Módulo 4
Creando la lista de
tareas
A
l planificar un proyecto, lo primero en lo que se debe pensar, es en las
actividades o tareas a llevar a cabo para cumplir con los objetivos y
metas del proyecto.
Para esto, debe crearse una lista de actividades o tareas, en las cuales se
especifique claramente su duración, comienzo y fin de las mismas.
Con Microsoft Project 2002 la labor de ingresar y organizar tareas es muy
sencilla y rápida.
2 Microsoft Project 2002
INGRESANDO LAS TAREAS
Al hablar de tareas, nos estamos refiriendo a todas aquellas actividades o
trabajos a realizar para dar cumplimiento a los objetivos y metas planteados
del proyecto.
Para dejar más clara las características de las tareas, podemos decir que éstas
representan el trabajo a realizar y llevan consigo su duración y los recursos que
requieren.
Para mostrar esta parte, ingresaremos las tareas correspondientes a un
proyecto de Construcción de Edificio de oficinas, creado en el módulo
anterior:
Inicie Microsoft Project 2002.
Para crear un nuevo proyecto, seleccione la opción Nuevo del Menú
Archivo para desplegar el Panel de tareas y escoja la opción Proyecto en
blanco o haga clic sobre el botón Nuevo de la Barra de herramientas
estándar.
Seleccione el vínculo Crear un lista de las tareas del proyecto en el panel
Tareas de la Guía de proyectos. Este despliega información referente a las
tareas y como deben ser ingresadas.
Haga clic sobre la primera celda debajo de la columna Nombre de tarea,
para comenzar a ingresar las tareas.
Ingrese el siguiente texto en la celda seleccionada: Recibir notificación de
comenzar el trabajo y firmar el contrato y presione la tecla [Enter] o flecha
hacia abajo para aceptar.
Al ingresar la tarea se muestra en la primera columna el número que
identifica a la misma. Una vez ingresada la tarea, se coloca en la columna
Duración, 1 día con un signo de interrogación; esto significa que dicha
duración es estimada.
Ejercicio. Ingrese las tareas que se mencionan a continuación para
completar la lista:
2. Presentar documentos de fianzas y seguros
3. Preparar y presentar la programación del proyecto
4. Obtener permisos de construcción
5. Presentar proyectos de compra y solicitar Materiales
6. Instalar servicios provisionales
7. Instalar oficina en el terreno
8. Establecer líneas y grados de los puntos de nivelación
Módulo 4 – Creando la lista de tareas 3
9. Preparar terreno - cercado y alambrado provisional
10. Nivelación del terreno e instalaciones
11. Limpiar y desbrozar el terreno
12. Nivelar el terreno (desbastar y rellenar)
13. Instalar drenaje de agua de lluvia
14. Nivelación final del terreno
15. Levantar las placas de cimentación del edificio
16. Comenzar la construcción
17. Colocación de las vigas
18. Levantar columnas de acero, largueros y viguetas del primer y segundo
pisos
19. Instalar apuntalamientos y abrazaderas del primer y segundo pisos
20. Instalar escaleras y pasamanos metálicos
21. Pintura antioxidante de las vigas
22. Encofrar y verter hormigón - suelos y cubierta
23. Encofrar segundo piso e incluir todos los vanos del suelo
24. Carpintería
25. Instalar revestimiento exterior y soportes metálicos
Una vez completadas las tareas, podemos visualizar las mismas con una
duración estimada de 1 día cada una. La vista que tendrá la ventana principal
es la siguiente:
Centro de Educación
4 Microsoft Project 2002
Vista del ingreso de tareas
En esta vista se ve claramente las tareas ingresadas, su duración estimada que
es de un día (por omisión) y el panel del Diagrama de Gantt, donde se
visualiza las características de la tarea en forma gráfica.
ESTIMANDO LA DURACIÓN
La duración de una tarea es el tiempo que tarda en realizar el trabajo para
completar la misma. Microsoft Project 2002 puede trabajar con diferentes
unidades de medición del tiempo, desde minutos hasta meses. Dependiendo
del tipo y disposición de la tarea, se estima la escala en horas, días, semanas,
entre otras.
Para dar una idea de cómo establecer la escala, si consideramos el
Calendario base del proyecto con hora de entrada de 8:00 a.m. y la salida a
las 6:00 p.m., con dos horas de descanso; teniendo una tarea que se estima
puede ser ejecutada en 24 horas, se puede colocar como duración de la
tarea 3 días (3d).
La siguiente tabla muestra las abreviaturas que pueden ser usadas para
ingresar la duración de las tareas.
Abreviatura Significado
m Minuto
H Hora
d Día
s Semana
MS Mes
En algunas ocasiones nos encontramos con tareas donde su duración debe ser
estimada de acuerdo al tiempo que tarde en completarse, sin depender de
que sea en un periodo laborable o no. Por ejemplo, si tenemos una tarea
llamada Verter Hormigón, esta tiene una duración estimada de 2d, pero si
tenemos otra tarea llama Esperar a que seque el hormigón, esta debe tener
una duración de 3d que no va a depender si el periodo es laborable o no, ya
que el secado debe hacerse en días consecutivos.
En este caso, la duración de la tarea se estima por días transcurridos, y se
denota, colocándole una t al lado de la abreviatura de la unidad de medida
del tiempo. En el caso anterior, a la tarea Esperar a que seque el hormigón,
Módulo 4 – Creando la lista de tareas 5
debe colocársele una duración de 3dt, lo que significa que estos serán 3 días
transcurridos como duración de la tarea.
Sugerencia: si no sabe a ciencia cierta cuanto puede durar una
determinada tarea, puede colocar una duración estimada
agregando el signo de interrogación a la unidad de tiempo. Por
ejemplo, 1 sem?
Ejercicio. Ingrese la duración correspondiente a cada una de las
tareas descritas a continuación:
ID Tarea Duración
1. Recibir notificación de comenzar el trabajo y firmar el contrato 3d
2. Presentar documentos de fianzas y seguros 2d
3. Preparar y presentar la programación del proyecto 2d
4. Obtener permisos de construcción 4d
5. Presentar proyectos de compra y solicitar Materiales 2s
6. Instalar servicios provisionales 2d
7. Instalar oficina en el terreno 3d
8. Establecer líneas y grados de los puntos de nivelación 3d
9. Preparar terreno - cercado y alambrado provisional 2d
10. Nivelación del terreno e instalaciones 1d?
11. Limpiar y desbrozar el terreno 3d
12. Nivelar el terreno (desbastar y rellenar) 1s
13. Instalar drenaje de agua de lluvia 2s
14. Nivelación final del terreno 2s
15. Levantar las placas de cimentación del edificio 1s
16. Comenzar la construcción 1d?
17. Colocación de las vigas 1d?
18. Levantar columnas de acero, largueros y viguetas del primer y segundo pisos 2s
19. Instalar apuntalamientos y abrazaderas del primer y segundo pisos 2s
20. Instalar escaleras y pasamanos metálicos 2s
21. Pintura antioxidante de las vigas 1s
22. Encofrar y verter hormigón - suelos y cubierta 5d
23. Encofrar segundo piso e incluir todos los vanos del suelo 5d
24. Carpintería 1d?
25. Instalar revestimiento exterior y soportes metálicos 3s
Se visualiza en el panel Diagrama de Gantt las duraciones en forma gráfica.
ESTABLECIENDO COMIENZO Y FINAL DE TAREAS
El comienzo y final de cada tarea, va a depender del comienzo del proyecto,
el cual se establece al comienzo del mismo.
Cada una de las tareas tendrá su fecha de comienzo y culminación y será
dado por la relación de dependencia o vinculación (se verá mas adelante en
este mismo libro) que tengan dichas tareas.
Centro de Educación
6 Microsoft Project 2002
INSERTANDO Y ELIMINANDO TAREAS
En muchas ocasiones es necesario agregar nuevas tareas al proyecto,
intercaladas en las que ya están dentro del mismo.
Para insertar nuevas tareas, seleccione la celda sobre la cual desea agregar la
nueva tarea, luego escoja la opción Insertar nueva tarea del menú Insertar,
oprima la tecla [Insert] o seleccione la tarea desde el número identificador,
haga clic con el botón derecho del ratón y escoja la opción Nueva tarea del
menú contextual.
Ejercicio. Haga clic sobre la tarea 1, inserte una nueva tarea
oprimiendo la tecla [Insert] y coloque como nombre Condiciones generales.
Seleccione la tarea 6, inserte la tarea Obtención de bienes de entrega a largo
plazo; en la tarea 8 inserte Traslado al lugar de trabajo y en la tarea 13, inserte
Nivelación del terreno e instalaciones.
Para eliminar una tarea, existen varias alternativas de hacerlo. La primera
de ellas es seleccionar la tarea a eliminar y oprimir la tecla [Supr]; en la
columna de identificadores se despliega la Etiqueta inteligente, haga clic
sobre la flecha hacia abajo para desplegar las opciones; seleccione la
opción Eliminar toda la tarea.
Otra manera de eliminar una o varias tareas es seleccionar las mismas desde el
número identificador y oprimir la tecla [Supr] o elegir la opción Eliminar tarea
del menú Edición.
ORGANIZANDO LAS TAREAS
Una vez completada la lista de tareas, es conveniente organizarlas en niveles
de jerarquía, de acuerdo a la categoría que representa cada una de ellas.
CREANDO LAS TAREAS DE RESUMEN
Para llevar a cabo la labor de organizar las tareas, es necesario aplicar
sangrado a aquellas que serán subtareas de la Tarea de resumen, la cual
consiste en agruparlas por esquema, donde unas tareas jerarquizan a otras.
Una vez que se crea la Tarea de resumen, esta se comporta de un modo
diferente a las otras; por ejemplo, no puede editarse su duración, fecha de
comienzo o fin, ni cualquier otro valor, ya que todos estos van a depender de
las subtareas que tenga.
Módulo 4 – Creando la lista de tareas 7
Para crear las diferentes Tareas de resumen en este ejercicio, seleccione las
tareas comprendidas, entre la 2 y la 5; haga clic sobre el botón Aplicar sangría,
la tarea 1 se convierte automáticamente en una Tarea de resumen de las que
están seleccionadas y además, se resalta en letra negrita.
En el área del Diagrama de Gantt, se crea una barra de color negro que
indica que ésta (1) es una tarea resumen.
Tarea de
resumen
Barra de Tarea
de resumen
Subtareas
Ejemplo de organización de las tareas
Para continuar organizando las tareas, seleccione la tarea Nº 7 y haga clic
sobre el botón Aplicar sangría.
Haga el mismo procedimiento para las tareas de la 9 a la 12; de la 14 a la 18;
de la 20 a la 25 y por último a la tarea 27.
ELIMINANDO UNA TAREA DE RESUMEN
Si desea eliminar la tarea de resumen, es necesario seleccionar todas las
subtareas pertenecientes a la misma, y a continuación haga clic sobre el
botón Anular sangría, de esta manera se establecen todas las tareas en el
mismo nivel de jerarquía.
Centro de Educación
8 Microsoft Project 2002
MOSTRANDO U OCULTANDO SUBTAREAS
Al tener organizadas las tareas en forma de esquema, puede
desplegar o no las subtareas contenidas dentro de una tarea de
resumen. Para ello seleccione la tarea de resumen que desea
contraer y haga clic sobre el botón Ocultar subtareas de la Barra de
herramientas de formato. También puede ocultar las subtareas de una
tarea de resumen, haciendo clic sobre el signo menos (-) que se
muestra al lado izquierdo de la misma.
Para mostrar las subtareas, seleccione la tarea de resumen deseada y
haga clic sobre el botón Mostrar subtareas de la Barra de
herramientas de formato. También puede mostrar las subtareas de
una tarea de resumen, haciendo clic sobre el signo mas (+) que se
muestra al lado izquierdo de la misma.
Es posible mostrar las tareas de acuerdo a su jerarquía de esquema, a
través de del botón desplegable Mostrar, con el podemos mostrar las
seleccionando el nivel de jerarquía deseado.
INSERTANDO HITOS
Un hito no es mas que una tarea sin duración (0 días), la cual se utiliza para
identificar eventos significativos en la programación, como la finalización de
una fase importante. Si se especifica una duración de cero días para una
tarea, Microsoft Project 2002 mostrará el símbolo de hito en el diagrama de
Gantt de ese día.
Ejercicio. Seleccione la tarea 6 e ingrese una nueva tarea con el
nombre Presentar proyectos preliminares de compra; en la columna
Duración escriba cero (0) para crear el hito. En el área del Diagrama
de Gantt, se muestra el rombo de color negro, que es el símbolo que
identifica el hito en Microsoft Project 2002.
Seleccione la tarea 20 Comenzar la construcción y escriba en la
columna Duración 0d para crear el hito.
Puede crear un hito a través de la Guía de proyectos. Abra el panel Tareas,
haciendo clic sobre el botón Tareas de la Guía de proyectos; seleccione el
vínculo Crear una lista de las tareas del proyecto, escoja la tarea que desea
convertir en un hito y marque la casilla Establecer la casilla seleccionada como
hito.
Módulo 4 – Creando la lista de tareas 9
INSERTANDO TAREAS REPETITIVAS
En muchas ocasiones se tienen dentro de un proyecto, tareas que se repiten
con una determinada frecuencia a lo largo del mismo, como por ejemplo,
reuniones, pagos, entrega de informes, entre otras. Estas tareas pueden ser
diarias, semanales, quincenales o mensuales y pueden ser configuradas como
tareas repetitivas en Microsoft Project 2002.
Para insertar una tarea repetitiva, ejecute los pasos descritos a continuación:
Seleccione la tarea en la cual se insertará la Tarea repetitiva; para este
ejercicio escoja la tarea 7. Escoja la opción Tarea repetitiva del menú
Insertar y se visualiza el siguiente cuadro de diálogo:
Cuadro de diálogo para configurar la tarea repetitiva
Por medio de este cuadro de diálogo, configure la tarea repetitiva
estableciendo la información correspondiente a la misma.
Escriba en el recuadro Nombre de la tarea, la información correspondiente
al nombre con el cual se identificará la tarea en el proyecto, digite como
nombre: Presentar solicitudes mensuales de pago; digite en el recuadro
Duración, el tiempo estipulado se duración para cada tarea repetitiva: 2h.
En la sección Patrón de repetición, seleccione el grado de repetición que
tendrá la tarea entre:
o Diariamente: se visualizan las opciones para establecer la repetición
Centro de Educación
10 Microsoft Project 2002
diaria, puede seleccionar una razón de repetición (todos los días, cada
2, 4, 6…) días normales o días laborables.
o Semanalmente: puede seleccionar entre todas las semanas o cada 2,
4, 6… semanas, así como el día especifico de cada semana en el cual
se llevara a cabo la tarea. Seleccione esta opción, durante todas las
semanas, el día viernes; para el ejercicio desarrollado en este libro.
o Mensualmente: puede seleccionar entre un día específico de cada
mes o un día de la semana para cada mes.
o Anualmente: se especifica la fecha concreta del año o se puede
especificar un día específico de un mes seleccionado.
En la sección Intervalo de repetición, seleccione la fecha de comienzo para
las tareas repetitivas y además puede indicar el número de repeticiones
para dicha tarea o una fecha de culminación específica. Especifique en la
opción Terminar después de: 12 veces para el desarrollo del ejercicio.
Por último, seleccione el tipo de calendario a utilizar para programar la
tarea repetitiva. Utilice el calendario Estándar.
Haga clic sobre el botón Aceptar, una vez concluida la configuración de la
tarea repetitiva para que ésta sea insertada en el proyecto.
Al ser insertada la tarea repetitiva en el proyecto, se visualiza en la
columna de identificadores, el icono que refleja dicha tarea.
AGREGANDO NOTAS
Las notas pueden ser utilizadas para agregar información adicional sobre
detalles de tarea seleccionada. Esta información reside en cada una de las
tareas y puede ser visualizada e impresa fácil y rápidamente. Además, puede
agregarse notas a los recursos y a las asignaciones para documentar de la
manera más clara y precisa el proyecto.
Para agregar notas a una tarea, seleccione la tarea deseada y luego puede
escoger entre las diferentes alternativas: haga clic sobre el botón Notas de
tareas de la Barra de herramientas Estándar; haga clic sobre el botón
Información de la tarea y escoger la ficha Notas o haga doble clic sobre la
tarea deseada y escoja la ficha Notas; por último, haga clic con el botón
derecho sobre la tarea deseada y escoja la opción Notas de tareas… del
menú emergente. Al escoger cualquiera de estas alternativas se despliega el
cuadro Información de la tarea.
Módulo 4 – Creando la lista de tareas 11
Cuadro para agregar notas a la tarea
Para ilustrar esta opción en el ejercicio, seleccione la tarea 32,
Nivelación final del terreno, haga clic sobre el botón Notas de tarea y
escriba lo siguiente: El terreno quedará listo para levantar las placas y
empezar la construcción. Oprima el botón Aceptar para agregar la
nota a la tarea seleccionada.
Una vez agregada dicha nota, se visualiza en la columna de identificadores el
icono correspondiente a la nota. Para visualizarla, sólo basta con colocar el
apuntador del ratón sobre dicho icono y se despliega la nota en una
sugerencia de herramienta.
Nota de tarea desplegada
Centro de Educación
12 Microsoft Project 2002
RESUMEN
Las tareas constituyen uno de los aspectos más importantes a considerar
dentro de la planificación de proyectos. Estas vienen a generar los pasos
necesarios que se deben llevar a cabo para completar y lograr las metas y
objetivos de dicho proyecto.
Las tareas deben ser ingresadas una a una en la hoja de trabajo desde la vista
Diagrama de Gantt. Luego, debe estimarse la duración que debe tener cada
tarea para completar el trabajo a realizar.
Las tareas pueden establecerse por fases o por orden jerárquico, es decir, se
deben crear las tareas de resumen para tener un mayor control sobre las fases
del proyecto a ser completadas.
En Microsoft Project 2002 pueden ser ingresadas tareas repetitivas, las cuales
generan trabajo que debe hacerse con regularidad, repitiéndose en periodos
de tiempo específicos.
Además, pueden ser agregadas notas descriptivas, las cuales ayudan a tener
una mayor claridad sobre las tareas.
PREGUNTAS
1. ¿Qué botón debe pulsar para ingresar tareas desde la Guía de proyecto?
2. ¿Cómo debe escribirse una duración estimada?
3. ¿Cómo debe indicarse en Project una duración transcurrida?
4. ¿Cuál tecla debe pulsar para insertar una tarea?
Módulo 4 – Creando la lista de tareas 13
EJERCICIO
Ingrese las tareas y duraciones dadas a continuación:
Tareas Dur.
Colocación de las vigas 37,5d
Levantar columnas, largueros y viguetas del primer y segundo pisos 2s
Instalar apuntalamientos y abrazaderas del primer y segundo pisos 2s
Instalar escaleras y pasamanos metálicos 2s
Pintura antioxidante de las vigas 0,5s
Encofrar y verter hormigón - suelos y cubierta 2,5d
Encofrar segundo piso e incluir todos los vanos del suelo 2,5d
Carpintería 45d
Instalar revestimiento exterior y soportes metálicos 3s
Instalar carpintería básica y ebanistería 3s
Instalar la ferretería y los accesorios 3s
Cubierta 32d
Frisar la cubierta 2d
Colocar las ventanas de los muros y los cierres frontales de los pisos 1s
Instalar ventanas de aluminio y cristales 5s
Fin de la construcción 0d
Fontanería 20d
Empotrar fontanería en los tabiques prefabricados 4s
Electricidad 20d
Empotrar los materiales eléctricos en los muros de albañilería 4s
Completar inspecciones finales 2d
Inspección del arquitecto 1d
Inspección de la autoridad local 1d
Realizar inspección de los bomberos 1d
Completar los apuntados de los informes de inspección 2s
Obtener certificado de habitabilidad y licencia de apertura 2d
Presentar documentos finales de finalización, incluidas las garantías 1d
Presentar solicitud final de pago 0d
Centro de Educación
