El Acta de constitución de proyecto
(Project Charter) según la guía del
PMBOK
M.A. Mónica Malinali Rueda Cruz
El Project Management Instituto (PMI) le atribuye un papel preponderante al Acta
de constitución del proyecto (Project Charter), que sirve para establecer
formalmente la razón de ser del proyecto, autoriza su existencia, establece los límites
generales para el alcance, enviste de autoridad al Gerente del proyecto y le autoriza a
procurar los recursos de la organización para su acometida.
Incluye información de cuál es su propósito fundamental, los procesos intervinientes
e insumos empleados en su elaboración y las herramientas definidas por el PMI para
ello.
Asimismo, se menciona en que procesos de la gerencia de proyectos es utilizado
posteriormente el Project Charter, en lo relacionado con la planificación del proyecto,
gestión de requisito, alcance, cronograma y presupuesto.
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¿QUÉ ES EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DE UN
PROYECTO (PROJECT CHARTER)?
• Cuando se da inicio a un proyecto, es necesario definir qué es lo que
se espera lograr y cuál será el alcance para lograrlo. Cada proyecto
se inicia con una idea, visión u oportunidad de negocio, que
representa el punto de partida y debe estar asociado con los
objetivos de negocio de la organización.
• El acta de constitución del proyecto (Project Charter) es el
documento en el cual se documenta ese punto de partida, la
relación entre estrategia organizacional y el alcance del proyecto, así
como la relación de colaboración que existirá entre la organización
solicitante del proyecto y la organización ejecutora.
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• Es un componente de suma importancia para la gerencia de
proyectos, en especial en las fases de inicio y planificación. Es un
documento al cual se hará referencia en toda la vida del proyecto.
• Como lo establece la metodología PMI en la guía del PMBOK, el acta
de constitución del proyecto es un documento emitido por el
iniciador o patrocinador (Sponsor) que autoriza formalmente la
existencia de un proyecto, confiriendo al gerente del proyecto (El
Project Manager) la autoridad para asignar recursos de la
organización a sus actividades.
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• El acta de constitución de un proyecto documenta las necesidades
del área de negocio (el cliente) que dieron origen a la iniciativa, las
premisas (supuestos), restricciones (de tiempo, presupuesto, etc.),
los requisitos de alto nivel del cliente y los requisitos de alto nivel
del producto, servicio o resultado que el proyecto debe
proporcionar.
• Siguiendo con la definición del acta de proyecto en la guía del
PMBOK, el acta de constitución establece la relación de
colaboración entre la organización solicitante del proyecto y la
organización ejecutora.
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• Cuando el proyecto es contratado a un tercero, generalmente
se opta por un contrato formal para establecer este acuerdo,
sin embargo, el acta de constitución del proyecto no es ese
contrato. El establecimiento de un contrato suele comenzar
con la solicitud y presentación de una propuesta de servicios.
• Asimismo, el acta de constitución de un proyecto se utiliza para
establecer acuerdos internos en el seno de la organización para
asegurar la entrega adecuada de acuerdo al contrato.
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¿Quien se encarga de elaborar el Acta de
constitución del proyecto?
• Muchas organizaciones cuentan con un equipo dedicado de
Gerentes de proyecto, lo que permite que este sea asignado
desde etapas iniciales del proyecto, inclusive cuando este no
ha sido aprobado por el comité.
• En este caso el Gerente de proyecto colabora con el
patrocinador, entrevistando a las personas necesarias para
hacer el acta.
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¿Qué contiene el acta de constitución de un
proyecto (Project Charter)?
• La metodología PMI
en la guía del
PMBOK sexta
edición establece
algunos de los
puntos de debe
incluir el Acta de
constitución de un
proyecto, como lo
muestra la siguiente
figura:
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Algunos de estos puntos son:
• Propósito o justificación del proyecto.
• Objetivos del proyecto y sus criterios de éxito (para que los objetivos sean medibles).
• Requisitos de alto nivel.
• Premisas (Supuestos) y restricciones.
• Descripción de alto nivel del proyecto y sus límites.
• Los riesgos de alto nivel.
• Resumen del cronograma de hitos.
• Resumen del presupuesto del proyecto.
• Lista de los interesados (Stakeholders).
• Requisitos de aprobación del proyecto (Como se define el “éxito” del proyecto, quien
decide si tiene éxito o no, quien firma la aprobación).
• Criterios de cierre o cancelación del proyecto.
• Gerente de proyecto asignado, responsabilidad y nivel de autoridad.
• Nombre y nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de
constitución del proyecto.
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¿Cómo se elabora el acta de constitución del
proyecto?
• A partir de la guía del PMBOK 6ta edición, quedo establecido que los dos
principales insumos para elaborar el acta de proyecto son el caso de negocio y
el plan de gestión de beneficios.
El caso de negocio sustenta la viabilidad y el retorno de inversión esperado,
tomando en cuenta los acuerdos internos y externos establecidos por la
organización, sus normas y procedimientos internos y los factores del entorno.
El plan de gestión de beneficios presenta una explicación clara de cuáles serán
los beneficios que traerá el proyecto y como estos se crearán, maximizaran y
se mantendrán en el tiempo. Es elaborado a partir del análisis de necesidades
de la organización y del caso de negocio.
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• Una de las herramientas principales para desarrollar el acta de
constitución del proyecto es el "juicio de expertos".
• El juicio de expertos es proporcionado por especialistas en áreas de
aplicación, de conocimiento, disciplina, industria, entre otros,
proporcionado por personas con formación, conocimiento o
experiencia en el área.
• Para obtener esta experticia, se recurre a personal de la
organización, consultores, Los interesados (clientes,
patrocinadores, etc.), la oficina de gestión de proyectos (PMO) si
existe, así como entes externos (asociaciones profesionales, grupos
de industria y expertos en la materia.
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En particular, para elaborar el acta de proyecto, los expertos
deben tener conocimientos en:
• Estrategia organizacional.
• Gestión de beneficios del proyecto.
• Conocimientos técnicos en la industria o área del proyecto.
• Estimación de duración y costos.
• Conocimiento de los riesgos en el área (para poder ayudar a
identificar cuales son).
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¿Cuál es la importancia del acta de constitución
del proyecto (Project Charter)?
• La elaboración del acta de constitución de un proyecto es muy útil para confirmar que el
nuevo proyecto está en alineación con la planificación estratégica y otros trabajos en curso
en la organización, asegurando que el proyecto retornará beneficios que impulsaran el logro
de objetivos organizacionales.
• Además, el beneficio clave de desarrollar el acta de constitución de un proyecto siguiendo la
metodología PMI y los lineamientos de la guía del PMBOK 6ta edición, es registrar el
proyecto formalmente en la organización, dar inicio al proyecto, establecer claramente sus
límites y establecer una forma directa una vía para obtener el compromiso y aceptación
formal del proyecto por parte de la dirección general.
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Área de conocimiento y procesos de la guía del
PMBOK para elaborar el Acta de proyecto
• La elaboración del acta de constitución del proyecto, está contemplado en
el proceso 4.1 Desarrollar el Acta de constitución del proyecto, de la guía
del PMBOK, proceso que forma parte del área de conocimiento de Gestión
de la integración del proyecto.
• La gestión de integración del proyecto incluye procesos y actividades para
definir, unificar y combinar los distintos proceso y actividades de las demás
áreas de conocimiento de la Gerencia de proyectos, es decir integra la
gestión del alcance, tiempo, costos, comunicaciones, calidad, recursos
humanos, adquisiciones, riesgos, interesados.
• Por lo tanto, siendo que el acta de constitución del proyecto es el
documento que establece la razón de ser del proyecto y el resultado del
estudio de viabilidad, tiene sentido que forme parte del área de
integración, ya que después diversos procesos de otras áreas de
conocimientos lo utilizaran como insumo.
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Otros aspectos importantes sobre el Acta de constitución del proyecto en la guía del PMBOK
son:
• El patrocinador del proyecto (Sponsor) desempeña un rol preponderante en el desarrollo
del alcance inicial y del acta de constitución del proyecto. De hecho, cuando aún no ha sido
nombrado un Gerente de proyecto, es el patrocinador quien lidera el esfuerzo inicial de dar
forma a la iniciativa y estudiar su viabilidad.
• El grupo de procesos de inicio del ciclo de gestión de proyectos de la metodología PMI, está
integrado por la identificación de los interesados (Stakeholders) y el desarrollo del acta de
constitución del proyecto (Project Charter).
• El acta de constitución del proyecto es el hito que culmina la fase de inicio del proyecto y a
su vez es el principal vínculo con el grupo de procesos de la fase de planificación.
• En el momento en que se aprueba el acta de proyecto este se considera formalmente
autorizado.
• Si se sigue la metodología PMI, debería cumplirse este hito de aprobar el acta de proyecto
antes de invertir mayor tiempo y esfuerzo (no siempre ocurre así en la práctica).
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¿A partir de que documentos se elabora el Acta
de proyecto?
Como muestra la siguiente
figura, la elaboración del acta
de constitución del proyecto
se realiza por medio del juicio
de expertos y técnicas de
facilitación, tomando como
insumo el enunciado de
trabajo del proyecto, el caso
de negocio, los acuerdos entre
los interesados, los factores
del entorno y los procesos de
la organización.
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El plan de gestión de beneficios del proyecto
El plan de gestión de beneficios describe como y cuando los beneficios del
proyecto serán realizados para la organización, así como los mecanismos
para medirlos (indicadores de éxito).
El plan de beneficios incluye:
• Beneficios objetivo (Tangibles e intangibles).
• Alineación estratégica (Entre los beneficios y la organización).
• Tiempo / Fecha objetivo para lograr los beneficios (Corto o largo plazo).
• Dueño / receptor de los beneficios.
• Métricas e indicadores de éxito.
• Premisas.
• Riesgos.
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Caso de negocio
• Proporciona la información necesaria desde la
perspectiva de negocio para determinar si el
proyecto es viable en términos de la inversión
requerida.
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Acuerdos
• Como lo establece la guía del PMBOK, son las intenciones
iniciales de un proyecto que pueden tomar la forma de
contratos, memorandos de entendimiento, acuerdos de nivel
de servicio, cartas de acuerdo, declaraciones intencionales e
inclusive acuerdos verbales, correos electrónicos u otros. Toda
esta documentación se reúne para darle forma estructurada
en el Acta de proyecto.
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Factores ambientales de la empresa
• Los factores ambientales a los que está sometida la
empresa pueden influir sobre toda la gerencia de
proyectos, en este caso deben tomarse en cuenta
estándares gubernamentales, de la industria o
reglamentos, la cultura de la organización,
condiciones del mercado y otros aspectos del
entorno.
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¿Cuáles herramientas se usan para elaborar el
Acta de proyecto? Según el PMBOK
• La guía del PMBOK destaca la importancia del juicio de expertos en la elaboración del
acta de constitución del proyecto, para lo cual se involucra a múltiples personalidades y
unidades de la organización en el proceso de elaboración.
• Esto incluye la participación de los líderes de departamentos, consultores internos o
externos, interesados (Stakeholders) incluyendo clientes y patrocinadores, e inclusive
grupos externos como asociaciones de profesionales, grupos industriales y expertos en
la materia.
• Si la organización cuenta con una Oficina de gerencia de proyectos (PMO) está también
juega un papel primordial en definir las metodologías y procedimientos para elaborar el
acta de proyecto.
• Para orquestar el proceso de elaboración, el PMBOK establece las técnicas de
facilitación para orquestar el proceso de aporte de ideas y elaboración, realizando
sesiones de tormenta de ideas, levantamiento de información, resolución de conflictos,
análisis de problemas, entre otras.
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ACTA DE
CONSTITUCIÓN DE
PROYECTO (PROJECT
CHARTER):
ELABORACIÓN EN 6
PASOS
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1.- Obtener la información del proyecto
Lo primero que se necesita hacer es determinar qué tan avanzado está la aprobación y
asignación de recursos materiales y capital humano al proyecto. También hay determinar si el
proyecto es interno o externo, cual es el trabajo a realizar, entre otros aspectos.
El patrocinador (Sponsor) es quien puede suministrar esta información. Se debe tener una
entrevista con él y pregúntarle sobre los siguientes puntos:
• Información contextual de la situación actual del negocio.
• ¿De donde surge la necesidad del proyecto.
• ¿Qué problema u objetivo espera atender.
• Descripción inicial del alcance.
• Caso de negocio.
• Plan de gestión de beneficios (explica como asegurar que se realicén los beneficios del
proyecto para la organización, por ejemplo nuevas ventas, reducción de costos, etc).
• Restricciones físicas o de alcance.
• Fecha solicitada o exigida por la organización.
• Presupuesto inicial.
• Lista inicial de interesados (Stakeholders).
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• Los interesados (Stakeholders), son personas clave de distintos niveles internos y externos de la
organización que pueden tener influencia sobre el éxito o fracaso del proyecto, suministran algún tipo
de insumo que el proyecto requiera o que serán usuarios del producto final de este.
• Tomando la lista inicial de interesados, solicítales reuniones a ellos también para identificar y
documentar sus requerimientos, los cuales también van incluidos en el acta.
• Las reuniones con los interesados ocurren en varios ciclos, en cada reunión, podemos identificar
interesados adicionales y solicitarles las reuniones. Ve preparando el acta de proyecto y revisándola con
los interesados para asegurar que están alineados.
• Además, es recomendable ir rellenando la plantilla de registro de los interesados en la medida en que
se van realizando las distintas reuniones.
• Pueden surgir prioridades e intereses en el proyecto en conflicto entre los interesados, por ejemplo
automatizar un proceso en un área que optimiza su proceso, pero que ocasiona más trabajo de revisión
posterior en otra área. Balancear las peticiones de los interesados puede llegar a ser todo un reto.
• La guía del PMBOK establece que el director de proyectos debe aplicar técnicas interpersonales y de
trabajo en equipo, tales como la gestión de conflictos, facilitación y gestión de reuniones.
• Adicionalmente, la entrevista no es la única técnica para recolectar la información, el PMBOK también
establece otras herramientas como la tormenta de ideas y los focus groups.
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2.- Evaluar y someter a consultas la información
del proyecto
• Una vez que tengas suficiente información, el siguiente paso
será evaluarla con los expertos.
• Para llamar a los expertos, no es necesario esperar a que
culminen todas las entrevistas con los interesados, puedes
comenzar una vez dispongas de un mínimo de información
con la cual el experto pueda trabajar.
• Las consultas a expertos están alineadas con la metodología
PMI, establecida en la Guía para la dirección de proyectos
PMBOK, que establece el juicio de expertos como principal
herramienta para elaborar el acta de proyecto.
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Entre los expertos que podemos consultar:
• Personal o unidades dentro de la misma organización.
• Consultores expertos en el área técnica del proyecto.
• Interesados (Stakeholders), incluidos clientes y patrocinadores. Nota
como quienes suministran la información del proyecto en el paso 1
también pueden asumir el rol de expertos.
• Asociaciones profesionales o técnicas, por ejemplo en proyectos de
ingeniería u otra área que deba considerar estándares.
• Grupos industriales.
• Otros expertos en el área técnica.
• La Oficina de gestión de proyectos si existe.
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Los expertos evaluaran el plan de gestión de beneficios, caso de negocio y
acuerdos que resultaron del paso 1.
La evaluación de los expertos considera los siguientes aspectos como guía,
marco de referencia y criterios de evaluación:
• Información histórica.
• Lecciones aprendidas de proyectos similares.
• Procedimientos de la organización.
• Plantillas de revisión.
• Factores de entorno (mercado).
• La cultura organizacional.
• Estándares de asociaciones profesionales y regulaciones gubernamentales.
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3.- Definir la visión y objetivos del proyecto
• En los dos pasos anteriores nos enfocamos en obtener y revisar los
insumos que necesitamos para el acta de proyecto. A partir de ahora
comenzamos a preparar el borrador del acta, apoyándonos en la Plantilla
de Acta de proyecto (Project Charter).
• Al elaborar el acta de proyecto, el primer paso es identificar la visión,
que engloba el propósito final del proyecto y la puedes comunicar al
equipo como la meta final en la que se deben enfocar.
• Seguidamente defines los objetivos, que puedes considerar entre 3 y 5.
Para definir los objetivos es recomendable seguir el criterio SMART, es
decir tus objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y
basados en tiempo (tener una fecha tope de realización).
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4.- Definir la organización del proyecto
• Seguidamente, debes definir cómo será la estructura organizacional del proyecto,
para lo cual deberás listar los clientes, interesados, funciones, responsabilidades,
líneas de reporte, entre otros.
• Clientes: Las personas que recibirán los entregables cuando el proyecto sea
completado y cuyas expectativas deben ser satisfechas.
• Interesados: Personas o entidades, que pueden ser internas o externas a la
organización ejecutora, que tienen algún involucramiento en el proyecto que es
clave. Algunos ejemplos:
– Un contralor financiero.
– El presidente ejecutivo de la empresa.
– Entidades reguladoras (gobierno).
– Una unidad interna de la organización que no opera el sistema, pero debe
suministrar información.
– Grupos ambientales externos, sindicatos, asociaciones de la comunidad, entre
otros.
• Roles: Luego debes listar los principales roles involucrados, por ejemplo:
– El patrocinador del proyecto.
– Comité de dirección del proyecto.
– Gerente de proyecto.
– Demás roles.
• Para completar los roles y responsabilidades, puedes apoyarte en plantillas de
asignación de responsabilidades (RAM) o plantillas de matriz RACI.
• Estructura: Una vez tengas los roles definidos y tengas una idea de las funciones
necesarias para llevar a término el proyecto, puedes pintar las líneas de reporte
entre ellas y elaborar un organigrama.
• Las secciones de la plantilla de acta de constitución de proyecto (Project Charter) a
completar en este paso son: Lista de interesados, requisitos de aprobación,
asignación del gerente de proyecto, personal y recursos preasignados.
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5.- Definir el enfoque de implementación
Apoyándote en toda la información recibida y en las opiniones de expertos, tienes una idea
clara de que se necesita lograr con el proyecto, como hacerlo y los pasos del enfoque de
implementación.
Por ende puedes definir:
• Plan de implementación: Define un plan de alto nivel que nombre fases, actividades y
ventanas de tiempo.
• Hitos: Coloca los hitos necesarios para el logro del proyecto y porque son vitales para el
proyecto. Los hitos suelen ser eventos importantes como por ejemplo el logro de un
entregable clave.
• Dependencias: Nombra dependencias que son claves para el proyecto. Estas son acciones
que podrían impactar durante el ciclo de vida.
• Plan de recursos: Suma de alto nivel del personal, equipo y materiales involucrados,
luego el presupuesto necesario.
Las secciones de la plantilla de acta de constitución de proyecto (Project Charter) a completar
en este paso son: Premisas y restricciones, recursos preasignados, cronograma e hitos
principales, presupuesto asignado.
6.- Listar los posibles peligros y riesgos
• Por último, para finalizar la elaboración del acta de
proyecto debes elaborar una lista de los peligros,
problemas, premisas y restricciones relacionadas con el
proyecto.
Usualmente las restricciones implican riesgos que el
proyecto fracase por no ejecutarse dentro de las mismas,
por ejemplo una restricción de fecha o presupuesto. Las
premisas también llevan asociado riesgos, por ejemplo si
estas resultaran ser falsas.
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