FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA:
SERVICIO NACIOANAL DE APRENDIZAJE SENA
REGIONAL MAGDALENA - 47
Oficina Productora: 47-300-02-UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
OFICINA PRODUCTORA: HOJA _______ DE ________
Disposición
RETENCION (Años) Tradición Documental Final
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Sop.
PROCEDIMIENTOS
Archivo de Archivo Original Copia Electrónic CT E M/D S
Gestión Central o
02 ACTAS
Cumplidos dos (2) años en el Archivo de
Gestión se transfiere al Archivo Central
02-01 Actas Aclaratorias de Radicación 2 5 x x para un tiempo de retención de cinco (5)
años, cumplido este tiempo se
microfilma para la conservación
permanente de ambos soportes por ser
documentos de importancia histórica
para el SENA, basandonos en lo
establecido por el Acuerdo 060 de 2001.
-Actas Aclaración Consecutivo de
Correspondencia x
-Actas Aclaración Consecutivo Circulares x
-Actas Aclaración Consecutivo Resoluciones x
-Actas Aclaración Consecutivos de
Contratos x
12 CONSECUTIVOS
Consecutivo de Correspondencia Enviada Se elimina el soporte papel y se conserva
12-01 2 3 x x permanentemente en microfilmacion.
-Antecedentes x
-Anexos x
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ENTIDAD PRODUCTORA:
Se elimina el soporte papel y se conserva
12-02 Consecutivo de Correspondencia Recibida 2 3 x x permanentemente en microfilmacion.
OFICINA PRODUCTORA:
-Indice Diario de la Correspondencia
Recibida x
CONVENCIONES: Firma Responsable:
CT: Conservación Total Jefe de Archivo
E: Eliminación
M: Microfilmación Firma Representante Legal:
S: Selección Fecha:
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ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
explicarlo con mormas o leyes la razon por la que se elimina y una norma
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Oficina Productora: 47-300-02-UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
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Disposición
RETENCION (Años) Tradición Documental Final
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Sop.
PROCEDIMIENTOS
Archivo de Archivo Original Copia Electrónic CT E M/D S
Gestión Central o
16 FORMATO CONTROL DE ENTREGA DE 2 2 x se elimina porque no cumplen valores
CORRESPONDENCIA EXTERNA E INTERNA fiscales, legales, ni contables. Se termina
el valor administrativo y carece de los
demas valores.
-Planillas por Dependencias, Regionales y
Medio Externo x
21 INFORMES
2 3 x x x Se elimina el soporte papel y se conserva
21-04 Informes de Gestión permanentemente microfilmado.
-Informes x
-Anexos a Informes x
22 INVENTARIO DOCUMENTAL 2 5 x x
Cumplidos los dos (2) años en el Archivo
-Inventarios Documentales por de Gestion se transfieren al Archivo
x Central para un tiempo de retencion de
Dependencias
cinco (5) años cumplido este tiempo se
microfilman para la conservacion total
por ser un documento de carácter
probatorio e informativo, cumpliendo
con lo establecido en la Ley 4 de 1913.
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ENTIDAD PRODUCTORA:
2 4 x x Se elimina el soporte papel y se conserva
23 LIBROS DE REGISTRO DE FIRMAS permanentemente microfilmado.
OFICINA PRODUCTORA:
-Libros de Registro de Firmas para
Corrspondencia x
La serie se considera de valor secundario
ya que permite evidenciar y controlar los
35 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUEMENTAL 5 x x cambios en su estructura
orgánicofuncional de la entidad, por lo
cual debe ser conservada totalmente y
microfilmarla para consulta (Artículo 19,
Ley General de Archivos, esto
reglamentado en el Mini Manual TRD y
Acuerdo 09 de 1995 del A.G.N).
-Formato T.R.D x
-Conceptos x
-Informes de Aplicación y Seguimiento x
CONVENCIONES: Firma Responsable:
CT: Jefe de Archivo
E:
M: Firma Representante Legal:
S: Fecha:
Página 5 HOJA 1 (2)
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Disposición
RETENCION (Años) Tradición Documental Final
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Sop.
PROCEDIMIENTOS
Archivo de Archivo Original Copia Electrónic CT E M/D S
Gestión Central o
Cumplidos los dos (2) años en el Archivo
36 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 2 30 de Gestion se transfieren al Archivo
Central para un tiempo de retencion de
treinta (30) años, cumplido este tiempo
se microfilman para la conservacion total
por ser un documento de carácter
probatorio, cumpliendo con lo
establecido en el Mini Manual TRD y
-Formato de Invenatios de Transferencias
Primarias x x
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ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
CT: Jefe de Archivo
E:
M: Firma Representante Legal:
S: Fecha:
Página 7 HOJA 1
