EJERCICIO PRÁCTICO: INFORME IONVENTARIO DOCUMENTAL
Aprendiz: Yennifer Trujillo
Instructor (a): Andrea Vargas Álvarez
ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
INVENTARIO DOCUMENTAL
Es responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos como
responsables de la conservación, organización, uso y manejo de ellos, además del
instructivo del formato único de inventario documental el cual define cada termino
contenido en él, que sirve de guía para los archivistas en los procedimientos para la
entrega y recibo de los documentos; procedimientos que establecen los deberes tanto
de los servidores públicos como los responsables de cada unidad administrativa o
dependencia para tales transferencias.
La Entidad Hospital Federico Lleras Acosta de Ibagué, acatando los lineamientos
establecidos por la Ley General de Archivos y sus Complementos, realizando y aplicando
las normas y guía relacionadas a continuación:
La Ley 594 de 2000 establece en su Artículo 26: “Inventario documental. Es obligación de
las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que
produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los
documentos en sus diferentes fases.” El Acuerdo 038 de 2002 (septiembre 20), desarrolla
el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 “ARTÍCULO 15. Responsabilidad
especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse
de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General
de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en
caso de irregularidades.”.
El Acuerdo No. 042 de 2002 (octubre 31) “Establece los criterios para la organización de
los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23
y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.
El Acuerdo No. 042 de 2002 (octubre 31) en su Artículo séptimo establece: Las entidades
de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental, junto
con su instructivo, que a continuación se regulan:
INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
• Entidad Remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la
documentación que se va a transferir.
• Entidad Productora: Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad
que produjo o produce los documentos.
• Unidad Administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad
• Numero de Folios: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de
conservación descrita.
• Soporte: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel:
Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
• Frecuencia de consulta: Se debe consignar si la documentación registra un índice de
consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y
registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta
columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.
• Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las
columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente, como actas,
resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos:
faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del número consecutivo en
diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos:
circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas,
disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de
éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo.
Ejemplo: Una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo
(sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por
máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la
visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de
la información. A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el
número de páginas que lo componen. Asimismo, se anotará la información sobre el
estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico
(rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de
tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
• Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable
de elaborar el inventario, así como el lugar, la hora y la fecha en que se realiza.
• Entregado por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de entregar el inventario, así como el lugar, la hora y la fecha en que se
realiza.
• Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable
de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
