INFORME AA2
JEIMY BRIGGIT ARENAS ZUBIETA
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe luego
de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje que día a día realizan las
empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos
establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de
“Diseño y patronaje”. Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios
técnicos, por lo tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un
paradigma de la documentación.
Documentación del procedimiento de Diseño y Patronaje de la Empresa CONFECCIONES S.A
1. OBJETIVO
Controlar la elaboración, modificación e identificación de los documentos y/o registros
necesario y suficientes del procedimiento de diseño y patronaje que realiza la empresa
Confecciones S.A, dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener
la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de todos los trabajadores.
2. ALCANCE
Aplica y ejerce control sobre todos los documentos, líder de personal de producción y
personal de área encargada (procedimientos, manuales, instructivos, formatos, guías,
registros, entre otros). Los documentos de origen externo que son requeridos para el
adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación por parte del
responsable del proceso.
3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación, implementación y distribución de este
procedimiento es el Coordinador de trabajo y los líderes de Procesos de Calidad, de
Gestión y Producción.
3.1 Coordinador Trabajo: Asesora a los líderes de los procesos para la gestión,
control y administración de la documentación del SGC en forma coherente,
congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la
revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimenta el documento. Establecidos los
acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del documento, se
presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante de la
dirección.
3.2 Asistente-Practicante: El Asistente del Área-Practicante- específicamente interviene en
la adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:
-Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente.
-Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos
-Se socialicen los documentos.
-Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la
Intranet.
-Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
-Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
-El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la
información
-Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.
-Se mantengan actualizados los listados.
3.3 Líderes de procesos: Todos los líderes de procesos son los responsables de
cumplir el procedimiento establecido sobre la creación, actualización y/o anulación de los
documentos.
4. OPERACIONES Y GRÁFICAS DE LOS PROCESOS
4.1 Estructura documental: La estructura documental del SGC de la empresa
Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en
el siguiente cuadro, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y
alcance.
4.2 Disposiciones sobre reproducción de formatos: En todo caso se privilegia la
presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos que requieran estrictamente
su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder del proceso envía una
copia en medio digital al proceso de gestión de publicaciones, para su correspondiente
reproducción. Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la
empresa emplea los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.
4.3. Registros: Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de
actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
● Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus
resultados.
● Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea
se adecuó al proceso correspondiente.
● No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en
casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.
Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital.
Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o
similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si
lo son, qué constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando
sea más susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de
forma digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los
registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quién y cuándo lo
hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de
los registros que así lo requieran (historias clínicas, exámenes ocupacionales, etc.).
4.3.1. Los registros deben garantizar:
Los registros apropiados deben garantizar que sean:
● Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
● Exactos: debe ser verificado.
● Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o
tinta lavable.
● Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar pérdida de información por el paso
del tiempo.
● Claros: debe ser entendible para todos.
● Coherentes: en lo que respecta a fechas, temperaturas, tiempo, etc.
● Legible.
● No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
● Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no
se llena.
4.3.2. Uso de los registros:
Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.
● Algunos ejemplos de sus usos son:
● Toma de muestras
● Procesamiento y análisis de información
● Almacenamiento y distribución
● Exámenes realizados
● Calibración de equipos
● Abastecimiento y vigencia de los insumos
● Control de calidad
● No conformidades
● Acciones correctivas
5. ORGANIGRAMA
En la fábrica de confección, considerada como una pequeña empresa, su estructura
organizacional ha sido realizada según las áreas principales de trabajo, estableciendo las
relaciones de autoridad y coordinación, mediante los niveles de jerarquía a escalones de
autoridad, haciendo descripción de los puestos de trabajo de arriba hacia abajo desde el
nivel más alto al más bajo.
5.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
De acuerdo a la jerarquía establecida y de arriba hacia abajo, se puede observar
las áreas que componen la estructura organizacional como son: Gerencia general,
gerencia de calidad (en color amarillo), dirección comercial, dirección de diseño y
producción (en verde), dirección financiera y dirección de recursos humanos (en azul)
● Manual de funciones:
El manual de funciones desarrollado para esta fábrica de confección, es un
instrumento de administración de personal a través del cual se establecen las funciones y
competencias laborales de los empleos que conformará el personal. El manual de funciones
tiene como propósito orientar a la organización al momento de seleccionar personal según
su experiencia, conocimientos, habilidades y actitudes, permitiéndole de una manera
más fácil la inducción, capacitación y entrenamiento de los mismos de una manera
estandarizada
