AUDITORES Y CONSULTORES DE CALIDAD

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DOCUMENTOS DE PLANEACIÓN
AUDITORÍA EXTERNA A AGROPAISA S.A.S

BUELVAS PUCHE MAYERLIS

GUERRA VILLALOBOS ACENETH
DE ANGEL ESCOBAR JEINER MOISES
RODRIGUEZ PEREZ ANA MARCELA

VALLEDUPAR, CESAR
MARZO, 2021

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PLO0
INDICE

R.P.T. CONCEPTO PÁGINA

PL01 Carta de solicitud PL01
PL02 Carta de Respuesta PL02
PL03 Cuestionario de visita preliminar PL03
PL03-1 RUT PL03-1
PL03-02 Cámara de Comercio PL03-02
PL03-3 Estados Financieros PL03-3
PL03-4 Listado de Clientes PL03-4
PL03-5 Organigrama PL03-5
PL04 Propuesta PL04
PL05 Tabla de cálculo de honorarios PL05
PL05-1 Referencias comerciales PL05-1
PL06 Aceptación y continuación del cliente PL06
PL06-1 Cuestionario de aceptación y continuación del cliente PL06-1
PL07 Contrato PL07
PL07-1 Carta convenio PL07-1
PL08 Cuestionario de verificación de independencia PL08
PL09 Declaración de independencia PL09
PL10 Memorando de planeación PL10
PL11 Cronograma de actividades PL11
ESF Cedula sumaria ESF
ER Cedula sumaria ER
MDR Matriz de riesgo MDR
MPPCC Manual de políticas y procedimientos de control de MPPCC
calidad
PAP Programa de auditoria Preliminar PAP
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CCI Cuestionario de control interno (1° punto) CCI

EDC Estatutos EDC
POL Póliza de manejo (2° punto) POL
POL-01 Póliza de crédito POL-01
POL-02 Póliza de seguro todo riesgo POL-02
PCE Políticas de crédito (4° punto) PCE
PCE-01 Políticas de crédito PCE-01
PCP Políticas de contratación de personal (5° Punto) PCP
PCP-01 Políticas de contratación de personal PCP-01
PLE Personal de la empresa (6° punto) PLE
PLE-01 Personal de la empresa PLE-01
EDP Evaluación de desempeño del personal (7° punto) EDP
EDP-01 Evaluación de desempeño del personal EDP-01
SSE Sistemas de seguridad (8° punto) SSE
SSE-01 Sistemas de seguridad SSE-01
PSV Políticas generales de seguridad vial (9° punto) PSV
PSV-01 Políticas generales de seguridad vial PSV-01
SAG Sistema de autocontrol y gestión de riesgo de lavado de SAG
activos y financiación del terrorismo “SAGRLAFT” (10°
punto)
SAG-01 Sistema de autocontrol y gestión de riesgo de lavado de SAG-01
activos y financiación del terrorismo “SAGRLAFT”
TDP Manual Interno para el tratamiento de datos personales TDP
(11° punto)
TDP-01 Manual Interno para el tratamiento de datos personales TDP-01
FEE Sistemas Informáticos: factura electrónica (12° punto) FEE
FEE Factura electrónica FEE-01
UGO Ubicación geográfica y estructura de oficinas (13° punto) UGO
UGO-01 Ubicación geográfica y estructura de oficinas UGO-01
PDD Planilla de deficiencias (14° punto) PDD

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PDD-01 Carta de recomendacones PDD-01

MDC Memorando de conclusiones MDC
CEA Código de ética del auditor CEA

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PL01
Valledupar, 16 de febrero de 2021

Señores:
AMJA Auditores SAS
Compañía de auditores y consultores contables
Valledupar, Cesar

Asunto: Solicitud para servicios de Auditoria externa a estados financieros de la empresa

AGROPAISA durante la vigencia 2018

Cordial y respetuoso saludo,

De manera atenta y por medio de la presente solicitamos a esta prestigiosa entidad los
servicios de auditoria externa financiera y asesorías a los estados financieros para nuestra
empresa AGROPAISA en el periodo 2018.
Teniendo en cuenta que el año 2020 fue un periodo bastante difícil por los efectos de la
pandemia del COVID-19, la empresa tuvo novedades particulares que afectaron el normal
funcionamiento de esta; por lo que se requiere evaluar y auditar los procesos de la empresa
para tomar nuevas decisiones que permitan mejorar la calidad y cumplir las metas trazadas.

Quedamos atentos a su respuesta y esperamos contar con sus servicios muy pronto.

Agradecemos su amable atención y colaboración.

Atentamente,

María C. Botero S.___

María Cristina Botero Serna
Gerente

Información administrativa
Calle 21 No. 17 - 39 Barrio Simon Bolívar
PBX: 6971951 / 6378080 / 018000180767
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PL02
Valledupar, 17 de febrero de 2021

Señores:
AGROPAISA SAS
Empresa sector Agrícola y Ganadero
Sede Valledupar-Cesar

Asunto: Respuesta a solicitud de servicios de Auditoria Externa por el periodo 2018

Cordial saludo,

Atendiendo a la solicitud radicada el 16 de febrero de 2021, por la empresa AGROPAISA

SAS, requiriendo nuestros servicios de Auditoria externa para el periodo 2018, nos
permitimos informar que aceptamos prestar los servicios requeridos, para lo cual solicitamos
algunos documentos que nos permitan informarnos debidamente de los aspectos más
significativos y legales de su empresa, los cuales relacionamos a continuación:

1. Rut
2. Cámara de Comercio
3. Estados financieros

Esperamos contar con estos documentos lo antes posible para poder realizar la visita
preliminar el día 18 de febrero de 2021 y concretar el proceso a realizar.

Se despide sin antes agradecer el tener en cuenta nuestro nombre empresarial para realizar
tan importante labor,

Received
Jeiner De Ángel___ Date: 17 Feb. 2021
Jeiner De Ángel Escobar
By: Rodolfo Diaz C.
Gerente

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CUESTIONARIO VISITA PRELIMINAR DE AUDITORIA EXTERNA
EMPRESA AGROPAISA SAS
FECHA 18 FEBRERO DEL 2021
Objetivo: Conocer a la empresa., las principales características, su funcionamiento interno y del medio externo en que
se desenvuelve, con el fin de determinar qué programas y procedimientos de auditorías se ajustan más a la entidad,
Definir qué tipo de auditoría requiere el cliente., Determinar los recursos necesarios para llevar a cabo la auditoría.

N° GENERALIDADES SI NO N/A OBSERVACIONES

solicite documentos legales como: RUT, Cámara de Con estos documentos se comprueba la
1 x
Comercio, Estados Financieros legalidad de la empresa
2 Solicite listado de clientes y proveedores x
3 ¿Que clase de proveedores tiene la empresa? x Proveedores Mediana y grandes empresa
¿cuales son sus principales proveedores? La empresa tiene tres pilas que se
4 x consideran principales los alidados, italcol,
veterinary Compañi

¿Que tipos de creditos hace la entidad?

Se manejan tres categorias 30, 60, 120 días,
5 x
menor de 30 se entiende como contado

6 ¿Tiene la empresa un organigrama? x

¿Se determinan y dividen las responsabilidades por escrito?
7 x

¿Están las funciones del personal directivo y los empleados Tambien establecidas en el Reglamento
8 x
de las empresas suficientemente separadas? interno de Trabajo
¿Existe suficiente flujo de información entre el directorio y
los ejecutivos? ¿Se comunican a todos los empleados las Estas Tambien estan en el Reglamento
9 x
responsabilidades y consecuencias de las infracciones? Interno de Trabajo

Se moviliza en la medida de lo posible al personal

relacionado con la gestión, almacenamiento y registro de
10 los recursos de la empresa para reducir el riesgo de errores x
de eficiencia y evitar la formación constante de nuevo
personal?
Se han establecido las medidas de control adecuadas para Se creo el Departamento de Salud
11 verificar la asistencia y durabilidad de los empleados de la x Ocupacional conjunto de Recursos
empresa en el lugar de trabajo humanos de la empresa
¿Se ha elaborado un plan de formación adecuado para el
personal que trabaja en la empresa que se adapte a sus Recursos Humanos Tiene esta tarea
12 X
objetivos y necesidades? ¿Se evalúa a los empleados con expecifica
regularidad?
En el caso de violación de las leyes y regulaciones de
empleados relevantes, ¿se han tomado medidas x
13
correctivas? ¿El documento de base legal se aplica a la
empresa?
La empresa utiliza para fines de control: x
14
-Comparar informes de presupuesto y gastos.
Como enfretaron la contingencia del COVID-19, y que Genero al princio Vajas en las Ventas y un
consecuencias les generó? extres laboral, pero con las medidas
tomadas estamos retornando a nuestras
metas proyectadas y se ha trabajadon con la
15 x
mano de las EPS se implemto una
aplicación de reporte de sintomas, esto nos
lleva a estar atento todos los dias por la
salud de nuestros empleados
¿cuantas facturas registran aproximadamente en un año? Las incapacidades han cido por citas
16 x
medicas
¿Opera en una actividad de negocio de alto riesgo? El riesgo mas alto es a la hora de recuado
del dinero por parte del personal de Ventas
17 x
y Logistica, ya que ellos son los encargados
de estas funciones

¿Estan aplicando las NIIF de acuerdo como lo estipula la Ya estamos aplicando la facturacion
18 X
ley? electronica
Elaborado por: Ana Rodriguez página 1 de 1
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 PL03-1

2. Concepto 0 2 Actualización

4. Número de formulario 14702293077

5. Número de Identificación Tributaria (NIT) 6. DV 12. Dirección seccional 14. Buzón electrónico

9 0 0 3 4 5 4 3 1 7 Impuestos de Grandes Contribuyentes 3 1

IDENTIFICACIÓN
24. Tipo de contribuyente 25. Tipo de documento 26. Número de Identificación 27. Fecha expedición
Persona jurídica 1
Lugar de expedición 28. País 29. Departamento 30. Ciudad/Municipio

31. Primer apellido 32. Segundo apellido 33. Primer nombre 34. Otros nombres

35. Razón social

AGROPAISA SAS
36. Nombre comercial 37. Sigla

UBICACIÓN
38. País 39. Departamento 40. Ciudad/Municipio
COLOMBIA 1 6 9 Cundinamarca 2 5 Cota 2 1 4
41. Dirección principal
AUT MEDELLIN KM 3 PUNTO 5 TER DE CARGA TERRESTRE BG 65 MD 2
42. Correo electrónico [email protected]
43. Código postal 44. Teléfono 1 8 4 1 5 4 4 6 45. Teléfono 2 3 1 5 3 2 4 0 3 7 3
CLASIFICACIÓN
Actividad económica Ocupación

Actividad principal Actividad secundaria Otras actividades 52. Número

46. Código 47. Fecha inicio actividad 48. Código 49. Fecha inicio actividad 1 2 51. Código establecimientos
50. Código
4 6 6 4 2 0 1 0 0 3 0 2 4 6 5 3 2 0 1 0 0 3 0 2 4 7 7 3 4 9 2 3 7
Responsabilidades, Calidades y Atributos
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

53. Código 5 7 9 1 0 1 3 1 4 3 3 4 2 4 8 5 2
05- Impto. renta y compl. régimen ordinar 42- Obligado a llevar contabilidad
07- Retención en la fuente a título de rent 48 - Impuesto sobre las ventas - IVA
09- Retención en la fuente en el impuesto 52 - Facturador electrónico
10- Obligado aduanero
13- Gran contribuyente
14- Informante de exogena
33- Impuesto nacional al consumo
Obligados aduaneros Exportadores
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
55. Forma 56. Tipo 1 2 3
54. Código
2 3 2 2
57. Exportadores
Modo
11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
3 1
58. CPC

IMPORTANTE: Sin perjuicio de las actualizaciones a que haya lugar, la inscripción en el Registro Único Tributario -RUT-, tendrá vigencia indefinida y en consecuencia no se exigirá su renovación
Para uso exclusivo de la DIAN
59. Anexos SI NO X 60. No. de Folios: 0 61. Fecha 2020 - 08 - 08 / 09 : 44: 43

Sin perjuicio de las verificaciones que la DIAN realice.

Firma autorizada:

Parágrafo del artículo 1.6.1.2.20 del Decreto 1625 de 2016

Firma del solicitante: 984. Nombre SERNA GOMEZ DUVANEY DE JESUS
985. Cargo Representante legal Certificado

Fecha generación documento PDF: 27-08-2020 08:19:05AM

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Valledupar, 20 de febrero de 2021
PL03-4
Señores:
AMJA Auditores SAS
Compañía de auditores y consultores contables
Valledupar, Cesar

Cordial y respetuoso saludo,

De manera atenta y por medio de la presente atendemos a su solicitud del día 18 de febrero
de 2021, donde se requieren unos listados de nuestros clientes y proveedores para llevar
a cabo el proceso de auditoria externa. Se anexa a continuación dichos listados:

LISTADO DE CLIENTES

Información administrativa
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PL03-4

LISTADO DE PROVEEDORES
Aliados Comerciales Identificación

MONOMERO 860020439-5
INVESA 890900652-3
AGROMILENIO 804010412-1
COLEMPAQUES 860037111-1
ROTOPLAS 892102390-6
ITALCOL 860026895-1
LHAURA 800041787-5
BIOGANA 800149695-1
SOMEX 800221724-4
SAENZ FETY 860400204-2
QUIMPAC 890322007-1
YARA 860006333-1
MINERALES EXCLUSIVOS 800045357-1
INVERAGRO 800210734-2
CASAGRO 830092048-8
TALABARTERIA 901222008-1
DIABONOS 890901264-3
SAFER 811031456-1

Agradecemos la atención prestada.

Atentamente,

María C. Botero S._____

María Cristina Botero S.
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PL04
Valledupar, 23 de febrero de 2021

Señores:
AGROPAISA SAS
Empresa sector Agrícola y Ganadero
Sede Valledupar-Cesar

Asunto: Propuesta de Auditoria Externa

Cordial saludo,

Para su conocimiento y fines pertinentes, nos permitimos presentar la siguiente propuesta de

Auditoria externa a los estados financieros básicos (balance general y estados resultados) del
año 2018 de AGROPAISA SAS, todo esto, teniendo en cuenta el alcance del trabajo y el
volumen de operaciones que maneja la empresa.

1. NATURALEZA Y OBJETIVO DEL TRABAJO

Nuestro principal objetivo es revisar detalladamente la información financiera y todas las
operaciones de la empresa para el año 2018, esto con el fin de poder darles una idea de la
realidad de sus estados financieros básicos como lo son los estados de situación financiera y
los estados de resultados.

Información suplementaria de los estados financieros que consisten en anexos, índices,

tendencias y comentarios que soporten algunas cifras de los estados financieros.

Después de lo antes expuesto, consideramos que en medio de esta revisión referente a los
procedimientos administrativo- financieros, de los registros contables y documentación
soporte, se tendrá en claro los aspectos más relevantes que encausan esta auditoria
permitiendo realizar las observaciones y recomendaciones necesarias a cerca de la
organización contable-administrativa, eficacia de los controles internos y demás aspectos que
diesen causa a mejorar los procesos de la empresa.

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PL04
2. ALCANCE DEL TRABAJO DE LA AUDITORIA EXTERNA
 considerar la realidad financiera del año 2018, de acuerdo a lo que reflejan los
estados financieros acerca de las operaciones reportadas en estos, todo debidamente
comprobado en las transacciones y operaciones que les dieron origen, observando el
debido cumplimiento de las normas prescritas por las autoridades competentes y los
principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia (PCGA).
 El proceso de auditoria se realizará conforme a las prescripciones legales y a las
normas internacionales de auditoria, por tanto, incluirá pruebas de la documentación,
de los libros y registros de contabilidad y otros procedimientos de auditoria que se
consideren necesarios dadas las circunstancias.

Los procedimientos de auditoria que se implementarán incluirán lo siguiente:

 Revisión y evaluación del sistema de control interno
 Evolución de las normas de contabilidad utilizadas, de las estimaciones
contables significativas hechas por la administración y de la presentación de
los estados financieros en conjunto.
 Revisión de ingresos, facturación, desembolsos y pruebas de nómina
 Arqueo de las obligaciones financieras y demás valores
 Pruebas de la evidencia documental necesaria para soportar las operaciones
registradas en las cuentas.
 Pruebas de cumplimiento de las normas prescritas por las disposiciones del
código de comercio, y demás normas legales.
 Pruebas para determinar la confiabilidad de la información y de los controles
establecidos.
 Confirmación directa de las cuentas por pagar, saldos y demás transacciones
con los bancos y entidades financieras.
 Verificación de la existencia de procedimientos adecuados de operación y la
eficacia de los mismos.
 Examen de la evidencia que respalda las cifras y las revelaciones en los
estados financieros
 Examen de la estructura organizativa de la empresa, sus objetivos, sus planes
estratégicos, políticas para lograrlos y cumplimiento de los mismos.
 Otros procedimientos de auditoria que se consideren aplicables de acuerdo
con las circunstancias.
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 Esta auditoria tendrá alcance en las pruebas selectivas y suficientes para obtener la
seguridad requerida y razonable basada en la información que contienen los PL04
registros contables principales y demás datos fuentes; la confiabilidad lo
determinará la base de la preparación de los estados financieros, la cual debe arrojar
evidencia suficiente y válida para formar y justificar las opiniones racionales y
veraces a cerca de los estados financieros.
 Como acreedores de la profesión contable, los auditores deben salvaguardar los
principios fundamentales en circunstancias que pongan en riesgo el ejercicio de su
función y el cumplimiento de las disposiciones legales, por tanto, las
recomendaciones que se realicen acerca de las desviaciones observadas, y requieran
ser corregidas o mejoradas se deben tener en cuenta para lograr mayor eficiencia en
las operaciones y una adecuada protección del patrimonio de la empresa.
 Al finalizar este proceso, se presentará el informe pertinente a cerca de racionalidad
de los estados de situación financiera y los estados de resultados, elaborados por los
administradores de la empresa a fin de las técnicas contables y normas legales.
 Con el ánimo de brindar siempre nuestro mejor servicio, el equipo de trabajo se
organizará de acuerdo a la experiencia laboral e integridad de trabajo en equipo con
la participación y competencias adecuadas que garanticen credibilidad y resultados
eficientes.

3. METODOLOGÍA DEL TRABAJO

El enfoque de este trabajo se origina en el entender el debido funcionamiento de la
empresa y el entorno donde compite, para lo cual debemos detallar las actividades de
la labor a realizar:

a) Ejecutar actividades previas al trabajo

Para iniciar esta labor se debe promover un fin común entre la empresa y los
auditores para lograr que se den los mismos objetivos; para lo cual es muy
importante la buena comunicación, las prácticas de gestión, crear independencia,
minimizar riesgos, tener objetividad, crear cronogramas de trabajos durante la
auditoria siempre con la interacción profesional entre la empresa y la firma
contratada.

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b) la planeación preliminar
PL04
Uno de los propósitos de la planeación es la de obtener y/o actualizar la
información general sobre la entidad y las principales actividades sustantivas y
adjetivas, su proceso contable y procedimientos analíticos preliminares. Todo esto,
permitirá la evaluación de riesgos, las dificultades de la alta gerencia entre otros,
priorizando la integración en una relación cliente-servicio; a fin de identificar
globalmente las condiciones existentes para ejecutar la auditoría, cumpliendo los
estándares definidos para tal efecto.

c) Evaluar el riesgo
Con los mecanismos de control de la empresa, se determinarán el nivel de riesgo
de cuentas, errores en potencia, en integridad, validez, registro y corte de
transacciones particulares, identificando factores específicos de riesgos que
necesitan atención especial y seguimiento continuo en el plan de desarrollo de la
auditoría; los cuales estarán documentados por hallazgos existentes o encontrados
según la prioridad y riesgo para poder actualizar soluciones precisas y evitar o
mitigar efectos y consecuencias futuras.

d) Establecer plan de auditoría

Primeramente comprometer a la alta dirección y al equipo de trabajo a llevar a
cabo este trabajo con responsabilidad, integridad, objetividad y prudencia para
realizar un trabajo eficaz, separando errores potenciales de los que no ocasionan
consecuencias a la entidad para tratarlos particularmente y definir nuevas
estrategias que permitan mitigar todos los efectos.
1. Medir cada riesgo y control de acuerdo a sus efectos e implementar el correctivo
más adecuado.
2. Realizar pruebas con los nuevos controles y con los resultados obtenidos
implementarlos con confianza si son favorables.
3. Evaluar los controles periódicamente y actualizarlos para mejores resultados,
según su eficiencia.

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e) Ejecutar el plan de auditoría
Después de realizar todas las pruebas en los controles a ejecutar, se debe PL04
implementar un control de vigilancia y efectividad que detalle si la elección y
mecanismos implementados son los indicados para obtener los resultados
esperados. Si los estados financieros se reflejan de manera confiable y clara, el
trabajo de auditoría avanza apropiadamente.
1. Considerando que algún control no funcione adecuadamente, se probaran
controles más severos y eficaces, que al examinar la evidencia documental o digital
se obtengan resultados eficaces de lo contrario se modificara el plan de auditoria
con mayores pruebas desde la básica a la compleja.
2. Los procedimientos analíticos permitirán el desarrollo de expectativas financieras
claras y pertinentes; comparaciones y diferencias en los estados financieros
mediante ejecución de pruebas documentales al límite mínimo.

f) Evaluar los resultados de las pruebas

Al verificar los factores cuantitativos y cualitativos en la evaluación de todos los
procedimientos aplicados en la auditoria se concluirá que: son coherentes las
actividades implementadas dadas las experiencias y calidades del servicio frente
al cliente con relación a la evidencia que revela la auditoría; las políticas contables
utilizadas en los estados financieros son adecuadas y revelan pertinentemente la
información requerida; todos los resultados están asociados a estas políticas
contables, normas profesionales y requisitos legales exigidos.
g) Comentarios y recomendaciones sobre los controles
Como firma reconocida en nuestro gremio, siempre se consideramos sugerencias
constructivas sobre las áreas susceptibles de cambio y actualización que permiten
una mejor calidad y eficiencia en los controles activos que maneje la empresa.
Están sugerencias se especifican detalladamente de acuerdo a las circunstancias y
hallazgo que lo ameriten y depende de la alta gerencia implementarlas para
mejores resultados.

h) Opinión sobre los estados financieros

Los estados financieros (ESF y E.R) se emitirán después de haber finalizado el
trabajo de campo y se detallarán en idioma español y pesos colombianos.

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Estos estados estarán acompañados de las conclusiones generales de la
evaluación sobre los mismos; con las respectivas salvedades de criterio PL04
profesional que se consideren pertinente. Una aclaratoria de causas económicas
que puede suceder en el ejercicio de nuestra función sería causar gastos de viajes
para realizar pruebas de auditoria por fuera de la ciudad de Valledupar, si lo fuese
necesario, correrán por cuenta de AGROPAISA SAS.

Basados en esta política y teniendo en cuenta las características del presente trabajo
se consideró la estimación de los honorarios de nuestra firma por $ 15.984.800 m/c
más IVA pagaderos en tres cuotas iguales de $ 5.328.266,67 m/c más IVA cada
una, de la siguiente manera:
Primero, cuando se inicie el trabajo de auditoria se requiere la primera cuota; luego
un mes después la segunda cuota y la tercera cuota con la presentación del informe
final.
El trabajo de auditoria se desarrollará en tres meses. Y cualquier información
adicional que se requiera para discutir sobre esta propuesta, estamos prestos a
tenderla y a proporcionar lo requerido.

Agradecemos la confianza depositada a nuestra firma al requerir nuestros servicios

profesionales.

Atentamente,
Received

Jeiner De Ángel___ Date: 23 Feb. 2021

Jeiner De Ángel Escobar By: Rodolfo Diaz C.
Gerente

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PL05
TABLA DE CALCULO DE HONORARIOS

Empresa: AGROPAISA SAS

Nit: 900345431-7
Fecha: 23 de febrero de 2021
NOMBRE CARGO HORAS VALOR VALOR TOTAL
LABORADAS HORA
Aceneth Guerra V. Revisor Fiscal 80 $ 46.000 $ 3.680.000
Ana Rodríguez U. Contador 86 $ 50.000 $ 4.300.000
Leonardo Arévalo Auxiliar 86 $ 26.000 $ 2.236.000
Liana Escobar Auxiliar 80 $ 26.000 $ 2.080.000
*Margen de utilidad 30% $ 3.688.800
Subtotal $ 15.984.800
+IVA 19%

Nota: Valores para el cálculo honorarios se fijaron de acuerdo a la Tabla de Tarifas de

Honorarios Profesionales para Contadores Públicos (Orientación del Consejo Técnico de la
Contaduría Pública).
Mediante su Orientación Profesional del 16 de Junio de 2009, el Consejo técnico de la Contaduría Pública
propuso una tabla de Honorarios para labores contables, administrativas y tributarias, entre otras. De la cual se
tomó los valores requeridos para el proceso de Auditoría a realizar.

ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA # SMMLV Valor Honorarios

Análisis de Estados Financieros 5 $ 2.575.000
Asesoría Contable 8 $ 4.120.000

ÁREAS DE REVISORÍA FISCAL Y AUDITORÍA # SMMLV Valor Honorarios

Revisoría Fiscal (Sin dedicación exclusiva) 3 $ 1.545.000
Auditoría Financiera 10 $ 5.150.000

Elaborado por: Mayerlis B.

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NIT. 860037111-1

PL05-1
REFERENCIA COMERCIAL

Por este medio tenemos a bien hacer Constar, que la empresa AGROPAISA SAS,
con NIT N°. 900.285.001-6, forma parte de nuestro grupo de aliados comerciales,
desde hace cuatro (4) años.

La empresa AGROPAISA SAS, ha mostrado en todo momento un alto grado de

integridad empresarial, además de un gran sentido de responsabilidad en el
cumplimiento de sus compromisos adquiridos.

Sin más por el momento, nos despedimos, quedando a su disposición para

cualquier otra consulta que tenga a bien realizar.

Atentamente,
Received
Date: 24 Feb. 2021
Karla Giraldo By: Aceneth G.
__________________
Karla Giraldo Ortiz
Administrador(a)

COLEMPAQUES
Carrera 12A No 79 – 36
[email protected]
www.colempaques.com
 BIOGAN-A
NUTRICIÓN ANIMAL BALANCEADA
NIT. 800149695-1

PL05-1
REFERENCIA COMERCIAL

Por medio de la presente se hace Constar, que AGROPAISA SAS, con NIT N°.
900.285.001-6, es nuestro Cliente hace más de diez (10) años.

En varias oportunidades le hemos otorgado créditos a la empresa AGROPAISA

SAS, los cuales ha cancelado en los términos acordados y a nuestra entera
satisfacción.

Constancia que se expide a petición de parte interesada en la ciudad de Valledupar

a los 24 días del mes de febrero de 2021.

Atentamente, Received
Date: 24 Feb. 2021
Alejandro Hernández By: Aceneth G.
___________________
Alejandro Hernández
Gerente General

BIOGAN – A
Cl. 19b #4-74, Valledupar, Cesar
www.biogan-a.com
 QUIMPAC
DE COLOMBIA S.A.
NIT. 890322007-1

PL05-1
REFERENCIA COMERCIAL

Por medio de la presente se hace Constar, que la empresa AGROPAISA SAS,

con NIT N°. 900.285.001-6, es nuestro Cliente desde hace cinco (5) años.

Durante este tiempo hemos firmado contratos en diferentes oportunidades en feliz

términos con la empresa AGROPAISA SAS, los cuales se han cancelado en los
términos a convenir.

Razón por la cual damos fe, que es una entidad cumplidora de los compromisos
económicos adquiridos.

Atentamente,
Received
Date: 24 Feb. 2021
Xiomara N. By: Aceneth G.
__________________
Xiomara Negrete R.
Administrador(a)

Quimpac de Colombia SA
https://www.quimpac.com.co/

Copyright 2012 QUIMPAC DE COLOMBIA S.A - Desarrollado por Digital Box

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PL06
Valledupar, 24 de febrero de 2021

Señor(es):
María Cristina Botero Serna
Gerente AGROPAISA SAS
Empresa sector Agrícola y Ganadero
Sede Valledupar-Cesar

Asunto: Aceptación y continuidad con el servicio

Cordial saludo,

Atendiendo a la solicitud radicada el 16 de febrero de 2021, por su empresa AGROPAISA

SAS, para auditar los estados financieros del año 2018, nos permitimos confirmar la
aceptación y compromiso adquirido en esta labor, nuestra auditoría se realizará de manera
objetiva sobre los estados financieros de su empresa.

La base de esta auditoría se enmarcará bajo las normas internacionales de auditoría, las cuales
requieren una planeación preliminar que permitan un tratamiento razonable sobre los estados
financieros, para identificar cualquier tipo de error importante que se haya podido incurrir en
la elaboración de estos. En el proceso de este trabajo adelantaremos evaluaciones sobre las
pruebas que soportan los montos y revelaciones en los estados financieros, sobre los
principios de contabilidad usados y las estimaciones importantes para la gerencia.

Los informes sobre los estados financieros, se entregarán conforme al calendario que se
acuerden mutuamente junto con una carta de recomendaciones referente a las debilidades
sustanciales que reporten los sistemas de contabilidad y control interno que consideremos
necesarios reportar.

Es de resaltar, que la responsabilidad de la preparación de los estados financieros incluyendo

las revelaciones corresponden a la administración de su empresa. Esto, incluye el
mantenimiento de registros contables, de controles internos, de selección y aplicación de
políticas contables y las salvaguardas de los activos de la empresa.
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Esperamos total apoyo y acompañamiento de su equipo de trabajo, para mejores resultados,

dado de ellos depende obtener la información y documentación necesaria que se requiere
para iniciar nuestra auditoría. Los honorarios de la firma se estiman en Quince millones
novecientos ochenta y cuatro mil ochocientos pesos m/c ($ 15.984.800) más IVA; los cuales
serán cancelados en 3 cuotas de cinco millones trescientos veintiocho mil doscientos sesenta
y siete pesos m/c ($ 5.328.267) más IVA; la primera cuota en se debe girar en la primera
semana que inicie el trabajo, la segunda un mes después y la tercera con la entrega del informe
final del trabajo.

Por favor firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su comprensión acuerdo
sobre los arreglos pactados para nuestra auditoría de los estados financieros.

Se despide sin antes agradecer el tener en cuenta nuestro nombre empresarial para realizar
tan importante labor,

Jeiner De Ángel María C. Botero Serna_

Jeiner De Ángel Escobar María C. Botero Serna
Representante Legal Representante Legal

Received
Date: 24 Feb. 2021
By: Rodolfo Diaz C.

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CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE CLIENTES
CLIENTE AGROPAISA SAS
EJERCICIO Productos del sector agricola en Colombia
1. ¿ EVALUANDO CADA UNO DE LOS SIGUIENTES ASPECTOS, SIN ROL DE CONFLICTOS O RIESGOS
QUE PERMITAN CUESTIONAR LA ACEPTACIÓN DEL CLIENTE?
N° GENERALIDADES SI NO N/A OBSERVACIONES
Reputación del cliente potencial, de sus accionistas, de sus
1 x
administradores o directivos.
¿El conocimiento del negocio es suficiente para administrar
2 x
el mismo?
¿ Se involucran la alta dirección de la empresa en Estas son estudiadas y debatidas con
3 operaciones de riesgo? x
los socios de la empresa
¿ que tan involucrados se encuentra la alta dirección de la Todas las deciciones de altas
empresa en la operatividad el día a día?
4 inversiones de direcionadas a los

x socios y altos directivos

¿ se cambian con frecuencia los ejecutivos en la empresa? Hay ejecutivos que tienen mas de 8
5
x años con la empresa
6 ¿ cual es el sector de actividad de la empresa? x Sector agropecuario, veterianario
¿ Que grado de riesgo genera la actividad de la empresa? Los mas altos niveles en clientes de
7
x mora
¿ Que medidas han adoptado para mitigar estos riesgos? Se esta optando por la parte
8
x
juridica
9 ¿Qué tan solvente es la empresa? x Se comienza a implementar
10 ¿ Han considerado abrir nuevas sedes en otras ciudades del x Se han habieerto 6 nuevas sedes
¿ Tienen acreedores particularmente importantes para la Nuestro principal acreedor es Italcol
entidad?
11 el cual es 60% de las compras
x
¿Qué tan efectivos son los pagos pactados con sus clientes? Podemos hablar de un 70% por el
12 comportamiento de pago de ellos
x
¿ Ha habido cambios de control de la empresa durante el
13 x
ultimo año?
¿ Han tenido alguna situación irregular o ilegal con algun
14
empleado? ¿ De que area de la empresa? x
¿ Razones por la cual solicitan el trabajo de auditoría? Se quiere mirar fallas en las partes

de cartera, buscar otros punto de

accesoras, buscar nuevas inversiones

15
y evaluar el compartamiento de la

empresa hasta ahora

x
16 ¿ Delitos fiscales potenciales o de tra naturaleza? x
Conflicto de interes con otros clientes o independencia del
auditor o de la sociedad que puedan comprometer y
17
condicionar la objetividad del auditor así como la libertad
de expresar su opinión profesional. x
18 ¿Dificultades financieras presentes o previstas? x
¿ El auditor tiee algún cargo directivo o de supervisión en la Es una emprea externa y de otra
19 entidad auditada?
x cidudad
¿El auditor tiene intereses financieros en la empresa
20 x
auditada?
¿Existen vinculos de consaguíneidad o afinidad del auditor
con empresarios, administradores y/o responsables del area
21
economico financiera de la empresa?
x

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 PL06-01
¿ Es la primera auditoría externa que se hace en la empresa?
22 ¿ En caso negativo especificar con que firma y documentar
el informe de esta? x
¿Hay presión del cliente para realizar la auditoría en un
23 x
periodo corto y bajo condiciones de dificultad?
¿ Han implementado metodología de teletrabajo por la Se organizaron turnos de trabajo
24 pandemia?
x para hevitar contagios
¿ Actualmente trabajan en alternancia y que medidas de Si se trabaja en alternancia y se ha
bioseguridad han implementado?
implementado todas las medidas

25 que el gobierno ha generado para el

cuidados de todo el personal y sus

x familias
Elaborado por: Mayerlis Buelvas página 2 de 2
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PL07
CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIO DE AUDITORIA EXTERNA

El PRESENTE CONTRATO celebrado el día 01 de marzo del 2021, entre AGROPAISA

S.A.S con NIT: 900345431-7, representado legalmente por María Cristina Botero Serna
identificada con cedula de ciudadanía N° 43787188 con domicilio principal en la ciudad de
Valledupar, en lo sucesivo denominado “El Contratante”, por una parte, y AMJA
AUDITORES S.A.S representado legalmente por Jeiner De Ángel Escobar identificado
con cedula de ciudadanía N° 77019239 con domicilio principal en la ciudad de Valledupar,
en lo sucesivo denominada “El Auditor”, por la otra.

POR CUANTO el Contratante ha realizado una Solicitud de Propuestas para la selección y

contratación de servicios de auditoría externa para los estados financieros de la empresa
AGROPAIA S.A.S, en lo sucesivo la entidad AGROPAISA SAS ha aceptado la Propuesta
de la firma auditora por la suma que se indica en la Sección VI de este Contrato.

LAS PARTES ACUERDAN LO SIGUIENTE:

Las palabras y expresiones utilizadas en este Contrato tendrán el mismo significado que en
los Documentos de Solicitud de Propuestas.

1. Alcance de los servicios

1.1 Los servicios a ser prestados por el Auditor deberán efectuarse de conformidad
con los términos de este Contrato, el cual incluye: Acta de negociación entre
Contratante y Auditor, propuesta de la firma auditora, cartas aclaratorias a la
solicitud de propuestas y solicitud de propuestas, todos estos documentos son
incorporados al presente Contrato y pasan desde este momento a formar parte
integral del mismo.

1.2 Objeto: se solicita al Auditor que efectúe su labor a los estados financieros del 1
de enero a 31 de diciembre del año 2018, de la entidad AGROPAISA S.A.S para
la ejecución de los servicios solicitados, se adjunta en el Anexo este Contrato.

2. Duración
2.1 El presente Contrato entrará en vigencia a partir de la firma del presente
documento por ambas partes y, a menos que fuere terminado anticipadamente por el
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Contratante antes de su expiración, según lo estipulado en la Cláusula 8 de este PL07
Contrato, continuará vigente hasta la fecha en la cual el Contratante haya dado por
aceptadas todas y cada una de las tareas encomendadas al Auditor, de acuerdo al
cronograma previsto en el Anexo. Cualquier prórroga de este, deberá ser concedida y
aprobada previamente y por escrito por el Contratante.

3. Personal

3.1 Las partes convienen que las personas que se indican en la Propuesta Técnica (las
“Personas”) y sus experiencias respectivas son esenciales para la prestación de los
servicios materia de este Contrato. En consecuencia, el Auditor se compromete a que
dichas Personas estarán disponibles durante toda la duración de los servicios a que
este Contrato da origen.
3.2 En el supuesto caso que cualquiera de dichas Personas dejare de prestar servicios
para el Auditor o dejare de formar parte de las personas mencionadas en la Cláusula
3.1, el Auditor deberá informar al Contratante de dicha situación y procederá
inmediatamente a reemplazar dicha persona con otra de conocimiento y experiencia
comparables y que sea aceptable para el Contratante. Así mismo, si el Contratante
estuviere disconforme con cualquier persona que estuviere prestando servicios como
resultado de este Contrato, el Auditor, si es que el Contratante con su discreción así
se lo solicita, deberá reemplazar dicha persona con otra de conocimiento y
experiencia similares inmediatamente.

4. Desempeño
4.1 A la finalización de los trabajos descritos, el Auditor deberá entregar sus informes
al Contratante.
4.2 El Contratante tendrá un plazo de quince (15) días desde la fecha de recepción de
los informes, de conformidad a la Propuesta que se anexa, para hacerle al Auditor
cualquier comentario y requerirle cualquier aclaración, revisión o modificación a los
mismos, con la finalidad de asegurar la calidad de los productos y el cumplimiento
de los términos de este Contrato. El Auditor tendrá un plazo de diez (10) días desde
la fecha de la notificación del Contratante, para entregar dichas aclaraciones, efectuar
tales revisiones o modificaciones sin costo adicional alguno para el Contratante,
salvo, previa aprobación del mismo, de los gastos de viaje, alojamiento y
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comunicación a que hubiere lugar. Una vez entregadas y aceptadas dichas
aclaraciones, revisiones o modificaciones, el trabajo se dará por cumplido. PL07

4.3 Si en cualquier momento durante la vigencia de este Contrato el Contratante

considerara que el desempeño del Auditor es insatisfactorio, el Contratante notificará
e indicará por escrito al Auditor de la naturaleza del problema y el Auditor tendrá un
plazo de quince (15) días hábiles desde la fecha de esa notificación para tomar las
medidas correctivas que correspondan a fin de cumplir con los términos de este
Contrato en lo que se refiere al desempeño.

5. Supervisión e Inspección
5.1 La firma Auditora deberá supervisar y ser responsable por la calidad del servicio
prestado por aquellas Personas que éste asigne para prestar los servicios materia de
este Contrato.
5.2 En la prestación de los servicios materia de este Contrato, el Auditor deberá
reportar el progreso de los mismos al Contratante de acuerdo a los términos
acordados.
5.3 El Auditor permitirá que el Banco, a través de sus representantes autorizados,
inspeccione en cualquier momento la ejecución de sus labores y pueda revisar sus
registros y documentos, para lo cual contará con su más amplia colaboración.

6. Honorario y gastos
6.1 A cambio de la prestación de los servicios materia de este Contrato, el Contratante
pagará a la firma Auditora la suma de QUINCE MILLONES NOVECIENTOS
OCHENTA Y CUATRO MIL OCHOCIENTOS PESOS MONEDA LEGAL
($15.984.800.oo.) más IVA. El total de esta suma incluye los honorarios del Auditor
y personal de apoyo al mismo; los gastos reembolsables (viáticos, transportes etc.)
necesarios para el cumplimiento del presente Contrato los asumirá la entidad
auditada.
6.2 Queda entendido que el personal del Contratante relacionado con el trabajo de
auditoría suministrará plena colaboración en la preparación y localización de la
información que se requiera, elaboración de análisis, etc. A tales efectos, el
Contratante asume la responsabilidad por ello. Si durante el desempeño de los
trabajos del Auditor surgieran problemas no previstos que incrementaren
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significativamente el número de horas estimadas y de gastos, el Auditor tendrá la
oportunidad de discutir la posible facturación adicional con el Contratante. PL07

6.3 Asimismo, si el Contratante solicitara al Auditor la ampliación del alcance del

trabajo contratado o la realización de tareas adicionales, la tarifa horaria a pagar por
el Contratante queda establecida de acuerdo a la tabal de honorarios establecidas por
personal de trabajo de la auditoría la cual esta expresada por el valor de hora de cada
persona, más sus gastos asociados.

7. pagos
7.1 El pago de los honorarios se cancelará en 3 cuotas a partir de la firma de este
contrato y gastos reembolsables indicados en la precedente en el momento que se
causen Cláusula 6.1 será efectuado por el Contratante de la siguiente manera:
1. Los gastos reembolsables serán pagados al 100% más IVA, una vez incurridos y
debidamente justificados; y
2. Los honorarios y otros gastos serán pagados de acuerdo al siguiente esquema:
a. 33,33% más IVA, a la firma de contrato, e inicio de la auditoría.
b. 33,33% más IVA, al mes de iniciar e informar los avances del trabajo.
c. 33,33% más IVA, a la entrega del informe final.

8. Terminación
8.1 El Contratante, previa no-objeción de la empresa AGROPAISA S.A.S, se reserva
el derecho de terminar en cualquier momento el presente Contrato, mediante aviso
anticipado y por escrito a la firma Auditora en el supuesto que, según su discreción,
considerare que el Auditor a cargo, no ha cumplido con las obligaciones establecidas
en el presente Contrato, incluyendo lo dispuesto en la Cláusula 4.3 de este Contrato.
En este caso, el Contratante pagará al Auditor los servicios que éste hubiere prestado
satisfactoriamente en forma total o parcial, así como los gastos reembolsables en que
éste hubiere incurrido para realizar el trabajo, hasta la fecha de la terminación del
Contrato.
8.2 El presente Contrato podrá ser renovado de forma sucesiva y hasta la finalización
de la ejecución de los servicios contratados, de común acuerdo entre el Contratante y
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el Auditor, previa no-objeción de la entidad auditada; salvo lo dispuesto en la
cláusula siguiente. PL07

8.3 En caso de desempeño inadecuado de la firma auditora o por incumplimiento de

los requisitos de elegibilidad dispuestos por la entidad auditada, éste tendrá la
potestad de dar por terminado, con anticipación, los contratos de servicios de
auditoría.

9. Control administrativo: Modificaciones y órdenes de cambio

9.1 La facultad para firmar el presente Contrato por parte del Contratante y para
aprobar cualquier modificación, adición u orden de cambio de cualquiera de los
requisitos o disposiciones del mismo, ha sido delegada a María Cristina Botero. Dicha
facultad se extiende también a favor de cualquier persona que pudiera reemplazarla
en su cargo y, además, la misma puede ser delegada a otros funcionarios del
Contratante, en cuyo caso y de acuerdo con la Cláusula 10.2 de este Contrato, el
Contratante deberá notificar por escrito al Auditor de ello y del alcance de dicha
delegación de facultades.
9.2 Toda modificación, adición u orden de cambio, incluyendo la suma de este
Contrato, deberá ser aprobada por el funcionario autorizado por el Contratante o su
representante expresamente autorizado para ello, así como por el personal
debidamente autorizado del Auditor. En el supuesto que el Auditor ejecutare
cualquiera de los cambios antes indicados como resultado de las instrucciones de
cualquier persona distinta a los funcionarios del Contratante indicados en la Cláusula
9.1, dichas modificaciones, adiciones o cambios se considerarán que se han efectuado
sin la debida autorización y, por lo tanto, no se efectuará ajuste alguno en la suma del
Contrato tendiente a reconocer cualquier incremento que pudiere derivarse de dichas
modificaciones, adiciones o cambios.
9.3 Toda modificación a este Contrato deberá contar con la no-objeción previa de la
entidad auditada.

10. Responsabilidad
10.1 El Contratante reconoce que ni el Auditor, ni alguna de sus firmas asociadas, ni
alguno de los socios, asociados o empleados de cualquiera de ellas serán responsables
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por cualquier pérdida, daño, costo o gasto en que el Contratante, sus funcionarios,
empleados y representantes pudieren incurrir o sufrir, como resultado de cualquier PL07
acto del Auditor, alguna de sus firmas asociadas, o alguno de los socios, asociados
o empleados de cualquiera de ellas con relación al desempeño de los servicios
detallados en el presente Contrato, salvo la existencia de culpa grave, dolo o
incumplimiento con su obligación de respetar la confidencialidad y no divulgación
de la información del Contratante. En este sentido, el Contratante se obliga a no
reclamar al Auditor o a sus firmas asociadas, así como a los socios, asociados o
empleados de cualquiera de ellas, las arriba referidas pérdidas, daños, costos o gastos;
sin embargo, no obstante ello, nada de lo anteriormente señalado operará de modo de
liberar al Auditor o a sus firmas asociadas, sus socios, asociados o empleados por la
responsabilidad, por cualquier daño o pérdida, que cualquiera de ellos pudiera tener
debido a la existencia de culpa grave, dolo o incumplimiento de su obligación de
respetar la confidencialidad y no divulgación de la información del Contratante.

11. Seguros
11.1 El Auditor será responsable de contratar los seguros pertinentes.
12. Propiedad de los papeles de trabajo
12.1 El Auditor es propietario de los papeles de trabajo y deberá conservarlos de
acuerdo con los requisitos legales y profesionales de retención de registros vigentes a
la fecha del presente Contrato.
13. Relación entre partes
13.1 Por tratarse de un contrato civil entre el Auditor y el Contratante, no existe
ninguna relación ni obligación de tipo Empleador-Empleado.
14. Legislación, jurisdicción y solución de controversias
14.1. El presente Contrato se sujeta a la legislación y jurisdicción de la República de
Colombia.
14.2. Toda controversia que surja de este Contrato y que las Partes no puedan
solucionar en forma amigable deberá someterse a proceso de arbitraje conforme a la
ley del país del Contratante.

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15. Elegibilidad
PL07
15.1. Los Auditores deberán ser originarios de Colombia.

16. Integración
16.1 Este Contrato y los documentos incorporados a este Contrato, según lo indicado
en la Cláusula 1.1, constituyen el total del Contrato entre ambas partes. En el supuesto
que se produjere cualquier ambigüedad o contradicción entre el texto del Contrato y
cualquiera de sus documentos, prevalecerá lo indicado en el texto de este Contrato.
En el caso que se produjere cualquier ambigüedad o contradicción entre los textos del
presente Contrato, prevalecerá el texto de uno sobre el otro de acuerdo al siguiente
orden de prelación: Especificaciones técnicas, contrato. Es Se deja constancia que no
se efectúan promesas ni se establecen otros términos, condiciones u obligaciones
distintos a los contenidos en este documento y los anexos adjuntos. El presente
Contrato, asimismo, reemplaza cualquier comunicación, representación,
entendimiento o contrato, verbal o por escrito, que las partes pudieran haberse hecho
o prometido antes de la celebración de este Contrato.

Por el contratante por la firma auditora

Firmado por: María C. Botero S. Firmado por: Jeiner De Ángel

Cargo: Gerente Cargo: Gerente

Testigo: Omar Ortega F. Testigo: Aceneth Guerra V.

Fecha: 01 de marzo de 2021

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Valledupar, 25 de febrero de 2021

PL07-1

Señores
AGROPAISAS S.A.S
Empresa sector Agrícola y Ganadero
Ciudad de Valledupar

Asunto: CARTA CONVENIO

Apreciada, María Cristina Botero, gerente de Agropaisa SAS.

De acuerdo con su solicitud radicada el día 16 de febrero del presente, para auditar los Estados
de Situación Financiera de AGROPAISAS S.A.S. al 31 de diciembre de 2018 comparación al
2017; los correspondientes Balance General, Estados de Resultados, de Cambios en el
Patrimonio, Cambios en la Situación Financiera, de Flujos de Efectivo y notas a los mismos por
los años terminados en esas fechas. Nos permitimos gustosamente, confirmar nuestra aceptación
y nuestro entendimiento de este compromiso. Dicha auditoría será realizada con el objetivo de
expresar una opinión sobre los estados financieros.

Efectuaremos nuestra auditoría de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoria. Dichas

normas requieren que planeemos y desarrollemos la auditoría para obtener una certeza razonable
sobre si los estados financieros están libres de manifestaciones erróneas importantes. Una
auditoría incluye el examen, sobre una base de pruebas, de la evidencia que soporta los montos
y revelaciones en los estados financieros. Una auditoría también incluye evaluar los principios
de contabilidad usados y las estimaciones importantes hechas por la gerencia, así como la
presentación global de los estados financieros.

En virtud de la naturaleza comprobatoria y de otras limitaciones inherentes de una auditoría,

junto con las limitaciones inherentes de cualquier sistema de contabilidad y control interno, hay
un riesgo inevitable de que aun alguna presentación errónea pueda permanecer sin ser
descubierta.

Los papeles de trabajo preparados en relación con la evaluación a realizar, son propiedad de
nuestra firma, dado que comprende información confidencial para nuestra entidad de acuerdo a
las políticas y procedimientos; sin embargo, pueden solicitar la presentación de estos documentos
ante las autoridades competentes. Si esto, sucediese, podrán acceder a los documentos de trabajo
solo bajo la supervisión de nuestra firma; de igual manera en caso de que requieran copia de

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dichos documentos, estos serán sellados de uso confidencial y restringido por nuestra firma de
auditores.

Los Estados financieros sujetos a evaluación son responsabilidad de la administración de la

empresa. Por lo tanto, es responsable del correcto registro de las transacciones en la contabilidad
y de mantener una estructura de control interno que permita la preparación de los estados
financieros confiables. La administración también es responsable de tener a nuestra disposición,
con base a nuestra solicitud, todos los registros contables originales de la empresa y su
información correspondiente, así como designar al personal que nos atenderá en forma directa.

Además de nuestro dictamen sobre los estados financieros, esperamos proporcionarles una carta
por separado, referente a cualesquiera debilidades sustanciales en los sistemas de contabilidad y
control interno que llamen nuestra atención.

Les recordamos que la responsabilidad por la preparación de los estados financieros incluyendo
la adecuada revelación, corresponde a la administración de la compañía. Esto incluye el
mantenimiento de registros contables y de controles internos adecuados, la selección y aplicación
de políticas de contabilidad, y la salvaguarda de los activos de la compañía. Como parte del
proceso de nuestra auditoría, pediremos de la administración, confirmación escrita referente a la
presentación hecha a nosotros en relación con la auditoria.

Nuestra firma, en concordancia a sus políticas y buen nombre junto con la empresa AGROPAISA
SAS, acuerda deslindar la responsabilidad de la firma de auditores y su personal, de cualquier
costo y exposición que pudiera derivarse de los servicios descritos en esta carta, atribuible a
cualquier manifestación errónea de la administración contenida en la carta de manifestaciones
arriba mencionada.

En caso, de tener intención de publicar o reproducir de otra forma los estados financieros y
nuestro dictamen (o hacer referencia a nuestra firma de cualquier otro modo), en un documento
que contenga otra información, ustedes acuerdan:

I. Proporcionarnos un borrador del documento para su lectura, y

II. Obtener nuestra autorización antes de ser impreso y distribuido.

Los términos de estos trabajos no contemplan un compromiso de dar:

I. El consentimiento, por escrito o de cualquier otra forma, para la incorporación de nuestro
dictamen sobre los estados financieros arriba mencionados en un registro ante cualquier
agencia reguladora o la remisión del mismo, o
II. El consentimiento para que otros interesados hagan referencia a nuestro informe.

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La revisión de la situación fiscal está bajo los criterios de nuestra evaluación a los estados
financieros de la entidad, y el reporte se emitirá a través de un informe sobre la situación fiscal
del contribuyente, en el cual debemos consignar, bajo protesta de decir verdad, los datos que
señale el reglamento. Para tal efecto se deben entregar todos los anexos que se requieran para
efectos fiscales.

Otros servicios.
Cualquier otro servicio profesional que ustedes requieran de nuestra firma, estará sujeto a un
acuerdo por separado.

Programa. La ejecución del trabajo requiere un cronograma de actividades que permita

visibilidad de nuestro trabajo en el tiempo pactado.

Fechas claves

MESES (Días, 2021)

ACTIVIDAD
MARZO ABRIL MAYO
Inicio del trabajo de campo 1
Observación del inventario físico 10 al 20
Recepción de una balanza de comprobación al cierre 22
Recepción de información para el dictamen fiscal 24
Conclusión del trabajo de campo 30
Entrega de nuestro informe original y definitivos de 3
auditoria
Entrega de nuestra carta de observaciones y 17
sugerencias
Entrega del dictamen fiscal 31

Es de considerar, que cuando nuestro trabajo, sea afectado por circunstancias ajenas al normal
funcionamiento de nuestras funciones, que no permitan el desarrollo planeado inicialmente
conforme al anterior cronograma, será notificado en la brevedad posible por escrito con el nuevo
agendamiento previo.

Esperamos una cooperación total de su personal y confiamos en que ellos pondrán a nuestra
disposición todos los registros, documentación, y otra información que se requiera en relación
con nuestra auditoría. Nuestros honorarios que se facturarán a medida que avance el trabajo, se
basan en el tiempo requerido por las personas asignadas al trabajo más gastos directos. Las cuotas
por hora individuales varían según el grado de responsabilidad involucrado y la experiencia y
pericia requeridas. Los cuales corresponden a la suma de $ 15.984.800 m/c más IVA.

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Así mismo, les notificaremos de forma inmediata cualquier circunstancia que pueda alterar esta
cifra.

Agradecemos la confianza depositada en nuestra firma, y esperamos llevar este acuerdo al feliz
término con eficientes resultados.

Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su comprensión y acuerdo
sobre los arreglos para nuestra auditoría de los estados financieros.

Atentamente,

Jeiner De Ángel
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Auditores y consultores de calidad
Jeiner De Ángel Escobar

Acepto las condiciones de esta carta como un acuerdo de voluntades entre la empresa que represento y la firma de
auditores que practicará la auditoría externa antes citada. La he leído y entiendo plenamente las condiciones y
disposiciones contenidas.

Aceptado por: María Cristina Botero Serna

Cargo: Gerente, sede Valledupar_____
Fecha: 25 de febrero de 2021_________

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CUESTIONARIO DE VERIFICACIÓN DE INDEPENDENCIA
CLIENTE AGROPAISA SAS
FECHA 25 de febrero de 2021
Adaptado a la ley 43 de 1990 y sus modificaciones
N° GENERALIDADES SI NO N/A
CONDICIÓN DE CARGOS
Se ha comprobado, con respecto a la empresa o entidad que solicita el encargo de
auditoría, que no concurre en el auditor de cuentas firmante del informe de auditoría la
condición de:
cargos de administración, cargos
1 x
de empleo, cargos
supervisión interna, a
mandato general por la entidad auditada?

2 INTERÉS FINANCIERO
¿Se ha comprobado, con respecto a la empresa o entidad que solicita el encargo
de auditoría, que no existe por parte del auditor de cuentas firmante un interés
x
financierodirecto o indirecto significativo, en ambos casos, para cualquiera de las
partes?
En caso de que exista,¿se ha liquidado, deshecho o eliminadodicho interésantes de
aceptarel encargo?
En caso de que, con posterioridad a la aceptación,existan situaciones de intereses
financieros sobrevenidos: ¿Se
personal la comunicación inmediata de estos hechos? ¿S
x
deshecho o eliminado en el plazo de un mes y, en todo caso, en caso de no ser posible por
causas no imputables al auditor, antes de la emisión del informe de auditoría?

3 FAMILIARES PRÓXIMOS
Se entiende por familiares próximos del auditor firmante del informe de auditoría:
A. sucónyuge, B. aquellos
con los que tenga vínculos de consanguinidad o afinidad hasta el primer grado, o
vínculos de consanguinidad colateral hasta el segundo grado, incluidos los cónyuges
de aquellos con quienes mantengan éstos últimos vínculos. ..
........ ¿El auditor x
de cuentas firmante se ratifica en la no existencia de vínculos a nivel de familiares
próximos con los empresarios, los administradores o los responsables del área económico-
financiera de la entidad auditada?

4 PRESTACIÓN DE SERVICIOS DISTINTOS AL DE AUDITORÍA

General
1. ¿ Se han prestado servicios distintos al de auditoría? x
2. ¿Se fija contractualmente la prestación de dichos servicios? x
3. ¿El personal que realizó estos servicios está involucrado en la auditoría? x
En caso afirmativo ¿cómo se ha valorado el posible riesgo de falta de independencia?
x

5 LLEVANZA MATERIAL DE LA CONTABILIDAD

1.¿ El auditor ha realizado trabajos relativos a la llevanza material o preparación de los
documentos contables, estados financieros u otros documentos contables de la entidad x
auditada o a auditar?
AUDITORÍA INTERNA Y DISEÑO Y PUESTO EN PRÁCTICA DE SISTEMAS
6
DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA
1.¿El auditor de cuentas ha prestado a un cliente de auditoria un servicio de auditoria
interna o la prestación de servicios de diseño y puesta en práctica de sistemas de
tecnología de la información financiera, utilizados para generar datos integrantes de los
estados financieros de dicho cliente?
2. ¿Es responsable el órgano de gestión de la entidad auditada del establecimiento y
mantenimiento del sistema de control interno, determinación del alcance, riesgo y
frecuencia de los procedimientos de auditoría interna, consideración y ejecución de los
x
resultados y recomendaciones proporcionados por la auditoría interna, así como que el
auditor no participa en la toma de decisiones sobre la gestión y control de la prestación de
servicios de auditoria interna?

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 PLO8
3. En relación con el servicio de diseño y puesta en práctica de sistemas de tecnología de
la información financiera, ¿ asume la entidad auditada la responsabilidad del sistema
global de control interno o el servicio se presta siguiendo las especificaciones x
establecidas por dicha entidad, que debe asumir también la responsabilidad del diseño,
ejecución, evaluación y funcionamiento del sistema?
7 SERVICIOS DE VALORACIÓN
1. ¿El auditor de cuentas ha prestado a un cliente de auditoría un servicio de valoración?
x
2. En caso afirmativo, ¿se ha valorado el impacto de dicha valoración en los estados
x
financieros de la sociedad auditada?
3. ¿Se ha valorado el grado de subjetividad de la valoración realizada?
8 SERVICIOS DE ABOGACÍA
1. ¿Se han prestado servicios de abogacía para la entidad auditada,simultáneamente para
el mismo cliente, salvo que dichos servicios se presten por personas juridicas distintas y x
con consejo de administracción diferentes?
2. En caso afirmativo, ¿Se ha comprobado que no se trata de resolucion de litigios sobre
cuestiones con incidencia significativa, en términos de importancia relativa, en los estados x
financieros correspondientes al periodo o ejercicio auditado?
9 HONORARIOS
1. ¿Se comprueba si la percepción de honorarios derivados de la prestación de servicios
de auditoría y distintos del de auditoría a la entidad auditada suponenun porcentaje
x
elevado con respecto al total de honorarios percibidos por la firma de auditoría
considerando la media de los últimos tres años?
2. Antes de la aceptación de una nueva prestación de servicios a la entidad auditada ¿se
comprueba que los honorarios a percibir no sitúan al auditor en una posible situación de x
falta de independencia?
3. ¿Se revisan periódicamente los honorarios pendientes de cobro?
4. ¿Se evalúa si su antigüedad o la situación financiera actal del cliente puede afectar a la
x
independencia del auditor?
PERIODO DE CÓMPUTO TEMPORAL Y EXTENSIONES DE LAS CAUSAS DE
10 INCOMPATIBILIDAD
A efectos de lo dispuesto en la ley 43, desde el momento de inicio del ejercicio al que se
refieren las cuentas anuales y hasta la fecha en que se finalice el trabajo de auditoría x
correspondiente (con las particularidades de la ley 43)
a) ¿Se comprueba la ausencia de incompatibilidades en entidades vinculadas directa o
x
indirectamente con la entidad auditada?
b) ¿Se comprueba que no están incursos en ninguo de los supuestos de incompatibilidad
los familiares próximos del auditor de cuentas firmantes del informe de auditoría? x

c) ¿Se comprueba que no están incursos en ninguno de los supuestos de incompatibilidad

los socios de la firma de auditoría, así como los auditores de cuentas o sociedades de
auditoría con los que la firma de auditoría tuviera cualquier vinculación directa o
indirecta, así comolaspersonas con capacidad para influir en el resultado final de la x
auditoría de cuentas, incluidos los socios, auditores o no, con responsabilidad de
supervisión o gestión en la realización del trabajo de auditoría y puedan
influir directamente en su valoración y resultado final?

d) ¿Se comprueba que no estén incursos en ninguno de los supuestos de

incompatibilidad otraspersonas o entidades con las que el auditor de cuentas firmante
x
o la sociedad de auditoría en cuyo nombre se realice la auditoría formen una misma
red?
11 ROTACIÓN
1. En el caso de entidades de interés público o aquellas cuyo importe neto de cifra de
negocios sea superior a $ 50.000.000 ¿Ha rotado el auditor de cuentas firmante del
x
informe de auditoría del encargouna vez transcurridossiete años desde el contrato
inicial?
12 PROHIBICIONES
¿Se comprueba que durante los dos años siguientes a la finalización del trabajo de
auditoría los auditoresde cuentas firmantes y las sociedades en cuyo nombre se realice
la auditoría no formen parte de los órganos de administración o dirección de la
entidad auditada,de entidades del grupo a que la auditada pertenezca ni de las entidades
controladas por cualquier medio por una o varias personas físicas o jurídicas que x
actúen conjuntamente o se hallen bajo dirección única por acuerdos o cláusulas
estatutarias, ni ocupen puesto de trabajo,ni tengan interés financiero directo o indirecto
en dichas entidadessi, en cualquiera de los casos, es significativo para
cualesquiera de las partes?

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 PLO8

13 HONORARIOS CONTINGENTES
a) ¿Se comprueba que los honorarios de auditoría se fijan antes del desempeño de
sus funciones y para todo el periodo en que deban desempeñarlas? x

b) ¿Se verifica que estos honorarios no están determinados por prestaciones

de servicios adicionales a la entidad auditada ni se basan en ningún tipo de
x
contingencia o condición distinta a cambios en las circunstancias que sirvieron
de base para la fijación de los honorarios?
c) ¿Se verifica que la firmade auditoría no perciba por el ejercicio de dicha función
x
ninguna otra remuneración o ventaja?
14 RED DEL AUDITOR/ ENTIDADES DEL GRUPO Y AFILIADAS
a) ¿Conocemos las reglas de independencia a aplicar a este encargo? x
b) ¿Nuestra búsqueda sobrre la propiedad y la estructura más amplia en la que opera la
entidad ha puesto de relieve otras entidades del grupo o afiliadas que podrían verse x
afectadas por la propuesta del encargo?
c) ¿Hemos identificado cualquier potencial conflicto de interés entre la entidad y nuestra
x
red que pueda destacar que la firma de auditoría realice el encargo?
Elaborado por: Mayerlis Buelvas
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IDENTIFICACION DE LOS SERVIDORES DE AUDITORÍA FINANCIERA

Yo, ANA MARCELA RODRÍGUEZ PÉREZ Identificado(a) con documento de identidad
No. 1063970432 Expedido en Valledupar, En mi calidad de (Cargo) contador profesional y
en mi Rol de auditor financiero para la auditoría a AGROPAISA SAS.

Yo, ACENETH GUERRA VILLALOBOS Identificado(a) con documento de identidad No.

1064706337 Expedido en Valledupar, En mi calidad de (Cargo) Revisor Fiscal y en mi Rol
de auditor fiscal para la auditoría a AGROPAISA SAS.

A. DECLARACION DE INDEPENDENCIA

1. Declaro que a mi leal saber y entender, no tengo relaciones oficiales, profesionales,

personales o financieras con la entidad AGROPAISA SAS y servidores públicos
sujetos a examen, ni intereses comerciales, profesionales, financieros y/o económicos
en actividades sujetas a examen. Asimismo, tampoco tuve un desempeño previo en
la ejecución de las actividades y operaciones relacionadas con los sujetos y objetos
de auditoría estimados en el Plan de Vigilancia Fiscal excepto los identificados en el
inciso B-1 de esta declaración.

2. Declaro no tener relaciones de parentesco con el personal vinculado con el sujeto y

el objeto de la auditoría, excepto los identificados en el inciso B-2 de esta declaración.

3. Declaro no realizar favores ni tener prejuicios sobre personas, grupos o actividades

del sujeto de la auditoría, incluyendo los derivados de convicciones sociales,
políticas, religiosas o de género.

4. Declaro que cumplo con las políticas y procedimientos de la firma de auditoría AMJA
Auditores SAS, que incluyen las disposiciones de las secciones 290 y 291 del Código
de ética emitido por la IFAC y a su vez con los lineamientos del artículo 37 de la Ley
43 de 1990, en lo referente al principio de independencia.

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5. Me comprometo a informar oportunamente y por escrito cualquier impedimento o
conflicto de interés de tipo personal, profesional o contractual, sobreviniente a esta
declaración, como ser: inhabilitaciones, insolvencias, familiares, amistad íntima,
enemistad, odio o resentimiento, litigios pendientes, razones religiosas e ideológicas.

6. En el ejercicio de mis funciones, es posible que tenga acceso a información sobre

distintos aspectos de la entidad auditada y otras relaciones que, por lo general, no
están disponibles al público. Comprendo plenamente que poseer esta información
requiere el más alto nivel de integridad y confidencialidad, comprometiéndome a no
divulgarla ni utilizarla sin la debida autorización.

7. Me comprometo a no divulgar los resultados parciales o finales de la auditoría por

fuera de los canales establecidos por la Contraloría.

B. CONFLICTOS DE INTERES DECLARADOS

1. Relaciones e intereses oficiales, profesionales, personales, financieros, económicos,
y/o comerciales

NOMBRE Y APELLIDO CARGO ÁREA DE LA TIPO DE

ENTIDAD PÚBLICA RELACIÓN
ALDEMAR GUTIERREZ AUX DE BODEGA AGROPAISA SSAS NINGUNA

JUAN ESPINEL ASESOR DE VENTAS AGROPAISA SAS NIUNGUA

ENIRYS CARRASCAL SERVICIOS AGROPAISA SAS NINGUNA
GENERALES

2. Relaciones de parentesco

NOMBRE Y APELLIDO CARGO ÁREA DE LA RELACIÓN DE

ENTIDAD PÚBLICA PARENTESCO
DILSON RIVERO ADMINISTRADOR AGROPAISA SSAS NINGUNA

JEINER DE ANGEL JEFE DE BODEGA AGROPAISA SAS NINGUNA

GLEINA RAMOS PÉRES AUX ADM AGROPAISA SAS SI

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Así mismo, me adhiero al "Código de Ética de la LEY 43 y Código de ética emitido por
la IFAC y me comprometo a:
No aceptar regalos o dadivas para favorecer a terceros con mi trabajo realizado.
No retardar injustificadamente el trabajo encomendado.
No modificar injustificadamente los resultados de las auditorías a realizar.
No recibir influencia externa en el trabajo a ejecutar.
Excusarme de participar en actividades cuando no tengan la independencia exigida o la
pierdan en el transcurso del trabajo a efectuar.
Informar los resultados de mi trabajo y cumplir con los procedimientos pertinentes.
El presente documento tiene el carácter de declaración jurada, y es realizado en la ciudad de
VALLEDUPAR a los 02 días del mes de marzo de 2021.

Auditores a cargo,

Ana M. Rodríguez P. Aceneth Guerra V.

___________________________________ ________________________________
ANA MARCELA RODRIGUEZ PEREZ ACENETH GUERRA VILLALOBOS
Contador Revisor Fiscal

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ANEXO
PLO9-01

RELACIÓN DE PARENTESCO
NOMBRE Y APELLIDO CARGO ÁREA DE LA RELACIÓN DE
ENTIDAD PÚBLICA PARENTESCO
GLEINA RAMOS PÉRES AUX ADM AGROPAISA SAS SI

Situación:
Se presenta relación de familiaridad y personal, donde la prima de la contadora a cargo de la
Auditoría labora en la entidad a auditar como personal administrativo cercano a la alta
gerencia.

Amenaza:
De acuerdo al Código IFAC _290.129, Se originan amenazas en relación con la
independencia cuando un miembro de la familia inmediata de un miembro del equipo es un
empleado del cliente con un puesto que le permite ejercer una influencia significativa sobre
la situación financiera, los resultados o los flujos de efectivo del cliente.
En este caso particular, se presenta un auto interés, por el puesto desempeñado por el
miembro de la familia inmediata.

Salvaguarda:
Evaluada la importancia de la amenaza, se considera necesario, aplicar salvaguardas para
eliminarla o reducirla a un nivel aceptable. Medidas a tomar:

• Estructurar las responsabilidades del equipo de auditoría de tal manera que el

profesional no trate cuestiones que sean responsabilidad del miembro de su familia
inmediata.

Manejo interno con la alta gerencia de la empresa a auditar, se delega la responsabilidad de

la información y ejecución de las referente cuestiones con el familiar a otro miembro del
equipo contratado para realizar la auditoría externa en común acuerdo con la lata gerencia
del cliente.

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PL10
MEMORANDO DE PLANEACIÓN

AGROPAISA SAS
AUDITORÍA: ESTADOS FINANCIEROS
ALCANCE: 1 DE ENERO HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DE 2018
ELABORADO POR: ACENETH GUERRA

OBJETIVO GENERAL:

Análisis y Verificación de la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros

básicos (balance general y estados resultados) del 1 de enero hasta el 31 de diciembre del año
2018 de la empresa AGROPAISA SAS, con Nit. 900345431-7, a razón del objeto social y
grado de confiabilidad de los controles utilizados por la entidad para alcanzar su fin.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Establecer el alcance y la cobertura de la auditoría a realizar en AGROPAISA SAS

 Considerar la realidad financiera del año 2018, de acuerdo a lo que reflejan los estados
financieros acerca de las operaciones reportada
 Evaluar los estados financieros, transacciones y operaciones de la entidad conforme
a las prescripciones legales y a las normas internacionales de auditoria
 Revisión y evaluación del sistema de control interno
 Evolución de las normas de contabilidad utilizadas, de las estimaciones contables
significativas hechas por la administración y de la presentación de los estados
financieros en conjunto.
 Revisión de ingresos, facturación, desembolsos y pruebas de nómina
 Arqueo de las obligaciones financieras y demás valores
 Comprobar evidencia documental necesaria para soportar las operaciones registradas
en las cuentas.

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 Comprobar la efectividad y debilidad de los controles implementados

 Calcular y evaluar los riesgos a través de los controles utilizados PL10
 Examen de la evidencia que respalda las cifras y las revelaciones en los estados
financieros

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

El enfoque de este trabajo se origina en el entender el debido funcionamiento de la empresa

y el entorno donde compite, para lo cual se requiere visitar a la entidad para determinar su
estado actual de estructuración y organización.

TIPO DE EMPRESA

La empresa AGROPAISA SAS, está dedicada a la comercialización de insumos agrícolas

veterinarios, venta de abonos orgánicos y químicos, herramientas y maquinaria agrícola;
importación, exportación y distribución de toda clase de insumos y maquinaria agrícola. Es
una empresa líder en el sector Agrícola y Ganadero en las regiones de Santander, Norte
de Santander, Boyacá, Cesar, Magdalena, y Antioquia. Y cuenta con un capital social de $
7.319.556.000,00.

ORGANIGRAMA

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PL10
POLITICAS Y PRATICAS FINANCIERAS

La empresa AGROPAISA SAS, está orientada en la Ética personal y profesional que busca
generar confianza y credibilidad a sus clientes en el mercado nacional, con altos estándares
contables bajo la normatividad internacional de información financiera, con recursos
eficientes, compromisos en el crecimiento sostenible y rentable para resultados positivos y
certeros de la compañía.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

Teniendo en cuenta el procedimiento a llevar a cabo por medio de nuestra auditoría, como
es el análisis y evaluación a los estados financieros requeridos, se determinarán los riesgos
presentes y se estimarán controles eficientes a través de seguimientos priorizados que
permitan precisar y mitigar efectos de alto impacto, llegaremos a resultados positivos y
eficaces para emitir un concepto adecuado acerca de los estados financieros.

COBERTURA DE LA AUDITORÍA
Se considera pertinente comprender todos los factores cuantitativos y cualitativos en la
evaluación de todos los procedimientos aplicados en la auditoria, identificando factores
específicos de riesgos que necesitan atención especial y seguimiento continuo en el plan de
desarrollo de la auditoría; para así poder ejecutar controles financieros de manera confiable
y relevante ante los resultados esperados en este trabajo constructivo hacia los estados
financieros de la empresa a auditar.

GUIA O PLAN DE TRABAJO

Examinar y Determinar los valores comprendidos en los estados financieros (ESF y E.R),
para llegar o confirmar la realidad económica de la empresa, la cual debe ser siempre
confiable, objetiva y clara conforme a lo estipulado en las normas internacionales de
información financiera.

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PL10

Mejorar el control interno financiero de la empresa, es regular la actividad económica de la

misma; creando competencias adecuadas en el desarrollo de los procesos de la entidad, lo
que permitirá actualizar las operaciones, transacciones y procedimientos generales de la
organización, como base del plan de auditoría que medirá el cumplimiento de sus funciones
en el ejercicio profesional de este trabajo que se mostrará competente y diligente ante
AGROPAISA SAS.

Todas estrategias, métodos y controles que se implementen con eficiencia, estarán bajo
disposición de la alta dirección de la empresa para que continúen mejorando la calidad de sus
servicios y de sus procesos internos hasta satisfacer las necesidades requeridas y obtener los
resultados esperados.

Por: ACENETH G.

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PL11
Presentación Cronograma de actividades de la Auditoría Externa a los
Estados Financieros de la empresa AGROPAISA S.A.S.

Fecha: 24 de febrero de 2021

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
EMPRESA AGROPAISA SAS
ELABORADO POR MAYERLIS BUELVAS
FECHAS
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
MARZO ABRIL MAYO
SEMANAS 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Planeación
Conocer en detalle la entidad a auditar
Identificar personal clave del ente
objeto de control fiscal o auditar
Conocer la función de Auditoría interna
Identificar riesgos y áreas relevantes
Recolección de documentos y
evidencias para auditoría
Elaboración programa o plan a
desarrollar en la ejecución de auditoría
Seleccionar los componentes del
equipo de auditoría adecuados según su
experiencia y capacidad y selección del
trabajo que efectuará cada uno
Ejecución
Realizar pruebas sustantivas
Realizar pruebas analíticas
Revisión analítica de los activos e
inventarios
Análisis estados financieros y
variaciones

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Evaluación de controles y riesgos

posibles
Reconocer y evidenciar problemas
futuros para corregir
Definir procesos significativos para la
auditoria
Revisión efectividad sistema gestión
riesgo y controles
Seguimiento avance plan auditoría
Conclusiones
Evaluación servicio auditoría externa y
razonabilidad de honorarios

Verificación asuntos legales,

normativos y de cumplimiento

Reunión con cliente y verificación del

grado de satisfacción
Recomendaciones y ajustes
Resultados revisoría fiscal
Informe Final Auditoría

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CEDULA SUMARIA
EMPRESA: AGROPAISA SAS FECHA: 18 de marzo de 2021
ESF
ALCANCE: 1 DE ENERO A 31 DE DICIEMBRE DE 201 GRUPO: Estado Financiero
Elaborado por: Mayerlis Buelvas SALDO A DIC 31/2018 AJUSTE RECLASIFICACIÓN SALDO AUDITADO
DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA
CÓDIGO DEBITO CREDITO DEBITO CREDITO DEBITO CREDITO DEBITO CREDITO
1 activo
activos corrientes
1133 efectivo y equivalente al efectivo
1110 caja y banco 1.199.768
total efectivo y equivalente al efctivo 1.199.768
pagos anticipados y otros activos corrientes

117.527
1305 deudores comerciales 24.054.128
cuentas por cobrar a trabajadores 19.731
otras cuentas por cobrar 2.357.152
activos por impuestos corrientes 1.601.900
INVENTARIOS CORRIENTES
1435 mercancia no fabricada por la empresa
35.763.131
Activos No Corrientes
Inversiones contabilizadas al costo menos
deterioro 301.000
16 Propiedades, planta y equipo

1605 terrenos 2.673.988

1640 edificios y construcciones 4.286.550
1655 maquinaria y equipo 508.978
1665 muebles y enseres 338.948
1670 equipos de tecnologias de informacion 339.495
1540 flota y equipo de transporte 1.454.115
1905 Propiedades de inversion
1516 Edificios Y Construcciones 138.500
1710 Activos por impuesto diferidos 957.439
OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES

Activos intangibles diferente a la plusvalia

688.935
PASIVOS

2105 Obligaciones financieras 25910377

2305 Cuentas por pagar comerciales 18.757.701
2335 Otras cuentas por pagar 1.217.855
2367 Pasivos por impuestos 135.461
Provisiones corrientes beneficio empleados
2605
592.110
2404 Impuesto de renta y cree 1.963.638
2408 Impuesto a las ventas 123.954
2368 Impuesto de Industria y comercio 501.557
otros pasivos no financieros corrientes
2805
806.113
2725 Impuestos diferidos 928.495
Obligaciones financieras a largo plazo
2195
5.336.589
PATRIMONIO
3105 Capital emitido 2.319.554
3705 Ganancias acumuladas 8649262
3605 Utilidades del ejercicio 3334901
3205 Primas de emisión 4246015
3305 Otras reservas 1159777
Otras participaciones en el patrimonio
Adopción por primera vez 817926
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CEDULA SUMARIA
EMPRESA: AGROPAISA SAS FECHA: 18 de marzo de 2021 ER
ALCANCE: 1 DE ENERO A 31 DE DICIEMBRE DE 201 GRUPO: Estado de resultado

Elaborado por: Mayerlis Buelvas SALDO A DIC 31/2018 AJUSTE RECLASIFICACIÓN SALDO AUDITADO
DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA
CÓDIGO DEBITO CREDITO DEBITO CREDITO DEBITO CREDITO DEBITO CREDITO
INGRESOS DE ACTIVIDADES
4135
ORDINARIAS
413522 Ingresos Actividades Ordinarias 147.288.702
610570 Costo de Ventas 120.322.932
610580 Costos e distribución 19.288.850
51 Gastos de administracion 2.132.556
413595 Otros Ingresos
4.449.208
6 Costos Financieros 4.551.852
Gastos Por Impuestos a las Ganancias
5215
2.106.819
Ganancia por acción Básica 143773

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GESTIÓN DEL RIESGO

8 Constante Nivel riesgo inherente

7 Habitual
6 Frecuencia
FRECUENCIA

5 Moderado
4 Ocasional
3 Esporádico
Controles
2 Remoto
1 Improbable Nivel riesgo residual
Insignif. Marginal Grave Crítico Desastro. Catastr.
1 2 5 10 20 50

Aceptable Tolerable Inaceptable Inadmisible

IMPACTO

Por procedimientos rutinarios

BAJO NIVEL DE RIESGO 1
adecuados
MODERADO NIVEL DE RIESGO 2 Por especificación gerencial
ALTO NIVEL DE RIESGO 3 Por atención gerencial
EXTREMO NIVEL DE RIESGO 4 Por acción inmediata

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MAPA DE RIESGO
RIESGOS PERSONAS PROCESOS TECNOLOGÍA EVENTOS

Controles Operacionales

Errores programación
Integridad de datos

Fraude electrónico
Salud y seguridad

Caídas Sistemas
Personal Clave
Competencia

Transiciones

Regulatorio
Tributarios
Integridad

Modelos

Políticos

Desastre
Procesos

Inventarios

Facturación Electrónica

Depósitos

Gestión Inversión

Desarrollo y
Mantenimiento

Cartera

Recursos Humanos

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MATRIZ DE RIESGOS
EMPRESA: AGROPAISA SAS FECHA: 16 de marzo de 2021
ALCANCE: 1 DE ENERO A 31 DE DICIEMBRE GRUPO: Estado Financiero
Elaborado por: Mayerlis Buelvas
BAJO PROBABILIDAD 1 BAJO NIVEL DE RIESGO 1
MODERADO PROBABILIDAD 2 MODERADO NIVEL DE RIESGO 2
ALTO PROBABILIDAD 3 ALTO NIVEL DE RIESGO 3
EXTREMO PROBABILIDAD 4 EXTREMO NIVEL DE RIESGO 4
CLASE AMENAZA DESCRIPCIÓN DEFICIENCIA PROBABILIDAD CONSECUENCIA NIVEL DE RIESGO SUGERENCIAS

No existe restricción de acceso Falta de controles de Perdida de producto Evaluar la planificación del
Sustracción de inventarios físico al área de almacenamiento seguridad en el área de 3 terminado para la 3 inventario físico y observar
a la producto terminado producción venta la toma del inventario físico.
Obtener un análisis o
(Financiero) La cuenta de propiedad planta y Inexactitud de análisis de los resumen de los cambios en la
Cuenta de Activos fijos provenientes de
equipo no se está presentando cambios de la propiedad 3 3 propiedad poseída
Activo operaciones discontinuas
razonablemente poseída. Comprobar adiciones
durante el año
Relación de cheques no Falta de separación de Distribución de las funciones
Pérdida de dinero
Cheques girados y alterados encontrados en el extracto funciones del tesorero frente 4 4 y control en el giro de
de la entidad
bancario. a las conciliaciones bancarias cheques
No, es atractivo para la empresa,
Pérdida de dinero Enviar licictacion a mas de 3
Que no se firme el contrato o el tiempo para la ejejecucion No se licito publicamente 2 4
en el tiempo empresas contratistas
es muy largo
Que no se compla con el objetivo
el personal no es idoneo para la Falta de control en la Pérdida de dinero Verificar lascompetencias
General estipulado en el contrato en el 4 4
actividad que estipula el contrato contaratacion en el tiempo delpresonal a contratar,
tiempo indicado
Que los los informes del contratista Se realizan actividades ajenas a Pérdida de tiempo, coordinar las actividades
Fata de control de los
no correspondan con las actividades la actividad para el cual se 3 y mano de obra 3 estipuladas dentro de la
supervisores del trabajo
contratatdas contrato directa contratcion
Tener control y conteo en la
Que se facturen menos unidades que Error de digitacion al momento Falta de confrontacion de
4 Pérdidade dinero 4 confrontacion de entrega de
las enviadas o entrgadas, de facturar factura con producto,
mercacia.
Que se entregue productos sin Que vendan y no facturen al Controlar la venta de Supervisar rigurosamente las
Facturacion 4 Pérdida de dinero 4
facturar momento de vender productos y servicios ventas de los empleados

Página 3 de 4
 mdr

Pérdida de
Que se inflen los valores en las Que cuando se venda se alteren Falta de control en precios Supervisar las ventas de lo
2 cedebilidad de la 3
facturas los vaores de los productos por los vendeores empleados
empresa
Digitaizar unidades al
Se despachen mas unidades de Falta de sentido de Pérdida de dinero, y
Que no coicidan salidad de momento de entrega con
las relacionadas en salidad de pertenencia, o flata de 3 tiempo y mano de 3
inventarios, con inventarios evidencia del buen
investarios confrontacion con factura obra
Ventas procedimento
Falta de verificacion de Pérdida de
Cuando se expiden productos Confrontar la digitalizacion
Venta de productos no adecuados invetario de unidades 3 credibilidad de la 3
vencidos con los productos fisicos
disponibles empresa
Hacer mas de una revision en
Pérdida de las lista de distribución,
Que cuando se haga el procesos Falta de concentracion de credibilidad y asignar supervisor de
Entrega de productos no solicitados de distribucion cambiar empleado que hace la 3 dinero, por 3 despacho, solo para esa area
Distrubucion informacion de despacho relacion de distribucion, correcion en en el ya que el exceso de
envio, tiempo funciones puede ocasionar
este traumatismo
Entrega de productos fuera de Entregar productos con muchos Falta de coordinacion para la Pérdida de Agilizar el proceso de
3 4
fecha, dias de retraso consecuenta al entrega, retraso en la credibilidad y facturacion y dar prioridad a
Pérdida de tiempo, Hacer actulizacion de tiempo
Cuentas por cobrar sin actualizar Falta de confrontacion de
Cobrar a clientes que ya pagaron, 2 mano de obra, y 3 real para hacer una cuenta
datos informacion real
credibilidad de cobro
Dinero, tiempo, Verificar que los datos
Verificar informacion de
Relacion de datos no reales Cobrar a supuestos deudores 3 mano de obra, 4 registsrados sea en realidad
clientes sea real
credibilidad de los deudores
Cartera
Que los altos deudores
tengan una garantia de pago
Dinero, tIempo, y
No, cobrar a tiempo odeudores No hacer la debida gestion de para no tener perdias
No reacaudo adecuado 3 solidez economica 4
moroso cartera a tiempo economicas, o fluides
de la empresa
economica para que
garantice el pago

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15-8-2019

AMJA AUDITORES S.A.S

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INTRODUCCIÓN

El Presente Manual plantea las políticas que se tendrán en cuenta en AMJA AUDITORES
S.A.S, para el desempeño de sus actividades relacionadas con la auditoría y revisiones de los
estados financieros, así como de otros procesos que proporcionan un grado de seguridad y
servicios relacionados, estas políticas están diseñadas con el fin de dar cumplimiento a las
normas, requisitos regulatorios y legales aplicables.
La firma, ha implementado políticas de acuerdo con los requisitos de la norma internacional
de control de calidad (NICC1) y sus guías de aplicación; esta norma fue adoptada por la ley
1314 de 2009 y reglamentada por el decreto 2420 de 2015.

La responsabilidad del control de calidad recae en cada uno de los socios y empleados de la
firma, la cual exige comprender las políticas asociadas para realizar las actividades diarias
dentro de la firma, políticas que reflejan elementos de control de calidad individual
permitiendo reconocer de manera detallada los lineamientos a seguir de un forma objetiva e
integral para desarrollar cada trabajo con calidad y cumplir los estándares profesionales,
regulatorios y legales.

Los elementos básicos del sistema de control de calidad son:

I. Responsabilidad de liderazgo en la calidad de la firma auditora
II. Requerimientos de ética
III. Aceptación y continuidad de la relación con clientes y trabajos específicos
IV. Recursos humanos
V. Desempeño del trabajo
VI. seguimiento

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ALCANCE DE ESTE MANUAL

El alcance de este manual se basa en las políticas implementadas por la firma, en

cuanto al proceso de auditoría a los estados financieros como los de más
procedimientos que se requieran y que proporcionen cierto grado de seguridad a los
servicios relacionados, para dar el debido cumplimiento a la norma internacional de
control de calidad (NICC1).

APLICACIÓN

A todos dueños o socios y colaboradores de AMJA AUDITORES S.A.S

OBJETIVO

Establecer y mantener un sistema de control de calidad que le proporcione a la firma

la seguridad razonable de que:
a. La firma y su personal cumplen con las normas profesionales y los Requerimientos
legales y reglamentarios aplicables; y
b. Los informes emitidos por la firma de auditoría o por los socios de los encargos
son adecuados en función de las circunstancias.

1. Responsabilidades De Liderazgo en la Calidad de la Firma de Auditoría.

AMJA AUDITORES SAS, establece procedimientos orientados hacia la promoción de una
cultura interna de la calidad, reconociendo la calidad como elemento esencial en la
realización de todos los encargos.
Políticas
1.1. En AMJA AUDITORES SAS, se promueve la cultura de la calidad entre los miembros
de la firma, a través de: charlas, mensajes, boletines, material interno de formación,
evaluación de los socios y demás miembros de la firma., memorandos, informaciones
colocadas en murales, declaraciones de intenciones, seminarios, cursos, encuentros, entre
otros; informaciones y motivaciones que incentiven a los empleados a entender la
importancia de realizar todos los trabajos con la mayor calidad posible.
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1.2. Los socios de AMJA AUDITORES SAS, por medio de actuaciones claras, congruentes
y frecuentes, mensajes procedentes de todos los niveles de la dirección de la firma de
auditoría promueven el ejemplo que influye en la cultura interna de la calidad a todos los
miembros de la firma.
1.3. Los socios y colaboradores de AMJA AUDITORES SAS se comprometen a informar
oportunamente a su equipo de trabajo si se presentó algún cambio en las normas
internacionales de auditoría, en los estándares profesionales de auditoría y cualquier otro
asunto que sea considerado importante para la ejecución de los encargos.
1.4. En AMJA AUDITORES SAS., se tiene en cuenta la capacidad y desempeño de sus
colaboradores, su promoción profesional, al momento de realizar cualquier ascenso dentro
de la firma.
1.5. El responsable del control de calidad será el Gerente, así mismo asumirá la
responsabilidad del sistema ya que cumple con la autoridad, experiencia y capacidad para
asumir esta responsabilidad y de esta manera promover una cultura basada en la calidad.
1.6. Los miembros de AMJA AUDITORES SAS, tienen en cuenta que para fomentar la
cultura interna basada en la calidad es necesario proporcionar recursos suficientes para que
se puedan desarrollar, documentar y apoyar todas las políticas y procedimientos de control
de calidad diseñados por la firma.
1.7. AMJA AUDITORES SAS., documenta sus políticas y procedimientos con el fin de tener
un soporte de su correcta ejecución y responsable.
1.8. En AMJA AUDITORES SAS., se designa más de una función a alguno de los socios de
la firma, con el fin de que el control de calidad sea adecuado y se haga el mayor esfuerzo por
mantenerlo actualizado de manera oportuna, las principales posiciones de liderazgo son:
Socio director SD, Recursos Humanos RR.HH.
1.9. En AMJA AUDITORES SAS, prevalece la claridad y documentación sobre el grado de
responsabilidad que tiene cada una de las funciones asignadas a los socios.
2. Requerimientos de Ética Aplicables
El Subgerente es el encargado de suministrar los lineamientos, excepciones, y resolver
cuestiones sobre los asuntos de integridad, objetividad, competencia profesional, diligencia
profesional, confidencialidad y comportamiento profesional adecuado de acuerdo con lo
establecido en el código de ética del IFAC, y la Ley 43 de 1990.

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El Subgerente, será designado como responsable de la actualización anual de controles de
independencia y confidencialidad.
Políticas
2.1. AMJA AUDITORES SAS, se basa en el Código de Ética para profesionales de la
Contabilidad del Consejo de Normas Internacionales de Ética para profesionales de la
contabilidad (Código del IESBA y/o IFAC) y los principios éticos establecidos en la Ley 43
de 1990.
2.2. En AMJA AUDITORES SAS, se realiza declaraciones de independencia para cada uno
de los socios y colaboradores antes de aceptar un encargo.
2.3. En AMJA AUDITORES SAS., se informa de inmediato a los socios en caso de detectar
una amenaza a la independencia y comunica a la firma las acciones tomadas para disminuir
o eliminar dicha amenaza.
2.4. En AMJA AUDITORES SAS., los auditores son rotados por cada encargo en el caso de
clientes recurrentes, con el fin de tener una salvaguarda al riesgo de familiaridad con el
cliente. Así mismo se mantiene un registro de estas rotaciones.
2.5 AMJA AUDITORES SAS realiza un análisis referente a los conflictos de interés
relevantes que se presentan cuando se ofrecen servicios adicionales a la auditoría financiera,
esto con el fin de mitigar el riesgo de familiaridad con el cliente y posibles amenazas de
independencia.
2.6. La firma hace declaraciones a los clientes sobre políticas de confidencialidad e
independencia en las ofertas de servicio a los clientes y en las cartas de compromiso.
2.7. AMJA AUDITORES SAS, en sus actuaciones, capacitaciones y educación continuada
hace énfasis a su personal acerca de los principios éticos, integridad, objetividad,
competencia y diligencia profesional, confidencialidad y comportamiento profesional, para
disminuir las amenazas de la independencia y d esta manera promover una cultura orientada
hacia los estándares internacionales de control de calidad.
2.8. AMJA AUDITORES SAS se compromete a realizar, mantener y actualizar de manera
periódica las declaraciones de independencia de acuerdo con la rotación de cartera de
clientes.

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2.9. AMJA AUDITORES SAS., antes de aceptar un encargo, evalúa la independencia de
cada uno de sus miembros con respecto a la empresa a auditar, así como de sus partes
relacionadas.
2.10. La firma mantiene un registro de toda la información recopilada de las confirmaciones
de independencia, el objetivo de este registro es identificar y evaluar las posibles amenazas
de independencia que puedan presentarse.
2.11. Todo el personal de la firma debe notificar de manera oportuna cualquier situación o
circunstancia de asuntos que puedan afectar la independencia de la firma con respecto al
cliente, ya sea por conflictos de interés, por relaciones familiares o patrimoniales.
2.12. La información confidencial relativa a los clientes no será revelada por el personal de
AMJA AUDITORES SAS., esta información tampoco será utilizada para propósitos no
establecidos en las propuestas de encargos. Dentro de la información confidencial se
encuentran todos los documentos, software, informes, datos, registros, formularios y
cualquier tipo de material obtenido durante el transcurso de la auditoría.
2.13. El personal de AMJA AUDITORES SAS manifiesta de forma escrita o electrónica
anualmente documentos donde se indica que se tiene conocimiento acerca de las políticas y
procedimientos de la firma, y el total compromiso para su correcta aplicación.
Adicionalmente, se declara que no se tiene interés alguno en empresas que son auditadas por
AMJA AUDITORES SAS, y que no se presentan relaciones con los clientes que afecten la
independencia de los encargos.
2.14. El personal de AMJA AUDITORES SAS debe comunicar cualquier acto ilegal
cometido por el personal de esta, clientes y otras partes relacionadas. Así mismo, no deben
ofrecer, prometer, realizar, solicitar o aceptar sobornos con el fin de alterar la información
obtenida durante el encargo.
2.15. Se realizan capacitaciones al personal acerca de los temas relevantes de ética e
independencia, y se hace una evaluación para verificar el grado de cumplimiento de estos.
3. ACEPTACIÓN Y CONTINUIDAD DE LAS RELACIONES CON CLIENTES Y
TRABAJOS ESPECÍFICOS
La firma debe establecer políticas y procedimientos para lograr una seguridad razonable de
que identifica y evalúa las posibles fuentes de riesgo asociadas con una nueva relación con
un cliente o un encargo específico.

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A continuación detallamos los objetivos, las políticas de trabajo y los procedimientos a
realizar:
OBJETIVO: Establecer políticas y procedimientos para la aceptación y la continuidad de las
relaciones con clientes, y trabajos específicos.
POLITICA: Primera comunicación o recomendación de un posible cliente nuevo, se da el
siguiente proceso
Realizar una evaluación de aquellos clientes potenciales y una revisión, de manera periódica,
de los clientes existentes.
El Socio asistirá a la entrevista con el nuevo cliente con la propuesta del proyecto del trabajo
en cuestión.
Se debe hacer un análisis anual, por parte del socio del encargo, del mantenimiento de la
independencia.
PROCEDIMIENTO: Toda empresa que nos solicite una cotización de servicios por primera
vez, tendrá que ser investigada, así como evaluar si la firma cuenta con personal idóneo que
pueda desarrollar el trabajo. No se darán cotizaciones telefónicas o por medio electrónico,
salvo casos excepcionales que serán autorizados por el Socio Director de la firma.
Las consideraciones principales en la evaluación de la aceptación de un cliente nuevo o de
retención de un cliente existente deben descansar en la independencia, la habilidad para
servirlo y la integridad del cliente y de su administración.
Antes de elaborar la propuesta de trabajo se solicitará una entrevista, para obtener la mayor
información posible del proyecto.
En el momento de la supervisión del trabajo de auditoría, de detectarse la necesidad de
rotación para el año siguiente, el supervisor lo comunicará al órgano de gobierno de la firma.

Cuando sea solicitada una cotización, AMJA AUDITORES S.A.S realizara un estudio del
posible cliente, evaluando que no existan conflictos de interés y que la independencia de los
profesionales no se vea afectada. AMJA AUDITORES, realiza un estudio sobre las
principales fuentes de ingreso de sus clientes prospecto, igualmente verifica que no tengan
participación alguna en actividades ilícitas.

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El encargado del control de calidad es el Gerente. Cuando se presenten situaciones de
solución difícil el será el encargado de intervenir para solucionar la situación. Así mismo,
archiva las evaluaciones de clientes aceptados y actualiza el archivo de clientes rechazados.

4. Recursos Humanos
Establece procedimientos diseñados con el objetivo de otorgar una seguridad razonable de
que cuenta con personal suficiente, competente, capaz y comprometido con los principios de
ética necesarios para realizar los encargos de acuerdo con la normatividad aplicable, y
permitir que los socios emitan informes adecuados dependiendo de las circunstancias.
4.1. Se contrata personal de acuerdo con los perfiles planteados por la firma con el fin de
poder identificar los atributos, logros y experiencias necesarias dependiendo de la vacante.
4.2. La cantidad de personal a contratar en AMJA AUDITORES S.A.S. será dependiendo
de su capacidad económica con relación a los encargos a realizar.
4.3. En cuanto a la selección del personal, se tienen en cuenta los siguientes aspectos:
a. Verificación de la hoja de vida, soportes, estudios y referencias personales si es necesario.
b. Se realiza una entrevista técnica con el fin de determinar si la persona es apta para el cargo.
4.4. AMJA AUDITORES S.A.S. contará con la opinión y/o ayuda de expertos según las
circunstancias para la realización de encargos especiales o de temas específicos, con el fin de
brindar un servicio con calidad y los expertos en el tema.
4.5. AMJA AUDITORES S.A.S. establece manuales de funciones para cada uno de los
cargos de la entidad.
4.6. En AMJA AUDITORES S.A.S. se mantienen los expedientes actualizados del personal.
4.7. Los socios de AMJA AUDITORES S.A.S promueven la cultura interna de la calidad
por medio de la difusión y participación a eventos de capacitación que enriquezcan su
conocimiento sobre diferentes áreas.
4.8. Por lo menos una vez al año, se realizan evaluación con el fin de determinar el
conocimiento y cumplimiento de los requerimientos exigidos según el cargo de cada socio
y/o empleado en AMJA AUDITORES S.A.S. Así mismo por medio de estas, se evalúa su
responsabilidad, logro de metas y comportamiento profesional.

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4.9. En AMJA AUDITORES S.A.S. se tiene en cuenta la calidad de rendimiento, y capacidad
de sus colaboradores, realizando ascensos.
4.10. La asignación de profesional por encargo se determinará según la disponibilidad del
auditor y la experiencia con que cuente para el caso de encargos de temas específicos.

5. RECURSOS HUMANOS
El éxito de nuestra firma de auditoría depende mucho del número de empleados que la firma
contrate o que presten servicios a la firma, y de la calidad y competencia de los mismos y la
consecución del mismo está ligado directamente a la gestión de su personal.
A continuación detallamos los objetivos, las políticas de trabajo y los procedimientos a
realizar:
OBJETIVO: Establecer políticas y procedimientos para la obtención de personal con los
perfiles más adecuados a las exigencias profesionales que requiere el trabajo de auditoría.
POLITICA: Contratación de nuevo personal de auditoría.
*Continúa formación del equipo de auditoria

PROCEDIMIENTO: Los socios de la firma establecerán el perfil de los diferentes cargos

dentro del equipo de auditoría, para garantizar la más alta calidad en los servicios que se
brindan a los clientes. • Los encargados de los trabajos de auditoría serán licenciados
• Los encargados serán Personal con experiencia probada en otras firmas de auditoría
• Deben ser honestos e íntegros. El proceso de selección de los candidatos se basa en una
primera criba de los currículos recibidos, después se realizará una criba de los candidatos por
la entrevista personal.
Finalmente se llevará a cabo la selección del personal. Una vez seleccionado los candidatos,
se comprobará su independencia respecto de los clientes de los encargos a los que se espera
se les asigne.
* El equipo de auditoría realizará cursos presenciales a lo largo del ejercicio para renovar sus
conocimientos en esta materia, y adaptarse a los continuos cambios que está sufriendo la
legislación que nos ocupa. Para ello, participará en seminarios, cursos, realización de
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actividades docentes en Universidades a que se refiere la Ley Orgánica de Universidades, y
en cursos de formación de auditores homologados por el instituto de Contabilidad y Auditoría
de Cuentas. De los cursos recibidos e impartidos, se llevará un control.

5. Seguimiento
AMJA AUDITORES S.A.S. establece un proceso de seguimiento diseñado para
proporcionar una seguridad razonable de que las políticas y procedimientos relativos al
sistema de control de calidad son pertinentes, adecuados y operan eficazmente.
5.1 El socio encargado del control de calidad realiza revisiones cada 06 meses del
cumplimento del manual de control de calidad.
5.2 Para llevar a cabo la revisión del control de calidad, el socio encargado diseña
instructivos para las revisiones practicadas.
5.3 En el análisis del sistema de control de calidad se tiene en cuenta los siguientes
aspectos:
a) Normas profesionales y requisitos regulatorios legales que sean emitidos después
de la publicación e implementación del presente manual y que puedan afectar alguna
política o procedimiento ya ejecutado.
b) Confirmación por escrito del cumplimiento de políticas y procedimientos sobre la
independencia.
c) Desarrollo profesional continuo
d) Decisiones relacionadas con la aceptación y continuidad de las relaciones con los
clientes y de los trabajos específicos.

5.4 En AMJA AUDITORES S.A.S. el encargado del control de calidad prepara reportes
con los resultados obtenidos, así mismo discute los resultados con las observaciones
y comentarios del personal que fue revisado.
5.5 En AMJA AUDITORES S.A.S, el sistema de control de calidad es revisado con el
fin de determinar si es adecuado o necesita cambios debido a que los problemas son
sistemáticos y repetitivos.
5.6 En AMJA AUDITORES S.A.S las recomendaciones realizadas incluyen:
a) Decisión tomada frente al funcionario o compromiso específico.
b) La comunicación realizada al responsable para futuros entrenamientos.

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c) Documentación de los cambios en las políticas y procedimientos del control de
calidad. d) Acciones disciplinarias para las personas que incumplen las políticas y
procedimientos de control de calidad, especialmente a los que son reincidentes.

5.7 En AMJA AUDITORES S.A.S. Se determina y documenta si se realizaron las

acciones correctivas.
5.8 En AMJA AUDITORES S.A.S. dentro de los 08 días luego de realizar el monitoreo,
comunica los resultados de este a los demás socios e integrantes de la firma, aquí se
tiene en cuenta la descripción del proceso de monitoreo, las conclusiones derivadas
del proceso de monitoreo, descripción de fallas que son sistemáticas, repetitivas y las
acciones tomadas para resolver las deficiencias (si se presenta el caso)

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pap

PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR

EMPRESA: AGROPAISA SAS FECHA: 12 de marzo de 2021
ALCANCE: 1 de enero a 31 de diciembre de 2018 GRUPO: Estados Financieros
ELABORADO POR: Mayerlis Buelvas Mayerlis B. RPT
1 Elaborar y aplicar cuestionario de control interno CCI
2 Revisar existencia de estatutos de constitución de la empresa EDC
3 Revisar existencias de pólizas de protección POL
4 Verificar la existencia de políticas de crédito PCE
5 Verificar la existencia de políticas de contratación de personal PCP
6 Solicitar listado de empleados de la entidad PLE
7 Disponen de sistemas de medición de resultados como: Balances, Evaluación del EDP
desempeño del personal, Indicadores
8 Verificar la existencia de sistemas de seguridad de la empresa SSE
9 Identificar las políticas generales de seguridad vial PSV
10 Verificar existencia de sistema de autocontrol y gestión de riesgo de lavado de SAG
activos y financiación del terrorismo “SAGRLAFT”
11 Verificar Manual Interno para el Tratamiento de Datos Personales TDP
12 Una comprensión Global sobre el desarrollo, complejidad y grado de dependencia
de los sistemas computarizados a través de: Identificar la naturaleza y alcance del FEE
procesamiento automático de datos, Configuración de los sistemas informáticos,
Estructura organizativa de sistemas de información computarizada , factura
electrónica
13 Solicitar ubicación geográfica de la empresa y estructura de la oficinas UGO
14 Elaborar Planilla de deficiencias PDD
15 Elaborar memorando de conclusiones MDC

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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
1° PUNTO
EMPRESA: AGROPAISA SAS FECHA: 17 de marzo 2021
ALCANCE: 1 DE ENERO A 31 DE DICIEMBRE DE 2018 GRUPO: Estado Financiero
Elaborado por: Mayerlis Buelvas
N° GENERALIDADES SI NO N/A OBSERVACIONES
Generales
¿ Cuenta la empresa con un departamento de control interno?
1 x
¿ Cuenta la empresa con polizas de protección de efectivo,
2 x
cartera y activos fijos?
¿ Están claramente definidas las posibles consecuencias o Estas estan estipuladas en el codigo
3 x
acciones disciplinarias frente a los actos indebidos? del trabajo interno
4 ¿ Cuentan con politicas de administracción de riesgo? x
¿ La empresa cuenta con el personal debidamente capacitado y Se refuerzan estas capacitaciones
5 x
suficiente para cumplir los objetivos definidos? cada 6 meses
¿ Para los procesos de selección y contratación de personal se
6 tienen en cuenta la experiencia en el cargo aspirado como parte x Es muy importante para la empresa
del perfil requerido? mirar el perfil del aspirante
¿ El presupuesto y los planes de negocio son consistentes con los
7 x
objetivos globales de la empresa?
¿ Existe un inventario documentado y actualizado de todos los Estos se manejan de forma magnetica
8 x
activos fijos que conforman a la empresa? y fisicas
¿ Existen politicas de seguridad de la información documental y En la empresa se firma un acuerdo de
9 aprobada de la empresa? x comfiabilidad y tratado de
imformacion
¿ Se tienen en cuenta las solicitudes de quejas y reclamos de los
10 x
usuarios por parte de atención al usuario?
¿Las personas a cargo de la liquidación son completamente
11 independientes de las encargadas de la incorporación y despido x
de personal?
¿Cuántas cuentas bancarias están abiertas y cuál es el propósito La empresa cuenta con 4 cuentas
12 de cada una? x bancarias y el proposito es pago
oportuno de nuestros clientes
¿Está centralizada la responsabilidad de los cobros y depósitos
13 de efectivo en el menor número posible de personas? x

¿Se efectúan controles o revisiones internas de las

14 x
operaciones?
Compras
El departamento de compras en
1 ¿ Dónde y por quién se efectúan las operaciones de compra? x
cabeza de su gerente
2 ¿Dichas operaciones están centralizadas? x
¿Depende la función de compras de un nivel jerárquico
3 x Directamente de presidencia
adecuado? ¿ De quién?
4 ¿ Existen normas o procedimientos para comprar? x
a) son claros y precisos? x
b) Son adecuados? x
c) están por escrito? x
¿Se realizan las compras únicamente a base de solicitudes o
peticiones firmadas por funcionarios autorizados? Las comprase se generan por rotación
5 x de inventrios, se ecxentuan cuando
hay promociones que beneficien a la
emprea
6 ¿Se solicitan cotizaciones de precios a los proveedores? x
¿Hay un sistema adecuado Para registrar y controlar las
7 x
entregas parciales de Ordenes de Compra?
Créditos y Cuentas por pagar x
1 ¿Existe un manual de funciones y procedimientos? x
¿Se encuentran claramente definidas las líneas de autoridad y
2 x
responsabilidad?
3 ¿Hay políticas referentes a: x
a) Condiciones generales de venta? x
b) Otorgamiento de créditos? x
c) Condiciones generales de cobranza? x
d) Determinación de precios? x

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Son los pedidos de los Clientes revisados y Aprobados por un

Funcionario independiente de:
4 a) Expedición? x
b) Facturación?
c) Contaduría?
¿Con respecto a la concesión de créditos a clientes:
a) Se estudian los antecedentes del cliente?
b) Que aprobaciones se requieren?
5 x
c) Se encuentra definido el monto que como crédito puede
concederse a cada cliente sin la aprobación expresa del sector de
créditos?
La mercadería que regresa de un viaje de Expedición y que por
6 algún motivo del cliente o de la empresa no pudo ser entregada, x
¿tiene un tratamiento especial?
¿Se realizan informes sobre las devoluciones? ¿ Quién los Las devolucines son Recibidas en la
7 x
recibe? bodega por el jefe de bodega
¿Existen normas y procedimientos para el Sistema de Cuentas a
8 x
Pagar?
¿Tales normas y procedimientos aseguran que
9 x
toda Factura aprobada sea contabilizada de inmediato?
¿Se controlan las Facturas inmediatamente después de
10 x
que son recibidas?
¿El sistema de archivo está organizado en función del
11 x
vencimiento?
¿Se concilia la cuenta de control del Mayor General
12 con los comprobantes pendientes de pago? ¿ Con qué x Mesnsual
frecuencia?
¿Son aprovechados los descuentos concedidos por los
13 x
proveedores?
¿Se llevan los registros requeridos por las leyes? ¿Están
14 x
actualizados?
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edc

ESTATUTO DE LA EMPRESA
2° PUNTO

EMPRESA: AGROPAISA SAS FECHA:

ALCANCE: 1 de enero a 31 de diciembre de 2018 GRUPO: Estados Financieros
ELABORADO POR: Mayerlis Buelvas Mayerlis B.
AGROPAISA SAS, posee acto constitutivo de sociedad por acciones simplificadas de
naturaleza comercial regida por las clausulas contenidas en este documento, de acuerdo a la
ley 1258 de 2008 y demás disposiciones legales relevantes.
El estatuto en mención contiene IV capítulos que constan de: Disposiciones generales, Reglas
sobre capital y acciones, Órganos sociales, Disposiciones varias, Disolución y Liquidación;
sobre la entidad constituida por su alto gobierno.

Para mayor estudio se anexa el documento de estatuto como soporte de este papel de trabajo
de auditoría externa

OBSERVACIONES: el documento anexo se referencia con RPT_EDC-01

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 EDC-01
AGROPAISA SAS
ACTO CONSTITUTIVO

(DUBANEY SERNA VEGA), de nacionalidad (Colombiano), identificado con

(17.345.641), domiciliado en la ciudad de (Bucaramanga), declara -previamente al
establecimiento y a la firma de los presentes estatutos-, haber decidido constituir
una sociedad por acciones simplificada denominada (AGROPAISA), para realizar
cualquier actividad civil o comercial lícita, por término indefinido de duración, con
un capital suscrito de ($200.000.000), dividido en (20.000) acciones ordinarias de
valor nominal de ($10000) cada una, que han sido liberadas en su (totalidad o en
el porcentaje correspondiente), previa entrega del monto correspondiente a la
suscripción al representante legal designado y que cuenta con un único órgano de
administración y representación, que será el representante legal designado
mediante este documento.

Una vez formulada la declaración que antecede, el suscrito ha establecido, así

mismo, los estatutos de la sociedad por acciones simplificada que por el presente
acto se crea.

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1
 ESTATUTOS EDC-01

Capítulo I
Disposiciones generales

Artículo 1º. Forma.- La compañía que por este documento se constituye es una
sociedad por acciones simplificada, de naturaleza comercial, que se denominará
(AGROPAISA) SAS, regida por las cláusulas contenidas en estos estatutos, en la
Ley 1258 de 2008 y en las demás disposiciones legales relevantes.

En todos los actos y documentos que emanen de la sociedad, destinados a

terceros, la denominación estará siempre seguida de las palabras: “sociedad por
acciones simplificada” o de las iniciales “SAS”.

Artículo 2º. Objeto social.- La sociedad tendrá como objeto principal (Comercio al
por mayor de productos químicos básicos cauchos y plásticos en formas primarias
y productos químicos de uso agropecuario). Así mismo, podrá realizar cualquier
otra actividad económica lícita tanto en Colombia como en el extranjero.

La sociedad podrá llevar a cabo, en general, todas las operaciones, de cualquier

naturaleza que ellas fueren, relacionadas con el objeto mencionado, así como
cualesquiera actividades similares, conexas o complementarias o que permitan
facilitar o desarrollar el comercio o la industria de la sociedad.

Artículo 3º. Domicilio.- El domicilio principal de la sociedad será la ciudad de

(Bucaramanga) Santander y su dirección para notificaciones judiciales será la
(carrera 35q # 17-73 bodega8). La sociedad podrá crear sucursales, agencias o
dependencias en otros lugares del país o del exterior, por disposición de la
asamblea general de accionistas.

Artículo 4º. Término de duración. - El término de duración será indefinido.

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 Capítulo II
Reglas sobre capital y acciones EDC-01

Artículo 5º. Capital Autorizado. - El capital autorizado de la sociedad es de

(200.000.000), dividido en (20.000) acciones de valor nominal de (10.000) cada
una.

Artículo 6º. Capital Suscrito.- El capital suscrito inicial de la sociedad es de

(200.000.000), dividido en (20.000) acciones ordinarias de valor nominal de
(10.000) cada una.

Artículo 7º. Capital Pagado.- El capital pagado de la sociedad es de

(200.000.000), dividido en (20.000) acciones ordinarias de valor nominal de
(10.000) cada una.

Artículo 8º. Derechos que confieren las acciones.- En el momento de la

constitución de la sociedad, todos los títulos de capital emitidos pertenecen a la
misma clase de acciones ordinarias. A cada acción le corresponde un voto en las
decisiones de la asamblea general de accionistas.

Los derechos y obligaciones que le confiere cada acción a su titular les serán
transferidos a quien las adquiriere, luego de efectuarse su cesión a cualquier título.

La propiedad de una acción implica la adhesión a los estatutos y a las decisiones

colectivas de los accionistas.

Artículo 9º. Naturaleza de las acciones.- Las acciones serán nominativas y

deberán ser inscritas en el libro que la sociedad lleve conforme a la ley. Mientras
que subsista el derecho de preferencia y las demás restricciones para su
enajenación, las acciones no podrán negociarse sino con arreglo a lo previsto sobre
el particular en los presentes estatutos.

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3
 EDC-01
Artículo 10º. Aumento del capital suscrito.- El capital suscrito podrá ser
aumentado sucesivamente por todos los medios y en las condiciones previstas en
estos estatutos y en la ley. Las acciones ordinarias no suscritas en el acto de
constitución podrán ser emitidas mediante decisión del representante legal, quien
aprobará el reglamento respectivo y formulará la oferta en los términos que se
prevean reglamento.

Artículo 11º. Derecho de preferencia.- Salvo decisión de la asamblea general de

accionistas, aprobada mediante votación de uno o varios accionistas que
representen cuando menos el setenta por ciento de las acciones presentes en la
respectiva reunión, el reglamento de colocación preverá que las acciones se
coloquen con sujeción al derecho de preferencia, de manera que cada accionista
pueda suscribir un número de acciones proporcional a las que tenga en la fecha del
aviso de oferta. El derecho de preferencia también será aplicable respecto de la
emisión de cualquier otra clase títulos, incluidos los bonos, los bonos
obligatoriamente convertibles en acciones, las acciones con dividendo preferencial
y sin derecho a voto, las acciones con dividendo fijo anual y las acciones
privilegiadas.

Parágrafo Primero.- El derecho de preferencia a que se refiere este artículo, se

aplicará también en hipótesis de transferencia universal de patrimonio, tales como
liquidación, fusión y escisión en cualquiera de sus modalidades. Así mismo, existirá
derecho de preferencia para la cesión de fracciones en el momento de la
suscripción y para la cesión del derecho de suscripción preferente.

Parágrafo Segundo.- No existirá derecho de retracto a favor de la sociedad.

Artículo 12º. Clases y Series de Acciones.- Por decisión de la asamblea general

de accionistas, adoptada por uno o varios accionistas que representen la totalidad
de las acciones suscritas, podrá ordenarse la emisión de acciones con dividendo

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4
 EDC-01
preferencial y sin derecho a voto, con dividendo fijo anual, de pago o cualesquiera
otras que los accionistas decidieren, siempre que fueren compatibles con las
normas legales vigentes. Una vez autorizada la emisión por la asamblea general
de accionistas, el representante legal aprobará el reglamento correspondiente, en
el que se establezcan los derechos que confieren las acciones emitidas, los
términos y condiciones en que podrán ser suscritas y si los accionistas dispondrán
del derecho de preferencia para su suscripción.

Parágrafo.- Para emitir acciones privilegiadas, será necesario que los privilegios
respectivos sean aprobados en la asamblea general con el voto favorable de un
número de accionistas que represente por lo menos el 75% de las acciones
suscritas. En el reglamento de colocación de acciones privilegiadas, que será
aprobado por la asamblea general de accionistas, se regulará el derecho de
preferencia a favor de todos los accionistas, con el fin de que puedan suscribirlas
en proporción al número de acciones que cada uno posea en la fecha del aviso de
oferta.

Artículo 13º. Voto múltiple.- Salvo decisión de la asamblea general de accionistas

aprobada por el 100% de las acciones suscritas, no se emitirán acciones con voto
múltiple. En caso de emitirse acciones con voto múltiple, la asamblea aprobará,
además de su emisión, la reforma a las disposiciones sobre quórum y mayorías
decisorias que sean necesarias para darle efectividad al voto múltiple que se
establezca.

Artículo 14º. Acciones de pago.- En caso de emitirse acciones de pago, el valor

que representen las acciones emitidas respecto de los empleados de la sociedad,
no podrá exceder de los porcentajes previstos en las normas laborales vigentes.

Las acciones de pago podrán emitirse sin sujeción al derecho de preferencia,

siempre que así lo determine la asamblea general de accionistas.

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 EDC-01
Artículo 15º. Transferencia de acciones a una fiducia mercantil.- Los
accionistas podrán transferir sus acciones a favor de una fiducia mercantil, siempre
que en el libro de registro de accionistas se identifique a la compañía fiduciaria, así
como a los beneficiarios del patrimonio autónomo junto con sus correspondientes
porcentajes en la fiducia.

Artículo 16º. Restricciones a la negociación de acciones.- Durante un término

de cinco años, contado a partir de la fecha de inscripción en el registro mercantil de
este documento, las acciones no podrán ser transferidas a terceros, salvo que
medie autorización expresa, adoptada en la asamblea general por accionistas
representantes del 100% de las acciones suscritas. Esta restricción quedará sin
efecto en caso de realizarse una transformación, fusión, escisión o cualquier otra
operación por virtud de la cual la sociedad se transforme o, de cualquier manera,
migre hacia otra especie asociativa.

La transferencia de acciones podrá efectuarse con sujeción a las restricciones que

en estos estatutos se prevén, cuya estipulación obedeció al deseo de los
fundadores de mantener la cohesión entre los accionistas de la sociedad.

Artículo 17º. Cambio de control.- Respecto de todos aquellos accionistas que en

el momento de la constitución de la sociedad o con posterioridad fueren o llegaren
a ser una sociedad, se aplicarán las normas relativas a cambio de control previstas
en el artículo 16 de la Ley 1258 de 2008.

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 EDC-01
Capítulo III

Órganos sociales

Artículo 18º. Órganos de la sociedad.- La sociedad tendrá un órgano de

dirección, denominado asamblea general de accionistas y un representante legal.
La revisoría fiscal solo será provista en la medida en que lo exijan las normas
legales vigentes.

Artículo 19º. Sociedad devenida unipersonal.- La sociedad podrá ser

pluripersonal o unipersonal. Mientras que la sociedad sea unipersonal, el accionista
único ejercerá todas las atribuciones que en la ley y los estatutos se le confieren a
los diversos órganos sociales, incluidas las de representación legal, a menos que
designe para el efecto a una persona que ejerza este último cargo.

Las determinaciones correspondientes al órgano de dirección que fueren

adoptadas por el accionista único deberán constar en actas debidamente
asentadas en el libro correspondiente de la sociedad.

Artículo 20º. Asamblea general de accionistas.- La asamblea general de

accionistas la integran el o los accionistas de la sociedad, reunidos con arreglo a
las disposiciones sobre convocatoria, quórum, mayorías y demás condiciones
previstas en estos estatutos y en la ley.

Cada año, dentro de los tres meses siguientes a la clausura del ejercicio, el 31 de
diciembre del respectivo año calendario, el representante legal convocará a la
reunión ordinaria de la asamblea general de accionistas, con el propósito de
someter a su consideración las cuentas de fin de ejercicio, así como el informe de
gestión y demás documentos exigidos por la ley.

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 EDC-01

La asamblea general de accionistas tendrá, además de las funciones previstas en

el artículo 420 del Código de Comercio, las contenidas en los presentes estatutos
y en cualquier otra norma legal vigente.

La asamblea será presidida por el representante legal y en caso de ausencia de

éste, por la persona designada por el o los accionistas que asistan.

Los accionistas podrán participar en las reuniones de la asamblea, directamente o

por medio de un poder conferido a favor de cualquier persona natural o jurídica,
incluido el representante legal o cualquier otro individuo, aunque ostente la calidad
de empleado o administrador de la sociedad.

Los accionistas deliberarán con arreglo al orden del día previsto en la convocatoria.
Con todo, los accionistas podrán proponer modificaciones a las resoluciones
sometidas a su aprobación y, en cualquier momento, proponer la revocatoria del
representante legal.

Artículo 21º. Convocatoria a la asamblea general de accionistas.- La asamblea

general de accionistas podrá ser convocada a cualquier reunión por ella misma o
por el representante legal de la sociedad, mediante comunicación escrita dirigida a
cada accionista con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles.

En la primera convocatoria podrá incluirse igualmente la fecha en que habrá de

realizarse una reunión de segunda convocatoria, en caso de no poderse llevar a
cabo la primera reunión por falta de quórum.

Uno o varios accionistas que representen por lo menos el 20% de las acciones
suscritas podrán solicitarle al representante legal que convoque a una reunión de
la asamblea general de accionistas, cuando lo estimen conveniente.

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 EDC-01

Artículo 22º. Renuncia a la convocatoria.- Los accionistas podrán renunciar a su

derecho a ser convocados a una reunión determinada de la asamblea, mediante
comunicación escrita enviada al representante legal de la sociedad antes, durante
o después de la sesión correspondiente. Los accionistas también podrán renunciar
a su derecho de inspección por medio del mismo procedimiento indicado.

Aunque no hubieren sido convocados a la asamblea, se entenderá que los

accionistas que asistan a la reunión correspondiente han renunciado al derecho a
ser convocados, a menos que manifiesten su inconformidad con la falta de
convocatoria antes que la reunión se lleve a cabo.

Artículo 23º. Derecho de inspección.- El derecho de inspección podrá ser ejercido

por los accionistas durante todo el año. En particular, los accionistas tendrán
acceso a la totalidad de la información de naturaleza financiera, contable, legal y
comercial relacionada con el funcionamiento de la sociedad, así como a las cifras
correspondientes a la remuneración de los administradores sociales. En desarrollo
de esta prerrogativa, los accionistas podrán solicitar toda la información que
consideren relevante para pronunciarse, con conocimiento de causa, acerca de las
determinaciones sometidas a consideración del máximo órgano social, así como
para el adecuado ejercicio de los derechos inherentes a las acciones de que son
titulares.

Los administradores deberán suministrarles a los accionistas, en forma inmediata,

la totalidad de la información solicitada para el ejercicio de su derecho de
inspección.

La asamblea podrá reglamentar los términos, condiciones y horarios en que dicho

derecho podrá ser ejercido.

Artículo 24º. Reuniones no presenciales.- Se podrán realizar reuniones por

comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito, en los términos

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9
 EDC-01

previstos en la ley. En ningún caso se requerirá de delegado de la Superintendencia

de Sociedades para este efecto.

Artículo 25º. Régimen de quórum y mayorías decisorias: La asamblea

deliberará con un número singular o plural de accionistas que representen cuando
menos la mitad más uno de las acciones suscritas con derecho a voto. Las
decisiones se adoptarán con los votos favorables de uno o varios accionistas que
representen cuando menos la mitad más uno de las acciones con derecho a voto
presentes en la respectiva reunión.

Cualquier reforma de los estatutos sociales requerirá el voto favorable del 100% de
las acciones suscritas, incluidas las siguientes modificaciones estatutarias:

(i) La modificación de lo previsto en el artículo 16 de los estatutos sociales,

respecto de las restricciones en la enajenación de acciones.
(ii) La realización de procesos de transformación, fusión o escisión.
(iii) La inserción en los estatutos sociales de causales de exclusión de los
accionistas o la modificación de lo previsto en ellos sobre el particular;
(iv) La modificación de la cláusula compromisoria;
(v) La inclusión o exclusión de la posibilidad de emitir acciones con voto
múltiple; y
(vi) La inclusión o exclusión de nuevas restricciones a la negociación de
acciones.

Parágrafo.- Así mismo, requerirá determinación unánime del 100% de las acciones
suscritas, la determinación relativa a la cesión global de activos en los términos del
artículo 32 de la Ley 1258 de 2008

Artículo 26º. Fraccionamiento del voto: Cuando se trate de la elección de comités

u otros cuerpos colegiados, los accionistas podrán fraccionar su voto. En caso de
crearse junta directiva, la totalidad de sus miembros serán designados por mayoría

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 EDC-01

simple de los votos emitidos en la correspondiente elección. Para el efecto, quienes

tengan intención de postularse confeccionarán planchas completas que contengan
el número total de miembros de la junta directiva. Aquella plancha que obtenga el
mayor número de votos será elegida en su totalidad.

Artículo 27º. Actas.- Las decisiones de la asamblea general de accionistas se

harán constar en actas aprobadas por ella misma, por las personas individualmente
delegadas para el efecto o por una comisión designada por la asamblea general de
accionistas. En caso de delegarse la aprobación de las actas en una comisión, los
accionistas podrán fijar libremente las condiciones de funcionamiento de este
órgano colegiado.

En las actas deberá incluirse información acerca de la fecha, hora y lugar de la

reunión, el orden del día, las personas designadas como presidente y secretario de
la asamblea, la identidad de los accionistas presentes o de sus representantes o
apoderados, los documentos e informes sometidos a consideración de los
accionistas, la síntesis de las deliberaciones llevadas a cabo, la transcripción de las
propuestas presentadas ante la asamblea y el número de votos emitidos a favor,
en contra y en blanco respecto de cada una de tales propuestas.

Las actas deberán ser firmadas por el presidente y el secretario de la asamblea.

La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de
la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras
no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas.

Artículo 28º. Representación Legal.- La representación legal de la sociedad por

acciones simplificada estará a cargo de una persona natural o jurídica, accionista o
no, quien no tendrá suplentes, designado para un término de un año por la
asamblea general de accionistas.

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 EDC-01
Las funciones del representante legal terminarán en caso de dimisión o revocación
por parte de la asamblea general de accionistas, de deceso o de incapacidad en
aquellos casos en que el representante legal sea una persona natural y en caso de
liquidación privada o judicial, cuando el representante legal sea una persona
jurídica.

La cesación de las funciones del representante legal, por cualquier causa, no da

lugar a ninguna indemnización de cualquier naturaleza, diferente de aquellas que
le correspondieren conforme a la ley laboral, si fuere el caso.

La revocación por parte de la asamblea general de accionistas no tendrá que estar

motivada y podrá realizarse en cualquier tiempo.

En aquellos casos en que el representante legal sea una persona jurídica, las
funciones quedarán a cargo del representante legal de ésta.

Toda remuneración a que tuviere derecho el representante legal de la sociedad,

deberá ser aprobada por la asamblea general de accionistas.

Artículo 29º. Facultades del representante legal.- La sociedad será gerenciada,

administrada y representada legalmente ante terceros por el representante legal,
quien no tendrá restricciones de contratación por razón de la naturaleza ni de la
cuantía de los actos que celebre. Por lo tanto, se entenderá que el representante
legal podrá celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos en el
objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento
de la sociedad.

El representante legal se entenderá investido de los más amplios poderes para

actuar en todas las circunstancias en nombre de la sociedad, con excepción de
aquellas facultades que, de acuerdo con los estatutos, se hubieren reservado los
accionistas. En las relaciones frente a terceros, la sociedad quedará obligada por

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 EDC-01
los actos y contratos celebrados por el representante legal.

Le está prohibido al representante legal y a los demás administradores de la

sociedad, por sí o por interpuesta persona, obtener bajo cualquier forma o
modalidad jurídica préstamos por parte de la sociedad u obtener de parte de la
sociedad aval, fianza o cualquier otro tipo de garantía de sus obligaciones
personales.

Facultades del suplente si lo hubiese en la empresa

Capítulo IV
Disposiciones Varias

Artículo 30º. Enajenación global de activos.- Se entenderá que existe

enajenación global de activos cuando la sociedad se proponga enajenar activos y
pasivos que representen el cincuenta por ciento o más del patrimonio líquido de la
compañía en la fecha de enajenación. La enajenación global requerirá aprobación
de la asamblea, impartida con el voto favorable de uno o varios accionistas que
representen cuando menos la mitad más una de las acciones presentes en la
respectiva reunión. Esta operación dará lugar al derecho de retiro a favor de los
accionistas ausentes y disidentes en caso de desmejora patrimonial.

Artículo 31º. Ejercicio social.- Cada ejercicio social tiene una duración de un año,
que comienza el 1º de enero y termina el 31 de diciembre. En todo caso, el primer
ejercicio social se contará a partir de la fecha en la cual se produzca el registro
mercantil de la escritura de constitución de la sociedad.

Artículo 32º. Cuentas anuales.- Luego del corte de cuentas del fin de año
calendario, el representante legal de la sociedad someterá a consideración de la
asamblea general de accionistas los estados financieros de fin de ejercicio,

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 EDC-01
debidamente dictaminados por un contador independiente, en los términos del
artículo 28 de la Ley 1258 de 2008. En caso de proveerse el cargo de revisor fiscal,
el dictamen será realizado por quien ocupe el cargo.

Artículo 33º. Reserva Legal.- la sociedad constituirá una reserva legal que
ascenderá por lo menos al cincuenta por ciento del capital suscrito, formado con el
diez por ciento de las utilidades líquidas de cada ejercicio. Cuando esta reserva
llegue al cincuenta por ciento mencionado, la sociedad no tendrá obligación de
continuar llevando a esta cuenta el diez por ciento de las utilidades líquidas. Pero
si disminuyere, volverá a apropiarse el mismo diez por ciento de tales utilidades,
hasta cuando la reserva llegue nuevamente al límite fijado.

Artículo 34º. Utilidades.- Las utilidades se repartirán con base en los estados
financieros de fin de ejercicio, previa determinación adoptada por la asamblea
general de accionistas. Las utilidades se repartirán en proporción al número de
acciones suscritas de que cada uno de los accionistas sea titular.

Artículo 35º. Resolución de conflictos.- Todos los conflictos que surjan entre los
accionistas por razón del contrato social, salvo las excepciones legales, serán
dirimidos por la Superintendencia de Sociedades, con excepción de las acciones
de impugnación de decisiones de la asamblea general de accionistas, cuya
resolución será sometida a arbitraje, en los términos previstos en la Cláusula 35 de
estos estatutos.

Artículo 36º. Cláusula Compromisoria.- La impugnación de las determinaciones

adoptadas por la asamblea general de accionistas deberá adelantarse ante un
Tribunal de Arbitramento conformado por un árbitro, el cual será designado por
acuerdo de las partes, o en su defecto, por el Centro de Arbitraje y Conciliación
Mercantil de ( quien sea nombrado por la empresa). El árbitro designado será
abogado inscrito, fallará en derecho y se sujetará a las tarifas previstas por el Centro
de Arbitraje y Conciliación Mercantil de ( quien sea nombrado por la empresa). El

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 EDC-01
Tribunal de Arbitramento tendrá como sede el Centro de Arbitraje y Conciliación
Mercantil de (quien sea nombrado por la empresa). se regirá por las leyes
colombianas y de acuerdo con el reglamento del aludido Centro de Conciliación y
Arbitraje.

Artículo 37º. Ley aplicable.- La interpretación y aplicación de estos estatutos está

sujeta a las disposiciones contenidas en la Ley 1258 de 2008 y a las demás normas
que resulten aplicables.

Capítulo IV
Disolución y Liquidación

Artículo 38º. Disolución.- La sociedad se disolverá:

1° Por vencimiento del término previsto en los estatutos, si lo hubiere, a menos que
fuere prorrogado mediante documento inscrito en el Registro mercantil antes de su
expiración;
2º Por imposibilidad de desarrollar las actividades previstas en su objeto
social;
3º Por la iniciación del trámite de liquidación judicial;
4º Por voluntad de los accionistas adoptada en la asamblea o por decisión del
accionista único;
5° Por orden de autoridad competente, y
6º Por pérdidas que reduzcan el patrimonio neto de la sociedad por debajo del
cincuenta por ciento del capital suscrito.

Parágrafo primero.- En el caso previsto en el ordinal primero anterior, la disolución

se producirá de pleno derecho a partir de la fecha de expiración del término de
duración, sin necesidad de formalidades especiales. En los demás casos, la
disolución ocurrirá a partir de la fecha de registro del documento privado
concerniente o de la ejecutoria del acto que contenga la decisión de autoridad
competente.

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 EDC-01
Artículo 39º. Enervamiento de las causales de disolución.- Podrá evitarse la
disolución de la sociedad mediante la adopción de las medidas a que hubiere lugar,
según la causal ocurrida, siempre que el enervamiento de la causal ocurra durante
los seis meses siguientes a la fecha en que la asamblea reconozca su
acaecimiento. Sin embargo, este plazo será de dieciocho meses en el caso de la
causal prevista en el ordinal 6° del artículo anterior.

Artículo 40º. Liquidación.- La liquidación del patrimonio se realizará conforme al

procedimiento señalado para la liquidación de las sociedades de responsabilidad
limitada. Actuará como liquidador el representante legal o la persona que designe
la asamblea de accionistas.

Durante el período de liquidación, los accionistas serán convocados a la asamblea

general de accionistas en los términos y condiciones previstos en los estatutos y en
la ley. Los accionistas tomarán todas las decisiones que le corresponden a la
asamblea general de accionistas, en las condiciones de quórum y mayorías
decisorias vigentes antes de producirse la disolución.

DETERMINACIONES RELATIVAS A LA CONSTITUCIÓN DE LA SOCIEDAD

1. Representación legal.- Los accionistas constituyentes de la sociedad han

designado en este acto constitutivo, a (DUBANEY SERNA VEGA),
identificado con el documento de identidad No. (17.345.641), como
representante legal de (AGROPAISA) SAS, por el término indefinido.

(DUBANEY SERNA VEGA) participa en el presente acto constitutivo a fin de

dejar constancia acerca de su aceptación del cargo para el cual ha sido
designado, así como para manifestar que no existen incompatibilidades ni
restricciones que pudieran afectar su designación como representante legal
de (AGROPAISA) SAS.

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 EDC-01

2. Actos realizados por cuenta de la sociedad en formación.- A partir de la

inscripción del presente documento en el Registro Mercantil, (AGROPAISA
SAS) asume la totalidad de los derechos y obligaciones derivados de los
siguientes actos y negocios jurídicos, realizados por cuenta de la sociedad
durante su proceso de formación:

3. Personificación jurídica de la sociedad. - Luego de la inscripción del

presente documento en el Registro Mercantil, nombre de la empresa formará
una persona jurídica distinta de sus accionistas, conforme se dispone en el
artículo 2º de la Ley 1258 de 2008.

DUBANEY SERNA VEGA …

17.345.641 de Medellín Colombia

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 AUDITORES Y CONSULTORES DE CALIDAD
NIT. 900.285.001-6
Cra. 2 LOCAL 2A- Centro

___________________________________________________________________________________________________

Pol
POLIZA DE MANEJO
3° PUNTO

EMPRESA: AGROPAISA SAS FECHA: 17 de marzo de 2021

ALCANCE: 1 de enero a 31 de diciembre de 2018 GRUPO: Estados Financieros
ELABORADO POR: Mayerlis Buelvas Mayerlis B.

La empresa AGROPAISA SAS, posee póliza de seguro de crédito, la cual ampara al

asegurado por los créditos no controvertidos relativos a ventas de mercancías o
prestaciones de servicios para las ventas de mercancías: siempre y cuando las
mercancías hayan sido expedidas o, si ya se encontrasen en el extranjero en el momento de
su venta y entregadas; para las prestaciones de servicios, mientras se hayan realizado
prestaciones que establecen derecho de cobro. Y en la medida en que la entrega dentro del
plazo máximo de facturación establecido en las condiciones particulares de la póliza.

También posee póliza de seguro todo riesgo daño material, la cual tiene coberturas a incendio
y/o rayo, Explosión, Extensión de amparos, daños por agua, anegación, deslizamiento,
avalancha e índice variable como primera sección y para la segunda sección para huelgas,
motín, asonadas, conmoción civil AMIT: actos mal intencionados de terceros. Al igual ampara
la sección tercera en daños internos y la sección cuarta en hurto calificado las cuales se detallan
en la póliza.
El cubrimiento de las mencionadas pólizas que beneficia a la empresa AGROPAISA SAS, es
del 100%; y tienen vencimientos con el plazo dado en la póliza y las prórrogas otorgadas por
la empresa para el pago del crédito y la otra se actualiza anualmente conforme a sus cláusulas.

OBSERVACIONES: anexos de las copias de las pólizas mencionadas, que pasan hacer parte de este
documento como PL01 y PL02, respectivamente.

AMJA AUDITORES SAS

www.amjaauditores.co
E-Mail: [email protected]
Tel: (5) 892609 – 3003024654
Valledupar - Cesar
 POLIZA DE CRÉDITO

REUNIDOS

Se reunieron los representantes de AGROPAISA S.A.S y el Banco Bilbao Vizcaya Argentaria

Colombia S.A, para la firma de la presente póliza de crédito.

De una parte, AGROPAISA S.A.S, (que en adelante es el acreditado), con NIT 900345341-7 y
domiciliado en la ciudad de Valledupar en la dirección calle 21 número 17-39, representado por
María Cristina Botero como gerente, identificada con cedula de ciudadanía N° 43787188.

Y de otra, Banco Bilbao Vizcaya Argentaria Colombia S.A (en adelante el banco) con Nit:
860.003.020-1 y con domicilio en la carrera 9 numero 15ª-45 en la ciudad de Valledupar y
representado legalmente por GABINO LARA SEVILLA, como apoderado identificado con cedula
de ciudadanía 44.376.291 de la ciudad de Bogotá DC.

Los comparecientes, con poderes y facultades legalmente necesarios para obligar a sus
representantes en los términos del presente contrato mercantil de crédito,

POLIZA DE SEGURO DE CREDITO COMERCIAL

CONDICIONES GENERALES

Les rogamos tengan en cuenta que:

a) los términos en negrita están definidos de la página 8 a la página 10.

b) los valores correspondientes a los términos en cursiva quedan especificados en las Disposiciones
Particulares.

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INDICE

1. AMPAROS Y EXCLUSIONES ………………………………………………….... PÁG.3

2. GESTION DEL RIESGO…………:………………………………………………...PÁG.4

3. INDEMNIZACIÓN………...……………………………………………………..…PÁG.5

4. TRANSMISIÓN DEL DERECHO DE INDEMNIZACIÓNY CESIÓN DE CRÉDITOS…

…………………………………………………………………………………………...PÁG.7

5. PRIMAS Y GASTOS ANEXOS …………………………………….……………....PÁG.7

6. OBLIGACIÓN DE INFORMACIÓN……………….…………………………...…...PÁG.7

7. DERECHO DE CONTROL ……………………………….………………………...PÁG.8

8. CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES DEL CONTRATO DE SEGURO POR

PARTE DEL ASEGURADO ……………………….………………………………..….PÁG.8

9. PROTECCIÓN DE DATOS ………………………….........………………………...PÁG.9

10. DEFINICIONES ………………………………...…………………………....…..PÁG. 10

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 1. AMPAROS Y EXCLUSIONES

1.1. AMPARO

La presente póliza cubre al asegurado por los créditos no controvertidos relativos a

ventas de mercancías o prestaciones de servicios bajo las condiciones establecidas en el
campo de aplicación del contrato que están determinadas en las condiciones particulares de
esta póliza y dentro de los siguientes límites:

i) para las ventas de mercancías: siempre y cuando las mercancías hayan sido
expedidas o, si ya se encontrasen en el extranjero en el momento de su venta (en consignación,
en depósito aduanero o en exposición en una feria), mientras hayan sido entregadas,

ii) para las prestaciones de servicios, mientras se hayan realizado prestaciones que
establecen derecho de cobro.

Y en la medida en que la entrega, la expedición, o la prestación haya sido realizada durante

el periodo de vigencia del contrato de seguros y las facturas relativas a estas
operaciones hayan sido remitidas al cliente dentro del plazo máximo de facturación
establecido en las condiciones particulares de la póliza.

1.2. EXCLUSIONES

1.2.1. El Presente Contrato No Es Aplicable A Los Contratos De

Compraventa Concluidos Con Una Persona No Comerciante O Con Una
Sociedad Vinculada

1.2.2. el presente contrato no es aplicable a los contratos de compraventa

objeto de pago:

i. antes de la expedición.

ii.por medio de un crédito documentario irrevocable y confirmado por un banco en

su país.

1.2.3. el contrato no garantiza las pérdidas:

i. que sobrepasen el importe del descubierto garantizado,

ii. que no cumplan las condiciones acordadas en la correspondiente clasificación.
iii. relativas a entregas, expediciones, o prestaciones de servicios realizadas
después de un rechazo o una cancelación de la clasificación sobre el cliente,
iv. relativas a entregas, expediciones, o prestaciones de servicios realizadas con:

 Un cliente cuyo crédito sigue impagado y por lo tanto debió haber sido objeto de
información negativa o de amenaza de siniestro,

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 Un cliente que se encuentra en situación de insolvencia de derecho previamente conocida por el
asegurado

v. Debidas al Incumplimiento, por parte del Asegurado o sus Mandatarios, de una

cláusula o condición del contrato de compraventa,
vi. en caso de venta al contado contra entrega de documentos, debidas a la
pérdida de control de las mercancías como consecuencia de una
inobservancia por parte del asegurado de las reglas y usos.
vii. relativas a entregas, expediciones, o prestaciones de servicio efectuadas sin las
autorizaciones necesarias, o más generalmente incumpliendo con cualquier ley o
normativa aplicable
viii. Que resultan directa o indirectamente de:
 cualquier fenómeno nuclear cualquiera que sea su origen
 una guerra, declarada o no, entre dos o más países de la siguiente lista: Estados
Unidos de América, Federación De Rusia, Francia, Reino Unido Y República Popular
De China.
ix. Correspondientes a intereses de mora, penalidades o daños y perjuicios.
x. Que resulten de:
Contratos de compraventa concluidos con servicio gubernamentales y
autoridades locales.
Una decisión tomada por el gobierno de Colombia que impide la ejecución del
contrato de compraventa o el pago del crédito
xi. en caso de insolvencia de derecho del cliente, si el crédito del asegurado no es admitido
en el pasivo de este ultimo

2. GESTION DEL RIESGO POR PARTE DEL ASEGURADO

2.1. Principios generales

El Asegurado debe, en el marco de sus negocios, y en particular cuando concede un crédito

a un cliente, tanto en lo que se refiere al importe como a la duración de los créditos
acordados, observar la diligencia y prudencia que seguiría de no estar asegurado. Debe
también velar por la preservación de sus derechos tanto respecto a su cliente como a
terceras personas.
Además, salvo acuerdo escrito entre la Aseguradora y el Asegurado, éste debe soportar a su cargo
exclusivo toda fracción de riesgo que no esté garantizada por esta póliza.

2.2. Duración del crédito

2.2.1 La duración del crédito que el Asegurado concede a cada uno de sus
clientes no debe sobrepasar la duración máxima del crédito establecida en las
Condiciones Particulares de la póliza.

2.2.2. El Asegurado puede conceder una o varias prórrogas de vencimiento, en la

medida en que la duración total del crédito concedido, habida cuenta de las

R.M. de Vizcaya, tomo 3330, folio 2, hoja B1-16 Página 4 de 12

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 prórrogas, no sobrepase la duración máxima del crédito establecida en las
Condiciones Particulares de la Póliza.
2.2.3. El Asegurado debe obtener el consentimiento previo de la Aseguradora,
para prorrogar un vencimiento:

i) si el vencimiento prorrogado implica rebasar la duración máxima del crédito,

establecido en las condiciones Particulares de la Póliza.
ii) si la ASEGURADORA ha cancelado la clasificación sobre el cliente,

iii) si el cliente ha sido objeto o hubiese tenido que ser objeto de una declaración de amenaza
de siniestro.

2.3. Declaración de información negativa o amenaza de siniestro

El Asegurado deberá notificar a la Aseguradora, por escrito:

i) en cuanto tenga conocimiento de cualquier información negativa sobre su cliente.
ii) tan pronto haya sido informado que el cliente se halla en un caso de insolvencia de derecho.
iii) dentro del plazo de declaración de amenaza de siniestro, de todo crédito que sigue
impagado. En caso de venta al contado contra entrega de documentos, debe remitir a
la Aseguradora declaración de amenaza de siniestro en el plazo de 30 días a partir de la fecha en
que los documentos y las mercancías han llegado a su destino.
iv) Inmediatamente, de cualquier cobro o abono recibido con posterioridad al envío de la
declaración de amenaza de siniestro.

2.4. Medidas a tomar en caso de amenaza de siniestro

En caso de amenaza de siniestro, el Asegurado debe adoptar, a iniciativa suya o siguiendo

las instrucciones de la Aseguradora toda medida útil para prevenir el siniestro o reducir sus
efectos. Igualmente, debe en el momento oportuno tomar las medidas necesarias para la
salvaguardia y la ejecución de sus derechos o de los derechos de la Aseguradora o
garantías, y para el cobro del crédito, pudiéndose incluir la reventa de las mercancías.

3. INDEMNIZACION
3.1. Importe de la indemnización

El importe de la indemnización corresponde al crédito neto, hasta el importe del

descubierto garantizado otorgado al comprador, multiplicado por el porcentaje de cobertura
establecido en las Condiciones Particulares de la Póliza.

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 3.2. Condiciones de la indemnización

El pago de toda indemnización presupone que el Asegurado haya cumplido y acreditado, Aun
extrajudicialmente, todas las condiciones previstas en el contrato y que haya remitido a la
Aseguradora todos los documentos justificativos del crédito y, cuando proceda, de la
insolvencia de derecho del cliente y de las garantías a que estuviese supeditada la
clasificación, caso en el cual, la Aseguradora estará obligada a efectuar el pago del siniestro
dentro del mes siguiente. Vencido este plazo, la Aseguradora reconocerá y pagará al
asegurado, además de la obligación a su cargo y sobre el importe de ella, un interés
moratorio igual al certificado como bancario corriente por la Superintendencia Financiera
de Colombia aumentado en la mitad.

Corresponderá al Asegurado demostrar la ocurrencia del siniestro, así como la cuantía de la

perdida, si fuere el caso. La Aseguradora deberá demostrar los hechos o circunstancias
excluyentes de su responsabilidad.

3.3. Subrogación

El pago de una indemnización tiene por resultado que la Aseguradora se subroga en todos los
derechos y acciones sobre el importe principal, los intereses y accesorios del crédito
garantizado. El Asegurado se compromete a entregar a la Aseguradora todos los
documentos o títulos que le permitan el ejercicio efectivo de esta subrogación y proceder a
cualquier cesión o transmisión a favor de ella;

A pesar de la subrogación, el Asegurado está obligado a tomar las medidas necesarias

para el recobro de los créditos y a seguir las instrucciones que para tal efecto le imparta la
Aseguradora.

3.4 Créditos controvertidos

En caso de controversia concerniente al crédito, la efectividad de la póliza se aplaza hasta que sus
derechos hayan sido reconocidos por una decisión arbitral o judicial, definitiva y ejecutoria en el
país del cliente.

3.5. Reembolso de la indemnización

El Asegurado autoriza desde ya a la Aseguradora para reclamarle al Asegurado el

reembolso de la indemnización pagada si resulta que ésta no tendría que haber sido
liquidada a tenor del contrato de seguros.

3.6. Límite de pago

La efectividad de la póliza no puede dar lugar, en relación al conjunto de créditos nacidos

en el transcurso de una misma vigencia del seguro, a un pago superior al límite de pago.

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 3.7. Sanciones internacionales

La cobertura de la Aseguradora no es aplicable, y por lo tanto no incurrirá en

responsabilidad indemnizatoria alguna, en la medida en que la ejecución de dicha cobertura
y/o el pago de dicho siniestro pudiese causar a la Aseguradora o a cualquier filial del Grupo Coface
la exposición a cualquier sanción o penalización (incluyendo sanciones extra-
territoriales), originadas por o relacionadas con resoluciones de la Organización de las
Naciones Unidas o sanciones comerciales o económicas, leyes o regulaciones de la Unión
Europea o de algún Estado, si estas sanciones estuvieren vigentes al inicio del Contrato o se
implementaran durante la vigencia del seguro.

4. TRANSMISION DEL DERECHO DE INDEMNIZACION Y CESION DE

CREDITOS

El Asegurado tiene la posibilidad de transmitir su derecho de indemnización a un tercero,

siempre y cuando la Aseguradora lo acepte por escrito previamente. Esta transmisión no le
libera de ninguna de las obligaciones contractuales del Asegurado para con la Aseguradora.
Asimismo, el beneficiario de esta transmisión no podrá pretender obtener más derechos de
los que el Asegurado detenta. Los derechos de la Aseguradora no serán nunca perjudicados
por dicha transmisión.

Siempre que exista una transmisión del derecho de indemnización, como está previsto en el
párrafo anterior, el Asegurado tiene la posibilidad de ceder sus créditos a una entidad
financiera que se beneficie de ésta.

5. PRIMAS Y GASTOS ANEXOS

Cualquier cantidad debida a título del presente contrato debe ser pagada al vencimiento previsto
y el Asegurado no puede alegar una compensación para aplazar pago alguno aun cuando la
Aseguradora se reconociera deudor de una indemnización de siniestro.

La mera percepción de la prima por parte de la Aseguradora no la obliga a asumir un

siniestro; el siniestro, en todo caso, queda sometido a las condiciones generales y
particulares de este contrato de seguros.

6. OBLIGACION DE INFORMACION

El Asegurado debe informar a la Aseguradora en un plazo de 10 días sobre cualquier

modificación significativa en las informaciones contenidas en la solicitud del contrato de
seguros y especialmente, aquéllas relativas a la naturaleza de su actividad o a su situación
jurídica.

R.M. de Vizcaya, tomo 3330, folio 2, hoja B1-16 Página 7 de 12

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En caso de que la sociedad asegurada se hallase en estado de insolvencia de derecho o cese en su
actividad, la Aseguradora se reserva el derecho de revocar el contrato de seguros dando noticia
escrita al Asegurado con por lo menos diez días de antelación contados a partir de la fecha del
envío.

7. DERECHO DE CONTROL

Siempre que la Aseguradora lo solicite, el Asegurado se compromete a facilitar el ejercicio del

derecho de control, a comunicar todo documento relativo a sus contratos de compraventa,
a aportar copias certificadas conformes, y a autorizar para hacer todo tipo de comprobaciones,
especialmente en lo que se refiere a la veracidad y exactitud de sus declaraciones así como al
cumplimiento de sus obligaciones.

8. CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES DEL CONTRATO DE SEGUROS POR

PARTE DEL ASEGURADO.

8.1. Pago de la prima. El Asegurado está obligado al pago de la prima dentro de los 15
días siguientes a la recepción de un requerimiento de pago por parte
de la Aseguradora, el no pago de la prima producirá la terminación automática del
contrato de seguros y dará derechos a la Aseguradora para exigir el pago de la prima
devengada y de los gastos causados con ocasión de la expedición del contrato de seguros.

8.2. El Asegurado está obligado a declarar sinceramente los hechos o circunstancias

que determinen el estado del riesgo, según el cuestionario que le sea propuesto
por la Aseguradora. La reticencia o la inexactitud sobre hechos o circunstancias que,
conocidos por la Aseguradora, la hubieren retraído de celebrar el contrato, o inducido
a estipular condiciones más onerosas, producen la nulidad relativa del contrato de
seguros. Si la declaración no se hace con sujeción a un cuestionario determinado, la
reticencia o la inexactitud producen igual efecto si el Asegurado ha encubierto por
culpa, hechos o circunstancias que impliquen agravación objetiva del estado del riesgo.
8.3. Cualquier otro incumplimiento por parte del Asegurado de las obligaciones
previstas en el contrato de seguros implica la no cobertura para los créditos
correspondientes y, si la Aseguradora ya ha pagado una indemnización, el Asegurado
está obligado a su devolución.

8.4. En caso de rescisión del contrato de seguros por reticencia o inexactitud en la

información suministrada por el Asegurado, cualquier prima pagada se considera
devengada a favor de la Aseguradora y el Asegurado continuará siendo deudor de toda
prima o cantidad exigible.

9. PROTECCION DE DATOS

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Banco Bilbao Vizcaya Argentaria Colombia S.A
Los datos proporcionados por el Asegurado en el marco de este Contrato de seguros, serán
utilizados para la gestión del contrato únicamente y de acuerdo con las condiciones
establecidos para el funcionamiento del sistema en línea de la Aseguradora, las cuales se
encuentran anexas a este contrato.

Datos personales: los datos facilitados por el Asegurado para este contrato serán utilizados para la
gestión del presente Contrato de seguro y para las necesidades de las actividades de seguro de la
Aseguradora y según el caso, para la evaluación de crédito, administración de crédito y las
actividades de financiamiento de cuentas por cobrar. La Aseguradora podrá transferir estos datos
a sus reaseguradores, miembros del grupo Coface, la Agencia de Cobranza, al Proveedor de
Servicios de Información y a sus aliados.

En referencia a los datos personales proporcionados a la Aseguradora, las personas físicas

allí relacionadas podrán acceder a dicha información mediante solicitud escrita dirigida a la
Aseguradora en tal sentido. Los datos personales podrán ser modificados, borrados o
bloqueados si son inexactos o podrá informar a la Aseguradora, dentro los (diez) 10 días
siguientes de la presentación del formulario de solicitud de crédito, sobre cualquier
modificación en la información suministrada, especialmente en cuanto a la naturaleza de sus
actividades o su estatus legal.

La Aseguradora podrá utilizar los datos personales suministrados por el Asegurado para
informarle acerca de nuevos productos o de sus afiliados y sobre cualquier cambio a los
productos existentes. Los datos personales del Asegurado no serán vendidos a un tercero para
campañas de mercadeo. Adicionalmente, los sujetos de datos tendrán en cualquier momento el
derecho de objetar el uso de sus datos personales para propósitos de mercadeo contactando
directamente a la Aseguradora.

Los demás términos y condiciones respecto del manejo de la información, se regirán por lo
dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las normas posteriores que la modifiquen, adicionen o
deroguen. En particular se ratifica que el Asegurado tiene derecho a acceder a sus datos
personales y a solicitar su modificación, eliminación o supresión, presentando su solicitud a
la siguiente dirección de correo electrónico: [email protected]

10. DEFINICIONES

R.M. de Vizcaya, tomo 3330, folio 2, hoja B1-16 Página 9 de 12

Banco Bilbao Vizcaya Argentaria Colombia S.A
AMENAZA DE SINIESTRO
Existe amenaza de siniestro tan pronto como un crédito al que se refiere este contrato no ha
sido pagado en la fecha, en la divisa y en el lugar especificado en el contrato de
compraventa.

CONTRATO DE COMPRAVENTA
Toda convención, cualquiera que fuere su forma, que vincule jurídicamente al comprador y
al vendedor, y tenga por objeto la venta de mercancías o de servicios mediante el pago de
un precio. No se consideran contratos de compraventa las ventas a prueba, en depósito o en
consignación.

CONTROVERSIA
Toda discusión sobre el importe o la validez de sus derechos o créditos así como sobre el
principio de un pago por compensación sobre la base de los créditos que el cliente detenta sobre el
Asegurado.

CREDITO
Importe de la factura o facturas que el cliente adeuda a título de un contrato de
compraventa y que esté dentro del campo de aplicación del presente contrato de seguros.

CREDITO NETO
El crédito neto lo constituye el saldo de una cuenta de pérdidas y comprende:

En él debe:

 El importe de las facturas garantizadas en el Marco del presente contrato y que

corresponden a las mercancías vendidas o a las prestaciones de servicios realizadas, incluyendo si
llega el caso:

• El IVA, si la cobertura de Este impuesto está prevista en el contrato,

• Los intereses calculados hasta el vencimiento (con exclusión de aquéllos generados
después del vencimiento), siempre y cuando vengan contemplados en la factura,
• Los gastos de embalaje, transporte, seguro e impuestos diversos que debe el cliente,
excluyendo los intereses de mora, penalidades o daños y perjuicios.

En el haber:

 El importe de todos los recobros recibidos por el Asegurado o por La Aseguradora hasta la
fecha del establecimiento de la cuenta de pérdidas así como el importe de los gastos que no han
tenido que pagar con motivo del siniestro.

ENTREGA

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Las mercancías se consideran entregadas según el presente contrato de seguros cuando están a
disposición del cliente o de su mandatario en las condiciones y en el lugar previstos por el contrato
de compraventa.

En caso de venta al contado contra entrega de documentos, hay entrega según el presente contrato
en cuanto la mercancía y los documentos hayan llegado a su lugar de destino.

EXPEDICION
Las mercancías se consideran enviadas cuando son entregadas a un tercero, generalmente
un transportista, con vistas a llevarlas hacia el lugar de entrega previsto en el contrato de
compraventa.

GARANTIAS
Hipoteca, pignoración, prenda, o cualquier garantía real o personal que garantice las
obligaciones del cliente.

IMPAGO
Impago por el cliente del crédito en la fecha, en la divisa y en el lugar especificado en el contrato
de compraventa.

INFORMACION NEGATIVA
Cualquier suceso que el Asegurado conozca y que ha conducido o que podría conducir a un
deterioro de la situación financiera de su cliente.

INSOLVENCIA DE DERECHO
La existencia de una situación de cesación de pagos o de incapacidad de pago inminente. o
cualquier otro hecho que conlleve a una reorganización empresarial o liquidación judicial en los
términos consagrados en el artículo 1 de la ley 1116 de 2006 o la ley aplicable en la jurisdicción
que corresponda.

LIMITE DE PAGO
Por Límite de Pago se entenderá el límite o techo máximo de cobertura que la
ASEGURADORA está dispuesta a pagar al ASEGURADO en uno o varios eventos, por vigencia
del seguro. A su vez, el límite de pago se determinará como un factor (cierto número de veces
la prima anual) o un valor especifico.

NOTIFICACION
Fecha en la que se recibe en el domicilio administrativo, cualquier aviso o decisión escrita por
correo, telex o telefax o por medios electrónicos acordados por escrito entre el Asegurado y
la Aseguradora.

PERSONA NO COMERCIANTE
Toda persona que no ejerce, en razón a su profesión, alguno de los actos consagrados en el
artículo 20 del Código de Comercio y los demás que sean regulados por la ley mercantil.

RECOBROS

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Todas las cantidades que reciba el Asegurado por parte de su cliente o de un tercero, bien
sea antes o después del pago de la(s) indemnización(es). Reciben el mismo tratamiento:

 cualquier interés de mora percibido por el Asegurado o por la Aseguradora.

 cualquier cantidad que resulte de la ejecución de garantías
 cualquier nota de crédito o abono establecido por el Asegurado.
 cualquier importe percibido por compensación
 el producto de la realización de aquellas mercancías de las que el Asegurado ha podido,
o habría podido, conservar o recuperar, quedando especificado que este importe no
puede ser inferior al 50%, salvo derogación por parte nuestra, del valor de facturación
de las mercancías.

SOCIEDAD VINCULADA
Toda sociedad controlada por el Asegurado, ya sea directa o indirectamente o que ejerce un control
sobre el Asegurado la suya directa o indirectamente o bien que está controlada por la misma
sociedad que la que les controla al Asegurado.

VENCIMIENTO
Fecha en la que el cliente debe satisfacer su deuda en conformidad con las disposiciones del
contrato de compraventa

VENTAS AL CONTADO CONTRA ENTREGA DE DOCUMENTOS

Las ventas “al contado contra entrega de documentos” son aquellas ventas cuyas
condiciones de pago le permiten al Asegurado conservar la disponibilidad de las

Mercancías hasta que el pago íntegro y efectivo esté en manos del organismo encargado de
entregar los documentos al cliente.

EL TOMADOR LA ASEGURADORA

______________________ __________________________
DUBANEI SERNA VEGA GABINO LARA SEVILLA
CC. 17, 345,641, expedida en Medellín CC. 44.376.291 de la ciudad de Bogotá DC

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Cra. 2 LOCAL 2A- Centro

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PCE

POLÍTICAS DE CRÉDITO DE LA EMPRESA

AGROPAISA SAS
4° PUNTO

EMPRESA: AGROPAISA SAS FECHA: 17 de marzo de 2021

ALCANCE: 1 de enero a 31 de diciembre de 2018 GRUPO: Estados Financieros
ELABORADO POR: Mayerlis Buelvas Mayerlis B.
La empresa AGROPAISA SAS, posee políticas de crédito con objetivos específicos tales como: Mantener
menos de un 5% de cuentas de crédito pendientes vencidas, Mantener garantía sobre los clientes, Mantener el
periodo medio de cobro por debajo de los 30,60 y/o 90 días y dentro de los máximos marcados para cada tipo
de cliente, Cerrar menos de un 0,5% del total de cuentas como incobrables y Mantener al día las revisiones de
cuentas de clientes y créditos asignados (conforme a Sección Revisión del Límite de Crédito).

Además cuenta con asesoramiento jurídico permanente para cualquier cuestión legal que se presente.

La política de crédito y cobro tiene como misión controlar el volumen total de saldos de clientes y la calidad
de su riesgo. Es importante tener siempre en cuenta que esta política está al servicio de la relación de la
compañía con el cliente y por tal razón, cualquier punto que no esté contenido en esta, deberá ser resuelto
teniendo en cuenta que no se trata de proteger a la empresa de los clientes, sino más bien de permitir que ambos
tengan una relación a largo plazo que permita que ambos puedan cumplir sus objetivos.

OBSERVACIONES: se anexa copia de las políticas de crédito, la cual hace parte integral de este documento
como PCE-01

AMJA AUDITORES SAS

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Tel: (5) 892609 – 3003024654
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 AGROPAISA SAS
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Dirección: Calle 21 No. 17 - 39 Barrio Simon Bolívar
Teléfono: (5) 574 37 77-310 289 78 11- 322 849 85 02
Email: [email protected]

Pce-01
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POLÍTICA DE CRÉDITOS AGROPAISA S.A.S

MISIÓN
El Departamento de Crédito es responsable de mantener una alta calidad en sus
cuentas por cobrar. Será política de la empresa proporcionar crédito a todos los
posibles solicitantes, siempre y cuando cumplan los requisitos. El Departamento de
Crédito descartará a los clientes que resultaran en una morosidad obvia. Se
proporcionarán mecanismos flexibles para proteger las cuentas por cobrar sin poner
en peligro la relación con Ventas.
OBJETIVO
Esta política tiene por objeto establecer los pasos a seguir para analizar, otorgar,
negociar y ampliar crédito a clientes, así como disminuirlo o revocarlo en caso de
ser necesario.
 Objetivos específicos.
 Mantener menos de un 5% de cuentas de crédito pendientes vencidas.
 Mantener garantía sobre los clientes.
 Mantener el periodo medio de cobro por debajo de los 30,60 y/o 90 días y
dentro de los máximos marcados para cada tipo de cliente.
 Cerrar menos de un 0,5% del total de cuentas como incobrables.
 Mantener al día las revisiones de cuentas de clientes y créditos asignados
(conforme a Sección Revisión del Límite de Crédito)
ALCANCE
Esta política tiene alcance a todas las ventas a crédito que se realicen originadas
por el objeto de la compañía
Condiciones de Venta.
Son las condiciones de venta que se van a aplicar a los clientes, diferenciando si es
procedente las distintas categorías de clientes. AGROPAISAS S.AS, hay cuatro
categorías de clientes.

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I. Compradores de alimentos concentrados.
II. Compradores de fertilizantes.
III. Compradores de veterinaria.
IV. Prestación de todos servicios.

Las condiciones para cada tipo de cliente son:

Tipo de cliente Forma de Pago Plazo de Cobro Fundamento
Compradores de Transferencia Definida por Uso y costumbres mercado
alimentos concentrados Bancaria, Cheques, gerencia Histórico
pago contado

Compradores de Transferencia Definida por Uso y costumbres mercado

fertilizantes Bancaria, Cheques, gerencia Histórico
pago contado

Compradores de Transferencia Definida por Uso y costumbres mercado

veterinaria Bancaria, Cheques, gerencia Histórico
pago contado

Compradores de todos Transferencia Previa al servicio o Uso y costumbres

servicios, veterinarios, Bancaria, Cheques, máximo 30,60,90 mercado Posición
Alimentos, fertilizante pago contado días desde entrega dominante baja
mercadería

En todos los casos se emitirán facturas físicas (en papel) y facturas digitales con
envío electrónico para aquellos clientes que lo soliciten; cualquier discrepancia que
exista luego de facturado será compensada vía nota de crédito o de débito según
corresponda con la autorización de las áreas técnico y comerciales.
Importante: El plazo de pago del crédito concedido comenzará a partir de la fecha
en que se emita la factura. El plazo está considerado en días naturales y no en días
hábiles.
Intereses y Gastos.
En caso de financiación especial o pagos aplazados, habiendo sido pactado con el
cliente, no se aplicará ninguna tasa en concepto de intereses de demora.

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Criterios de aprobación y apertura de líneas de crédito.
Para analizar cualquier cliente, antes se debe tener la solicitud del área comercial
con el visto bueno de la gerencia general.
Para aprobar una apertura los clientes en general deben cumplir los siguientes
requisitos.
 No haber estado en cesión de pagos o quiebra en los últimos 2 años.
 Conocer las instalaciones del cliente.
 No tener informes financieros de terceros adversos.
 Tener buenas referencias de sus principales proveedores y bancos con los
que tengan la mayor cantidad de operaciones.
Estos requisitos no son concluyentes, su objetivo es disminuir el riesgo de
incobrabilidad. En definitiva, lo que se está buscando es detectar la solvencia
moral y real del cliente; es decir, su compromiso real de pago y su capacidad
para hacerlo.

NOTA: una aprobación directa por parte de la gerencia general puede obviar
las anteriores comprobaciones o incluso anularlas si los resultados de estas
fueran negativos.

El límite de crédito inicial que se concede a nuevos clientes y actualizaciones

futuras dependerá del tipo de cliente, su relevancia en el sector al que
pertenece y el interés comercial que pueda suscitar; por ello es necesario un
acuerdo entre el Dpto. comercial y el Dpto. de crédito para llegar a un acuerdo
satisfactorio para ambos. Es importante recordar que el crédito es una
herramienta más de fidelización de los clientes y en muchas ocasiones un
criterio de selección por parte de estos.

Cobertura de riesgos crediticios.

El seguro de crédito es una modalidad de seguro que tiene como objeto la

cobertura del riesgo de impago por parte de un deudor. Actualmente
AGROPAISA S.A.S trabaja con las siguientes empresas:
• Crédito y Caución.

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Imputaciones y reclamos de impagados.

Siempre que se reciban pagos, los mismos quedarán condicionados al cobre

integro de los valores que se hayan recibido.

Reclamación de impagados.
Pasados 10 días de la fecha de vencimiento de la factura se procede al envío
de correos, cartas o llamadas (según proceda) para recordar al cliente el
vencimiento de la factura y reclamar el pago de la misma; se inicia entonces
un periodo de libre gestión destinado a subsanar cualquier posible error que
pueda estar impidiendo el pago de la factura (el cliente no ha recibido la
factura, transferencia emitida pero no recibida etc.) o en caso de ser
necesario acordar algún tipo de plan de pago encaminado a evitar el impago
de la misma, la duración estimada de este proceso son 2-4 semanas.
Pasado este tiempo, si no se ha efectuado el abono del importe pendiente o
no se ha llegado a un acuerdo en el pago del mismo se procederá a calificar
al cliente como Moroso y se derivará al área de recuperación de créditos. Así
mismo se informará a los departamentos de contabilidad y comercial para
que realicen las previsiones que correspondan a cada caso.

Procedimiento de bloqueo de servicios.

Existen distintas causas que pueden motivar el bloqueo de servicios a un

cliente.
a. Cuestiones comerciales: el Dpto. comercial bloqueará los servicios
a un cliente por motivos que estime pertinentes.
b. Morosidad (ver punto anterior)
c. Detección de indicios o alarmas que indiquen un grave riesgo para la
compañía (salida abrupta de sus directivos, accidentes en sus
instalaciones etc.)
Disminución y Revocación de línea de crédito
Se debe evitar en la medida de lo posible revocar la línea de crédito de un cliente.

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En el caso de clientes que vayan perdiendo solvencia o no cumplan con
los requisitos previos establecidos se les puede dar opción de entregar garantías a
fin de mantener la permanencia de su crédito, esta opción debe ser avalada por la
Dirección General.
La Dirección Comercial apoyada por la Dirección General podrá renovar la línea de
crédito de un cliente (aun cuando no cumpla con los requisitos establecidos)
siempre y cuando se demuestre que el mantenimiento de este crédito no es un
riesgo de incobrabilidad para la empresa.
Asesoramiento Jurídico
Para cualquier cuestión legal, se contará con el apoyo de la asesoría legal y jurídica
que la compañía haya determinado.
Devolución de Mercaderías
Para que se autorice la devolución de mercancía por parte de cualquier cliente se
establecen las siguientes condiciones:
I. Pasados 15 días no se admiten reclamaciones ni devoluciones de los
productos que son de fácil uso, es el periodo del que se dispone para la
aceptación o rechazo de una la factura).
II. Toda devolución deberá ser solicitada con la factura original o en su defecto
debe reclamar la persona titular de la factura indicando:
III. Nombre o razón social que solicita la devolución.
IV. Motivo de la devolución
V. Documento identificativo la persona, factura con el que fue entregado el
material etc. Persona que solicita la devolución de la mercancía
En caso de devolución el cliente ya está obligado a retornar la mercadería a las
instalaciones de AGROPAISA S.A.S, esta derivarse a entregarse otras
instalaciones y previamente confirmada su recibido.
Penalización por cheques rechazados
En caso de producirse una devolución de un cheque la empresa cobrará los gastos
generados por la devolución del cheque más el IVA correspondiente.

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Ética en la gestión. AGROPAISAS S.A.S, cree en los resultados, la integridad y

el compromiso en el trabajo, valores fundamentales que acompañan a la empresa
desde sus inicios en el 2004 y que guían la labor diaria de cada una de las
personas que conforman nuestro equipo. El área de crédito al ser tan sensible, se
espera ética en la gestión diaria y de largo plazo de cada uno de los miembros del
equipo que la conforman.
Ratios e indicadores de gestión y control
Se establecen mediciones periódicas que permitirán conocer el estado de la
gestión del departamento y así poder tomar decisiones respecto a futuros desafíos;
algunos de estos indicadores pueden ser:
a. Plazo promedio de cobro de clientes
b. Clientes morosos sobre total de cartera clientes.
c. Costo de gestión de créditos de clientes
Las ratios de gestión son muy importantes para la evaluación de fortalezas y
debilidades del área de crédito, por lo cual deben estar actualizados y ser
compartidos adecuadamente con los equipos para mejorar la gestión. Una buena
gestión le dará mejores servicios agregados a la compañía y por ende al cliente.

CONCLUSIONES.
La política de crédito y cobro tiene como misión controlar el volumen total de saldos
de clientes y la calidad de su riesgo. Es importante tener siempre en cuenta que
esta política está al servicio de la relación de la compañía con el cliente y por tal
razón, cualquier punto que no esté contenido en esta, deberá ser resuelto teniendo
en cuenta que no se trata de proteger a la empresa de los clientes, sino más bien
de permitir que ambos tengan una relación a largo plazo que permita que ambos
puedan cumplir sus objetivos. Está política está sujeta a cambios, cualquier
modificación será notificada a nuestros clientes de forma oportuna. Está política
deberá ser revisada por lo menos cada dos años o cuando la situación actual del
mercado así lo amerite.

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Días de diferimiento de pago: la empresa tiene especificados los
vencimientos máximos en los que cobrar una factura: 30, 60 ó 90 días fecha factura,
que son los diferimientos para los clientes.
Política de crédito: están establecidas las normas claras sobre el grado
de solvencia o capacidad financiera mínima de la empresa cliente. Si la empresa no
llega a dicho nivel exigido, no se le proporcionará el crédito solicitado. Así mismo,
debe establecerse un límite máximo de crédito a cada cliente, que nunca debe ser
rebasado.
Política de cobro: la empresa tiene claro los procedimientos a seguir en caso de
impagos, tantos los pasos internos (que lleve la empresa personalmente) como los
externalizados a empresas de recobro especializadas (en caso de contratarse o ser
necesarias).
Política de descuentos: la empresa cuenta con una buena forma de acelerar el
ciclo de cobro es ofrecer a los clientes descuentos por pronto pago o por pago al
contado. Obviamente, este descuento está consensuado y estudiado para que no
suponga una merma importante del margen de la venta.

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PCP

POLÍTICAS PARA CONTRATAR PERSONAL

AGROPAISA SAS
5° PUNTO

EMPRESA: AGROPAISA SAS FECHA: 22 de marzo de 2021

ALCANCE: 1 de enero a 31 de diciembre de 2018 GRUPO: Estados Financieros
ELABORADO POR: Mayerlis Buelvas Mayerlis B.
La empresa AGROPAISA SAS, fundamenta sus políticas de vinculación de empleados en los principios de
mérito, competencia y transparencia, garantizando la igualdad de condiciones de selección.

Para dar tratamientos a una vacante, adopta una convocatoria interna o externa aprobada previamente por la
alta gerencia de AGROPAISA SAS, a través de las plataformas y bolsas de empleos que se requieren
legalmente.

La selección de los trabajadores y su consecuente ingreso a AGROPAISA SAS, se realiza sobre la base de sus
méritos, capacidades, aptitudes, antecedentes laborales y atributos personales, previo cumplimiento del
proceso de reclutamiento. Este proceso comprende las etapas de evaluación, selección, informe de resultados,
elección, nombramiento y posesión.

OBSERVACIONES: se anexa copia de las políticas de contratación de personal, la cual hace parte integral
de este documento como PCP-01.

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POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL EN LA EMPRESA

AGROPAISA SAS

El proceso de reclutamiento constituye el primer paso del proceso de selección,

procura atraer candidatos idóneos y potencialmente calificados a AGROPAISA
SAS. Se fundamenta en los principios de mérito, competencia y transparencia,
garantizando la igualdad de condiciones de selección.
La existencia de un puesto vacante, dará lugar a la adopción de una convocatoria
interna o externa aprobada previamente por la alta gerencia de AGROPAISA SAS,
la cual proporcionará información a los potenciales postulantes sobre el puesto a
cubrir, sus objetivos, sus requisitos, el plazo de presentación, así como la forma y
lugar de recepción de las postulaciones.
La Unidad de Recursos Humanos, en coordinación con la Máxima Autoridad de la
Unidad Solicitante, son responsables de la emisión de la convocatoria y que ésta
coincida con la política de contratación basada en la demanda organizacional y la
disponibilidad presupuestaria.
El concurso a la convocatoria pública: interna o externa, podrá ser declarada
desierta a través de la Unidad de Recursos Humanos, mediante Resolución de
Presidencia Ejecutiva, cuando no lograra atraer al menos a un (1) postulante por
cargo, que cumpla los requisitos exigidos por el puesto convocado o ninguno de los
postulantes obtenga el puntaje suficiente para ser aprobado durante el proceso de
selección; en consecuencia se emitirá una ampliación o segunda convocatoria.
Están inhabilitados para postularse en las convocatorias:
Cuando el cónyuge, parientes dentro del 4º grado de consanguinidad o 2º grado de
afinidad se encuentren en ejercicio de actividades en la empresa, ya sea como
personal de planta o como consultor (a) individual de línea.
Los trabajadores y trabajadoras de AGROPAISA SAS, que hayan obtenido en la
última evaluación de desempeño una calificación “observada”.

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PCP-01

Quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con una destitución por haber
cometido una falta grave, producto de un proceso administrativo, según certificación
de Auditoría Interna, la Contraloría General del Estado o las instituciones de origen.
Personal jubilado que perciba renta de vejez.
La selección de los trabajadores y su consecuente ingreso a AGROPAISA SAS, se
realiza sobre la base de sus méritos, capacidades, aptitudes, antecedentes
laborales y atributos personales, previo cumplimiento del proceso de reclutamiento.
Este proceso comprende las etapas de evaluación, selección, informe de
resultados, elección, nombramiento y posesión.
La Selección de Personal, se llevará a cabo por el Comité de Selección, compuesto
por un representante de la Unidad de Recursos Humanos, quien oficiará como
representante oficial de la Comisión, el Jefe del Centro Solicitante y un
representante nominado por el Presidente Ejecutivo. Los mismos que tendrán
derecho a voz y voto en cuanto a la evaluación y calificación de los postulantes y
suscribirán los formularios de evaluación y el informe de resultados del proceso.
La inducción estará a cargo del Jefe Inmediato Superior o el delegado por este, en
coordinación con la Unidad de Recursos Humanos, y tiene por objetivo reducir el
tiempo y la tensión que surgen como consecuencia de la nueva condición laboral,
propiciando una adaptación beneficiosa para el trabajador y AGROPAISA SAS.
Se someterán a la evaluación de confirmación tanto los trabajadores recién
incorporados a AGROPAISA SAS como los promovidos, esta evaluación se la
realizará durante el período de prueba, cuya duración será de 89 días; es decir, los
resultados de la evaluación deberán ser puestos en conocimiento de los
trabajadores antes del vencimiento del periodo de prueba.
Para el caso del personal eventual, la relación de trabajo se establecerá mediante
el respectivo contrato, suscrito entre la Empresa y el personal contratado. En ningún
caso el personal eventual se constituirá de manera automática, en personal regular
de AGROPAISA SAS.
La evaluación del desempeño de los trabajadores tiene carácter obligatorio (salvo
en los casos fortuitos o de fuerza mayor debidamente justificados), se realizará en

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PCP-01

forma periódica y se fundará en aspectos de igualdad de participación, oportunidad,

ecuanimidad, publicidad, transparencia, mensurabilidad y verificabilidad.
La Movilidad de Personal es el conjunto de cambios a los que se sujetará el
trabajador en función a la calidad de su desempeño, su adecuación a las
especificaciones de un puesto y a la capacitación recibida, en función a las
demandas de personal y posibilidades presupuestarias de AGROPAISA SAS.
La Capacitación de Personal consiste en propiciar la adquisición de conocimientos,
destrezas y aptitudes, prepararlos para necesidades ocupacionales de mayor
jerarquía, fomentar el desarrollo de valores éticos y de responsabilidad social
compatibles con los emprendimientos de AGROPAISA SAS.
La información generada por el funcionamiento de la Administración de Personal
estará contenida en documentos clasificados por componentes y archivados para
facilitar su control y su mantenimiento, las acciones y todo otro documento técnico
relacionado.
La Unidad de Recursos Humanos organizará y mantendrá actualizado un inventario
de personal con toda la información descriptiva y estadística relativa a sus
trabajadores y a los procesos que se desarrollan en cada uno de los componentes,
con el propósito de contar con información necesaria para la adopción de decisiones
y políticas en materia laboral.
Los datos y referencias que proporcionen los trabajadores serán verificados por la
empresa, quedando entendido que de comprobarse la falsedad de los mismos, no
será admitido en el trabajo, o, si ya estuviese trabajando, le podrá ser rescindido el
contrato de trabajo, sin responsabilidad alguna de la empresa.

AGROPAISA SAS, a través de sus políticas de contratación requiere:

Evitar la subcontratación en cualquier área de la empresa y apostando los tipos de

contratación temporal o permanente. De esta política nacen contrataciones como
las de tiempo parcial, sometidas siempre a diversas polémicas y reformas a fin de
evitar el fraude.

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Asegurar un sueldo o remuneración que se corresponda con los requisitos y

condiciones englobados por la oferta laboral y, por ende, que el candidato debería
cumplir.

Apoyar las habilidades del empleado a través de certificaciones. A su vez, esta

última política se ha visto nutrida por diferentes formas de incentivar al personal y
hacerle formar parte de la empresa desde un punto de vista más humano a través
de talleres, charlas o ejercicios anti-estrés.

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PLE

PERSONAL QUE LABORA EN LA EMPRESA

AGROPAISA SAS
6° PUNTO

EMPRESA: AGROPAISA SAS FECHA: 15 de marzo de 2021

ALCANCE: 1 de enero a 31 de diciembre de 2018 GRUPO: Estados Financieros
ELABORADO POR: Mayerlis Buelvas Mayerlis B.
La empresa AGROPAISA SAS, sede Valledupar, cuenta con 17 empleados en distinta áreas o dependencias
de trabajo tales como:
• Administrativa, que cuenta con 4 empleados a disposición para esta área atendiendo el cargo
asignado en relación a su experiencia profesional
• Comercial, cuenta con 9 empleados a disposición para esta área en distintos cargos de acuerdo
a su desempeño
• Logística, cuenta con 4 funcionarios a su cargo y a disposición para esta área.

De acuerdo a la información suministrada por la entidad, referimos que los tipos de contratos de estos
empleados se dan como prestación de servicios por periodos cuatrimestral y con renovación automática en esta
sede.

OBSERVACIONES: se anexa copia del listado de empleados como anexo de este documento como PLE-01,
y contrato de los mismos como PLE-02; los cuales hacen parte integral o soporte de este documento.

AMJA AUDITORES SAS

www.amjaauditores.co
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Ple-01
Valledupar, 15 de marzo de 2021

Señores:
AMJA Auditores SAS
Compañía de auditores y consultores contables
Valledupar, Cesar

Cordial y respetuoso saludo,

De manera atenta y por medio de la presente damos respuesta a la solicitud realizada por
ustedes el día 12 de marzo del presente año, por la cual hacemos entrega de la lista de
empleados que labora en la empresa AGROPAISA SAS sede Valledupar; con el fin de
brindar la mayor gestión al proceso que vienen desarrollando en el interior de nuestra
empresa para llevar a cabo la realización de Auditoría externa requerida por nuestra alta
gerencia.

Se anexa a continuación listado en mención.

Agradecemos su amable atención y colaboración.

Atentamente,
Received
María C. Botero S.___ Date: 15 mar. 2021
María Cristina Botero Serna
Gerente By: Kimberly Ordoñez

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Teléfono: (5) 574 37 77-310 289 78 11- 322 849 85 02 Ple-01
Email: [email protected]

CENTRO DE
COSTO 005 VALLEDUPAR

CEDULA NOMBRE CARGO CIUDAD EDAD

SEXO DEPENDENCIA
59.185.416 DILSON RIVEROS ROMERO ADMINISTRADOR VALLEDUPAR 38 M ADMINISTRATIVA
1.100.742.624 KIMBERLY LUCIA ORDOÑEZ OÑATE AUX ADM VALLEDUPAR 32 F ADMINISTRATIVA
15.788.058 GLEINA KARINA RAMOS ENAMORADO AUX ADM VALLEDUPAR 37 F ADMINISTRATIVA
37.173.115 JUAN ESPINEL RAMIREZ ASESOR DE VENTAS VALLEDUPAR 34 M COMERCIAL
39.606.960 ALMA LUCIA HINOJOSA ASESOR DE VENTAS VALLEDUPAR 39 F COMERCIAL
1.082.247.888 GUILLERMO ENRIQUE FIGUEROA VEGA ASESOR DE VENTAS VALLEDUPAR 36 M COMERCIAL
1.065.656.003 GABRIEL GARCIA CLAVIJO RTC AGRICOLA VALLEDUPAR 29 M COMERCIAL
15.649.875 OMAR VEGA RTC AGRICOLA VALLEDUPAR 36 M COMERCIAL
1.061.533.797 LUIS JOSE GELVIS CARREÑO RTC PECUARIO VALLEDUPAR 32 M COMERCIAL
1.088.708.114 ANDRES MONTALVO MARTINEZ RTC NUTRICION VALLEDUPAR 34 M COMERCIAL
1.025.630.015 ALEX SUAREZ BARRIOS RTC PECUARIO VALLEDUPAR 30 M COMERCIAL
1.023.638.067 ALVARO PABON AMAYA RTC MASCOTAS VALLEDUPAR 29 M COMERCIAL
77.573.130 JEINER DE ANGEL ESCOBAR JEFE DE BODEGA VALLEDUPAR 37 M LOGISTICA
1.035.582.128 CARLOS MARIO MOSCOTE AUX BODEGA VALLEDUPAR 28 M LOGISTICA
1.136.251.258 ALDEMAR GUTIERREZ AUX BODEGA VALLEDUPAR 29 M LOGISTICA
1.055.640.007 SILFREDO PEREZ MENDOZA AUX DE BODEGA VALLEDUPAR 26 M LOGISTICA
19.787.634 ENIRYS CARRASCAL SERVICIOS GENERALES VALLEDUPAR 48 F ADMINISTRATIVA

Elaborado por: Gleina Karina Gomez

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EDP

SISTEMAS DE MEDICIÓN DE RESULTADOS A

EMPLEADO AGROPAISA SAS
7° PUNTO

EMPRESA: AGROPAISA SAS FECHA: 22 de marzo de 2021

ALCANCE: 1 de enero a 31 de diciembre de 2018 GRUPO: Estados Financieros
ELABORADO POR: Mayerlis Buelvas Mayerlis B.
La empresa AGROPAISA SAS, tiene evaluación de desempeños para su empleados basados en las clausulas
estipuladas en los contratos laborales de cada trabajador.

Estas consisten en el desempeño exclusivo de las funciones inherentes al cargo de ejecución de cada empleado,
conforme a los reglamentos, ordenes e instrucciones que se le impartan al trabajador; también en las
obligaciones y prohibiciones determinadas en los reglamentos, políticas y manuales del trabajador para cumplir
con sus actividades laborales.

Todo esto es evaluado en un periodo de tiempo estipulado en el mismo contrato para la justificación de sus
servicios prestados; algo importante es la reserva y confidencialidad del trabajado con la información que
maneja de acuerdo a su cargo.

A todos los procesos se les realiza el debido seguimiento y control durante la permanencia de su contrato
laboral.

OBSERVACIONES: se anexa copia de un contrato y evaluación de desempeño, la cual hace parte integral
de este documento como EDP-01.

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CONTRATO CON TRABAJADORES

DE DIRECCIÓN, MANEJO Y/O CONFIANZA A TÉRMINO FIJO INF. UN AÑO
NOMBRE EMPLEADOR: DIRECCIÓN EMPLEADOR
AGROPAISA S.A.S. 900.345.431-7 CRA 35W N. 71-37 PROVINCIA DE SOTO 1.
NOMBRE TRABAJADOR DIRECCIÓN TRABAJADOR

LUGAR, FECHA DE NACIMIENTO Y CARGO U OFICIO QUE DESEMPEÑARÁ EL

NACIONALIDAD VALLEDUPAR TRABAJADOR
TIPO DE IDENTIFICACIÓN Número de identificación y lugar expedición
CEDULA DE
CIUDADANÍA
SALARIO VALOR Valor en letras
BÁSICO $
LUGAR DONDE DESEMPEÑARÁ CIUDAD DONDE HA SIDO CONTRATADO EL
LAS LABORES EL QUE ESTIPULE TRABAJADOR
LA EMPRESA
PERÍODOS DE PAGO TÉRMINO INICIAL DEL
MENSUAL CONTRATO CUATRO (4) MESES
FECHA DE INICIACIÓN DE VENCE EL DÍA
LABORES
Entre EL EMPLEADOR y EL TRABAJADOR, de las condiciones ya dichas, identificados como aparece al pie de sus
firmas, se ha celebrado el presente contrato individual de trabajo, regido además por las siguientes cláusulas:
PRIMERA: OBJETO. EL EMPLEADOR contrata los servicios personales de EL TRABAJADOR para desempeñar de
forma exclusiva las funciones inherentes al cargo JEFE DE BODEGA Así como la ejecución de las tareas ordinarias
y anexas al cargo, de conformidad con los reglamentos, ordenes e instrucciones que le imparta EL EMPLEADOR,
observando en su cumplimiento la diligencia y el cuidado necesarios.
SEGUNDA OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES: Además de las obligaciones determinadas en la ley y en los
reglamentos, políticas y manuales EL TRABAJADOR se compromete a cumplir con las siguientes obligaciones
especiales: 1. A poner al servicio de EL EMPLEADOR toda su capacidad normal de trabajo, en forma exclusiva en
el desempeño de las funciones propias del oficio mencionado y en las labores anexas y complementarias del mismo,
de conformidad con las ordenes e instrucciones que le imparta EL EMPLEADOR o sus representantes. 2. a prestar
sus servicios en forma exclusiva a EL EMPLEADOR, es decir a no prestar directa ni indirectamente servicios
laborales a otros empleadores, ni a trabajar por cuenta propia en el mismo oficio, durante la vigencia de este contrato,
3. A guardar absoluta reserva sobre los hechos, documentos físico y/o electrónicos, informaciones y en general,
sobre todo los asuntos y material que lleguen a su conocimiento por causa o con ocasión de su contrato y cuya
comunicación a otras personas pueda causar perjuicios a EL EMPLEADOR, 4. Prestar el servicio antes dicho
personalmente, en el lugar del territorio nacional que indicare el EMPLEADOR y excepcionalmente fuera de dicho
territorio cuando las necesidades del servicio lo exigieren. PARAGRAFO ÚNICO: Además de las prohibiciones de
orden legal y reglamentario, las partes estipulan las siguientes prohibiciones especiales a EL TRABAJADOR a)
Solicitar préstamos especiales o ayuda económica a clientes y/o proveedores del EMPLEADOR para beneficio
propio, aprovechándose de su cargo u oficio o aceptarles donaciones de cualquier clase sin la previa autorización
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escrita del EMPLEADOR; b) Solicitar o aceptar directa o indirectamente dadivas, agasajos, regalos, favores o
cualquier otra clase de beneficios a cambio de favorecer negociaciones, contratos, licitaciones y demás vinculaciones
con la empresa o sus empresas vinculadas, realizando u omitiendo actos inherentes a su cargo o influyendo en
toma de decisiones de otras áreas. c) Autorizar o ejecutar sin ser de su competencia, operaciones que afecten los
intereses del EMPLEADOR o negociar bienes y/o mercancías del EMPLEADOR en provecho propio; d) Retener
dinero o hacer efectivo cheques recibidos para EL EMPLEADOR a beneficio propio omitiendo las políticas de la
empresa; e) Presentar cuentas de gastos ficticias o reportar como cumplidas visitas o tareas no efectuadas; f)
Comprometer a la empresa en negociaciones o actuaciones extralimitando sus atribuciones, sin previa autorización
escrita del EMPLEADOR; g) Cualquier actitud en los compromisos comerciales, personales o en las relaciones
sociales, que pueda afectar en forma nociva la reputación del EMPLEADOR, y h) Retirar de las instalaciones donde
funcione la empresa elementos, máquinas y útiles de propiedad del EMPLEADOR sin su autorización escrita.
TERCERA: REMUNERACIÓN. EL EMPLEADOR pagará al TRABAJADOR por la prestación de sus servicios el
salario indicado en el encabezado del presente documento, pagadero en las oportunidades también señaladas arriba.
PARÁGRAFO PRIMERO: SALARIO ORDINARIO. Dentro del salario ordinario se encuentra incluida la
remuneración de los descansos dominicales y festivos de que tratan los Capítulos I, II y III del título VII del C.S.T. De
igual manera se aclara y se conviene que en los casos en los que EL TRABAJADOR devengue comisiones o
cualquier otra modalidad de salario variable, el 82.5% de dichos ingresos constituye remuneración de la labor
realizada, y el 17.5% restante está destinado a remunerar el descanso en los días dominicales y festivos de que
tratan los Capítulos I y II del C.S.T. PARÁGRAFO SEGUNDO: SALARIO INTEGRAL. En la eventualidad en que EL
TRABAJADOR devengue salario integral, se entiende de conformidad con el numeral 2 del artículo 132 del C.S.T,
subrogado por el artículo 18 de la ley 50/90, que dentro del salario integral convenido se encuentra incorporado el
factor prestacional de EL TRABAJADOR, el cual no será inferior al 30% del salario antes mencionado. De igual
manera de retribuir la remuneración ordinaria, remunera y compensa todo recargo por trabajo extraordinario,
nocturno, dominical o festivo, primas de servicios legales o extralegales, cesantía e intereses a la cesantía, subsidios
y suministros en especie, incidencia prestacional de eventualidades viáticos y en general toda prestación o acreencia
legal o extralegal derivada del contrato, con excepción de vacaciones. PARÁGRAFO TERCERO: Las partes
acuerdan que en los casos en que se le reconozcan al EL TRABAJADOR beneficios o reconocimientos como no
salariales, y por tanto no se tendrá en cuenta como factor salarial para la liquidación de acreencias laborales y pago
de aportes parafiscales de conformidad con los Arts. 15 y 16 de la ley 50/90, en concordancia con el ART. 17 de la
344/96. Para efectos del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social, los pagos laborales no constitutivos de
salario de los trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total de la remuneración de conformidad
con lo señalado en el artículo 30 de la y 1393 de 2010” PARÁGRAFO CUARTO: Si por cualquier circunstancia EL
TRABAJADOR prestare sus servicios en día dominical o festivo, no tendrá derecho a sobre remuneración alguna, si
tal trabajo no hubiere sido autorizado por EL EMPLEADOR, previamente y por escrito. PARAGRAFO QUINTO: EL
EMPLEADOR no suministra ningún tipo de salario en especie. PARAGRAFO SEXTO: Cuando por Causa emanada
directa o indirectamente de la relación contractual existan obligaciones de tipo económico a cargo del TRABAJADOR
y a favor del EMPLEADOR, este procederá a efectuar las deducciones a que hubiere lugar en cualquier tiempo y
más concretamente, a la terminación del presente contrato, así lo autoriza desde ahora el TRABAJADOR,
entendiendo expresamente las partes que la presente autorización cumple con las condiciones, de orden escrita
previa, aplicable para cada caso.
CUARTA: JORNADA DE TRABAJO Por razón de las funciones que desempeña EL TRABAJADOR y por el hecho
de desempeñar cargo de confianza y manejo EL TRABAJADOR está excluido de la regulación sobre la jornada
máxima legal y deberá trabajar el número de horas necesarias para el cabal desempeño de sus funciones, por lo

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cual no habrá lugar al reconocimiento de horas extras cuando sobrepasen el límite legal. Ello sin perjuicio de cumplir
los horarios mínimos señalados por el EMPLEADOR.
QUINTA: DURACIÓN DEL CONTRATO: El término inicial de duración del contrato es la establecida en el presente
documento. No obstante, si antes de la fecha del vencimiento de termino estipulado ninguna de las partes avisare
por escrito a la otra su determinación de no prorrogar el contrato, con una antelación no inferior a treinta (30) días,
este se entenderá renovado por un periodo igual al inicialmente pactado. Para todos los efectos, este contrato podrá
prorrogarse hasta por tres (3) periodos iguales o inferiores al inicialmente pactado, al cabo de los cuales el término
de renovación no puede ser inferior a un (1) año, y así sucesivamente.
SEXTA: PERÍODO DE PRUEBA: Las partes acuerdan un periodo de prueba de 20 días, que no es superior a la
quinta parte del término inicial de este contrato, ni excede los dos (2) meses. En caso de prorrogas o nuevo contrato
entre las partes, se entenderá, que no hay nuevo periodo de prueba. Durante este periodo tanto el EMPLEADOR
como el TRABAJADOR podrán terminar el contrato en cualquier momento, en forma unilateral, de conformidad con
el artículo 80 del Código sustantivo del trabajo.
SEPTIMA: JUSTAS CAUSAS PARA DAR POR TERMINADO UNILATERALMENTE ESTE CONTRATO. Son justas
causas para dar por terminado unilateralmente este contrato, por cualquiera de las partes, las enumeradas en el Art.
62 del C.S.T., modificado por el Art. 7º. Del Decreto 2351 del 65 y además, por parte del EL EMPLEADOR, las faltas
que para el efecto se califiquen como graves, en reglamentos, manuales, instructivos y demás documentos que
contengan reglamentaciones, órdenes, instrucciones o prohibiciones de carácter general o particular, pactos,
convenciones colectivas, laudos arbitrales y las que expresamente convengan calificar así en escritos que formarán
parte integral del presente contrato. Expresamente se califican en este acto como faltas graves, la violación a las
obligaciones y prohibiciones contenidas en la cláusula primera del presente contrato.
OCTAVA: PROPIEDAD INTELECTUAL: Las partes acuerdan que todas las invenciones, descubrimientos y trabajos
originales concebidos o hechos por EL TRABAJADOR en vigencia del presente contrato pertenecerán a EL
EMPLEADOR, por lo cual EL TRABAJADOR se obliga a informar a EL EMPLEADOR de forma inmediata sobre la
existencia de dichas invenciones y/o trabajos originales. EL TRABAJADOR accederá a facilitar el cumplimiento
oportuno de las correspondientes formalidades y dará su firma o extenderá de los poderes y documentos necesarios
para transferir la propiedad intelectual a EL EMPLEADOR cuando así se los cite. Teniendo en cuenta lo dispuesta
en la normatividad intelectual, razón por la cual no se causará ninguna compensación adicional de conformidad con
el artículo 539 del Código de Comercio, así como en los artículos 20 y concordantes de la ley 23 de 1982 sobre
derechos de autor.
NOVENA: MODIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES LABORALES. EL TRABAJADOR acepta desde ahora
expresamente todas la modificaciones de sus condiciones laborales determinadas por EL EMPLEADOR en ejercicio
de su poder subordinante, tales como el horario de trabajo, el lugar de prestación del servicio y el cargo u oficio y/o
funciones, siempre que tales modificadores no afecten su honor, dignidad o sus derechos mínimos, ni impliquen
desmejoras sustanciales o graves perjuicios para él, de conformidad con lo dispuesto por el Art. 23 del C.S.T.
modificado por el Art. 1º de la Ley 50/90. Los gastos que se originen por el traslado de lugar de prestación del servicio
del EL EMPLEADOR serán cubiertos por EL EMPLEADOR, de conformidad con el numeral 8º. Del Art. 57 del C.S.T.
DECIMA: DIRECCIÓN DEL TRABAJADOR. EL TRABAJADOR para todos los efectos legales, y en especial para la
aplicación del parágrafo 1 del Art. 29 de la Ley 789/02, norma que modificó el Art. 65 del C.S.T., se compromete a
informar por escrito y de manera inmediata a EL EMPELADOR de cualquier cambio en su dirección de residencia,
teniéndose en todo caso como suya, la última dirección registrada en su hoja de vida.
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DECIMA PRIMERA. -SOBRE PAGOS NO SALARIALES: PARÁGRAFO. — Las partes expresamente acuerdan
que lo que reciba el trabajador o llegue a recibir en el futuro, adicional a su salario ordinario, ya sean
beneficios o auxilios habituales u ocasionales, tales como alimentación, habitación o vestuario,
bonificaciones ocasionales o cualquier otra que reciba, durante la vigencia del contrato de trabajo, en dinero
o en especie, no hará parte de su liquidación de prestaciones sociales según el art.15 de la ley 50 de 1990.
“ARTÍCULO 15 – LEY 50 DE 1990. Las partes expresamente declaran que para efectos de la liquidación de
prestaciones sociales de carácter legal o extralegal, no constituyen salario las sumas que reciba ocasionalmente EL
TRABAJADOR o por mera liberalidad, tales como primas, bonificaciones y gratificaciones ocasionales y lo que reciba
en dinero o en especie no para su beneficio ni como retribución de servicios, ni para subvenir a sus necesidades, ni
enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones de conformidad con lo dispuesto en el
artículo 15 de la Ley 50 de 1990, que subrogo el artículo 126 del código sustantivo de trabajo, cuando LA EMPRESA
no haya dispuesto expresamente el carácter salarial de un beneficio extralegal no constitutivo de salario en dinero o
en especie. En consecuencia las facilidades de alimentación, habitación y transporte y los auxilios económicos que
no tengan señalada expresamente la calidad de salario en este contrato de trabajo, reglamento o norma interna de
LA EMPRESA, no podrán considerarse parte del salario” Las partes de común acuerdo y de conformidad con lo
anterior según los Art. 15 y 16 de la Ley 50/90, en concordancia con el Art. 17 de la 344/96, acuerdan que los
siguientes beneficios o reconocimientos no tendrán naturaleza salarial y/o prestacional, y por lo tanto no se tendrán
en cuenta como factor salarial para la liquidación de acreencias laborales, ni el pago de aportes parafiscales.
PARAGRAFO PRIMERO: Definición de pagos no salariales: El EMPLEADOR reconocerá unilateralmente los
siguientes beneficios o reconocimientos no salariales: Tipo de Beneficio AUXILIO DE ALIMENTACIÓN_ Cuantía ($
300.000) TRESCIENTOS MIL PESOS M/CTE. Los anteriores beneficios o reconocimientos no tendrán naturaleza
salario y/o prestacional, y por lo tanto no se tendrá en cuenta como factor salarial para la liquidación de acreencias
laborales, ni para el pago de aportes parafiscales, y cotizaciones a la seguridad social, pudiendo ser modificados o
revocados en cualquier tiempo por el EMPLEADOR, sin que esto constituya una desmejora o vulneración de sus
derechos laborales.

DECIMA SEGUNDA: Las partes de común acuerdo, expresamente han determinado, en consideración a que toda
liquidación y pago de prestaciones y salarios exige varios días para obtener los datos contables, girar cheques y en
muchos casos hacer entrega del cargo o comprobar que el TRABAJADOR no ha incurrido en actos que puedan
afectar dicha operación, las partes convienen en pactar un plazo hasta de quince (15) días hábiles, contados a partir
de la fecha de terminación del contrato, dentro del cual podrá EL EMPLEADOR liquidar y pagar los salarios,
prestaciones e Indemnizaciones debidas, sin que por ello incurra en mora ni quede obligado a la indemnización de
salarios caídos en los términos del Art. 65 del Código Sustantivo del Trabajo.

DECIMA TERCERA: RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD: El TRABAJADOR se obliga a no divulgar, copiar, ni

revelar, en forma alguna, registros, bases de datos, bases de clientes, estudios, estadísticas sobre el proceso
administrativo, financiero y comercial, formatos, variables, infraestructura y demás información que pueda llegar a
conocer o acceder de la EMPRESA, y en general cualquier información que pudiese obtener, ya sea con autorización
o sin ella, en desarrollo de las actividades que realicen en cumplimiento de su relación contractual. Para tal efecto,
en consideración con lo establecido en la legislación vigente y a lo dispuesto por las normas que regulan la materia,
toda información que circule, conozca, solicite, transfiera a través de canales alternos y medios de distribución digital
o análoga conocidos o por conocer deberán reunir los requisitos de confidencialidad, calidad y seguridad que a
continuación se mencionan.

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Dirección: Calle 21 No. 17 - 39 Barrio Simón Bolívar
Teléfono: (5) 574 37 77-310 289 78 11- 322 849 85 02
Email: [email protected]

EDP-01

PARAGRAFO PRIMERO: Información Confidencial - Tendrá el carácter de confidencial toda información que
repose en los archivos, sea esta de índole técnica, productiva, comercial, industrial, administrativa, económica,
financiera y de riesgos, así como a la que tenga acceso EL TRABAJADOR en relación con los integrantes de la
Junta Directiva, con ocasión de o en desarrollo de las actividades de la relación contractual, cualquiera que sea la
forma en que se pueda llegar a conocer tal información, y cualquiera que sea el formato en que se conserve ésta,
en adelante la Información Confidencial. En el evento en que EL TRABAJADOR, tuviere alguna duda en relación
con la naturaleza de la Información recibida, podrá solicitar a la EMPRESA que se pronuncie en forma expresa y
escrita sobre la naturaleza de dicha información, es decir, que indique por escrito si se trata de Información
Confidencial o no. PARAGRAFO SEGUNDO: No se entenderá como Información sujeta a la confidencialidad y
reserva a la que hace referencia la presente clausula, la siguiente:
.- Información que estaba en el dominio público al momento de su divulgación.
.- Información o documentos que se encuentran en posesión del TRABAJADOR al momento de suscripción del
presente contrato, no sujetas a algún tipo de reserva o confidencialidad.
.- Información o documentos que a la fecha de la firma del presente contrato de trabajo, o con posterioridad hayan
adquirido o adquieran el carácter de información pública por cualquier hecho o circunstancia que no encuentre su
causa en un incumplimiento de los términos del mismo.
.- Información obtenida por parte del trabajador de parte de un tercero, siempre que no esté sujeta a algún tipo de
reserva o confidencialidad. .- Información desarrollada independientemente por EL TRABAJADOR sin haberse
basado en Información Confidencial.
PARAGRAFO TERCERO: ALCANCE. EL TRABAJADOR no podrá suministrar la información entregada a Él por
parte de la EMPRESA a sus nuevos empleadores, o empleados o cualquier persona que pueda beneficiarse con la
información durante un periodo de cinco años en caso de que se termine la relación laboral. PARAGRAFO
CUARTO: OBLIGACIONES ESPECIALES DEL TRABAJADOR. Además de las obligaciones estipuladas en el
presente contrato, la Parte Receptora se obliga a:
a) Mantener la Información Confidencial en reserva o secreto, brindándole a la misma el carácter de estricta
confidencialidad, y manteniéndola debidamente protegida del acceso a terceros, con el fin de no permitir su
conocimiento o manejo por parte de personas no autorizadas.
b) Utilizar la Información Confidencial para fines diferentes de la relación contractual con el EMPLEADOR, ni a
favor propio o de sus empresas, subsidiarias, filiales, matrices o asociadas a cualquier título o nivel, ni de sus
accionistas, ni de las empresas de sus accionistas, subsidiarias, matrices, o asociadas de ellas, ni de sus
ejecutivos, empleados, asesores, directivos, ni de las empresas de éstos, ni para ningún tipo de operación
pública o privada, de cualquiera de los anteriores.
c) No permitir la copia o reproducción, de la Información Confidencial o el acceso a la misma, total o
parcialmente, por personas no autorizadas, sin previo consentimiento expreso y escrito del EMPLEADOR.
d) La Información Confidencial no puede ser utilizada por EL TRABAJADOR en detrimento del EMPLEADOR
y solo podrá utilizarse para la preparación y realización de la relación contractual existente entre LAS PARTES.
e) Utilizar siempre la Información Confidencial sujetándose a los parámetros que establecen las normas
colombianas y el presente contrato.

DECIMA CUARTA: AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El TRABAJADOR Declara que

de manera libre, expresa, inequívoca e informada, AUTORIZA a EL EMPLEADOR para que, en los términos del
literal a) del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, y
en general, tratamiento de mis datos personales, incluyendo datos sensibles, como mis huellas digitales, fotografías,
videos y demás datos que puedan llegar a ser considerados como sensibles de conformidad con la Ley, Mis datos

Información administrativa Página 5 de 6

Calle 21 No. 17 - 39 Barrio Simón Bolívar
PBX: 6971951 / 6378080 / 018000180767
Email: [email protected]
Valledupar, cesar - Colombia
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EDP-01

serán tratados para fines laborales, comerciales, de atención al cliente, mercadeo, procesamiento, promociones,
investigación, capacitación, acreditación, consolidación, organización, actualización, reporte, estadística, encuestas,
atención y tramitación.
El TRABAJADOR declara que ha sido informado de manera clara y comprensible que tiene derecho a conocer,
actualizar y rectificar los datos personales proporcionados, a solicitar prueba de esta autorización, a solicitar
información sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales. Y Declara que conoce y acepta el Manual de
Tratamiento de Datos Personales de EL EMPLEADOR, y que la información proporcionada es veraz, completa,
exacta, actualizada y verificable. PARAGRAFO PRIMERO: Mediante la firma del presente documento, el
TRABAJADOR manifiesta que reconoce y acepta que cualquier consulta o reclamación relacionada con el
Tratamiento de sus datos personales podrá ser elevada verbalmente o por escrito ante la jefatura de Talento Humano
y/o área de Servicio al cliente del EMPLEADOR como responsable del Tratamiento de datos.

DECIMA QUINTA: AUTORIZACIÓN SEGUIMIENTO Y CONTROL, POLITICA DE ALCOHOL Y DROGAS: el

TRABAJADOR autoriza al EMPLEADOR mientras dure la relación contractual a efectuar las pruebas necesarias
para detectar en su organismo la presencia de sustancias psicoactivas, tales como alcohol etílico, marihuana,
cocaína, bazuco, anfetaminas (éxtasis), benzodiacepinas (pepas), opiáceos (heroína) y sustancias similares o
derivadas.

DECIMA SEXTA: EFECTOS. El presente contrato reemplaza en su integridad y deja sin efecto cualquier otro
contrato, verbal o escrito, celebrado entre las partes con anterioridad pudiendo las partes convenir por escrito
modificaciones al mismo, las que formarán parte integral de este contrato.
Para constancia se firma en dos o más ejemplares del mismo tenor y valor, ante testigos, un ejemplar de los cuales
recibe EL TRABAJADOR en este acto, en el a ciudad y fecha que se indican a continuación.
Para Constancia, se firma en la Ciudad de Valledupar el jueves, 07 de mayo de 2020

CIUDAD: FECHA:
VALLEDUPAR 07 de mayo de 2020

Empleador: _______________________________ Trabajador: ____________________________________

C.C. No C.C. No
Representante Legal Agropaisa SAS Contratista

Información administrativa Página 6 de 6

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PBX: 6971951 / 6378080 / 018000180767
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Valledupar, cesar - Colombia
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 AUDITORES Y CONSULTORES DE CALIDAD
NIT. 900.285.001-6
Cra. 2 LOCAL 2A- Centro

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SSE

SISTEMA DE SEGURIDAD DE LA EMPRESA

AGROPAISA SAS
10° PUNTO

EMPRESA: AGROPAISA SAS FECHA:

ALCANCE: 1 de enero a 31 de diciembre de 2018 GRUPO: Estados Financieros
ELABORADO POR: Mayerlis Buelvas Mayerlis B.
La empresa AGROPAISA SAS, cuenta con un sistema de seguridad de Vigilancia y monitoreo en la sucursal
de Valledupar, asistencia al llamado de la activación de la alarma, por parte del cuerpo de vigilancia durante
las 24 horas del día y bajo los criterios de contratación e instalación de equipos adquiridos.

Se anexa factura de los servicios instalados y/o actualizados o verificados en periodos de 30 días calendarios.

OBSERVACIONES: se anexa copia de factura, la cual hace parte integral de este documento como SSE-01

AMJA AUDITORES SAS

www.amjaauditores.co
E-Mail: [email protected]
Tel: (5) 892609 – 3003024654
Valledupar - Cesar
 Covisur de Colombia
Empresa Seguridad Privada
NIT 8915021045
Cl 48 73-12Cl 48 73-12
Bogotá - Distrito Capital

CLIENTE: AGROPAISA S.A.S

DIRECICCION: CAR 35W N° 71-25 SSE-01
CIUDAD: BUCARAMANGA
TEL: 6378080
FACTURA ELECTRONICA N° 11254 FECHA DE EMISION FECHA DE CIUDAD
VENCIMIENTO
CONDICIONES PAGO CONTADO 28/3/2021 6/4/2021 VALLEDUPAR
ITEM DESCRIPCION CANTIDAD PRECIO IVA 19% Total
UNITARIO
1425 Vigilancia y monitoreo en la sucursal de Valledupar,
asistencia al llamado de la activación de la alarma, por 30 días 2.465.198 468.388 2.933.586
parte de nuestro cuerpo de vigilancia

Valor en letra: DOS MILLONES NOVECENTOS TREINTA Y TRES MIL QUINIENTOS OCHENTA Y SEIS PESOS M/CTE Valor bruto: 2.465.198
Descuento: 0
NOTA: Sub-total: 2.465.198
Impuesto: 468.388
Estimado cliente verifique los productos entregados en su compra, pasado 15 días calendarios no se aceptarán reclamaciones Retenciones: 0
Conserve su factura para cualquier reclamación. No se aceptan cambio de equipos y controles de tecnología instalados después
del cumplimiento. Total: 2.933.586

Esta factura es un título valor, cumple con los requisitos especiales que se encuentran contemplados en el art. 617 del E.T 773 y 774 del c.c. decreto 2242 de 2015 art. 86
ley 7 7612 In
Consignar directamente en las siguientes cuentas corriente a nombre de Agropaisa S.A.S, Banco Agrario de Colombia - Cta No. 360010004370 convenio
13386 / BBVA - cta No. 199016064 / Davivienda - cta No. 048469997091 / Banco de Occidente - cta. No. 652833633 / Banco Popular - cta. No.
1 10480242411 / Bancolombia - cta. No. 30159007027 Convenio No. 37288 / Banco de Bogotá - cta. No. 184146553 / Colpatria - cta. No. 000-
401003479 / Itaú Coprbanca - cta. No. 485018337

Autorización Numeración de Facturación No. 10000 Numeración: AUTORIZADA Rango desde: E0317501 hasta: E013000 Vigencia desde: 2019/12,27
hasta: 27/06/2021 - 18 Meses
CUFE: 52abd90872c7eb0628tdd8cdfe06t8e53de5641c285176228ae250ed233ab1b1b1337a1b24b61

FECHA DIAN: 2021-03-18 16:51

HINOJOSA HINOJOSA ALMA LUCIA

Facturado

1984, siendo una de las empresas pioneras en la prestación de servicios de seguridad y

vigilancia privada
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NIT. 900.285.001-6
Cra. 2 LOCAL 2A- Centro

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PSV

POLITICAS GENERALES DE SEGURIDAD VIAL

AGROPAISA SAS
9° PUNTO

EMPRESA: AGROPAISA SAS FECHA: 22 de marzo de 2021

ALCANCE: 1 de enero a 31 de diciembre de 2018 GRUPO: Estados Financieros
ELABORADO POR: Mayerlis Buelvas Mayerlis B.
La empresa AGROPAISA SAS y su grupo empresarial, promueve y establece dentro de la organización una
cultura de autocontrol y autocuidado frente a los riesgos asociados al tránsito y transporte, para lo cual define
dentro de sus procedimientos, manuales y demás documentos que forman parte de su Sistema Integral de
Gestión (SIG) actividades, controles y seguimiento con el fin de preservar la integridad física, mental y social
de los funcionarios y la comunidad en general, así como la conservación de los equipos y del ambiente.

AGROPAISA S.A.S., establece mecanismos que faciliten la socialización e información a todo el personal
propio y contratistas sobre los peligros y riesgos que se puedan presentar en el momento de desplazarse por las
vías internas y externas, que tengan relación con la actividad comercial y las áreas de desplazamiento de la
empresa.
De igual forma, socializará toda la información relacionada con las políticas, procedimientos y lineamientos
generales establecidos en el Plan Estratégico de Seguridad Vial de la empresa a través de las jornadas de
capacitación, sensibilización, inducción y re inducción, circulares y sistemas de información interna; la cual se
actualizará anualmente por el Comité de Seguridad Vial.

OBSERVACIONES: se anexa copia del plan estratégico de seguridad vial, la cual hace parte integral de este
documento como PSV-01.

AMJA AUDITORES SAS

www.amjaauditores.co
E-Mail: [email protected]
Tel: (5) 892609 – 3003024654
Valledupar - Cesar
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S-LOTR-MA-02.1
Versión: 2.0
PLAN ESTRATEGICO DE Fecha 01/06/2016
SEGURIDAD VIAL Página 1 de 97

Controlado: NO
Elaboró Reviso: Aprobó:
Jefe de Logística y transporte Gerente Administrativa y Financiera Comité PESV

11.1.6.1 POLITICA GENERAL DE SEGURIDAD VIAL

Política de Seguimiento y Control de Seguridad Vial

AGROPAISA S.A.S. y su grupo empresarial, promueve y establece dentro de la organización

una cultura de autocontrol y autocuidado frente a los riesgos asociados al tránsito y transporte,
para lo cual define dentro de sus procedimientos, manuales y demás documentos que forman
parte de su Sistema Integral de Gestión (SIG) actividades, controles y seguimiento con el fin
de preservar la integridad física, mental y social de los funcionarios y la comunidad en general,
así como la conservación de los equipos y del ambiente.

Para cumplir este propósito AGROPAISA S.A.S., ha establecido las siguientes disposiciones:
a. Cumplir con la reglamentación establecida en el Código Nacional de Tránsito Terrestre
según la ley 769 de 2002, que se enmarca en principios de seguridad, calidad, la
preservación de un ambiente sano y la protección del espacio público.
b. Conformar un equipo interdisciplinario para llevar a cabo todas las actividades que se
deriven del diagnóstico inicial y de las nuevas que se puedan generar en el curso normal
del seguimiento y evaluación de indicadores del Plan Estratégico de Seguridad Vial.
c. Desarrollar programas de mantenimiento preventivo y correctivo, con el objeto de
mantener un desempeño óptimo de sus vehículos, estableciendo las medidas de control
para evitar la ocurrencia de accidentes que puedan generar daños al individuo o a
terceros.
d. Establecer estrategias de concientización a los funcionarios a través de capacitaciones
de orientación a la prevención de accidentes de tránsito y respeto por las señales de
tránsito vehicular, que permitan la adopción de conductas proactivas frente al manejo
defensivo.
e. La empresa destinará los recursos financieros, humanos y técnicos necesarios para dar
cumplimiento a esta política.

11.1.6.2. POLITICAS ESPECIFICAS DE REGULACION VIAL

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Versión: 2.0
PLAN ESTRATEGICO DE Fecha 01/06/2016
SEGURIDAD VIAL Página 1 de 97

Controlado: NO
Elaboró Reviso: Aprobó:
Jefe de Logística y transporte Gerente Administrativa y Financiera Comité PESV

Agropaisa S.A.S., ha establecido las siguientes políticas de regulación vial de manera

complementaria con la Política de Control y Seguimiento de Seguridad Vial Empresarial; a las cuales
se realizará el respectivo seguimiento para su cumplimiento por parte de la Jefe de Logística y
Transporte, teniendo en cuenta el Procedimiento de seguimiento establecido para tal fin; que incluye
los mecanismos de control para la aplicación de las políticas de uso de cinturón de seguridad, los
límites de velocidad, regulación de las horas de descanso, uso de equipos tecnológicos mientras
conducen, control de consumo de alcohol y sustancias psicoactivas, uso de EPP.

De igual forma, este procedimiento establece las medidas a tomar en los casos de infracción e
incumplimiento de las políticas de regulación vial y se llevará registro de los mismos en el formato
definido, de acuerdo a lo establecido en el instructivo S-LOTR-IN-02 INSTRUCTIVO SEGUIMIENTO
Y CONTROL A POLITICAS DE REGULACIÓN Y COMPARENDOS.

11.1.6.2.1 Política de Prevención y Control de Consumo de Alcohol, Tabaco y Drogas:

AGROPAISA S.A.S. y su grupo empresarial, implementa acciones de prevención y control para

mantener un ambiente de trabajo seguro, exento del consumo de alcohol, tabaco y drogas;
propendiendo por la conservación del bienestar integral de todos los funcionarios y demás partes
interesadas, el fomento de estilos de vida saludable y el mantenimiento de lugares óptimos de
trabajo.

La empresa es consciente que el alcoholismo, la drogadicción y el abuso de sustancias alucinógenas

y enervantes por parte de los funcionarios, tienen efectos adversos en la capacidad de desempeño
y afectan considerablemente la salud, seguridad, eficiencia y productividad de los empleados y de la
empresa en general.

Por tal razón AGROPAISA S.A.S. y su grupo empresarial han definido las siguientes disposiciones:

a. Está prohibido el uso, posesión y/o comercialización de drogas ilícitas, bebidas

embriagantes y tabaco, al igual que el uso inapropiado de sustancias psicotrópicas o
químicas controladas, tanto en las instalaciones como los vehículos de la empresa y en las

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actividades de trabajo fuera de ellas, en cuyo caso, el cargo de mayor jerarquía será
responsable del cumplimiento de esta política.

b. Está prohibido a todos los empleados presentarse al sitio de trabajo bajo la influencia del
alcohol, estupefacientes o sustancias psicotrópicas (Drogas que tienen la habilidad de alterar
los sentimientos, percepciones o humor del individuo (afectan el sistema nervioso central),
produciendo excitación e incoordinación psicomotora), así como consumirlas y/o incitar a
consumirlas en dicho sitio.
c. Está igualmente prohibido el uso de cualquier sustancia que atente contra la seguridad
propia o la de otros empleados en el normal desempeño laboral.
d. El trabajador que por prescripción médica use medicamentos controlados (Ansiolíticos,
antidepresivos, anti convulsionantes, analgésicos fuertes entre otros), deberá informar
inmediatamente al responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa para la
implementación de las medidas preventivas pertinentes.
e. La empresa podrá realizar pruebas de alcohol y drogas directamente o a través de terceros,
cuando existan razones para sospechar de abuso de alcohol y drogas, cuando un trabajador
o contratista esté involucrado en un accidente y deba descartarse una relación con uso o
abuso de estos o cuando el grupo empresarial lo considere pertinente dentro de sus
medidas preventivas.

11.1.6.2.2. Política de Regulación de horas de conducción y descanso:

Agropaisa S.A.S. y su grupo empresarial, comprometidos con la implementación y aplicación de las
conductas viales seguras establece como intervalos máximos de conducción continua dos (02) horas
y/o 150 Kilómetros de recorrido, lo primero que se cumpla, al término del cual el conductor deberá
tomar un descanso o pausa activa de quince (15) minutos para reanudar su actividad diaria de
conducción. Así mismo, en su actividad diaria mantendrá la regla máxima de 16 horas despierto por
8 horas de descanso continuo.

11.1.6.2.3. Política de Regulación de la Velocidad:

Todo el personal que realiza labores de conducción dentro de su actividad misional para Agropaisa
S.A.S. y su grupo empresarial, debe cumplir con los límites de velocidad establecidos en la

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normatividad vigente (Código Nacional de Tránsito). Sin perjuicio de lo anterior, en ningún caso, los
vehículos de transporte de carga al servicio de la empresa, deberán exceder la velocidad de 80
Km/h en carreteras nacionales o departamentales, 60 Km/h en vías urbanas y carreteras municipales
y 30 Km/h en zonas escolares o residenciales.

Todo conductor está obligado a respetar los límites de velocidad establecidos y a tener en cuenta,
además, sus propias condiciones físicas y psíquicas, las características del estado de la vía, del
vehículo y de su carga, las condiciones meteorológicas, ambientales y de circulación y, en general,
cuantas circunstancias concurran en cada momento, a fin de adecuar la velocidad de su vehículo a
las mismas, de manera que siempre pueda detenerlo dentro de los límites de su campo de visión y
ante cualquier obstáculo que pueda presentarse.

Las velocidades máximas fijadas para las vías rápidas y rutas convencionales que no discurran por
suelo urbano sólo pueden ser rebasadas en 20 Km./h., por automóviles y motocicletas, cuando
adelanten a otros vehículos que circulen a velocidad inferior a aquéllas.

Salvo en caso de inminente peligro, todo conductor, para reducir considerablemente la velocidad de
su vehículo, deberá cerciorarse que puede hacerlo sin riesgo para otros conductores y está obligado
a advertirlo previamente y a realizarlo de forma que no produzca riesgo de colisión con los vehículos
que circulan detrás del suyo.

Todo conductor de un vehículo que circule detrás de otro debe dejar entre ambos un espacio libre
que le permita detenerse, en caso de frenado brusco, sin colisionar con él, teniendo en cuenta
especialmente la velocidad y las condiciones de adherencia y frenado.

11.1.6.2.4. Política de Uso del Cinturón de Seguridad:

Agropaisa S.A.S. y su grupo empresarial, establecen el Uso del Cinturón de Seguridad de carácter
Obligatorio para todos los conductores de vehículos propios o al servicio de la empresa
independientemente de la distancia de los trayectos o de las vías por donde se transite.

11.1.6.2.5. Política de no uso de equipos de comunicación móviles mientras se conduce:

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Agropaisa S.A.S. y su grupo empresarial establecen que está prohibido el uso de equipos de
comunicación móviles mientras se conduce algún vehículo al servicio de la empresa, por
consiguiente, se prohíbe expresamente a los conductores del grupo empresarial usar dispositivos
móviles, así se cuente con manos libres, tales como teléfonos móviles, asistentes digitales
personales, computadores portátiles y demás equipos electrónicos, salvo en el caso de contar con
equipos de conexión bluetooth.

En el caso de ser necesario realizar o contestar una llamada a través del teléfono móvil mientras se
conduce el vehículo, el conductor deberá detenerlo en un lugar seguro donde pueda realizar la
llamada.

Si se requiere activar el sistema GPS o utilizar mapas para la planificación de las rutas, deberá
programarse antes de operar el vehículo e iniciar el recorrido.

11.1.6.2.6. Política de Señalización y Demarcación de Vías Internas:

AGROPAISA S.A.S., se compromete a instalar y a mantener las señales y demarcaciones en las
vías internas y en los accesos a las instalaciones de la empresa en forma óptima, para mantener
informados y advertidos de los peligros y riesgos viales a los conductores internos, externos y a los
peatones.

11.1.6.2.7 Política de Uso Obligatorio de EPP:

a. AGROPAISA S.A.S., se compromete a suministrar a los trabajadores los Elementos de Protección
Personal (EPP), acordes a los peligros identificados en su actividad laboral ajustados a las normas
legales vigentes.

b. Es obligación de los trabajadores usar y mantener adecuadamente los equipos y Elementos de

Protección Personal y participar en las actividades preventivas establecidas por la empresa. El
incumplimiento por parte del trabajador de las instrucciones y normas de seguridad conllevará a
sanciones disciplinarias establecidas en el Reglamento Interno de Trabajo.

11.1.6.2.8 Política de Socialización de la Información:

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Elaboró Reviso: Aprobó:
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AGROPAISA S.A.S., establece mecanismos que faciliten la socialización e información a todo el

personal propio y contratistas sobre los peligros y riesgos que se puedan presentar en el momento
de desplazarse por las vías internas y externas, que tengan relación con la actividad comercial y las
áreas de desplazamiento de la empresa.
De igual forma, socializará toda la información relacionada con las políticas, procedimientos y
lineamientos generales establecidos en el Plan Estratégico de Seguridad Vial de la empresa a través
de las jornadas de capacitación, sensibilización, inducción y re inducción, circulares y sistemas de
información interna; la cual se actualizará anualmente por el Comité de Seguridad Vial.

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Cra. 2 LOCAL 2A- Centro

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SAG

SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DE

RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y
FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO “SAGRLAFT”
10° PUNTO

EMPRESA: AGROPAISA SAS FECHA: 22 de marzo de 2021

ALCANCE: 1 de enero a 31 de diciembre de 2018 GRUPO: Estados Financieros
ELABORADO POR: Mayerlis Buelvas Mayerlis B.
La empresa AGROPAISA SAS, tiene políticas SARGLAFT, para indicar los lineamientos y directrices que
deben seguirse por parte de accionistas, empleados, clientes, proveedores, contratistas, aliados estratégicos y
demás terceros vinculados con AGROPAISA SAS, en materia de prevención y control del riesgo de lavado de
activos y la financiación del terrorismo.

También para indicar las orientaciones especificas relacionadas con la identificación, medición, control,
monitoreo y reporte del riesgo de LA/FT mencionado sistema de administración del riesgo LA/FT

OBSERVACIONES: se anexa copia del sistema de autocontrol y gestión de riesgo de lavado de activos y
financiación del terrorismo - SAGRLAFT, la cual hace parte integral de este documento como SAG-01.

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Tel: (5) 892609 – 3003024654
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Cra. 2 LOCAL 2A- Centro

___________________________________________________________________________________________________

TDP

MANUAL INTERNO DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
11° PUNTO

EMPRESA: AGROPAISA SAS FECHA: 22 de marzo de 2021

ALCANCE: 1 de enero a 31 de diciembre de 2018 GRUPO: Estados Financieros
ELABORADO POR: Mayerlis Buelvas Mayerlis B.
La empresa AGROPAISA SAS, tiene por objeto adoptar las políticas del tratamiento de datos personales, para
proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de propiedad de GROPAISA
SAS que sean susceptibles de tratamiento de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario
1377 de 2013

El ámbito de aplicación se da en los términos y condiciones aplicables para cualquier registro de datos
personales, realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto,
servicio o beneficio de AGROPAISA SAS.

OBSERVACIONES: se anexa copia del manual interno de políticas y procedimientos para el tratamiento de
datos personales, la cual hace parte integral de este documento como TDP-01.

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Tel: (5) 892609 – 3003024654
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MANUAL INTERNO DE
POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA
EL TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES

AGROPAISA SAS
 TDP-01
E-CLI-MA-01.1
MANUAL INTERNO PARA EL Versión: 1.0
TRATAMIENTO DE DATOS Fecha 26/11/2016
PERSONALES Página 1 de 13

Controlado: NO
Elaboro: Reviso: Aprobó:
Gerente Administrativa y Jefe Jurídico Gerente Administrativa y Financiera
Financiera

Contenido
1. NOMBRE E IDENTIFICACION DE LA EMPRESA ................................................................ 2
2. OBJETO DEL MANUAL .......................................................................................................... 2
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN...................................................................................................... 2
4. DEFINICIONES. ....................................................................................................................... 2
5. PRINCIPIOS............................................................................................................................. 3
6. AUTORIZACIÓN. ..................................................................................................................... 4
6.1 FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. ............................ 4
6.2 PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. ................................................................................. 4
7. AVISO DE PRIVACIDAD......................................................................................................... 4
7.1 CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD. .................................................. 5
7.2 AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN. .......................................................................................................................... 5
8. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES ............................................. 5
9. DEBERES DE AGROPAISA SAS ......................................................................................... 6
10. DERECHO DE ACCESO. .................................................................................................... 7
11. ATENCION DE CONSULTAS Y RECLAMOS .................................................................... 7
11.1 Consulta de Información................................................................................................ 8
11.2 Reclamos ......................................................................................................................... 8
12. RECTIFICACION, ACTUALIZACION Y SUPRESIÓN DE DATOS. .................................. 9
13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ............................................................................... 11
13.1 Medidas de Seguridad.................................................................................................. 11
13.2 Implementación de las medidas de seguridad.......................................................... 11
14. DESIGNACIÓN. ................................................................................................................. 11
15. VIDEOVIGILANCIA............................................................................................................ 11
16. MODIFICACIONES A LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
12
17. VIGENCIA........................................................................................................................... 12
18. REGISTRO HISTORICO .................................................................................................... 12
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1. NOMBRE E IDENTIFICACION DE LA EMPRESA

AGROPAISA SAS identificada con NIT:900.345.431-7 con domicilio en la ciudad de cota. PBX
6971951. Portal WEB www.agropaisa.com.co

2. OBJETO DEL MANUAL

El presente manual tiene por objeto adoptar las políticas del tratamiento de datos personales,
para proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y
rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos
de propiedad de AGROPAISA SAS que sean susceptibles de tratamiento de conformidad con la
Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013.

Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento
de los datos de carácter personal que realiza AGROPAISA SAS, a fin de garantizar y proteger el
derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales,
realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto,
servicio o beneficio de AGROPAISA SAS.

4. DEFINICIONES.
Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo
establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se entiende por:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el
Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales.
En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las
políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas
y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el
titular.
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Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o
cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen
racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o
en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como
la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

5. PRINCIPIOS.
AGROPAISA SAS, guiará todas sus actuaciones relacionadas con el tratamiento de datos
personales que realice teniendo en cuenta los siguientes principios:

a) Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos por AGROPAISA SAS.
debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular;
b) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo,
expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin
previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
d) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener
de AGROPAISA SAS. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la
existencia de datos que le conciernan.
e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información
pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación
masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento
restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
f) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de AGROPAISA SAS., se
deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso
o acceso no autorizado o fraudulento.
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g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos
personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de
finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

6. AUTORIZACIÓN.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por
AGROPAISA SAS. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de
los mismos. AGROPAISA SAS, en su condición de responsable del tratamiento de datos
personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los
titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha
autorización.

6.1 FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

La autorización puede darse verbalmente y/o constar en un documento físico, electrónico, o en
cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo
técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de
no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y
almacenados en la base de datos.

Con el procedimiento de autorización se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular

de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada por
AGROPAISA SAS, para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer
cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. La autorización
es una declaración que informa al titular de los datos personales:
a) Quién recopila (responsable o encargado)
b) Qué recopila (datos que se obtienen)
c) Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento)
d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos
personales suministrados por el titular.
e) Si se recopilan datos sensibles

6.2 PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.

AGROPAISA SAS adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos
técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares
de datos personales para el tratamiento de los mismos.

7. AVISO DE PRIVACIDAD.
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es
puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este
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documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de
tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las
características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

7.1 CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD.

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

a) La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.

b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c) Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política
de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.

7.2 AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA

INFORMACIÓN.

AGROPAISA SAS. conservará el modelo del aviso de privacidad mientras se lleve a acabo
tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven.

Aviso de Privacidad:

Declaro bajo la gravedad de Juramento que todos los datos aquí contenidos son exactos y
veraces y AGROPAISA SAS me ha informado de manera previa y expresa que:

i. Los datos personales suministrados por mí serán utilizados por AGROPAISA SAS para
dar cumplimiento a las finalidades que se desprenden de la naturaleza de la empresa.
ii. Mis datos serán objeto de recolección, almacenamiento, actualización y copia de
seguridad.
iii. El responsable y encargado del tratamiento de los datos será AGROPAISA SAS.
iv. Tengo derecho a conocer, actualizar, rectificar, revocar, solicitar, la supresión, presentar
quejas y reclamos y demás derechos contenidos en la ley 1581 del 2012 y su decreto
reglamentario respecto de los datos suministrados.
v. Puedo conocer el manual Interno de políticas y procedimientos para el tratamiento de los
datos de AGROPAISA SAS a través del siguiente link: Política de Privacidad y tratamiento
de datos personales de AGROPAISA SAS en nuestro sitio WEB www.agropaisa.com.co

Para el almacenamiento de los datos, AGROPAISA SAS podrá emplear medios informáticos,
electrónicos o cualquier otra tecnología.

8. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

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Se informa al titular del dato, los derechos que las leyes sobre proyección de datos personales le
ofrecen, que a continuación se enlistan y que AGROPAISA SAS los garantiza a través del
cumplimiento de los procedimientos definidos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a AGROPAISA SAS., en su condición de
Responsable del tratamiento.
c) Ser informado por AGROPAISA SAS., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus
datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante
el Responsable del tratamiento.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento al
menos una vez cada mes calendario, y cada vez que hayan modificaciones sustanciales de
las políticas establecidas en este manual que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya
periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario AGROPAISA SAS podrá cobrar al
Titular los gastos de reproducción y envío.

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:
a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente, por los distintos
medios que disponga AGROPAISA SAS.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o
apoderamiento.
d) Por las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por
orden judicial.

9. DEBERES DE AGROPAISA SAS

En calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, AGROPAISA SAS acepta y
reconoce que estos pertenecen única y exclusivamente a sus titulares y que sólo ellos pueden
disponer sobre los mismos, razón por la que sólo hará uso de los mismos respetando la
legislación vigente existente.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, AGROPAISA SAS

se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con
en el tratamiento de datos personales:
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a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley copia de la respectiva
autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la
Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
f) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos
señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
g) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez
notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados
con la calidad o detalles del dato personal.
h) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo
bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
i) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso
a ella.
j) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones
a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares.
k) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.

10. DERECHO DE ACCESO.

El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne,
conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo
objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De
esta manera, AGROPAISA SAS debe garantizar al titular su derecho de acceso en tres vías:
a) La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que
son sometidos sus datos personales.
b) La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en
posesión del responsable.
c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo
cual se traduce en el deber de AGROPAISA SAS. de informar al titular sobre el tipo de
datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el
tratamiento.

11. ATENCION DE CONSULTAS Y RECLAMOS

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11.1 Consulta de Información

AGROPAISA informa al titular que podrá consultar los presentes términos y condiciones en el
link: “Política de privacidad y tratamiento de datos personales Agropaisa” en nuestro sitio Web:
www.agropaisa.com.co

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus
causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base
de datos. En consecuencia, AGROPAISA SAS. garantizará el derecho de consulta, suministrando
a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la
identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales AGROPAISA SAS. garantiza:
a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser
informados en el aviso de privacidad.
c) Utilizar los servicios de Atención al Cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

El titular podrá hacer su consulta a AGROPAISA SAS por medio de la página web www.agropaisa
.com sección contáctenos; por escrito, en los diferentes almacenes Agropaisa presentando un
documento que soporte que es el titular de los datos, o a través del correo
[email protected]. Una vez recibida la consulta AGROPAISA SAS tendrá un
término de diez (10) días hábiles para atenderla. Cuando no fuere posible atender la consulta
dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y
señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los
cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.2 Reclamos
De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus
causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser
objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento
de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo
ante el Responsable del tratamiento, de acuerdo al siguiente procedimiento:

 El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el

artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en el o los formatos o medios que al efecto propone
AGROPAISA SAS.
 El reclamo se formulará mediante solicitud escrita o electrónica, con la identificación del titular,
la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, el teléfono y lugar de
contacto y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
 Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es,
con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la
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dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al
interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra
AGROPAISA SAS, éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda
en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
 Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el
Responsable una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término
no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea
decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del
día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término
se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la
fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. RECTIFICACION, ACTUALIZACION Y SUPRESIÓN DE

DATOS.
En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a
AGROPAISA SAS. la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa
acreditación de su identidad.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

a) El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos

electrónicos que le permitan identificarse.
b) Su representante, previa acreditación de la representación.
c) Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma
actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios
habilitados por AGROPAISA SAS. señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo,
la siguiente información:
1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta
2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca
ejercer alguno de los derechos.
4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos
personales.
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AGROPAISA SAS. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información
de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos
arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

 En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar

las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
 AGROPAISA SAS. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de
este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán
habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
 AGROPAISA SAS podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados,
mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición
de los interesados en la página web.
 Para éstos efectos, AGROPAISA SAS podrá utilizar los mismos servicios de atención o
servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean
mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
 Cada vez que AGROPAISA SAS. ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el
ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes,
lo informará a través de su página web.

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a AGROPAISA SAS. la supresión

(eliminación) de sus datos personales cuando:
a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y
obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron
recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo
solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por
AGROPAISA SAS.
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable
puede negar el ejercicio del mismo cuando:
 El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
 La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a
obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de
sanciones administrativas.
 Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular;
para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación
legalmente adquirida por el titular.
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13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

13.1 Medidas de Seguridad.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, AGROPAISA SAS
adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado
o fraudulento.

13.2 Implementación de las medidas de seguridad

AGROPAISA SAS. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el
personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

14. DESIGNACIÓN.
AGROPAISA SAS ha establecido para efectos del cumplimiento de la protección de Datos
personales la siguiente estructura de gobierno:

(i) Gerencia General: Sera el encargado de aprobar el Manual INTERNO PARA EL

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
(ii) Jefe de Control Interno: Encargado de hacer seguimiento a la observancia e
implementación de las políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales.
(iii) Gerencia administrativa y Financiera: Responsable de dar apoyo técnico a los líderes de
proceso en la implementación de procesos que garanticen la seguridad y protección de
los datos personales. Es el canal de comunicación entre los líderes de proceso y la
Gerencia General para la aprobación de modificaciones al MANUAL INTERNO PARA EL
TRATRAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
(iv) Jefe Jurídico: Encargado de velar por la actualización del MANUAL INTERNO PARA EL
TRATRAMIENTO DE DATOS PERSONALES en concordancia con las disposiciones y
nuevas normatividades que se generen en el ámbito de la protección de datos personales.
(v) Líder de Procesos: Corresponde a cada Jefatura de área de acuerdo al Mapa de Procesos
de la Organización, velar por la implementación, cumplimiento y actualización de los
procesos y procedimientos que garantice la Protección de Datos Personales.
(vi) Jefe de Servicio al Cliente: Responsable de la atención y tramite interno de las peticiones,
quejas o reclamos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 que surjan con ocasión al
Tratamiento de Datos Personales realizado por la Organización

15. VIDEOVIGILANCIA
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AGROPAISA SAS utiliza medios de videovigilancia instalados en diferentes sitios internos y
externos de sus sedes. Por ello se informa a los Titulares y terceros, la existencia de estos
mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios con alertas de videovigilancia.
No obstante, ningún dispositivo de videovigilancia se sitúa en lugares que puedan afectar la
intimidad de los Titulares.

La información recolectada por estos mecanismos se utilizará para fines de seguridad de los
bienes, instalaciones y personas que se encuentren en éstas, o como prueba en cualquier
tipo de proceso interno, judicial o administrativo, siempre con sujeción y cumplimiento de las
normas legales. Las imágenes solo serán tratadas cuando sean adecuadas, pertinentes y no
excesivas en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, legítimas y explicitas y
que hayan justificado la instalación de las cámaras o videocámaras.

16. MODIFICACIONES A LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO

DE DATOS PERSONALES
AGROPAISA SAS se reserva del derecho de modificar, en cualquier momento de manera
unilateral sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio
será publicado y anunciado. Además se conservaran las versiones anteriores de la presente
políticas de tratamiento de datos personales.

17. VIGENCIA.
El presente manual rige a partir de la fecha de su publicación

18. REGISTRO HISTORICO

Cuadro Control de Cambios
Versión Fecha Descripción del Cambio
01 26/11/2016 Inicio
02
 AUDITORES Y CONSULTORES DE CALIDAD
NIT. 900.285.001-6
Cra. 2 LOCAL 2A- Centro

___________________________________________________________________________________________________

fee

SISTEMAS COMPUTARIZADOS DE AGROPAISA SAS

12° PUNTO

EMPRESA: AGROPAISA SAS FECHA: 22 de marzo de 2021

ALCANCE: 1 de enero a 31 de diciembre de 2018 GRUPO: Estados Financieros
ELABORADO POR: Mayerlis Buelvas Mayerlis B.
La empresa AGROPAISA SAS, cuenta con un sistema computarizado para llevar todos los registros y
procedimientos de la empresa, uno de los elementos más importante es el de facturar electrónicamente.

Sus facturas de venta electrónicas cumplen con los requisitos especiales contemplados en el artículo 617 del
estatuto tributario, 773 y 774 de código de comercio decreto 2242 de 2015 articulo 86 ley 7676/2013 y decreto
1349 de 2016.

El sistema que permite generar las facturas está contratado por Software sistemas de información empresarial
S.A. con Nit. 890.319.193-3.

OBSERVACIONES: se anexa copia de una factura electrónica de venta, la cual hace parte integral de este
documento como FEE-01.

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 FEE-01
AG ROPAISA S.A.S
FACTUFtA EIECTFtoNICA
NIT: 900345431
DE VENTA
CB 35 W 71 37 BOD 59 BUCAfIAMANGA
Tel: 6378080 Ntimero: E03111254
F]osponsables del impuesto sobre las ventas lvA Fecha: 2021 /03/18
Hera: 16:51 p. in.
Paqina: Page I ol 1

Cllente: AIZATE PUEF`TA AIBEIPlo Medlo do Page: Forma do Pego: F®cha veto:

NIT 12724877 CFIEDITO . 30 DIAS 2021 /04/18

Dlrecclch: CF] 13 6A 45 V®ndedo,: Monoda PO80 (KC)

Cludad: VAILEDUPAR Tol6lorro: 5881135 H INOJOSA HINOJOSA ALMA LUCIA PESOS 198

'TEM/FIEFEPIENCIA DESCFllpcION MAFICA CANT. UM LOTE PBECIO UNIT DESCUENTO VALOB TOTAL lvAO/a lvA

2890 GUANTES AMAF`lLLO INGEN I EFIOS MAESGO 1.00 UNO $6,200.00 cO.00 ee,2OO.OO 0% sO.00

4184 BOTA NOBU CK AMABILLA TAIAB f`EGlo 1.00 UNO $78,600.00 sO.00 $66,050.42 19% $12,549.58

4211 ESPuMA BOSADA TAIAB BEOIO 2.00 UNO $1 7.goo.00 sO.00 $30,084.04 19% $2,857.99

8748 VIVE0luM . Gf] CALIEF' 1.00 UND ce4,OOO.OO sO.00 $64.000.00 0% sO.00

11361 CACODIL 812 . 500 ML VICAF] 1.00 UND $146.429.00 sO.00 $146.429.00 OO/o sO.00

11421 MAXFLOF` LA . loo ML VIF'BAC 1.00 UND see.495.OO sO.00 $86,495.00 OO/o SOOO

11671 MATIZADO N.10 . MT NALTFIENZADOS 30.00 MT $ 1,000.00 sO.00 $25.210.08 1 9 ,+, $4,789.9'

8144 GANAZuFPIE . 40 KG GANASAL 4.00 UNO es 1 ,321 .OO $0.00 se33,603.8i 50/a $11.680.'9

16554 ESPECIFICO 17°/a .LT FIOTAM 1.00 |T $21,429.00 sO.00 $21,429.00 OO/a $0.00

.£I i+
~..
'i..fc:`.A5u`Uucd`i[€S-u,t

'`.f`:.TREG4\.E:,`,.

TOTALES
Valor lctras: SETECIENTOS CATORCE NIL DOSCIENTOS TREINrrA Y S]ETE PESOS M/CTE .."."
Valor brute: $679,50135
Deacuentos: SO.00
Notes:Est!mado cliento vorifiquo log productos ontregados on so compra, pasadog 15 dias caJendario oo so acoptan roclamaciono9.
Sub-total: $679,501.35
lmpuostos: se4,735.65
Rct®nc]on®9: SO.00
Conserve §u (actu ra para cualquier reclamacion. No se ac®ptan cambios on MEDICAMENTOS. ALJMENTOS CONCENTRADOS Y
SEMILLAS. Tolal : $714,237.oo

RESUMEN DE IMPuESTOS
lM PU ESTOS BASE TASA TOTAL I FIETENCIC)N BASE TASA TOTAL

IVA $121,344.54 19 a/o $23,055.46

lvA $233,603.81 5 °/a $11,680.19

Esla lactura es un titulo valor, cumple con log requi§itos e§pdeiales quo so oncirentran contomplados en ol art. 617 dbl E.T 773 y 774 dol a.c, decroto 2242 do 2015 art. 86 Ioy
7fi76C013 v deereto 1349 dcl 2016. DasinLII!£ Ifa venclda ORIA far!tilra s:o t`obrafa intorosi da mora a fa laca maxima autorizeda mr fa §uDenntendencia Fjnanciera /art. 8RA do c.c\
Consignar djrectamente en las siguiontes cuentas corrlonte a nombre de Agropal§a S.A.S, Banco Agrario do Colombia . Cta No. 360010004370 convenio
13386 / BBVA -Cla No.199016064 / Davivienda . eta No. 048469997091 / Banco de Occldente . Cla. No. 652833633 / Banco Popular . Cta. No.
110480242411 / Bancolombia -Cta. No. 30159007027 Convenio No. 37288 / Banco de Bogota . Cta. No. 184146553 / Colpatria -Cta. No. 000-401003479 /
ltatl Coprbanca -Cta. No. 485018337

Aulonzacidn Numeracl6n de Facluraci6n No.18763002983429 Numeraci6n: AUTOPllzADA Flango desde: E0317501 hasta: E031100000 Vigencia desde:
2olg/12re7 hasta: 27/06/2021 -18 Moses

CUFF : 52abd90872c7ob06281 dd8cdto0618o53de5641 c285176228ae250od233abl bl bl Tx+``"n^.+.I.ri`.„ :nd/ 1 nd.un..``." `

FECHA DIAN: 202103-1816:51 :35-05:00 twrfur. fl/bcru |rll34J:I /

HINOJOSA HINOJOSA ALMA

Codula:¢D7y/7 t
Fecha Plecibido :
FiJma:
i
Factura Gonerada por Soltwaro Sisloma§ do lntormacidn Empresarlal S.A Nit: 890.319.193-3
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UGO

UBICACIÓN GEOGRAFICA E INFORMACIÓN DE LAS

OFICINAS AGROPAISA SAS
10° PUNTO

EMPRESA: AGROPAISA SAS FECHA: 18 DE MARZO DE 2021

ALCANCE: 1 de enero a 31 de diciembre de 2018 GRUPO: Estados Financieros
ELABORADO POR: Mayerlis Buelvas Mayerlis B.

La empresa AGROPAISA SAS, sede Valledupar se encuentra ubicada en la Calle 21 No. 17 -

39 del Barrio Simón Bolívar de la ciudad de Valledupar, su infraestructura física es de dos pisos y
cuenta con la siguiente distribución de oficinas y espacios aptos para el desarrollo de su actividad:
• Dos entradas una del parqueadero y la otra de bodega
• 1 salón de eventos
• 2 baños
• 1 cocina
• 4 bodegas ( 1- para alimentos concentrados; 2- para sales; 3- para venenos; 4- para bultos
de fertilizantes)
• 2 oficinas para la administración y auxiliares de administración

OBSERVACIONES: anexos fotografía de la ubicación geográfica y plano de oficinas como soportes anexos
a este documento como UGO-01

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 AGROPAISA SAS
NIT. 900345431-7
Dirección: Calle 21 No. 17 - 39 Barrio Simon Bolívar
Teléfono: (5) 574 37 77-310 289 78 11- 322 849 85 02
Email: [email protected]

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ugo-01
Valledupar, 15 de marzo de 2021

Señores:
AMJA Auditores SAS
Compañía de auditores y consultores contables
Valledupar, Cesar

Cordial y respetuoso saludo,

De manera atenta y por medio de la presente damos respuesta a la solicitud realizada por
ustedes el día 12 de marzo del presente año, por la cual hacemos entrega de la ubicación
geográfica y planos de la empresa AGROPAISA SAS, sede Valledupar; con el fin de brindar
la mayor gestión al proceso que vienen desarrollando en el interior de nuestra empresa para
llevar a cabo la realización de Auditoría externa requerida por nuestra alta gerencia.

Se anexa a continuación los documentos mencionados como anexo 1 y anexo 2.

Agradecemos su amable atención y colaboración.

Atentamente,
Received
María C. Botero S.___ Date: 15 mar. 2021
María Cristina Botero Serna
Gerente By: Kimberly Ordoñez

Información administrativa
Calle 21 No. 17 - 39 Barrio Simon Bolívar
PBX: 6971951 / 6378080 / 018000180767
Email: [email protected]
Valledupar, cesar - Colombia
 AGROPAISA SAS
NIT. 900345431-7
Dirección: Calle 21 No. 17 - 39 Barrio Simón Bolívar
Teléfono: (5) 574 37 77-310 289 78 11- 322 849 85 02
Email: [email protected]

UGO-01

ANEXO 1: UBICACIÓN GEOGRAFICA DE AGROPAISA SAS_SEDE

VALLEDUPAR

Información administrativa Página 1 de 2

Calle 21 No. 17 - 39 Barrio Simón Bolívar
PBX: 6971951 / 6378080 / 018000180767
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NIT. 900345431-7
Dirección: Calle 21 No. 17 - 39 Barrio Simón Bolívar
Teléfono: (5) 574 37 77-310 289 78 11- 322 849 85 02
Email: [email protected]

UGO-01
ANEXO 2: PLANO OFICINAS DE AGROPAISA SAS_ SEDE
VALLEDUPAR

Calle 21 # 17-39 barrió

barrio Simón Bolívar

Entrada
Entrada Bodegas
parqueadero
Ventas de Mostrador

SEGUNDO PISO
Salón de
OFICINA
eventos OFICINA AUXILIARES ADMINISTRACION
ADMINISTRATIVOS ESCALERAS
CONCENTRADOS
BODEGA DE ALIMENTOS

COCINA BODEGA VENENOS

BODEGA SALES

BAÑO

ESCALERAS

BAÑO

BODEGA DE BULTOS DE
FERTILIZANTES

Información administrativa Página 2 de 2

Calle 21 No. 17 - 39 Barrio Simón Bolívar
PBX: 6971951 / 6378080 / 018000180767
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PLANILLA DE DEFICIENCIA
EMPRESA: AGROPAISA SAS FECHA: 23 de marzo de 2021
ALCANCE: 1 DE ENERO A 31 DE DICIEMBRE GRUPO: Estados Financieros
Elaborado por: Mayerlis Buelvas
RIESGO COMENTARIOS DEL CLIENTE
RPT DESCRIPCIÓN RECOMENDACIONES
A M B NOMBRE CARGO

Se recomienda implementar
un manual especifico para
La revisión y aprobación de pedidos mitigar el riesgo en el control
CCI X Maria C. Botero Gerente
a clientes de los pedidos y asi abordar
cualquier eventualidad que se
presente en el futuro

Se recomienda tener más en

cuenta las solicitudes de los
clientes y proveedores
referentes al servicio
CCI solicitudes de quejas y reclamos X Maria C. Botero Gerente
recibido o brindadoy abordar
de manera eficiente la
atención al cliente para
mayor calidad del servicio

se debnen realizar
atoevaluaciones periodicasa
EDP Evaluación de desempeño X Maria C. Botero Gerente empleados para tener
mejores resultados en su
desempeño

Pág. 1 de 2
 se requiere mayor agilidad en
los procesos, es eficiente el
manejo de factura electronica
pero se requiere mas manejo
Actualización en los sistemas
FEE X Maria C. Botero Gerente de procesamiento automatico
computarizados
de datos y que la
configuración del sistema
informaticos este siempre
actualizada

OBSERVACIONES: Se anexa carta de recomendaciones como PDD-01

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PDD-01
Valledupar, 23 de marzo de 2021

Señores:
AGROPAISA SAS
Empresa sector Agrícola y Ganadero
Sede Valledupar-Cesar

Cordial saludo,

Para su conocimiento y fines pertinentes, nos permitimos hacer entrega de las

recomendaciones que se relacionan a continuación con sus respectivas debilidades; las cuales
fueron detectadas después de realizar la auditoria preliminar a 31 de diciembre de 2018.

1. Se recomienda implementar un manual específico para mitigar el riesgo en el control

de los pedidos a clientes y así abordar cualquier eventualidad que se presente en el
futuro.
2. Se recomienda tener más en cuenta las solicitudes de los clientes y proveedores
referentes al servicio recibido o brindado y abordar de manera eficiente la atención al
cliente para mayor calidad del servicio.
3. se deben realizar autoevaluaciones periódicas a los empleados para tener mejores
resultados en su desempeño.
4. se requiere mayor agilidad en los procesos, es eficiente el manejo de factura
electrónica pero se requiere más manejo de procesamiento automático de datos y que
la configuración de sistemas informáticos este siempre actualizada.

Estas sugerencias están a la disposición exclusiva de la empresa AGROPAISA SAS, para el

mejoramiento continuo de sus procesos administrativos y/o financieros y no es obligatoria
para ninguna actividad o función.
Received
Atentamente,
Date: 23 mar. 2021
Jeiner De Ángel___ By: Gleina Ramos
Jeiner De Ángel Escobar
Gerente
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MDC

MEMORANDO DE CONCLUSIONES

EMPRESA: AGROPAISA SAS FECHA: 23 DE MARZO DE 2021

ALCANCE: 1 de enero a 31 de diciembre de 2018 GRUPO: Estados Financieros
ELABORADO POR: Mayerlis Buelvas Mayerlis B.

La empresa AGROPAISA SAS, cumple legalmente con los requisitos de constitución que
requiere una empresa en Colombia, tiene al día todos sus controles, políticas, sistemas y demás
requerimientos pertinentes para la ejecución de sus actividades diarias; se reconocen algunas
deficiencias en su estructura administrativa-financiera que se pueden corregir en el transcurso
normal de su funcionamiento.

Estas falencias que se encontraron se relacionan con la revisión y aprobación de pedidos a

clientes, la atención al cliente, la evaluación de desempeño de empleados y la actualización
de los sistemas computarizados; y con buena disposición y gestión de la alta gerencia de
AGROPAISA SAS se pueden mitigar en su máxima expresión.

Con el compromiso de la alta gerencia para llevar a cabo cada una de las recomendaciones
requeridas, se deja constancia de que estos efectos, generaran garantías adecuadas y
controladas para un mayor desempeño de la empresa en la sede Valledupar

OBSERVACIONES: En concordancia con la alta gerencia de AGROPAISA SAS

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CÓDIGO DE ÉTICA DEL AUDITOR

INTRODUCCIÓN
El Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento estructuró el presente documento que
establece y comunica los principios y reglas de conducta fundamentales que deben
caracterizar el actuar del auditor interno.
La conducta de los auditores debe ser irreprochable en todos los momentos y todas las
circunstancias. Cualquier deficiencia en su conducta profesional o cualquier conducta
inadecuada en su vida personal perjudican la imagen de integridad de los auditores,

1) OBJETIVO
Establecer las pautas que promuevan una cultura ética en la actividad de Auditoría Interna.

2) ALCANCE
El presente código aplica para los servidores públicos, que se acrediten y ejerzan como
auditores internos.

3) PRINCIPIOS
Se espera que los auditores internos apliquen y cumplan los siguientes 4 principios.
3.1 Integridad
La integridad de los auditores internos establece confianza y, consiguientemente, provee la
base para confiar en su juicio.
3.2 Objetividad
Los auditores internos exhiben el más alto nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar
y comunicar información sobre la actividad o proceso a ser examinado. Los auditores
internos hacen una evaluación equilibrada de todas las circunstancias relevantes y forman
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sus juicios sin dejarse influenciar indebidamente por sus propios intereses o por otras
personas.
3.3 Confidencialidad
Los auditores internos respetan el valor y la propiedad de la información que reciben y no la
divulgan sin la debida autorización a menos que exista una obligación legal o profesional
para hacerlo.
3.4 Competencia
Los auditores internos aplican el conocimiento, aptitudes y experiencia necesarios al
desempeñar los servicios de Auditoría Interna.

4) REGLAS DE CONDUCTA
4.1 INTEGRIDAD
Los auditores internos:
1. Desempeñarán su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad.
2. Respetarán las leyes y divulgarán lo que corresponda de acuerdo con la ley y la profesión.
3. No participarán a sabiendas en una acción ilegal o de actos que vayan en detrimento de la
actividad de Auditoría Interna o de la Entidad.
4. Respetarán y contribuirán a los objetivos legítimos y éticos de la Entidad.

4.2 Objetividad
Los auditores internos:
1. No participarán en ninguna actividad o relación que pueda perjudicar o aparente perjudicar
su evaluación imparcial. Esta participación incluye aquellas actividades o relaciones que
puedan estar en conflicto con los intereses de la Entidad.
2. No aceptarán nada que pueda perjudicar su juicio profesional.
3. Divulgarán todos los hechos materiales que conozcan y que, de no ser divulgados, pudieran
distorsionar el informe de las actividades sometidas a revisión
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4.3 Confidencialidad
Los auditores internos:
1. Serán prudentes en el uso y protección de la información adquirida en el transcurso de su
trabajo.
2. No utilizarán información para lucro personal o que de alguna manera fuera contraria a la
ley o en detrimento de los objetivos legítimos y éticos de la Entidad.

4.4 Competencia
Los auditores internos:
1. Participarán sólo en aquellos servicios para los cuales tengan los suficientes
conocimientos, aptitudes y experiencia.
2. Desempeñarán todos los servicios de Auditoría Interna de acuerdo con los requisitos
legales, técnicos y las normas de auditoría generalmente aceptadas.
3. Mejorarán continuamente sus habilidades y la efectividad y calidad de sus servicios.

5) VALORES INSTITUCIONALES
Los auditores internos de AGROPAISA, se comprometen a interiorizar y aplicar los valores
institucionales adoptados mediante el Manual de Integridad y con el fin que las auditorías se
realicen con un criterio ético profesional.

6) COMPROMISO INSTITUCIONAL DE AUDITADOS Y AUDITORES

Para la realización exitosa de las Auditorías Internas, la Entidad, los líderes de proceso,
líderes de dependencia y demás auditados deberán garantizar:
 La disposición de los recursos necesarios para la ejecución de las auditorías.
 Disponer del tiempo necesario para atender la auditoría.

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 Facilitar de manera oportuna la entrega de la información requerida por el
equipo auditor.
 Los directivos y responsables de procesos, dependencias, procedimientos o
actividades a auditar, deben asegurar el respeto a la independencia, la
autonomía e integridad del equipo auditor.
Los servidores públicos formados como auditores internos deberán asegurar:
 La participación en la ejecución de las auditorías asignadas.
 Disponer del tiempo necesario para ejecutar la auditoría.
 Participar en los ejercicios de actualización que lidere o emprenda la Entidad
o realizar de manera personal la actualización en las normas y procedimientos
de Auditoría Interna.
 Desarrollar el ejercicio auditor según lo planificado.
 Documentar las actividades de auditoría en el aplicativo SIGEPRE.
 Mantener la confidencialidad de las auditorías.
 Reportar los hallazgos detectados.
 La elaboración del informe de auditoría instruyendo al auditado sobre el
proceso de formulación del plan de mejoramiento, haciendo énfasis en lo que
son las acciones
 correctivas y de mejora.
 El cumplimiento de los principios de auditoría 3 (integridad, presentación
imparcial, debido cuidado profesional, confidencialidad, independencia,
enfoque basado en evidencia y enfoque basado en riesgos).
La independencia es fundamental para garantizar la imparcialidad y la objetividad de la
auditoría. Para garantizar este principio los auditores no podrán auditar su propio proceso, ni
el proceso en el cual hayan ocupado un cargo en el último año.

7) MARCO LEGAL
 Constitución Política de Colombia, en su artículo 209, en armonía con el
artículo 269 establece la existencia de un Control Interno en todos los ámbitos
de la Administración Pública.

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 Ley 87 de 1993, establece las normas para el ejercicio del Control Interno en
las entidades y organismos del Estado y define la Oficina de Control Interno
(o quien haga sus veces), como uno de los componentes del Sistema de
Control Interno encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y
economía de los demás controles, asesorando a la dirección de la Entidad en
la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes
establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el
cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

 Decreto 648 de 2017, Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de

2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública. ARTÍCULO
2.2.21.1.6 Funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control
Interno. Son funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control
Interno:…..Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del
auditor, así como verificar su cumplimiento. ARTÍCULO 2.2.21.4.8
Instrumentos para la actividad de la Auditoría Interna. Las entidades que
hacen parte del ámbito de aplicación del presente decreto, deberán, de acuerdo
con los lineamientos y modelos que para el efecto establezca el Departamento
Administrativo de la Función Pública, adoptar y aplicar como mínimo los
siguientes instrumentos: a) Código de Ética del Auditor Interno que tendrá
como bases fundamentales, la integridad, objetividad, confidencialidad,
conflictos de interés y competencia de éste.

 Resolución 0093 del 11 de febrero de 2019, por la cual se delegan unas

funciones, se conforman unos comités y se dictan otras disposiciones. Artículo
89.

8) REQUISITOS TÉCNICOS
Marco Internacional para la Práctica Profesional de Auditoría Interna – del Instituto de
Auditores Internos – IIA, establece las normas que proporcionan un esquema estructurado y
un sistema coherente que facilita el desarrollo, la interpretación y aplicación de conceptos,
metodologías y técnicas de forma consistente, útiles a una disciplina o profesión.

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9) DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Evaluación, Control y
Mejoramiento - Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se
consulta el documento.

10) RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe de la Oficina de Control Interno

Jeiner De Ángel_

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