Elaboración y Evaluación de
Proyectos
Modulo # _4__
I. Datos Generales
Nombre de la Asignatura: Elaboración y Evaluación de Proyectos
Código: MAN 4100
Unidades valorativas: 3
Objetivos Específicos:
1. Determinar la estructura organizacional y administrativa del proyecto.
2. Elaborar la descripción de los puestos y el manual de políticas y procedimientos
3. Determinar la forma jurídica apropiada para la constitución y los requisitos
gubernamentales y empresariales para la operación del mismo.
4. Elaborar el presupuesto de gastos preoperativos
Competencias a alcanzar:
1. Diseñar la estructura de un organigrama empresarial acorde al tipo de negocio.
2. Redactar las descripciones y perfiles de puestos.
3. Elaborar un manual de políticas y procedimientos.
4. Identificar los requisitos: legales, fiscales y gremiales empresariales para el establecimiento
de una empresa.
Descripción Breve del Foro:
Estimados Alumnos:
Por favor participen en este foro siguiendo las siguientes instrucciones:
1. Analice el contenido del Módulo 4
2. Su primera intervención deberá contestar o realizar lo siguiente:
a) ¿En qué consiste el Estudio Organizacional?
b) ¿Cuáles son los principales productos del Estudio Organizacional?
c) ¿Cuál es la importancia del Estudio Organizacional?
3. Su segunda, tercera intervención deberá ser interactuando con sus
compañeros.
Descripción Breve de Actividades:
Elaborar el estudio organizacional y legal del estudio de factibilidad
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Presentar el cuarto avance del estudio de factibilidad: Estudio organizacional y legal.
Participar activamente en el foro
Descripción Breve de Tareas:
Elaboración del cuarto avance de un estudio de factibilidad, de acuerdo con el siguiente
esquema:
Elaboración del tercer avance de un estudio de factibilidad, de acuerdo con el siguiente
esquema:
CAPITULO V ESTUDIO ORGANIZACIONAL
1. Objetivos
a. Objetivo general
b. Objetivo específicos
2. Tipo de estructura organizacional
3. Organigrama
4. Descripciones de Puestos
5. Manual de políticas y procedimientos por áreas funcionales
6. Sistemas de información Gerencial
CAPITULO VI ESTUDIO LEGAL
1. Objetivos: Objetivo general y Objetivos específicos
2. Formas jurídicas de constitución
3. Pasos para la creación de una empresa
a. Aspectos gubernamentales (los que apliquen)
b. Aspectos municipales (los que apliquen)
c. Aspectos empresariales (opcionales)
4. Presupuestos de gastos pre operativos
I. DESARROLLO DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
En el presente modulo se estudia la organización de un proyecto de inversión previo a
iniciar el negocio, se estructura un organigrama, el cual debe incluir la cantidad total de
personal que trabajará para la nueva empresa, ya sean internos o como servicio externo, con
las respectivas descripciones de puestos y definición de políticas aplicables y sistema de
información a utilizar.
Además se estudia el proceso legal, gubernamental empresarial desde la aprobación
misma del estudio del proyecto tales como la constitución de la sociedad y las licencias, las
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patentes y los derechos de uso de alguna propiedad intelectual o registro comercial la
viabilidad legal de un proyecto que determina la existencia o la inexistencia de normas que
pudieran restringir la realización del negocio o condicionar su materialización al cumplimiento
de algunos requisitos mínimos para poder implementarlo. El estudio legal estimará los efectos
que las normas establecidas en un país tendrán sobre los costos y beneficios de un proyecto
que ya es viable legalmente. Entre otros, se deberá considerar el gasto que podrían ocasionar
algunos de los siguientes factores legales: Patentes, permisos municipales, elaboración de
contratos laborales y comerciales, gastos asociados con la inscripción en registros públicos de
propiedad, Inscripción de marcas, Aranceles y permisos de importación.
ESTUDIO ORGANIZACIONAL
Organización
Es la forma en que se dispone y asigna el trabajo entre el personal de la empresa para
lograr los objetivos propuestos de manera eficiente.
Organización del proyecto inversión
La organización de un proyecto de inversión es el esquema de
jerarquización y división de las funciones en todas las áreas de la empresa
en el desarrollo de sus operaciones, de tal manera que todas estas áreas
funcionales de manera coordinada logren alcanzar los objetivos
propuestos. El primer paso para establecer un sistema de organización de un proyecto es
diseñar un organigrama refleje las interrelaciones, funciones y responsabilidades del personal
que laborara en la empresa.
Tipo de estructura administrativa
Tiene que ver con el procedimiento administrativo que se debe adoptar en el desarrollo del
proyecto de inversión y su puesta en marcha. Es el diseño de una infraestructura administrativa
que permita la acción conjunta y coordinada de varios elementos: materiales, humanos y
financieros con el fin de alcanzar el objetivo definido. La estructura administrativa debe
responder a las necesidades del proyecto de inversión.
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La departamentalización: integra las áreas, divisiones y unidades de empresas o
proyectos con sus actividades relacionadas, de las cuales se responsabilizan determinados
funcionarios. La departamentalización puede ser:
Por clientes: Obedece a
Funcional: A cada Por productos: Cada
sus mercados objetivos,
área corresponde unas unidad tiene un producto
(hombres mujeres, niños,
funciones determinadas bajo su responsabilidad
otros)
Territorial: según la Por procesos: De acuerdo
Por canales: Según los
acción que se desarrolla con los procesos
canales de distribución
en diferentes lugares industriales
Matricial: Se combinan la
departamentalización
funcional con las demás
formas de división del
trabajo.
Es necesario presentar un organigrama general de la empresa, de entre todos los tipos
de organigrama que existen, como el circular, de escalera, horizontal, vertical, entre otros se
debe seleccionar el organigrama lineo-funcional o simplemente funcional. La razón es que se
debe presentar ante el promotor del proyecto todos los puestos que se están proponiendo
dentro de la nueva empresa; por tanto, no basta con presentar un organigrama que muestre
todas las áreas de actividad, ni todos los niveles jerárquicos, que a juicio del investigador son
los más apropiados al tamaño y tipo de empresa. Existen puestos como los de secretarias,
asistentes, ayudantes, que podrán ser mostrados mediante un organigrama funcional. Incluso
las actividades de staff o de asesoría o servicio externo, que deben estar incluidas en el
organigrama.
El objetivo de presentar un organigrama es observar la cantidad total de personal que
trabajará para la nueva empresa, ya sean internos o como servicio externo, y esta cantidad
de personal, será la que se va a considerar en el análisis económico para incluirse en la nómina
de pago. (Sapag Chain, 2011). El siguiente esquema muestra un ejemplo de un organigrama
funcional (¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.)
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Figura 1. Estructura Funcional. (Google Images, 2021)
Figura 2. Estructura territorial. (Hill, 2011)
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Figura 3. Estructura por Producto
Descripción de puestos
Es de suma importancia describir las funciones de cada puesto dentro de la estructura
organizacional de la empresa, en donde se deben especificar todas las tareas, actividades o
funciones que el ocupante del cargo va a desempeñar, igualmente que el grado de relación
con los demás funcionarios o empleados de los diferentes puestos en la empresa, la jerarquía
de autoridad y el nivel de responsabilidad del cargo. La descripción de funciones se define,
una vez establecidos los diversos departamentos y niveles jerárquicos en la estructura
administrativa. Consiste en definir de manera precisa lo que debe hacerse en cada puesto.
La descripción de funciones departamentales: muestra los niveles de organización de
una empresa determinado por el grado de autoridad y responsabilidad dentro de cada línea.
Los diferentes criterios de departamentalización dan a conocer la necesidad de dividir el trabajo
asignándolo al nivel institucional e individual al que corresponda con una adecuada definición
de autoridad, responsabilidad y niveles de logro.
La división del trabajo: incluye la descripción de cargos, manual de funciones, la
jerarquización y la autoridad.
La descripción de puestos: comprende las relaciones del recurso humano en todas las áreas
en la organización de un proyecto y los requisitos para ocupar los cargos y funciones
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específicas. Aquí se indica los requerimientos de: conocimientos, capacitaciones, experiencias
específicas del cargo.
Un diseño de una descripción de puestos incluye: Datos generales del puesto, Objetivos
generales del puesto, Perfil del puesto, sin exclusiones que incurran en discriminación,
Conocimientos básicos requeridos para el puesto, Competencias necesarias para el desempeño
del puesto, Funciones a desempeñar, Responsabilidades del puesto, Actividades más
relevantes y frecuentes. A continuación, se muestra un ejemplo de descripción de puestos
(Cuadro 1)
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Cuadro 1 Descripción de puestos
DESCRIPCION DE PUESTOS
Nombre del puesto: GERENTE GENERAL
Ubicación: ADMINISTRACION
Jefe Inmediato: JUNTA DE ACCIONISTAS
Gerente de ventas, administrativo, de
Coordina con:
producción, contador, jefe de compras.
OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO:
Planificar, organizar, y dirigir las actividades de la empresa y controlar el buen funcionamiento
de la misma.
PERFIL DEL PUESTO:
Profesión: Master en Administación o Carrera afin
Idiomas: Bilingüe (Español/Ingles)
Edad: 30 a 55 años
Experiencia laboral: 4 años en puestos similares
CONOCIMIENTOS BASICOS:
Experiencia en dirección empresarial con énfasis en administración de empresas
Valores y ético
Relaciones interpersonales
Entorno global
Computación
Tecnología de información
COMPETENCIAS:
Iniciativa y liderazgo Toma de decisiones
Negociador Pro activo
Emprendedor Innovador
FUNCIONES:
Planificar los objetivos y visión de la empresa
Representar a la empresa
Negociar con clientes y proveedores
Dar seguimiento de despacho de pedidos de clientes.
Control de los estados financieros
Informar a la junta de accionistas
Revisión de políticas
RESPONSABILIDADES:
Cumplir metas y resultados de la empresa
Buscar fuentes de financiamiento cuando sea necesario
Velar por el cumplimiento de estándares de calidad del producto
Velar por el cumplimiento de entrega a los clientes
Ampliar la cartera de clientes
ACTIVIDADES:
Representar a la empresa en situaciones legales
Elaborar informes para los accionistas
Supervisar todas las áreas
Planeación estratégica
Elaborar políticas
Revisar presupuestos
Celebrar reuniones con el contador y administrador para el análisis de resultados.
Delegar funciones y responsabilidades a sus subordinados.
RECOMENDACIÓN: Que el ocupante del puesto sea de confianza de los socios
Fuente: Elaboración propia
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Manual de políticas y procedimientos
El manual de políticas y procedimientos es el que documenta en forma ordenada y sistemática
instrucciones y procedimientos de una empresa que se consideran necesarios para la ejecución
del trabajo y la toma de decisiones frecuentes dentro de un área, departamento, dirección,
gerencia u organización, marca una guía que orienta los esfuerzos de los empleados en la
dirección adecuada y dirige a la gerencia para la toma de decisiones. En este manual se deben
contestar las preguntas sobre lo que se hace (políticas) en cada departamento u organización,
y como se hace (procedimientos) para administrar el área, dirección, u organización; y para
controlar los procesos asociados a la calidad del producto o servicio ofrecido.
Definiciones de política empresarial:
a) Una decisión unitaria que se aplica a todas las situaciones similares.
b) Una orientación clara hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo
tipo.
c) Un lineamiento que facilita la toma de decisiones en actividades rutinarias.
d) Lo que la dirección desea que se haga en cada situación definida, las excepciones solo
podrán ser autorizadas por alguien de un nivel inmediato superior. (Torres, 2006)
El manual de políticas en la organización de un proyecto de inversión debe cubrir las
diferentes áreas funcionales de la empresa, por lo que deben redactarse para los
departamentos de: Recursos Humanos, Mercadeo y Ventas, Producción, compras, contabilidad
y finanzas, Cobranzas.
El esquema de una política comprende: Nombre y logo de la empresa, Nombre de la
política, Código de la política de acuerdo con el departamento, Número de la política,
Departamento o área, Versión o revisión, Numero de página, El propósito, Definición de la
política. Alcance de la política, Documentos aplicables, La política en sí (lo que se hace),
Procedimiento (como se hace), Responsable de elaboración, Responsable de la revisión,
Responsable de aprobación, Fechas, de elaboración, revisión y aprobación.
En la Cuadro 2 se muestra un ejemplo de una política.
Cuadro 2. Esquema de política
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Fuente: Elaboración propia
Sistemas de información gerencial
Se deben de definir los sistemas de información para el proyecto de inversión, los cuales
servirán para mantener la información oportuna, para la toma de decisiones en las diferentes
áreas del proyecto, estos sistemas de información deberán diseñarse acordes al tipo de
proyecto, Como ser: sistemas y controles contables, financieros, de producción, inventarios,
controles de efectivo, ventas, sistemas de manejo de salarios y control de personal entre otros.
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Con el fin de mejorar la toma de decisiones y reducir los costos de las operaciones
incrementando la productividad de una empresa, es fundamental la implementación de un
eficaz sistema de información, que brinde los datos necesarios para llevar a cabo una gestión
empresarial eficiente.
Un sistema de información gerencial es básicamente un grupo de elementos,
interrelacionados entre sí, que permiten capturar, procesar, almacenar y transmitir los datos
de toda la cadena productiva de una compañía, con el fin de ofrecer información confiable y
en tiempo real para mejorar el control sobre la empresa y apoyar la toma de decisiones. Estas
tecnologías implican una gran colaboración para los directivos y el personal de la organización,
frente a los posibles problemas que puedan surgir, y para crear nuevas estrategias en el
negocio.
Debido a sus características, sin lugar a duda el análisis de los datos es de vital
importancia para los sectores gerenciales de una compañía, por lo que los sistemas de
información gerenciales son uno de los eslabones más significativos de las organizaciones. Los
denominados SIG, siglas de Sistemas de Información Gerencial, se tratan básicamente de una
base de datos que se encuentra permanentemente actualizada, y que brinda las herramientas
de información necesarias para establecer un sistema de análisis de oportunidades. ( Laudon,
2014)
En el plan de inversión del proyecto se deben de incorporar los costos de los respectivos
software o paquetes computacionales adaptados al nuevo proyecto de inversión y en la
proyección de gastos del proyecto, se deben incluir el costo del mantenimiento de estos
softwares, respetando los derechos de autor.
ESTUDIO LEGAL
En toda nación existe una constitución o su equivalente que rige los actos tanto del gobierno
en el poder como de las instituciones y los individuos. A esa norma le siguen una serie de
códigos de la más diversa índole, como el fiscal, sanitario, civil y penal; finalmente, existe una
serie de reglamentaciones de carácter local o regional, casi siempre sobre los mismos aspectos.
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Tanto la constitución como una gran parte de los códigos y reglamentos locales,
regionales y nacionales, repercuten de alguna manera sobre un proyecto y, por tanto, deben
tomarse en cuenta, ya que toda actividad empresarial y lucrativa se encuentra incorporada a
determinado marco jurídico. No hay que olvidar que un proyecto, por muy rentable que sea,
antes de ponerse en marcha debe incorporarse y acatar las disposiciones jurídicas vigentes.
Desde la primera actividad al poner en marcha un proyecto, que es la constitución legal
de la empresa, la ley dicta los tipos de sociedad permitidos, su funcionamiento, sus
restricciones, dentro de las cuales la más importante es la forma y el monto de participación
extranjera en la empresa. Por eso la primera decisión jurídica que se adopta es el tipo de
sociedad que operará la empresa y la forma de su administración. En segundo lugar,
determinará la forma de participación extranjera en caso de que existiera. Aunque parezca
que sólo en el aspecto mencionado es importante el conocimiento de las leyes, a continuación,
se mencionan aspectos relacionados con la empresa y se señala cómo repercute un
conocimiento profundo del marco legal en el mejor aprovechamiento de los recursos con que
ella cuenta.
a) Mercado: 1. Legislación sanitaria sobre los permisos que deben obtenerse, la forma de
presentación del producto, sobre todo en el caso de los alimentos. 2. Elaboración y
funcionamiento de contratos con proveedores y clientes. 3. Permisos de vialidad y sanitarios
para el transporte del producto.
b) Localización: 1. Estudios de posesión y vigencia de los títulos de bienes raíces. 2. Litigios,
prohibiciones, contaminación ambiental, uso intensivo de agua en determinadas zonas. 3.
Apoyos fiscales por medio de exención de impuestos, a cambio de ubicarse en determinada
zona. 4. Gastos notariales, transferencias, inscripción en Registro Público de la Propiedad y el
Comercio. 5. Determinación de los honorarios de los especialistas o profesionales que efectúen
todos los trámites necesarios.
c) Estudio técnico: 1. Transferencia de tecnología. 2. Compra de marcas y patentes. Pago
de regalías. 3. Aranceles y permisos necesarios en caso de que se importe alguna maquinaria
o materia prima. 4. Leyes contractuales, en caso de que se requieran servicios externos.
d) Administración y organización: 1. Leyes que regulan la contratación de personal
sindicalizado y de confianza. Pago de utilidades al finalizar el ejercicio. 2. Prestaciones sociales
a los trabajadores. Vacaciones, incentivos, seguridad social, ayuda a la vivienda, 3. Leyes sobre
seguridad industrial mínima y obligaciones patronales en caso de accidentes de trabajo.
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e) Aspecto financiero y contable: 1. La Ley del Impuesto sobre la Renta rige lo
concerniente a: tratamiento fiscal sobre depreciación y amortización, método fiscal para la
valuación de inventarios, pérdidas o ganancias de operación, cuentas incobrables, impuestos
por pagar, ganancias retenidas, gastos que puedan deducirse de impuestos y los que no están
sujetos a esta política, etcétera. 2. Si la empresa adquiere un préstamo de alguna institución
crediticia, hay que conocer las leyes bancarias y de las instituciones de crédito, así como las
obligaciones contractuales que de ello se deriven. Éstos y algunos otros aspectos legales son
importantes tanto para su conocimiento como para su buen manejo, con el fin de que la
empresa aplique óptimamente sus recursos y alcance las metas que se ha fijado. (Sapag Chain,
2011)
Presupuesto de gastos pre operativos
Basándose en todos los gastos del estudio legal que incluyen los aspectos gubernamentales,
municipales y empresariales se establece el presupuesto de estos gastos que se conocen con
el nombre de gastos pre operativos, los cuales forman parte del plan de inversión del proyecto.
En el siguiente (¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.) se muestra un detalle
de gastos pre operativos cuyos se utilizarán en el plan de inversión en el estudio económico.
Cuadro 3 Presupuesto de gastos pre operativos
Fuente: Elaboración propia
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Bibliografía
Laudon, K. (2014). Sistemas de información gerencial. Mxico: Prentice Hall.
Google Images. (2021).
Medina, A., & Paz, E. (2011). Formulación y evaluación de Proyectos (2a ed.). UTH.
Sapag Chain, N. (2011). Proyectos de Inversión, Formulación y Evaluación (Segunda ed.).
Santiago: Pearson Educación.
Vaca Urbina, G. (2010). Evaluación de Proyectos (Sexta ed.). México, México: McGraw Hill.
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