Módulo 10
Seguimiento del
proyecto
U
na vez finalizada la etapa de planificación del proyecto, es necesario ir
a la siguiente fase de seguimiento del mismo. En esta fase se establecen
las bases para dar un seguimiento al progreso, tanto de las tareas como
de las asignaciones del proyecto.
Por medio de este módulo, se especifican todos detalles que conllevan a la
implementación del proyecto planificado.
En la planificación del proyecto se establecen las tareas y asignaciones
necesarias para llevar a cabo todas las actividades que permitan ejecutar el
proyecto de manera ideal.
2 Microsoft Project 2002
Durante el desarrollo del proyecto se van generando ciertas variantes del plan
previsto. Estas variaciones implican las diferencias entre lo planificado y lo que
realmente sucede.
LÍNEA BASE DEL PROYECTO
Antes de comenzar con el seguimiento del proyecto, debemos tener una base
o fundamento con el cual compararlo. La línea base del proyecto, es el plan
original del proyecto y se guarda cuando se halla finalizado la etapa de
planificación.
En la línea base del proyecto se guardan una serie de valores como la
estimación de las fechas de comienzo y fin, los costos de las tareas, recursos y
asignaciones, los cuales serán utilizados para hacer las comparaciones del
estado real con lo previsto en la planificación.
La línea base generalmente se almacena cuando se ha finalizado por
completo la entrada de datos de la planificación; antes de comenzar el
ingreso de los valores reales del progreso del proyecto.
Para almacenar la línea base del proyecto, siga los pasos descritos a
continuación:
Haga clic sobre el botón Seguimiento de la Barra Guía de proyectos.
Seleccione el vínculo Guardar un plan previsto para compararlo con
versiones posteriores, se visualiza el panel Guardar línea base.
Haga clic sobre el botón Guardar línea base.
Sugerencia: para guardar la línea base, también puede hacerlo
seleccionando la opción Seguimiento del menú Herramientas y luego
Guardar línea base.
Se almacena la línea base del proyecto y Microsoft Project 2002 muestra el
mensaje de la fecha y hora en la cual se ejecutó dicha operación.
Cierre el panel de Seguimiento pulsando el botón Cerrar de dicho panel.
Nota: Pueden ser almacenadas hasta 11 líneas bases diferentes, para
realizar comparaciones del proyecto en distintos periodos de tiempo.
Para guardar más de una línea base, siga los pasos descritos
anteriormente
Para visualizar los campos almacenados en la línea base, vamos a especificar
la vista Variaciones de la hoja de tareas.
Escoja la opción Mas vistas del menú Ver.
Módulo 10 – Seguimiento del proyecto 3
Seleccione la opción Hoja de tareas y haga clic sobre el botón Aplicar.
Aparece la vista Hoja de tareas.
Haga clic con el botón secundario del ratón sobre el recuadro de
intersección entre las columnas y las filas para cambiar la tabla y escoja
Variación.
Aparece la vista Hoja de tareas con la tabla Variación, la cual incluye los
campos Nombre de la tarea, Comienzo, Fin, Comienzo previsto, Fin previsto,
Var. comienzo y Var. Fin.
Vista Hoja de recursos, Tabla Variación
SEGUIMIENTO SEGÚN LO PREVISTO
Un proyecto una vez que ha comenzado, debe llevarse un control o
seguimiento del mismo, para informar sobre su progreso y desarrollo. Una
manera sencilla de hacerlo es cuando el proyecto real avanza según lo
planificado. Esto se da cuando todas las tareas comienzan y terminan según el
plan original de la planificación, de esta manera, puede ser registrado en
forma rápida con el cuadro Actualizar Proyecto de la opción Seguimiento del
menú Herramientas.
Seleccione la vista Diagrama de Gantt en el menú Ver.
Escoja la opción Seguimiento del menú Herramientas y a continuación elija
Actualizar proyecto.
Aparece el cuadro de diálogo Actualizar proyecto.
Centro de Educación
4 Microsoft Project 2002
Cuadro de diálogo Actualizar proyecto
En este paso debe estar seleccionada la opción Actualizar trabajo
completado al:
Escriba o seleccione en el recuadro de fecha 03/11/2003.
Microsoft Project 2002 actualiza las tareas que hayan concluido hasta la
fecha indicada y se visualizará el progreso en el Barras de progreso del
Diagrama de Gantt, además, se visualiza en la columna de identificadores,
una marca que indica que dicha tarea ya ha sido completada.
Ejemplo de seguimiento según lo previsto
INGRESANDO PORCENTAJE DE TAREAS COMPLETADAS
A medida que va avanzando una tarea, puede ingresarse los valores
porcentuales del progreso de dicha tarea. Este porcentaje le indica a Microsoft
Project 2002 lo que se ha avanzado en la tarea, y se verifica la fecha de
comienzo real de la misma para que coincida con la programada, además, se
calculará automáticamente la duración real, la duración restante, los costos
reales asociados al progreso, entre otros; todos estos calculados en base al
porcentaje de tarea ingresada.
Módulo 10 – Seguimiento del proyecto 5
Existen diferentes formas de ingresar el porcentaje de tarea completada:
Puede utilizarse el cuadro de diálogo Actualizar tareas para ingresar
porcentaje completado para una tarea.
Para ingresar este porcentaje, elija la opción Seguimiento del menú
Herramientas y a continuación escoja Actualizar tareas. Se visualiza el
siguiente cuadro de diálogo:
Cuadro de diálogo para ingresar progreso de tareas
Ingrese en el recuadro % completado, el valor porcentual completado o
progreso de la tarea; una vez ingresado este valor pulse el botón Aceptar.
Ejercicio. Seleccione la tarea 27.- Nivelar terreno, visualice el cuadro
de diálogo Actualizar tarea y escriba en el recuadro % completado
75%, pulse Aceptar.
También puede utilizar la Barra de herramientas de Seguimiento, a través
de la cual se pueden ingresar por medio de botones, los valores de 0%,
25%, 50%, 75% y 100%; dependiendo del porcentaje completado.
Barra de herramientas de Seguimiento
Otra manera de ingresar el porcentaje completado de una tarea, es a
través de la Guía de proyectos. Por medio de ésta, puede ingresar los
valores correspondientes al porcentaje completado de una tarea,
siguiendo los pasos descritos a continuación:
Visualice el panel de Seguimiento, pulsando sobre el botón Seguimiento de
la Guía de proyectos.
Haga clic sobre el vínculo Prepararse para realizar el seguimiento del
progreso del proyecto.
Se visualiza el paso Especificación del progreso; en este paso se configura
para utilizar Microsoft Project Server para los datos del progreso de la tarea.
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6 Microsoft Project 2002
Si no está utilizando este componente, elija la opción No. Haga clic sobre
Guardar e ir al paso 2.
Se visualiza el paso Método de seguimiento, en este paso seleccione el
método a utilizar para realizar el seguimiento del progreso de las tareas,
entre las opciones: Realizar siempre el seguimiento mediante la
especificación del Porcentaje completado del trabajo, esta opción permite
establecer el método de seguimiento por medio del porcentaje de trabajo
completado, ingresando los valores directamente en la tabla de la vista de
seguimiento personalizado; Realizar siempre el seguimiento mediante la
especificación del Trabajo real realizado y Trabajo restante, esta opción
permite ingresar los valores del trabajo real realizado directamente en la
vista de seguimiento personalizado; Realizar siempre el seguimiento al
especificar las horas de trabajo realizado por período de tiempo, en este
caso se ingresan los valores de las horas específicas de trabajo realizado en
un periodo de tiempo determinado.
Al seleccionar el método a utilizar, haga clic sobre el vínculo Guardar y
finalizar.
Ejercicio. Seleccione la tarea 28.- Instalar drenaje de agua de lluvia, y
escriba en el campo % trabajo completado 100 y presione [Enter].
INGRESANDO VALORES REALES A LAS TAREAS
Otra manera DE actualizar la información sobre el trabajo completado de una
tarea, es a través de loS valores reales de la tarea, es decir, ingresar las fechas
de comienzo real, las fechas de fin de las tareas, así como la duración de las
mismas.
INGRESANDO LA FECHA DE COMIENZO REAL
Cuando se ingresa la fecha de comienzo real de la tarea, Microsoft Project
2002 actualiza la fecha de comienzo programada para que sea la misma de
la real que se ha ingresado.
Cuando se ingresa una fecha de comienzo real, ésta no varía la duración de
la tarea, sino que introduce un retraso o postposición de la misma.
Para ingresar la fecha de comienzo real de la tarea:
Seleccione la opción Seguimiento del menú Herramientas y a continuación
escoja Actualizar tarea.
Se visualiza el cuadro de diálogo Actualizar tareas.
En la sección Estado real, escriba o seleccione la fecha de comienzo real
Módulo 10 – Seguimiento del proyecto 7
de la tarea seleccionada.
Pulse el botón Aceptar para salir del cuadro de diálogo.
Sugerencia: la fecha de comienzo real de una tarea, puede ser
ingresada directamente en la vista Hoja de tareas; menú Ver Mas
vistasHoja de tareas. En el campo Comienzo real, escriba o
seleccione la fecha correcta.
Ejercicio. Seleccione la tarea 29.- Nivelación final del terreno, en el
cuadro de diálogo Actualizar tareas, en la sección Estado real,
Comienzo, escriba 21/11/03 y pulse el botón Aceptar
INGRESANDO FECHA FINAL REAL DE LA TAREA
Cuando se ingresa la fecha final real de la tarea, Microsoft Project 2002
actualiza la fecha final programada para que sea la misma de la real que se
ha ingresado.
Cuando se ingresa una fecha final real, ésta varía la duración de la tarea y
reprogramando las tareas sucesoras.
Para ingresar la fecha final real de la tarea:
Seleccione la opción Seguimiento del menú Herramientas y a continuación
escoja Actualizar tarea.
Se visualiza el cuadro de diálogo Actualizar tareas.
En la sección Estado real, escriba o seleccione la fecha final real de la
tarea seleccionada.
Pulse el botón Aceptar para salir del cuadro de diálogo.
Sugerencia: la fecha final real de una tarea, puede ser ingresada
directamente en la vista Hoja de tareas; menú Ver Mas vistasHoja
de tareas. En el campo Fin real, escriba o seleccione la fecha correcta.
Ejercicio. Seleccione la tarea 29.- Nivelación final del terreno, en el
cuadro de diálogo Actualizar tareas, en la sección Estado real, Fin,
escriba 03/12/03 y pulse el botón Aceptar
INGRESANDO LA DURACIÓN REAL DE LA TAREA
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8 Microsoft Project 2002
Puede ingresarse los valores reales del progreso de las tareas por medio de su
duración real. Cuando se ingresan los valores de duración real se deben tomar
en cuenta ciertas condiciones:
Si la duración real ingresada es menor que la duración programada,
Microsoft Project 2002 calcula por medio de la sustracción de la tarea
programada menos la real, para mostrar la duración restante.
Si la duración real ingresada es igual a la duración programada, entonces
la duración restante será cero (0) y la tarea 100% completada.
Si la duración real ingresada es mayor que la duración programada,
Microsoft Project 2002, iguala ambas duraciones y coloca la tarea como
100% completada.
Para ingresar la duración real de la tarea:
Seleccione la opción Seguimiento del menú Herramientas y a continuación
escoja Actualizar tarea.
Se visualiza el cuadro de diálogo Actualizar tareas.
En la opción Duración real, escriba o seleccione la duración real de la
tarea seleccionada.
Pulse el botón Aceptar para salir del cuadro de diálogo.
Ejercicio. Seleccione la tarea 32.- Nivelación final del terreno, en el
cuadro de diálogo Actualizar tareas, en la opción Duración real,
escriba 2s y pulse el botón Aceptar
INGRESANDO VALORES REALES A LAS ASIGNACIONES
Los valores reales de fecha de comienzo, fin y duración de las tareas, se
aplican cuando una determinada tarea tiene asignado un único recurso. Pero
cuando una tarea tiene asignado varios recursos, los valores reales pueden ser
individualizados para cada uno de los recursos asignados a la misma.
Para ingresar los valores reales de trabajo a las asignaciones, siga los pasos
descritos a continuación:
Escoja la vista Uso de tareas del menú Ver.
Cambie a tabla Trabajo, para ello, haga clic derecho sobre el recuadro de
intersección entre las columnas y las filas y seleccione la opción Trabajo.
Se muestra la vista Uso de tareas con la tabla Trabajo.
Módulo 10 – Seguimiento del proyecto 9
Vista Uso de tareas, Tabla Trabajo
Por medio de esta vista, seleccione cada una de las asignaciones y escriba
el trabajo real ejecutado por cada asignación individual, en el campo
Real.
Ejercicio. Seleccione la tarea 34.- Levantar placas de cimentación del
edificio, escriba para cada una de las asignaciones de esta tarea, 20
en el campo Real
INGRESANDO TRABAJO POR PERIODOS
Si desea aun más detalles sobre el ingreso de los valores reales a las
asignaciones, como por ejemplo llevar el seguimiento diario de las tareas,
entonces debe seguir los siguientes pasos:
Escoja la opción Detalle del menú Formato y a continuación seleccione la
opción Trabajo real.
Se muestra en la escala temporal la fila para ingresar el trabajo real para
cada una de las asignaciones de una tarea determinada.
Ingrese cada valor deseado en cada periodo de tiempo específico, para
que Microsoft Project 2002 calcule automáticamente el trabajo real y
restante de la tarea en general.
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10 Microsoft Project 2002
Ejercicio. Seleccione la tarea 34.- Levantar placas de cimentación del
edificio, escriba los valores para los recursos: Moraima González el día
03/12/03 trabajó 4h; el día 05/12/03 trabajó 7h. Superintendente el día
03/12/03 trabajó 2h; el día 05/12/03 trabajó 8h. Equipo de obreros el
día 03/12/03 trabajó 4h; el día 05/12/03 trabajó 7h.
REPROGRAMANDO EL TRABAJO RESTANTE
Cuando se ha programado el proyecto, no es posible tomar en cuenta ciertas
restricciones o situaciones que pueden en un momento dado retrasar el
comienzo de una determinada tarea.
En algunos casos es posible que deba reprogramarse la continuación de un
proyecto con relación al trabajo restante del mismo.
El trabajo restante de un proyecto puede ser reprogramado para que
comience a partir de una fecha específica establecida y Microsoft Project
2002 vuelve a programar todo el trabajo para que se ejecute después de
dicha fecha.
Para el proyecto del ejercicio, la tarea 34 registra un porcentaje de trabajo
completado, y el trabajo restante será reprogramado debido a ciertas
situaciones presentadas como producto de fenómenos ambientales.
Seleccione la vista Diagrama de Gantt.
Escoja la opción Seguimiento del menú Herramientas y a continuación
seleccione Actualizar proyecto…
Se presenta el cuadro de diálogo Actualizar proyecto.
Cuadro de diálogo Actualizar proyecto
Marque la opción Reprogramar trabajo restante para que comience
después de:
Escriba o seleccione en el recuadro la fecha de comienzo de la nueva
Módulo 10 – Seguimiento del proyecto 11
reprogramación 11/12/03.
Pulse el botón Aceptar.
Ejemplo de reprogramación de trabajo restante
RESUMEN
El seguimiento del proyecto, es la manera de cómo se va a ir actualizando el
progreso del mismo. Este seguimiento se basa en el intercambio de información
del planificador con los integrantes del equipo de trabajo. El primer paso para
comenzar el seguimiento del proyecto, es almacenar la línea base, con la cual
se puede realizar comparaciones durante el progreso del mismo.
Para registrar el progreso del proyecto, se debe ir actualizando los porcentajes
de tareas completadas, los valores reales de las tareas y asignaciones, bien
sea por la fecha de comienzo, fin o la duración de las mismas. Puede ser
ingresado el trabajo a las tareas y asignaciones por periodos, así como
reprogramar el trabajo restante del proyecto.
PREGUNTAS
1. ¿La línea base debe ser almacenada cuando se comienza la planificación
del proyecto?
2. ¿Pueden ser almacenadas varias líneas bases del proyecto?
3. ¿El seguimiento según lo previsto se da cuando el proyecto avanza de
acuerdo a como fue planificado?
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12 Microsoft Project 2002
4. ¿Pueden ser ingresados valores reales a las asignaciones detallando
periodos de tiempo?
5. ¿La reprogramación del trabajo restante se da cuando se debe interrumpir
el progreso del proyecto?
EJERCICIOS
1. Almacene una segunda línea base del proyecto.
2. Ingrese 100% completado para las tareas desde la 30 hasta 35.
3. Coloque la fecha de comienzo real para la tarea 36, el día 29/01/04.
4. En la tarea 36, el Equipo de obreros trabajaron los días 29/01 y 30/01/04
solamente 4h y los pintores 8h.
5. Colocar a la tarea 36 la fecha de culminación real el día 03/02/04.
6. Reprogramar el trabajo restante para que comience el día 09/02/04.
