7.4.
PR0CEDIMIENTO DE PRODUCTOS TERMINADO DEVUELTO
1. OBJETIVO
Establecer las actividades a realizar para la recepción y manejo de las devoluciones a la Area
comercial del producto terminado.
2. ALCANCE
La finalidad de la presente procedimientos es establecer de manera clara y ordena los pasos a seguir
para el manejo de recepción de mecanismos que ha sido devuelta por clientes, o por otro motivo.
Este procedimiento aplica para el área de producción, que abarca desde la llegada del producto
devuelto hasta la correcta gestión para la disposición final de la misma.
3. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
El responsable es el Jefe de Área de Comercial deberá analizar las causas que generaron la
devolución del producto, así como proponer las posibles soluciones al problema. En conjunto deberá
identificar el producto no conforme de forma tal que se evite la salida del mismo.
En caso de que el producto sea devuelto por el cliente, el reclamo será reportado al área involucrada
de Control de Calidad, para ser tratado de acuerdo a lo descrito en el Procedimiento Satisfacción del
Cliente, Quejas y Reclamos Formato GC-FO-002
La responsabilidad debe ser compartida, para realizar las gestiones necesarias con el cliente con el
fin de gestionar el retorno del producto.
4. GENERALIDADES
Para la aplicación de este procedimiento se entenderá como producto devuelto, aquel que no cumple
con algún requisito de calidad establecido por la empresa o los legales y reglamentarios aplicables.
Cuando se detecta un producto devuelto después de la entrega, o cuando se ha comenzado su uso,
la empresa adopta las medidas necesarias a fin de asumir las responsabilidades, efectos reales o
potenciales de la no conformidad que pueda ocasionar al cliente.
5. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
ACTIVIDA RESPONSA
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO
D BLE
1. INICIO
Inicia con el reporte del cliente al área
comercial, informado que se genera una
devolución del producto con sus respectivas
causas:
- Error de despacho (el producto o la
cantidad despacho no corresponden a lo
facturado)
- Error de facturación (el producto o la
Reporte del cantidad facturados nos correspondan a los Jefe de Area
2. GC-FO-004
cliente solicitados). Comercial
- Error de pedido (Error del cliente al
elaborar el pedido).
- - Mal estado ( producto al llegar con el cliente
se encontró averiado, defectuoso y/o próximo a
vencer)
En un plazo máximo de 3 días hábiles
contados a partir de la fecha de entrega del
producto.
El encargado verifica en que estado se
Area de
encuentran los productos, emite un código de
Producción
registro para ser ingresados al módulo de
Estado del Área de
3. devoluciones, se revisan los productos por lote, GC-FO-004
producto control de
cantidad y la causa de devolución y se
Calidad
registra los datos en el reporte de
devoluciones
Los productos devueltos que ya son
Ubicación separados físicamente de los restantes, se Jefe de área
4. del ubicaran en la bodega de área comercial Comercial GC-FO-004
producto sobre estibas separadas del producto
terminado y liberado.
Almacén acepta o niega la aprobación e Oficio de
Aprobación informa al cliente de la decisión tomada. aceptación o
5. y Almacén negación de
Denegació devolución
n del producto
Cambiar el producto defectuoso que adquirió el
Cambiar el
6. cliente por otro producto o la devolución del Jefe de área GC-FO-004
producto
dinero. Comercial
El director Técnico recibe la devolución del
producto y realiza la inspección teniendo en
Inspección cuenta la cantidad, número de lote de
Directo
7. del producción, estado del producto, coloca una GC-FO-004
Técnico
producto etiqueta de rechazado o aprobado (según
corresponda) en la caja e indica el dictamen en
el reporte devoluciones.
Revisa y da Vo.Bo. Aprueba el dictamen
Verificador Directo
8. realizado por aseguramiento de calidad, GC-FO-004
es Técnico
plasmando su firma en el documento.
ACTIVIDA RESPONSA
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO
D BLE
Almacén realiza la transferencia de los
Responsab
productos al sistema de la siguiente forma:
le de GC-FO-004
- Los productos rechazados los transfiere
inventario Sistema
9. a Almacén para la disposición final del Almacén
de Contable
producto.
devolucion Magister
- Los productos aprobados los ingresa al
es
inventario del formato de movimientos internos.
Almacena Sale a bodega de producto terminado,
10. miento de aprobado y liberado Almacén
Producto
11. FIN
ELABORO REVISO Y APROBO
JAIME RENE DELGADO JOSE DANILO CORODBA
