MANUALES DE ALMA
CATALOGACIÓN
ÍNDICE DE CONTENIDOS
1. Introducción al módulo de catalogación en ALMA . .............................................................4
1.1. Comienzo de una sesión de trabajo .........................................................................................4
1.2. Descripción de la pantalla principal ........................................................................................5
2. Proceso de catalogación ...........................................................................................................6
2.1. Esquema de registros físicos de metadatos ............................................................................6
2.2. Flujo de trabajo .......................................................................................................................6
3. Búsqueda en la base de datos ..................................................................................................7
3.1. Búsqueda simple .....................................................................................................................7
3.2. Búsqueda Avanzada ................................................................................................................8
3.3. Resultados de la búsqueda.......................................................................................................9
3.3.1. Presentación del registro bibliográfico .......... .....................................................................10
4. Búsqueda en recursos externos .................................. ...........................................................11
4.1. Recuperar registros externos del editor de metadatos ...........................................................13
5. Creación de registros bibliográficos nuevos ........................................................................14
5.1. Plantillas ................................................................................................................................14
5.2. Propiedades de las plantillas .................................................................................................15
5.3. Añadir un registro bibliográfico a través de una plantilla ....................................................15
5.4. Añadir existencias a través de la plantilla .............................................................................16
6. Modificación de registros bibliográficos ................... ...........................................................17
6.1. Menús de navegación del área del registro bibliográfico .....................................................17
6.1.1. Menú Archivo ....................................................................................................................17
6.1.2. Menú Editar .......................................................................................................................18
6.1.3. Menú de Herramientas ................................... ...................................................................19
6.1.4. Botones de acceso directo ............................. ....................................................................20
6.2. Área de ayuda del campo Marc ............................... .............................................................21
2
6.3. Registros de autoridad ........................................... ...............................................................23
6.4. Deshacer una tarea........................................................................................................26
6.5. Guardar registros .................................................... ...............................................................27
7. Existencias.................................................................... ...........................................................28
7.1. Añadir una existencia a un registro nuevo ...........................................................................28
7.2. Añadir o borrar una existencia de un registro bibliográfico ya existente .............................30
8. Ejemplares ................................................................... ...........................................................31
8.1. Añadir ejemplares........................................................................................................3 1
8.1.1. Añadir ejemplares a registros bibliográficos ya existentes................................................32
8.2. Modificar un registro de ejemplar ........................................................................................33
8.3. Expurgar un ejemplar ...................................................................................................35
8.4. Transferir registros de ejemplar ..........................................................................................38
8.4.1. Reenlazar a otro BIB..........................................................................................................38
8.4.2. Cambiar Existencia.............................................................................................................40
8.5. Borrar un registro de ejemplar...............................................................................................42
9. Visualizar un registro en Primo ...........................................................................................43
3
1. INTRODUCCIÓN AL MÓDULO DE CATALOGACIÓN EN
ALMA
1.1. Comienzo de una sesión de trabajo
Para comenzar a trabajar debes dirigirte a la siguiente dirección:
???????????
Aparecerá la pantalla de identificación de usuario iDUMA. El acceso es siempre personal. La
sesión expira a los 60 minutos de inactividad y avisa un minuto antes.
Después deberemos elegir el mostrador o departamento donde pertenezcamos.
4
1.2. Descripción de la pantalla principal
Una vez terminado todo el proceso de comienzo tenemos acceso a la pantalla principal de
ALMA. La estructura de esta pantalla es la siguiente:
El Menú de Funciones (barra de navegación superior azul) es persistente (se mantendrá durante
toda la navegación en ALMA) y variará según los roles asignados al usuario. Haciendo clic en
cada una de las funciones se mostrarán las tareas asociadas al mismo.
Si pulsas sobre la estrella , aparecerán los Enlaces rápidos guardados. Para guardarlos,
pulsa sobre la estrella que aparece a la izquierda de cada tarea.
A la izquierda de la barra de navegación vemos el logotipo de la Universidad de Málaga, que
permitirá volver a la página de inicio desde cualquier pantalla de Alma haciendo clic en él.
El último bloque de iconos de la barra de navegación (a la derecha) lo constituyen los iconos de
localización y personalización. Es obligatorio seleccionar un mostrador o departamento en .
Mi usuario permite cambiar el idioma, el tamaño de fuente y salir de la aplicación.
Justo debajo de la barra de navegación superior se encuentra el Buscador universal, menú
persistente en todas las páginas.
Debajo, la herramienta Páginas recientes nos ofrece la posibilidad de navegar rápidamente
entre las secciones de Alma que hemos visitado recientemente.
Finalmente, la mitad inferior de la Página principal de Alma contiene Widgets, que son
configurables y los usuarios pueden determinar la distribución de los mismos. Podemos, por
ejemplo, incluir un acceso directo al buscador de Primo, a nuestras Tareas o al Calendario de
Organización. Para añadir Widgets tenemos que pulsar en el icono y se desplegará una
ventana de selección con todos los widgets disponibles. También podemos moverlos libremente
pulsando el botón izquierdo del ratón sobre el nombre del widget y, sin soltar el botón,
arrastrarlo a la posición que queramos. Por último, podemos eliminar el widget con solo
seleccionar la flecha de la esquina superior derecha y pulsar el botón "Eliminar" que aparecerá.
5
2. PROCESO DE CATALOGACIÓN
2.1. Esquema de registros físicos de metadatos
Para referencia básica, mostramos la estructura de los datos relacionados con un ejemplar físico,
como un libro:
1. Un registro bibliográfico (o de metadatos) es independiente de cualquier existencia o
ejemplares y puede existir sin ningún otro registro enlazado. Los IDs comienzan por 99.
2. Un registro de existencia (o holding) debe enlazarse con un registro bibliográfico, pero no
requiere de ningún registro de ejemplares. Un solo registro bibliográfico puede tener múltiples
registros de existencias enlazados a él. Los IDs comienzan por 22.
3. Los registros de ejemplares (o de inventario) deben enlazarse a los registros de las
existencias. Un solo registro de existencias puede tener múltiples registros de ejemplares unidos
a él, siempre que estén ubicados en la misma localización y que tengan la misma signatura. Los
IDs comienzan por 23.
2.2. Flujo de trabajo
El proceso a seguir antes de crear un registro bibliográfico es el siguiente:
Crear registro de
Búsqueda en la existencias y ejemplar
SI
base de datos
NO Búsqueda en
recursos externos
SI NO
Importar registro bibliográfico Crear registro bibliográfico,
registro de existencias y
registro de ejemplar
Crear registro de
existencias y ejemplar
6
3. BÚSQUEDA EN LA BASE DE DATOS
Primero es necesario consultar nuestra base de datos para saber si existe ya el registro
bibliográfico. Para ello tenemos dos formas de búsqueda: simple y avanzada.
3.1. Búsqueda simple
La base de datos Alma contiene muchas entidades que se pueden buscar desde la interfaz
usando el Buscador universal: títulos físicos, ejemplares físicos, portafolios electrónicos, líneas
de orden, etc. Los índices o criterios de búsqueda principales, como Título, palabras clave,
ISBN, etc. también se pueden elegir según la entidad de búsqueda seleccionada.
Alma considera que los artículos "un/una" y "el/la/los/las" son términos de búsqueda. Se puede
usar * para truncar a la izquierda.
Es muy importante que esté seleccionada la casilla para buscar en la Zona de la Institución.
Tras introducir el término de búsqueda pulsar Intro o el botón Buscar.
7
3.2. Búsqueda Avanzada
Y rellenar tantos campos como necesitemos.
Es muy importante que esté marcada la casilla de
A continuación, podemos ver una búsqueda Avanzada filtrando por Biblioteca.
8
3.3. Resultados de la búsqueda
Los resultados de la búsqueda se muestran en la parte principal de la pantalla.
Alma nos ofrece la posibilidad de, para cualquier tipo de búsqueda que realicemos, exportar los
datos a una hoja de Excel de forma muy sencilla. Además, podemos ordenar los resultados
por: Título, Creador o Fecha de publicación.
Debajo de cada referencia se muestra información sobre ejemplares físicos, electrónicos o
digitales asociados al registro bibliográfico y sobre su disponibilidad (muestra un botón verde si
existen ejemplares disponibles).
Cada resultado de búsqueda contiene, a la derecha, varios enlaces con acciones permitidas y,
caso de no caber todas en la pantalla, un icono con tres puntos que mostrará las restantes.
Por ejemplo, se puede Editar un registro bibliográfico, ver los registros de Existencias, de
ejemplares o mostrar dicho registro en Primo.
A la izquierda de los resultados se encuentran los filtros de facetas que permitirán limitar por
tipo de material, de recurso, idioma y año de publicación.
Si buscamos un término y obtiene resultados, nos posicionaremos encima del registro elegido y
pulsaremos Editar Registro para actualizar el registro en el Editor de Metadatos.
9
3.3.1. Presentación del registro bibliográfico
En la pantalla del editor de metadatos podemos diferenciar tres áreas.
ID
1- Área de Platillas y Registros.
2- Área del Registro Bibliográfico en formato MARC.
3- Área de Info MARC 21 y Alertas.
10
4. BÚSQUEDA EN RECURSOS EXTERNOS
Alma viene preconfigurada con muchos registros externos para buscar registros de catálogos.
Puedes buscar registros al clicar en Buscar en recursos externos desde el menú de Alma en
Recursos > Catalogación.
Te llevará al Editor de Metadatos con la pantalla de búsqueda de recursos externos mostrándose.
Selecciona una de las configuraciones configuradas para la biblioteca, como la Biblioteca del
Congreso, Biblioteca Británica o Rebiun. Las distintas instituciones del CBUA se irán
añadiendo a medida que salgan a producción.
Introduce los términos a buscar. Fíjate que puedes buscar por Frase o Palabras Clave en los
campos de búsqueda. Después clica en el botón Buscar.
11
De los resultados, puedes refinar tu búsqueda como sea necesario. También puedes Ver o
Importar los registros en tu Repositorio. En este caso, seleccionemos uno a Importar.
El registro se añade en modo borrador y podemos modificarlo o descartarlo si finalmente no es
el correcto o no queremos mantenerlo. Para hacer esto último, liberamos el registro.
12
4.1. Recuperar registros externos del Editor de metadatos
Si ya dispones de un registro abierto en el Editor de Metadatos, puedes buscar registros que
coincidan para revertir o fusionar con datos que ya estén en el repositorio. O, puedes buscar
datos bibliográficos en un ejemplar recién recibido para importarlo al Repositorio.
Desde el menú Herramientas en el Editor de Metadatos, puedes acceder a Buscar en recursos
externos.
Esto se pondrá en modo pantalla partida, donde el registro abierto estará en la izquierda y los
campos de búsqueda externa en la derecha de la pantalla.
Para llevar a cabo la búsqueda, selecciona el perfil de búsqueda externo que quieras usar. Los
campos de búsqueda se llenan con metadatos del registro abierto. Puedes modificarlos como
desees.
Desde los resultados, puedes decidir: ver el registro externo, importar el registro, copiar y
revertir los datos del registro externo en un registro existente en su repositorio, o fusionar los
datos desde los dos registros. Ahora también puedes previsualizar el registro antes de que lo
fusione.
13
5. CREACIÓN DE REGISTROS BIBLIOGRÁFICOS NUEVOS
5.1. Plantillas
Ahora veamos cómo crear registros usando Plantillas.
Las plantillas permiten a los gestores de catálogo predefinir campos del registro y contenido
para que puedan designar registros bibliográficos o de existencias por defecto que permitirán a
los catalogadores trabajar más eficientemente.
Se puede acceder a las Plantillas en Recursos > Editor de Metadatos y clicar en la pestaña de
Plantillas en el menú de la izquierda.
A menos que hayas creado una plantilla para tu uso personal, sólo se mostrarán las plantillas
compartidas. Las plantillas con un icono de institución gris son plantillas predefinidas. Una
plantilla con un icono de institución azul indica que se creó por un usuario de la institución.
Después de crear una plantilla, puedes configurarla como por defecto para una catalogación
posterior.
Clica en el nombre de la plantilla para acceder a las opciones de la plantilla. Cada plantilla
predefinida tiene como mínimo tres opciones:
Nuevo: lleva la plantilla al panel del editor para crear un nuevo registro bibliográfico,
Duplicar: crea una copia de la plantilla, y
Propiedades: define si la plantilla es privada, compartida o por defecto. Puedes cambiar el
nombre de la plantilla o introducir una descripción de ésta.
14
Para las plantillas que puedes crear localmente en tu institución, existen dos opciones
adicionales:
Editar: te permite modificar la plantilla para añadir campos, subcampos o eliminarlos.
Eliminar: borrará la plantilla.
5.2. Propiedades de la plantilla
Ahora veamos más de cerca las propiedades de una plantilla.
Desde la opción de Propiedades la plantilla puede ser compartida con otros catalogadores o
hacerla privada para que sólo la uses tú. También existe una opción por defecto para configurar
la plantilla como plantilla primaria para el tipo de registro.
Todos los operadores con el rol de Catalogador pueden usar plantillas compartidas o crear
plantillas privadas en el Editor de Metadatos.
5.3. Añadir un registro bibliográfico a través de una plantilla
Para crear un nuevo registro usando una plantilla, clica en la plantilla que quieras usar y
selecciona la opción Nuevo.
Cuando crees un registro a partir de una plantilla, la plantilla de los campos de registro y
subcampos se mostrará con un nuevo número de registro entre paréntesis.
15
5.4. Añadir Existencias a través de la plantilla
De manera similar a las plantillas de registro bibliográfico, también puedes añadir un registro
de existencias usando una plantilla.
Busca y recupera el registro bibliográfico que desees.
Abre el área de Plantillas y selecciona la plantilla apropiada de Registro de existencias
MARC21 clicando en Nuevo.
16
6. MODIFICACIÓN DE REGISTROS BIBLIOGRÁFICOS
6.1. Menús de navegación del área del Registro bibliográfico
Ahora continuemos para ver los menús del Editor de metadatos y los accesos directos.
6.1.1. Menú Archivo
Buscamos un registro BIB y entramos a editarlo.
Con el registro abierto en la ventana del Editor de metadatos se muestra el menú activo. Fíjate
que hay unas entradas en cursiva listadas en el menú. Las opciones en cursiva no se aplican al
registro que se está editando, de modo que no son funcionales.
El menú Archivo nos permite: crear un nuevo registro, duplicarlo, guardarlo como plantilla o
eliminarlo. Tan pronto como empieces la tarea de edición en un registro, ese registro se bloquea
durante su edición hasta que se libere (más sobre guardar y liberar en 6.4).
17
Para Eliminar un registro en Alma sólo es necesario tener el rol adecuado y desde el Editor de
Metadatos clicar en la opción Archivo>Eliminar registro. Alma te mostrará los avisos
pertinentes para que sepas que también va a borrar todo el inventario asociado (registros de
ejemplares). El registro desaparecerá en un par de minutos de PRIMO.
6.1.2. Menú Editar
Ahora vamos a ver las opciones activas en el menú Editar, que nos permite modificar registros:
añadir o eliminar campos, añadir subcampos, abrir formulario (campo 008 y cabecera), etc.
Fíjate qué accesos directos del teclado están disponibles.
Para editar un campo, clicar en la línea donde quieras hacer los cambios. En este ejemplo,
estamos editando el campo 245, de modo que clicamos en esa línea para comenzar a editarlo.
Alma guarda regularmente cualquier edición en modo borrador. Parte de la acción de guardarlo
consiste en ejecutar verificaciones para ver si hay cualquier registro duplicado y resaltar las
reglas de validación que no se siguen.
18
6.1.3. Menú de Herramientas
Por último, veamos las funciones activas en el menú de Herramientas.
Las funciones que incluyen son:
- Buscar en recursos externos: permite la búsqueda externa de fuentes preconfiguradas como
Biblioteca Británica, Biblioteca del Congreso y REBIUN (ver ep.4).
- Mostrar versiones: muestra versiones guardadas anteriormente del registro.
- Validar: muestra problemas con los registros y dos tipos de mensajes: mensajes obligatorios
que identifican problemas que se deben resolver para guardar el registro y mensajes de alerta
que son sólo para informar.
- Navegar en la lista de topográficos y encabezamientos Bib: permite navegar por nuestro
repositorio institucional por nombre de autor, tema, serie y título. En los encabezados bib
también puedes navegar por clasificación.
A algunas de estas funciones también se puede acceder desde el menú de Alma.
- Registro bibliográfico MARC: incluye funciones como:
Añadir existencia al registro bibliográfico.
Encontrar Coincidencias: verifica el repositorio local para encontrar cualquier
coincidencia en el registro actual.
Ver Inventario: muestra registros de ejemplar físicos, electrónicos y digitales enlazados al
registro bibliográfico en el editor, cuando existan.
Registros Relacionados: mostrará enlaces a otros registros en el repositorio.
- Establecer Etiquetas de Gestión tiene un submenú para marcar o etiquetar registros de
pestañas en conexión con la publicación para descubrir o exportar a OCLC. En la opción:
- Ocultar de la interfaz de Descubrimiento: los registros con esta etiqueta no se
publicarán en Primo.
19
6.1.4. Botones de acceso directo
Guardar registro Ctrl + S
Ver inventario Ctrl + I
Añadir existencia Ctrl + Alt + H
Añadir portafolio Alt + O
Añadir representación Alt + R
Crear línea de orden de compra y salir Ctrl + Alt + O
Eliminar registro Ctrl + D
Dividir el editor F6
Pantalla completa F7
20
6.2. Área de ayuda del campo MARC
Aparecerá cualquier mensaje de validación en la pestaña Alertas en la parte inferior del Editor
de Metadatos.
Clica en la pestaña Info para ver la ayuda y los detalles acerca de los campos MARC que están
disponibles a través del sitio web de la Biblioteca del Congreso.
Otra opción de edición disponible en el menú Editar es Abrir formulario, que está disponible
para los campos fijos de edición (008) y el de cabecera MARC21.
Clica en el campo fijo 008 en el registro y en el menú Editar selecciona Abrir Formulario o usa
Ctrl+F.
21
Corrige un campo o múltiples campos usando las casillas desplegables o simplemente revisa los
datos.
Sal del Editor de formulario seleccionando Cerrar Formulario en el menú Editar, o
presionando la tecla de acceso directo Esc.
22
6.3. Registros de Autoridad
Alma viene con registros de Autoridad precargados para Nombres y Materias (BNE y CSIC).
También puedes cargar tus propios registros de autoridad locales.
Para cualquier campo controlado de Autoridad, Alma proporciona una herramienta de búsqueda
para ofrecer sugerencias.
Para usar la herramienta de búsqueda de autoridad, escribe por lo menos tres caracteres del
nombre del autor o el encabezado de la materia en el registro y presiona la tecla F3 en tu teclado
para mostrar una lista de sugerencias.
En este ejemplo, buscaremos un registro de autoridad por nombre de autor.
F3
23
Si no ves el nombre o el encabezado de la materia que estás buscando en la lista, puede que
necesites escribir caracteres adicionales en el campo para reducir los resultados.
Las entradas con asterisco son encabezados autorizados y las entradas sin asterisco son
encabezados no autorizados. Cualquier registro de autoridad local será indicado por la palabra
Local entre paréntesis.
Clicar en el botón Ver para ver el registro de autoridad. El registro de autoridad aparece en el
lado derecho de la pantalla partida.
Clicar en el botón Seleccionar para enlazar el nombre de autoridad seleccionado o encabezado
de materia a tu registro bibliográfico.
En el registro bibliográfico, si un campo tiene enlazado un nombre de autoridad o materia,
estará indicado por un icono con binoculares delante del campo. Clicar en el icono para ver
el registro de autoridad en el modo de pantalla partida.
24
El registro de autoridad aparece en el lado derecho de la pantalla.
En cuanto a los Registros de Autoridad de Materias, los campos 6XX llevarán el primer
indicador en blanco y el segundo será un 7. Además, habrá que añadirles el subcampo $$2
CSICAU.
25
6.4. Deshacer una tarea
Si estás editando un registro bibliográfico en el Editor de Metadatos y decides empezar de
nuevo a editarlo, tienes la opción de recargar el registro original.
Para recargar el registro original, ve al Menú Archivo y selecciona Recargar registro original.
Otra opción para deshacer la tarea es usar una versión previa. Cada vez que se guarda un
registro, se conserva la versión. Con un registro abierto en el Editor de Metadatos, clica en
Herramientas y después en Mostrar Versiones para ver ediciones anteriores del registro.
26
6.5. Guardar registros
Cada 30 segundos aproximadamente, Alma guarda el registro en modo borrador. También lo
puedes guardar en modo borrador al clicar en la opción Guardar Borrador del menú Archivo o
usando las teclas de acceso directo.
Para guardar la versión final de tu registro, clica en la opción Guardar Registro.
Siempre que estés editando un registro, este se bloquea automáticamente para su uso. Podrás ver
si un registro está bloqueado al realizar una búsqueda en el Repositorio por título.
Para guardar el registro y liberarlo para que otros tengan acceso para editarlo, clica en Guardar
y Liberar Registro.
Por último, puedes guardar el registro como una plantilla con la opción Guardar como
Plantilla.
Para liberar un registro sin guardarlo, existen varias opciones:
Liberar registro, que liberará el registro sin guardar ningún cambio,
Asignar registro a otro catalogador para trabajar con él, o
un Gestor de Catálogo puede usar Liberar asignación para liberar el bloqueo en un registro
que está asignado a otros catalogadores.
Para liberar todos los registros que están bloqueados por un operador, clica en el nódulo del tipo
de registro en la parte izquierda del Editor de Metadatos, en este caso, MARC21 bibliográfico,
que mostrará la función “Liberar todos los registros”.
Después de clicar en “Liberar todos los registros”, se requiere de una confirmación para impedir
que los registros se liberen inadvertidamente.
27
7. EXISTENCIAS
7.1. Añadir una existencia a un registro bibliográfico nuevo
Ahora que el registro bibliográfico se ha guardado, clica en el botón Añadir existencia en el
menú superior para añadir rápidamente un registro de existencias al registro bibliográfico. Esto
creará una pantalla partida con el nuevo registro de existencias en el lado derecho.
El registro de existencias agrupa los ejemplares de un registro bibliográfico que tienen la misma
biblioteca y localización. Es un nivel extra de agrupación que determina la Ubicación del
ejemplar. A nivel de ejemplar se hereda la ubicación del registro de existencias, aunque existen
campos para indicar una ubicación temporal en caso de que fuera necesario mover el ejemplar
temporalmente.
Sitúa el cursor sobre el campo 852 y clica Ctrl+F, y se abre un formulario para rellenar este
campo con desplegables que incluyen los nombres de las bibliotecas (b) y las localizaciones (c),
para facilitar el proceso.
Es obligatorio rellenar los subcampos b y c.
ID
Ctrl+F
28
29
7.2. Añadir o borrar una existencia a un registro bibliográfico ya
existente
Para añadir un registro de existencias a un registro bibliográfico ya creado en la base de datos,
buscamos el registro BIB en la barra de búsqueda y una vez localizado hacemos clic en
Existencias.
En la pantalla de Lista de existencias nos encontramos con dos opciones:
- Borrar registros de existencias: hay que seleccionar el registro de existencias que queramos
borrar y clicar en
- Añadir nuevo registro de existencias: clicar en la opción y en la nueva ventana rellenar el
campo 852.
30
8. EJEMPLARES
8.1. Añadir ejemplares
Una vez que el registro bibliográfico tenga un registro de existencias unido a él, puedes añadir
registros de ejemplares a las existencias.
Rellenas los campos (Código de barras, Política de ejemplar y Signatura alternativa) y le das a
Guardar, o bien, a Guardar y editar si deseas añadirle, por ejemplo, una nota.
31
8.1.1. Añadir ejemplares a registros bibliográficos ya existentes
Para añadir un Ejemplar a un registro bib ya existente, entrar en las Existencias de ese
registro bib y:
- si ya existe la existencia, entrar en Editar y añadirle el ejemplar, o bien, seleccionar
Ver ejemplares y en la página de Lista de Ejemplares seleccionar Añadir Ejemplar.
- si la existencia no existe, seleccionar Añadir nuevo registro de Existencias y seguir
el proceso (ver p.31, ep.7.2).
32
8.2. Modificar un Registro de ejemplar
Para modificar los datos en un registro de ejemplar, tales como: condición de préstamo,
ubicación, estado, añadir una nota, etc. o ver su ID, realiza una búsqueda para localizarlo. En
este ejemplo, realizamos una búsqueda en ISBN. En los resultados, clicar en Existencias.
Una vez localizado el registro de existencias por Biblioteca o Signatura, hay que desplegar el
menú de la derecha Más acciones y clicar en Ver ejemplares.
Elegimos el registro de ejemplar concreto y desplegamos el menú, que nos permite editarlo,
duplicarlo, cambiar a extraviado, etc.
33
Clicamos en Editar para poder modificar o añadir los datos que deseemos en la pestaña de
Información general.
Para añadir una nota pública o interna en el registro de ejemplar, habrá que clicar en la pestaña
de Notas.
34
8.3. Expurgar un ejemplar
Para expurgar un registro de ejemplar, tenemos que irnos a la barra de navegación principal,
seleccionar la ubicación Expurgo y buscar el registro bibliográfico donde se encuentra el
registro de ejemplar que queremos expurgar.
Entramos a ver los Ejemplares del registro bibliográfico.
35
Y copiamos el código de barras del registro de ejemplar que queremos expurgar.
En el menú de Alma, entramos en Servicios al usuario>Escanear ejemplares.
Y copiamos el código de barras en la casilla Escanear código de barras del ejemplar y clic en
Aceptar.
Clicar arriba en Gestionar ejemplares en proceso.
36
Y vemos nuestro registro de ejemplar en el listado de Ejemplares en proceso.
Para comprobar que lo hemos hecho bien, buscamos el registro BIB en la barra de búsqueda.
Entramos en los Ejemplares y vemos el Estado y Tipo de proceso en el que se encuentra nuestro
registro de ejemplar.
37
8.4. Transferir registros de ejemplar
8.4.1. Reenlazar a otro BIB
Para transferir un registro de ejemplar de un registro bibliográfico a otro, primero hay que crear
el registro de existencias en el registro bibliográfico al que queremos transferir el ejemplar.
A continuación, desde la lista de ejemplares del registro bibliográfico seleccionamos el ejemplar
que queremos transferir y hacemos clic en la opción Reenlazar a otro BIB para moverlo.
38
Seleccionamos el registro bibliográfico de destino y luego el de existencia, y clic en
Seleccionar.
Si fuese el último ejemplar, preguntará qué quieres hacer con el registro de existencias:
- Dejarlo
- Eliminarlo
- Marcarlo como no visible en Primo
En caso de que este ejemplar tuviera una petición de reserva a nivel de ejemplar, ésta se movería
con el ejemplar a la nueva ubicación. Si la reserva estaba hecha a nivel de título, se cancelaría la
petición avisando de la cancelación al usuario que la pedido por carta.
39
8.4.2. Cambiar Existencia
Finalmente, la opción Cambiar Existencia te permite mover el ejemplar a otro de los registros
de existencias dentro del mismo registro bibliográfico. Es imprescindible que la existencia a
dónde queremos mover el ejemplar ya exista, porque si no habrá que crearla antes.
Buscamos el registro bib y entramos a ver sus Ejemplares.
Marcamos el ejemplar que queremos mover y clic en Cambiar Existencia.
Marcamos la existencia a dónde queremos mover el ejemplar, clic en Seleccionar y listo.
40
Otra forma más rápida es entrar a Editar el registro de ejemplar que queremos mover y
cambiarle la Ubicación.
Una vez le demos a Guardar, nos preguntará si estamos seguros de querer mover el ejemplar y
le damos a Confirmar.
41
8.5. Borrar un registro de ejemplar
Buscamos el registro bibliográfico y entramos a ver sus Ejemplares, o bien, entramos en
las Existencias y vemos los ejemplares de cada una.
Una vez en la Lista de ejemplares, podemos borrar uno desplegando su menú Más
acciones>>Borrar, o bien, marcar varios y pinchar en Borrar ejemplares.
42
9. VISUALIZAR UN REGISTRO EN PRIMO
Una vez has terminado la creación de un registro, si quieres visualizarlo en PRIMO para
asegurarte de que todo está correcto, despliega el menú de la derecha y clica en Mostrar en
descubrimiento. También es útil para comprobar que no lo has duplicado en el catálogo del
CBUA.
43
