNIVERSIDAD NACIONAL DE

INGENIERIA
FACULTAD DE INGENIERÍA AMBIENTAL

SISTEMAS INTEGRADOS DE
GESTION

MSc. Ing. Jorge Luis Miranda Anton

CICLO PHVA
DEMING ANEXO SL ISO 14001:2015 ISO 45001:2018 ISO 9001:2015
4.1 Comprensión de la Organización y de su contexto 4.1 Comprensión de la Organización y de su contexto 4.1 Conocimiento de la organización y de su contexto
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de los 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las
partes interesadas trabajadores y de otras partes interesadas partes interesadas
Contexto de la 4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión 4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la
4
Organización ambiental 4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la SST calidad
4.4 Sistema de Gestión Ambiental 4.4 Sistema de Gestión de la SST 4.4 Sistema de Gestión de la Calidad y sus procesos
4.4.1
4.4.2
5.1 Liderazgo y compromiso 5.1 Liderazgo y compromiso 5.1 Liderazgo y compromiso
5.1.1 Generalidades
5.1.2 Enfoque al cliente
Liderazgo y 5.2 Política Ambiental 5.2 Política de la SST 5.2 Política Ambiental
5 participación de 5.2.1 Establecimiento de la Política de Calidad
5.2.2 Comunicación de la Política de Calidad
los trabajadores
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización
5.4 Consulta y participación de los trabajadores

6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
6.1.1 Generalidades 6.1.1 Generalidades
6.1.2 Identificación de peligros y evaluación de los riesgos y
6.1.2 Aspectos Ambientales oportunidades
P
L 6.1.2.1 Identificación de peligros
A 6.1.2.2 Evaluación de los riesgos para la SST y otros riesgos
para el sistema de gestión de la SST
N 6 Planificación 6.1.2.3 Evaluación de las oportunidades para la SST y otras
I oportunidades para el sistema de gestión de la SST
6.1.3 Determinación de los Requisitos legales y otros
F 6.1.3 Requisitos legales y otros requisitos requisitos
I 6.1.4 Planificación de acciones 6.1.4 Planificación de acciones
6.2 Objetivos ambientales y planificación para lograrlos 6.2 Objetvios de la SST y planificación para lograrlos 6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos
C 6.2.1 Objetivos ambientales 6.2.1 Objetivos de la SST 6.2.1
A 6.2.2 Planificación de acciones para lograr los objetivos
ambientales 6.2.2 Planificación para lograr los objetivos de la SST 6.2.2
R 6.3 Planificación de los cambios
7.1 Recursos 7.1 Recursos 7.1 Recursos
7.1.1 Generalidades
7.1.2 Personas
7.1.3 Infraestructura
7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos
7.1.5 Recursos de seguimiento y medición
7.1.5.1 Generalidades
7.1.5.2 Trazabilidad de las medidas
7.1.6 Conocimientos de la organización
7.2 Competencia 7.2 Competencia 7.2 Competencia
7 Apoyo 7.3 Toma de Conciencia 7.3 Toma de Conciencia 7.3 Toma de Conciencia
7.4 Comunicación 7.4 Comunicación 7.4 Comunicación
7.4.1 Generalidades 7.4.1 Generalidades
7.4.2 Comunicación interna 7.4.2 Comunicación interna
7.4.3 Comunicación externa 7.4.3 Comunicación externa
7.5 Información documentada 7.5 Información documentada 7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades 7.5.1 Generalidades 7.5.1 Generalidades
7.5.2 Creación y actualización 7.5.2 Creación y actualización 7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información documentada 7.5.3 Control de la información documentada 7.5.3 Control de la información documentada
7.5.3.1
7.5.3.2
7. APOYO
 7.APOYO
7.1 Recursos

7.1.1 Generalidades

7.1.2 Personas

7.1.3 Infraestructura
7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos

7.1.5 Recursos de Seguimiento y Medición

7.1.5.1 Generalidades

7.1.5.2 Trazabilidad de las ;ediciones

7.1.6 Conocimientos de la Organización

7.2 Competencia
7.3 Toma de Conciencia
7.4 Comunicación
7.4.1 Generalidades
7.4.2 Comunicación interna
7.4.3 Comunicación externa
7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información documentada
 7.2 Competencia
ISO 14001: 2015, ISO 45001:2018, ISO 9001:2015

Sujeto: La Organización
Verbo Objeto Condición
Necesaria de las personas que realizan, bajo su control
un trabajo que afecta su desempeño, eficacia del Sistema
Determinar La Competencia GA, Calidad y SST y su capacidad para cumplir sus
requisitos legales y otros requisitos;

Sean competentes (incluyendo la capacidad de

De que estas personas
Asegurarse identificar los peligros) con base en su educación,
(trabajadores)
Debe

formación o experiencia apropiadas;

Necesidades de
Determinar Asociadas con sus aspectos ambientales y su SGA;
formación
Cuando sea aplicable, para adquirir y mantener la
Tomar Acciones competencia necesaria y evaluar la eficacia de las
acciones tomadas;
Información
Conservar Apropiada como evidencia de la competencia
documentada

Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente, o la
contratación o subcontratación de personas competentes.
ISO 14001:2015
3.3.1
Competencia
Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades con el fin de lograr los resultados previstos.

En coherencia con la política de la organización, los resultados previstos de un

sistema de gestión incluyen:
- la mejora del desempeño ambiental, de la calidad y de la SST;
- el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos, aseguramiento de la conformidad
de los requisitos del cliente.
- el logro de los objetivos de la calidad, ambiental y de la SST

Un SG es más efectivo cuando los empleados entienden y aplican las habilidades, formación,
educación y experiencia necesarias para desempeñar sus roles y responsabilidades.
Es responsabilidad de la Alta Dirección proporcionar las oportunidades a las personas para
desarrollar estas competencias necesarias.

Medir la eficacia: es el grado de aseguramiento en que las personas aplican sus habilidades,
formación, educación y experiencia en sus funciones, favoreciendo la implementación, eficacia
y eficiencia del SG y en el cumplimiento de los requisitos del SG.
Habilidades Formación

Eficacia del
SG

Experiencia en
Educación
sus funciones
 Requisitos del Determinar la
cliente/Riesgos o Perfil de cargos
AAS/Objetivos Estratégicos
competencia

Conocer la
competencia real que Educación, formación,
presentan las personas experiencia y habilidades

Identificar necesidades de Planes de formación

Asegurar la capacitación: (objetivos, impactos, plazos,
Planificar acciones para
competencia adquirir y desarrollar la
responsabilidades, medición
de la eficacia)
competencia necesaria

Encuestas
Observación
Resultados,
innovaciones e
Evaluar la eficacia
incidencias.
de la formación PQRS
Evaluaciones críticas
Grupos focales
Divulgación asertiva
Evaluación de Gestión del
desempeño conocimiento
SISTEMA PQRS (PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS)

El Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) es una herramienta que

nos permite conocer las inquietudes y manifestaciones que tienen nuestros grupos de
interés para que tengamos la oportunidad de fortalecer nuestro servicio y seguir en el
camino hacia la excelencia operativa.
Todo usuario tiene derecho a presentar peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, para lo cual debe
tener en cuenta los siguientes conceptos:

SUGERENCIA: Tiene lugar, cuando un cliente o consumidor realiza un consejo o propuesta a la empresa
para mejorar un producto o servicio. Es decir, una aportación de ideas o iniciativas para la mejora.

PETICIÓN: Es una actuación por medio de la cual el usuario, de manera respetuosa, solicita a la empresa
cualquier información relacionada con la prestación del servicio.

QUEJA: <satisfacción del cliente> expresión de insatisfacción hecha a una organización (3.2.1), relativa a
su producto (3.7.6) o servicio (3.7.7), o al propio proceso (3.4.1) de tratamiento de quejas, donde
explícita o implícitamente se espera una respuesta o resolución (ser descortés por ejemplo).

RECLAMO: Es igualmente una muestra de insatisfacción, pero esta vez con relación directa con el
producto o servicio que ofrece la empresa. Es decir, cuando no se cumple con el compromiso
establecido con el cliente. Por lo tanto, con la reclamación se pide o pretende algún tipo de
compensación o solución rápida.
A.7.2 Competencia
Los requisitos de competencia de esta Norma se aplican a personas que trabajan bajo el
control de la organización y que pueden afectar el desempeño ambiental, incluidas aquellas:
a) Cuyo trabajo tenga el potencial de causar un impacto ambiental significativo;
b) A las que se les haya asignado responsabilidades relacionadas con el SGA, incluidas
quienes:
1) Determinan y evalúan los impactos ambientales o lo requisitos legales y otros
requisitos;
2) Contribuyan al logro de un objetivo ambiental;
3) Responden ante situaciones de emergencia;
4) Llevan a cabo auditorías internas;
5) Llevan a cabo auditorias de conformidad.
A.7.2 Competencia
La competencia de los trabajadores debería incluir los conocimientos y las habilidades necesarios para identificar
apropiadamente los peligros y tratar los riesgos de la SST asociados con su trabajo y su lugar de trabajo.

Al determinar la competencia para cada rol, la organización debería tener en cuenta temas tales como:

a) la educación, formación, cualificación y experiencia necesarias para asumir el rol y la formación continua necesaria para
mantener la competencia;
b) el ambiente de trabajo;
c) las medidas preventivas y de control resultantes del proceso de evaluación de riesgos;
d) los requisitos aplicables al sistema de gestión de la SST;
e) los requisitos legales y otros requisitos;
f) la política de la SST;
g) las consecuencias potenciales del cumplimiento y el incumplimiento, incluido el impacto sobre la seguridad y salud del
trabajador;
h) la importancia de la participación de los trabajadores en el sistema de gestión de la SST basado en sus conocimientos y
habilidades;
i) los deberes y las responsabilidades asociadas a los roles;
j) las capacidades individuales, incluyendo la experiencia, las habilidades lingüísticas, la alfabetización y la diversidad;
k) la actualización pertinente de las competencias que el contexto o los cambios del trabajo han hecho necesaria.

Los trabajadores pueden ayudar a la organización a determinar las competencias necesarias para los roles.
Los trabajadores deberían tener la competencia necesaria para alejarse de situaciones de peligro inminente y grave. Para
este propósito, es importante que se provea a los trabajadores con la formación suficiente sobre peligros y riesgos
asociados con su trabajo.
Según sea apropiado, los trabajadores deberían recibir la formación requerida para permitirles llevar a cabo eficazmente
sus funciones de representación para la seguridad y la salud en el trabajo.
En numerosos países, proporcionar formación sin costo para los trabajadores es un requisito legal.
 ISO 14004:2016
Cuadro de ayuda práctica 17: ejemplos de necesidades de competencia
Áreas potenciales Roles organizacionales Ejemplos de competencias / capacidades Ejemplos de los medios para establecer la
de competencia típicos necesarias competencia.
- Capacitación y evaluación sobre
- Competencia en muestreo ambiental requisitos y prácticas de recolección.
Técnicos ambientales
Tecnología - Capacidad para operar equipos de monitoreo - Certificación o licencia para el uso del
Ambiental equipo.
Gerentes de programa - Competencia en la normativa medioambiental - Licenciatura en campo ambiental
ambiental aplicable. - Formación sobre la normativa aplicable
Personas cuyas - Conciencia de cómo su trabajo afecta el
- Capacitación sobre los impactos
actividades laborales desempeño ambiental.
Operaciones ambientales asociados con su trabajo.
involucran aspectos - Conocimiento de los criterios operativos que
ambientales - Capacitación sobre criterios operativos
ambientales deben cumplirse para minimizar el impacto
para garantizar el control de los procesos.
significativos ambiental adverso.
- La capacidad de establecer, implementar y
mejorar un sistema de gestión ambiental
- La capacidad de determinar los riesgos y las
oportunidades que deben abordarse para - Experiencia en la implementación del
garantizar que el sistema de gestión ambiental sistema de gestión ambiental.
Gerentes ambientales
pueda lograr los resultados previstos, y para - Capacitación sobre requisitos del
planificar acciones apropiadas sistema de gestión ambiental.
- La capacidad de analizar y actuar sobre los
Sistema de
resultados del desempeño ambiental y las
Gestión
obligaciones de cumplimiento de la organización
Ambiental
- La capacidad de desarrollar y administrar
- Programa de formación en gestión
Gerentes de programas programas de auditoría para determinar la
- Experiencia en implementación de
de auditoria efectividad del sistema de gestión ambiental de
programas
la organización
- Conocimiento y comprensión de las - Capacitación sobre sistemas de gestión
implicaciones de establecer e implementar una ambiental y establecimiento de políticas
Alta gerencia
política ambiental. ambientales.
- Conocimiento y comprensión de la - Experiencia en gestión empresarial
duración de
capacitación
Horas mínimas de
Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional

8
1
basado en el Reglamento de Seguridad y Salud
Ocupacional.

Notificación, Investigación y reporte de Incidentes,

8
2
Incidentes peligrosos y accidentes de trabajo

8
3
Liderazgo y motivación

8
Seguridad basada en el comportamiento

8
4 5

Respuesta a Emergencias por áreas específicas.

8
IPERC
Trabajos en altura

8
6 7 8

Mapa de Riesgos

4
El significado y el uso del código de señales y
9

colores

8
Auditoría, Fiscalización e Inspección de Seguridad

8
4
Primeros Auxilios

4
10 11 12

Prevención y Protección Contra Incendios

ANEXO Nº 6

Estándares y Procedimientos de trabajo seguro

8
13

por actividades

Higiene Ocupacional (Agentes físicos, Químicos,

8

Biológicos)
8

Ergonomía
4

Riesgos psicosociales
8

Manejo Defensivo y/o transporte de personal

CAPACITACIÓN BÁSICA EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Comité de Seguridad y Salud Ocupacional

4

Política de Seguridad y Salud Ocupacional

Reglamento Interno de Seguridad y Salud
4

Ocupacional
Programa Anual de Seguridad y Salud
Ocupacional
4
4

Seguridad en la oficina
4

Riesgos Eléctricos
4

Disposición de residuos sólidos

4

Control de sustancias peligrosas

4
14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

El uso de equipo de protección personal (EPP)

 VIDEO: COMPETENCIA SEGÚN ISO 45001:2018

https://www.youtube.com/watch?v=ZbO_oZjA5E8
 7.3 Toma de Conciencia
ISO 14001: 2015, ISO 45001:2018, ISO 9001:2015

Sujeto: La Organización

Verbo Objeto Condición

Sean sensibilizados sobre y tomen conciencia de:
a) La política y los objetivos de la calidad, ambiental y de
la SST.
b) Los aspectos ambientales significativos y los impactos
ambientales reales o potenciales relacionados,
Que las asociado con su trabajo;
c) Su contribución a la eficacia del SG, incluidos los
Personas que beneficios de un mejor desempeño de la calidad,
realizan el ambiental y de la SST;
Debe

d) Los incidentes, y los resultados de las investigaciones,

Asegurar trabajo bajo que sean pertinentes para ellos;
el control de e) Los peligros, los riesgos para la SST y las acciones
determinadas, que sean pertinentes para ellos;
la f) La capacidad de alejarse de situaciones de trabajo que
organización consideren que presentan un peligro inminente y serio
para su vida o su salud, asi como las disposiciones para
protegerles de las consecuencias indebidas de hacerlo.
g) Las implicaciones y las consecuencias de no cumplir los
requisitos del SG, incluido el incumplimiento de los
requisitos legales y otros requisitos de la organización.
Toma de conciencia
Por toma de conciencia de la política no se debería
entender que los compromisos se deban
memorizar o que las personas que realicen trabajo
bajo control de la organización tengan una copia
de la política documentada, sino que estas
personas deberían conocer:
 su existencia,
 su propósito y
 su función
para el logro de los compromisos, que incluya
cómo su trabajo puede afectar la capacidad de la
organización para cumplir sus requisitos legales y
otros requisitos.
Además de los trabajadores (especialmente los
trabajadores temporales) los contratistas, los
visitantes y otras partes deberían tomar conciencia
de los riesgos para la SST a los que están
expuestos.
La alta dirección tiene la responsabilidad clave de crear conciencia en una organización en
relación con el sistema de gestión ambiental y el desempeño ambiental, con el fin de mejorar
el conocimiento y promover un comportamiento que respalde los compromisos de política
ambiental de la organización.

Esto incluye hacer que los empleados y otras personas que trabajan bajo el control de la
organización conozcan los valores ambientales de la organización y cómo estos valores pueden
contribuir a la estrategia comercial de la organización (ver 5.1).

La alta dirección debe garantizar que las personas que trabajan bajo el control de la
organización sean alentadas a:
- mejorar el desempeño ambiental;
- contribuir al logro de los resultados previstos del sistema de gestión ambiental;
-aceptar la importancia de alcanzar los objetivos ambientales de los cuales son responsables

Los ejemplos de métodos para aumentar la conciencia pueden incluir comunicación interna,
carteles visuales y pancartas, campañas, capacitación o educación y tutoría.
Para que se desarrolle, se implemente y se mantenga el Sistema de Gestión Ambiental,
muchas empresas tienen tres niveles de formación en los que reflejan el grado de formación
ambiental que sea necesario para implementar, desarrollar y mantener un Sistema de Gestión
Ambiental ISO-14001:

El primer nivel de capacitación, normalmente, es una formación sobre concienciación

ambiental general y una introducción a la gestión ambiental.

En el segundo nivel, normalmente, se ofrece una formación más específica para los
trabajadores que realicen actividades de trabajo que se encuentren relacionadas con los
aspectos y los impactos significados que han sido identificados.

En el tercer nivel, lo normal es que la formación sea mucho más avanzada, es decir, para los
auditores del Sistema de Gestión Ambiental, ya que tienen la responsabilidad de identificar y
mantener dicho sistema de gestión.
La formación de primer nivel “Formación de concienciación ambiental” se debe ofrecer a
todos los trabajadores y debe contener:

Trata los temas ambientales más generales, como puede ser el calentamiento global, etc.
y explicar por qué ocurre.

Ofrece una introducción a los Sistemas de Gestión Ambiental y a los sistemas que se
encuentran realizando en su lugar de trabajo.

Desarrollar de forma clara la relación que existe entre todos los aspectos ambientales
significativos en el lugar de trabajo y los impactos ambientales que han sido identificados, y
la posterior correlación con otros asuntos ambientales.

Tratar la política ambiental del lugar de operaciones y la importancia de cumplimiento,

además de tratar todos los objetivos y las metas establecidas para cumplir con todos los
propósitos de la política ambiental.
La formación de segundo nivel “Formación sobre los aspectos e impactos” es bastante más
específica, trata sobre los aspectos ambientales significativos que ha sido identificados
durante la revisión inicial y se han documentado en el registro de los aspectos ambientales.
En esta formación se debe incluir:

Los impactos ambientales que generan los aspectos significativos que se han identificado
durante la revisión ambiental inicial.

Debe ofrecer una visión mucho más clara de la correlación entre todos los aspectos e
impactos.

Se debe desarrollar un claro entendimiento de todos los procesos que se requieren para
controlar todos aspectos ambientales significativos y por qué son necesarios los
procedimientos.

Se observa la importancia de los procedimientos operativos y las consecuencias del

incumplimiento de los procedimientos.
La formación de tercer nivel “Formación en Sistema de Gestión Ambiental” se ofrece a las
personas que tienen responsabilidades y funciones que son identificadas para desarrolla,
implementar, mantener y auditar un SGA. En este nivel de formación se ofrece:

Se deben tratar todos los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental de la organización.

Tratar todas las funciones y responsabilidades que se requieren para llevar a cabo, implantar
y mantener un Sistema de Gestión Ambiental en el lugar de operaciones.

Se tiene que tratar todas las consecuencias de no cumplir con las funciones y las
responsabilidades que están definidas.

Se tratan las auditorías del Sistema de Gestión Ambiental y los procedimientos de auditoría.
VIDEO: TOMA DE CONCIENCIA

https://www.youtube.com/watch?v=Ren-
sAR6B5E
 7.4 Comunicación
7.4.1 Generalidades
ISO 14001: 2015, ISO 45001:2018, ISO 9001:2015

Sujeto: La Organización
Verbo Objeto Condición
Para las comunicaciones internas y
externas, pertinentes al SG, que
incluyan:
a) Qué comunicar;
b) Cuándo comunicar;
c) A quién comunicar;
Establecer,
Debe

Procesos 1. Internamente entre los diversos

implementar y
necesarios niveles y funciones de la
mantener
organización.
2. Entre contratistas y visitantes al
lugar de trabajo.
3. Entre otras partes interesadas
d) Cómo comunicar.
e) Quién comunica
 7.4.1 Generalidades

ISO 45001:2018

Sujeto: La Organización

Verbo Objeto Condición

Aspectos de diversidad
(por ejemplo: género,
Al considerar sus necesidades de
Tener en cuenta idioma, cultura,
comunicación
alfabetización,
Debe

discapacidad)

Los puntos de vista de

Asegurarse de Se consideran al establecer sus
partes interesadas
que procesos de comunicación
externas
 7.4.1 Generalidades
ISO 14001: 2015 e ISO 45001:2018

Sujeto: La Organización

Verbo Objeto Condición

- Tener en cuenta sus requisitos
legales y otros requisitos;
Sus procesos de - Asegurar que la información de la
Al establecer SST, ambiental comunicada sea
comunicación coherente con la información
generada dentro del SG, y que sea
Debe

fiable.

Responder Comunicaciones Pertinentes sobre su SG

Información Como evidencia de sus comunicaciones,

Conservar
documentada según corresponda.
7.4.2 Comunicación interna
ISO 14001: 2015 e ISO 45001:2018

Sujeto: La Organización

Verbo Objeto Condición

Entre los diferentes niveles y
Comunicar Información funciones de la organización,
internamente pertinente al SG incluidos los cambios al SG,
según corresponda.
Debe

Que sus Permitan que las personas que

trabajen bajo el control de la
Asegurarse procesos de
organización contribuyan a la
comunicación mejora continua.
7.4.3 Comunicación externa

ISO 14001: 2015 e ISO 45001:2018

Sujeto: La Organización

Verbo Objeto Condición

Según se establezca en los

Información procesos de comunicación y
Debe

Comunicar
pertinente al según lo requieran sus
externamente
SG requisitos legales y otros
requisitos.
Comunicación
La comunicación debería:
a) Ser transparente, es decir, que la
organización presente abiertamente la forma
en que obtuvo la información que presenta;
b) Ser apropiada, de manera que la información
satisfaga las necesidades de las partes
interesadas pertinentes, posibilitando su
participación;
c) Ser veraz y que no conduzca a engaño a
quienes confían en la información
presentada;
d) Estar basada en hechos, ser exacta y fiable;
e) No excluir información pertinente;
f) Ser comprensible para las partes interesadas.

Para información adicional

sobre comunicación, véase la
ISO 14063.
 1 Alcance
Este documento brinda pautas a las organizaciones para principios generales, políticas, estrategias y actividades
relacionadas con la comunicación ambiental interna y externa. Utiliza enfoques probados y bien establecidos para la
comunicación, adaptados a las condiciones específicas que existen en la comunicación ambiental.
Es aplicable a todas las organizaciones, independientemente de su tamaño, tipo, ubicación, estructura, actividades,
productos y servicios, y si tienen o no un sistema de gestión ambiental.
Se puede usar en combinación con cualquiera de los estándares de la familia ISO 14000, o solo.

NOTA 1 Una tabla de referencia para la familia ISO 14000 se proporciona en el Anexo A.
NOTA 2 ISO 14020, ISO 14021, ISO 14024, ISO 14025 e ISO 14026 proporcionan herramientas específicas de
comunicación ambiental y orientación relacionada con las etiquetas y declaraciones de productos.

INFORMACIÓN GENERAL
•Estado: Publicado Fecha de publicación: 2020-03
•Edición: 2 Número de páginas: 32
•Comité técnico: ISO / TC 207 / SC 4 Evaluación de desempeño ambiental
•ICS: 13.020.10 Gestión ambiental
Comunicación
La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización
tiene como objetivo facilitar el entendimiento y la cooperación de todos los
empleados involucrados en el desempeño ambiental, con el fin de asegurar la
aplicación eficaz del sistema de gestión ambiental.
Esta versión de la norma explica la comunicación interna, que ahora incluye no solo
a los empleados de la organización, sino también a las personas que realizan
trabajos bajo su control.
En cuanto a la comunicación externa, la organización debe tener en cuenta:
- Obligaciones de cumplimiento, tales como las notificaciones obligatorias a los
organismos oficiales: información de control de los aspectos ambientales (ej.:
registros de residuos peligrosos, informes de seguimiento de las emisiones a la
atmosfera, informes de seguimiento de las descargas de aguas residuales según
permiso de descarga, etc.), así como la planificación de la respuesta ante
emergencias y otras cuestiones relevantes;

- Obligaciones de cumplimiento que la organización suscriba voluntariamente, como

la comunicación de la información ambiental relevante para un cliente en el contrato
establecido, la publicación de informes ambientales (como EMAS o Informe de
Sostenibilidad) o la comunicación del desempeño ambiental en el boletín de la
organización o en su página web, entre otros.
 VIDEOS MATRIZ DE COMUNICACIONES

https://www.youtube.com/watch?v=u0G8PNp
BrR8
7.5 Información documentada

7.5.1 Generalidades
ISO 14001: 2015, ISO 45001:2018, ISO 9001:2015

Sujeto: El SG

Verbo Objeto Condición

- Exigida en esta Norma y

- la que la organización ha
Debe

Información
Incluir determinado que es
documentada necesaria para la eficacia
del SG.

El alcance de la información documentada para un SG puede ser diferente de una

organización a otra, debido a:
- El tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;
- La necesidad de demostrar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos;
- La complejidad de los procesos y sus interacciones, y
- La competencia de las personas que trabajan bajo el control de la organización.
ISO 45001:2018
3.24
Información documentada
Información que una organización tiene que controlar y
mantener, y el medio en el que está contenida.

La información documentada puede estar en cualquier

formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente.

La información documentada puede hacer referencia a:

- El SG, incluidos los procesos relacionados;
- La información generada para que la organización
opere (también se puede denominar
documentación);
- La evidencia de los resultados alcanzados (también
se pueden denominar registros).
7.5.2 Creación y actualización
ISO 14001: 2015, ISO 45001:2018, ISO 9001:2015

Sujeto: La organización

Verbo Objeto Condición

Asegurarse de que lo siguiente sea
apropiado:
a) La identificación y descripción
(por ejemplo, título, fecha, autor
o número de referencia);
Debe

Al crear y Información b) El formato (por ejemplo, idioma,

actualizar documentada versión del software, gráficos) y
medios de soporte (por ejemplo,
papel, medio electrónico);
c) La revisión y aprobación con
respecto a la conveniencia y a la
adecuación.
La documentación del Sistema de Gestión
Toda organización deberá crear, almacenar y mantener al día toda la documentación necesaria para SG.
Normalmente, se habla de un manual de gestión ambiental en el que la empresa incluye todos los
elementos básicos e importantes del Sistema.

El manual es el elemento básico del Sistema y en él se describe las responsabilidades, obligaciones, la

estructura organizativa y el alcance del propio sistema.

Asimismo, se recogen todos los recursos y métodos específicos, generales, conocimientos, procedimientos o
cualquier otro documento que desarrolle las exigencias del sistema o sea necesario para el mismo.

Además, el manual incluirá la política, los objetivos y fines de la empresa.

El manual responderá a todas las cuestiones relacionadas con el Sistema de Gestión ya que en este
documento se recoge toda la información importante y destacada para saber lo que hay que hacer, el cómo,
cuándo y a quién se le pueden pedir responsabilidades al respecto.

La documentación debe aparecer muy detallada, lo suficiente como para describir los elementos referentes
y centrales del Sistema de Gestión Ambiental, sus interacciones y proporcionar orientación sobre dónde
conseguir información más específica respecto a una operación puntual del Sistema de Gestión.

Dependiendo de la empresa, la documentación se podrá guardar en papel o en formato digital.

Habitualmente, la manera de estructurar la documentación del sistema es en forma piramidal.

Fuente: https://www.nueva-iso-14001.com/2015/01/iso-14001-la-documentacion-del-sistema-de-gestion-ambiental/
Nivel I:
Se trata del manual del Sistema de Gestión. En este texto se describe la política y se utiliza como guía
para documentar las responsabilidades y funciones principales, detallar las relaciones del sistema, los
fines generales y ofrecer orientación sobre la documentación de referencia. En este escrito se reflejan
todos los documentos que conforman el sistema y sirve de base para el desarrollo de los
procedimientos específicos, generales e instrucciones.

Nivel II:
En el segundo nivel de esta pirámide se encuentran los procedimientos. En estos documentos se
recogen los métodos a aplicar y los criterios a seguir para cumplir con los requisitos necesarios con el
fin de implementar correctamente un Sistema de Gestión. Cada capítulo del manual está desarrollado
por uno o varios procedimientos y además en cada capítulo se debe hacer referencia a los
procedimientos que desarrolla.

Nivel III:
En este nivel se incluyen los procedimientos específicos del Sistema y orientaciones técnicas. Se trata
de documentos de un nivel más concreto sobre aspectos puntuales del funcionamiento del Sistema de
Gestión.

Nivel IV:
En este apartado se recoge toda la documentación que debe formar parte del Sistema y que no se
encuentra recogida en ninguno de los niveles anteriores. Destacan los registros del Sistema de
Gestión que proceden del uso de los formatos incluidos en los procedimientos o planes de actuación
(plan de formación, de auditoría, etc.)
Una vez desarrollados los cuatro niveles de la organización de la documentación del Sistema de Gestión ,
se debe hablar sobre el control de la misma cuya responsabilidad recae en la propia organización que
deberá establecer y mantener al día uno o varios procedimientos para tener controlada toda la
documentación de su Sistema de Gestión.

Es necesario que la documentación esté localizada, se apruebe y revise cuando sea conveniente y retirada
cuando se encuentre obsoleta.

La documentación debe identificarse fácilmente (nombre, número o referencia de los documentos), estar
accesible en el momento que se precise (distribuyendo copias en los lugares correctos), incluir fechas de
edición y revisión y estar totalmente actualizada.

Hay casos en los que el archivo del documento ya antiguo sirva para satisfacer un requisito legal. En ese
caso, dicho texto debe identificarse de una forma adecuada.

La empresa tiene la obligación de explicar los procedimientos a seguir para conocer cómo se efectuará la
distribución, revisión y aprobación, identificación y retirada de los documentos antiguos.

Una persona debe encargarse de esta gestión documental para revisar los textos y asegurar que no se
contradicen con algún requisito o requerimiento de la norma y, posteriormente, aprobarlo.

El archivo de los documentos se mantendrá, durante al menos los tres años de vigencia del certificado,
aunque alguno de ellos quede en desuso.

Toda la documentación que se produzca y genere como consecuencia de la aplicación de los

procedimientos del Sistema de Gestión que no establezca registros del sistema y aquella documentación
externa que afecte a la gestión ambiental, serán controlados y analizados.
El objetivo que se persigue en el control de la documentación es el establecer los controles necesarios
para asegurar que los aspectos ambientales se trabajan adecuadamente, reduciendo los impactos
ambientales relacionados, identificando las actividades que puedan provocar colisión con el medio
ambiente tanto en los servicios como procesos de producción.

La empresa deberá determinar las actividades y operaciones que estén vinculadas con los aspectos
ambientales significativos para llevar a cabo un adecuado control, de acuerdo con su política ambiental,
fines y objetivos.

Para ello, la empresa podrá hacer uso de la lista de aspectos ambientales:

 Uso de agua
 Uso de energía
 Utilización de productos químicos
 Uso de materias primas y empleo de recursos naturales
 Almacenaje
 Vertidos
 Emisiones atmosféricas
 Generación de residuos
 Contaminación y degradación del suelo
 Riesgos de accidentes
 Otros (ruido, olores, vibraciones, impacto visual, biodiversidad, etc.)
A continuación, se deberán describir la forma en que se llevarán a cabo esas actividades y actuaciones
para que los impactos que generan se pudieran considerar controlados o no lleguen a producirse.

Para ello, se recomienda realizar una planificación, elaborar los criterios necesarios para decidir si se
están desenvolviendo conforme a lo planeado y establecer métodos de corrección.

El control de las operaciones debe englobar a las operaciones de mantenimiento y a proveedores y

subcontratistas en sus actividades relacionadas con la empresa en particular.

Asimismo, es de destacar que los procedimientos de control operacional se informen a todos los
proveedores y subcontratistas, así como mantener un registro de tal comunicación.

Además, si la empresa ve necesario incluir a los proveedores y subcontratistas ambientales en el

procedimiento de evaluación, deberá establecer los criterios ambientales que se exigen y tener control
del análisis y de su mantenimiento.

Algunas actividades sobre las que se requiere un control operacional pueden ser:
las emisiones atmosféricas,
los vertidos,
la gestión de residuos,
el almacenamiento de productos químicos,
subcontratistas,
proveedores, etc.
COMO HACER UN PROCEDIMIENTO?
Título

Fecha ???

Autor ó Número de referencia

Revisión

Aprobación
Título

Fecha

Autor ó Número de referencia

Revisión

Aprobación
Título

Fecha

Autor ó Número de referencia

Revisión

Aprobación
Fuente: http://www.5consultores.com/hacerprocedimiento/
Partes de un procedimiento:
a) Encabezado:
Aunque las Normas no exigen la codificación de los procedimientos es recomendable
hacerlo por motivos prácticos y como buena practica, ya que facilita su búsqueda y
actualización.

El encabezado debe de ir en cada página del procedimiento, generalmente se hace

como un cajetín en la parte inicial de las hojas, donde en la primera celda se coloca
el logo de la empresa; en la celda central o principal, el nombre del procedimiento; en
la tercera, el código que le asignemos (por ejemplo P-CO-01, que significaría
Procedimiento de Contabilidad numero 1), con el número de versión y fecha en que
entrará en vigencia.

En otra celda el número de hoja dentro del procedimiento.

b) Título:
Primero lo primero, el titulo debe ser claro y en pocas palabras debe decir qué
proceso o procesos se describen, por ejemplo: “Pago de Cheques”; “Revisión de
Equipos”; “ Pago de Planilla”; “Producción de Pan”, “Gestión de llamadas”, etc…

c) Objetivos:
Los objetivos deben ser “Claros, medibles y observables”, si no están bien definidos,
es muy probable que nuestro procedimiento solo sirva para estorbar procesos. El
objetivo es como la punta de una flecha, si está mal apuntada, el disparo no pegará
en el blanco. Aparte de ello, se recomienda redactar el objetivo iniciando con un verbo
infinitivo, es decir: “verificar, realizar, hacer etc.

Ejemplo:
” Establecer controles para el manejo de efectivo que evite la malversación”
“Agilizar el proceso de compras…”
“Reducir los tiempos de entrega”

Los objetivos deben ser “Claros, medibles y

observables”
d) Alcance:
Delimita las áreas o procesos donde se aplicará el procedimiento.

Ejemplo:
“Este procedimiento es aplicable al Departamento de Ventas”
“Aplica al área de créditos y área de facturación”

e) Referencias:
En esta sección se hace un listado de procedimientos, registros y formularios necesarios
para el funcionamiento del procedimiento.

f) Definiciones:
Como su nombre lo indica, es un pequeño glosario, si aplica, de la terminología usada en
este procedimiento, si no hay ningún concepto que requiera definición, sencillamente
eliminamos la sección.

g) Responsabilidades:
Acá se especifica quién es responsable de cada sección del procedimiento, generalmente
el único responsable es del dueño del procedimiento, pero en otras ocasiones, cuando se
interacciona con otras áreas es necesario dejar bien delimitadas las funciones de cada
quien, claro esta, cuando un procedimiento involucra a varios departamento es fundamental
invitar a los involucrados a participar, porque ningún dueño de proceso puede imponerle
atribuciones a personas que no sean sus subalternos, este es uno de los puntos donde
puede generar conflictividad entre departamentos o áreas.
Ejemplo:
“Es responsabilidad de la Recepcionista pedir el documento de identificación a cada
visitante y llenar los campos requeridos en el libro de visitas”
“Es responsabilidad del Jefe de Producción el cumplimiento de este procedimiento y
difundirlo entre todo el personal de producción, es responsabilidad del Jefe de
Bodega almacenar de forma adecuada el producto entregado por producción y es
responsabilidad del Jefe de Contabilidad entregar los fondos indicados en este
procedimiento.”

h) Desarrollo:
El desarrollo es la parte más importante del procedimiento, pues aquí es donde
detallamos los pasos del proceso.
Parafraseando, podríamos entender un proceso como un conjunto de actividades
planificadas, generalmente repetitivas donde participan personas y recursos de forma
coordinada para alcanzar un objetivo.
El procedimiento, será entonces la descripción detallada y ordenada de ese proceso,
claro está, sin convertirse en un instructivo.
 Procedimiento NO es lo mismo que instructivo
La diferencia entre un procedimiento y un instructivo es sencilla, el procedimiento describe el
proceso, pero el instructivo detalla minuciosamente. Veamos un ejemplo en una sección de
procedimiento de Producción de Pan:

Ejemplo Procedimiento:
“El jefe de Producción recibe la materia prima de Bodega de Materia Prima firmando la Forma F-
ds-02 reparte la materia prima, a las líneas de producción, según la orden de producción
entregada por Gerencia de Servicio, y 3 horas después recoge el producto terminado
entregándolo a la bodega de producto terminado”
Ahora bien, el instructivo acá, estaría en cada línea de producción, es decir, están los panaderos
con una serie de fórmulas o recetas de cada uno de los productos.

Ejemplo instructivo:
“Pan Francés: Depositar 10 kg de harina en el reactor de 50 galones y mezclarlo con 10 litros de
agua durante 15 minutos, luego agregar 20 huevos y 2kg de azúcar ….”

¿Notaron la diferencia?
El procedimiento describió los pasos generales, mientras que el instructivo se fue a lo minucioso,
se detallan tiempos específicos, cantidades etc.
Otro ejemplo, podríamos decir, que un procedimiento nos dice que todos los días hay que
reparar, pero el instructivo nos da el detalle, modelo a modelo del equipo que vamos a reparar.
Recordemos, siempre debemos de insistir al dueño del procedimiento, realizarlo de forma
sencilla, clara y realista, evitar poner “idealismos” ya que en la auditoría nos evaluaran por lo
que plasmamos en el procedimiento.
i) Lista de distribución:
Se describe a los puestos que hay que entregarle una copia, claro está, en caso de tener
una intranet, no necesitaran de este paso. Ya que en otro procedimiento se describirá que
la información se busca en la intranet.

j) Historial de Revisiones (Opcional):

Es una pequeña tabla donde indica cada vez que se hace una revisión, poniendo la fecha
y descripción breve de la causa del cambio.

k) Anexos:
En los anexos se agrega, si se cree conveniente, el diagrama de flujo del proceso
descrito, así también los formularios (registros) a usar en ese procedimiento.
Los formularios (registros) que agregamos, siempre deben de tener un encabezado
sencillo, aparte del Logo de la empresa y el Nombre del formulario, en una esquina el
código asignado (FF-SG-06) la versión, fecha de revisión.
Recuerda que entre las evidencias que te requerirán en una auditoria interna o externa,
serán los registros o formularios del procedimiento, ya que son la mejor evidencia que se
esta aplicando . Es por ello que también debe ser sencillo.
 7.5.3 Control de la información documentada

Sujeto: La Organización

Verbo Objeto Condición

Para asegurarse de que:
a) Esté disponible y sea idónea para su
uso, donde y cuando se necesite;
b) Esté protegida adecuadamente (por
ejemplo, contra pérdida de
Información confidencialidad, uso inadecuado, o
documentada pérdida de integridad)
Debe

Controlar requerida por

el SG y por Abordar las siguientes actividades:
esta Norma - distribución, acceso, recuperación y uso;
- Almacenamiento y preservación,
El acceso puede implicar una decisión incluida la preservación de la legibilidad;
concerniente al permiso solamente para - Control de cambios (por ejemplo,
consultar la información documentada, o
al permiso y la autorización para consultar control de versiones);
y modificar la información documentada. - Conservación y disposición.
7.5.3 Control de la información documentada

Sujeto: La organización

Verbo Objeto Condición

Información Que la organización ha

Identificar y determinado que es
Debe

documentada
Controlar según necesaria para la
sea apropiado de origen planificación y operación
externo del SGA
 Información documentada
Es importante mantener la complejidad de la información documentada en el mínimo
nivel posible para asegurarse de su eficacia, eficiencia y simplicidad al mismo tiempo.

Esto debería incluir la información documentada relacionada con la planificación para

abordar los requisitos legales y otros requisitos y sobre las evaluaciones de la eficacia
de estas acciones.

Las acciones descritas en el apartado 7.5.3 están dirigidas particularmente a prevenir

el riesgo del uso no intencionado de información documentada obsoleta.

Los ejemplos de información confidencial incluyen la información personal y la

información médica
 ISO 14001:2015

Cuando se produce
información documentada,
debe crearse, actualizarse y
controlarse de manera
consistente. Una
organización debería tratar
de hacer esto de la manera
más simple posible, ya que
con un mayor grado de
complejidad,
complica las cosas. Como
mínimo, debe haber un
número de versión, fecha y
números de página en cada
documento

https://www.nqa.com/medialibraries/NQA/NQA-Media-Library/PDFs/Spanish%20PDFs/NQA-ISO-14001-Guia-de-
implantacion.pdf
Documentos no obligatorios
Hay numerosos documentos que no son obligatorios y que pueden utilizarse para la
implementación de la ISO 14001.
Estos documentos no obligatorios suelen ser utilizados habitualmente:
Procedimiento para determinar el contexto de la organización y las partes
interesadas (cláusulas 4.1 y 4.2)
Procedimiento para identificación y evaluación de aspectos y riesgos ambientales (cláusulas
6.1.1 y 6.1.2)
Procedimiento de competencia, capacitación y concienciación (cláusulas 7.2 y 7.3)
Procedimiento para comunicación (cláusula 7.4)
Procedimiento para el control de documentos y registros (cláusula 7.5)
Procedimiento para auditoría interna (cláusula 9.2)
Procedimiento para revisión por dirección (cláusula 9.3)
Procedimiento para gestión de no conformidades y acciones correctivas (cláusula 10.2)
Alcance del SG-SST 4.3
Política de SST 5.2
Responsabilidad y autoridad dentro del SG-SST 5.3
Procesos de la SST para abordar riesgos y oportunidades 6.1.1
Metodología y criterios ara evaluar los riesgos de la SST 6.1.2.2
Objetivos de la SST y planes para lograrlos 6.2.2
Planificación y control operacional. Generalidades 8.1.1
Procedimiento para preparación y respuesta ante emergencias 8.2
Estos son los documentos y registros que deben mantenerse para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional
ISO 45001, pero también debe mantener cualquier otro registro que haya identificado como necesario para garantizar
que su sistema de gestión pueda funcionar, mantenerse y mejorar con el tiempo .
 Documentos no obligatorios de uso común
ISO 45001 contiene un cierto número de requisitos para "establecer, implementar y mantener un proceso". Estos
requisitos no se transforman necesariamente en documentación; pero, teniendo en cuenta la complejidad de algunos
procesos que entran en esta categoría, puede ser beneficioso para la organización tener en cuenta estos procesos al
decidir qué debe documentarse además de los documentos obligatorios. Puede encontrar ejemplos de los documentos
que no son requeridos por el estándar, pero que pueden ser beneficiosos para OH y SMS:
ISO 9001:2015
Documentos Obligatorios Cláusula
Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad 4.3
Información documentada para apoyar la operación de sus procesos 4.4.2 a
Política de la Calidad 5.2.2 a
Objetivos de la Calidad 6.2
Informcaión documentada sujeta a requisitos de cláusula 7.5 7.5.1

Registros Obligatorios Cláusula

Información documentada en la medida necesaria para tener confianza de que los procesos se realizan según lo planificado 4.4.2 b
Evidencia de que los recursos de seguimiento y medición son idóneos para su propósito 7.1.5.1
Evidencia de la base utilizada para calibrar los recursos de monitoreo y medición (cuando no existen estándares internacionales o nacionales) 7.1.5.2
Evidencia de competencia de la/s persona/s que trabaja bajo el control de la organización que afecta el rendimiento y la eficacia del SGC 7.2. d
Resultados de la revisión y nuevos requisitos para los productos y servicios 8.2.3
Registros necesarios para demostrar que se han cumplido los requisitos del diseño y desarrollo 8.3.2
Registros de insumos de diseño y desarrollo 8.3.3
Registros de las actividades de control de diseño y desarrollo 8.3.4
Registros de resultados de diseño y desarrollo 8.3.5
Autorización de los cambios y acciones necesarias 8.3.6
Evidencia de identificación única de los resultados cuando la trazabilidad es un requisito 8.5.2
Registros de propiedad del cliente o proveedor externo que se pierden, dañen o que de otra forma no se consideren adecuados para su uso y de su
comunicación al propietario. 8.5.3
Resultados de la revisión de los cambios, las personas que autorizan el cambio y las medidas necesarias tomadas . 8.5.6
Registros de la liberación autorizada de productos y servicios para su entrega al cliente, incluídos los criterios de aceptación y la trazabilidad de la/s persona/s
que autoriza. 8.6
Registros de las no conformidades, las acciones tomadas, las concesiones obtenidas y la identificación de la autoridad que decide la acción con respecto a la
no conformidad. 8.7.2
Resultados de la evaluación del desempeño y la efectividad del SGC 9.1.1
Evidencia de la implementación del programa de auditoría y de los resultados de las auditorías 9.2.2
Evidencia de los resultados de las revisiones de gestión 9.3.3
Resultados de cualquier acción correctiva 10.2.2

La información documentada mencionada anteriormente es obligatoria y confirma que el Sistema de Gestión de la Calidad se mantiene y es efectivo.
Las organizaciones son libres de desarrollar otros registros que puedan ser necesarios para demostrar la conformidad de sus procesos, productos y servicios y
del sistema de gestión de calidad, todos ellos, así como la información documentada obligatoria están sujetos a los requisitos de la cláusula 7.5.
VIDEO: Información documentada en ISO 9001 e
ISO 14001

https://www.youtube.com/watch?v=IMDvVC-I5gM