3.
TIPOS DE CONTROL
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3.1. Por su área de aplicación
Los sistemas de control
interno por su área de
aplicación, pueden ser:
▪ Contables, y
▪ Administrativos
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3.1.1. Contables
El control interno contable comprende el plan de organización,
los procedimientos y registros que conciernen a la protección
de los activos y a la confiabilidad de los registros contables; su
diseño está basado para otorgar seguridad en los intercambios
ejecutados de acuerdo con la autorización general o específica
realizada por la gerencia.
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3.1.1. Contables
Son aquellos controles que incluyen la confiabilidad de los
registros contables, su razonabilidad, la credibilidad, la exactitud,
la veracidad, la armonía, la oportunidad, la seriedad y el
aseguramiento.
Los controles internos contables rigen el sistema financiero.
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3.1.2. Administrativos
Son los controles cuya atención se focaliza a las políticas y a la
eficiencia operacional.
Comprende el plan de la organización y los procedimientos y
registros que conciernen a los procesos de decisión que llevan
a la autorización de las transacciones y actividades por parte
de la gerencia, de manera que fomenta la eficiencia de las
operaciones, la observancia de la política prescrita y el logro
de metas y objetivos programados.
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3.1.2. Administrativos
La protección de los recursos y la revelación de errores o
desviaciones de los mismos es responsabilidad primordial de los
miembros de la alta gerencia. Por eso es necesario mantener un
acertado control interno administrativo; este existe cuando la
administración puede confiar en una autoverificación de las
operaciones y actividades sin tener que realizar inspecciones o
controles externos a las operaciones normales.
Para que una entidad pueda funcionar, además de dotarla de los
recursos necesarios e indispensables (humanos, materiales y
financieros), debe poseer organización administrativa
compatible con su finalidad o razón de ser. Debe cumplir con el
proceso administrativo de: planeamiento, organización,
dirección y control.
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3.2. Por su funcionamiento
Los sistemas de control interno por su funcionamiento, pueden
ser:
❖ Control directivo,
❖ Control detectivo,
❖ Control preventivo, y
❖ Control correctivo.
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3.2.1. Control directivo
Provee a la gestión de la organización de una ayuda
continua en lo que respecta a trazar el camino hacia el
logro de los objetivos enderezando el camino cuando aún
se está a tiempo de hacerlo.
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3.2.2. Control detectivo
Descubre con oportunidad, cualquier desviación
significativa en el cumplimiento de las metas y objetivos
establecidos.
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3.2.2. Control detectivo
Se diseñan para descubrir un evento, irregularidad o un
resultado no previsto; alertan sobre la presencia de los riesgos y
permiten tomar medidas inmediatas; pueden ser manuales o
computarizados. Generalmente sirven para supervisar la
ejecución del proceso y se usan para verificar la eficacia de los
controles preventivos. Ofrecen la segunda barrera de seguridad
frente a los riesgos, pueden informar y registrar la ocurrencia
de los hechos no deseados, accionar alarmas, bloquear la
operación de un sistema, monitorear, o alertar a los
funcionarios.
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3.2.3. Control preventivo
Identifica síntomas antes de que estos lleguen a convertirse en
problemas.
Actúan sobre la causa de los riesgos con el fin de disminuir su
probabilidad de ocurrencia, y constituyen la primera línea de
defensa contra ellos; también actúan para disminuir la acción
de los agentes generadores de los riesgos.
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3.2.4. Control correctivo
Permiten el restablecimiento de una actividad, después de
ser detectado un evento no deseable, posibilitando la
modificación de las acciones que propiciaron su
ocurrencia.
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3.2.4. Control correctivo
Estos controles se establecen cuando los anteriores no
operan, y permiten mejorar las deficiencias. Por lo
general, actúan con los controles detectivos, implicando
reprocesos. Son de tipo administrativo y requieren
políticas o procedimientos para su ejecución.
Es el control que modifica un riesgo, error, omisión o acto
deliberado antes de que produzca pérdidas. Supone que
la amenaza ya se ha materializado pero que se corrige.
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Conclusión tema 3
Conocer la naturaleza de los riesgos su frecuencia y sus
consecuencias, permite establecer la mejor forma de tratarlos,
a través de una acción o mecanismo de Control, para prevenir o
reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la
adecuada ejecución de las actividades y tareas requeridas de
tal forma que las actividades y el proceso mantengan el curso
trazado para alcanzar los objetivos de la institución.
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4. ELEMENTOS ESTRUCTURALES DEL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
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4.1. Sistema
Permiten al personal de la entidad capturar e intercambiar
información necesaria para conducir, administrar y controlar
sus operaciones.
Los sistemas de control interno fomentan la eficacia y la
eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de valor de los activos
y ayudan a garantizar la fiabilidad de los registros financieros y
aseguran el cumplimiento de las leyes y normas vigentes.
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4.1. Sistema
Por su parte Juan Ramón Santillana (2002), lo define como:
“Conjunto organizado de las partes que integran una
estructura, regularmente interactuantes e interdependientes,
que concatenan para la consecución de un propósito u objetivo
determinado”.
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4.2. Ambiente de control
Mayra Carmona (2011, p. 5),
señala que el ambiente de
control influye sobre el grado
de conciencia que tiene el
personal al respecto. El control
interno está en función de la
integridad y la capacidad del
personal de la entidad. La
eficacia de los controles está en
correspondencia con la ética y
los valores de las personas que
los crean, administran y
supervisan. Por lo tanto la
integridad y los valores éticos
son elementos esenciales del
ambiente de control.
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4.2. Ambiente de control
Los elementos que integran el ambiente o entorno de control
son: La integridad y la ética, competencia profesional, la
responsabilidad del consejo, el estilo y filosofía gerencial, la
estructura organizativa y la delegación de poderes, y
responsabilidades.
El ambiente de control establece el tono de la institución al
influenciar la conciencia de control de su personal. Es el
cimiento para los demás componentes de control interno
proveyendo disciplina y estructura.
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4.3. Sistema Contable
La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los
hechos económicos que ocurren en una organización. De tal
manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo
diversos procedimientos que conducirán a la obtención del
máximo rendimiento económico y de cumplimiento de metas y
objetivos.
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4.3. Sistema Contable
Un sistema contable es un conjunto de pasos que se realizan de
una manera cronológica y ordenada mediante anotaciones
contables para el registro de operaciones que hace una
organización. Además, se le considera la forma natural o técnica
ejercida durante la emisión de estados financieros para medir
los efectos que realizaron las transacciones y nos ayuda a tener
una mayor comprensión de la información financiera.
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4.3. Sistema Contable
Son todos aquellos elementos de información contable y
financiera que se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la
toma de decisiones gerenciales de una organización, de
manera eficiente y oportuna; pero esta información debe ser
analizada, clasificada, registrada (Libros correspondientes:
Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados
financieros), para que pueda llegar a un sin número de
usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde los
inversionistas o dueños del negocio, hasta los clientes y el
gobierno.
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4.3. Sistema Contable
Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a
las necesidades de la empresa, considerando, el giro del
negocio y su estrategia competitiva, que permita estandarizar
procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar
una información contable estandarizada que facilite su
interpretación, una eficiente toma de decisiones y que pueda
procesarse para realizar los diferentes análisis financieros.
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4.3. Sistema Contable
Se divide en:
• Registro contable
4.3.1.
• Presupuesto
4.3.2.
• Pronósticos
4.3.3.
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4.3.1. Registro Contable
Se trata de la anotación que se realiza en un libro de
contabilidad para registrar un movimiento económico.
El registro contable, por lo tanto, da cuenta del ingreso o de la
salida de dinero del patrimonio de una corporación. Cada
nuevo registro contable implica un movimiento de recursos
que se registra en el debe (la salida) o en el haber (el ingreso).
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4.3.1. Registro Contable
Por lo general, el registro contable siempre mantiene su doble
condición. Todo movimiento supone una modificación del
activo y del pasivo: al ingresar dinero, crece el activo y se
reduce el pasivo; al egresar, pasa lo contrario.
Los registros contables suelen componerse de la fecha, las
cuentas intervinientes, el importe y una descripción. Todos
estos datos quedan registrados en el libro contable y permiten
controlar el estado económico de la entidad.
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4.3.1. Registro Contable
El término registro o asiento contable hace referencia al
ingreso de información que se realiza en los libros de
contabilidad a fin de construir una bitácora de todos los
movimientos económicos realizados por un ente, bien sea
persona natural o jurídica. En términos generales un registro
contable es la representación de las transacciones que
involucran el movimiento de los recursos del ente.
El registro contable responde al principio de partida doble; lo
cual significa que toda transacción debe guardar en la
memoria contable, tanto la destinación como la procedencia
del recurso.
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4.3.1. Registro Contable
Los controles internos son
fundamentales para el registro
exacto de las transacciones y la
preparación de reportes
financieros. Sin controles
adecuados que aseguren el
registro apropiado de
transacciones, la información
financiera no podría ser confiable
y se debilitaría la habilidad de la
gerencia para tomar decisiones
informadas, así como su
credibilidad ante accionistas,
autoridades reguladoras y público
en general.
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4.3.2. Presupuesto
Se llama presupuesto al cálculo y negociación anticipada de los
ingresos y gastos de una actividad económica, sea personal,
familiar, empresarial o pública. Contiene los egresos e ingresos
correspondientes a un período, por lo general anual. Es un
plan de acción dirigido a cumplir un objetivo previsto,
expresado en términos financieros, que debe cumplirse en
determinado tiempo y en ciertas condiciones. Este concepto se
aplica a todos y cada uno de los centros de responsabilidad de
la organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo
anual de las empresas o instituciones cuyos planes y
programas se formulan por el plazo de un año regularmente.
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4.3.2. Presupuesto
El presupuesto de las instituciones está elaborado con una
apertura o desagregación máxima equivalente a objeto de gasto
(Nóminas, Servicios Profesionales, Gastos de Oficina, Alquileres,
Materiales, etc.) que no permite identificar la asignación de
fondos por área funcional ni la identificación de responsables.
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4.3.2. Presupuesto
Elaborar un presupuesto
permite a las empresas,
autoridades, entidades
privadas o familias establecer
prioridades y evaluar la
consecución de sus objetivos.
Para alcanzar estos fines puede
ser necesario incurrir en déficit
(que los gastos superen a los
ingresos) o, por el contrario,
puede ser posible ahorrar, en
cuyo caso el presupuesto
presentará un superávit (los
ingresos superan a los gastos).
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4.3.2. Presupuesto
En el ámbito del comercio, un presupuesto es también un
documento o informe que detalla el coste que tendrá un
servicio en caso de realizarse. El que realiza el presupuesto se
debe atener a él y no puede cambiarlo si el cliente acepta el
servicio. sistema total de administración empresarial.
Los presupuestos permiten que ante una circunstancia o
coyuntura poco favorable en los negocios o economías
personales, se evite tomar compromisos con los que luego no
se pueda cumplir efectivamente, el presupuesto procura evitar
descontroles en las finanzas y si se los respeta son de enorme
ayuda en este sentido.
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4.3.3. Pronósticos
Un pronóstico, en el plano empresarial, es la predicción de lo
que sucederá con un elemento determinado dentro del marco
de un conjunto dado de condiciones. Se diferencia del
presupuesto porque este último es el resultado de decisiones
encaminadas a generar las condiciones que propiciarán un
nivel deseado de dicho elemento.
El objetivo básico de un pronóstico consiste en reducir el
rango de incertidumbre dentro del cual se toman las
decisiones que afectan el futuro del negocio y con él a todas
las partes involucradas. Aunque, el pronóstico no sustituye el
juicio administrativo en la toma de decisiones, simplemente
es una ayuda en ese proceso.
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4.3.3. Pronósticos
Los pronósticos se emplean en el proceso de establecimiento
de objetivos tanto de largo como de corto plazo,
constituyéndose así en bases para el desarrollo de planes, a
nivel general y en las distintas áreas o unidades. Los planes
basados en dichos pronósticos, no sólo atenderán a ellos sino
que establecerán estrategias y acciones que los puedan
contrarrestar, corregir o impulsar.
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Conclusión tema 4
Es importante señalar que el control interno debe nacer desde
la cúspide de la compañía. Sin embargo, debemos tener en
cuenta que la estructura eficaz de Control Interno debe ser
integral, involucrando al personal de toda la organización e
incluyendo a quienes realizan registros contables, preparan y
distribuyen políticas, o monitorean sistemas.
Hoy en día, más que nunca, es indispensable conocer y definir
un proceso de Control Interno adecuado, a fin de que la
empresa esté en capacidad de identificar y prevenir
eventuales riesgos para el negocio, generados incluso por sus
propias operaciones.
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Bibliografía
Carmona González, M. (2011). Control Interno.
Lazki, Julián (2011). Herramientas modernas para la gestión
organizacional: controles internos y gestión por procesos.
Santillana, Juan Ramón (2015). Sistemas de Control Interno.
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