HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS
ACTIVIDAD 1: ANALISIS DE SUBSISTEMAS
UNIDAD 2
INTEGRANTES:
BERNAL ARIAS SILVIA 100%
LLONA TOLEDO MIGUEL ALEJANDRO 100%
MAYA HERNANDEZ IRMA 100%
TREJO TERRAZAS ODIN DANIEL 100%
GRUPO: 2CX23
ASESOR: SIN ASIGNAR
INTRODUCCIÓN
Como hemos visto al inicio de esta Unidad, la administración es una ciencia social
compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya aplicación a conjuntos
humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través
de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes, que de manera individual
no es factible lograr.
El sistema administrativo está básicamente conformado por la toma de decisiones
en relación a la Planeación, Organización, Dirección y Control de los recursos
humanos, financieros, materiales, tecnológicos, de conocimiento, etc., de una
organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio
puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la
organización.
Por lo tanto, considerando la información previa, a continuación, se proponen
soluciones y sugerencias para mejorar los subsistemas de: planeación,
organización, dirección y control de la empresa “Lo mejor en Partes Eléctricas
S.A de C.V”
Tomando en cuenta el resumen final sobre la misión, visión y valores de la
empresa:
“Lo mejor en partes eléctricas, S. A. DE C. V.” es una empresa con más
de 10 años de experiencia; confiable, sólida y eficiente; consolidada
como uno de los mejores proveedores en instalaciones eléctricas.
Dedicada a realizar instalaciones eléctricas en Centros Comerciales y
dar el mejor servicio de instalación y mantenimiento y ejecutar
proyectos de gran relevancia. Para todos los clientes del sector
comercial privado que requieran de sus servicios. Utilizando equipos y
herramientas adecuadas con tecnología de punta, personal
comprometido, una estructura y procesos eficientes, procedimientos
documentados, una buena coordinación entre todos los departamentos,
con calidad en el trabajo, buena disposición, actitud de servicio para
entregar la obra al cliente en tiempo y forma”.
1.-Subsistema de PLANEACIÓN
Planeación estratégica. Dentro del proceso de adaptación organizacional que
incluye la aprobación, toma de decisiones y evaluación, buscamos responder
¿por qué existe la organización, qué hace y cómo lo hace?
Esta empresa está dedicada a proporcionar servicios de instalación y
mantenimiento eléctrico en centros comerciales. Y tomando en cuenta los puntos
de entrada del Subsistema de planeación, que son: Demandas, gente, dinero,
materias primas y maquinaria; se ha propuesto cumplir con los siguientes
objetivos:
Posicionarse como la empresa líder del sector a nivel nacional.
Incrementar el margen anual de ingresos de manera responsable y proactiva
Capacitar a todo el personal en sus diferentes áreas de trabajo
Mejorar los canales de comunicación internos y externos
Reducir las quejas de los trabajadores en situaciones laborales
Realizar compras y entregas de materiales en tiempo y forma
Reducir los altos costos que generan los retrabajos, los retrasos y desperdicios
Capacitar a los trabajadores en su desarrollo de aptitudes
Mejorar los procesos de productividad, eficiencia y área de atención al cliente
Implementar normas de procedimiento y políticas internas
Mejorar las prestaciones, salarios y motivación de empleados.
Planeación táctica. Cada departamento deberá desarrollar un plan de
mediano plazo, generalmente el ejercicio de un año, en este tipo de
planeación, la planeación estratégica se transforma en varios planes tácticos,
estos se refieren a:
Planes de producción. Este tipo de planes se encuentran métodos y tecnologías
necesarios para las personas en sus puestos de trabajo, en la distribución física y
equipos como soporte de las actividades y tareas.
Planes financieros. Este tipo de plan determina el dinero necesario para realizar
las diversas operaciones o actividades de la organización.
Planes de marketing. Este tipo de plan incluye las actividades necesarias para
vender, distribuir los bienes y servicios, y atender al cliente.
Planes de recursos humanos. Se basa en el reclutamiento, selección y
entrenamiento de las personas en las diversas actividades de la organización.
Los cuales se describen a continuación:
A. Mejorar los procesos de productividad, eficiencia y eficacia en las
distintas áreas para evitar el bajo desempeño laboral y mejorar el
servicio al cliente, en un lapso no mayor a un año.
B. Reducir los altos costos que generan los retrabajos, los retrasos y
desperdicios; atender de igual manera la falta de recursos, materiales
y herramientas; para no tener problemas de productividad, en un
lapso no mayor a 6 meses.
C. Cambiar el reglamento de trabajo en cuestión de prestaciones y
salarios para mejorar y enriquecer las condiciones laborales.
D. Contratar personal profesional para impartir cursos sobre liderazgo,
comunicación, trabajo en equipo, administración de calidad, manejo
de maquinaria y equipo de diferentes áreas.
E. Establecer un organigrama que permita identificar claramente la
jerarquización de puestos, dejar claramente establecidos los roles y
puestos de trabajo, así como implementar las normas de
procedimiento y políticas internas, para la solución de conflictos; en
un plazo no mayor a 6 meses.
Planeación operacional. Este tipo de planeación se concentra a corto plazo y
cubre las actividades operacionales de cada uno de los individuos, aquí se
preocupan por el “qué hacer” y por el “cómo hacer” las actividades diarias de la
organización, esta busca aumentar o maximizar los resultados; los planes
operacionales se pueden clasificar en cuatro:
Procedimientos. Están conformados por una serie de fases que indican
detalladamente como realizar una tarea o como cumplir una meta establecida de
manera previa.
Presupuestos. Son los planes relacionados con el dinero de un tiempo específico,
estos planes generalmente se extienden a un año y corresponden al ejercicio
fiscal de la organización.
Programas. Están relacionados con el tiempo y constituido por dos variables,
tiempo y actividades que se deben ejecutar, este tipo de planes varían
considerablemente y van desde programas sencillos, hasta programas complejos.
Normas y reglamentos. Es aquel que especifica cómo debe ser el comportamiento
esperado de las personas en distintas situaciones, estas se diferencias de las
políticas porque son más específicas, además el reglamento interno de las
organizaciones determina como se deben comportar los empleados, los
reglamentos de seguridad, los reglamentos de prevención de accidente, son
algunos ejemplos de este tipo de planes.
2.- Subsistema de Organización
Se deberán coordinar todas las actividades de las personas que integran la
empresa, para así obtener el máximo aprovechamiento de los recursos, y así
lograr los objetivos planeados.
A. Contratar un profesional que elabore el organigrama, reestructure al
personal.
Realizar entrevistas para el puesto y seleccionar al mejor candidato conforme a
capacidad de solución, experiencia y desempeño, cubriendo el objetivo conforme
a la estructuración general de la empresa, desde directivos y gerentes hasta
auxiliares y asistentes, personal de oficina y de campo. Delegando actividades y
jerarquías para la toma de decisiones.
B. Realizar una evaluación de calidad para mejorar los procesos de
instalación y mantenimiento.
Realizar entrevistas para el puesto y seleccionar al mejor candidato conforme a
capacidad de solución, experiencia y desempeño. Encomendarle tareas como:
análisis y evaluación de procesos, con sugerencias para mejorar las áreas de
oportunidad encontradas; análisis y evaluación del proceso interno de compra y
entrega de material para la correcta colocación de los sistemas; evaluación
general de la calidad dentro de la empresa y proporcionada a los clientes; etc.
C. Considerar las mejoras de prestaciones, salarios y motivación del
personal, tomando en cuenta las siguientes propuestas:
• Reducir en 5% las utilidades generales y distribuirlo equitativamente entre
personal operativo, de instalaciones y administrativo, excluyendo a gerentes y
directores.
• Convenir un bono por curso de capacitación cumplido.
• Establecer turnos fijos con los cuales el personal pueda administrar su
propio tiempo y tomar medidas en cuanto a su transporte, por ejemplo: 8 horas
más 1 de comida para personal de operaciones e instalaciones de lunes a sábado,
9 horas más 1 de comida para personal administrativo de lunes a viernes.
• Aumentar el porcentaje de prima se seguro por empleado, para que en sus
vacaciones e incapacidades su pago sea mayor.
• Proporcionar fondo de ahorro para los empleados del 3% de su salario.
• Registrar la empresa al FONACOT para dar a los empleados el servicio que
el instituto presta a los trabajadores afiliados.
D. Contratar una empresa externa que brinde el servicio de Capacitación
del personal.
Cotizar varias opciones de capacitación en el ramo de instalaciones para contratar
cursos de certificación en todas las áreas, así como una empresa de liderazgo
profesional y motivación laboral, con los cuales se consiga un desarrollo óptimo de
los empleados.
3.- Subsistema de Dirección
Se combinarán los recursos humanos y técnicos lo mejor posible para conseguir
los objetivos de la empresa desarrollando las tareas como representar a la
empresa, transmitir información y tomar decisiones.
La dirección de la empresa se llevará a cabo en tres niveles directivos:
• ALTA DIRECCIÓN: El Director General elaborará el plan a largo plazo.
• DIRECCIÓN INTERMEDIA: El Gerente de Operaciones, Gerente de costos y
concursos, Gerente de Contabilidad y el Gerente de Recursos Humanos
Ejecutivos, directores o jefes de áreas, que se ocupan de cuestiones específicas
para llevar a cabo los planes generales.
• DIRECCIÓN OPERATIVA: Supervisores asignan a los trabajadores a las
distintas tareas y evalúan los resultados diariamente.
Los supervisores asignarán el trabajo de las instalaciones eléctricas que cuente
con la capacitación necesaria para entregar un trabajo de calidad.
4.- Subsistema de Control:
La finalidad del proceso de control es garantizar que los resultados de lo planeado,
organizado y ejecutado se ajusten en lo posible a los objetivos establecidos con
anterioridad, este proceso está integrado por cuatro etapas o fases que son
Los ejecutivos correspondientes, informarán al gerente de los progresos de la
empresa e informarán de cualquier variación o cambio que se presente o tenga
que realizarse para establecer las correcciones correspondientes a la planeación u
otras de las fases a seguir. Para lo cual se llevarán a cabo las siguientes
actividades:
Trabajar con estricto apego a las fechas previstas y con mucho tiempo de
anticipación.
Llevar el registro de los datos históricos sobre las ventas realizadas dentro
de los años anteriores y las fechas más recientes, los cuales son
indispensables para el control que se realizara cada cierto tiempo, ya que
contiene información que nos permite comparar, los resultados con los
objetivos planeados, y verificar si se han realizado correctamente.
CONCLUSIONES:
Consideramos que establecer los objetivos de la organización desde el inicio es
indispensable, ya que son el punto de referencia para medir el comportamiento de
la empresa, en el que determinará si las acciones implementadas han sido
adecuadas o inadecuadas.
Como podemos ver, llevar a cabo los diferentes subsistemas del sistema
Administrativo nos permite identificar y asignar las actividades que le corresponde
a cada área de la empresa. Así, al dividir el trabajo, cada uno de los integrantes de
la empresa desarrollará con mayor eficiencia sus actividades.
Cada uno de los subsistemas, cumple con una función importante para el
desarrollo del Sistema Administrativo, pero el Control nos permitirá verificar si los
resultados han sido satisfactorios y que correcciones se hacen necesarias en el
proceso, este subsistema es entonces el que retroalimentará el Sistema
Administrativo.
Esta actividad nos ha permitido darnos cuenta de que todas las áreas que
conforman la empresa se encuentran íntimamente ligadas una con la otra, y que si
cada una de ellas funciona de la manera correcta, lograrán funcionar como una
maquinaria que forma parte de un todo. Y que una parte no sobrevive sin la otra.
