TRABAJO EN EQUIPO:
El trabajo en equipo es un proceso de trabajo colaborativo entre un grupo de personas
con el fin de conseguir un objetivo; trabajar en equipo es una parte crucial para una
empresa, pues a menudo es necesario para los colegas trabajar bien juntos,
esforzándose al máximo.
Trabajar en equipo significa que las personas procurarán cooperar, usando sus
habilidades individuales y brindando retroalimentación constructiva, pese a cualquier
diferencia de pensamiento y manera de trabajar de las personas involucradas.
En nuestro caso el trabajo en equipo es vital para nuestra empresa, trabajar
colaborativamente en el departamento contable permitirá que trabajos específicos queden
perfectamente realizados como por ejemplo: preparación de impuestos, estados
financieros, normatividad de impuestos, auditoría entre otros.
Por lo tanto, a continuación nuestra empresa propuso parámetros para tener en cuenta al
momento de constituir equipos de trabajo eficientes para el área contable, con el fin de
que al momento de ser quien dirige a otras personas o hace parte de un grupo, pueda
lograr los objetivos que estén bajo su responsabilidad o que hagan parte de las labores
que realice con el fin de que pueda aprovechar las ventajas que ofrece el trabajar en
equipo:
1. PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN
Los gestores contables y financieros deben ser como todos los profesionales, muy
organizados, y capaces de hacer que su equipo se organice.
El área contable en particular y por su misma naturaleza, requiere de que sus labores se
realicen en los plazos y las fechas establecidas lo cual es posible alcanzar sólo si se
planean adecuadamente las actividades de todas las personas que trabajan por la parte
financiera y contable de la organización.
Los equipos de trabajo necesitan conocer las causas de su existencia, es decir, lo que se
espera que deben lograr y quién más está involucrado en este proceso.
Para ser efectivos en la planeación deben existir los siguientes elementos básicos:
Interpretar metas que se han obtenido como resultados de la planeación en
niveles altos.
Hacer congruentes las necesidades de la organización con las metas del equipo
del área contable y financiera.
Identificarlos recursos que son necesarios para alcanzar las metas específicas del
área tales como personal tiempo, dinero, materiales, instalaciones, equipos y
programas contables, asegurando su disponibilidad.
Establecer límites de tiempo y fechas de terminación y entrega de los estados
financieros y análisis de estos de acuerdo a las necesidades de información que
tenga la organización para la toma de decisiones financieras y la presentación de
informes a Revisoría Fiscal, Gerencia General y Junta Directiva.
Determinar los niveles de desempeño y la forma en que se medirán los
resultados. Generalmente los resultados del área se miden de acuerdo a la
oportunidad, la calidad y su utilidad para la toma de decisiones.
Es importante que al momento de establecer las metas y objetivos del
equipo de trabajo, los integrantes participen activamente; esto crea más
compromiso y sentido de pertenencia por lo que se hace.
Teniendo en cuenta lo anterior, el Contador que lidera su equipo debe tener en
cuenta al momento de establecer metas, lo siguiente:
Los miembros del equipo deben establecer metas y estándares de desempeño. Por
ejemplo: Si un funcionario tiene la función de digitar diariamente la información
contable como notas de contabilidad, comprobantes de egreso y demás, debe
establecer un límite de días de atraso con el fin de evitar que se acumule y
perjudique la elaboración mensual del balance general.
Es importante que el líder del equipo de trabajo se asegure de que las metas del
equipo sean alcanzables pero suficientemente desafiantes para cubrir las
necesidades de la empresa.
2. DIVISIÓN DEL TRABAJO
Al momento de dividir el trabajo a realizar en el Departamento de Contabilidad, el
Contador debe saber distribuir las tareas de una forma lógica y por bloques. A su vez
facilitarles a los gestores contables y financieros las herramientas y recursos necesarios
para llegar a las metas trazadas.
Al momento de asignar las tareas, recursos y responsabilidades a los miembros del
equipo, el Contador Público y los gestores contables y financieros deben hacerlo sobre la
base de funciones y habilidades de cada uno.
Debido a que todas las actividades que encierra el ámbito contable, los resultados
deben ser de absoluta confiabilidad, el Contador debe seleccionar adecuadamente
a la persona que va a ejecutar ciertas funciones y para esto debe reconocer
profundamente las habilidades de cada uno de ellos y suministrarles tanto las
herramientas físicas como técnicas y profesionales para que puedan manejar
adecuadamente los procesos que se les encargan.
Cuando cada miembro del equipo realiza las tareas necesarias para cumplir el objetivo del
mismo, es necesario que el Contador Público establezca un sistema de control para
asegurarse que se desarrollen de acuerdo a las normas establecidas por la ley y no
permitir que la organización caiga en errores que le acarreen gastos por multas o
sanciones. Los controles deben establecerse en el momento en que se realiza la
planeación del trabajo del equipo y ser lo más sencillos posibles para que no se
conviertan en procesos de revisión sobre revisión lo cual causa retardo en el desarrollo de
las actividades
3. IDENTIFICACIÓN DE TAREAS Y FUNCIONES
Los manuales de funciones permiten establecer claramente las funciones de cada uno de
los gestores contables y financieros para así facilitar su ejecución, haciendo más eficiente
y productivo el trabajo. Además, le permiten al Contador Público como líder del equipo,
controlar y asegurar el cumplimiento estricto de los procedimientos y evitan las
desviaciones y la evasión de responsabilidades. Existen parámetros muy claros y de
estricto cumplimiento en los procedimientos contables. Por lo tanto es importante
identificar cada una de las labores a realizar de forma ordenada y sistemática,
asignándolas a cada uno de los miembros de equipo de la misma forma.
4. COMUNICACIÓN
Cuando se trabaja en equipo en el área contable es necesario que los canales y
formas de comunicación estén establecidas, bien sea por correo electrónico entre los
participantes del equipo o un mensaje web que sirva como evidencia de aquellos
acuerdos de trabajo, delegación de actividades entre otros. Esto con el fin de evitar
malos entendidos y retrasos en la entrega de actividades.
5. EJECUCION (líder involucrado)
Uno de las pautas más importantes a tener en cuenta cuando el equipo de trabajo ya está
organizado, sus actividades debidamente planeadas, las tareas asignadas y se está
ejecutando las actividades, es que el Contador Público se involucre directamente en el rol
de cada uno de los miembros del equipo.
Lo que se debe lograr con "involucrarse", es que los miembros del equipo sientan que el
líder trabaja de la misma forma que ellos, y que este hace parte integral del equipo y no
es la persona
6. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
Los resultados de las actividades realizadas en un Departamento de Contabilidad, son
muy concretos.
Están ligados a la oportunidad, confiabilidad y veracidad con que se presentan las cifras
contables que reflejan la situación económica u financiera de la empresa.
Estos estados financieros deben ser presentados de acuerdo a las normas establecidas y
a los requerimientos tanto de la empresa como de la ley.
Es importante que el líder en este momento, esté más que nunca involucrado y
apersonado de la situación, con el fin de no permitir el mínimo riesgo de error. Es muy útil
establecer y tener en cartelera las fechas máximas de entrega de éstos con el fin de
comprometer a todos los miembros del equipo, para cumplir satisfactoriamente con estos
requerimientos.
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