Manuales administrativos

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de
elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando
los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del
tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la
organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen
claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha
utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que
facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las
unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues
son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la
adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de
manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los
aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado únicamente por las
exigencias de la administración.

Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y
ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad
creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas
ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
Objetivos y beneficios de los Manuales Administrativos
Entre los objetivos y beneficios de la elaboración de Manuales Administrativos destacan:

• Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización

• Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la
organización
• Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
• Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido
encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada
en los servicios
• Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión
innecesarias
• Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
• Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general
• Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el
desempeño de sus atribuciones
• Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos
• Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal
• Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles
y relaciones pertinentes
• Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la
organización en general o alguno de sus elementos componentes.
• Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la
organización.
• Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los conflictos inter-estructurales
Limitantes en la elaboración de manuales administrativos
Indudablemente la elaboración y utilización de Manuales Administrativos también tiene sus limitantes las cuales
en relación a los beneficios descritos son de menor importancia:

• Su diseño y actualización tiene un alto costo en términos de tiempo y dinero.

• Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas ocasiones son
excesivamente rígidos y formales.
• Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusión por ser muy amplios en su
contenido
• Algunos de ellos son difíciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar confusiones dentro del
personal al momento de realizar sus funciones
• Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la mayoría de los casos
voluminosos en contenido
• En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta para proteger sus derechos, es
decir que no hacen nada adicional sino está establecido debidamente en el Manual.

Clasificación de los manuales administrativos

La clasificación de los Manuales puede resumirse en Generales y Específicos, siendo los Generales aquellos que
contienen información de aplicación universal para todos los integrantes de la organización y Específicos los que
su contenido está dirigido directamente hacía un área, proceso o función particular dentro de la misma.

Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen dentro de las empresas, para
efectos de este texto se hace énfasis en tres tipos de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para
la comprensión del tema central objeto de estudio:
 • De Organización
• De Normas y Procedimientos
• De Puestos y funciones

Manual de organización
Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia general dentro
de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella.

En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la integran y la
relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales.

Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión que los responsables de su
elaboración redacten dentro de él. Dentro de este contenido se sugiere:

• Historia y Descripción de la Empresa

• Misión, visión y objetivos de la empresa
• Legislación o base legal
• Estructura de la organización (organigrama General)
• Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general (Organigrama por área)
• Normas y políticas generales

MANUAL DE ORGANIZACIÓN: Documento que contiene información detallada referente a los antecedentes, marco
jurídico administrativo, estructuras y funciones de las unidades administrativas que integran la institución, señalando los
niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación; asimismo, contiene
organigramas que describen en forma gráfica la estructura de organización.
Manual de normas y procedimientos
Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se
utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar
de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad
de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la
evaluación del control interno y su vigilancia.

Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades que integran
los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada
uno de los procedimientos que se describan.

El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la
estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un
documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.

Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran al rededor de él; por lo
tanto la integración de varios de ellos representan al Manual de Normas y Procedimientos.

La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:

• Identificación del procedimiento

• Nombre
• Área de desempeño
• Codificación
• Descripción Genérica (objetivo)
• Normas generales
• Responsable de cada una de las actividades que lo integran
• Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)
• Descripción de cada una de las actividades que lo integran
Manual de puestos y funciones
Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la
estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.

Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en
sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las
características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando
las relaciones entre cada función de la organización.

Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo
cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones está
subordinado directa e indirectamente y cual es su relación con otros puestos de trabajo.

Al igual que el Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas
que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría
ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.

Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la contratación de futuros
ocupantes de los puestos; por lo tanto la integración de varias de ellos representan al Manual de Puestos y
Funciones.

La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:

• identificación del Puesto de Trabajo

• Nombre
• Área de desempeño
 • Codificación
• Descripción Genérica (objetivo)
• Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto
• Diarias o frecuentes
• Semanales
• Quincenales
• Mensuales
• Trimestrales
• Semestrales
• Anuales
• Ocasionales o eventuales
• Requisitos del ocupante del puesto (perfil)
• Nivel académico
• Habilidades y destrezas
• Conocimientos técnicos y/o específicos

Metodología para la elaboración de manuales administrativos

Para la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas universales, ni metodologías pre-
establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la
siguiente forma:

• Recopilación de información
• Interpretación y diseño de la información
• Elaboración del manual
• Aprobación y actualización del manual
Recopilación de información
La recopilación de información dependerá de las condiciones específicas del manual que se quiera elaborar, por
lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y los objetivos específicos del Manual, definir
a quienes estará dirigido, los términos que serán utilizados dentro de él y todos aquellos aspectos técnicos que
se adecúen a las características particulares del documento.

a información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organización, obviamente para la elaboración
de Manuales de tipo general, la información debe ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que
para la elaboración de los Manuales específicos la información debe ser recopilada directamente de los
responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio.

La información puede ser recopilada a través de entrevistas directas con el personal, cuestionarios y por medio
de la observación directa, es recomendable utilizar las tres técnicas e interrelacionar la información resultante en
cada una de ellas.

Referencia:

Herrera Monterroso Haroldo Eduardo. (2007, febrero 20). Manuales administrativos. Recuperado de
https://www.gestiopolis.com/manuales-administrativos/