Participante: Yodelina Torres
Tema: Cláusula 5 y 6 de la ISO 37301:2021
Actividad #1
FABRICA DE MUEBLES JZ, C.A., con relación a los requisitos establecidos por la ISO
37301:2021, para contar con un Sistema de Gestión de Cumplimiento.
Un sistema de gestión es un conjunto de reglas y principios relacionados entre sí de forma ordenada,
para contribuir a la gestión de procesos generales o específicos de una organización. Permite
establecer una política, unos objetivos y alcanzar dichos objetivos.
En esta oportunidad se va a describir el comportamiento de la Fabrica ante los requisitos para
implementar un sistema de gestión de cumplimiento basado en lo que se describe en la ISO
37301:2021 específicamente en las clausulas 5 y 6 de la norma.
FABRICA DE MUEBELES JZ, C.A., es una empresa especialista en muebles de madera al estilo
moderno como repuesta a la necesidad de estilos diferentes determinados para el buen gusto de la
población, tiene como objetivo la fabricación, compra-venta al mayor y detal, exportaciones,
importaciones, comercialización, representación, distribución de muebles de todo tipo y en general
todo lo relacionado con el ramo de muebles, de igual modo podrá realizar otras operaciones de licito
comercial cuando así fuese decidido por la asamblea de accionistas y cumpla con los requisitos
legales.
Misión, es satisfacer a nuestra clientela con las mejores opciones en mobiliarios y diseños en muebles
de excelente calidad, comodidad y elegancia mediante la capacidad competente y compromiso del
personal; mientras garantizamos en nuestros productos durabilidad e innovación.
Visión, ser líder en el mercado nacional de muebles, ofreciendo calidad e innovación dando a conocer
la experiencia, vocación, diseño y estabilidad a través de un equipo calificado.
Es una pequeña empresa que no cuenta con más de 30 trabajadores distribuidos en las distintas áreas
(operativas y administrativas). Su organigrama general es el siguiente:
Dirección General
Departamento de Departamento de Departamento de
Administración Producción Despacho
Área de Corte Área de Enchapillado Área de Armado
Área de Embalaje
Cláusula número 5 “Liderazgo”.
El liderazgo es la capacidad que tiene una persona de influir, motivar, organizar y llevar a cabo
acciones para lograr sus fines y objetivos que involucren a personas y grupos en un marco de valores.
En cuanto al requerimiento descrito en la cláusula 5.1.1, los responsables del cumplimiento deben
estar capacitados en cuanto al conocimiento de los factores internos y externos, para que de esta
manera pueda planificar las actividades y el cumplimiento de los objetivos sean gestionados de
manera eficaz, sin dejar de cumplir con los parámetros establecidos. Teniendo distintos responsables
en las áreas administrativas y operativas.
Por lo que la empresa debe cumplir con manuales funcionales donde se describan los cargos y
actividades asociadas a cada cargo, evitando así la carga de trabajo al personal clave de la fábrica,
según la cláusula 5.1.3, debe existir un defensor de las funciones de cumplimiento y dependerá del
gobierno de cumplimiento el acceso de la sistematización de las actividades que permitan la eficiencia
del personal y mayor control al seguimiento.
Políticas empresariales, hace referencia a un conjunto de lineamientos o principios estructurados, en
distintos niveles, que guían la toma de decisiones y la acción de una empresa. Además, dependen de
la naturaleza, la filosofía y los objetivos del emprendimiento. Cuando una empresa determina sus
objetivos debe tener en cuenta las normas, códigos, políticas y procedimientos internos adoptado y
externos que le afecten la naturaleza y el nivel de riesgo asociado por el incumplimiento. En la
cláusula 5.2 de la norma describe que deben tener políticas apropiadas para la obligación de
cumplimiento de la organización que surge de sus actividades y estas deben estar aprobadas por el
órgano de gobierno.
La fábrica de mueble es una compañía que se debe mantener actualizada en el tiempo con relación a
las necesidades del cliente, innovando en los modelos de muebles que realiza. El enfoque de riesgo
que aplicaría la fábrica se basa en el uso de la materia prima para obtener el producto final, el sistema
principal que se debe adoptar y velar en su cumplimiento es el de uso y consumo de los inventarios.
Para que el personal sea eficiente en el consumo de los inventarios y minimice las pérdidas de merma
se debe mantener cursos capacitados en cuanto a la elaboración de muebles y que se describan las
cantidades de materia prima que se debe consumir por cada tipo de mueble.
El gobierno o alta dirección según la cláusula 5.3.1, tiene que identificar el incumplimiento y acción
inmediata para corregirlo o abordarlo revisando el desempeño del sistema de gestión del
cumplimiento a intervalos planificados, en tiempo real se debe notificar a los trabajadores de la fábrica
las inconsistencias previamente investigadas, para que se genere la alerta.
El cumplimiento del sistema de gestión puede ser monitoreado por un externo como se describe en la
cláusula 5.3.2, pero el personal clave de la fábrica debe tener domino sobre sus gestiones que se deben
reportar a través de informe, esto ayudara a emprender nuevas ideas que contribuyan con los
objetivos. El sistema de inventario que se establezca debe tener interfaz inmediata con el sistema
contable financiero que maneje la fábrica para que los datos coincidan y la información que se emita
por cualquiera de los sistemas se encuentre en tiempo real. Al personal que labore en la fábrica se
debe concientizar en cada una de sus funciones en cuanto a los registros de consumo y el registro de
las entradas de inventarios, evitando la sobrestimación o la subestimación de los mismo. La persona
encargada de velar por el cumplimiento del sistema de gestión tiene que corroborar los registros a
través de la documentación soporte y tener una participación proactiva en las sugerencias.
El cumplimiento de los procesos depende de todo el personal involucrado en las actividades de la
fábrica tanto internos como externos porque siempre va a existir un riesgo inherente el cual dependerá
de los controles en uso. La motivación del personal dependerá de los incentivos monetarios y
capacitación a través de cursos que se le impartan, según la cláusula 5.3.4 el personal debe ser
proactivo a la hora de contribuir con conocimientos y mejoras que puedan ayudar en el desempeño
del sistema de gestión de cumplimiento.
Cláusula número 6 “Planificación”
Es seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades
necesarias sobre los objetivos organizacionales, la planificación del sistema de gestión de
cumplimiento se realiza a nivel estratégico. Por lo que la fábrica debe planificar los efectos de sus
actividades desde los aspectos más involucrados aprovechando las oportunidades que se generan de
los riesgos durante el proceso, la gestión mediante la cual una organización evalúa y trata los riesgos
y las oportunidades de su contexto interno y externo, este proceso establece una base para aumentar
la eficacia del sistema de gestión de la calidad, alcanzar mejores resultados y prevenir los efectos
negativos. En la cláusula 6.1, la organización debe planificar cómo abordar los efectos no deseados
antes de que ocurran y cómo beneficiarse de las condiciones o circunstancias favorables que pueden
respaldar la eficacia del sistema de gestión del cumplimiento.
La Auditoría de Cumplimiento, como medio de vigilancia y control fiscal posterior y selectivo, es
una evaluación independiente, sistemática y objetiva mediante la cual se recopila y obtiene evidencia
para determinar y comprobar si el sujeto, entidad, asunto o materia a auditar cumplen, con las
disposiciones establecidas. En su cláusula 6.2, establece que los objetivos deben especificarse de
manera que permitan medir los resultados, los cuales deben ser monitoreados.
La FABRICA DE MUEBLES JZ, C.A., para implementar el sistema de gestión debe capacitar al
personal sobre los nuevos cambios que se realizaran en su proceso operativo y el control de los
inventarios que se tendrán a través de distintos reportes, los cuales deben ser registrados en tiempo
real para la fecha en la que se realice su consumo y/o compra. El seguimiento de las actividades
principalmente se tiene que hacer en intervalos de tiempos muy pequeños para certificar la adopción
del sistema y su buena ejecución, según se realiza y cumple el proceso pueden cambiar los tiempos
de monitoreo.
ANEXO
ACTIVIDAD #1
1 Identificar cada requisito o debe e incluyendo como que-que debe hacer la organización para estar conforme con la ISO 37301:2021
2 Selecciona una organización real o ficticia interesada en implementar un SGC según ISO 37301:2021
3 Analiza cada uno de los requisitos e indica como puede la organización seleccionada demostrar conformidad con cada uno de los requisitos establecidos en las clausulas de ISO 37301 asignadas
Cláusula Requisito
Órgano del gobierno y alta Reconocer la importancia estratégica de una gestión eficaz del cumplimiento.
5.1.1
dirección Responsabilidad por el cumplimiento a la gerencia en todos los niveles de la organización
Planificación y sistematización de los accesos
5.1.3 Gobierno de cumplimiento Independencia en las funciones de cumplimiento, sin conflictos con la estructura organizativa
Existencia de un defensor de las funciones de cumplimiento
Políticas apropiadas para la obligación de cumplimiento de la organización que surge de sus actividades.
La políticas deben ser aprobadas por el órgano del gobierno
La aplicación y el contexto del sistema de gestión del cumplimiento en relación con el tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización y su entorno
operativo; la medida en que el cumplimiento se integrará con otras funciones, como gobernanza, riesgos, auditoría y legal
Los principios sobre los que se gestionarán las relaciones con las partes interesadas internas y externas.
Se debe traducir la política de cumplimiento a los idiomas necesarios para su aplicación
La política de cumplimiento debe ser apropiada para las obligaciones de cumplimiento de la organización que surgen de su alcance y actividades.
5.2 Política de cumplimiento
Al desarrollar la política de cumplimiento, se debe considerar:
a) obligaciones específicas internacionales, regionales o locales;
b) la estrategia, los objetivos, la cultura y el enfoque de gobernanza de la organización;
c) la estructura de la organización;
d) la naturaleza y el nivel de riesgo asociado con el incumplimiento;
e) normas, códigos, políticas y procedimientos internos adoptados;
f) estándares de la industria.
El órgano de gobierno y la alta dirección deben predicar con el ejemplo, adhiriéndose y apoyando activa y visiblemente el cumplimiento y el sistema de gestión de
cumplimiento.
La alta dirección debe fomentar un comportamiento que cree y respalde el cumplimiento.
La alineación del compromiso de la organización con el cumplimiento de sus valores, objetivos y estrategia para posicionar el cumplimiento de manera apropiada
Órgano de gobierno y alta
5.3.1 El estímulo de todos los empleados para que acepten la importancia de lograr los objetivos de cumplimiento de los que son responsables o deben rendir cuentas
dirección
La creación de un entorno en el que se fomente la denuncia de incumplimiento y el empleado que informa esté a salvo de represalias
Que el cumplimiento se incorpora a la cultura organizacional más amplia y al cambio de cultura iniciativas
La identificación del incumplimiento y acción inmediata para corregirlo o abordarlo
Que los objetivos y metas operacionales no comprometen el comportamiento de cumplimiento
La alta dirección debe revisar el desempeño del sistema de gestión del cumplimiento a intervalos planificados (por ejemplo, trimestral o mensualmente) haciendo
referencia a los KPI y otra información clave para garantizar que el sistema de gestión del cumplimiento está logrando sus objetivos.
Las organizaciones deben considerar no asignar toda la función de cumplimiento a terceros. Incluso si subcontrata parte de la función, debería considerar mantener
la autoridad sobre ella y supervisar tales funciones.
Al asignar la responsabilidad del sistema de gestión del cumplimiento, se debe considerar asegurar que la función de cumplimiento demuestre:
a) Integridad y compromiso con el cumplimiento;
b) Comunicación eficaz y habilidades de influencia;
c) Capacidad y posición para exigir la aceptación de consejos y orientación;
5.3.2 Función de Cumplimiento
d) Competencia pertinente en el diseño, implementación y mantenimiento de sistemas de gestión del cumplimiento;
e) Afirmación, conocimiento empresarial y experiencia para probar y desafiar;
f) Un enfoque estratégico y proactivo del cumplimiento;
g) Tiempo suficiente disponible para satisfacer las necesidades del puesto.
La función de cumplimiento debe tener autoridad, estatus e independencia. Autoridad significa que el órgano de gobierno y la alta dirección otorgan suficientes
poderes a la función de cumplimiento.
El personal debe asegurarse de conocer sus responsabilidades de cumplimiento y cumplirlas de manera eficaz. Serán apoyados en esto a través de elementos del
sistema de gestión de cumplimiento, como capacitación, políticas y procedimientos, y el código de conducta.
5.3.4 Personal
El personal debe ser proactivo a la hora de contribuir con conocimientos y mejoras que puedan ayudar en el desempeño del sistema de gestión de cumplimiento.
La organización debe planificar cómo abordar los efectos no deseados antes de que ocurran y cómo beneficiarse de las condiciones o circunstancias favorables que
pueden respaldar la eficacia del sistema de gestión del cumplimiento.
Acción para abordar riesgos y Incluir la determinación de cómo incorporar las acciones que se consideren necesarias o beneficiosas para el sistema de gestión del cumplimiento en las
6.1
oportunidades actividades y procesos comerciales
Planificar medidas para evaluar la eficacia del sistema de gestión del cumplimiento. Esto puede incluir seguimiento, técnicas de medición, auditoría interna o
revisión por la dirección.
Objetivos de cumplimiento y
6.2 Los objetivos deben especificarse de manera que permitan medir los resultados.
planificación para alcanzarlos El estado y el progreso de los objetivos deben monitorearse, registrarse, evaluarse y actualizarse periódicamente según sea necesario.
