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Folleto Gestion Documental

Las tablas de retención documental son herramientas donde se enlistan las series y subseries documentales producidas por una unidad administrativa, a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Esto facilita el manejo de la información, contribuye a la racionalización de la producción documental y garantiza la selección y conservación de documentos de carácter permanente.

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ANGELA MARIA TRUJILLO RODRIGUEZ
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Las tablas de retención documental son herramientas donde se enlistan las series y subseries documentales producidas por una unidad administrativa, a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Esto facilita el manejo de la información, contribuye a la racionalización de la producción documental y garantiza la selección y conservación de documentos de carácter permanente.

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL IMPLEMENTOS LOGÍSTICOS UTILIZADOS PARA

Las T.R.D. son herramientas donde se enlistan las ARCHIVAR


series y subseries con sus respectivos tipos
documentales, producidos o recibidos por una
unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones, a los cuales se asigna al tiempo de
permanencia en cada fase de archivo.

ARCHIVADORES CARPETAS LEGADOR A-Z


 Facilitar el manejo de la información.
LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO
 Contribuir a la racionalización de la
producción documental.
Esta labor debe adelantarse en un espacio con
 Garantizar la selección y conservación de los buenas condiciones de ventilación, iluminación
documentos que tienen carácter e higiene.
permanente. El personal dedicado a esta tarea deberá
disponer de elementos de trabajo apropiados
 Regular las transferencias de los documentos como: overol, gorra, mascarilla y guantes.
en las diferentes fases de archivo. Se debe contar con un equipo que
comprende: aspiradora, brochas, telas de
algodón y bayetillas.
Eliminar el material metálico para no ocasionar
deterioro físico en la documentación.

APRENDIZ:
ANGELA MARIA TRUJILLO R.
ARCHIVO PÚBLICO Y DE GESTION PATRIMONIO DOCUMENTAL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Conjunto de documentos pertenecientes a Conjunto de documentos conservados por su Son las etapas o ciclos sucesivos por las que
entidades oficiales y aquellos que se deriven de valor histórico o cultural. Crean un vínculo entre atraviesan los documentos desde su proceso
la prestación de un servicio público por el pasado y el presente. de creación hasta su disposición final, siendo
entidades privadas. esta su eliminación o su conservación
permanente.

CLASIFICACIÓN DEL ARCHIVO


Los archivos se clasifican en:

Archivo de gestión: Es la documentación que es


sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras u
otras que la soliciten.

Archivo central: Se agrupan documentos


transferidos por los distintos archivos de gestión
de la entidad respectiva, cuya consulta no es
tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS DOCUMENTO ELECTRÓNICO Y DE ARCHIVO
Archivo histórico: Es aquel al que se transfieren a. Fines de los archivos. Programas de gestión documental. Las
desde el archivo central los documentos de b. Importancia de los archivos. entidades públicas deberán elaborar
archivo de conservación permanente. c. Institucionalidad e instrumentalidad. programas de gestión de documentos,
d. Responsabilidad. pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologías y soportes, en cuya aplicación
e. Dirección y coordinación de la función
deberán observarse los principios y procesos
archivística. archivísticos
f. Administración y acceso.
g. Racionalidad.
h. Modernización.
i. Función de los archivos.
j. Manejo y aprovechamiento de los archivos.;
k. Interpretación.

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